Kvalitetssystemet ved UiS. støtte- enheters årsrapport for arbeidet med kvalitet

Transkript

1 Kvalitetssystemet ved UiS Stabs- g støtte- enheters årsrapprt fr arbeidet med kvalitet

2 Innhldsfrtegnelse 1 OM RAPPORTEN Hensikt Målgruppe g bruk av rapprten Hvrdan rapprten er bygd pp ORGANISERINGEN AV ARBEIDET MED KVALITET ARBEIDET MED KVALITET I PERIODEN STABS- OG STØTTEENHETERS VURDERING AV ARBEIDET MED KVALITET I 2007/ Studieprsesser Støttende prsesser STABS- OG STØTTEENHETENES TILTAKSPLAN Studieprsesser Støttende prsesser Om rapprten 1.1 Hensikt Rapprtens hensikt er å gi en versiktlig g krtfattet dkumentasjn av stabs- g støtteenhetenes arbeid med å sikre g utvikle kvaliteten i de administrative funksjnene, resultater av dette arbeidet, samt mål g plan fr arbeidet i neste peride. 1.2 Målgruppe g bruk av rapprten Rapprten er laget fr internt bruk i administrasjnen g fr å aggregeres i universitetets årsrapprt fr kvalitet. 1.3 Hvrdan rapprten er bygd pp Rapprteringen er rganisert i tråd med de administrative enhetene inklusive universitetsbibliteket. Hver administrativ enhet lager en rapprt m kvalitetsarbeidet g resultatene i frhld til mål g tiltak i 2007/2008, samt en versikt ver mål g tiltak fr 2008/2009. Denne rapprten er en felles rapprt fr de sentrale administrative enhetene g er aggregert fra rapprtene fra: Universitetsdirektørens kntr Avdeling fr øknmi- g virksmhetsppfølging Persnalavdelingen Strategi- g kmmunikasjnsavdelingen Utdanningsavdelingen Felles ressurssenter Universitetsbibliteket EVU-enheten (ikke levert rapprt d.å.) 2

3 2 Organiseringen av arbeidet med kvalitet De administrative enhetene rganiserer sitt interne arbeid med kvalitet på ulike måter ut fra eget ansvars- g arbeidsmråde g interne rganisering. Fr utvikling g vedlikehld av systemet er etablert et kvalitetsfrum i regi av Avdeling fr øknmi- g virksmhetsstyring. Dessuten gjennmføres en kvalitetsknferanse på våren g et årlig kvalitetsseminar i frbindelse med årsrapprt hver høst. Det vises til den enkelte enhets rapprt fr nærmere knkretisering av rganiseringen av kvalitetsarbeidet. 3 Arbeidet med kvalitet i periden Stabs- g støtteenhetene er innbyrdes svært ulike mht betydning fr studiekvaliteten. Mens FRES, EVU-enheten g UB har direkte relevans, vil stabsenhetenes arbeid være støttefunksjner fr de utførende enhetene. På den måten vil kvaliteten i stabsenhetenes arbeid ha indirekte innflytelse på studiekvaliteten ved at fakultet g støtteavdelinger er avhengig av gd administrativ støtte fr å kunne yte gd studiekvalitet. Det er på denne bakgrunn at alle stabs- g støtteenheter er definert sm egne kvalitetsenheter, med egne kvalitetsmål g vurdering av ppnådde resultater. Enhetene har ulike ansvarsmråder g arbeidet med rapprten gjennm periden er gså ulikt rganisert, men med nen felles treffpunkter g arbeidsseminar gjennm periden. Arbeidet med kvalitetsarbeidet i de sentrale administrative enhetene i periden, har nen klare fellestrekk sm krt kan ppsummeres slik: - Tydeligere styringsmål g bedre - g mer innbyrdes integrerte - styringsverktøy fr bedre styring av institusjnen - Prfesjnalisering g frmalisering av administrative prsesser ved at rutiner nedtegnes g gjøres tilgjengelige, maler fr rapprtering lages g distribueres - Bedre kmmunikasjnsverktøy g bedre publisering - Heving av kmpetanse hs ansatte gjennm kursing Dette kan ses sm en naturlig frlengelse mleggingen til resultatbasert tildeling fra de sentrale myndigheter g det mfattende OU-prsjekt sm ble vedtatt i der hensikten først g fremst var bedre medvirkningen fr studenter g ansatte. 4 Stabs- g støtteenheters vurdering av arbeidet med kvalitet i 2007/2008 Hver enhet har detaljerte mål i sine tiltaksplaner fr kmmende peride. I denne aggregerte rapprten fr de sentrale enheter, er bare de kvalitetsmål sm har størst betydning fr institusjnen sm helhet trukket fram. Det vises derfr til de underliggende rapprter fr mer utfyllende infrmasjn. 3

4 4.1 Studieprsesser Det ble satt i gang en mfattende strategiprsess høsten 2007 med bred invlvering av alle nivå i institusjnen med sikte på å stake ut mer langsiktige mål. Strategisk plan fr ble vedtatt våren 2008 g fakultetenes ppfølging i deres strategiske handlingsplaner vedtas høsten Handlingsplanene skal i tillegg til å knkretisere de strategiske mål, gså adressere de utfrdringer fagmiljøene står verfr mht studierelaterte prsesser så sm rekruttering, studiepengprduksjn, internasjnalisering, økt samarbeid m frskning g bedre sammenheng mellm frskning g undervisning. Stabene har fasilitert prsessen g prgresjnen har vært i samsvar med planen. Et viktig mål fr periden var å stabilisere g m mulig øke rekrutteringen til studiene trss fallende årskull. Antallet primærsøkere viser en mindre nedgang fra året før, men markedsandelen til UiS er frhldsvis stabil. Bruk av studentambassadører har vist seg å ha gd effekt på rekrutteringen g det er bl.a. gjennmført pplæring av nye ambassadører i periden. Et system fr risikvurdering av nye tiltak ble vedtatt våren 2008 g skal legges til grunn ved behandling av frslag m ppstart av ny faglig virksmhet, deriblant ppstart av nye studietilbud. Det ble gjennmført risikvurdering av de verrdnede mål g planer fr 2008 g systemet er under implementering på alle nivå i rganisasjnen. 4.2 Støttende prsesser Å bedre finansieringen har vært et priritert mråde. I periden har det vært arbeidet med å framskaffe gd dkumentasjn g lage gde presentasjner, lage en kmmunikasjnsstrategi verfr plitikere g allmennheten, framskaffe andre finansieringskilder g etablere en alumnirdningen. Finansieringsutvalget sm ble nedsatt i 2007, skaffet det første bidraget i 2008, en gave på 50 mill krner, g en alumnirdning er etablert med en medlemsmasse per i dag på vel Det har dessuten vært str aktivitet når det gjelder å framskaffe gde grunnlagsdata g å infrmere sentrale beslutningstakere. Her har det nyetablerte analyseteamet spilt en viktig rlle. Ett av målene fr periden har vært å skape bedre sammenheng g integrasjn mellm de ulike årlige rapprtene g planene fr virksmheten. I tillegg til kvalitetsrapprten, lages gså Rapprt g planer etter mal fra KD, regnskapsrapprter g en rapprt på grunnlag av systemet fr balansert målstyring. Indikatrene i systemet fr balansert målstyring er betydelig redusert g mer direkte knyttet til Rapprt g planer. Utver dette har det ikke vært mulig å gjennmføre de planlagte tiltakene fr periden. En målsetting fr kvalitetsarbeidet i var å framskaffe en klarere frståelse av frhldet mellm innsatsfaktrer g resultater i virksmheten. Med utgangspunkt i UiS g andre institusjners aktivitet sm er registrert i ulike databaser, har analyseteamet fretatt sammenstillinger g analyser g derigjennm avdekket sammenhenger g utviklingstrender ver tid både internt i UiS g mellm institusjnene. Den freliggende datamengde er enrm, g mulighetene fr å freta analyser uendelige. Freløpig er man tilfreds med å ha kmmet i gang med dette viktige arbeidet g fr å ha fått en del knkrete data sm bekrefter/avkrefter tidligere antakelser. I Riksrevisjnens revisjn av UiS-regnskapet fr 2006 ble det påtalt mangler, g et viktig mål fr UiS var å rette pp dette innen utgangen av Særlig gjaldt det ekstern finansiering. Opplegg g maler fr budsjettering av eksternt finansierte prsjekter ble laget høsten 2007 g er distribuert til alle enheter i rganisasjnen. Samtidig er rutinene innskjerpet, g prsjekter sm ikke har budsjett g nødvendige grunnlagsdkumenter, blir ikke etablert i øknmisystemet. 4

5 Parallelt med dette arbeidet ble mange gamle, inaktive prsjekter avsluttet. Riksrevisjnen har sagt seg frnøyd med det arbeidet sm UiS har gjrt på dette feltet. Av andre tiltak sm var planlagt gjennmført i periden i de enkelte stabsenheter kan nevnes: - Behvet fr å skriftliggjøre interne prsesser g rutiner har vkst i takt med institusjnen g med økt grad av delegasjn, samt at behvet fr innsikt hs ansatte g studenter blir enda tydeligere når det åpnes nye mulighetene fr medvirkning: Eksempler på dette er: Håndbk fr arbeid med styret g flere andre utvalg er laget eller er under arbeid Revisjn av HMS-håndbk Retningslinjer fr innkjøp Retningslinjer fr vertid g lønn til gjestefrelesere/sensrer Øknmihåndbk er under arbeid (ikke ferdigstilt etter planen) - Arbeid med kmmunikasjnsverktøy g publisering: UiS nettsider er lagt m, system fr elektrnisk publisering er utarbeidet (Brage - ennå ikke implementert), nytt øknmirapprteringssystem (Exceleratr) fr å nevne ne. - Kursing fr å dyktiggjøre ansatte på ulike felt. Eksempler er intern pplæring i bruk av sak- g arkivsystem (ephrte), pplæring i publisering på nett, kurs i innkjøp g kurs i universitetspedaggikk. 5 Stabs- g støtteenhetenes tiltaksplan Hver enhet har detaljerte mål i sine tiltaksplaner fr kmmende peride. I denne aggregerte rapprten fr de sentrale enheter, er bare de kvalitetsmål sm har størst betydning fr institusjnen sm helhet trukket fram. Det vises derfr til de underliggende rapprter fr mer utfyllende infrmasjn. 5.1 Studieprsesser Finansiering En av de viktigste faktrene sm påvirker studiekvaliteten, er de ressursene sm står til rådighet til å drive undervisning g faglig utviklingsarbeid. Ett av de viktigste målene er derfr gså i neste peride å sikre finansieringen av planlagt virksmhet i UiS strategi g i fakultetenes handlingsplaner. Sentrale prblemstillinger i denne sammenheng er: - Å drive aktivt infrmasjnsarbeid verfr beslutningstakere g å ha ppdatert presentasjnsmateriale - Øke antall utdanningssøkere gjennm aktiv rekruttering g ppnå en markedsandel på minst 4,7 % i Samrdna pptak. Aktuelle tiltak er å utdanne nye studentambassadører, gjennmføre nye studentundersøkelse, evaluere tidligere tiltak - Øke ekstern finansiering til infrastruktur/bygg g kunnskapsprduksjn. Rutinene til finansieringsutvalget gjennmgås 5

6 5.2 Støttende prsesser Prfesjnalisering av administrative funksjner Arbeidet med prfesjnaliseringen av de administrative tjeneste frtsetter. Administrative rutiner, systemer g data skal hlde så gd kvalitet at gjeldende regelverk g vedtak følges pp på krrekt måte, at styret g ledelsene får tilstrekkelig styringsinfrmasjn g støtte - g at øvrige enheter får nødvendig hjelp til å ivareta sine ansvarsmråder. Et delaspekt av dette er at det ikke skal kmme merknader i revisjnen av regnskap g frvaltning fr budsjettårene 2008 g Skriftliggjøring av rutinene skal videreføres Regelsamling på studiemrådet lages g publiseres prsedyrer fr internasjnal rekruttering av ansatte lages øknmihåndbk ferdigstilles g distribueres rutiner fr aktivitet g infrmasjn rundt karrieresenter g alumni lages serviceerklæringer fr alle FLEKS-enheter - Eksisterende systemer raffineres balansert målstyring gjennmgås g frenkles risikstyring distribueres til alle tre nivå større integrasjn mellm de ulike rapprtene - Nye systemer etableres system fr internkntrll utarbeides g implementeres nytt innkjøpssystem implementeres Oppfølging av kvalitetsrefrmen g kvalitetssikringssystemet Kvalitetssystemet skal revideres av NOKUT våren 2009, g UiS akkrediteringen er avhengig av et psitiv evaluering. Et viktig mål fr stabene er å legge til rette fr en gd audit g å ptimalisere mulighetene fr et psitivt utfall fr institusjnen. Målet er at kvalitetssystemet skal bil gdkjent. NOKUT skal videre evaluere førsklelærerutdanningen i kmmende peride. Stabene vil bistå institutt g fakultet med å gjennmføre audit en fr å ptimalisere muligheten fr et psitivt utfall. Målet er at førsklelærerutdanningen skal bli gdkjent. Å videreføre arbeidet med implementering av kvalitetssikringssystemet g kvalitetsaspektene er en viktig målsetting fr På t mråder er UiS etter egen vurdering kmmet fr krt, g det gjelder læringsutbytte g internasjnalisering. Tiltak fr å fasilitere fakultetenes arbeid med å innarbeide beskrivelser av læringsutbytte i prgram- g emnebeskrivelsene er en viktig del av dette. Når det gjelder internasjnalisering skal stabene fasilitere arbeidet med å utrede rganiseringen av studentutveksling, bygge pp nødvendig kmpetanse på mrådet g å bidra i fakultetenes arbeid. Målsettingen er en klar økning i antall inn- g utreisende studenter. 6