FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

Transkript

1 FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/14 Dato: kl Sted: Rådhuset, Den Grønne Salong MØTEBOK Tilstede: Bjørn Pedersen, leder Harald Skaar, medlem Martin Reinertsen, nestleder Kirsti Mathiassen, medlem Anne Bente Aunevik Kjærre Andre til stede (hele eller deler av møtet): Forvaltningsrevisor Veronika Andresen Revisor Monica Nilsen Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Det var ikke merknader til innkallingen eller sakslisten. SAKSLISTE SAK 08/14 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 09/14 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2015 SAK 10/14 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON DELTID I HELSE- OG OMSORGSSEKTOREN FASTE POSTER Nytt fra revisor: Planlegging Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 05/14 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæringer Ref. 06/14 Egil Lie, henvendelse vedr. Ref. 07/14 Agder Sekretariat, styreprotokoll fra Underskrift Bjørn Pedersen Leder Kopi av møteboken sendes: ordfører, rådmann, revisor, medlemmene 1

2 SAK 08/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Forslag til møteprotokoll fra møte Forslag til møteprotokoll fra legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 09/14 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2015 på kr ,-. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. Budsjettvedtak Kommunerevisjonen Vest Budsjettvedtak Agder Sekretariat 2

3 Kontrollutvalget skal etter 18 i forskrift om kontrollutvalg utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. I merknadene heter det at budsjettet skal omfatte både kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret. En praktisk møte å ordne dette på er at utskrift av kontrollutvalgets budsjettbehandling vedlegges formannskapets innstilling til kommunestyret og at kommunestyret fatter endelig vedtak om budsjettrammen til Kontroll og tilsyn. Kontrollutvalgssekretariatet Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet budsjettet i møte og legger i sitt budsjett opp til at driftstilskuddet økes fra kr i 2014 til kr i 2015, en økning på 2,63%. For ytterligere informasjon vises til styrets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kommunerevisjonen Budsjettet er behandlet og vedtatt av både styre og representantskap. Forslaget innebærer 520 timer til regnskapsrevisjon og 360 timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll m.m. Totalt sett reduseres Farsund kommunes tilskudd til revisjonen fra kr i 2014 til kr i 2015, en reduksjon på 0,6%. For ytterligere informasjon vises til representantskapets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kontrollutvalgets utgifter Ifølge den nye forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Fortsatt er det slik at utgifter til godtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste m.m. til utvalgets medlemmer dekkes av en fellespost i kommunen. Budsjettforslaget: Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på Forrige års budsjettramme Vedtatt budsjett for Kommunerevisjonen Vest for 2015 Vedtatt budsjett for Agder Sekretariat for 2015 Budsjettforslag 2015 Vedtatt budsjett 2014 Vedtatt budsjett 2013 Tilskudd til Kr Kr Kr revisjonsdistrikt Andel av Kr Kr Kr sekretariatstjenester Kontrollutvalgets Kr Kr Kr utgifter Totalbudsjett Kr Kr Kr

4 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2015 på kr ,-. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. SAK 10/14 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON, DELTID I HELSE- OG OMSORGSSEKTOREN Forvaltningsrevisor orienterte om prosjektplanen. Utvalget kom med innspill til prosjektet. 1. Forslag til prosjektplan for prosjektet Deltid i helse- og omsorgssektoren godkjennes. 2. Prosjektet forutsettes gjennomført innenfor tildelte budsjettrammer. 3. Rapport fra prosjektet fremlegges for politisk behandling i løpet av våren Forslag til prosjektplan datert Formålet med prosjektet er å undersøke hvordan kommunen følger opp kommunale mål om å redusere bruk av deltidsstillinger i utvalgte enheter i kommunens helse- og omsorgssektor. I prosjektplanen er følgende problemstilling med underspørsmål foreslått: Hvordan følger kommunen opp kommunale mål om å redusere bruk av deltidsstillinger i helse- og omsorgssektoren? - Hvordan følger kommunen opp mål om at ansatte skal tilbys minimum 50 % stilling, og at flest mulig skal tilbys 100 % stilling? - Hvordan lyses ledige stillinger ut? - Hvordan praktiserer kommunen bestemmelser om rett til redusert arbeidstid? Det legges opp til et prosjekt begrenset oppad til 200 timer. Rapport forventes fremlagt våren For mer informasjon om prosjektet vises til prosjektplanen og til presentasjon i møtet. 4

5 1. Forslag til prosjektplan for prosjektet Deltid i helse- og omsorgssektoren godkjennes. 2. Prosjektet forutsettes gjennomført innenfor tildelte budsjettrammer. 3. Rapport fra prosjektet fremlegges for politisk behandling i løpet av våren FASTE POSTER Nytt fra revisor: Selskapskontroller, status: Q43 (ferdig i disse dager) og Lister Bompengeselskap (påbegynt) Planlegging: Revisor delte ut notat og orienterte om planleggingen. Nytt fra sekretær: Møteplan videre EVENTUELT REFERATER Ref. 05/14 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæringer Ref. 06/14 Egil Lie, henvendelse vedr. boligutbygging på Helvik Ref. 07/14 Agder Sekretariat, styreprotokoll fra Konklusjon: Ref. 5. Tatt til etterretning Ref. 6. Utvalget drøftet henvendelsen. Vedtak: Kontrollutvalget har vurdert saken og vil innhente ytterligere informasjon før det tas en endelig beslutning fra kontrollutvalget i neste møte. Ref. 7. Tatt til etterretning. Sekretær orienterte kort om siste nytt angående revisjonsordning, herunder representantskapets uttalelse. 5