MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

Transkript

1 MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/13 Dato: , kl Sted: Rådhuset, bystyresalen Tilstede: Ebba Farre Roksvold, leder Trond Birkeland, medlem Tommy Antonsen, medlem Arne Torbjørn Frivoll, nestleder Hege Lønning, medlem MØTEBOK Andre til stede: Revisjonssjef Irene Loka Ass. Revisjonssjef Lene Rugland Agder Sekretariat v/willy Gill Forfall: Det var ingen merknader til innkalling eller saksliste utover at det ble bemerket at papirutgaven av innkallingen ikke forelå før på møtet. Sekretær orienterte om årsakene til dette. Utvalget ønsker å få tilsendt papirversjon av innkallingen inntil det besluttes noe annet. SAKSLISTE SAK 11/13 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 12/13 RAPPORT FRA FORUNDERSØKELSE SEDUMTAK - KULTURHUSET SAK 13/13 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2014 SAK 14/13 GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL ettersendes FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Planlegging, status selskapskontroll i Halse Eiendom AS Nytt fra sekretær: Planlegging neste møte EVENTUELT REFERATER Ref. 11/13 Agder Sekretariat, møtebok fra styret Ref. 12/13 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæringer Ref. 13/13 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapet Ref. 14/13 Agder Sekretariat, møtebok fra styret Ref. 15/13 Bystyret, fritak for politiske verv Jim Toft Underskrift Ebba Farre Roksvold Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 1

2 SAK 11/13 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE Møteboken fra godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. Forslag til møtebok fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møtebok fra legges frem for godkjenning. 1. Møteboken fra godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. SAK 12/13 RAPPORT FORUNDERSØKELSE SEDUMTAK - KULTURHUSET 1. Rapporten tas til etterretning. 2. Saken avsluttes fra kontrollutvalgets side uten videre undersøkelser. Rapport fra forundersøkelse datert Bakgrunn for saken: Etter bestilling fra kontrollutvalget har Kommunerevisjonen Vest gjennomført en forundersøkelse knyttet til anskaffelse av sedumtak på kulturhuset Buen. Slik jeg leser rapporten er det ikke avdekket kritikkverdige forhold. Rapporten følger vedlagt og revisjonssjef vil være tilstede for å presentere rapporten. 2

3 1. Rapporten tas til etterretning. 2. Saken avsluttes fra kontrollutvalgets side uten videre undersøkelser. SAK 13/13 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2014 på kr Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til bystyret som et eget vedlegg. 1. Kommunerevisjonen Vest, vedtatt budsjett 2. Agder Sekretariat, vedtatt budsjett Saksopplysninger: Kontrollutvalgssekretariatet Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet budsjettet i møte og legger i sitt budsjett opp til at driftstilskuddet økes fra kr i 2013 til kr i For ytterligere informasjon vises til styrets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kommunerevisjonen Budsjettet er vedtatt av representantskapet og innebærer som tidligere år 550 timer til regnskapsrevisjon og 400 timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll m.m. Mandal kommunes tilskudd til revisjonen økes fra kr i 2013 til kr i For ytterligere informasjon vises til representantskapets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kontrollutvalgets utgifter Ifølge den nye forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Fortsatt er det slik at utgifter til godtgjørelse og tapt 3

4 arbeidsfortjeneste m.m. til utvalgets medlemmer dekkes av en felles pott i kommunen. På sikt bør det bør vurderes å overføre disse postene til budsjett for kontroll og tilsyn for å få samlet alle kontrollutvalgets utgifter. Budsjettforslaget for 2014 Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på Forrige års budsjettramme for kontroll og tilsyn Vedtatt budsjett for Kommunerevisjonen Vest for 2014 Vedtatt budsjett for Agder Sekretariat for 2014 Budsjettforslag 2014 Vedtatt budsjett 2013 Vedtatt budsjett 2012 Tilskudd til Kr Kr Kr revisjonsdistrikt Andel av Kr Kr Kr sekretariatstjenester Kontrollutvalgets utgifter Kr Kr Kr Totalbudsjett Kr Kr Kr Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2014 på kr Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til bystyret som et eget vedlegg. SAK 14/13 GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget godkjenner plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i med følgende endring: Prosjekt nr. 3 - Ansvarsfordeling gis 2. prioritet Prosjekt nr. 9 - Mobbing i skolene gis 3. prioritet Øvrige prosjekter forskyves tilsvarende 2. Prosjektene gjennomføres innenfor de tildelte budsjettrammer det enkelte år. 3. Kontrollutvalget bestiller orientering fra administrasjonen om skolenes arbeid mot mobbing, herunder årlig elevundersøkelse med fokus på mobbing. Vedtatt plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll blir da som følger: 4

5 Vår 2014 Høst 2014 Vår 2015 Høst 2015 FR Oppfølging av vedtak SK Ime Verksted AS SK Mandal Parkering AS FR Ansvarsfordeling adm. FR Mobbing i skolene Overordnet analyse for FR Plan for selskapskonrtroll FR = forvaltningsrevisjon SK = selskapskontroll Bakgrunn for saken: Det gjenstår 2 år av valgperioden. Av hensyn til en best mulig ressursutnyttelse vil det være fornuftig allerede nå å legge en plan for gjennomføring av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i 2014 og Bystyret har jo som kjent vedtatt planer for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon etter innstilling fra kontrollutvalget. I er det gjennomført prosjekter fra forrige periode, samt prosjekter utenom planene som enten har vært initiert av bystyret eller av kontrollutvalget. Vedtatt plan for forvaltningsrevisjon : Prioritet Prosj. nr. Navn/beskrivelse 1 1 Se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. 2 9 Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være å undersøke kommunens arbeid med mobbing i skolene Aktuelt for forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være å se på kommunens flyktningtjeneste. 4 3 Se på hvordan ansvarsfordeling mellom rådmann, kommunalsjefer og enhetsledere er definert, samt hvordan ansvarsfordelingen fungerer i praksis Aktuelt forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være undersøke kommunens arbeid med å nå målsettinger satt i Eldreplan 2020 for helse- og omsorgssektoren Det kan være aktuelt å gjennomføre et forvaltningsrevisjonsprosjekt for å evaluere barneverntjenesten etter omorganiseringen. Vedtatt plan for selskapskontroll : Ime Verksted AS Mandal Parkering AS Malmø Hotell AS Malmø Utvikling Felt 03AS Malmø Utvikling Felt 05AS 5

6 Malmø Utvikling Felt 06AS Jeg har sammen med revisjonssjef kommet frem til følgende forslag til plan for gjennomføring av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i : Vår 2014 Høst 2014 Vår 2015 Høst 2015 FR Oppfølging av vedtak SK Ime Verksted AS SK Mandal Parkering AS FR Mobbing FR Flyktningetjenesten Overordnet analyse for FR Plan for selskapskonrtroll FR = forvaltningsrevisjon SK = selskapskontroll Dette forslaget bygger på at antall timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll holdes på dagens nivå. Vurderinger: Plasseringen på tidslinjen er omtrentlig og det vil kunne bli forskyvninger. I forvaltningsrevisjonssaker vil revisjonen fremlegge forslag til prosjektplan for kontrollutvalget før prosjektet gjennomføres. Kontrollutvalget kan gjøre endringer i prioriteringen hvis det skule være behov for det. 1. Kontrollutvalget godkjenner plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i med følgende endring: Prosjekt nummer 3 - Ansvarsfordeling gis 2. prioritet, mens prosjekt nr. 9 Mobbing i skolene gis 3. prioritet 2. Prosjektene gjennomføres innenfor de tildelte budsjettrammer det enkelte år. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Selskapskontroll i Halse Eiendom med forvaltningsrevisjon: Tar sikte på behandling av rapporten i kontrollutvalgets møte Beslutning om eventuell utsettelse av møtet til tas i slutten av oktober. Melding om dette sendes til medlemmene pr. e-post. Planlegging av regnskapsrevisjon: Kundeansvarlig revisor orienterte generelt om planlegging, risiko, vesentlighet og om spesifikke risikovurderinger, plan for foreløpig revisjon og årsoppgjørsrevisjon m.m. 6

7 EVENTUELT Tilgang til kommunale sakspapirer for kontrollutvalget: Leder tar opp med administrasjonen om IPAD for utvalgets medlemmer og lett tilgang til kommunale sakspapirer. Orienteringer i neste møte: Leder og sekretær tar stilling til dette. Eventuelle orienteringer kan være mobbing og/eller møte ny økonomisjef. Reglement for godtgjørelse etc. sendes til utvalgets medlemmer sammen med møteboken. REFERATER Ref. 11/13 Agder Sekretariat, møtebok fra styret Ref. 12/13 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæringer Ref. 13/13 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapet Ref. 14/13 Agder Sekretariat, møtebok fra styret Ref. 15/13 Bystyret, fritak for politiske verv Jim Toft Jf. ref 14. Leder orienterte om at prosess med eventuell innlemmelse av nye eierkommuner i Agder Sekretariat er avsluttet. Referatene ble tatt til etterretning. 7