Kvalitetssystemet ved UiS. støtte- enheters årsrapport for arbeidet med kvalitet

Transkript

1 Kvalitetssystemet ved UiS Stabs- og støtte- enheters årsrapport for arbeidet med kvalitet

2 Innholdsfortegnelse 1 OM RAPPORTEN Hensikt Målgruppe og bruk av rapporten Hvordan rapporten er bygd opp ORGANISERINGEN AV ARBEIDET MED KVALITET ARBEIDET MED KVALITET I PERIODEN STABS- OG STØTTEENHETERS VURDERING AV ARBEIDET MED KVALITET I 2005/ STABS- OG STØTTEENHETENES TILTAKSPLAN Studieprosesser Støttende prosesser Om rapporten 1.1 Hensikt Rapportens hensikt er å gi en oversiktlig og kortfattet dokumentasjon av stabs- og støtteenhetenes arbeid med å sikre og utvikle kvaliteten i de administrative funksjonene, resultater av dette arbeidet, samt mål og plan for arbeidet i neste periode. 1.2 Målgruppe og bruk av rapporten Rapporten er laget for internt bruk i administrasjonen og for å aggregeres i universitetets årsrapport for kvalitet. 1.3 Hvordan rapporten er bygd opp Rapporteringen er organisert i tråd med de administrative enhetene inklusive universitetsbiblioteket. Hver administrativ enhet lager en rapport om kvalitetsarbeidet og resultatene i forhold til mål og tiltak i 2006/2007, samt en oversikt over mål og tiltak for 2007/2008. Denne rapporten er en felles rapport for de sentrale administrative enhetene og er aggregert fra rapportene fra: Universitetsdirektørens kontor Avdeling for økonomi- og virksomhetsoppfølging Personalavdelingen Strategi- og kommunikasjonsavdelingen Utdanningsavdelingen Felles ressurssenter Senter for fleksibel læring og kompetanseutvikling 2

3 2 Organiseringen av arbeidet med kvalitet Stabs- og støtteenhetene har et ukentlig fellesmøte der bl.a. ulike sider ved kvalitetssystemet og registrerte avvik tas opp. Utover dette organiserer de administrative enhetene sitt interne arbeid med kvalitet på ulike måter ut fra eget ansvars- og arbeidsområde og interne organisering. For utvikling og vedlikehold av systemet er etablert et kvalitetsforum i regi av Avdeling for økonomiog virksomhetsstyring. Dessuten gjennomføres en kvalitetskonferanse på våren og et årlig kvalitetsseminar i forbindelse med årsrapport hver høst. Det vises til den enkelte enhets rapport for nærmere konkretisering av organiseringen av kvalitetsarbeidet. 3 Arbeidet med kvalitet i perioden Stabs- og støtteenhetene er innbyrdes svært ulike mht betydning for studiekvaliteten. Mens FRES, FLEKS og UB har direkte relevans, vil de øvrige enhetenes arbeid være støttefunksjoner for de utførende enhetene. På den måten vil kvaliteten i deres arbeid ha indirekte innflytelse på studiekvaliteten ved at fakultet og støtteavdelinger er avhengig av god administrativ støtte for å kunne yte god studiekvalitet. Det er på denne bakgrunn at alle stabs- og støtteenheter er definert som egne kvalitetsenheter, med egne kvalitetsmål og vurdering av oppnådde resultater. Enhetene har ulike ansvarsområder og arbeidet med rapporten gjennom perioden er også ulikt organisert, men med noen felles treffpunkter og arbeidsseminar gjennom perioden. Det har likevel vært noen felles utfordringer for de sentrale administrative enhetene. For det første har det vært innført nye IT-baserte administrative systemer for lønn/personal, sak- og arkiv samt overgang til e-faktura. Formålet er bedre kvaliteten i data og rapporter, bedre kompatibilitet mellom ulike data, bedre dokumentasjon og gjenfinning og en sikrere og raskere behandling av faktura. Det har også vært en målsetting å etablere en UiS-portal for å lette bruken av universitetets ulike systemer og baser. For det andre har det vært satt i gang et omfattende OU-prosjekt med tanke på å bedre medvirkningen for studenter og ansatte samt å få bedre samsvar mellom ansvar og myndighet for instituttlederne. Videre har det vært arbeidet med å øke forskningsaktiviteten ved å få et bedre organisatorisk grep om forskning og forskningsstøtte, og det har vært lagt ned et betydelig arbeid for å få en mer operativt og fleksibel organisering av eksternt finansiert forskning. I tillegg har UiS hatt som målsetting å framskaffe bedre styringsinformasjon ved å intensivere analyseringen tilgjengelige, men ubearbeidede data. 4 Stabs- og støtteenheters vurdering av arbeidet med kvalitet i 2005/2006 Innføring av de administrative støttessystemer har gått etter planen. Systemet for lønn- og personaldata (SAP) gikk greit og første lønnkjøring i desember 2006 gikk til rett tid og med 3

4 minimale feil. Systemet avlastet flere gamle systemer og gjør det betydelig lettere å sammenholde personal- og lønnsdata. Nytt sak og arkivsystem (ephorte) ble innført ved årsskifte Alle administrativt ansatte ble kurset på forhånd, og mange har deltatt på flere kurs og work-shops. Det er dessuten etablert en helpdeck for de som trenger veiledning i arbeidet. Implementeringen har gått etter planen, og systemet fungerer med få feil. Oppbyggingen er imidlertid kompleks og gir mange valgmuligheter - noe som stiller store krav til brukerne. Med mange saksbehandlere og til dels ledere som ikke er daglige brukere, har det ført til en del feil og uttrygghet på brukersiden. En regner derfor med at det vil ta minst ett år til før ephorte fungerer godt og etter intensjonen. Overgang til e-faktura ble forberedt etter planen og implementert høsten 2007, mens arbeidet med UiS-portalen ble midlertidig stanset på grunn av uforutsette problemer og kostnader. OU-prosessen gjennomføres etter planen. Sentrale vedtak om delegasjon og oppretting av råd er gjort, detaljering og utforming av bl.a. informasjon, studentservice, administrativ støtte til instituttnivå er under arbeid. For å bedre forskningsinnsatsen i kvalitet og volum, er det satt inn nye ressurser på tilretteleggersiden. Et forskningssekretariat er etablert og i tilknytning til dette, er et felles, regionalt fagkontor for EU-forskning lokalisert til universitetet. Til sammen omfatter dette fire årsverk. Det utarbeides årlig en forskningsrapport. I perioden ble forskningsselskapet IRIS AS etablert i samarbeid med RF-Rogalandsforskning bl.a. for å fasilitere UiS sin eksternt finansierte forskningsaktivitet. De formelle og praktiske sider ved selskapet er nå på plass. I Avdeling for økonomi og virksomhetsstyring er det etablert et analyseteam. Teamet består av en fast tilsatt og i tillegg bidrar andre stabsenheter i varierende grad ut fra hvilke saker som utredes. Teamet er tenkt som en service til alle enheter i organisasjonen, og har allerede vist seg å gi svært viktig styringsinformasjon på grunnlag av analyse av tilgjengelig tallmateriale. 5 Stabs- og støtteenhetenes tiltaksplan Hver enhet har detaljerte mål i sine tiltaksplaner for kommende periode. I denne aggregerte rapporten for de sentrale enheter, er bare de kvalitetsmål som har størst betydning for institusjonen som helhet trukket fram. Det vises derfor til de underliggende rapporter for mer utfyllende informasjon. 5.1 Studieprosesser Rammevilkårene for sektoren er i stadig endring, jf Stjernøutvalget som kommer med innstillingen om framtidig struktur innen høyere utdanning i januar 2008, og i tillegg har UiS tatt spranget fra høgskole til universitetet. Universitetet i Stavanger har behov å stake ut ny kurs i den nye virkeligheten og gjøre en gjennomgripende vurdering av sin portefølje både på undervisnings- og forskningssiden. Høsten 2007 og våren 2008 blir det gjennomført en bredt anlagt strategiprosess med stor grad av involvering fra alle enheter og nivå i organisasjonen. Ett 4

5 av målene er å skape bedre samsvar mellom forskningsaktiviteten og undervisningstilbudet for på den måten å heve undervisningskvaliteten ved å utnytte personalets faglige kompetanse i undervisningssammenheng. Forslag til ny strategi skal etter planen legges fram for styret i juni 2008, og de sentrale enhetene vil ha en sentral rolle i å fasilitere prosessen. I perioden vil det også være et viktig mål å opprettholde og om mulig øke studentrekrutteringen tross nedgangen i årskullene. Tilgang på tilstrekkelig antall gode studenter er en kritisk faktor for studiekvaliteten, kvaliteten på ferdige kandidater, grunnlag for mastergradstudiene og phdutdanningene - og for videre finansiering av institusjonen. Viktige bidrag fra fellesenhetene er å støtte opp om fakultetenes arbeid med relevans og kvalitet i utdanningene (de viktigste grunnene til å velge utdanningsinstitusjon), drive god markedsføring bl.a. gjennom informasjon og studentambassadører og å bedre mottaket av nye studenter. 5.2 Støttende prosesser Overgangen til universitet har ikke medført endringer i grunnfinansieringen fra eier. Det betyr at forskerutdanningene og forskningsaktiviteten mangler basisfinansiering. Arbeidet med å bedre finansieringen er et prioritert område og foregår på flere fronter: Framskaffe god dokumentasjon og lage gode presentasjoner Kommunikasjonsstrategi overfor politikere og allmennheten Andre finansieringskilder bl a gjennom arbeidet i finansieringsutvalget Alumni-ordningen implementeres Universitetet utarbeider årlig flere rapporter og planer for virksomheten. I tillegg til kvalitetsrapporten, lages også Rapport og planer etter mal fra KD, regnskapsrapporter og en rapport på grunnlag av systemet for balansert målstyring. For å få bedre og mer relevant informasjon, men også for å effektivisere arbeidet med rapportene, er det et mål å få til en bedre integrasjon mellom de ulike rapportsystemene. Mange sider ved UiS aktivitet registreres i ulike databaser, og det foreligger en overveldende mengde data om UiS virksomhet over år; slik også med de andre institusjonene i sektoren. Sammenstilling og analyse av data fra disse basene kan gi viktig informasjon både om interne sammenhenger og om utviklingstrender over tid mellom institusjonene. Arbeidet med å analyser informasjon skal intensiveres, og en av de viktigste utfordringene i kommende periode er å framskaffe en klarere forståelse av forholdet mellom innsatsfaktorer og resultater i virksomheten. Regnskapet for 2006 ble godkjent med merknad fra Riksrevisjonen om mangelfull registrering og oppfølging av eksternt finansierte prosjekter. Påtalte mangler skal rettes opp innen utgangen av innebærende budsjettår, rutiner innskjerpes og opplæring gis for å sikre at nyregistreringer skjer etter regleverket. Budsjett og økonomistyring av både av statsfinansieringen og eksterne midler blir en stadig viktigere del av lederansvaret, og arbeidet for å yte bedre service på dette området til alle de som har budsjettansvar, er en viktig målsetting i perioden. Det vil særlig gjelde korrekte regnskapsrapporter så tett opp til sann tid som mulig. 5