ENHET FOR PLAN OG BYGGESAK

Transkript

1 RISØR KOMMUNE Virksomhetsplan 2015 ENHET FOR PLAN OG BYGGESAK Versjon 1.3 Vi skal vokse - gjennom Kunnskap, Regional utvikling og Attraktivitet

2 Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2015 side 2 1) HOVEDMÅLSETTING, SATSINGSOMRÅDER OG MÅL ) RISØR KOMMUNES VERDIER TILTAK FOR Å FREMME VERDIENE ) ANSVARSOMRÅDE OG ORGANISERING ANSVARSOMRÅDE ORGANISERING ) ENHETENS ARBEID MED TILTAK I KUNNSKAP REGIONAL UTVIKLING Vi skal styrke det interkommunale samarbeidet Vi skal bidra aktivt i utvikling av regionen ATTRAKTIVITET Vi skal være en kommune der flere flytter inn enn ut Vi skal ha mer besøk ORGANISASJONS- OG TJENESTEUTVIKLING FOLKEHELSE OG LEVEKÅR KLIMA OG MILJØ ) ENHETENS ANSVAR I BUDSJETTVEDTAKET ) TJENESTEPRODUKSJON ANTALL OG UTVIKLING I ANTALL BRUKERE OPPLEVD TJENESTEKVALITET Resultat av siste brukerundersøkelse Tiltak iverksatt som følge av forrige undersøkelse MÅLT TJENESTEKVALITET Status og mål for indikatorer i kommuneplanen Status på utvalgte kvalitetsindikatorer i KOSTRA INTERNKONTROLL: TJENESTEKVALITET Kommunens mål for kvalitetsstyrings-arbeidet Vurdering av avviksrapportering siste år Tiltak for å redusere avvik ) ORGANISASJONSUTVIKLING: ENHETENS UTVIKLINGSARBEID KOMPETANSEUTVIKLING OG REKRUTTERING DE NESTE 4 ÅR Satse på ledere Utvikle en lærende organisasjon Lære å arbeide i nettverksorganisasjoner Likestillingstiltak SAMARBEID MED ANDRE Internt i Risør kommune Eksternt med andre kommuner eller nettverk Samarbeid med frivillig sektor MEDARBEIDERUNDERSØKELSE Siste medarbeiderundersøkelser Enhetsleders kommentar Tiltak som følge av siste undersøkelse INTERNKONTROLL: HMS Kommunens mål for HMS-arbeidet Vurdering av avviksrapportering Tiltak for å redusere avvik Forebygge og håndtere uønskede hendelser ) ØKONOMISKE RAMMER OG FORUTSETNINGER ) SAMLET VURDERING AV ENHETENS UTFORDRINGER... 17

3 Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2015 side 3 1) Hovedmålsetting, satsingsområder og mål - Vi skal ha skoleresultater over landsgjennomsnittet - Vi skal utvikle talenter innen kunst, kultur og idrett Vi skal vokse gjennom - Vi skal styrke det interkommunale samarbeidet - Vi skal delta aktivt i utvikling av regionen - Vi skal være en kommune hvor flere flytter inn enn ut - Vi skal ha mer besøk Hovedmålet Vi skal vokse er kommunens overordnede mål som alle andre mål skal peke mot. Satsingsområdene kunnskap, regional utvikling og attraktivitet er områder hvor kommunen ønsker å ha spesiell fokus i kommuneplanperioden for å nå hovedmålet om å vokse. Innenfor hvert satsingsområde er det satt to mål. Folkehelse og levekår, klima og miljø er gjennomgripende tema i hele kommuneplanen, og skal være det for all vår virksomhet.

4 Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2015 side 4 2) Risør kommunes verdier Risør kommune har besluttet at følgende verdier skal være fremtredende i vår organisasjon: Løsningsorientert Være fleksibel, kreativ og søke etter gode løsninger Benytte ansattes ressurser og bidra til tverrfaglig samarbeid Ta initiativ, vise engasjement og ta ansvar Gi konstruktiv tilbakemelding Være en miljøbevisst kommune Trygghet Utvikle ansattes kompetanse Arbeidsoppgavene skal harmonisere med egen kompetanse Arbeidsplassen skal være fri for mobbing og baksnakking Holde avtaler Åpenhet Det er riktig å si fra om feil og mangler Sikre god informasjonsflyt Størst mulig grad av medvirkning Gjensidig åpenhet mellom enhetene, ledelse og ansatte være en vi-kommune Likeverd Behandle hverandre med respekt Bli hørt og sett Være inkluderende Ulikhet er en styrke 2.1 TILTAK FOR Å FREMME VERDIENE Enheten har generelt sett hatt lite fokus på konkrete tiltak for å fremme verdiene, men svært mange av dem ligger underforstått i arbeidet vi gjør. Enheten ønsker å fokusere mer på verdiene i 2015 og innarbeide en gjennomgang på internmøtene av disse i årshjulet.

5 Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2015 side 5 3) Ansvarsområde og organisering 3.1 ANSVARSOMRÅDE Enheten har, som hovedansvarsområde, forvaltningsmessige oppgaver og utfører saksbehandling. Fagområdene er reguleringsplan, byggesak, deling, seksjonering, tomte- og eiendomssaker, avløp knyttet til enkeltutslipp, ulike tilsynsoppgaver, herunder forurensning, kart, geodata, ajourhold av Matrikkelen og kommunens kartverk, oppmåling, konsesjonssaker (inkludert boplikt), forvaltning av landbrukspolitiske virkemidler (økonomiske og juridiske), veterinærvaktordningen, skogbruksfaglige oppgaver, veiledning/informasjon til publikum, eiendomsinformasjon til meglere, fakturering og ekspedering av bygge- og oppmålingssaker, interndrift m.m. Nytt to-årig prosjekt, med mulighet for forlengelse, er organisatorisk lagt til enheten; Risør utvikling og vekst (RUV). Prosjektleder skal ha som hovedoppgave å jobbe for å fremme økt boligbygging i kommunen. 3.2 ORGANISERING Plan- og byggesak Enhetsleder Heidi Rødven Jord- og skogbruk Liv Kirsten Eide Frode Lindland Risør utvikling og vekst (RUV) Camilla Trondsen Saksbehandler Eiendomsforhold Thorvald Garthe Saksbehandler Plan og byggesak Martin Krogstad Kart, oppmåling, GIS - geodata Stig Sevenius Postregistrering Fakturering Ekspedering Elise Nilsen Saksbehandler Plan og byggesak Ahmed Imad Joseph Prosjektansatt i.f.m. rydding i gamle eiendomssaker

6 Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2015 side 6 4) Enhetens arbeid med tiltak i KUNNSKAP Enheten har ingen tiltak i HP/ØP under satsingsområde Kunnskap. Det er heller ingen andre av enhetens arbeidsoppgaver som naturlig kommer inn under tiltakene for dette satsingsområdet. 4.2 REGIONAL UTVIKLING Vi skal styrke det interkommunale samarbeidet Enheten har et faglig samarbeid med kommunene øst i Agder for kart- og oppmåling og for byggesak. Det er i tillegg ønskelig å få et tilsvarende fagforum for plan. 10 kommuner samarbeider om felles veterinærvakt. Det er et fagforum for bopliktsaker med 8 kommuner. Jordbrukssjefene i Aust-Agder har et felles fagforum. Kommunen har ingen ansatt miljøvernrådgiver som kan håndtere natur- og miljøvernsaker. Det er uheldig fordi forvaltning av mange av lovene hvor kommunen er myndighet forutsetter naturfaglig kompetanse. Kommunen benytter fagkompetanse hos bl.a. Fylkesmannen etter behov og har i tillegg noe kompetanse selv. Nabokommunene har heller ingen miljøvernrådgiver, bortsett fra Tvedestrand. Interkommunalt samarbeid om kart- og oppmålingstjenester (U) punkt i HP/ØP Ansvaret er flyttet fra enheten til Rådmannen etter at det er tatt kontakt med de ansatte i kart- og oppmålingstjenesten i de øvrige kommunene øst i Agder uten at det har ført frem Vi skal bidra aktivt i utvikling av regionen Gjennom detaljplanlegging vil enheten ha fokus på energi- og klimaspørsmål, bl.a. ved å påse at planleggingen følger nasjonale mål om bl.a. fortetting langs kollektivakser, mulighet for gåing og sykling, bevaring av nærfriluftsområder m.m. Dette er også viktige aspekter for folkehelse som skal ivaretas gjennom plan. 4.3 ATTRAKTIVITET Vi skal være en kommune der flere flytter inn enn ut Enheten bidrar mye når det gjelder planlegging av gode boligområder. Som en følge av nylig vedtatt kommuneplan vil aktiviteten trolig blir større i 2015 enn foregående år. Enheten skal bl.a. bidra med å sikre et variert boligtilbud, sjønære boligtomter, boliger langs kollektivaksen, høyere grad av tilgjengelighet og universell utforming, god atkomst til sjø- og friluftsområder, gang- og sykkelmuligheter og bevaring av trehusbyen. Enheten har ansvar for å påse at det utarbeides gode risiko- og sårbarhetsanalyser ved planarbeid.

7 Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2015 side 7 Gjennom øvrig planarbeid som enheten vil være en naturlig deltaker i, skal det arbeides for å sikre gode og tilgjengelige møteplasser, offentlige badeplasser og sjønære friområder samt arbeide for å finne et egna areal for leirdueskytebane. Enheten har som mål å bidra med effektiv saksbehandling hvor saker som omhandler bolig og næring prioriteres. Det må også påses at gebyrene for saksbehandling ikke blir urimelige. Enheten må jobbe for å ha en god kommunikasjon utad for å tiltrekke seg nye innbyggere, herunder informasjon på hjemmesida som kan øke graden av selvbetjening. Risør bystyre har vedtatt er to-årig prosjekt med mulighet for forlengelse, hvor målet er å fremme utvikling og vekst gjennom å jobbe for økt boligbygging, evt. også næringsutvikling, i hele kommunen. Arbeidet skal bl.a. omfatte gjennomføring av prosjekter, kjøp og salg av eiendommer samt utvikling av eiendommer gjennom regulering. Det kan også samarbeides med private grunneiere. Prosjektet skal finansieres gjennom salg av ferdig regulerte områder og distriktene skal prioriteres høyt. Til hjelp i arbeidet skal det opprettes en intern, tverrsektoriell arbeidsgruppe og en referansegruppe med personer som har praktisk erfaring fra arbeids- og næringsliv. Prosjektet skal evalueres etter 1 og 2 år. FV 416 (P) punkt i HP/ØP Klage på vedtak om detaljreguleringsplan for gang- og sykkelvei fra Frydendal til Østebø er avgjort til fordel for Risør kommune og er avsluttet. Områdeplan for Østebøområdet forventes sluttbehandlet våren Øvrige punkter tilligger andre enheter. Reguleringsplan Hasalen (U) punkt i HP/ØP Detaljreguleringsplan for Hasalen med hensikt å regulere for leiligheter startes i 2015 og er utvidet til også å omfatte småbåthavn Vi skal ha mer besøk 4.4 ORGANISASJONS- OG TJENESTEUTVIKLING Gamle kommunale eiendomssaker (T) punkt i HP/ØP Enheten har behov for å rydde opp i gamle eiendomssaker før erfarne medarbeidere går av med pensjon. Risør bystyre har vedtatt å bruke kr ,- fra disposisjonsfond i 2015 og i Det vil bli lyst ut en deltidsstilling i forbindelse med dette arbeidet våren Landbruk i fokus (T) punkt i HP/ØP Det skal arbeides med kartlegging av ressurser, beitemark og maskinjord. Målet er å bedre bøndenes bunnlinje gjennom mer effektiv drift eller økt produksjon. Det søkes midler hos Fylkesmannen og Fylkeskommunen med Bondelaget som prosjekteier og kommunen som medspiller. Arbeidet er igangsatt. 4.5 FOLKEHELSE OG LEVEKÅR Enheten har ansvar for å bidra til gode planer som bl.a. sikrer mulighet for fysisk aktivitet og trygg og sikker skolevei. Det er også viktig å planlegge slik at det blir enkelt å drive ulike aktiviteter. Krav til universell utforming er nødvendig for at alle skal få like muligheter.

8 Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2015 side KLIMA OG MILJØ Enheten arbeider for at det planlegges muligheter for gåing og sykling i større grad enn i dag. Kommuneplanen omhandler behov for og ønske om en felles miljøvernrådgivningstjeneste. Enheten støtter at det jobbes for å få til dette da kommunen forvalter mange lovverk som krever slik fagkompetanse. Enheten skal følge opp kommuneplanen når det gjelder utvikling av nye boligområder. Disse er i hovedsak lagt langs kollektivakser og i tilknytning til lokalsentra og tettsteder. Viktige nærområder og uberørt natur skal beholdes gjennom god planlegging. Naturbiotoper på land og i sjø bidrar til å sikre det biologiske mangfoldet. Et samarbeid med skogeierne og ny kartlegging av områder med høyt biologisk mangfold er også svært viktig og vil fortsette å være en del av kommunens vurderingsgrunnlag i enkeltsaker. Enheten forvalter miljøordninger både på for jord- og skogbruket der formålet er å fremme og hensynet de biologiske verdiene samt redusere forurensingen fra landbruket. Enheten vil framover fokusere på god planlegging sett opp i mot framtidig ekstremvær og nasjonale føringer. Enheten er involvert i arbeid med Energi- og klimaplan.

9 Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2015 side 9 5) Enhetens ansvar i budsjettvedtaket 5.1 VEDTATT BUDSJETT 2015 Netto lønnsutgifter Andre utgifter Overføringer (utg.) Finanstransaksjoner (utg.) Sum utgifter Salgs- og leieinntekter Refusjoner Overføringsinntekter 0 Finanstransaksjoner (innt.) Sum inntekter Netto ramme Det er vedtatt å gjennomføre prosjekt om opprydding i gamle eiendomssaker ved å bruke kr ,- fra disposisjonsfondet i 2015 og i Enheten vil lyse ut en deltidsstilling i forbindelse med dette våren ,- er lagt inn som lønnsmidler hos Rådmannen i forbindelse med ny stilling som Byantikvar. Stillingen er lyst ut og ansettelse forventes i løpet av Inntekter forutsetter høy aktivitet i 2015 som en konsekvens av nylig vedtatt kommuneplan.

10 Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2015 side 10 6) Tjenesteproduksjon 6.1 ANTALL OG UTVIKLING I ANTALL BRUKERE Enheten behandler normalt mellom 350 og 500 saker i året, fordelt på politiske saker og delegerte vedtak (administrative). Byggeaktiviteten og aktiviteten innenfor privat planlegging styrer i hovedsak enhetens arbeidsmengde på dette feltet. I løpet av året behandles det rundt landbrukssaker. Enheten behandler i underkant av 200 egenerklæringer i løpet av et år. 6.2 OPPLEVD TJENESTEKVALITET Det bør gjennomføres brukerundersøkelser i Resultat av siste brukerundersøkelse Ingen undersøkelse gjennomført Tiltak iverksatt som følge av forrige undersøkelse Ikke relevant. 6.3 MÅLT TJENESTEKVALITET Status og mål for indikatorer i kommuneplanen 2014 var et aktivt år med hensyn til boligbygging. Det store antallet tatt i bruk for boliger, hytter og næring skyldes dels et oppryddingsarbeid hvor eiere har blitt bedt om å anmode om ferdigattest. Noen av disse byggene kan m.a.o. ha blitt tatt i bruk tidligere år, men er først meldt ferdig etter purring fra kommunen. Nye bygg (boenheter, næringsbygg og hytter) Status siste periode Boenheter tillatelse Boenheter tatt i bruk Hytter tillatelse Hytter tatt i bruk Næringsbygg tillatelse Næringsbygg tatt i bruk Kilde: Risør kommune Mål for perioden Boenheter tatt i bruk Næringsbygg tatt i bruk Hytter tatt i bruk

11 Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2015 side 11 Saksbehandlingstid byggesak Status siste periode Snitt saksbehandlingstid, vedtatte reguleringsplaner (kalenderdager) Snitt saksbehandlingstid for byggesaker med 12 ukers frist (kalenderdager) Snitt saksbehandlingstid, oppmålingsforretning (kalenderdager) 126 (../205/280) 50 (32/44/120) 14 (85/30/90) 618 (../../321) 120 (36/43/60) 12 (67/30/60) 290 (../32/214) 86 (38/62/29) 70 (85/25/90) 405 (../170/250) 98 (36/39/45) 65 (72/60/90) 178 (../215/280) 59 (../../37) 55 (../25/30) Kilde: KOSTRA tabell KOSTRA gruppe 11/Kragerø/Tvedestrand kommune i parentes. Maksimal saksbehandlingstid er satt til 365 dager for vedtatte reguleringsplaner, 84 dager for byggesaker og 112 dager for oppmålingsforretning. Nye KOSTRA-tall framkommer ikke før i mars 2015 og tall for 2014 vises derfor ikke. Tallene viser at Risør periodevis har slitt med å holde lovpålagt saksbehandlingstid og p.g.a. kommuneplanarbeidet som har belastet enheten til en viss grad 2014, så er det grunn til å anta at tallene vil kunne bli høye. Kilometer etablert gang-/sykkelvei Kilde: SSB tabell Antall kilometer etablert kyststi Friluftsrådet Sør har utredet muligheter og utfordringer med etablering av kyststi og foreslått en trase. Så langt er det ikke etablert sammenhengende kyststi i Risør kommune, men forslag til trasé er vist i ny kommuneplan og det vil trolig bli jobbet med etablering i løpet av Brukerundersøkelser for de interkommunale tjenestene Enheten har ingen interkommunale samarbeid Status på utvalgte kvalitetsindikatorer i KOSTRA Se ovenfor. 6.4 INTERNKONTROLL: TJENESTEKVALITET Kommunens mål for kvalitetsstyrings-arbeidet Risør kommunes overordnete kvalitetsmål er tilfredse innbyggere, medarbeidere og politikere. Brukertilfredshet skal måles hvert andre år for alle tjenester som leveres av virksomheten. Alle virksomheter skal bruke risikoanalyser og sjekklister for å redusere risiko for uønskede hendelser (driftsfeil). Om feil, mangler eller avvik likevel skulle oppstå skal feilene rettes og logges, slik at feilstatistikken kan avdekke hvor virksomhetene har systemfeil (forbedringspotensiale).

12 Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2015 side 12 Virksomhetens ulike enheter skal bruke QM+ for å logge avvik og forbedringsforslag for å kunne få fram sammenlignbare og målbare data for den kvalitet som leveres. Ledermøter skal ha som fast punkt på dagsorden: "Kvalitetsrapport", med grafiske avviksoversikter, minimum to ganger årlig. I personalmøter skal ledelsen informere om status i kvalitetsregnskapet: avviksoversikt, trender og tiltak Vurdering av avviksrapportering siste år Per. oktober 2014 var det meldt inn 3 avvik på tjenestekvalitet i enheten. Alle sakene gjaldt overskridelse av lovpålagt saksbehandlingstid. Det er grunn til å tro at avvik underrapporteres og det vil bli satt fornyet fokus på melding av avvik i Tiltak for å redusere avvik For å forhindre avvik knyttet til saksbehandlingstid gjennomfører enheten regelmessige postmøter og bestreber oss på å sende foreløpige svar dersom vi ser at lovpålagt tid ikke kan overholdes. Søker vil da få en tilbakemelding og være mer innforstått med hvorfor saksbehandlings-tida er lang. Enheten har ikke økonomisk mulighet til å ansette flere personer. Gode rutiner og kontinuerlig oppfølging, jmf. ovenfor, skal bidra til å redusere avvikene.

13 Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2015 side 13 7) Organisasjonsutvikling: enhetens utviklingsarbeid 7.1 KOMPETANSEUTVIKLING OG REKRUTTERING DE NESTE 4 ÅR Enheten skal lyse ut en deltidsstilling våren 2015 for at det kan ansettes en person på i 2015 og 2016 for å rydde opp i gamle eiendomssaker. Denne personen kan avlaste medarbeiderne som jobber med disse sakene og det kan skje en overlapp før disse personene går av med pensjon. Innen kart- og oppmåling/gis er det også behov for to ansatte fordi det er store lovkrav til kartverket og digitale planer som enheten i dag ikke har mulighet til å ivareta i tilstrekkelig grad. Enheten ønsker å jobbe for en felles stilling som GIS-koordinator for flere kommuner. Det er også ønskelig med en felles miljøvernrådgiver for flere kommuner Satse på ledere Enhetsleder følger de kurs som er relevant for stillingen Utvikle en lærende organisasjon Vi må lære av våre feil og internkontrollsystemet må brukes mer aktivt til dette. Gode idéer må ivaretas og prøves ut. Vi må bli dyktigere til å holde hverandre faglig oppdatert og utnytte hverandres kompetanse bedre Lære å arbeide i nettverksorganisasjoner Enheten har allerede faglige samarbeidsforum med nabokommunene, men dette bør forsterkes. Det bør opprettes et fagforum for plan og de eksisterende fagforaene bør forbedres. Samarbeid med nabokommunene er helt nødvendig i dagens kompliserte samfunn hvor det er et sterkt fokus på rettigheter og raske og korrekte svar Likestillingstiltak I enheten jobber det 50% av hvert kjønn. Dette er viktig å ivareta med tanke på et godt arbeidsmiljø. Framover bør det jobbes for at også innvandrere og mennesker med nedsatt funksjonsevne kan jobbe i enheten. En naturlig samarbeidspartner kan være NAV dersom det ikke er søkere til ordinære jobber. 7.2 SAMARBEID MED ANDRE Internt i Risør kommune Enheten jobber mest sammen med Enhet for eiendom og tekniske tjenester, men mottar samtidig søknader fra denne enheten. Det er derfor viktig med et formelt skille på disse to enhetene når den ene er forvaltningsmyndighet og den andre er utførende. Enheten jobber også mye sammen med Enhet for kultur og Rådmannens stab Eksternt med andre kommuner eller nettverk Se tidligere kommentarer Samarbeid med frivillig sektor Jord- og skogbrukssjefen samarbeider med bondelaget og skogeierlaget.

14 Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2015 side MEDARBEIDERUNDERSØKELSE Siste medarbeiderundersøkelser Medarbeiderundersøkelse 2012 Svarprosent Risør kommune: 57 (370 av 648 respondenter). Snitt Risør Snitt Norge* Høyest kommune Lavest kommune Snitt totalt 4,6 4,6 5,5 3,6 * 108 kommuner er med i snittet for Norge Medarbeiderundersøkelse 2010 Svarprosent Risør kommune: 71 (486 av 685 respondenter). Snitt Risør Snitt Norge** Høyest kommune Lavest kommune Snitt totalt 4,4 4,5 5,4 3,5 ** Antall kommuner med i snittet for Norge er ikke oppgitt Enhetsleders kommentar Enhet for plan- og byggesak har så få ansatte at svarene er lagt sammen med Enhet for eiendom og tekniske tjenester. Undersøkelsen gir derfor ingen informasjon som kan benyttes for vår del Tiltak som følge av siste undersøkelse Ikke relevant. 7.4 INTERNKONTROLL: HMS Kommunens mål for HMS-arbeidet Alle virksomheter skal måle sin HMS-virksomhet: Oppslutning om de forebyggende aktivitetene og status for ulike HMS-forhold. HMS-arbeidet skal involvere alle berørte parter ved hjelp av sjekklister, spørreskjemaer og avviks- og forslagsmeldinger, jfr. 4 og 5.3 i HMS-forskrift (Internkontrollforskriften). Hensikten er å lære av hverandres erfaringer slik at feil, mangler og avvik ikke oppstår eller gjentar seg. Leder- og personalmøter skal ha grafiske avviks- og forslagsrapporter fremlagt, minimum hvert halvår. "Avviksrapport" skal være fast punkt på dagsordenen og vise utviklingen over tid og status for tiltak som er iverksatt. Det skal ikke oppstå fravær som skyldes dårlig tilrettelegging av jobben, eller som skyldes dårlige samarbeidsforhold. Medarbeidere og de som mottar våre tjenester er en del av løsningen, ikke en del av problemet Vurdering av avviksrapportering Det er ikke registrert avvik innen HMS pr. oktober Tiltak for å redusere avvik Det er gjennomført vernerunde, men ikke innkommet meldinger om avvik eller andre ting som bør tas tak i.

15 Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2015 side Forebygge og håndtere uønskede hendelser Enheten benytter kommunens internkontrollsystem og melder avvik. De ansatte på enheten har en del befaringer og møter mye kunder. Skader og ubehagelige hendelser kan oppstå. Det er viktig at disse forebygges i størst mulig grad og at avvik melder dersom de oppstår. Det gjennomføres årlige lønns- og medarbeidersamtaler. Arbeidsmiljøet er svært viktig for de ansatte og enheten legger stor vekt på å ha et godt, sosialt miljø sammen med Enhet for eiendom og tekniske tjenester. Enhetsleder er HMS-leder og har fått opplæring.

16 Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2015 side 16 8) Økonomiske rammer og forutsetninger Ansvar Enhet Budsjett 2015 Regnskap hittil i år -14 Rev. budsjett 2014 Budsjett 2014 Regnskap Plan & Byggesak Plan & byggesak Enheten har tilsvarende problemstilling som tidligere år; lønns- og andre utgifter må balanseres med mest mulig realistiske inntekter. Det er imidlertid vanskelig å forutsi inntektene nøyaktig da de i svært stor grad er avhengig av privat aktivitet i kommunen. Ettersom kommuneplanen nå er vedtatt forventes det en høyere aktivitet i 2015 enn i For 2015 er det budsjettert med ,- i inntekter for plan, ,- i inntekter for byggesak, ,- i inntekter for kart og oppmåling og i inntekter for jordog konsesjonslovsgebyrer. Dette er et optimistisk anslag, men følger opp kommunens hovedmål Vi skal vokse. Enhetens lønnsutgifter er sterkt stigende grunnet konkurranse i arbeidsmarkedet, spesielt for ingeniører. Lønnsutgiftene utgjør ca. 85% av enhetens samlede utgifter og gir liten mulighet for justeringer. Gebyrer for plan, byggesak og kart/oppmåling blei økt med rundt 12 % for de fleste områdene i Det legges ikke opp til annen økning i 2015 enn at gebyrene justeres med konsumprisindeksen. Det er foretatt en viss differensiering for å unngå urimelige gebyrer i tillegg til at gebyrene samkjøres i stor grad med nabokommunene. Budsjettposten for vedlikehold av de ulike programvarene og kommunens plikt til å holde grunnlagskartet og matrikkelinformasjon oppdatert er relativt sterkt stigende. Jo mer samfunnet digitaliseres, jo større utgifter får kommunen innenfor dette området. Enheten har fått en endring i antall årsverk ved av 20% stilling er flyttet til Enhet for støttefunksjoner. Dette er gjort for at innregistrering av post skal bli mindre sårbar. Halvparten av all posten skal nå registreres av flere enn en person, noe som er positivt. Enhetens ramme er derfor justert med ,-. Kommunen har vedtatt å ansette en Byantikvar ,- av enhetens midler er derfor overført til Rådmannen hvor denne personen skal ansettes. Enheten har fått anledning til å lyse ut deltidsstilling i prosjektet Opprydding i gamle eiendomssaker, men midlene tas fra disposisjonsfond ( ,- i 2015 og 2016) og belastes ikke enhetens driftsbudsjett.

17 Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2015 side 17 9) Samlet vurdering av enhetens utfordringer Enheten opplever stadig høyere krav til fagkompetanse innen mange ulike lovverk med tilhørende forskrifter. Dette gjør at sårbarheten øker og kravet til å holde seg faglig oppdatert blir mer krevende. Enhetens midler til kurs er samtidig relativt lav. Den foreløpige løsningen på dette synes å være et godt faglig samarbeid på tvers av kommunene og innhenting av bistand fra Fylkesmannen og Fylkeskommunene samt en god strategi for interne rutiner på å holde seg faglig oppdatert bl.a. med fordypningsmøter. På lang sikt vil kanskje kommunestrukturen endre seg og også bidra til at fagmiljøene blir større, noe som vil reduseres sårbarheten og gi flere fagpersoner å spille på. Det er et stort press på kortest mulig saksbehandlingstid innen de fleste av enhetens fagområder. Saker som behandles av enheten har stor betydning for enkeltpersoner og firmaer og for arbeidsplasser og økonomi. Presset merkes derfor godt for saksbehandlerne og det er viktig å skjerme den enkelte noe for å sikre arbeidsro og kortere saksbehandlingstid. Det betyr at man ikke er like tilgjengelig på telefon hele tida, men til gjengjeld betyr det at man får behandlet saker. Det er store krav til å holde kommunens grunnlagskart kontinuerlig oppdatert, også det digitale planarkivet. Per i dag klarer ikke enheten å tilfredsstille kravene fullt ut. Dette gir dårligere tjenester til kommunens innbyggere og medfører større pågang om hjelp. Dersom karttjenestene hadde vært bedre, ville innbyggerne kunne utført mer selv og saksbehandlerne ville blitt noe avlastet. Gjennom et Geovekstprosjekt jobber enheten for at det digitale planarkivet skal bli oppdatert, men den daglige oppdateringen vil fremdeles bli skadelidende. Som tidligere påpekt er det også behov for en ansatt på oppmåling og en på kart (GIS) for å klare å holde unna det lovpålagte arbeidet. Alternativt bør det være en felles GIS-ansatt for flere kommuner. I 2015 vil kommunens kartgrunnlag oppdateres med nytt høydegrunnlag, oppdatering av skråfoto, historiske flyfoto og oppdatering av andre grunnlagsdata. Arbeidet skjer i samarbeid med Kartverket og kostnadene fordeles over tre år som investering. Enheten har over en lengre periode fått flere arbeidsoppgaver fra andre enheter som følge av personer som har gått av med pensjon uten å få tilført flere ansatte. Dette bidrar til økt arbeidsmengde og stress. Det landbruksfaglige samarbeidet med Gjerstad kommune hvor skogbrukssjefen er ansatt i Gjerstad og jordbrukssjefen i Risør, fungerer godt. I 2015 skal det lages landbruksplan for Risør og skogbrukssjefen vil være sterkt delaktig i dette arbeidet. Enheten skal i 2015/2016 opp i gamle eiendomssaker, d.v.s. uklare eiendomsforhold og hjemler m.m. Ettersom saksbehandler på eiendomssaker når pensjonsalder i 2016 og

18 Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2015 side 18 besitter kompetanse og historikk rundt disse problemstillingene, er det nødvendig å ansette en person på deltid som kan overta ordinære eiendomssaker samtidig som opprydding i sakene pågår. Etter avslutning av prosjektet kan den deltidsansatte evt. gå over i full stilling. Det er en utfordring å prioritere lovpålagte oppgaver framfor selvpålagte oppgaver og oppgaver som de folkevalgte ønsker skal prioriteres. Enheten har ansvar for oppfølging av boplikt og det er viktig å utarbeide og effektuere gode rutiner for kontroll av boplikt. Kontrollen må være god nok og realistisk å gjennomføre og det jobbes for å endre rutinene noe på dette feltet. Målet er å sikre en god nok kontroll samtidig som det ikke blir en unødvendig stor arbeidsbyrde. Rekruttering av dyktige fagfolk er en utfordring for teknisk sektor fordi arbeidskraften er konkurranseutsatt. Enheten må bestrebe seg på å kunne tilby interessante arbeidsoppgaver for å tiltrekke seg kompetente folk. I løpet av to år vil trolig to ansatte gå av med pensjon og denne problemstillingen er høyaktuell. Enheten vil ha arbeidsgiveransvar for prosjektleder for Risør utvikling og vekst (RUV). Dette vil bidra til økt kompetanse også internt på enheten og enheten vil være en del av den tverrfaglige arbeidsgruppa for prosjektet.