Prosjektet Ny vev, Med.fak. Prinsipper generelt og retningslinjer for arbeidet i fase 1

Transkript

1 Prosjektet Ny vev, Med.fak. Prinsipper generelt og retningslinjer for arbeidet i fase 1 Innledning Universitetet i Tromsø skal gå over til ny portal- og publiseringsløsning for Internett. Portalrammeverket er Oracle Portal og publiseringsverktøyet er iknowbase. Dato for overgang er satt til 1. juni Fra denne datoen skal UiTs eksterne nettsider presenteres via iknowbase. Første del i dette dokumentet inneholder en del sentrale prinsipper i forbindelse med overgangen fra WebSim til iknowbase. Andre del inneholder retningslinjer for arbeidet som skal gjøres ved Det medisinske fakultet i fase 1 i prosjektet, det vil si i perioden fram til 1. juni Det vil bli utarbeidet nye retningslinjer for arbeidet som skal gjøres i fase 2 og fase 3 i prosjektet Ny vev, Med.fak.. I tillegg til de retningslinjene som gis i dette dokumentet, må alle involverte sørge for å holde seg oppdatert via: Referater m.m på nettsidene til det sentrale vevprosjektet, Brukerstøttesidene i iknowbase sentralt: enu=49281 E-post, møter m.m. i regi av prosjektet Ny vev, Med.fak.. Ny vev, Med.fak. vil også legge aktuell informasjon inn i iknowbase under menypunktet Brukerstøtte, Seksjon for formidlingstjenester. Pålogging for ansatte Alle ansatte har allerede mulighet til å logge seg på iknowbase. Pålogging gjøres ved hjelp av omnipassord på Problemer mht. omnipassordet? Gå på for å opprette eller endre omnipassord ( Omnikonto for AD-brukere ) iknowbase har muligheter for et fullt utbygd intranett, men det vil ikke bli tatt i bruk i denne runden. Intranett-delen vil måtte komme som et nytt prosjekt definert av UiT sentralt. Man vil imidlertid ta i bruk noen av mulighetene slik at man kan omtale nettløsninga som et kvasiintranett. Mer om kvasi-intranettet : Ved å begrense rettigheter knyttet til tilgang og visning av sider, vil man oppnå at bare ansatte ved UiT har tilgang til sider man ikke ønsker at eksterne skal få tilgang til. Sidene vil heller ikke være søkbare via eksterne søkemotorer. Så lenge intranettet ikke er fullt utbygd, vil man imidlertid ikke kunne begrense tilgangen blant ansatte til én enkelt enhet alle ansatte vil ha tilgang. 1

2 Viktige frister: : Nye eksterne vevsider blir publisert : WebSim blir arkiv, ikke mulig å gjøre endringer etter denne datoen Prinsipper Ansvaret for informasjonen på nettsidene følger prinsippene i Statens informasjonspolitikk. Informasjon er et lederansvar. Informasjonsansvaret kan ikke delegeres, men man kan gi fullmakt til å løse bestemte oppgaver. Informasjonsansvaret følger også linjeprinsippet, det vil si at informasjonsansvaret følger saksansvaret. Hver enkelt enhet ved Det medisinske fakultet har ansvar for å legge ut informasjon og oppdatere egne nettsider. Jf. forrige punkt, har øverste leder ved enheten ansvaret for innholdet på nettsidene til egen enhet. Det praktiske redaktørarbeidet kan delegeres til en nettredaktør. Det er en målsetting å utnytte Internett som medium så godt som mulig. Alle som legger inn informasjon på nettsidene til Det medisinske fakultet skal ha et bevisst og aktivt forhold til tekst, stillbilder, levende bilder, andre visuelle virkemidler, lyd og samspillet mellom disse elementene. Som en start, bør alle nettsider inneholde minst ett bilde. Det medisinske fakultet skal jobbe for å oppfylle minimum de målsettingene som er satt i det overordnede vevprosjektet som gjelder for Universitetet i Tromsø. Nettsidene til UiT har allmennheten som målgruppe. Informasjonen må derfor så langt som mulig tilrettelegges for allmennheten, det vil si at både form og innhold i presentasjonstekster m.m. må være tilpasset folk flest. En stor andel av informasjonen på UiTs nye nettsider skal importeres fra databaser som FS (Felles studentsystem), PAGA (Personal- og lønnssystem), FRIDA (Forskningsresultater, informasjon og dokumentasjon av vitenskapelige aktiviteter) m.m. Mest mulig informasjon skal eksporteres til iknowbase fra de nevnte databasene. Anslagsvis vil det bare være % av informasjonen som vises på nettsidene som skal legges direkte inn i iknowbase. Resten vil altså bli hentet fra databaser. Dette betyr at mesteparten av arbeidet med oppdatering og vedlikehold av informasjon skal gjøres i databasen, ikke i iknowbase. Ansvaret for å vedlikeholde innholdet i databasene er allerede organisert og ligger utenfor dette prosjektet. Organisasjonstreet i iknowbase følger PAGA (lønns- og personalsystemet). I PAGA inngår bare formelle organisatoriske enheter ved UiT. For å bli definert som enhet i 2

3 iknowbase, må man derfor i utgangspunktet også være definert som enhet i PAGA. Evt. problemområder knyttet til dette, meldes til styringsgruppa i Ny vev, Med.fak.. Informasjon som gjøres tilgjengelig via iknowbase, skal bare ligge lagret ett sted i iknowbase. Dette gjelder uansett om informasjonen er eksportert fra en database eller om den er lagt inn direkte i iknowbase. All informasjon på nettsidene skal kvalitetssikres jevnlig. Når iknowbase blir fullt utbygd som intranett, vil det bli mulig å legge dette inn i systemet via tidsregulerte kontrollsløyfer/arbeidsflyt. Inntil videre må alle enheter sørge for at informasjonen kvalitetssikres ved hjelp av manuelle systemer. I perioden 1. juni til 31. desember 2008 vil det fortsatt være mulig å oppdatere informasjon i den gamle publiseringsløsninga, WebSim. Fra og med 1. januar 2009 er WebSim stengt for videre oppdatering. Man vil fortsatt kunne lenke til gamle nettsider i WebSim, men man må sørge for at slike lenker bare brukes til historiske dokumenter, referater og lignende. All informasjon som krever vedlikehold må enten eksporteres fra databaser eller ligge i iknowbase fra 1. januar Det er forbudt å kopiere informasjon fra WebSim ukritisk over til iknowbase. Ta testen: o (a) Er dette informasjon som skal leve videre i iknowbase? o Hvis nei: IKKE legg over o Hvis ja, still neste spørsmål (b): o (b) Er dette informasjon som vil bli eksportert direkte fra en database i iknowbase? o Hvis ja: Ikke legg over til WebSim, men finn fram til den eksporterte informasjonen der den allerede ligger tilgjengelig i iknowbase og lag lenke o Hvis nei på spørsmål (b), still neste spørsmål (c): o (c): Er dette informasjon som allerede er lagt inn av noen andre i iknowbase? o Hvis nei på (c): Ta en siste kritisk vurdering, og legg evt. informasjonen inn i iknowbase o Hvis ja på (c): IKKE legg inn informasjonen, men finn informasjonen der den allerede ligger, og lenk opp til denne. Det er lov å lage lenker fra sider i iknowbase til sider i den gamle løsninga, WebSim, MEN dette må ikke gjøres uten å vurdere nøye om det virkelig er ønskelig. Når det er nødvendig, kan det lages lenker til WebSim. Dette vil være særlig aktuelt i perioden 1. juni til 31. desember 2008, når det fortsatt vil være noe informasjon i WebSim som man ønsker inn i iknowbase, men som man ikke har fått lagt over, ennå. UiTs nettsider skal være tilgjengelige både på norsk og engelsk (In English), men informasjonen på de ulike språkene trenger ikke å være identisk. De norske sidene kan være skrevet på bokmål eller nynorsk. Alle presentasjonstekster skal være tilgjengelige på norsk, jf. UiTs språkpolitiske retningslinjer. For å kunne oppfylle målloven, oppfordres alle til å skrive flere tekster på nynorsk. For studier med engelsk undervisningsspråk, vil 3

4 de norske sidene være skrevet på engelsk. NB! Funksjonen for ulike språkversjoner i iknowbase er ikke innført fullt ut ennå; er foreløpig på uttesting. Mer info kommer. Retningslinjer for Ny vev, Med.fak. arbeidet fram til 1. juni 2008: Fra og med 1. juni 2008 skal nettsidene til Det medisinske fakultet publiseres ved hjelp av iknowbase. Det er imidlertid ikke slik at all informasjon må legges over innen 1. juni, men et visst minimum må på plass ved alle enheter. Menypunkter som SKAL gjøres tilgjengelig og fylles med innhold ved ALLE enheter: Hjem Om enheten Kontaktinfo Ansatte Hjem: Organisasjonskortet må fylles med innhold. (Organisasjonskortet får du fram når du går til Hjem og velger redigeringsverktøyet blyanten ). Viktig: Bruk malen som er utarbeidet for å legge inn informasjon om din enhet i organisasjonskortet, se til slutt i dette dokumentet. Ansatte: Det må sjekkes at ansattelista er korrekt, feil eller mangler må meldes til Personal- og økonomiavdelinga i Sentraladministrasjonen. Ansattekortene inneholder i utgangspunktet kun 'hardfakta' fra BAS (Brukeradministrativt system): Navn, tittel, enhet, telefonnummer, e-post og besøksadresse. Derfor er det ønskelig at de ansatte fyller sine respektive personkort med innhold, inkludert bilde. Kontaktinfo og Om enheten: Her legges det inn informasjon om organisering, styrer, råd og utvalg, ledelse, ulike kontaktpersoner innenfor deler av virksomheten osv. Når det gjelder informasjon i WebSim som en fortsatt ønsker skal være tilgjengelig etter 1. juni, og som man vil legge over til iknowbase seinere, kan man lage lenker til disse sidene i WebSim. Men ikke legg inn flere lenker enn nødvendig og vær kritisk jf. prinsippene ovenfor. Menypunkter som SKAL gjøres tilgjengelig og fylles med innhold på INSTITUTTnivået: Hjem Om enheten Kontaktinfo Ansatte Studier (se egen kommentar) Forskning (se egen kommentar) Studier: Svært mye av informasjonen som skal ligge under studier, skal hentes fra Studiekatalogen (som er eksportert fra FS til iknowbase). Lenk opp til denne. Innen 1. juni er det 4

5 et krav å lenke opp til de aktuelle studieprogrammene og emnene som instituttet har ansvaret for ved hjelp av lenker til Studiekatalogen., men vi forventer ikke at det er lagt inn informasjon under Studier ut over det som er mulig å hente fra Studiekatalogen innen 1. juni. Andre underliggende enheter (sentre, avdelinger) som har ansvar for studieprogram og emner, oppfordres også til å ta i bruk menyvalget Studier, men dette settes ikke som noe krav innen 1. juni. Når det gjelder undervisning, skal ALL undervisningsinformasjon ligge i Fronter. Det skal ikke legges inn noe undervisningsinformasjon direkte i iknowbase. Forskning: Husk at det meste av informasjonen som skal gjøres tilgjengelig under menypunktet Forskning, SKAL hentes fra FRIDA. Foreløpig er det ikke klart for å kunne eksportere denne informasjonen direkte fra FRIDA til iknowbase, men det kommer, og det er dette vi må jobbe mot. Derfor skal all forskningsinformasjon som kan legges inn i FRIDA, legges inn i FRIDA og ikke i iknowbase. Fra iknowbase skal vi inntil det blir mulig å eksportere informasjonen direkte fra FRIDA, lenke opp til informasjonen i Frida i stedet. Alle vitenskapelig ansatte ved Universitetet i Tromsø har tilgang til å oppdatere egen profil i FRIDA, og oppfordres til å gjøre det så snart som mulig. Også andre ansatte som publiserer, ikke bare vitenskapelig ansatte, kan oppdatere egen profil i FRIDA. Menypunkter som SKAL gjøres tilgjengelig og fylles med innhold på fakultetsnivået (øverste nivå): Hjem Om enheten Kontaktinfo Ansatte Studier Forskning På fakultetsnivå skal vi i tillegg jobbe for å få på plass også menypunktene Formidling, Nyheter, Tavla og Arrangementer innen 1. juni, men dette er ikke et krav. Mal presentasjon av enheten i organisasjonskortet: Innhold: Ingress: De første 1-3 setningene skal fungere som en appetittvekker for resten av teksten. Trekk for eksempel fram det unike, kuriøse etc. ved enheten. Brødtekst: Øvrig tekst må beskrive hovedoppgavene til enheten, og for de fleste enheter vil det si forskning, utdanning og formidling. Husk: Skriv det som er viktigst først. 5

6 Teksten kan også inneholde informasjon om enhetens størrelse, plass i organisasjonen, hvor man holder til etc. Har du fått med det viktigste? Ta stikkordsteksten: Besvarer teksten viktige spørsmål som begynner med hvem, hva, hvorfor og hvordan. Form: Tenk lesbarhet. Tekster på Internett er mer slitsomme å lese enn trykte tekster. Skriv kort! Vi anbefaler maks 1000 tegn med mellomrom. Skriv enkelt! Bruk korte setninger, ett poeng i hver setning. Skriv aktivt, ikke bruk substantiveringer, bruk verb. Bruk avsnitt! Helst ikke mer enn 4 linjer per avsnitt. Vurder mellomtitler: Mellomtitler er kanskje ikke nødvendig i så korte tekster, men kan vurderes dersom det gjør teksten lettere å lese. Bruk minst ett bilde. Sørg for at plassering og størrelse er tilpasset slik at det ikke ødelegger for lesbarheten. Hovedbildet kan gjerne plasseres til høyre med tanke på lesbarhet. Bruk av lenker: Hvis teksten skal inneholde lenker til andre nettsider, bør disse stå samlet nederst. Kvalitetssikring. La minst en annen person lese teksten og komme med innspill. Les teksten høyt. Er setningene enkle å forstå? Brukes unødvendige småord som kan kuttes? Brukes fremmedord? Brukes lange ord/begreper som kan erstattes med kortere synonymer? Styringsgruppa for Ny vev, Med.fak Torgunn Wærås, prosjektleder 6