FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE. Avleveringsinstruks. arkiv skapt etter 1964

Transkript

1 FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE Avleveringsinstruks arkiv skapt etter 1964 Avleveringsinstruksen er laga av kommunearkivordninga for å rettleia kommunane og fylkeskommunen i å ordna arkiv skapt etter 1964.

2 Innhald 1. Innleiing om dette dokumentet Kva dette dokumentet er Oppdateringar/revisjonar Kommunane sitt lovpålagde ansvar for eldre og avslutta kommunale arkiv Fylkesarkivet som depot for eldre og avslutta arkiv for kommunane i Sogn og Fjordane Gjeldande avtalar med kommunane Kva skal avleverast? Periode Arkivskapartype Prioriteringar Korleis klargjera arkiv for avlevering Planlegging/førebuing Innbinding Krav til papir/mapper og annan emballasje Reinsking av arkivmaterialet Ordningsarbeidet Pakking/merking Avleveringslista Overføring av arkivet til Fylkesarkivet (avlevering til arkivdepot) Førebuing/planlegging Transport Kvittering Økonomiske og ressursmessige konsekvensar og ansvarstilhøve Kommunen sitt ansvar Kommunen sin kostnad Kjøp av tenester hjå Fylkesarkivet Ansvar for og forvaltninga av avleverte kommunale arkiv i depot Kommunen (rådmannen) sitt ansvar Den daglege forvaltninga, innsyn og formidling, ansvar

3 1. Innleiing om dette dokumentet 1.1. Kva dette dokumentet er Denne avleveringsinstruksen er laga av Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane og byggjer på normalinstruksen frå Riksarkivaren 1. Avleveringsinstruksen tek primært føre seg papirbasert arkivmateriale skapt av kommunane og fylkeskommunen i perioden cirka 1964 til rundt Alle kommunane som skal avlevera arkiv til depot på Fylkesarkivet må fylgja instruksen. Dersom det er særlege grunnar til å avvika instruksen, skal det i kvart tilfelle avtalast med Fylkesarkivet. Avleveringsinstruksen er laga av kommunearkivordninga som eit ledd i arbeidet med å gje kommunane og fylkeskommunen ei fagleg god teneste. Avleveringsinstruksen gjeld både kommunane og fylkeskommunen. Mange stadar i teksten er det berre referert til kommunar, ikkje fylkeskommunen. Det er gjort av praktiske omsyn. Reglane her gjeld også fylkeskommunen. Arkiv som er eldre enn 1964, samt personregistermateriale, har ikkje noko med det som blir omtala i denne avleveringsinstruksen å gjera. Avlevering av den type arkivmateriale må avtalast særskilt. Det er eigne reglar for avlevering av personregister, både når det gjeld ordning og alder på arkiv som skal avleverast Oppdateringar/revisjonar Avleveringsinstruksen inneheld dei til ei kvar tid gjeldande føringane frå Fylkesarkivet. Då arbeidet med å førebu arkiv til avlevering vil føregå over tid i kommunane, vil Fylkesarkivet stadig skaffa seg meir kompetanse på feltet. Dette vil kunne føra til oppdateringar i avleveringsinstruksen. Dersom det er sentrale oppdateringar, vil dette bli gjort kjent for kommunane. Vedlegg til avleveringsinstruksen: - Arkivforskrifta - Normalinstruksen for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar - Retningsliner for arkivavgrensing og kassasjon i kommunale arkiv - Mal for registrering av arkivlister/avleveringsliste (excel-rekneark) 2. Kommunane sitt lovpålagde ansvar for eldre og avslutta kommunale arkiv Kommunale organ skal avlevera arkivmaterialet sitt til eit kommunalt arkivdepot, som skal vere oppretta i samsvar med føresegnene i arkivforskrifta 5-1, fyrste og tredje ledd: Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er nedlagde eller har avslutta verksemda si (avslutta arkiv), skal avleverast til depot. Kommunar og fylkeskommunar skal opprette eigne ordningar for arkivdepot. Som eit minimum skal slike ordningar innebere at det løpande ansvaret for eldre og avslutta arkiv blir plassert ein stad, at ein har til rådvelde nødvendige lokale for å oppbevare 1 Normalinstruks for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar. Gitt med heimel i arkivforskrifta Riksarkivaren

4 arkiva, jf. kap. IV, og at ein etablerer rutinar som ivaretek dei spesifiserte krava til arkivdepot i kapitlet her. Arkivforskrifta 5-3 seier fylgjande om avlevering av avslutta arkiv: Dersom eit offentleg organ skal nedleggjast, skal arkivet klargjerast for avlevering til arkivdepot eller for overføring til eit organ som overtek saksområdet, jf og Klargjeringa av arkivet inngår som del av avviklingsarbeidet. Arkiv som ikkje blir overført til anna organ, skal avleverast straks. Den same prosedyren skal nyttast for arkiv skapt av offentlege organ som går over til å vere privat eller som skiftar mellom statleg, fylkeskommunal eller kommunal status, med mindre anna blir fastsett av Riksarkivaren med heimel i arkivlova 10 andre og tredje ledd, jf. også Fylkesarkivet som depot for eldre og avslutta arkiv for kommunane i Sogn og Fjordane 3.1 Gjeldande avtalar med kommunane Kommunearkivordninga ved Fylkesarkivet er eit samarbeid mellom fylkeskommunen og kommunane om arkivfagleg kompetanse og tenester. Avtalar mellom Fylkesarkivet og kommunane og fylkeskommunen regulerer arbeidet, og tenestene frå kommunearkivordninga er organisert og finansiert gjennom tre ulike avtaleområde: 1) Basistenester Fylkeskommunen og alle kommunane har denne avtalen. Innhald: ordning av arkiv, rettleiing i arkivdanning, tilbod om arkivplan.no, oppbevaring av personregistermateriale, innsyn, formidling, kurs og opplæring for kommunane. 2) Papirdepot Fylkeskommunen og 23 kommunar har denne avtalen (ikkje Årdal, Sogndal og Vik). Innhald: deponering av papirarkiv, rettleiing om avlevering, handsaming, ordning, formidling og innsyn. 3) Elektronisk depot Fylkeskommunen og alle kommunane har denne avtalen Innhald: deponering av elektronisk arkivmateriale, rettleiing om avlevering, handsaming av materiale, formidling og innsyn. 23 kommunar har med bakgrunn i avtalen om papirdepot deponert sine arkiv eldre enn 1964 i depot på Fylkeshuset. I denne avtalen har Fylkesarkivet forplikta seg til å ordna desse arkiva for kommunane. I den same avtalen ligg at kommunen også kan avlevera arkiv som er yngre enn 1964 til depot. Desse arkiva må vera ferdig ordna, pakka, merka og listeført i tråd med denne avleveringsinstruksen før dei vert avleverte til depot. 3

5 4. Kva skal avleverast? 4.1. Periode Hovudregelen er at arkivmateriale skal avleverast til arkivdepot når det er om lag år gamalt. Denne avleveringsinstruksen gjeld difor arkiv som er skapt i perioden mellom 1964 og ca Kva som er det naturlege ytteråret å forholda seg til, må avtalast særskilt med kvar enkelt kommune. Det vil vera ulike omsyn å ta i vurderinga av kva periode som skal avleverast i denne omgangen. Fleire av kommunane byrja å bruka K-kodar tidleg på 1990-talet, og dette kan vera eit naturleg ytterår å forhalda seg til. Ofte er det naturleg å nytta ei periodisering som ytterår for avleveringa. Arkiv som er avslutta skal også avleverast til depot. Avslutta arkiv er arkiv etter organ som er nedlagde eller flytta over til anna forvaltningsorgan. Det er ikkje sett krav om at avslutta arkiv skal ha ein viss alder Arkivskapartype Kva arkiv som skal avleverast må avklarast i dialog med Fylkesarkivet. For dei fleste kommunane vil det vera aktuelt å avlevera dei fleste arkiv utanom objektarkiva (eigedomsarkiv og gardsarkiv). Arkiv som det for dei fleste kommunane er naturleg å avlevera: - Valstyret - Formannskapsarkivet - Kommunekassen - Likningskontoret - Skulestyret - Skulekrinsar - Fattigstyre, sosialstyre - Helseråd - Jordstyre I tillegg til desse arkiva vil det truleg vera ei heil del nemnder og utval som bør klargjerast for avlevering. Nemnder og utval under formannskapet skal avleverast saman med arkivet etter formannskapet Prioriteringar Alle kommunar skal fyrst avlevera arkivet etter formannskapet. Frå formannskapet vil fylgjande seriar vera aktuelle: møtebøker, kopibøker, brevjournalar og saksarkiv. Arkivseriane skal plasserast i den rekkefylgja som dei her er nemnt. I enkelte kommunar finst det også ein serie som er kalla arkivkort. Desse skal i så fall plasserast etter brevjournalane. I samråd med Fylkesarkivet skal kommunen bestemma kva periode som skal avleverast samla. 5. Korleis klargjera arkiv for avlevering 5.1 Planlegging/førebuing Før kommunane skal starta med å klargjera arkiv for avlevering, bør Fylkesarkivet kallast inn til eit førebuande planleggingsmøte. Fylkesarkivet ynskjer at både arkivleiar og rådmann er til stades på 4

6 møtet. På møtet vil me gå gjennom dei føringane som ligg i avleveringsinstruksen. Det vil bli lagt opp til dialog mellom kommunen og Fylkesarkivet. Fylkesarkivet vil setja fokus på kva føresetnadar som er viktige for at kommunen skal lukkast i ordningsprosjektet. På møtet er det viktig med ei synfaring i arkivet. Me må me få ei oversikt over kor mykje arkiv kommunen har frå dei ulike arkivskaparane, kor vidt det er periodisert, og kor godt det er ordna. Det er viktig å gå gjennom alt arkivmaterialet frå perioden som skal avleverast. På denne måten kan ein sortera ut/grovordna arkivmaterialet som høyrer til det same arkivet. På det førebuande møtet skal me bli samde om kva arkiv og kva tidsperiode som skal klargjerast til avlevering i fyrste omgang. Det er viktig at kommunen blir informert om at arbeidet som skal gjerast er tidkrevjande, og at det vert sett av nok ressursar. Den eller dei som skal vera delaktige i ordningsarbeidet må bli skjerma frå andre gjeremål. Ein må planlegga kvar ordninga skal skje. Det må leggast til rette med eit stort arbeidsbord, mange hyller og godt lys. Før ordningsarbeidet tek til, er det lurt å sortera ut det arkivmaterialet som er del av det aktuelle ordningsprosjektet. Dersom de stiller det opp i rett rekkefylgje allereie på dette tidspunktet, vil det vera lettare å halda oversikt over arkivet som skal ordnast. Ein bør ha til rådigheit dobbelt så mange meter med hylle som ein har arkiv som skal ordnast. I tilfelle der det er fleire små periodar, kan det vera aktuelt å slå desse saman til ein større periode. Dette vil bli meir oversiktleg når ein skal finna fram i arkivet. I dei tilfelle der dette kan vera aktuelt, skal det diskuterast med Fylkesarkivet Innbinding Møtebøker for hovudutvala skal bindast inn(fortrinnsvis av bokbindar) før avlevering dersom kommunen har vedteke innbinding. Kopibøker og brevjournalar treng ikkje bindast inn. Dei kan leggast i syrefrie/nøytrale mapper, i arkivboksar. Dersom kommunen vil binde inn desse protokollane, er Leitz Impressbind eit godkjent kontorinnbindingssystem. Kommunar som vel å ikkje binde inn, må vere merksame på at rekkjefølgja lett kan endrast ved bruk av materialet. Ei alternativ løysing kan vere å gjennomdrage bøkene Krav til papir/mapper og annan emballasje Ein må heile tida ha i tankane at materialet enkelt skal kunne finnast att. Dersom innhaldet kjem klart fram av påført informasjon, til dømes sakstittel, treng ein ikkje bruke tid på å merke mappa med utfyllande informasjon. Kommunenamn og arkivskapar må og stå på mappa. Her kan ein bruke stempel, men handskrift er meir haldbart. Som hovudregel skal mapper og boksar skiftast ut. I nokre tilfelle kan ein bruka opp att mappene og boksane dersom dei ikkje er skada. Nye omslag eller mapper skal vere av syrefritt papir Reinsking av arkivmaterialet Binders og plast skal fjernast frå arkivmaterialet. Stifter som har begynt å ruste, og store klynger av stifter, må fjernast. For å unngå skade på papiret kan dei klippast bort. Andre stifter treng ikkje å fjernast. Dublettar, kopiar og ikkje arkivverdig materiale skal fjernast frå arkivet. Sjå Retningslinjer for arkivavgrensing og kassasjon i kommunale arkiv (gjeldande frå 4. juni 1987) for meir informasjon om arkivavgrensing. 5

7 Dersom arkivmaterialet er svært skittent, skal det brukast støvsugar for å reingjera det. Fylkesarkivet tek ikkje i mot arkivmateriale med sopp. Arkiv med sopp skal sanerast før det kan avleverast depot. 5.5.Ordningsarbeidet Når det kjem til sjølve ordningsarbeidet, er det ein del prinsipp som må fylgjast av den som ordnar. Me har her lista opp nokre punkt. Denne lista vil bli utvida etter kvart som me får spørsmål og kommentarar frå dei som ordnar arkiv. - I ein periode (særleg talet) finst det ein del stensilar i arkivet. Dette er blanke, tjukke ark der den blå skrifta etter kvart byrjar å bli svak/forsvinne. Enkelte kommunar har spurt om dei skal ta kopi av desse dokumenta, for på den måten å freista ta vare på det som står skrive. Fylkesarkivet ser at det kan vera ein god måte å ta vare på dokumenta, men set ikkje krav til at dette blir gjort. Det skal takast vare på originalen dersom det blir teke kopi av dokumenta. - I ein del kommunar er innhaldet i kvar einskild boks nøye skildra på etiketten. Dette er informasjon som kan vera verdt å ta med seg vidare. Dette kan gjerast ved at ein fotograferer etiketten og legg kopien i boksen. Det må likevel ikkje vera til hinder for at innhaldet i boksane kan endrast etter ordning. - Det skal vera legg/magebelte av syrefritt papir der det er to ark eller fleire som var festa saman med stift eller binders. - Dersom det ligg foto i arkivet, skal kvart enkelt bilete leggast i eit omslag av syrefritt papir. Det skal skrivast ein merknad i avleveringslista (excel-lista) om at det er foto i arkivet. - Materiale som er skada på ein slik måte at det kan vera til hinder for framtidig bevaring og bruk, skal reparerast før avlevering. Dette skal skje i samråd med arkivdepotet, som må sjå til at reparasjonane blir fagleg forsvarleg utført. - Dersom det arkivskapande organ har laga register eller andre oversyn over serskilte seriar eller andre delar av arkivmaterialet sitt, skal desse, dersom ikkje spesielle tilhøve tilseier noko anna, avleverast saman med det materialet dei refererer til Pakking/merking Arkivmateriale som ikkje blir bunde inn, skal som hovudregel leggjast i arkivøskjer. Materiale som ikkje kan leggjast i arkivøskjer, skal pakkast inn på forsvarleg vis. Slik pakking bør utførast i samråd med arkivdepotet. Fylkesarkivet har ikkje særskilde krav til kva boksar som skal nyttast, men dei må vera av syrenøytralt eller syrefritt materiale. Boksane må vera stødige og tola handsaming. Fylkesarkivet vil elles rå til at det blir brukt arkivboksar med tunge. Ta kontakt med Fylkesarkivet for å diskutera val av boksar og mapper før de bestiller inn. Det er naturleg at kronologien i ein boks byrjar ved nedseinka side og bevegar seg mot klaffen. Etikettar på arkivstykke, jf. arkivforskrifta 5-4 tredje ledd, skal vere av arkivhaldbart papir, jf. arkivforskrifta Til etikettar skal det nyttast eit tjukkare papir: 120 g/m2. Dette er også litt kvitare og blankare enn vanleg papir. 6

8 Etikettane vert laga i Asta etter at arkivet er registrert i Asta. Sjå neste avsnitt. Alle protokollar skal merkast med etikettar, også dei som har inngravering på ryggen. Bruk Casco våtromslim når de skal lima på etikettane. 5.7.Avleveringslista Avleveringslista, jf. arkivforskrifta 5-4 fjerde ledd, skal vere ordna systematisk. Det avleverande organet skal registrera arkiva i eit excel-skjema. Det utfylte excel-skjemaet vil fungera som avleveringsliste. Fylkesarkivet vil eksportera excel-skjemaet inn i arkivregistreringsverktyet vårt, ASTA. Det er viktig med god dialog mellom kommunen og Fylkesarkivet kring føring av arkivlister, slik at ein unngår feilføringar og at ting må gjerast opp att. Når arkivet er ferdig ordna, vil Fylkesarkivet arrangere eit møte der ordningsarbeidet vert kontrollert. Om arkivet vert godkjent, vil kommunen få opplæring i utfylling av excel-skjemaet. Vidare oppfølging vil i hovudsak skje via telefon/e-post. Dersom delar av materialet er gradert, underlagt teieplikt eller av andre grunnar unnateke frå offentleg innsyn, skal dette gå fram av avleveringslista. Dersom det er naudsynt, kan det førast eigne lister for slikt materiale. Etikettar vert laga automatisk i Asta etter at excel-skjemaet er importert. Desse vert sendt elektronisk til kommunen for påliming. 6. Overføring av arkivet til Fylkesarkivet (avlevering til arkivdepot) 6.1. Førebuing/planlegging Dersom arkivet er ferdig ordna etter forskrifta og denne instruksen, samt listeført slik at me kan importera det til ASTA. Etter godkjenning og ferdigstilling av arkivet, kan kommunane og fylkeskommunen avlevera det til Fylkesarkivet sitt arkivdepot. Fylkesarkivet er fleksible til når avleveringa skal skje, men me ber om at kommunen tek kontakt og avtalar dette minimum ein månad før det skal skje. Dersom det viser seg at det blir stor pågang frå kommunane for å få avlevera arkiv, vil Fylkesarkivet utarbeida ei liste over når kommunane får avlevera Transport Kommunen må betala for transportkostnadane. I god tid før avlevering må kommunen bestilla transport. Det er viktig å understreka at arkivet skal køyrast direkte til depot utan unødig opphald på vegen. Arkivet må pakkast systematisk og sikkert, slik at det ikkje vert skada under transport Kvittering Når arkivet er plassert i depot hos Fylkesarkivet, vil det bli sendt ut kvittering til kommunen om at arkivet er avlevert til depot. Saman med kvitteringa vil kommunen få ein arkivkatalog over det avleverte arkivet. 7

9 7. Økonomiske og ressursmessige konsekvensar og ansvarstilhøve 7.1. Kommunen sitt ansvar Den avleverande instansen har ansvaret for å klargjera arkivet til avlevering Kommunen sin kostnad Det er kommunen som skal ta alle kostnadar knytte til avlevering, uavhengig av kven som gjer jobben Kjøp av tenester hjå Fylkesarkivet Kommunen kan kjøpa tenester hjå Fylkesarkivet. Dersom kommunen ynskjer at Fylkesarkivet skal ordna arkiv for dei, må det skrivast ein eigen avtale om dette Fylkesarkivet klargjer for avlevering på vegne av kommunen Det vil vera mogleg å kjøpa tenester for ordning av Fylkesarkivet. Eit slikt arbeid er relativt omfattande og ressurskrevjande. Av omsyn til planlegging og ressursfordeling på Fylkesarkivet, er det difor viktig at kommunen melder frå i god tid, slik at planlegginga kan begynne så tidleg som mogeleg. Dersom Fylkesarkivet tek på seg å ordna, merka og listeføra arkivmateriale som skal avleverast, skal dette skje på oppdrag frå den instansen som har ansvaret for materialet (kommunen), og etter skriftleg avtale med denne. Oppdraget skal vera tidsavgrensa. Avlevering finn stad først når materialet er ordna, merka og listeført i tråd med føresegnene. Kostnaden må avtalast særskilt med kvar kommune på bakgrunn av mengde arkiv og kva orden arkivet er i. Kostnaden må fastsetjast på bakgrunn av grundig synfaring av arkivet i kommunen. Fylkesarkivet tek berre betalt for faktiske personalkostnadar og kostnadar til emballasje/utstyr. Det kan frå tid til annan syne seg at slike oppdrag vert meir omfattande enn synfaringane og berekningane indikerte då kontrakten vart inngått. Det vil difor alltid vera eit punkt i avleveringsavtalen mellom Fylkesarkivet og kommunen der det stå kva som skjer dersom Fylkesarkivet ikkje klarar å ordna ferdig arkivet innan avtala tid og innan dei kostnadsråmene som er sett. Kommunen vil måtte pårekna ekstrakostnadar på ordningsarbeidet i slike tilfelle. Uordna arkiv som er teke inn til Fylkesarkivet for ordning og registrering, er ikkje tilgjengeleg for innsyn og bruk, så lenge det ikkje er ordna og katalogisert. Dersom det kjem presserande førespurnadar frå arkiveigar (dvs. kommunen) om innsyn i et slikt uordna arkiv, som er under ordning av Fylkesarkivet, vil Fylkesarkivet fakturera kommunen for den tida det tek å finna fram i arkivet. Dette vilkåret vil og vere omtalt i avtalen mellom kommunen og Fylkesarkivet. Arkivmaterialet som blir sendt til Fylkesarkivet for ordning skal vera identifisert og listeført. Fylkesarkivet har høve til å senda uidentifisert materiale tilbake til kommunen på deira rekning, evt. fakturera for ekstra tid som blir brukt på identifisering av materialet. 8

10 8. Ansvar for og forvaltninga av avleverte kommunale arkiv i depot 8.1. Kommunen (rådmannen) sitt ansvar Alle kommunar og fylkeskommunar er etter arkivlova pålagde å oppretta arkivdepot. Fram til avleveringa til depot på Fylkeshuset er gjennomført, ligg ansvaret hjå det organet som har skapt materialet. Dersom det er uklåre punkt når det gjeld ansvarstilhøva, er det administrasjonssjefen si plikt å sørgja for naudsynt avklåring. Sjølv om kommunen eller fylkeskommunen kjøper depot-tenestene hjå Fylkesarkivet, er det arkivskapar som eig arkivet Den daglege forvaltninga, innsyn og formidling, ansvar Avlevering av arkivmateriale til kommunalt eller fylkeskommunalt arkivdepot inneber at arkivdepotet tek over det løpande ansvaret for materialet, jf. arkivforskrifta 5-1 tredje ledd. Dersom det er naudsynt for sakshandsaming eller liknande, kan arkivskapande organ låne tilbake materiale som er avlevert til arkivdepot. Låneperioden skal ikkje vere lenger enn det som er naudsynt av omsyn til bruken. Både lån og tilbakelevering til arkivdepotet skal dokumenterast. Arkivdepotet skal til ei kvar tid ha oversyn over materiale som er tilbakelånt til arkivskapande organ. Tilbakelånt materiale skal ikkje blandast saman med anna arkivmateriale hjå det arkivskapande organet, jf. arkivforskrifta Tilbakelånt materiale skal oppbevarast etter føresegnene i arkivforskrifta kapittel IV. Dersom dette ikkje let seg gjere, kan materialet i staden gjerast tilgjengeleg for bruk i arkivdepotet eller ved kopiering. Tilbakelånt materiale kan ikkje lånast vidare til andre utan samtykke frå arkivdepotet. Som del av depotavtalen, skal Fylkesarkivet handsama innsyn i deponert arkivmateriale. Dersom innsynet gjeld historisk arkiv, kan førespurnadane koma direkte til oss. Førespurnadar som gjeld personregistermateriale skal gå om kommunen. 9