Dataforeningens vedlikeholdskontrakt for programvare. Veiledning for kontraktsutarbeidelse

Transkript

1 Datafreningens vedlikehldskntrakt fr prgramvare Veiledning fr kntraktsutarbeidelse DEN NORSKE DATAFORENING Versjn : 2.10 Dat ppdatert :

2 Datafreningens vedlikehldskntrakt fr prgramvare Side : 2 av 11 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING FORMÅL BAKGRUNN HOVEDENDRINGER I VERSJON BRUKSOMRÅDE OG BESKRIVELSE AV VEDLIKEHOLDSKONTRAKTEN KONTRAKTSSTRUKTUR OG INNHOLD FORARBEID GENERELT ORGANISERING OG ARBEIDSFORM UTARBEIDELSE AV TILBUDSFORESPØRSEL SPESIFIKASJON AV PROGRAMVAREN SPESIFIKASJON AV VEDLIKEHOLDSTJENESTENE GENERELT FEILRETTING ØVRIGE VEDLIKEHOLDSTJENESTER OPPSTARTS- OG AVSLUTNINGSAKTIVITETER SPRÅK OG ARBEIDSLOKALER KUNDENS ANSVAR ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER VEDERLAG OG BETALINGSBETINGELSER VEDERLAGSMODELLER FAKTURERING OG PRISREGULERING SANKSJONSBESTEMMELSER OG REFUSJONSORDNINGER... 11

3 Datafreningens vedlikehldskntrakt fr prgramvare Side : 3 av 11 1 Innledning 1.1 Frmål Dette dkument gir en krtfattet veiledning i bruk av Datafreningens vedlikehldskntrakt fr prgramvare, heretter kalt vedlikehldskntrakten. Frmålet med denne veiledningen er å gi en beskrivelse av anvendelsesmrådet fr vedlikehldskntrakten g hvrdan brukerne skal frhlde seg ved inngåelse av vedlikehldskntrakten. Det er frutsatt at videreutvikling av prgramvaren reguleres av en separat rammeavtale fr utviklingstjenester. Begrunnelsen fr dette fremgår nedenfr g av veiledningen fr rammeavtalen. 1.2 Bakgrunn Høsten 1999 ble en ny kntraktsstandard fr systemutvikling g systemleveranser, kalt PS2000 kntraktsstandarden, lansert. Kntraktsstandarden er ett av resultatene av et strt frskningsprgram - Prsjektstyring år 2000 (PS2000) - i regi av NTNU, SINTEF g sentrale aktører i næringsliv g ffentlig frvaltning. Versjn 3 av PS2000 kntraktsstandarden ble lansert i 2007 av Den Nrske Datafrening. Datafreningen har gjennm Faggruppen fr IT-kntrakter ansvaret fr videre utvikling g frvaltning av PS2000 kntraktsstandarden g tilhørende kntraktsstandarder. Kntraktsstandarder fr prgramvarefrvaltning ble lansert i 2002 g kntraktsstandard fr IT-drift i Frvaltning av kntraktsstandardene er basert på følgende mdell sm dekker hele livssyklusen fr en prgramvarebasert løsning: Behvet fr å utgi kntraktsstandarder fr frvaltning, herunder vedlikehld g videreutvikling, er begrunnet ut fra følgende:

4 Datafreningens vedlikehldskntrakt fr prgramvare Side : 4 av 11 - Kstnaden ved frvaltning er ver tid høyere enn utviklings- g leveransekstnadene - Det finnes ingen andre kntraktsstandarder fr videreutvikling i markedet - Alle utviklede systemer er gjenstand fr et kntinuerlig endringsbehv - Det reelle funksjnalitetsbehv erkjennes fte etter en tids bruk av en leveranse Arbeidet ble gjennmført i 2001 g 2002 med en referansegruppe hvr både leverandører g kunder var representert. Referansegruppen bestd av representanter fra: - Cap Gemini Ernst &Yung - IFS Nrge - TietEnatr Cnsulting - aetat Arbeidsdirektratet - Cmputas - Nrske Skg - Rikstrygdeverket - EDB Fundatr - Hewlett-Packard Nrge - IBM Nrge - Kluge Advkatfirma - Delitte & Tuche Advkater - Rettsvesenets IT- g fagtjeneste - Vinmnplet - PROMIS - Advkatfirmaet Selmer I tillegg har medlemmer av Nrsk Senter fr Prsjektledelse deltatt gjennm representanter fra Statil, Dvre Internatinal g Metier Scandinavia. Arbeidet med å revidere vedlikehldskntrakten, basert på erfaringer med bruk fra 2002 g frem til 2007, er gjennmført våren 2008 slik at versjn 2 kunne utgis i august Revisjnen er fretatt av en arbeidsgruppe nedsatt av Datafreningens styre fr Faggruppen fr IT-kntrakter, med representasjn fra både kunde-, leverandør- g rådgiversiden: - Capgemini Nrge AS - Cmputas AS - Frsvaret FLO/IKT - Gjensidige Frsikring - NAV Arbeids- g velferdsdirektratet - SIMONSEN Advkatfirma DA - PROMIS AS PROMIS AS ved Jørgen Petersen har ledet arbeidsgruppen. I tillegg har klleger i de vennevnte rganisasjner g Kathrine Breistøl i Timebx AS fungert sm referansegruppe g avgitt høringsinnpill. Mer infrmasjn m Datafreningen g faggruppens arbeid kan fås ved henvendelse til Den Nrske Datafrening ( eller PROMIS AS (

5 Datafreningens vedlikehldskntrakt fr prgramvare Side : 5 av Hvedendringer i versjn 2 Basert på erfaringer med bruk av kntraktsstandarden i periden fra den ble utgitt første gang i 2002 g frem til 2008, ble det definert følgende liste med frbedringsmråder sm nå er ivaretatt i versjn 2: - Sentrale rller i leverandørens rganisasjn er inkludert - Reguleringen av feilretting er utvidet med avgrensninger av hva sm ikke skal anses sm feil, krav til reaksjnstid g tilkallingstid, lggføring samt utvidede krav i frbindelse med verlevering av feilrettinger - Krav til leverandørens vedlikehld av dkumentasjn er definert - Regulering av beredskapstjenester er utvidet - Krav til leverandørens frpliktelser ved ppstart g avslutning av kntrakten er inkludert - I reguleringen av kundens ansvar er krav i frbindelse med brukerdkumentasjn, arbeidslkaler g frvaltning av standard prgramvare g teknlgi tatt inn. - Krav til kundens etablering g ppretthldelse av tekniske miljøer er utvidet - Administrative bestemmelser g sanksjnsbestemmelser er gjrt mer nyansert - Eksempler på kmmersielle satser g andre tall sm er gjenstand fr frhandlinger er fjernet fra del III (bilagene); g i den grad det er behv fr slike, er de tatt inn i denne veiledningen, sm eksempler på nrmal praksis Ellers er det kun fretatt nen mindre krreksjner g justeringer. Versjn 2.1 innehlder i tillegg endringer knyttet til regulering av lønns- g arbeidsvilkår, persnpplysninger g infrmasjnssikkerhet. 1.4 Bruksmråde g beskrivelse av Vedlikehldskntrakten Vedlikehldskntrakten ivaretar vedlikehld av prgramvare sm er utviklet eller tilpasset fr kunden under et eget prsjekt. Selve prgramvaren kan bestå av både standardprgramvare g spesielt utviklet prgramvare. Vedlikehldskntrakten er tilrettelagt fr å etterfølge et utviklings- eller tilpasningsprsjekt regulert av PS2000 kntraktsstandarden. Imidlertid er det ingen frutsetning at PS2000 kntraktsstandarden er benyttet fr å levere den prgramvaren sm skal vedlikehldes. Vedlikehldskntrakten skal brukes fr vedlikehld av prgramvaren. Det innebærer at drift av prgramvaren eller drift av kundens IT-utrustning må reguleres i egen avtale. Vedlikehldskntrakten dekker heller ikke endring eller videreutvikling av selve prgramvaren. Slike ppdrag kan partene regulere innenfr en separat rammeavtale fr utviklingstjenester. Det er imidlertid ikke en frutsetning at det er inngått en separat rammeavtale fr utvikling eller at samme leverandør leverer tjenestene på begge avtalene, men dette kan fte være en frdel fr å sikre et helhetlig frvaltningsregime. Dersm det er ulike leverandører, har begge leverandører plikt til å samarbeide slik at knsekvensene fr vedlikehldet hensyntas i rammeavtalen g vice versa. Begrunnelsen fr å skille videreutvikling g vedlikehld i t ulike avtaler er sm følger: - Vedlikehld fkuserer på å ppretthlde prgramvarens funksjn g utnyttelse - Videreutvikling benyttes fr å dekke nye eller endrede behv g krav

6 Datafreningens vedlikehldskntrakt fr prgramvare Side : 6 av 11 - Ved å skille videreutviklingen fra vedlikehldet blir det lettere å vurdere m videreutviklingen gså krever endring i vedlikehldstjenestene - Vedlikehld tilbys fte til fast pris, mens videreutvikling prises fr hver ppdragsavtale basert på mfang, tilbud g risik. - En annen begrunnelse fr å utarbeide separate avtaler fr vedlikehld g videreutvikling er at kunden i mange tilfeller kan ha tilstrekkelig kmpetanse til selv å vedlikehlde prgramvaren, men sjelden har kapasitet til å freta videreutvikling dersm dette behvet blir mfattende. Ettersm Vedlikehldskntrakten er skreddersydd fr prgramvarevedlikehld, gir den et gdt utgangspunkt fr å få en riktig strukturert avtale med regulering av de relevante tjenester knyttet til vedlikehld. Vedlikehldskntrakten er bygget pp med halvfabrikata bilag. Dette både frenkler utarbeidelsen av bilag g legger til rette fr at man regulerer alle de frhld sm de generelle betingelser freskriver skal være nærmere angitt i bilag. Fr ytterligere å frenkle avtaleinngåelsen er det i bilagene satt pp frslag til detaljregulering av tjenestene, eventuelt hvilke tjenester g frpliktelser sm bør reguleres, g det er lagt inn frslag til ulike sanksjnsmekanismer. 2 Kntraktsstruktur g innhld Kntrakten er delt inn i Del I Kntraktsdkument Del II Generelle kntraktsbestemmelser Del III Bilag Kntraktsdkumentet består av en frside med nøkkelinfrmasjn m kunde, leverandør g inngått kntrakt g er skilt ut sm en egen del fr å gi partene en frihet til å velge frm g innhld på dette verrdnede dkumentet. Sm et minimum må alle deler av kntrakten refereres g rangrdningen mellm disse beskrives. Kntraktsdkumentet utarbeides når partene har ppnådd enighet m kntraktsbestemmelsene. De generelle kntraktsbestemmelsene skal kunne brukes med få eller ingen endringer, mens bilagene beskriver de spesifikke frhld fr den enkelte kntrakt. Eventuelle endringer til de generelle kntraktsbestemmelsene skal fremgå klart av kntraktens Del I. De generelle kntraktsbestemmelsene innehlder: - beskrivelse av leverandørens g kundens ansvar g plikter - administrative bestemmelser - beskrivelse av de ulike vedlikehldstjenestene med referanse til spesifikk dkumentasjn i bilag - endringshåndtering - øknmiske vilkår - juridiske bestemmelser, herunder sikkerhet, taushetsplikt, rettigheter, mislighld g avslutning av kntrakten. Bilagene innehlder:

7 Datafreningens vedlikehldskntrakt fr prgramvare Side : 7 av 11 - versikt ver prgramvaren g alle kmpnenter sm inngår, samt standard prgramvare g teknlgi sm er en frutsetning fr å kunne vedlikehlde prgramvaren - spesifikk dkumentasjn av vedlikehldstjenestene: frebyggende vedlikehld feilretting (herunder hva sm anses sm feil g hvrdan de skal håndteres) leveranse av nye versjner av prgramvaren (herunder håndtering av standard prgramvare) dkumentasjn, brukerstøtte g ppretthldelse av kmpetanse beredskapsrdninger g eventuelt annen bistand til kundens frvaltning aktiviteter sm skal gjennmføres ved ppstart g avslutning av Vedlikehldskntrakten ansvar fr standard prgramvare g teknlgi samt de tekniske miljøene - kundens ansvar g administrative frhld - vederlagsmdell g frslag til sanksjnsmekanismer Bilagene innehlder frslag til tekst sm utdyper g eksemplifiserer spesifikke frhld rundt vedlikehldsfrpliktelsene. Bestemmelser sm er avhengige av typen prgramvare g de krav kunden har til bruken av prgramvaren, er lagt til bilag basert på henvisning fra de generelle kntraktsbestemmelser. På de mråder hvr de generelle kntraktsbestemmelser henviser til en spesifikk beskrivelse, men hvr ulike alternativer fr en spesifikk beskrivelse kan være aktuelle, er det gitt en veiledning eller frslag til ulike frmer fr regulering i <klammeparenteser>. Tilsvarende er det gitt råd m hva sm bør utdypes der det ikke er mulig å gi en generell anbefaling. Det må påpekes at bilagsteksten må utfylles g gjennmgås grundig fr å regulere spesifikke kntraktsfrhld. I den sammenheng fungerer den freliggende bilagsteksten ikke sm en standard, men primært sm en referanse fra de generelle kntraktsbestemmelser g sm erfaringsbaserte eksempler på mulig innhld. 3 Frarbeid 3.1 Generelt Ved frberedelse til inngåelse av vedlikehldskntrakten, bør kunden inkludere følgende mmenter: - Finnes det relevante retningslinjer i gjeldende IT-strategi/virksmhetsplan? - Hva finnes av egne ressurser g hva slags kmpetanse har de? - Ønsker kunden å bygge pp egen kmpetanse, g kan deler av vedlikehldet utføres av egne ressurser? - Skal vedlikehldskntrakten mfatte ett system eller en prtefølje av systemer, vil det bli vesentlige endringer av mfanget i kntraktsperiden, g er mfanget fr vedlikehldsavtalen vel definert i frhld til kundens ttale systemprtefølje? 3.2 Organisering g arbeidsfrm Kunden bør allkere dedikerte persner til å representere kunden verfr leverandøren, i tillegg til de rller sm eksplisitt fremgår av vedlikehldskntrakten. Dette frdi det er

8 Datafreningens vedlikehldskntrakt fr prgramvare Side : 8 av 11 nødvendig med et visst apparat fr å frvalte arbeidet g følge pp leverandørens etterlevelse av vedlikehldskntrakten. 3.3 Utarbeidelse av tilbudsfrespørsel Ved utsendelse av anbuds- eller tilbudsfrespørsel bør de generelle kntraktsbestemmelser g bilag, så langt de lar seg utfylle fra kundens side, være inkludert sm et grunnlag fr ptensielle leverandørers anbud eller tilbud. I ffentlige anskaffelser må dette sees i sammenheng med lv m ffentlige anskaffelser med tilhørende frskrifter, sm igjen er basert på EØS-rettslige bestemmelser. Uavhengig av m avtalen skal inngås i privat eller ffentlig sektr, er det uansettfrdelaktig fr alle parter at tilbud innhentes på et så kmplett grunnlag sm mulig. Dette løses best ved at kunden, sammen med tilbudsfrespørselen, sender ut kntraktsbestemmelser med bilag sm er utfylt så langt kunden har mulighet til. På denne måten vil leverandørenes tilbud bli lettere å sammenhlde g frhåpentligvis mer kmplette. Det anbefales at vedlikehldskntrakt inngås samtidig med leveransekntrakt i de situasjner det er ønskelig at samme leverandør sm utvikler, tilpasser g leverer prgramvare gså vedlikehlder den i etterkant. I tillegg anbefales det at det inngås en rammeavtale m videreutvikling samtidig med vedlikehldskntrakten slik at kundens behv fr ytterligere tilpasning g videreutvikling av prgramvaren kan ivaretas i parallell med vedlikehldet. I slike situasjner er det naturlig at det inngås kntrakt med samme leverandør på vedlikehld g videreutvikling (ref. punkt 1.4). 4 Spesifikasjn av prgramvaren Avtalens bilag 1 skal identifisere utviklet, tilpasset g standard prgramvare med tilhørende dkumentasjn sm vedlikehldstjenestene definert i bilag 2 skal knyttes til. I tillegg skal prgramvare g teknlgi sm er en frutsetning fr vedlikehldstjenestene identifiseres. Om nødvendig må det gså avklares m vedlikehldstjenestene skal knyttes til bruk av prgramvaren i ulike teknisk miljøer. Dersm vedlikehldsavtalen mfatter en prtefølje av systemer, så kan systemene være i ulike livsfaser. Dersm systemer innenfr prteføljen nærmer seg fasen fr minimalt vedlikehld, kan det være tilstrekkelig med en delmengde av vedlikehldsytelsene eller med lavere kvalitetskrav fr disse. Dersm deler av systemprteføljen er utviklet med ulike varianter av teknlgisk plattfrmer g utviklingsverktøy, bør det vurderes m det skal gjennmføres en knslidering før vedlikehldskntrakten etableres. Alternativt kan en slik knslidering inngå sm en del av ppstartsaktivitetene; ref. bilag 2. 5 Spesifikasjn av vedlikehldstjenestene 5.1 Generelt I avtalens bilag 2 er det sentralt fr kunden på frhånd å ha tatt stilling til hvilket ytelsesnivå g hvilke frutsetninger sm må kreves fr vedlikehldskntrakten. Det skal angis ønsket serviceperide, eventuelt kan det angis nen alternativer sm leverandørene kan gi tilbud på. Det kan være at leverandørene har standardiserte nivåer fr serviceperide g ytelsesnivå, g det kan derfr være kstnadsreduserende å la leverandørene tilby andre nivåer sm psjner til kundens krav.

9 Datafreningens vedlikehldskntrakt fr prgramvare Side : 9 av 11 Flere av tjenestene sm inngår i vedlikehldstjenestene, vil kunne ha stre variasjner i innhld g disse må derfr underlegges en nærmere beskrivelse. Dette kan gjelde frebyggende vedlikehld, brukerstøtte g beredskap. 5.2 Feilretting Når det gjelder feilretting, må kunden ta stilling til hvr rask reaksjnstid g tilkallingstid sm er nødvendig. Kravene til tid bør settes avhengig av hvr kritisk prgramvaren er fr kunden, typisk mellm ½-time g 4 timer fr reaksjnstid g det dbbelte fr tilkallingstid fr A- g eventuelt B-feil. Når feilretting er påbegynt er det gså nen frister sm partene må ta stilling til; hvilken frist leverandøren bør få fr å kunne hevde at kunden har angitt uriktig feilkategri g hvr lang tid leverandøren skal frsøke å reprdusere en feil før tilleggsvederlag kan kreves. Typiske tider vil her kunne variere en del, men er nrmalt innenfr 8 timer, det vil si en arbeidsdag. Tidsangivelse før tilleggsvederlag kan kreves fr reprduksjn av feil er typisk 4-8 timer. Det mest sentrale kravet til tid, sm kunden må ha tatt stilling til, er kravet til feilrettingstid. Det er nrmalt dette kravet det er knyttet sanksjner til g sm dermed er sentralt både i frhld til etterlevelse av kntrakten g fr leverandørenes kstnadspåslag fr vedlikehldstjenestene. I utgangspunktet settes kravet til feilrettingstid kun fr A-feil, da andre feil nrmalt kan vente til neste peridiske prduksjnssetting. Typisk er kravet mellm 4 g 16 timer (det vil si 2 arbeidsdager) fr A-feil. Kunden må akseptere at krav til krt feilrettingstid er kstnadsdrivende, da leverandøren må ha en helt annen beredskap fr å kunne være i stand til å ppfylle kravet. Fr B-feil kan kravene til feilrettingstid variere betydelig.. Kunden bør her gså hensynta kapasitet i egen rganisasjnen samt hyppighet g rutiner i tilknytning til prduksjnssetting. Fr øvrig må dette gså ses i sammenheng med størrelsen på sanksjnene i bilag 6, ne sm er mtalt i kapittel Øvrige vedlikehldstjenester Når det gjelder nye versjner av prgramvare er en standardfrmulering lagt inn, men denne kan endres ved behv. Når det gjelder krav til å vedlikehlde dkumentasjn g kmpetanse, må det spesifiseres mer knkret i frhld til type dkumentasjn g spesifikke kmpetansekrav. Fr brukerstøtte må det angis et antall timer sm skal være inkludert i det faste vederlaget, eventuelt hvem sm skal kunne benytte seg av denne, g hvr mange persner leverandøren minimum skal ha tilgjengelig fr brukerstøtte. Her vil mfanget variere mye i frhld til behv, kundens egen kmpetanse g bemanning. Det bør beskrives m dette er første-, annen- eller tredjelinje brukerstøtte, igjen avhengig av hva kunden selv har av bemanning g hva sm er dekket av andre avtaler. Tilleggstjenester er definert sm knsulentbistand sm kunden skal kunne bestille etter behv. Nrmalt er dette svært begrenset dersm det i parallell er en gjeldende rammeavtale fr videreutvikling. Når det gjelder beredskap er det freslått nen reguleringer fr utvidelse av serviceperiden g videre utvidet beredskap, ne sm typisk er ønskelig i frbindelse med større prduksjnssettinger. Her må det angis hvr mye tid sm minimum kan belastes både ved tilkalling g telefnisk assistanse, typisk 2-4 timer henhldsvis 0,5-1 time. Utvidet beredskap skal avtales med et visst antall dagers varsel, typisk 5-10 arbeidsdager.

10 Datafreningens vedlikehldskntrakt fr prgramvare Side :10 av Oppstarts- g avslutningsaktiviteter Oppstartsaktivitetene er nrmalt de aktivitetene sm skal gjennmføres fra kntrakten signeres g til leverandøren vertar ansvaret fr vedlikehldstjenestene. Her er det behv fr en grundig vurdering av hvrdan dette skal gjennmføres, g da det i liten grad er etablert standarder fr dette i markedet, er det her ikke freslått knkrete reguleringer, men kun listet pp frhld sm må inkluderes. Dersm vedlikehldskntrakten er en videreføring av en tidligere kntrakt sm utløper, g avslutningsaktiviteter ikke er regulert i denne avtalen, er det viktig å etablere avtaleverk fr å sikre seg støtte i ppstartsfasen fra den leverandør sm eventuelt avslutter sitt avtalefrhld. Det må angis hvr lenge etter at kntrakten er pphørt, leverandøren plikter å tilby bistand til kunden, typisk 3-12 måneder. 5.5 Språk g arbeidslkaler I et stadig mer internasjnalt leverandørmarked fr vedlikehldstjenester kan det være viktig å på frhånd ha avklart krav til språk g arbeidslkaler. Vedrørende språk kan det være ulike krav til ulike vedlikehldstjenester avhengig av de kmpetansekrav til språk en har definert fr egne ansatte. Kravene til språk fr brukerstøtte g installasjnsdkumentasjn kan fr eksempel være annerledes enn kravene til detaljert systemdkumentasjn. Vedrørende arbeidslkaler må det besluttes m vedlikehldsaktivitetene skal fregå hs kunden eller i leverandørens lkaler. Fr mange leverandører kan det være aktuelt å bruke ressurser utenlands, g kunden må definere eventuelle frutsetninger fr slik ressursbruk. 6 Kundens ansvar I bilag 3 beskrives kundens ansvarsmråder g grenseppgangen mt leverandørens ansvar. Kunden må beskrive hvilke frmer fr dkumentasjn sm kunden selv tar ansvar fr. Den dkumentasjnen sm leverandøren skal få ansvar fr, må gså beskrives. Videre må det fremgå m kundens arbeidslkaler skal benyttes av leverandøren g eventuelt behv fr tilrettelegging. Fr de ulike tekniske miljøene sm kreves fr vedlikehldstjenestene, må det besluttes hvrdan arbeidsdelingen mellm kunde g leverandør skal være. Dette kan gså være relevant fr standard prgramvare, fr eksempel hvem sm skal beslutte retningslinjer fr bruk, g hvem sm skal gjøre nødvendig basis knfigurering. Fr slike ppgaver er det nødvendig med en klar grenseppgang g beskrivelse. I utgangspunktet har kunden ansvar fr basis teknlgi, men dette kan endres hvis ønskelig. 7 Administrative bestemmelser I bilag 4 er det lagt pp til månedlig rapprtering g månedlige møter mellm partene. Dette kan endres hvis ønskelig. I tillegg er det frutsatt at partene gjennmfører kvartalsvise møter hvr evaluering av kvalitet g etterlevelse av kntrakten står i fkus, g videre årlige møter hvr eventuelle endringer i kmmende års vedlikehldstjenester gjennmgås. Ellers skal kundens g leverandørens kntaktpersner angis i dette bilaget, i tillegg til leverandørens kritiske bemanning g underleverandører. Dette er nrmalt ne av det siste sm fylles ut før signering.

11 Datafreningens vedlikehldskntrakt fr prgramvare Side :11 av 11 8 Vederlag g betalingsbetingelser 8.1 Vederlagsmdeller Vederlagsmdellen i bilag 5 må vurderes nøye fr de enkelte elementer, g krav til sanksjner må vurderes i frhld til både hvilken risikpremie kunden er villig til å betale g i frhld til hvilken verdi sanksjnene faktisk vil ha. Fr mer vurdering av bruk av sanksjner g deres størrelse, henvises det til kapittel 9. Nrmalt vil vedlikehld prises til et fast vederlag per år, g i mange tilfeller vil vederlaget kunne være avtagende etter det første året. Ptensielle leverandører knkurrerer da på vederlagsnivå kmbinert med pris på ppstartsprsjektet. Nye leverandører vil fte måtte prise ppstartsprsjektet høyere enn eksisterende leverandør, ne sm da må hensyntas i vurderingen av pris. Timepriser skal gså angis, men de benyttes nrmalt kun i frbindelse med tilleggstjenester. Videre må det angis hvrdan beredskap skal prises i frhld til timeprisene. Typiske satser er % av timepris ved hvilende vakt g % ved utrykning utenm serviceperiden. Det må vurderes m satsene skal økes fr søndager g ffentlige høytidsdager. 8.2 Fakturering g prisregulering Lengden på faktureringsperiden må fastsettes. Det er frutsatt at betaling skal skje tidligst midt i periden fr å unngå frhåndsfakturering. Det må angis hvilken prisindeks sm skal benyttes fr å regulere prisene i kntrakten, fra når reguleringen kan gjøres gjeldende, g i tillegg til hvr lang tid i frkant prisregulering må varsles. Knsumprisindeksen er fte benyttet, men andre alternativer sm gså kan benyttes, er lønnsindekser sm Teknas lønnsstatistikk eller SSBs lønnsindekser fr infrmasjnssektren. 9 Sanksjnsbestemmelser g refusjnsrdninger Størrelsen på sanksjnene må, slik det fremgår av innledende tekst i bilag 6, tilpasses i frhld til hvilke sanksjnsrdninger sm kan iverksettes fr samme frhld. Nrmalt vil kunden freslå størrelsen på sanksjner, men dette kan gså benyttes sm et element i knkurransen mellm leverandører. Fr høye sanksjnskrav kan medføre tilbud med frbehld eller unødvendig høy risikpremie på vedlikehldsvederlaget. Sanksjnene er i alle tilfeller relatert til en angitt sanksjnsperide g vederlaget i denne periden, typisk på 1 til 3 måneder. I innledende tekst i bilaget er det gså presisert at det er freslått alternative sanksjnsmekanismer, sm regulerer henhldsvis antall alvrlige feil g feilrettingstid. Dersm flere benyttes i samme kntrakt, bør størrelsen på refusjnene tilpasses dette frhld fr å unngå utilsiktet dbbeltsanksjnering. Freslått sanksjnsmekanisme knyttet til antall avdekkede feil, benyttes nrmalt bare når vedlikehldet utføres av samme leverandør sm har stått fr utviklingen.