Sak XX/18; Felles brannvesen på Romerike videre prosess

Transkript

1 Sak XX/18; Felles brannvesen på Rmerike videre prsess Bakgrunn Brann- g redningsppgavene på Rmerike løses i dag av t interkmmunale brann- g redningsvesen; Nedre Rmerike brann-g redningsvesen IKS (NRBR) g Øvre Rmerike brann g redning IKS (ØRB). Representantskapene i så vel NRBR g ØRB behandlet første halvår 2016 sak vedr utredning av felles brann- g redningsvesen på Rmerike. Sm grunnlag fr saken ble det fra de respektive administrasjner g styrer særlig fremhevet at: Utfrdringene fr brann- g redningsvesenet henger tett sammen med samfunnsutviklingen, herunder utviklingen i beflkning, næringsvirksmhet g kmmunikasjner i reginen sm helhet Reginen er i sterk vekst, antas å stå fran en kraftig utvikling samt blir en stadig mer integrert regin, med felles blig- g arbeidsmarked g felles løsninger av ulike kmmunale ppgaver. "Brannstudien" legger føringer fr større enheter g kmpetansemiljø g har fkus på prfesjnell ledelse Beslutningsgrunnlaget ifm etablering av felles 110-sentral i det nye plitidistriktet legger føringer fr antall brann- g redningsvesen Verdien av at reginen pptrer samlet g derigjennm ha større påvirkning ift på både sentrale prsesser g ift etableringen av ny 110-sentral Muligheten til å realisere strdriftsfrdeler g styrke frutsetningene fr videreutvikling av brann- g redningstjenesten på Rmerike En felles ROS-analyse vil kunne sikre en effektiv brannstasjnsstruktur g riktige pririteringer uavhengig av kmmunegrenser Muligheten til i større grad å gi innbyggerne på Rmerike likeverdige tjenester, gjennm felles strategier, mål g tiltak - herunder en bedre g mer enhetlig ivaretakelse av felles risikbjekter/ risikakser En styrking g effektivisering av den ttale g mmentane slagkraften En utredning av felles brann- g redningsledelse på Rmerike må på et bjektivt vis synliggjøre så vel frdeler sm ulemper Det ble videre vurdert at arbeidet vil være så mfattende at det ikke er en naturlig del av den daglige drift. I den saken sm ble fremmet fr de respektive representantskapene ble disse ppfrdret til å fatte følgende vedtak 1. Representantskapet i ØRB/NRBR ønsker å utrede en løsning med et felles brann- g redningsvesen på Rmerike. 2. Styret gis i ppdrag å, i samarbeid med styret i NRBR/ØRB, å utarbeide g fremme felles frslag til utredningsmandat g prsjektplan innen...

2 Vedtakene ble sm følger NRBR: 1. Representantskapet i NRBR ønsker å utrede en løsning med et felles brann- g redningsvesen på Rmerike 2. Styret gis i ppdrag, sammen med styret i ØRB, å utarbeide felles frslag til utredningsmandat g prsjektplan innen 25 august Utredningen skal i tillegg særlig drøfte utfrdringene ved mange eiere g i den frbindelse drøfte hvilken selskapsfrm sm er mest egnet ØRB: Representantskapet gir styret i ppdrag, i samarbeid med styret i NRBR, å utarbeide g fremme frslag til utredningsmandat g prsjektplan innen 20 september Sm en ppfølging av venstående bestillinger ble det utarbeidet likelydende saksutredninger i de respektive selskap. Ved styrebehandlingene i aug/sep 2016, fattet selskapenes styrer likelydende vedtak, sm igjen ble fremmet fr representantskapene. I nv/des 2016 vedtk selskapenes representantskap følgende mandat fr utredningen: 1. Det pprettes et prsjekt sm beskrevet i saken. med følgende mandat: Utredningen skal; beskrive dagens rganisasjner (NRBR, ØRB) legge de respektive enheters ROS analyser til grunn g "synkrnisere/sammenstille" disse til en helhetlig ROS analyse fr hele perasjnsmrådet freta g presentere de nødvendige fremskrivninger fr å sikre et mfrent fremtidsbilde mht kmmende utfrdringer g muligheter sm en ppfølging av venstående vurderes minst følgende faktrer; fag, kmpetanse g kvalitet (både mht ttale ressurser, initiell slagkraft, uthldenhet g sårbarhet) mulighet fr utvikling av så vel selskapet sm den enkelte medarbeider (eksvis m det vil være mulig å i egenregi frestå ne av den utdanningen en i dag kjøper eksternt) verdien av samlet g enhetlig(e) rutiner, tjenesteleveranse/-yting g ledelse på Rmerike styrings-/rapprteringslinjer (demkratisk styring av tjenesteleveransen), herunder selskapsfrm øknmi persnalmessige frhld Det må sikres en gd invlvering g deltakelse fra de ansattes rganisasjner i prsjektet, samtidig sm det må sikres at alle invlverte kntinuerlig gis en enhetlig g ppdatert infrmasjn m prsjektets status g fremdrift. Utredningen bør videre resultere i ulike alternativ, g følgelig gi rm fr valg g pririteringer.

3 2. Styringsgruppen gis fullmakt til å vedta ikke-prinsipielle justeringer av mandat g fremdriftsplan. Sm leder av Styringsgruppen ppnevnes styreleder i ØRB, Hans Petter Karlsen 3. NRBR/ØRB avsetter kr i budsjett 2017 fr gjennmføring av utredningen 4. Utredningen fremmes fr behandling i selskapenes representantskap innen 31 mars Styringsgruppen skal utvide mandatet til gså å gjelde vurdering av kstnadseffektivisering, vurdering av riktig selskapsfrm g eierinnflytelse Styringsgruppen startet sitt arbeid 7 feb 2017, g har bestått av: Marit Helene Ekvll Siri Gauthun Kielland Frits Arne Eriksen Hans Petter Karlsen Jan Gaute Bjerke Jhn Arne Karlsen Styreleder NRBR Rådmann Sørum kmmune Rådmann Gjerdrum kmmune Styreleder ØRB Brannsjef NRBR (bservatør) Brannsjef ØRB (bservatør) Styringsgruppen vurderte innledningsvis følgende frhld sm særlig styrende fr arbeidet i prsjektgruppen, sm ble ledet av brannsjef NRBR: Øknmiske vurderinger må være knkrete, realistiske g ikke skape frventninger utver hva sm realiseres. Budsjettrammene fr et felles brann- g redningsvesen må være på nivå med eller lavere enn summen av de respektive selskapenes budsjett. Samtidig må bidrag fra den enkelte kmmune ikke økes. De fremskrivninger sm gjennmføres skal mfatte både et felles selskap g en videreføring av 2 separate selskap, samt være basert på likelydende frutsetninger Det skal særlig vektlegges å balansere strdriftsfrdeler g ulemper Eierstyring skal vies særlig ppmerksmhet Utredningen må hensynta, både mht prsess g innhld, de erfaringer kmmunene har ervervet gjennm arbeidet med kmmunerefrmen/endring av kmmunestrukturen. All kmpetanse i selskapene, g m nødvendig ekstern (DSB), må utnyttes. Styringsgruppen har hatt 6 møter, hvrav 5 møter før sluttrapprt frelå i september I tillegg har styringsgruppens leder, sammen med prsjektleder/brannsjef NRBR, presentert utredningen fr både rådmannsutvalg/tilsv g SNR/Gardermreginen. Utredningen er gjennmført innen tildelt øknmisk ramme, uten bruk av eksterne knsulenter/tilsv, er basert på en SWOT metdikk g har mfattet følgende 6 delprsjekt: Selskapsfrm Støttefunksjner IKT ROS Frebyggende virksmhet Operativ virksmhet

4 Det har vært lik representasjn fra selskapene i arbeidsgruppene, ne sm har medført at ttalt ca 30 ansatte har vært invlvert i arbeidet, herunder representanter fr de ansatte samt hvedvernembud. Prsjektgruppen fremmer i sluttrapprten følgende anbefaling: «Det etableres et nytt felles interkmmunalt brann- g redningsvesen (Rmerike brann g redning IKS) med kmmunene Hurdal, Eidsvll, Nannestad, Ullensaker, Nes, Gjerdrum, Nittedal, Aurskg-Høland, Sørum, Fet, Rælingen, Lørenskg g Skedsm sm eiere. Etableringen freslås iverksatt fra 1.januar 2019 g innebærer en sammenslåing av Øvre Rmerike brann- g redning IKS (ØRB IKS) g Nedre Rmerike brann- g redningsvesen IKS (NRBR IKS) Levering av brann- g feiertjenester til Rømskg kmmune freslås videreført. Denne prsjektrapprten med vedlegg danner grunnlaget fr felles saksframlegg til kmmunestyrenes behandling.» Vurdering Styringsgruppen minner m at venstående anbefaling er prsjektgruppens anbefaling til styringsgruppen g følgelig ikke anbefalingen til representantskapene. Sluttrapprten, vedlagt saken, har en ppbygging sm gjør at de første 15 sidene fremstår naturlige å lese i sin helhet. De etterfølgende sidene er vedlegg sm behandler de enkelte deltema/-prsjekt samt frslag til rganisasjnskart, frslag til kstnadsfrdeling, utkast til selskapsavtale, utkast til eierskapsstrategi g utkast til verrdnet rganisering av nytt selskap. Det gjøres spesielt ppmerksm at hvert vedlegg har sin egen sidenummerering, g at det derfr ikke er en gjennmgående nummerering. Styringsgruppens vurdering er at det fra prsjektgruppen, med brannsjef NRBR sm ansvarlig men gså fra alle øvrige deltakere, er utført en meget slid jbb. Styringsgruppen har (naturlig nk) ingen mtfrestillinger til de brannfaglige vurderingene i dkumentet. Den fremdriftsplanen sm prsjektgruppen legger pp til, med en etablering av et felles brannvesen på Rmerike pr 1/1-2019, er ikke realistisk. Likeledes kan det stilles spørsmål ved vurderingene av enkelte deltema, men det ppleves helt naturlig i et så mfattende dkument der så mange har bidratt/deltatt i arbeidet. Det er verdt å merke seg at rapprten anbefaler, fr hvert enkelt deltema, et felles brannvesen. Her ser styringsgruppen at det kan være frmålstjenelig med ne utdyping/nyansering fr nen tema. Det vurderes dg ikke sm nødvendig å gå slik i detalj på nåværende tidspunkt, da rapprten avdekker ett frhld - i tillegg til m det er et plitisk ønske m å gå videre med

5 prsessen sm må behandles særskilt. Det siktes her til øknmi, der både en knkretisering av rammene/finansieringsbehvet fr et felles selskap g (ikke minst) kstnadsfrdelingen mellm kmmunene er helt avgjørende g grunnleggende frhld. Utfrdringen synliggjøres gjennm nedenstående utdrag fra hhv NRBRs selskapsavtale g ØRBs budsjettdkument fr 2018 (der utheving er gjrt ifm utarbeidelsen av denne saken). NRBR ØRB

6 KOSTRA rapprteringen fr funksjn 339, Beredskap brann g ulykker (nett driftsutgifter/innbygger) fr periden , fr berørte kmmuner, fremkmmer av nedenstående tabell. Beredskap brann g ulykker (funksjn nett driftsutgifter/innb) Landet Landet uten Osl Akershus Hurdal KOSTRA gruppe Gjerdrum Nannestad Nes Aurskg-Høland Fet Rælingen Sørum KOSTRA gruppe Eidsvll Ullensaker Lørenskg Nittedal Skedsm KOSTRA gruppe Det er nødvendig å påpeke at funksjn 339 g driftsutgiftene/innbygger ikke bestemmes av en kstnadsfrdelingsmdell alene. Dg er finansieringsmdellene så prinsippielt ulike, at det er styringsgruppens vurdering at det er marginal verdi i videre utredninger før eierne har drøftet g evt frhandlet m en kstnadsfrdeling fr et evt fremtidig selskap. Styringsgruppens vil i så tilfelle kunne bistå med utredninger, simuleringer g tilsv i den grad det er ønskelig. Videre vil styringsgruppen peke på at rapprten ikke legger til grunn at nen av dagens brannstasjner skal avvikles. Den fkuserer på prfesjnalisering, g ppfattes frhåpentligvis ikke sm en anbefaling m sentralisering g redusert nærhet til innbyggerne/eierne. De strdriftsfrdeler en særlig ser fr seg er hvedsakelig knyttet til tjenestekvalitet, kmpetanse (spissing, bredde g utvikling/trening), verdien av enhetlige rutiner g ledelse, rbusthet samt anskaffelser. Dette fremkmmer under behandlingen av de enkelte deltema i rapprten. Det er styringsgruppens ppfatning at frventningene til budsjettavlastning (dvs at ttalrammen fr et felles brannvesen skal være nevneverdig lavere enn summen av de 2 eksisterende selskaps rammer). Verdien av en evt sammenslåing frventes i større grad å kunne realiseres på de mråder nevnt verfr, men dette bør sm tidligere påpekt utredes ytterligere m det er grunnlag fr å gå videre med prsessen.

7 Styringsgruppen har ppfattet, i de møter/fra der rapprten har blitt presentert, at det ikke er ne påtrengende behv eller ønske m å frsere prsessen, både frdi det er behv fr mdning/frankring samt at enkelte av eierkmmunene står midt ppe i andre utfrdrende prsesser. Timing g frankring fremstår sm særdeles viktig. I g med at det vurderes at videre fremdrift primært er avhengig av m en ser det sm plitisk ønskelig g/eller realistisk å etablere et felles brannvesen samt m det mulig å enes m en kstnadsfrdelingsmdell anses det å være behv fr at eierne setter seg sammen g drøfter disse temaene særskilt. Styringsgruppen ser det naturlig å bistå/delta i slike møter. Om drøftingene knkluderer med at en ønsker å gå videre, ser styringsgruppen det naturlig at det bestilles ytterligere utredninger, g da primært knyttet til; øknmi (ttal ramme fr et felles brannvesen g kstnadsfrdeling) utarbeidelse av styrende dkument (eierskapsavtale med eierbrøk, stemmevekting etc samt eierskapsstrategi). Fr å ikke miste mmentum, anbefales det at slike bestillinger, g evt andre, kan versendes styringruppen direkte uten frmelle vedtak i representantskapene. Det vil frdre fullmakter til de sm representerer selskapene i drøftingene. Det er styringsgruppens ppfatning at det ikke bør avhldes felles representantskapsmøter fr de aktuelle drøftingene, men det anses tilstrekkelig med 2 representanter fra hvert selskap. Frslag til vedtak 1. Sluttrapprt «Brannsamarbeid Rmerike», dater 13 september 2017, tas til etterretning. 2. Følgende ppnevnes til frhandlingsutvalg: a. b. 3. Frhandlingsutvalget gis fullmakt til å: a. føre snderinger/drøftinger knyttet til å avdekke m det er grunnlag fr å gå til reelle frhandlinger m etableringen av et felles brannvesen på Rmerike b. bestille ytterligere (del)utredninger, primært knyttet til øknmi g utarbeidelse av styrende dkument. 4. Frhandlingsutvalget rapprter status/utfall av snderingene innen 1 juli 2018 til representantskapet, sm fatter vedtak m g delegerer fullmakt fr en evt videre prsess. Vedlegg Sluttrapprt «Brannsamarbeid Rmerike», 13 september 2017