Norsk Bridgeforbund personvernpolicy

Transkript

1 Nrsk Bridgefrbund persnvernplicy 1 Innledning Denne persnvernhåndbken er laget av Nrsk Bridgefrbund (NBF) fr å etterleve kravene i frhld til lvgivning, regler g rettigheter, samt våre medlemmer, tillitsvalgte g ansattes frventing til NBFs behandling av persnpplysninger. Håndbken vil bli ppdatert med jevne mellmrm, g ettergås minst 1 gang per år. Samtidig er det viktig fr NBF sm ansvarlig rganisasjn g samfunnsaktør at våre medlemmer, tillitsvalgte g ansatte er sikre på at vi håndterer deres persnpplysninger på en gd g sikker møte i tråd med lvverket g deres interesser. 1.1 Siste versjn Siste versjn er ppdatert 12. juli Lgg: Dat: Endring: Endret av: Kmmentar: 12. juli utgave Allan Livgård Side 1

2 Innhldsfrtegnelse Nrsk Bridgefrbund... 1 persnvernplicy Innledning Lgg: Plicy Parter g ansvar fr behandling av dine persnvernpplysninger (behandlingsansvarlig) Hvrfr behandler NBF dine persnvernpplysninger? Hvilke persnpplysninger behandler NBF? Hvem deler vi persnpplysninger med? Hvilken lvmessig rett har NBF til å behandle dine persnpplysninger? Hvr lenge lagrer vi dine persnpplysninger? Hvilke rettigheter har du? Databehandleravtaler Vurdering av persnvernknsekvenser Avviksbehandling... 6 Side 2

3 2 Plicy 2.1 Parter g ansvar fr behandling av dine persnvernpplysninger (behandlingsansvarlig) Nrsk Bridgefrbund, rganisasjnsnummer , Sgnsveien 75A, 0855 OSLO (heretter kalt NBF) er ansvarlig fr behandling av alle persnpplysninger sm frefinnes innenfr rammen av NBFs virksmhet. 2.2 Hvrfr behandler NBF dine persnvernpplysninger? Fr at NBF skal kunne bedrive sin virksmhet behandles persnpplysninger fr ulike hensikter knyttet til driften av frbundet. NBF er til fr sine kretser, klubber g medlemmer, g persnpplysninger vil måtte behandles fr å kunne yte den støtte g service det frventes av NBF. Det handler blant annet m turneringsvirksmhet, rekruttering, utdanning g pplæring, øknmiske transaksjner g statistikk. NBF er persnvernsansvarlig fr behandling av de persnpplysninger sm frekmmer i frhld til: Håndtering av medlemskap i NBF (herunder fakturering av kntingenter) Administrasjn av frbundet Deltakelse i turneringsvirksmhet i regi av NBF sentralt, kretser eller klubber Deltakelse i pplæringsfremål g administrasjn av dette NBFs arrangement i øvrige tilfeller (utver turneringer g pplæring) Søknader m støtte i ulike sammenhenger (junirfnd, Frifnd, Herreløs arv etc) Oppdatering g fremstilling av resultater Oppdatering g fremstilling av mesterpeng Oppdatering g fremstilling av handikap Annen statistikk Kntakt med kretser g klubber, samt enkeltmedlemmer Drift av hjemmesider g besøk på disse Publisering av materiale på våre hjemmesider samt ulike ssiale media 2.3 Hvilke persnpplysninger behandler NBF? Navn (frnavn, etternavn) Adresse (gateadresse, pstnummer g pststed) Telefnnummer (privat, arbeid g mbil) Fødselsdat Kjønn Epst Klubbtilknytning BBO-nick Mesterpeng (antall peng i ulike kategrier, status) Handicap (nåværende status g histrisk utvikling) Bilder / vide Lydpptak Verv (i frbundet sentralt, kretser g klubber) NBF behandler ingen sensitive persnpplysninger. Side 3

4 2.4 Hvem deler vi persnpplysninger med? NBF skal i utgangspunktet ikke dele dine persnpplysninger med andre uten ditt eksplisitte samtykke, g dine persnpplysninger skal ikke utsettes fr autmatiserte individuelle avgjørelser. Men i særskilte tilfeller kan NBF ha behv fr å dele dine persnpplysninger med: Idretten generelt (rganisert under Nrges Idrettsfrbund) i frbindelse med søknad m pptak eller samarbeidsprsjekter Bridgefrbund i andre land. Dette vil særskilt gjelde m du melder deg på eller deltar i turneringer i andre land eller på annen måte representerer NBF internasjnalt. Offentlige støtterdninger. I tilfeller hvr du, din klubb eller krets søker m støtte fra ffentlige rdninger kan NBF ha behv fr å dele persnpplysninger fr å ppfylle kravene til å søke. 2.5 Hvilken lvmessig rett har NBF til å behandle dine persnpplysninger? NBF har nedenfr sammenstilt den lvmessige retten fr behandling av dine persnpplysninger sm skjer innenfr NBFs virksmhet: Frmål med behandling av persnpplysning Håndtering av medlemskap i NBF Administrasjn av frbundet Deltakelse i turneringsvirksmhet i regi av NBF sentralt, kretser eller klubber Deltakelse i pplæringsfremål g administrasjn av dette NBFs arrangement i øvrige tilfeller Søknader m støtte i ulike sammenhenger Oppdatering g fremstilling av resultater Oppdatering g fremstilling av mesterpeng Oppdatering g fremstilling av handikap Annen statistikk Kntakt med kretser g klubber, samt enkeltmedlemmer Drift av hjemmesider samt besøk på disse Publisering av materiale på våre hjemmesider samt ulike ssiale media Behandlingsgrunnlag Nødvendig fr å ppfylle en avtale Nødvendig fr å ppfylle en avtale Nødvendig fr å ppfylle en avtale Nødvendig fr å ppfylle en avtale Nødvendig fr å ppfylle en avtale Rettslig frpliktelse Nødvendig fr å ppfylle en avtale Interesseavveining Interesseavveining 2.6 Hvr lenge lagrer vi dine persnpplysninger? Dine persnpplysninger lagres i NBFs database så lenge frmålet med lagringen består. NBF vil årlig vurdere m frmålet med lagringen består. Om så ikke er tilfelle, vil persnpplysningene slettes. 2.7 Hvilke rettigheter har du? Alle sm har persnpplysninger lagret hs NBF har rettigheter sm man bør kjenne til. Først g fremst har du krav på å få en kmplett versikt ver hvilke persnpplysninger NBF har lagret på deg. Ved begjæring av en slik versikt skal NBF gi deg dette skriftlig. Du kan i alle tilfeller se de fleste g viktigste persnpplysninger sm er lagret m deg på din persnlige prfil på bridge.n Du har rett til å få persnpplysningene gjrt tilgjengelig slik at de kan videreføres til andre systemer (dataprtabilitet). Side 4

5 Du har rett til å få dine persnpplysninger krrigert m de er feilaktige, ufullstendige eller misvisende g har rett til å begrense behandlingen av persnpplysningene inntil de blir krrigert. Du har i visse mstendigheter rett til å bli slettet: Om persnpplysningene ikke lenger trengs til de frmål de er samlet inn fr Om behandlingen av persnpplysningene er knyttet til et samtykke g du trekker dette samtykke tilbake Om behandlingen av persnpplysningene skjer i frbindelse med direkte markedsføring g du ikke ønsker dette Om persnpplysningene har blitt behandlet ulvlig Om sletting kreves fr å ppfylle rettslige interesser Du har gså rett til å tilbakekalle et samtykke, mtsette deg autmatiske beslutninger, prfilering g mtsette deg direkte markedsføring. Du kan når sm helst utøve dine rettigheter ved å begjære innsikt til, krrigering eller sletting av dine persnpplysninger, kreve begrensning av behandling eller prtestere mt behandling. Om du ønsker ne av venstående kntakter du: Nrsk Bridgefrbund Sgnsveien 75A 0855 OSLO Epst: bridge@bridge.n Telefn: (mellm 12:00 15:00) Mbil generalsekretær Allan Livgård: Du har gså rett til å klage på NBFs håndtering av dine persnpplysninger. Mer inf m dette finnes hs Datatilsynet: Databehandleravtaler NBF har avtaler med følgende firma fr drift av våre IT-systemer g lignende: Eightcm AS Drift av server g IT-systemer Datappdrag AS Drift av server g skytjenester Digimaker AS Drift av server, utvikling g drift av IT-systemer Mailmj Utsending av nyhetsbrev Surveymnkey Gjennmføring av spørreundersøkelser Magic Diamnd (Ruter) Turneringsregnskapsprgam Bridge+Mre Turneringsregnskapsprgram 2.9 Vurdering av persnvernknsekvenser I persnvernfrrdningen artikkel 35 nr. 1 står det: «Dersm det er sannsynlig at en type behandling, særlig ved bruk av ny teknlgi g idet det tas hensyn til behandlingens art, mfang, frmål g sammenhengen den utføres i, vil medføre en høy risik fr fysiske persners rettigheter g friheter, skal den behandlingsansvarlige før behandlingen freta en vurdering av hvilke knsekvenser den planlagte behandlingen vil ha fr vernet av persnpplysninger.» Side 5

6 NBFs vurdering er at vår behandling av persnpplysninger ikke medfører en høy risik fr fysiske persners rettigheter g friheter, g det gjennmføres derfr ikke en vurdering av persnvernknsekvender Avviksbehandling Avvik skal behandles ved sikkerhetsbrudd, ved urettmessig tilgang til persnpplysninger g/eller når behandling av persnpplysninger er utført i strid med gjeldende lvverk, prsedyrer eller disse retningslinjer. Avvik varsles umiddelbart til NBFs generalsekretær Allan Livgård. Ved uautrisert utlevering av persnpplysninger vil Datatilsynet bli varslet. Side 6