ENHET FOR STØTTEFUNKSJONER

Transkript

1 RISØR KOMMUNE Virksomhetsplan 2016 ENHET FOR STØTTEFUNKSJONER Versjon Vi skal vokse - gjennom Kunnskap, Regional utvikling og Attraktivitet

2 Virksomhetsplan - Enhet for støttefunksjoner 2016 side 2 1) HOVEDMÅL, SATSINGSOMRÅDER OG DELMÅL ) RISØR KOMMUNES VERDIER TILTAK FOR Å FREMME VERDIENE ) ANSVARSOMRÅDE OG ORGANISERING ANSVARSOMRÅDE Interne tjenester Eksterne tjenester (tjenester som leveres til kommunens innbyggere) ORGANISERING ) ENHETENS ARBEID MED TILTAK I KUNNSKAP REGIONAL UTVIKLING Vi skal styrke det interkommunale samarbeidet ATTRAKTIVITET ORGANISASJONS- OG TJENESTEUTVIKLING FOLKEHELSE OG LEVEKÅR KLIMA OG MILJØ ) ENHETENS ANSVAR I BUDSJETTVEDTAKET ) TJENESTEPRODUKSJON ANTALL OG UTVIKLING I ANTALL BRUKERE OPPLEVD TJENESTEKVALITET MÅLT TJENESTEKVALITET Status og mål for indikatorer i kommuneplanen Status på utvalgte kvalitetsindikatorer i KOSTRA INTERNKONTROLL: TJENESTEKVALITET Kommunens mål for kvalitetsstyrings-arbeidet Vurdering av avviksrapportering siste år Tiltak for å redusere avvik ) ORGANISASJONSUTVIKLING: ENHETENS UTVIKLINGSARBEID KOMPETANSEUTVIKLING OG REKRUTTERING DE NESTE 4 ÅR Satse på ledere Utvikle en lærende organisasjon Lære å arbeide i nettverksorganisasjoner Likestillingstiltak SAMARBEID MED ANDRE Internt i Risør kommune Eksternt med andre kommuner eller nettverk Samarbeid med frivillig sektor MEDARBEIDERUNDERSØKELSE Siste medarbeiderundersøkelser Enhetsleders kommentar Tiltak som følge av siste undersøkelse INTERNKONTROLL: HMS Kommunens mål for HMS-arbeidet Vurdering av avviksrapportering Tiltak for å redusere avvik Forebygge og håndtere uønskede hendelser ) ØKONOMISKE RAMMER OG FORUTSETNINGER ) SAMLET VURDERING AV ENHETENS UTFORDRINGER... 12

3 Virksomhetsplan - Enhet for støttefunksjoner 2016 side 3 1) Hovedmål, satsingsområder og delmål Hovedmålet Vi skal vokse er kommunens overordnede mål som alle andre mål skal peke mot. Satsingsområdene kunnskap, regional utvikling og attraktivitet er områder hvor kommunen ønsker å ha spesiell fokus i kommuneplanperioden for å nå hovedmålet om å vokse. Innenfor hvert satsingsområde er det satt to mål. Folkehelse og levekår, klima og miljø er gjennomgripende tema i hele kommuneplanen, og skal være det for all vår virksomhet.

4 Virksomhetsplan - Enhet for støttefunksjoner 2016 side 4 2) Risør kommunes verdier Risør kommune har besluttet at følgende verdier skal være fremtredende i vår organisasjon: Løsningsorientert Være fleksibel, kreativ og søke etter gode løsninger Benytte ansattes ressurser og bidra til tverrfaglig samarbeid Ta initiativ, vise engasjement og ta ansvar Gi konstruktiv tilbakemelding Være en miljøbevisst kommune Trygghet Utvikle ansattes kompetanse Arbeidsoppgavene skal harmonisere med egen kompetanse Arbeidsplassen skal være fri for mobbing og baksnakking Holde avtaler Åpenhet Det er riktig å si fra om feil og mangler Sikre god informasjonsflyt Størst mulig grad av medvirkning Gjensidig åpenhet mellom enhetene, ledelse og ansatte være en vi-kommune Likeverd Behandle hverandre med respekt Bli hørt og sett Være inkluderende Ulikhet er en styrke 2.1 TILTAK FOR Å FREMME VERDIENE Som ledere må vi gå foran som et godt eksempel. Prøve å vise dette i vår lederstil. Sette fokus på verdidokumentet min. 1 gang i løpet av året når personalet er samlet.

5 Virksomhetsplan - Enhet for støttefunksjoner 2016 side 5 3) Ansvarsområde og organisering 3.1 ANSVARSOMRÅDE Enheten leverer hovedsakelig interne tjenester til resten av kommunens organisasjon, både på enhets- og ansatt nivå. I tillegg har enheten noen tjenester som leveres direkte til kommunens innbyggere Interne tjenester Økonomi herunder ansvar for utarbeidelse av budsjett, hjelp til enhetene med budsjettering samt budsjettoppfølging gjennom året. Regnskap herunder regnskapsoppfølging, kommunal innkreving samt føring av regnskap for Kirkelig Fellesråd og diverse legater og stiftelser. Lønn Personal herunder overordnet arbeidsgiverpolitikk, personaladministrative oppgaver, rekruttering, lederstøtte/rådgivning, HMS. Publikumstjeneste herunder sentralbord og ekspedisjon Dokumentsenter- herunder registrering av post, arkivtjeneste Politisk sekretariat herunder utsending av saker til politiske utvalg Eksterne tjenester (tjenester som leveres til kommunens innbyggere) Startlån Sentralbord og ekspedisjon 3.2 ORGANISERING Enhet for støttefunksjoner har 13 ansatte fordelt på 11,8 årsverk. Enhetsleder (Personalsjef) 1 årsverk Personal Personalsjef 1,8 årsverk Regnskap, budsjett, lønn Regnskapssjef Fagansvarlig lønn 4,0 årsverk Fellestjenesten Fagansvarlig arkiv 5,0 årsverk Regnskap, budsjett og lønn vil i løpet av 2016 overføres til rådmannen. Dvs. at 4 årsverk går ut av enhet for støttefunksjoner med tilhørende del av budsjettet. Den fysiske plasseringen blir ikke endret som følge av dette.

6 Virksomhetsplan - Enhet for støttefunksjoner 2016 side 6 4) Enhetens arbeid med tiltak i KUNNSKAP Enheten har ingen tiltak i HP/ØP under satsingsområde Kunnskap. Det er heller ingen andre av enhetens arbeidsoppgaver som naturlig kommer inn under tiltakene for dette satsingsområdet. 4.2 REGIONAL UTVIKLING Vi skal styrke det interkommunale samarbeidet Det er i dag interkommunalt samarbeid på flere områder i enheten i form av fagnettverk. De fleste nettverkene omfatter de fem kommunene i Østre Agder, men personalnettverket inkluderer også Grimstad og Arendal. Øvrige nettverk er innen lønn, økonomi og sak/arkiv. I nettverkene er det hovedsakelig fokus på fagutvikling, men felles opplæringstiltak har også vært gjennomført. Både innen lønn og sak/ arkiv har man i tillegg benyttet felles arbeidsverksted i forbindelse med oppgradering av systemer. Dette er rasjonelt i tillegg til at det gir en felles forståelse og tolkning av ulike fagrelaterte spørsmål blant de samarbeidende kommunene. I de fleste kommunene er det få ansatt på hvert fagområde så disse nettverkene er svært positive også med tanke på sårbarheten. Kommunene hjelper hverandre ved f.eks. lengre sykemeldingsperioder ATTRAKTIVITET Enheten har ingen tiltak i HP/ØP under dette satsingsområde. 4.4 ORGANISASJONS- OG TJENESTEUTVIKLING 4.5 FOLKEHELSE OG LEVEKÅR Enheten har ingen tiltak i HP/ØP under dette satsingsområde. 4.6 KLIMA OG MILJØ Enheten har ingen tiltak i HP/ØP under dette satsingsområde.

7 Virksomhetsplan - Enhet for støttefunksjoner 2016 side 7 5) Enhetens ansvar i budsjettvedtaket

8 Virksomhetsplan - Enhet for støttefunksjoner 2016 side 8 6) Tjenesteproduksjon 6.1 ANTALL OG UTVIKLING I ANTALL BRUKERE Enheten leverer tjenester internt i organisasjonen. Antallet her er tilnærmet konstant, men tjenestene som etterspørres blir fler og mer komplekse. 6.2 OPPLEVD TJENESTEKVALITET 6.3 MÅLT TJENESTEKVALITET Status og mål for indikatorer i kommuneplanen Status på utvalgte kvalitetsindikatorer i KOSTRA 6.4 INTERNKONTROLL: TJENESTEKVALITET Kommunens mål for kvalitetsstyringsarbeidet Risør kommunes overordnete kvalitetsmål er tilfredse innbyggere, medarbeidere og politikere. Brukertilfredshet skal måles hvert andre år for alle tjenester som leveres av virksomheten. Alle virksomheter skal bruke risikoanalyser og sjekklister for å redusere risiko for uønskede hendelser (driftsfeil). Om feil, mangler eller avvik likevel skulle oppstå skal feilene rettes og logges, slik at feilstatistikken kan avdekke hvor virksomhetene har systemfeil (forbedringspotensialet). Virksomhetens ulike enheter skal bruke QM+ for å logge avvik og forbedringsforslag for å kunne få fram sammenlignbare og målbare data for den kvalitet som leveres. Ledermøter skal ha som fast punkt på dagsorden: "Kvalitetsrapport", med grafiske avviksoversikter, minimum to ganger årlig. I personalmøter skal ledelsen informere om status i kvalitetsregnskapet: avviksoversikt, trender og tiltak Vurdering av avviksrapportering siste år Enheten har ikke hatt noe fokus på å bruke Qm+ i kvalitetsstyringsarbeidet. Det betyr ikke at det ikke jobbes med å forbedre kvaliteten på det vi gjør, men vi benytter ikke Qm+ for å finne hva som må forbedres. I 2016 vil vi se nærmere på hvordan vi kan bruke Qm+ til dette Tiltak for å redusere avvik

9 Virksomhetsplan - Enhet for støttefunksjoner 2016 side 9 7) Organisasjonsutvikling: enhetens utviklingsarbeid 7.1 KOMPETANSEUTVIKLING OG REKRUTTERING DE NESTE 4 ÅR Enheten har kontinuerlig fokus på og ønske om, å være oppdatert på lovverk og å beholde motiverte ansatte. De ansatte deltar på relevante kurs og seminarer innen de respektive fagområder, og er som følge av det godt faglig oppdatert. Enheten har beskjedent med midler til kompetanseheving, og har følgelig ikke fokusert på dette utover det som er nevnt ovenfor Satse på ledere Utvikle en lærende organisasjon Enheten vil ha fokus på å videreutvikle arbeidet med internkontroll. Se pkt, Lære å arbeide i nettverksorganisasjoner Viser til pkt Likestillingstiltak På overordnet nivå i kommunen jobbes det med å redusere antall deltidsstillinger, spesielt i helse- og omsorg hvor der jobbes turnus. I forbindelse med lønnsforhandlinger vektlegges kjønnsnøytrale kriterier for lønnsvekst. Det jobbes også med å holde ansatte i arbeid så lenge som mulig i hht. alder og funksjonsevne. 7.2 SAMARBEID MED ANDRE Internt i Risør kommune Enheten samarbeider mye med lederne i organisasjonen og ønsker å yte så god service som mulig. Som følge av dette jobber vi stadig med å forbedre systemer, rutiner, samarbeidsmetoder og møteplasser. Personalavdelingen jobber også tett opp mot tillitsvalgte og har et godt samarbeid med de ulike fagforeningene. Det er også viktig å yte god service overfor egne ansatte, kanskje spesielt innen lønn og personal. Vi har fokus på at det skal være lett å ta kontakt med oss for å få hjelp og bistand Eksternt med andre kommuner eller nettverk Se tidligere kommentarer Samarbeid med frivillig sektor Ikke aktuelt

10 Virksomhetsplan - Enhet for støttefunksjoner 2016 side MEDARBEIDERUNDERSØKELSE Siste medarbeiderundersøkelser Siste medarbeiderundersøkelse ble gjennomført i Neste undersøkelse gjennomføres vinteren Enhetsleders kommentar Tiltak som følge av siste undersøkelse Det kom ikke frem noen behov for tiltak i den siste undersøkelsen. 7.4 INTERNKONTROLL: HMS Kommunens mål for HMS-arbeidet Alle virksomheter skal måle sin HMS-virksomhet: Oppslutning om de forebyggende aktivitetene og status for ulike HMS-forhold. HMS-arbeidet skal involvere alle berørte parter ved hjelp av sjekklister, spørreskjemaer og avviks- og forslagsmeldinger, jfr. 4 og 5.3 i HMS-forskrift (Internkontrollforskriften). Hensikten er å lære av hverandres erfaringer slik at feil, mangler og avvik ikke oppstår eller gjentar seg. Leder- og personalmøter skal ha grafiske avviks- og forslagsrapporter fremlagt, minimum hvert halvår. "Avviksrapport" skal være fast punkt på dagsordenen og vise utviklingen over tid og status for tiltak som er iverksatt. Det skal ikke oppstå fravær som skyldes dårlig tilrettelegging av jobben, eller som skyldes dårlige samarbeidsforhold. Medarbeidere og de som mottar våre tjenester er en del av løsningen, ikke en del av problemet Vurdering av avviksrapportering Det er ingen meldte avvik Tiltak for å redusere avvik Forebygge og håndtere uønskede hendelser

11 Virksomhetsplan - Enhet for støttefunksjoner 2016 side 11 8) Økonomiske rammer og forutsetninger Enhetens kostnader består i vesentlighet av lønnsutgifter (ca 82 %), og flere interkommunale og vertskommune samarbeid som gir lite handlingsrom i driftsbudsjettet. Enheten har gjort endringer i postombringingen som har redusert driften noe, og ytterligere nedbemanning vil få konsekvenser for publikumstilbudet. Kostnaden til tillitsvalgte har økt med ca 16,3 % fra 2015 som følge av økning i frikjøpsordningen. Enheten lønner totalt 2 årsverk til tillitsvalgte. Kostnaden til vertskommunesamarbeidet med Kemnerkontor er redusert med kr som følge av forslag i Statsbudsjettet om sentralisering av Skatteoppkreverfunksjonen fra 1/

12 Virksomhetsplan - Enhet for støttefunksjoner 2016 side 12 9) Samlet vurdering av enhetens utfordringer De største utfordringene fremover for enheten blir å bruke de begrensede ressurser som er til rådighet til å fokusere på de riktige oppgavene. Enheten har store ambisjoner for utvikling av tjenestene vi leverer, men ressursene tilgjengelige for å gjøre dette arbeidet er begrenset. Dersom det er mulig, vil enheten arbeide for mer interkommunalt samarbeid. Mange av utfordringene Risør står overfor er vi ikke alene om, og et samarbeid med andre kommuner kan både effektivisere arbeidet, og styrke den faglige kvaliteten.