ARENDAL KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET

Transkript

1 ARENDAL KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtedato: Tid Kl Møtested: Rådhusgt etg. (gml. rådhus) Til stede : Edward Terjesen (leder), Ragnhild Thomassen (nestleder), Anne Rostad, Else May Olsen, Arne Bergersen (sak 24/11 tom 30/11) Forfall : Ingen Fra adm. : Ordfører Torill R. Larsen (sak 26/11), Rådmann Harald Danielsen (sak 26/11) Leder barnevern Nils Halvorsen (sak 27/11) Fra revisjonen : Revisjonssjef Steinar Johansen, forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Kristoffersen, hovedrevisor Thorny Grete Olsen, Ansvarlig revisor Ketil Raknes (sak 27/11 og 30/11 tom 33/11) Sekretær : Anne Helene Grunni, Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS (ikke tilstede under sak 29/11) SAKSLISTE Sak nr: 24/11 25/11 26/11 27/11 28/11 29/11 30/11 31/11 32/11 33/11 Saker: Protokoll forrige møte Referatsaker Faste møter med ordfører og rådmannen Orientering om barneverntjenesten Budsjett 2012 for den samlede kontrollvirksomhet Valg av sekretariatsfunksjon i 2012 og 2013 Rapport forvaltningsrevisjon Kvalitet i barnehagen Arendal kommune Rapport selskapskontroll i Torbjørnsbu Verksted AS Orienteringer Eventuelt Neste møte Arendal, 28. september 2011 Edward Terjesen leder Anne Helene Grunni KU-sekretær Kopi: Varamedlemmer, ordfører, revisor, rådmann, politisk sekretariat. SEKRETÆR FOR KONTROLLUTVALGET KRISTIANSAND REVISJONSDISTRIKT IKS Postadr. : Postboks 417 Lund Telefon: Telefax: Kristiansand E-postadresse: post.revisjonen@kristiansand.kommune.no Kontoradr.: Tollbodgt. 6 Org.nr.:

2 Sak nr: 24/11 Sak: Protokoll forrige møte ( ) Protokollen fra møtet godkjennes. Sak nr: 25/11 Sak: Referatsaker A : Diverse referater. A.1 : Økonominotat til formannskapet, 11. august 2011 A.2 : Økonominotat til formannskapet, 8. september 2011 Sak nr: 26/11 Sak: Faste møter med ordfører og rådmannen Det er avtalt at kontrollutvalget skal ha 2 faste møter årlig med ordfører og rådmannen, for å drøfte saker av betydning for kontrollutvalget og kommunen. Første møte var 26. januar Spørsmål til ordfører og rådmannen er oversendt på e-post før møte og disse ble besvart muntlig i møtet. Sak nr: 27/11 Sak: Orientering om barneverntjenesten Leder av barnevern var invitert til å komme og orientere om barneverntjenestens virksomhet. På bakgrunn av innspill fra kontrollutvalget var det oversendt spørsmål til leder av barnevern. Leder av barnevern gav en veldig god orientering til kontrollutvalget om barneverntjenestens virksomhet. 2

3 Sak nr: 28/11 Sak: Budsjett 2012 for den samlede kontrollvirksomhet Kontrollutvalget skal iht. forskrift for kontrollutvalg 18 utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets budsjettforslag skal følge formannskapets innstilling til bystyret. Budsjettforslaget skal inneholde utgifter som er knyttet direkte til kontrollutvalgets virksomhet og aktivitet, tilskudd til distriktsrevisjonen i samsvar med selskapsavtalen og nye oppgaver etter forskrift for kontrollutvalg. Budsjettforslaget bygger på vedtatt økonomiplan og tidligere års budsjett og regnskap for revisjon, sekretariat og kontrollutvalg fordelt mellom revisjon og politisk virksomhet. Budsjettet påvirkes av den aktivitet som kontrollutvalget utøver, og i forslaget er tidligere normalaktivitet lagt til grunn. Kommunens reglement for godtgjørelser til tillitsvalgte er benyttet. Budsjettforslaget for 2012 inneholder ingen økt aktivitet. Det er bystyret som fastsetter aktivitetsnivået til kontrollutvalget gjennom årsplanen og overordnet plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Vedlagt følger budsjettforslaget for Med utgangspunkt i det fremlagte forslag, drøftes det samlede budsjettforslag for 2012 for kontrollvirksomheten. Kontrollutvalgets vedtak oversendes kommunen for videre behandling i budsjettsaken. I samsvar med forskrift for kontrollutvalg 18, sendes kontrollutvalgets budsjettforslag for den samlede kontrollvirksomhet for 2012 til rådmannen for videre behandling. Kontrollutvalgets forslag skal iht. forskriften foreligge ved budsjettbehandlingen i bystyret. Sak nr: 29/11 Saksbehandler: Edward Terjesen Sak: Valg av sekretær for kontrollutvalget for 2012 og 2013 Vedlegg til saken: 1. Kontrollutvalgets vedtak i sak nr. 21/11 2. Tilbudsforespørsel 3. Tilbudsprotokoll Bakgrunn for saken Som en konsekvens av endringer i kommunelov og forskrift for kontrollutvalg, var det fra og med ikke lenger adgang for kommunens revisor til å være sekretær for kontrollutvalget. Det ble i 2004 drøftet ulike modeller for å oppfylle forutsetningene med endringen. Resultatet ble at Arendal kommune inngikk avtale med Kristiansand revisjonsdistrikt om utførelse av sekretariatsoppgaven for Avtalen ble videreført for 2006 og senere også for årene 2007 t.o.m På denne bakgrunn må det nå tas stilling til ordningen fra Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalget drøftet i møte den videre oppfølgingen og fremgangsmåten for valg av sekretær for kontrollutvalget etter Det var enighet i kontrollutvalget om at valg av sekretær skulle skje etter innhentet tilbud, og for 2 år. Tilbudsforespørsel sendes til 3 3

4 nærliggende offentlige revisjonsenheter som tilbyr sekretariatstjenester og til 1 etablert kontrollutvalgssekretariat. Kjøp av sekretærtjenester for kontrollutvalget i Arendal er budsjettert med kroner årlig for årene 2012 og Kontrollutvalget fattet i sak 21/11 slikt vedtak: Kontrollutvalget ber revisjonen igangsette prosessen vedr. innhenting av tilbud og legge frem en sak om valg av sekretariat for årene 2012 og Det innhentes tilbud fra fire offentlige revisjonsenheter/sekretariat på Agder. Saken legges frem i kontrollutvalgets møte til behandling. Videre oppfølging av vedtaket Arbeidsgruppen bestående av kontrollutvalgets leder og revisjonen v/revisjonssjef har med henvisning til kontrollutvalgets vedtak og i samsvar med lov om offentlige anskaffelser, sendt ut tilbudsforespørsel til fire valgte enheter med kompetanse på sekretæroppgaver i kommuner/fylkeskommuner. Tilbudsforespørsel med krav til utforming, kvalifikasjoner og kriterier ble sendt pr. e- post til følgende: Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS Agder Sekretariat Vest-Agder fylkesrevisjon Aust-Agder fylkesrevisjon Det var satt en tilbudsfrist til Videre oppfølging av saken Ved fristens utløp var det mottatt kun ett tilbud. Tilbudet fra Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS ble gjennomgått og akseptert, jfr. anskaffelsesprotokoll. Etter forskrift for kontrollutvalg, 20, sendes kontrollutvalgets vedtak til bystyret for videre behandling/orientering. Sekretæren er inhabil og var derfor ikke tilstede under saken. Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS velges som kontrollutvalgets sekretær for årene 2012 og Etter forskrift for kontrollutvalg, 20, sendes kontrollutvalgets vedtak til bystyret for behandling /orientering. Sak nr: 30/11 Sak: Rapport forvaltningsrevisjon Kvalitet i barnehagen - Arendal kommune Fra Arendal Revisjonsdistrikt IKS har kontrollutvalget fått oversendt til behandling forvaltningsrevisjonsrapporten Kvalitet i barnehagen Arendal kommune. Rapporten blir med dette lagt frem for kontrollutvalget for behandling. I årsplanen for 2010 har kontrollutvalget vedtatt at prosjektet Kvalitet i barnehagen skal gjennomføres. 4

5 Formålet med prosjektet er todelt: 1. Hvordan kan kvaliteten på barnehagene i Arendal kommune beskrives og 2. Gir barnehagene i Arendal alle barn i kommunen et likeverdig tilbud. Revisjonens anbefaling og forslag til tiltak fremgår av kapittel 5. Rådmannens kommentarer følger som vedlegg til rapporten. 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Kvalitet i barnehagen - Arendal kommune, datert til etterretning. 2. Kontrollutvalget ber administrasjonen om å følge opp de anbefalingene som fremkommer i rapporten og tilbakemelde til utvalget innen Rapporten oversendes bystyret til behandling. 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Kvalitet i barnehagen - Arendal kommune, datert til etterretning. 2. Kontrollutvalget ber administrasjonen om å følge opp de anbefalingene som fremkommer i rapporten og tilbakemelde til utvalget innen Kontrollutvalget anbefaler at kommunens tilsyn med barnehagene styrkes. 4. Rapporten oversendes bystyret til behandling. Sak nr: 31/11 Sak: Selskapskontroll i Torbjørnsbu Verksted AS Revisjonen har gjennomført selskapskontroll del 2 (utvidet eierskapskontroll) i Torbjørnsbu Verksted AS i samsvar med årsplan for Denne selskapskontrollen er en videreføring av tidligere gjennomgang med tilhørende rapport av , og innebærer en grundigere gjennomgang av måloppnåelse og økonomi sett i forhold til deltakernes forutsetninger. Anbefaling til selskapet og eierkommunen gis i kapittel 6. Selskapets og eierkommunens kommentarer fremkommer i kapittel 7. Rapporten legges frem for kontrollutvalget til behandling. 1. Kontrollutvalget tar revisjonens rapport om utført selskapskontroll i Torbjørnsbu Verksted AS til etterretning. Revisjonens anbefalinger oversendes administrasjonen til oppfølging. 2. Kontrollutvalget ber om en tilbakemelding fra administrasjonen innen Rapporten oversendes bystyret til orientering. Sak nr: 32/11 Sak: Orienteringer A : Aktuelle saker A.1 : Notat fra Arendal Revisjonsdistrikt vedr. kommunalt ansatt datert A.2 : Bystyret Politisk organisering, reglementer for folkevalgte organer og godtgjøring. 5

6 A.3 : Bystyret Interpellasjon vedr. kvaliteten på Arendal kommunes barneverntjenester. A.4 : Notat fra Arendal Revisjonsdistrikt vedr. forvaltningsrevisjonsprosjektet NAV en ny forvaltningsreform. A.1 : Kontrollutvalget viser til revisjonens notat av Spørsmålene til rådmannen vurderes som tilfredsstillende besvart. Saken anses med dette som avsluttet fra kontrollutvalgets side. A2, A.3: A.4 : Kontrollutvalget gir sin tilslutning til revisjonens notat vedrørende forvaltningsrevisjon av I ny overordnet analyse vil NAV bli vurdert på nytt. Sak nr: 33/11 Sak: Eventuelt A : Eventuelt A.1 : Revisjonen orienterte om revisjonens arbeid høsten Det vises til revisjonens notat av A.2 : Kontrollutvalget anmoder sterkt at utvalget får være med på politikeropplæring i kommunen. A.3 : Nytt reglement for godtgjøring for folkevalgte i Arendal kommune for valgperioden B : Neste møte Dato : Neste møte onsdag 16. november