Arkitekt- og rådgivende ingeniørtjenester

Transkript

1 VEILEDER FOR LEVERANDØRER: Arkitekt- g rådgivende ingeniørtjenester Avrp på denne avtalen kan fretas av de kunder sm følger av vedlegg «Kunder/tiltredelse». Kunde skal gjennmføre avrp etter priritert rekkefølge eller miniknkurranse. I vedlegget «Beløpsgrenser direkteavrp g miniknkurranser» fremkmmer hvilken beløpsgrense sm gjelder fr hvert enkelt helsefretak. Det er ikke anledning til å gjøre direkteavrp fr avrp ver fastsatt beløpsgrense eller i mtsatt fall benytte miniknkurranser fr avrp under fastsatt beløpsgrense. 1. Prsedyre fr avrp etter priritert rekkefølge Ved kjøp av arkitekt- g rådgivende ingeniørtjenester skal Kunde gjennmføre avrp etter priritert rekkefølge fr ppdrag der rådgiverkstnad har en verdi under det beløp sm er angitt fr det respektive helsefretak i vedlegg «Beløpsgrenser direkte avrp g miniknkurranser». 1. mai Kunde sender skriftlig frespørsel til øverste rangerte avtaleleverandør ved bestilling av arkitekt- g rådgivende ingeniørtjenester. - Skriftlig frespørsel skal spesifisere Kunden/kundenummer, tjenestens art/kmpetansekrav g vlum, leveringsperide g leveringssted. 2. Leverandør gis frist fr å respndere på frespørselen, med vedlagt CV. (CV-mal sm ligger under avtaledkumenter skal benyttes). 3. Leverandøren skal uten ugrunnet pphld infrmere Kunden dersm rådgiver(e) ikke kan tilbys i henhld til frespørselen. Autmatisk genererte svar på epst anses ikke sm ppfyllelse av krav 4. Dersm Leverandøren respnderer innen fristen i henhld til frespørsel, vil Leverandør få bekreftet leveransen i frm av en bestilling. Dersm tilbudet fra leverandøren ikke er i henhld til Oppdragsgivers behv, vil Oppdragsgiver gå til andre rangerte leverandør sv. 5. Leverandør skal uten pphld bekrefte leveransen med utsendelse av rdrebekreftelse iht. bestilling - Ordrebekreftelsen skal innehlde spesifikasjn av bestillingsnummer, referanse, navn på rådgiver, tjenestens art, leveringsperide g leveringssted. 6. Leverandøren har akseptert bestillingen når rdrebekreftelse er sendt til Kunden. Dersm første rangerte avtaleleverandør ikke respnderer på frespørsel eller ikke kan tilby rådgiver(e) i henhld til frespørsel, vil 2. priritert leverandør frespørres g så videre. Dersm Kunden vurderer Leverandørens antatte timeantall på ppdraget sm ufrhldsmessig høyt kan Kunden be m å få tilbud på fast pris på ppdraget. Dersm ppdragsgiver mistenker taktisk

2 Avtaleinfrmasjn: prising i timeantall eller fastpristilbudet, kan Kunden velge å tildele ppdraget til den neste rangerte leverandøren. Dersm neste rangerte ikke kan utføre ppdraget til et lavere timeantall, eller en lavere fastpris, skal ppdraget gå til den øverst rangerte igjen. Dette er ikke en knkurranse, men en kntrll av prisen. Særskilte tilfeller Oppdrag kan gså tildeles direkte etter denne bestemmelse selv m kstnad til gjennmføring verstiger den beløpsgrensen/ varighet sm er angitt fr det respektive helsefretak i vedlegg «Beløpsgrenser direkte avrp g miniknkurranser» i følgende tilfeller: 1. Ved havari/sammenbrudd av maskiner g lignende. Dette gjelder selv m ppdragsgiver har hatt kunnskap m at et havari kan være nærstående, eller 2. Dersm kntraktsinngåelse på grunn av ufrutsette mstendigheter ikke kan utsettes i den tiden det tar å gjennmføre en knkurranse Direkteavrp Osl Universitetssykehus HF g Helse Nrd-Trøndelag HF g St. Olavs Hspital HF Delmråde A1-A11, C1-C3 g D1 (NB. Gjelder ikke prsjektledelse g byggeledelse) Prsjekter der rådgiverkstnad ikke verstiger kr eks mva fr Osl Universitetssykehus HF g kr eks mva fr Helse Nrd-Trøndelag HF g St. Olavs Hspital HF, frdeles gjennm direkteavrp til de 3 høyest rangerte tilbyderne. Direkteavrpene skal i løpet av kntraktsperiden frdeles etter følgende frdelingsnøkkel: Leverandør nr. 1- ca. 50 % Leverandør nr. 2- ca. 30 % Leverandør nr. 3- ca. 20 % Kunde velger fritt hvilken rekkefølge ppdragene frdeles, med den begrensing at ppgitte frdeling skal tilstrebes ivaretatt. Det betyr at en leverandør kan få mange småppdrag, mens en annen leverandør kan få et strt ppdrag. Leverandøren plikter å levere i samsvar med det sm blir etterspurt. Om ingen av de tre høyest rangerte tilbyderne kan levere den ytelsen Osl Universitetssykehus HF/ Helse Nrd Trøndelag HF eller St. Olavs Hspital HF etterspør, rettidig g i samsvar med rammeavtalen, kan kunden velge mellm å gå videre i rangeringsrekkefølgen (først spørre nr. 4, så nr. 5 sv.), eller å gjennmføre en miniknkurranse der samtlige av rammeavtaleleverandørene kan levere tilbud. Kunden kan be m å få tilbud på fast pris på ppdraget. Dersm kunden ikke er tilfreds med fastpristilbudet, kan kunden kreve at ppdraget likevel utføres i tråd med rammeavtalens enhetspriser. Dersm kunden mistenker taktisk prising på timeantall eller fastpris kan kunden velge å tildele ppdraget til en annen av de tre høyest rangerte leverandørene. Dersm den andre ikke kan AVTALEINFORMASJON // 2

3 Avtaleinfrmasjn: utføre ppdraget til et lavere timeantall, eller en lavere fastpris, skal ppdraget gå til den sm først fikk henvendelsen. Dette er ikke en knkurranse, men en kntrll av prisen. Osl Universitetssykehus prsjektledelse g byggeledelse Oppdrag på inntil 12 måneders varighet vil sm utgangspunkt bli tildelt på rullering. Rekkefølgen tar utgangspunkt i tilbydernes rangering i anbudsknkurransen; tilbyder sm blir rangert sm nummer en tildeles det første ppdraget. Tilbyder sm blir rangert sm nummer t tildeles neste ppdrag, sv. Det inngis en akseptfrist på 2 virkedager. Deretter mister leverandøren sin rett til ppdraget g sin plass i rulleringen. Tilbudet går videre til neste leverandør. Dersm leverandøren ikke kan levere den etterspurte kmpetansen til riktig tid mister leverandøren sin rett til ppdraget g sin plass i rulleringen. Tilbudet går videre til neste leverandør. Oppdragsgiver frbehlder seg rett til å avhlde miniknkurranse blant rammeavtaleleverandørene, uavhengig av ppdragets varighet, dersm ppdraget er særlig kmplekst eller behøver spesiell kmpetanse. 2. Prsedyre fr miniknkurranser Ved kjøp av Arkitekt- g rådgivende ingeniørtjenester skal bestiller gjennmføre miniknkurranser fr ppdrag der rådgiverkstnad har en verdi ver det beløp sm er angitt fr det respektive helsefretak i vedlegg 9.3 «Beløpsgrenser direkte avrp g miniknkurranser». Skriftlig frespørsel skal spesifisere; Delmråde Deltilbud Tilbudsfrist/ respnsfrist Kntaktpersn hs kunde Sted fr utførelse Infrmasjn m ppdraget/ bistanden Rådgiverens ppgaver Oppstart, varighet g mfang Estimert timeantall/ stillingsprsent Antall rådgivere Kriterier sm blir lagt til grunn ved tildeling av avtale. Kunden vil benytte e-pst til utsendelse av avrp eller elektrnisk knkurransegjennmføringsverktøy, eksempelvis Mercell. Ved bruk av Mercell vil enkelte av punktene under brtfalle. Dersm Kunden ønsker det, kan det velges å legge timepris eks. reise g pphldskstnader sm et knkurranseelement i den enkelte miniknkurranse. AVTALEINFORMASJON // 3

4 Avtaleinfrmasjn: Vektingen innenfr disse rammene fastsettes i den enkelte frespørsel. Ttal vekting skal være 100%. Bestiller fastsetter selv hvilke g hvr mange tildelingskriterier sm brukes i hver miniknkurranse. Tildelingskriterier: Pris Basert på enten time-, dags-, eller månedsrater i frhld til estimert ressurspådrag eller eventuelt sm et garantert ressurspådrag fra leverandør. Reisekstnader/ ppmøtekstnader dersm Oppdragsgiver ønsker å benytte dette sm et knkurranseelement. Ttalpris Leveringsevne Tilbyders evne til å levere etterspurt kapasitet innenfr en gitt tidsramme. Kmpetanse/ erfaring Evaluering av rådgivers CV, herunder rådgivers kmpetanse g erfaring knyttet pp frespørselen. Persnlig egnethet, herav kan intervju benyttes g tillegges betydning. Kmpetanseverføring Hvrdan vil tilbyder sikre at all prsesskmpetanse g sluttresultat verføres til ppdragsgiveren på en hensiktsmessig måte. Tilnærming Metdikk, rganisering, ressursutnyttelse, beskrivelse av hvrdan prblemet løses. Oppdragsfrståelse Hvrdan frstår leverandøren hva Oppdragsgiver ber m. Underpunkter fr hvert tildelingskriterie nevnt ver er kun eksempler g ikke en uttømmende liste. Det er ikke et krav at Kunde benytter alle de seks tildelingskriteriene ved hvert avrp. Kunden velger å anvende ett eller flere av de seks tildelingskriteriene. Kunde vil begynne gjennmgang g evaluering av tilbudene umiddelbart etter innleveringsfristen. Alle leverandører sm har levert inn tilbud vil få skriftlig beskjed når valg av leverandør er tatt. 3. Utfrming av tilbud Tilbudet skal levers elektrnisk i pdf-frmat. Tilbudet skal innehlde: Leverandørens svarskjema avrp etter priritering/ miniknkurranser CV fr tilbudte(e) rådgivere(er). CV-mal fra Kunde skal benyttes. Dkumentene skal leveres i en PDF-fil sm passrdbeskyttes. Dkumentet g e-psten skal merkes med leverandørens navn. Emnet i e-psten skal være «Tilbud på». Passrd fr å åpne filen skal versendes krt tid etter tilbudsfrist g må være ppdragsgiver i hende senest 2 timer etter tilbudsfristen. Hvrdan PDF dkumenter kan passrd-beskyttes finner du her: AVTALEINFORMASJON // 4

5 Avtaleinfrmasjn: 4. Maksimumspris Maksimumspris er prisen leverandøren innga i sitt tilbud i hvedknkurransen. Leverandør har ved hver miniknkurranse anledning til å knkurrere fullt ut på kvalitet, kapasitet g pris, men fr pris slik at maksimumspris ikke kan verstiges. Leverandøren er selv ansvarlig fr ikke å vergå maksimumspris i frbindelse med miniknkurranser. 5. Faktura g efaktura Fakturaen skal, dersm annet ikke er avtalt, innehlde følgende infrmasjn: Navn på bestillende enhet Bestillingsnummer Utførte tjenester Timelister Pris Reisekstnader Leveringstidspunkt/-peride Leveringssted Fakturanummer Det skal ikke beregnes nen frm fr gebyr eller tillegg ved fakturering. Dersm ikke annet er avtalt sendes en faktura per bestilling. Faktura g fakturagrunnlag skal være ppsatt iht. prisbetingelser i avtalen g på en måte sm gjør det kntrllerbart uten vesentlig ressursbruk fra Kundens side. Timelister skal vedlegges faktura, med mindre annet er avtalt med kunden. Dersm kunden ikke gdkjenner fakturaen, skal dette meddeles leverandøren uten unødig pphld. Betaling innebærer ingen gdkjennelse av utførelsen eller leveransen. Vesentlige g/eller gjentatte feil ved fakturering ansees sm mislighld av rammeavtalen. 6. Avvik Dersm du sm leverandør pplever avvik på avtalen hs kunden, ber vi m at dette meldes inn. Avvik meldes inn til: avvik@sykehusinnkjp.n. AVTALEINFORMASJON // 5