Lederforum OU-prosjektet Utdanning

Transkript

1 Lederforum OU-prosjektet Utdanning Veslemøy Hagen Utdanningsdirektør Universitetet i Stavanger uis.no

2 Utgangspunkt for ou-prosessen Overordnet mål: Bedre resultater innenfor utdanning, forskning og utviklingsarbeid, innovasjon og formidling. Den administrative ou-prosessen: Utvikle støttefunksjonene slik at de bidrar til større måloppnåelse innenfor utdanning, forskning og utviklingsarbeid, innovasjon og formidling.

3 Målsettinger for ou-prosessen Større dynamikk og fleksibilitet Bedre ressurstilgang og utnyttelse Styrket ledelse og koordinering

4 Utvikling av det utdanningsadministrative arbeidet Overordnet mål: Vi skal finne frem til tiltak som kan forbedre universitetets resultater Prosessen startet opp i november 2016, men bygger på tidligere OU-prosess.

5 Utfordringer anført i tidligere OU-prosess Manglende etterlevelse av strategier, målsettinger, vedtak og reglement/retningslinjer Ulike tolkninger av felles regelverk og retningslinjer Stor utbredelse av lokale praksiser (jf foregående punkt) Sårbarhet ved vakanser, ferier og sykdom Mangelfull forankring og ivaretakelse av prosesser som omfatter flere nivåer i organisasjonen Manglende samarbeid og ressursbruk på tvers av sentral administrative funksjoner og enheter

6 Møteplasser for bedre samarbeid, kvalitet, effektivisering og handling StOr, SKA-direktør og utdanningsdirektør møtes en gang pr måned til et møte. Dette er et viktig samarbeidsfora. Aktuelle saker på disse møtene har til nå vært Studiebarometeret, meritterende undervisning, praksisplasser i disiplinfag. Neste møte har tema digitalisering. Vi inviterer andre etter behov. Fakultetsdirektørene og utdanningsdirektøren møtes en gang pr måned. Har bl a arbeidet med SAF, opptak, digital eksamen m.m. Prodekanene, prorektor og utdanningsdirektør møtes ca en gang pr måned. Utarbeidelse av tiltak og samarbeid i hele organisasjonen. SAF studieadministrativt forum ca en gang pr måned alle som jobber studieadministrativt. Følge årshjulet og sikre likebehandling av studentene.

7 Prinsipper for administrativ organisering Likebehandling/standardisering Brukerorientering Resultatorientering Samhandling

8 Hva skal vi gjøre? Utrede og foreslå forslag til tiltak: til overordnet administrativ struktur med oppgavedeling mellom nivåene. organisering som styrker samvirke mellom funksjonar og nivå. som sikrer gode prosesser og god arbeidsflyt horisontalt og vertikalt. som sikrer kvalitet på enkeltfelt innen de administrative spesialiseringene. ( Eks: lønn, regnskap, opptak, tilsettingsprosedyrer) Frist for å levere rapport er 30.april Gruppen leverer underveisrapport om arbeidet

9 Oppgaver vi allerede arbeider med Opptak: Vi vurderer ett samlet lokalt opptak. Vi arbeider med en fremdriftsplan for dette arbeidet. Digital eksamen. Arbeidsdeling eksamen diskusjonene er startet. Samlet utskrift av vitnemål. Studentene kan få ett sted å forholde seg til. Kompetanseutvikling.

10 Hva gjør vi nå? Vi tar utgangspunkt i studentene og kartlegger alle aktiviteter/oppgaver vi har innen utdanningsområdet fra søknad og til studenten er ferdig utdannet ved UIS. Vi kartlegger oppgavene for å lage et grunnlag for å vise arbeidsflyten i ulike prosesser. Vi lager arbeidsflytmodeller for å vise hvordan det arbeides med de ulike oppgavene. Vi vurderer kvalitets-, effektiviseringspotensialet og forbedringspotensialet i forhold til de ulike aktivitetene. Vi involverer andre i å vurdere hvordan vi kunne løst prosessene bedre (work-shops)

11 Tre arbeidsgrupper: Kartlegging av administrative arbeidsoppgaver i tilknytning til: Student/utdanning Forskning Forvaltning, støtte og utvikling

12 Student/utdanning: Magne Bartlett Einar Engebretsen Gro Sokn Veslemøy Hagen

13 Hva kan vi oppnå? Noen eksempler: Fra: Desentralisert opptak Jf US-sak 82/16 Servicetorg - mange ulike steder der studenter kan henvende seg. Basert på en papirverden og ikke en digital verden Utskrift vitnemål et sårbart desentralisert system Ulik behandling i administrative studiesaker Manglende forum for kompetanseheving på tvers i organisasjonen. Papirbasert eksamen Til: Strømlinjeformet opptak der vi får enhetlig behandling av alle studentene. Vi får fullt opp alle studieplassene tidligere i semesteret, klagebehandlingen blir enhetlig og vi bruker færre ressurser totalt sett. Ett sted på campus der studenter, ansatte og besøkende kan henvende seg som gir lik rådgiving innen studiesaker, IT, pensum m.m. Samlet utskrift av alle vitnemål, og en plass for studentene å henvende seg. Likebehandling som følge av kompetansehevingen i det studieadministrative forum (SAF) Digital eksamen der studentene slipper å «konvertere» fra å skrive digitalt til å skrive med tre arks gjennomslagspapir. Viktig for omdømme og viktig for ressursbruk på sikt.

14 forskrift - akkrediteringsprosessen hva planlegger vi? Ny tilsynsforskrift er krevende. Den kommende studiekvalitetsmeldingen vil følge opp med konkretisering av politiske krav. Implementeringsprosessen vil stille store krav til god ledelse og god kommunikasjon på alle nivå. Vi har opprette/videreført en gruppe bestående av representanter fra fakultetene og UA-stab. Gruppen skal revidere/lage retningslinjer for akkreditering, mal for søknad og prosedyrer (oversikt over prosessen ) for akkrediteringsprosessen og tilsynsprosessen (revidering av akkreditering) Mange viktige spørsmål: Et vi ha lokalt NOKUT hvem skal delta? Eller skal vi sette sammen nye grupper for hver akkrediteringsprosess? Hvordan organisere studentenes involvering? Grupper, Studiebarometeret

15 forskrift - akkrediteringsprosessen hva planlegger vi? (veldig viktig nå) Skal vi lage et par piloter for å teste ut modeller for bedre studentinvolvering? Lage en ordning for studieprogramledelse det som står i forskriften er at det skal være studieprogramledelsen som er ansvarlig for kvalitet og at studentene skal oppfatte at det er en som har klar ledelse på studiet. Vi trenger gode innspill. Vi kommer en tur ut på alle institutter og får gode innspill fra dere som vi tar med oss videre i arbeidet.