Eventuelle forfall meldes til kontrollutvalgssekretær Lars Haugen på telefon eller e-post:

Transkript

1 Til kontrollutvalget i Halden Ordføreren i Halden Rådmannen i Halden Halden kommunes revisorer MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I HALDEN Møtested: Rådhuset, møterom 3 (andre etasje) Tidspunkt onsdag 21. november kl 17:00 Eventuelle forfall meldes til kontrollutvalgssekretær Lars Haugen på telefon eller e-post: lars@rodvik.no. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Halden 13. november 2012 Jan Moen, fungerende leder Lars Haugen, kontrollutvalgssekretær 1

2 SAKSLISTE Sak 12 / 54 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 12 / 55 Godkjenning av protokoll fra møtet 31. oktober 2012 Sak 12 / 56 Økonomioversikt kontroll, tilsyn og revisjon Sak 12 / 57 Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon for 2013 Sak 12 / 58 Kommunale låneopptak Skal 12 / 59 Oversendt sak - unntatt offentlighet, offentlighetsloven 24 Sak 12 / 60 Sak 12 / 61 Sak 12 / 62 Granskning av disposisjoner i Halden Ishall AS og Halden Ishall Eiendom AS, unntatt offentlighet, offentlighetsloven 24 Henvendelser fra media, Kontrollutvalgets dokumenter på kommunens hjemmeside Eventuelt 2

3 12 / 54 Godkjenning av innkalling og saksliste Forslag til vedtak Utsendt saksliste og innkalling av 13. november 2012 godkjennes. 3

4 12 / 55 Godkjenning av protokoll fra møtet 31. oktober 2012 Følgende sakspapirer er vedlagt: Endret utkast til protokoll til kontrollutvalgsmøtet 31. oktober 2012 Forslag til vedtak: Vedlagt endret utkast til protokoll for møtet 31. oktober vedtas som protokoll 4

5 Sak 12 / 56 Økonomioversikt kontroll, tilsyn og revisjon Saksopplysninger: Kontrollutvalgssekretariat Sekretæren har pr. 14. november 2012 forbrukt 205 timer. Dette er 45 timer lavere enn budsjettert. Oppdraget er avtalt til 300 timer pr. år. Det antas at underforbruket vil være mindre ved utgangen av november Østfold kommunerevisjon (IKS) forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Det er pr. 14. november utført 88 timer forvaltningsrevisjon i Østfold kommunerevisjon har kontrakt med å utføre inntil 400 timer forvaltningsrevisjon inkludert selskapskontroll pr. år. Timeprisen er kr. 715,-. Regnskapsrevisor har ikke fremlagt økonomioversikt siden utgangen av oktober Økonomioversikten ble behandlet på møtet 31. oktober (sak 12 / 52). Påløpte revisjonskostnader var pr. 31. oktober ,-. Estimerte kostnader var totalt på kr ,-. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar økonomioversikt for kontroll, revisjon og tilsyn til etterretning. 5

6 Sak 12 / 57 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i 2013 i Halden kommune Vedlagte saksdokumenter Budsjett forslag fra Østfold kommunerevisjon av 16. august Saksopplysninger Kontrollutvalget skal i henhold til forskrift for kontrollutvalg 18 utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Det var for regnskapsåret 2011 svakheter i budsjetteringen for kontroll- og tilsynsarbeidet. Videre var en del av utgiftene plassert på et annet ansvars område enn kontroll og tilsyn. Kontrollutvalget forslo i sitt møte 24. november 2011 at kontroll og tilsynsarbeidet ble gitt en bevilgning på kr ,-. Kommunestyret bevilget i møte 15. desember 2011 kr ,- til budsjett for kontroll og tilsyn i Det ble dermed en forventet underdekning på om lag kr ,-. I kommunestyremøte 28. juni 2012 ble det gitt en tilleggsbevilgning på kr ,-. Forannevnte gjorde at det ikke ble bestilt forvaltningsrevisjonsprosjekt før i møtet 31. oktober Det samme gjelder mht plan for selskapskontroll bestilt. Forslag til budsjett fra sekretæren: Kontrollutvalget i Halden kommune har følgende forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeide for Halden kommune i 2013: 1. a) Kontrollutvalget: Fast godtgjørelse til leder, inkludert telefon kr ,-. Fast godtgjørelser til medlemmene kr Møtegodtgjørelse leder kr ,- Møtegodtgjørelse (det anslås at det gjennomføres åtte møter i 2012) kr ,- Skyssgodtgjørelse kr ,- Kurs, innkjøp av litteratur, tidsskrifter m.v. kr ,- Til disposisjon kr ,- 6

7 Sum kontrollutvalget kr ,-. b) Kontrollutvalgssekretariatet: I henhold til foreliggende avtale er kostnaden for 2013 kr ,-. c) Regnskapsrevisjon Deloitte AS: I henhold til foreliggende avtale er kostnaden for 2013 kr ,-. d) Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Østfold kommunerevisjon Etter å ha vurdert foreliggende avtaler m.v. foreslå et budsjett på kr ,-. SAMLET SUM KONTROLL OG TILSYN 2012: kr ,- 2. FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalget foreslår kr ,- i budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomhet i Halden kommune for VURDERINGER KNYTTET TIL DE ENKELTE POSTENE OVENFOR Kontrollutvalget Leder har en godtgjørelse på 20 % av ordførerens lønn. Ordførerens lønn tilsvarer en stortingsrepresentants lønn. Denne er pr. 14. november kr ,-. Leder for en godtgjørelse for telefon. Møtegodtgjørelsen er 0,015 % av ordførers lønn pr. møte. Medlemmene har fastgodtgjørelse på 35 % av ordførerens lønn. Det ytes en møtegodtgjørelse på 0,11 % av ordføres lønn pr. møte. Varamedlemmer får en tilsvarende godtgjørelse pr. måned. Kontrollutvalgssekretariatet: I henhold til foreliggende avtale utgjør kostnaden om lag kr ,-. Regnskapsrevisjon Deloitte AS: I henhold til foreliggende avtale utgjør kostnaden om lag kr ,-. 7

8 I 2012 ble det et høyere forbruk enn forutsatt. Dette skyldes blant annet at det viste seg å være mangler i intern kontrollen og det faktum at en del nøkkelpersoner innen økonomi sluttet. Forvaltningsrevisjon / selskapskontroll Østfold kommunerevisjon (ØKR) Selskapets styre har til representantskap forslått et budsjett vedrørende Halden kommune på kr ,-. Av dette utgjør Haldens andel av faste kostnader kr ,-. ØKR sitt budsjettforslag for 2012 var på kr ,-. I 2011 var budsjettet på kr ,-. ØKR hadde for regnskapsåret 2011 ansvaret for all revisjon av Halden kommune. Halden kommune har en eierandel I ØKR på 14 %. Kostnader til eventuelle granskninger er ikke inkludert i ovennevnte forslag for tilsyn og kontroll Halden kommune i

9 Sak 12 / 58 Kommunale låneopptak Vedlagte saksdokumenter Oversikt mottatt fra Halden kommune ved økonomisjefen som viser inngående balanse for gjeld 1. januar 2012 og utgående balanse pr. 31. oktober Saksopplysninger: Inngående balanse var på kr ,-. Utgående balanse var på kr ,-. Dette innebærer at gjelden har økt med om lag 155 millioner kroner. En tjenestemann fra administrasjonen vil redegjøre i kontrollutvalgsmøtet 21. november 2012 for kommunens låneopptak. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tok redegjørelse om Halden kommunes låneopptak til etterretning. 9

10 Sak 12 / 59 Oversendt sak unntatt offentlighet, offentlighetsloven 24 10

11 Sak 12 / 60 Granskning av disposisjoner i Halden Ishall AS og Halden Ishall Eiendom AS, unntatt offentlighet, offentlighetsloven 24 11

12 Sak 12 / 61 Henvendelser fra media, Kontrollutvalgets dokumenter på kommunens hjemmeside Saksopplysninger: Det gis i møtet en redegjørelse om henvendelser fra media, status ordningen med at sakspapirer og protokoll fra kontrollutvalget skal legges ut på Halden kommunes hjemmeside m.v. Forslag til vedtak: Saken fremlegges uten forslag til vedtak. 12

13 Sak 12 / 62 Eventuell Pt. ingen saker til eventuelt. 13