Saksframlegg styret i DA

Transkript

1 Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Ingrid Olsen Arkiv: Unntatt ffentlighet Arkivsaksnr.: 17/553-6 Orientering m g status i prsjektet Digitale dmstler Direktørens sakssammendrag: Styret ble gitt en rientering m arbeidet g status i prsjektet Digitale dmstler siden sist møte. Metier har på ppdrag av prsjekteier (DAs direktør) gjennmført en innledende usikkerhetsanalyse g videre planarbeid tar sikte på å imøtekmme de sentrale funnene i analysen. Styringsgruppen fr DD vedtk prsjektplanen fr 2017 i juni g aktiviteter g fremdrift i de ulike delprsjektene følger denne planen. En detaljert plan fr 2018, herunder anvendelse av budsjett behandles i juni sammen med en verrdnet plan fr hele prsjektperiden. 1. Sakspplysninger Det vises til tidligere rienteringer i styret, senest i møte 12. g 13. juni i 2017 i Trmsø sak 17/ Status g fremdrift i prsjektet Digitale dmstler pr september Overrdnet status g fremdrift, herunder budsjett g prgnse Prsjektet er frtsatt i planleggingsfasen, men er på flere mråder gså ver i gjennmføringsfasen av prsjektet. Siden frrige rientering til styret er det brukt vesentlig tid på å detaljere g kvalitetssikre planene fr Digitale Dmstler, i tillegg til at flere av delprsjektene er i gang med analyser, samt innledende utviklingsaktiviteter på utvalgte mråder. Det betyr knkret: Frslag til prsjektplan fr enkelte delprsjekt g fr prsjektet samlet frelå i mai Det ble gjennmført en innledende usikkerhetsanalyse av frslag til prsjektplaner av Metier sm er vår innleid fr å bistå ss med kvalitetssikring. Frslag til planer ble ytterligere knkretisert g styringsgruppen vedtk prsjektplanen, herunder budsjett fr 2017 i møte i juni.

2 Alle tidligere delprsjekter er gdt i gang g arbeidet etter plan. ESAS prsjektet avsluttet fase 1 g versendte frslag styringsdkument g plan fr gjennmføringsfasen til JD innen fristen 30. juni. Det er i august startet pp et arbeid med en fase 1 knyttet til videreutvikling av Aktørprtalen, dette er et analysearbeid sm skal legge frem et beslutningsgrunnlag fr styringsgruppen i ktber. I denne saken gis styret en nærmere rientering m planarbeidet, herunder kvalitetssikringen gjrt av Metier, status på pririterte mråder g sentrale utfrdringer g risik på dette stadiet i prsjektet. Når det gjelder budsjett g prgnse mtales dette krt, det henvises fr øvrig til egen sak m tertialrapprter pr 2. tertial 2017 på kap Planarbeid Frem mt møte i styringsgruppen i juni 2017 ble det arbeidet med en plan fr inneværende år. Utgangspunkt var freløpige planer lagt med utgangspunkt i satsingsfrslaget fr Digitale dmstler, knsekvenser av en frsering av ESAS-prsjektet sm følge av ppdrag fra JD, andre pririteringer gjrt av styringsgruppen i løpet av våren Pririteringer g fremdrift i de planer sm ble fremlagt fr styringsgruppen i juni tk gså hensyn til øvrige pririteringer i DA g dmstlene sm gjaldt verføring til ny driftsleverandør g utvikling av LOVISA fr høyesterett sm påvirker vår evne til å gjennmføre analyser, utvikling g implementering av nye løsninger Usikkerhetsanalyse Prsjekteier har engasjert knsulentselskapet Metier sm prsjektsikrer, jf mandatet fr prsjektet vedlagt sak 17/041. Metier gjennmførte på ppdrag av prsjekteier en innledende usikkerhetsanalyse av prsjektets planer parallelt med ferdigstilling av plandkumentene inn mt styringsgruppens møte i juni. Usikkerhetsanalysen ble gjennmført sm en frenklet versjn av en KS2. Dvs. at det følges en viss strukturert metdikk. Resultatet ble fremlagt i styringsgruppen i samme møte sm planer fr 2017 ble behandlet. De viktigste funn i Metiers analyse var: Dette er et strt g mfattende prsjekt sm vil kreve mye av Dmstlsadministrasjnen g Dmstlene ver en (kanskje fr) lang tidsperide Prsjektet var frtsatt umdent. Det gjenst frtsatt en gd del planlegging både på verrdnet g delprsjektnivå før det er mulig å kunne si ne m realismen i planene. Mange (sene) leveranser er ikke planlagt i det hele tatt. Gjennmføringsstrategien fremstår sm ne uklar. «Design t Cst» virker frnuftig, men er ne uferdig. Prsjektets estimater er gså usikre. Usikkerhetsanalysen viste gså at det var lite sannsynlig at en kan gjennmføre alt det sm er beskrevet i satsningsfrslaget innenfr budsjettet. 2

3 Frhldet til drift/mttak/linje/videre frvaltning g brukersupprt var heller ikke tilstrekkelig på plass. Samtidig ble det fremhevet at: Mandatet fremstår sm ryddig med tydelige effektmål. Prsjektet virker gdt frankret i dmstlene gjennm styringsgruppen selv m pririteringsdiskusjnen ennå ikke er tatt. Prsjektrganisasjnen, med prsjektleder, prsjektkntr, delprsjektledere er etablert g begynner å bli klar ver hva sm vil kreves g lytter aktivt til råd sm blir gitt. Det at det er etablert eget delprsjekt fr gevinstrealisering g en gevinstansvarlig tidlig er svært psitivt. Styringsgruppen tk den innledende kvalitetsrevisjnen/usikkerhetsanalysen til etterretning g ga utrykk fr at de ville vurdere de mest sentrale funnene i frbindelse med behandling av prsjektplanen Vedtatt plan Styringsgruppen vedtk en samlet plan fr prsjektet g detaljplaner fr de enkelte delprsjekter i samme møte i juni, herunder anvendelse av budsjettrammen fr Styringsgruppen skal i sitt møte i desember 2017 vedta en detaljert plan fr 2018, herunder anvendelse av budsjett g en mer verrdnet plan fr resten av prsjektperiden frem til Iverksatte tiltak ift frhld påpekt i usikkerhetsanalyse Prsjektledelsen har i samarbeid med prsjekteier g i dialg med styringsgruppen blitt enig m å fkusere på tiltak fr å redusere de mest sentrale usikkerhetsfaktrene, nedenfr nevnes de mest sentrale. Iverksette tiltak fr å øke mdenheten i prsjektet, herunder etablere kntakt med mulige referanseprsjekt g fkusere på ressurser g arbeidsfrm i prsjektet, g fkusere på tiltak sm kan øke vår kapasitet til å drive mer smidige utviklingsprsesser. Fkusere på frbedrede kstnadsestimater g re estimere disse der det er nødvendig. Legge mer detaljerte planer fr hele prsjektperiden med fkus på hvilke leveranser sm planlegges det enkelte år, dette må tilpasses at Digitale dmstler er en strategi hvr det ikke er hensiktsmessig å detaljplanlegge aktiviteter g leveranser langt ut i prsjektperiden. Utarbeide planere hvr pririteringer gjøres ut fra klare g tydelige prinsipper hvr kst/nyttevurderinger er sentralt. Utarbeide klare pririteringer (pluss/kutt-lister) dersm budsjettrammen ttalt g i det enkelte år ikke dekker de faktiske kstnader. Etablere gde styrings- g samarbeidsmdeller med linje-rganisasjn i DA. 3

4 2.6. Status på pririterte mråder i. Elektrnisk samhandling blant aktører i straffesakskjeden (ESAS/StifinnerII) Dagens Stifinnerløsning skal erstattes med en ny løsning. Den skal gi økt kvalitet g effektivitet i straffesakskjeden, raskere saksgang g lavere kstnader. Den nye løsningen skal gjøre det mulig med elektrnisk samhandling mellm aktørene i alle steg i straffesakskjeden g legge til rette fr at flere relevante aktører kan benytte seg av løsningen fr elektrnisk utveksling av infrmasjn. Arbeidet er et samarbeid i sektr g ledes av DA, men budsjettert ver Plitidirektratets budsjett. Prsjektet er i nå ver i gjennmføringsfasen g styringsdkumentet fr denne fasen er versendt departementet sm ppdragsgiver. Gjennmføringsfasen vil gå frem til juli Det gjennmføres en første teknisk leveranse nå i siste del av 2017, mens den første funksjnelle leveransen planlegges tidlig i ii. Digitale arbeidsmåter Delprsjektet pririterer på krt sikt å dekke klart definerte behv knyttet til digital dkumenthåndtering, meldingsfunksjnalitet mv. dette vil bidra til å lette arbeidet med digital saksfrberedelse g gjennmføring av digitale rettsmøter. Utviklingsarbeidet har priritet i aktuell prduktkø g utviklingsarbeidet påstartes i disse dager. Et annet priritert mråde er å gjennmføre en analyse av behv g kmme med en anbefaling når det gjelder hva slags utstyrsbehv en har i tilknytning til digitale rettsmøter med gså behv knyttet til dmmeres digitale arbeidshverdag. Dette arbeidet gjøres i tett dialg med IKT. iii. Kmpetanse, rganisasjn g støtte Delprsjektet er i gang med planlegging av aktiviteter fr kmmende planperide. Det er allerede gjennmført et seminar fr ledere g støtteressurser i fellesskap med mål m å styrke dmstlenes støttefunksjner. Det er i løpet av smmeren er arbeidet med å vurdere fremtidig behv fr g rganisering av støttefunksjner igangsatt. En har priritert å se på behv fr å iverksette tiltak fr å styrke støttefunksjner ift. Aktørprtalen. I et samarbeid mellm prsjektet g IKT-enheten er det iverksatt tiltak på krt sikt, samt at det legges planer fr iverksetting av en rekke andre tiltak. Det igangsettes gså i løpet av ktber e prgram rettet mt ledere, g evt andre sentrale ressurspersner fr å styrke kmpetansen til å lede dmstlenes utviklings- g endringsarbeid. Dette gjøres i samarbeid med Kmpetanseenheten i DA. iv. Statistikk g analyse Delprsjektet skal anskaffe g implementere en løsning sm sikrer dmstlene et verktøy fr bedre styrings- g beslutningsunderlag. Behvsanalysen sm grunnlag fr en kravspesifikasjn er ppdatert. Det er gjennmført en RFI g det skal nå utarbeides en kravspesifikasjn. Målet er å kunne gjennmføre en anskaffelse ved utgangen av 2017, mens innhldet i g tilpasningen av løsningen, vil pågå gjennm v. Regelverksutvikling Arbeidet er gdt i gang. Regelverket sm sikrer at eksempelvis aktørprtalen blir bligatrisk å bruke fr advkater mv. der den tilbys. er nå sendt på høring av departementet. Høringsntat er utarbeidet av DD/DA i tett dialg med departementet. 4

5 Det er fr øvrig etablert en tett dialg med departementet m det videre arbeidet med regelverk fr å sikre en effektiv samarbeidsfrm sm frhåpentligvis skal bidra til nødvendig fremdrift i regelverksarbeidet. Prsjektet vil i løpet av den nærmeste måneden ferdigstille en verrdnet analyse av hvr satsingen på digitalisering ptensielt vil støte på utfrdringer i dagens regelverk. Dette vil være et vesentlig bidrag inn i dialgen med departementet. vi. Utstyr rettssaler (pririterte dmstler/saler) Det er besluttet å benytte inntil 2 mill. kr i 2017 fr å sikre satsingsdmstlene et minimumsnivå når det gjelder utrusting av rettssaler fr å kunne kmme i gang med gjennmføring av digitale rettsmøter. Utstyret er bestilt g levering er påstartet g skal være sluttført i løpet av høsten. vii. Videreutvikling av aktørprtalen Det er igangsatt tiltak fr å legge til rette fr bligatrisk bruk g gjøre nødvendige grunnutvikling fr kunne påstarte en videreutvikling av Aktørprtalen. Arbeidet med å freta en analyse g legge frem en begrunnet anbefaling mht hvilke mråder sm pririteres fr videreutvikling er i gang g en begrunnet anbefaling vil freligge g legges frem fr styringsgruppen i møte 26. ktber. Vurderingen g anbefalingen skal bygge på gitte kriterier hvr kst/nytte, lgisk rekkefølge, avhengigheter g vår gjennmføringsevne står sentralt. viii. Gevinstrealisering, herunder kvalitetssikring av gevinstestimater/-beregninger Det er gjennmført en kvalitetssikring av de eksisterende gevinstestimater, sm er gjrt på nen utvalgte mråder ifm utarbeidelse av satsingsfrslaget. Det pririteres i løpet av høsten å utarbeide gevinstrealiseringsplaner på de mråder hvr det er frutsatt at en skal begynne å realisere gevinster i 2018, eksempelvis Aktørprtalen g Salærløsning Sentrale utfrdringer g risik De mest sentrale utfrdringer g ptensiell risik i prsjektet på nåværende tidspunkt knytter seg til priritering av ppgaver, aktiviteter g ressurser pp mt andre pririterte aktiviteter i DA g dmstlene. Ressurspersnene sm er engasjert i prsjektet avgis uten kmpensasjn, dvs sm en del av egenfinansieringen, g de er under press ift andre ppgaver. Str bruk av deltidsressurser er krevende i frhld til å kunne ha gde g effektive arbeidsprsesser. Våre arbeidsprsesser g leveranseløp ift utvikling g utrulling av ny funksjnalitet g løsninger må endres m vi skal være relevante g levere nytte løpende fr dmstlene g våre brukere. Dette er en mstilling sm er krever fkus g vilje til å tenke nytt. Det er bred brukerinvlvering fra dmstlene i prsjektet g vil være det gså i utvikling g implementering av løsninger. Vi må imidlertid jbbe ytterligere med å sikre en reell invlvering gså av eksterne brukere. På flere mråder samarbeider vi med eller er avhengige av hva sm skjer ellers i sektr, det ppleves ne utfrdrende å sikre lik ne sm kan være nødvendig fr å sikre fremdrift g ønskede effekter på nen av de pririterte mrådene. 3. Budsjett g prgnser fr 2017, jf tertialrapprtering pr Bevilgning til Digitale dmstler fr 2017 er på 28 mill. krner. I tillegg er det i 2017 lagt pp til en egenfinansiering på ca. 8 mill. krner, i all hvedsak knyttet til medarbeidere i dmstlene g DA sm deltar i prsjektet, utfører analyser, utvikler tiltak mv. Prsjektplan 5

6 fr 2017 utarbeides innenfr denne rammen. I tillegg tilkmmer ekstern finansiering ver PODS budsjett når det gjelder ESAS-prsjektet. Prgnse fr 2. tertial tilsier et frbruk på i verkant av 20 mill. krner. Her er det frtsatt en viss usikkerhet, særlig knyttet til mfang g regnskapsføring av leveranser fra delprsjektene Digitale arbeidsmåter g Kmpetanse, Organisasjn g Støtte. Et eventuelt mindrefrbruk i 2017 frutsettes verført g anvendt til satsingen på Digitalisering i 2018 g den resterende delen av prsjektperiden. Direktørens innstilling: Styret tar saken til rientering Sven Marius Urke direktør Ingrid Olsen prsjektleder 6