Avleveringsinstruks. - personregister. Gjeldande frå dato:

Transkript

1 Avleveringsinstruks - persnregister Gjeldande frå dat: Vert rullert dat:

2 Retningslinjer fr avlevering av persnregistermateriale til Fylkesarkivet i Sgn g Fjrdane. Innhald 1. Innleiing Kva skal avleverast? Ordning av materialet før avlevering Avlevering Depnert materiale Partsinnsyn i avlevert materiale

3 1. Innleiing Persnregistermateriale skal ppbevarast fr all framtid, g må avleverast i ein slik stand at ein sikrar attfinning. Dette er ein versikt ver kva typar persnregister sm skal avleverast til fylkesarkivet, krleis det skal rdnast, g krleis avleveringa skal gå føre seg. Det vert g gjrt greie fr innsynsreglane fr avlevert materiale. 2. Kva skal avleverast? Sm ein hvudregel skal persnregistermateriale avleverast til fylkesarkivet. Materialet må ha vre ute av administrativ bruk i minst 10 år. Ved visse høve kan vi ta inn materiale sm er yngre, men dette må avtalast særskild med fylkesarkivet. Nedanfr er lista pp persnregister sm skal takast vare på. Lista er ikkje fullstendig, men tar utgangspunkt i Riksarkivarens bevarings- g kassasjnsreglement gjeldande frå 1. februar Fr ein fullstendig versikt ver kva type dkumentasjn sm skal takast vare på, sjå bevarings- g kassasjnsreglementet. Dkumentasjn sm er nemnt i reglementet skal takast vare på, men fylkeskmmunar g kmmunar står fritt til å avlevere persnregister sm inneheld dkumentasjn utver minimumskravet. Ta kntakt med Fylkesarkivet dersm det er usikkert kr vidt materialet skal kasserast eller takast vare på. Persnalfrvaltning i kmmune g fylkeskmmune Dkumentasjn m den einskilde tilsette sitt tilsetjingsfrhld Opplæring g ppvekst Barnehagebarn-mapper Elevmapper frå barneskule, ungdmsskule g vidaregåande skule Klientmapper frå PPT g ppfølgingstenesta Helse/Ssial/Pleie/Omsrg Barnevernsmapper Ssialklientmapper (NAV) Ulike pasientjurnalar m rettar heimla i pasient- g brukarrettslva med frskrifter g msrgstenestelva med frskrifter Arkiv ver heimebaserte pleie- g msrgstenester Arkiv etter psykisk utviklingshemma Klientmapper frå krisesenter g vergrepsmttak(kmmunale) Klientmapper frå kmmunens arbeid med innvandrarar g flyktningar 2

4 3. Ordning av materialet før avlevering Hvudregelen er at arkivmaterialet skal avleverast i den rden det hadde då det var i aktiv bruk. Det vil seie at rden g samanheng skal hldast intakt, seriar g arkivskaparar skal ikkje blandast. Vanlege rdningsprinsipp fr persnregistermateriale er alfabetisk, fødsels/dødsdat eller klientnummer. Der arkiva er rdna etter andre prinsipp enn etter alfabetet, krev me at det følgjer med eit alfabetisk versyn. Før arkivmaterialet kan avleverast til fylkesarkivet, må det reinsast g rdnast etter følgjande krav: Plast, binders, stiftar i klasar g stiftar sm er synleg rusta skal fjernast. Om teksten på dkumenta er i ferd med å setje seg på plasten, skal plasten kpierast g leggjast i lag med riginalen. Pst-it lappar med arkivverdig dkumentasjn skal kpierast. Kpien vert lagt i tilbake i mappa. Kast pst-it lappen. Stre dkument kan haldast samla ved å bruke magebelte. På mappa skal det stå arkivskapar(her kan de nytte stempel),namn, fødselsdat g sluttår. Av g til eksisterer det berre eitt dkument på klienten, men gså desse skal ha eige mslag. Mappene skal ikkje vere fr tjukke. Tjukke mapper må delast pp i fleire mapper, g det må kmme fram dersm klienten har fleire mapper. Når mappene er klare, skal dei leggast i bksar av syrefritt eller syrenøytralt materiale. Fylkesarkivet kan gje rettleiing i val av gdkjent emballasje. Bksane skal ikkje vere fr fulle, la det vere gd plass til å bla i bksen utan å måtte ta ut mappene. Bksane skal merkast med etikettar. Første bks i kvar serie er alltid bks nummer 1, uavhengig av m arkivskapar har avlevert denne type materiale tidlegare. Etiketten skal innehalde følgjande infrmasjn: fylkesvåpen/kmmunevåpen- g namn arkivskapar serie innhald ytterår avleveringsår nummer på bksen Avleverande eining står fritt til å lage eigen etikett, eller bruke fylkesarkivet sin maletikett. Til etiketten skal det nyttast tjukkare papir: 120 g/m2. Sm hvudregel skal etiketten skrivast ut i fargar, g limast på med våtrmstapetlim på krtsida med klaff/hl. Alle mappene skal førast på ei avleveringsliste(sjå vedlegg1). Unntak: helsekrt g dødsmeldingar. Det skal lagast ei liste fr kvar bks. Lista må innehalde namn, fødselsdat 3

5 ytterår arkivskapar serie avleveringsår bksnummer Her skal det g førast eventuelle merknader, til dømes m klienten finst i fleire mapper, m det finst mapper i andre bksar, m klienten har bytt namn g liknande. Der ei mappe gjeld fr fleire persnar, til dømes hs barnevern, skal ikkje mappa delast pp, men avleverast samla med ein merknad på lista m at h gjeld fr fleire persnar. Det skal lagast kryssreferanse der mappa gjeld fr fleire persnar. Kryssreferanse skal kme fram av lista sm ligg i bksen g av den alfabetiserte lista. Ein kan g nytte seg av blindjurnal, med referanse til rett mappe g bks. Ein eventuell blindjurnal skal g førast pp på den alfabetiserte lista. Avleverande eining kan nytte fylkesarkivet si avleveringsliste(døme vedlegg 2) eller lage si eiga så lenge h innehald naudsynt infrmasjn. Lista skal leverast i t eksemplar, eitt skal liggje i bksane g eitt skal leverast samla. Før avlevering kan utfylte lister g etikettar sendast til kntrll hjå fylkesarkivet. Lister må sendast via Edu/BEST, ikkje via e-pst. 4. Avlevering Klargjrt materiale vert henta av fylkesarkivet. Alt materiale vert kntrllert pp mt rdningskrava, g materiale sm ikkje vert gdkjent vert sett igjen. Dersm fleire einingar skal avlevere samstundes, må materialet samlast på ein stad fr kntrll. Det må stillast eit eige rm til dispsisjn avleveringsdagen, g ein kntaktpersn må vere tilgjengeleg under vegs. Avleverande instans må legge til rette fr at materialet kan flyttast ut i bil på frsvarleg vis. Det vil seie; tilgjengeleg tralle g eventuelt ein persn til bæring. Når avleveringa er gdkjent, skal det fyllast ut ein avleveringsblankett. Etter at materialet er registrert g plassert i magasin hjå fylkesarkivet, vert det sendt kvittering til avleverande eining eller kmmune/fylkeskmmune. 5. Depnert materiale Det er arkivskapar sm eig mappene, g eigarskapet held fram etter at mappene er avleverte til fylkesarkivet. Ved å ta kntakt med fylkesarkivet kan mapper sendast til utlån, nrmalt fr 4 veker. Dersm eininga treng å behalde mappa utver 4 veker, må dette avtalast særskilt med fylkesarkivet. Ved utlån skal det nyttast rekmmandert pst, g mappa må returnerast i same stand sm ved utlån. Ingen dkument skal takast ut eller leggast til, g det skal heller ikkje gjerast ntater i saka. Dersm klientfrhldet vert teke pp att, skal det pprettast ny mappe på klienten. 4

6 5.2. Partsinnsyn i avlevert materiale Persnar sm ynskjer innsyn i si eiga mappe må ta kntakt med aktuelle institusjn/eining. I g med at eigarskapet ligg hs kmmune/fylkeskmmune, skal innsyn skje gjennm denne. Førespurnad m innsyn skal settast fram anten via telefn eller skriftleg via Edu/BEST. I nkre tilfelle kan fylkesarkivet etter avtale frmidle innsyn direkte til klient. Utlevering av dkumentasjn til 3. part, til dømes ulike departement, advkat eller nye behandlarar, kan skje etter skriftleg fullmakt frå klienten. Dersm nk er uklårt, eller det dukkar pp andre spørsmål, er det berre å ta kntakt med fylkesarkivet. 5