Enhet for Politisk sekretariat

Transkript

1 VIRKSOMHETSPLAN 2011 Enhet for Politisk sekretariat Sist revidert: 1. feb RISØR KOMMUNE

2 INNHOLD 1 Risør kommunes hovedmålsetting Risør kommunes verdier Enhetens ansvarsområde og organisering Enhetens tiltak ift. Handlingsprogrammet Bo og levekår...feil! Bokmerke er ikke definert. 4.2 Infrastruktur Øvrige satsingsområder Brukere/innbyggere Status Vurdering Målsetting Tiltak Økonomiske rammer og forutsetninger Status Vurdering Målsetting Tiltak Intern utvikling i enheten Status Vurdering Målsetting Tiltak Spesielle forhold knyttet til Politisk sekretariat Politisk sekretariat som enhet Samlet vurdering av enhetens fremtidige utfordringer Politisk sekretariat Side 2 av 13

3 1 Risør kommunes hovedmålsetting Risør kommune har følgende visjon og hovedmålsetting, vedtatt 28. august 2008: VISJON Risør for gjestfrihet, nyskapning og mangfold HOVEDMÅLSETTING Økt bosetting og livskvalitet gjennom forebygging, bevaring, vekst og utvikling. I tillegg har kommunen vedtatt følgende satsingsområder: Bo og levekår Infrastruktur Kunst og kultur Næringsutvikling Reiseliv Sentrumsutvikling Skole Politisk sekretariat Side 3 av 13

4 2 Risør kommunes verdier Risør kommune har besluttet at følgende verdier skal være fremtredende i vår organisasjon: LØSNINGSORIENTERT Være fleksibel, kreativ og søke etter gode løsninger Benytte ansattes ressurser og birdre til tverrfaglig samarbeid Ta initiativ, vise engasjement og ta ansvar Gi konstruktiv tilbakemelding Være en miljøbevisst kommune TRYGGHET Utvikle ansattes kompetanse Arbeidsoppgavene skal harmonisere med egen kompetanse Arbeidsplassen skal være fri for mobbing og baksnakking Holde avtaler ÅPENHET Det er riktig å si fra om feil og mangler Sikre god informasjonsflyt Størst mulig grad av medvirkning Gjensidig åpenhet mellom enhetene, ledelse og ansatte være en vi-kommune LIKEVERD Behandle hverandre med respekt Bli hørt og sett Være inkluderende Ulikhet er en styrke Politisk sekretariat Side 4 av 13

5 3 Enhetens ansvarsområde og organisering Enhet for politisk sekretariat består av enhetsleder og førstesekretær, begge i 100 % stilling. Enhetsleder har vært rådmannens stedfortreder. Fra 1. februar 2011 er denne funksjonen overtatt av kommunalsjef Else Skjellum. Rådmannen er lønnsmessig plassert i enhet for politisk sekretariat. Det samme gjelder kommunalsjef Nils Martin Andersen, som tiltrådte 1. februar Det er således budsjettert med fire hele årsverk i enheten. Budsjettmessig ligger følgende tjenester under enheten: 1000 Politisk aktivitet 1001 Utgifter til valg 1002 Politiske partier 1200 Administrasjon 3900 Tilskudd til fellesrådet 3920 Tilskudd til andre tros- og livssynssamfunn Enheten leverer tjenester til politikere, innbyggere og ansatte. Hovedtjenesten til politikerne er innkalling og utsending av sakskart til alle kommunale utvalg, møtesekretariat, protokollering, effektuering av vedtak (herunder oversendelse til saksbehandler) samt utbetaling av møtegodtgjøringer og tapt arbeidsfortjeneste. Hovedtjenesten i forhold til innbyggerne er redigeringen av kommunens hjemmeside ( Hovedtjenesten til ansatte er bistand til utvalgsmodulen i det elektroniske sak-/arkivsystemet og saker/spørsmål av juridisk art. Enheten har også ansvar for forskjellige arbeidsområder som serverings- og skjenkebevillinger, valg, TV-aksjoner og sekretæroppgaver for diverse utvalg og arbeidsgrupper. Politisk sekretariat Side 5 av 13

6 4 Enhetens tiltak ift. Handlingsprogrammet 4.1 Infrastruktur Nr Periodemål og indikatorer med beskrivelse Status 10 Mål 11 Mål 14 1 Ikt løsning til politikere. Indikator: Antall pc er Ingen løsning Planlegging og start på gjennomføring Tilfredsstillende løsning for alle Budsjettkonsekvens: 2011: Innkjøp kr , : Vedlikehold/ drift ca kr ,- per år avhengig av løsning som velges. Arbeidet med IKT løsning til politikk er igangsatt ved at formannskapet har oppnevnt en prosjektgruppe som skal se på forskjellige løsninger. Arbeidet med dette periodemålet vil være et samarbeid mellom enhet for støttefunksjoner og enhet for politisk sekretariat. 4.2 Øvrige satsingsområder Enheten har ingen periodemål innen de øvrige satsingsområder Bo og levekår, Kunst og kultur, Næringsutvikling, Reiseliv, Sentrumsutvikling og Skole. Politisk sekretariat Side 6 av 13

7 5 Brukere/innbyggere 5.1 Status Sakskart og vedlegg leveres til medlemmene i nemnder, råd og utvalg i papirutgave. Utsendinger foretas i hovedsak per post, men tyngre sendinger leveres hjem, primært ved hjelp av brannvesenet. Sakskartene med vedlegg kan hentes fra kommunens hjemmeside dagen etter utsending. Bystyret har vedtatt at bystyremøtene på Rådhuset skal overføres på internett. Det er inngått avtale med Itum AS, og ett web-kamera ble montert i november Første overføring ble gjennomført av bystyrets budsjettmøte 9. desember På hjemmesiden legges det ut nyheter jevnlig. Ofte er dette opplysninger som det er henvist til i korte avisannonser. Oppdatering av sidene for tjenestene mv foretas fortløpende, blant annet som følge av at redaksjonen blir/blir gjort oppmerksom på behov for endringer. Enheten får også mange henvendelser om forhold som ikke direkte berører enheten. Dersom henvendelsen ikke kan besvares direkte, videreformidles denne til rette myndighet/enhet. 5.2 Vurdering Det er ikke utført noen brukerundersøkelser i forhold til enhetens oppgaver. Tilbakemeldinger fra politikerne er stort sett positive. I 2011 skal det avholdes kommunestyre- og fylkestingsvalg. I tillegg skal det avholdes folkeavstemming om fylkessammenslåing. Det har ikke vært formelle klager på valggjennomføringen i Risør ved de siste valgene. De to første overføringene av bystyremøtene på internett (9. desember 2010 og 27. januar 2011) har fungert tilfredsstillende. Det bør likevel installeres et kamera til i retning mot politikerbordene, slik at seerne også kan følge med på voteringene. I kvalitetsvurderingen på norge.no i 2009 har Risør kommunes hjemmeside fortsatt fire stjerner (av maks. seks). Risør er med det nr. 5 blant kommunene i Aust-Agder. Kommunens leverandør Nettkroken har imidlertid i 2010 måttet trappe ned sitt engasjement i kommunal sektor, og har derfor bare kunnet gi redusert bistand ved tekniske problemer. Dette har også medført at det er små muligheter til å øke kvaliteten på sidene. Det er i gang et interkommunalt prosjekt i østregionen om felles elektronisk innbyggerportal, noe som forventes å gi en vesentlig kvalitetsforbedring av hjemmesiden. Politisk sekretariat Side 7 av 13

8 Hjemmesiden har i 2010 hatt mellom og unike gjester pr måned. I gjennomsnitt har antall besøk pr dag ligget på rundt Målsetting 1. Være med på gjennomføringen av planleggingsfasen vedrørende IKT-løsninger for politikerne. 2. Få montert et web-kamera til på Rådhuset. 2. Bistå i planleggingsfasen for utvikling av ny hjemmeside/elektronisk innbyggerportal. 3. Gjennomføre valget på en god måte. 5.4 Tiltak IKT-løsninger til politikerne er i økonomiplanen lagt inn i 2011 med innkjøp av PC er for de nye politikerne etter valget i september. Gjennomføre nødvendig opplæring og kjøpe inn valgsystemer. Politisk sekretariat Side 8 av 13

9 6 Økonomiske rammer og forutsetninger Netto budsjett for 2010 var kr ,-. I forslag til budsjett for 2011 var enhetens budsjettramme satt til kr ,-. I det vedtatte budsjett for 2011 er rammen økt til kr , Status Enhetsleder deltar på økonomioppfølgingsmøter med rådmann og representanter fra enhet for støttefunksjoner annen hver måned. 6.2 Vurdering Tjeneste 1000 Politisk aktivitet I forslaget til budsjett var det forutsatt at de reduserte satsene for møtegodtgjøring fortsetter i De satsene som ble vedtatt i 2007 er på kr 500,- pr. møte for medlemmer og kr 850,- pr. møte for hovedutvalgslederne, mens de reduserte satsene er henholdsvis kr 375,- og kr 640,-. Godtgjøringen til ordfører er 90 % av stortingsrepresentantenes godtgjøring. Varaordfører godtgjøres med 15 % av ordførers godtgjøring. Bystyret gjorde ingen endringer i ovennevnte godtgjøringer. Samleposten Andre utgifter (porto, bevertning, annonser, opplæring, kjøregodtgjøringer, husleie mv) er økt med kr ,- i forhold til budsjettet for Av disse utgjør utgifter til budsjettsamling kr ,-. Risørs andel i vertskommunesamarbeidet Østre Agder overformynderi er økt med kr 1 000,- til kr ,-. Tilleggsbevilgning formannskapet var i budsjettforslaget økt med kr ,- til kr ,-, mens barnas bystyre var satt opp med samme sum som i 2010 (kr ,-). Tilskuddene til Kirkens SOS og Risør Røde Kors internasjonale kvinnegruppe med kr ,- til hver ble ikke tatt med. Tilleggsbevilgning bystyret (kr ,-) ble tatt vekk i 2009 og ble ikke tatt inn igjen. Bystyret tok ut hele posten Tilleggsbevilgning formannskapet, mens tilskudd til Kirkens SOS og Risør Røde Kors besøkstjeneste ble videreført med kr ,- til hver. I tillegg ble det lagt inn et tilskudd på ,- til fattige barn v/ Frelsesarmeen. Medlemskontingent til Østre Agder er ført opp med kr ,-. Tjeneste 1001 Utgifter til valg Utgifter til valg er lagt inn med totalt kr ,-. Disse utgiftene var ikke med i fjorårets ramme. Tjeneste 1002 Politiske partier Tilskudd til de lokale politiske partiene er lagt inn med kr ,- som i de siste år. Beløpet fordeles med 20 % likt pr parti og 80 % i forhold til antall representanter i bystyret. Politisk sekretariat Side 9 av 13

10 Tjeneste 1200 Administrasjon Lønnsutgiftene skal dekke fire årsverk (rådmann, kommunalsjef, enhetsleder og førstesekretær). Samleposten Andre utgifter er økt med kr 7 000,- til kr ,-. Tjeneste 3900 Tilskudd til fellesrådet Det ble i budsjettforslaget ikke lagt inn noen økning i tilskuddet til fellesrådet, som i 2010 ble økt med kr ,-. Fellesrådet hadde selv bedt om en økning på kr ,-. Bystyret vedtok å øke tilskuddet med kr ,-. Tjeneste 3920 Tilskudd til andre tros- og livssynssamfunn Tilskuddet pr medlem til andre tros- og livssynssamfunn skal være lik kommunens tilskudd pr medlem i Den norske Kirke. Beløpet er redusert med kr ,- til kr , Målsetting Holde seg innenfor de budsjettrammer som blir gitt til enheten. 6.4 Tiltak Ha fortsatt fokus på etablerte økonomioppfølgingsrutiner. Politisk sekretariat Side 10 av 13

11 7 Intern utvikling i enheten 7.1 Status Enheten har to ansatte. 7.2 Vurdering De to ansatte i enheten er nå fullt utviklet. De har viklet seg ut av enheten og inn i henholdsvis enhet for støttefunksjoner og rådmannens stab, med det resultat at enhet for politisk sekretariat har opphørt som egen enhet. 7.3 Målsetting Øke kvaliteten i enhet for støtteutvikling og rådmannens stab. 7.4 Tiltak Det er ikke planlagt interne prosesser. Det skal avholdes medarbeidersamtale. Politisk sekretariat Side 11 av 13

12 8 Spesielle forhold knyttet til Politisk sekretariat 8.1 Politisk sekretariat som enhet Politisk sekretariat Side 12 av 13

13 9 Samlet vurdering av enhetens fremtidige utfordringer Politisk sekretariat Side 13 av 13