Universitetet i Oslo Prosjektforslag: Mandat for UiO/Økonomi og lønn

Transkript

1 Fylles ut ved beslutning m knseptfase fr prsjekt (beslutningspunkt 1) Behandlet dat: Behandlet av (ansvarlig linjeleder): Utarbeidet av: Prgramstyret Prgramkntret Beslutning: Starte frberedende arbeid til mttak av nye løsninger/tjenester innen øknmi g lønn, inkludert lønnsnær HR 1 Bemanning av knseptfasen Leder/krdinatr av utredningsarbeidet: Andre: Signatur ved gdkjenning (BP1): Knseptfasen ferdig: Når prsjektbeskrivelse freligger innen utgangen av fase Bakgrunn g begrunnelse fr prsjekt Prsjektet skal gjennm knkrete aktiviteter lkalt bidra til å sikre det verrdnede strategiske målet m at UiO i samarbeid med BOTT (Universitetene i Bergen, Osl, Trmsø g NTNU) skal frenkle, frbedre g frnye de administrative prsessene fr å frigjøre ressurser. Strategien skal realiseres gjennm felles samarbeid m etablering av nye løsninger innen øknmi, lønn g HR, arbeid med å utvikle felles praksis (standard arbeids-prsesser) g enklere rganisering av fagmrådene, samt styrking av vår mstillingsevne. Effektive tjenester g frigjøring av administrative ressurser er hvedmålsettingen ved UiO sm skal ppnås ved å: Effektivisere administrative arbeidsprsesser Videreutvikle kmpetanse g kultur fr endring g mstilling Skape eierskap til fremtidige arbeidsprsesser Sikre ønsket effekt av nye løsninger / tjenester Det lkale mttaksprsjektet ved UiO krdineres mt det nasjnale BOTT-prsjektet, g er ved UiO lagt til Prgram fr administrativ frbedring g digitalisering sm ett av flere prsjekter. Nye løsninger/tjenester er tidligst klar fr prduksjn 2021, men det frberedende arbeidet starter høsten Det arbeidet handler m å rganisere arbeidet på en hensiktsmessig måte sm ivaretar invlvering, etablerer dialg g felles frståelse fr de endringer UiO står verfr gjennm prsesskartlegging, samt iverksettelse av knkrete endringer i frkant fr å sikre en smidig vergang til nye løsninger/tjenester. 2. Prsjektets interessenter g ønskede gevinster/effekter Brukerperspektivet vektlegges høyt g dette prsjektet berører ledere, alle ansatte g prsjektledere. De viktigste interessentene mfatter: 1 Lønnsnær HR = Tidsregistrering, fravær g refusjner, reiseregninger, sidegjøremål g eierinteresser g arbeidsflyt Dkumenteier: Jan Thrsen Versjn:

2 Interne berørte: Ansatte Fagfunksjner innen øknmi, innkjøp, persnal- g frskningsadministrasjn Systemfrvaltere g IT-drift Administrative ledere på alle nivåer Interne ledelse (krdineres av prgrammet) Dekaner Universitetsstyret Rektr Universitetsdirektør Eksterne BOTT Direktratet fr øknmistyring Det vil utarbeides interessentanalyser i ppstarten av prsjektet. Gevinster ved innføring av nye standardiserte løsninger/tjenester ved UiO: Bedre tilrettelagte g mer sammenhengende prsesser (Brukerperspektiv) Spesielt ønskes en psitiv endring på følgende mråder: prsjektøknmi g persnaladministrasjn lønn g lønnsnær HR, behvsinnmelding ved bestilling (innkjøp) Autmatisere g digitalisere arbeidet: mindre tid brukt på registrering av data i systemer g skjema, avvikshåndtering g feilretting i etterkant (Effektivitet) Mer tid brukt på rådgivning / brukerstøtte / analyse (Kvalitetsheving) Redusert risik ved å inngå i et BOTT-samarbeid 3. Prsjektets mål, leveranser g avgrensning Prsjektets mål fr hele prsjektperiden fra frberedende arbeid knyttet til kartlegging, standardisering av prsesser, risikvurdering g ppstart av gevinstarbeidet til nye løsninger er testet g i prduksjn ved UiO samt verlevert til drift- g frvaltningsapparatet er: 1. Håndterbar vergang fra eksisterende løsninger g arbeidsprsesser til nye standard arbeidsprsesser g tjenester/løsninger ved UiO. 2. Etablert internt eierskap til nye løsninger/tjenester g det er tydelig hvilke behv de dekker g hvrdan de understøtter arbeidspraksisen ved UiO. 3. Hensiktsmessig frvaltning av nye standard arbeidsprsesser både internt ved UiO g i samarbeid med BOTT. Overrdnede avgrensninger: Prsjektet skal ikke bidra til utviklingen av nye tjenester/løsninger. Dette ivaretas av det nasjnale prsjektet. Prsjektet dekker ikke avklaringer knyttet til utvidet HR men grenseppganger må krdineres fra begge sider. Dkumenteier: Jan Thrsen Versjn:

3 Prsjektet skal fange pp prblemstillinger knyttet til systemer sm løsningene skal integreres med men ikke løse disse. UiO-spesifikke behv må håndteres, enten i prsjektet eller sm en linjeaktivitet. Prsjektet rganiseres i tre faser, g mandatet vil ppdateres ved inngangen til en ny fase: Fase 1: august februar 2019: Frberedende arbeid, kartlegging g avklaringer Fase 2: mars januar 2020: Prsesskartlegging g endringsarbeid Fase 3: februar april 2021: Etablering mttak, pplæring g prduksjn Planen er lagt med frutsetning m at UiO er pilt g går på nye løsninger Hvis UiO ikke blir pilt frskyves planen med et år. Rekkefølgen bestemmes høsten Fase 1: Prsjektet skal i denne fasen rganisere g planlegge mttaksprsjektet sm sikrer en hensiktsmessig invlvering g gjennmføre en første vurdering av arbeidsprsessene internt ved UiO. I tillegg skal det gjennmføres ppstartsaktiviteter sammen med DFØ, samt sikre krdinering mt det nasjnale BOTT-prsjektet. Avklart ambisjnsnivå med prsjekteier, prgramstyret g kritiske interessenter Avklart rganisering av prsessteam, referansegrupper g brukerinvlvering Utarbeidet plan fr frberedende arbeid i fase 2 på bakgrunn av kartlegging, risikvurdering, samt faglige avklaringer Etablert styringsgruppe fr fase 2 av prsjektet gdkjent av prgramstyret Fase 2: Prsjektet skal i denne fasen ivareta invlvering av rganisasjnens interessenter g eiere, krdinering mt det nasjnale prsjektet samt vurdering av prsjektets gjennmførbarhet før vergang til neste fase. Etablert nødvendig rganisering g invlvering i prsessteam g referansegrupper Gjennmført g justert plan fr frberedende arbeid herunder knkrete endringer/uttesting knyttet til prsess g praksis. Utarbeidet implementeringsstrategi g faseplan fr implementering av nye løsninger i tråd med det nasjnale prsjektets rammer. Gjennmført vurdering av kritiske suksessfaktrer samt ekstern vurdering m prsjektets gjennmførbarhet g øknmisk risik. Fase 3: Prsjektet skal i denne fasen ivareta implementering ved UiO ved å sikre fremdrift ihht. endelig vedtatt implementeringsplan samt krdinering mt DFØ sm tjenesteleverandør g mt det nasjnale prsjektet. Dkumenteier: Jan Thrsen Versjn:

4 Etablert mttaksapparat g endelig plan fr implementering Gjennmført ekstern QA av implementeringen Gjennmført prduksjnssetting g verlevering til mttak g frvaltning Overlevert plan fr videre ppfølging til gevinstansvarlige i linjen 4. Tidsplan g ressursbehv i første fase Fase 1 milepæler: Gdkjenning mandat g beskrivelse fr fase 1 ved prgramstyret Juni 2018 Etablering av prsjektteam Juni 2018 Avklare ambisjnsnivå September 2018 Kmmunikasjnsplan Oktber 2018 Gjennmføre faglige avklaringer Nvember 2018 Gevinstrealiseringsplan v1 g risikvurdering samt frslag til tiltak Januar 2019 Arbeid med vergang til fase 2 Mars 2019 Kstnadsrammen fr første fasen (august 2018 mars 2019) er satt til 1,65 mill.kr. Dette inkluderer: prsjektleder 80% 8 mnd. 2-3 prsjektmedarbeidere 40-60% 6 mnd. midler til ekstern knsulenthjelp knyttet til faglige utredning Det vil tilkmme flere midler fr arbeidet sm skal skje i 2019 g fase 2 er i utgangspunktet estimert til 4 mill.kr. Et ttalbudsjett vil være klart sm grunnlag fr frdelingsprsessen våren Organisering, ansvar g hvedaktiviteter første fase Prsjektet tilhører Prgram fr frbedring g digitalisering av administrative tjenester, men rganiseres med egen styringsgruppe ledet av prsjekteier. Styringsgruppen vil bli etablert når plan fr det frberedende arbeidet ved UiO freligger. Prsjektet vil i første fase ivaretas av en styringsgruppe bestående av direktør fr virksmhets- g øknmistyring, direktør i avdeling fr administrativ støtte, HR-direktør g en fakultetsdirektør, samt bistand fra t strategiske rådgivere. Første fase vil bli rganisert sm et mindre prsjekt med følgende rller: Prsjektleder (intern) Prsjektmedarbeidere (2-3) Støtte fra prgramstøttekntret Knsulentstøtte til faglige utredninger / avklaringer Organiseringen vil bli justert etter fasenes behv. Dkumenteier: Jan Thrsen Versjn:

5 Prsjektet rapprter månedlig til Prgramstyret på Tid, Kst, Kvalitet g Risik, samt hva man har behv fr av bistand fra prgramkntret. Rapprtering gjennmføres på en standardisert mal sm utarbeides av prgramkntret. Kmmunikasjn, budskap g interessenthåndtering må krdineres g grenseppgang avklares mt Prgram fr frbedring g digitalisering av administrative tjenester i første fase av prsjektet. Første frberedende fase i mttaksprsjektet fra august 2018 til g med februar 2019 har følgende hvedaktiviteter: Utarbeide en plan g ramme fr hvrdan jbbe med gevinstrealisering i samarbeid med prgrammet samt få pp innhld til gevinstrealiseringsplan v1. Få pp et bilde på dagens arbeidsprsesser hvrdan jbber vi hvr kmmer endringen hvr ligger utfrdringene? Ved å gjennmføre nen wrkshps med aktuelle interessenter knyttet til prsessene. Krdinere arbeidet internt g mt BOTT knyttet til etablering av standard øknmimdell Gjennmføre kmmunikasjnsaktiviteter Utarbeide et første risikbilde Dkumenteier: Jan Thrsen Versjn: