FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE. Avleveringsinstruks. arkiv skapt etter 1964

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE. Avleveringsinstruks. arkiv skapt etter 1964"

Transkript

1 FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE Avleveringsinstruks arkiv skapt etter 1964 Avleveringsinstruksen er laga av kommunearkivordninga for å rettleia kommunane og fylkeskommunen i å ordna arkiv skapt etter 1964.

2 Innhald 1. Innleiing om dette dokumentet Kva dette dokumentet er Oppdateringar/revisjonar Kommunane sitt lovpålagde ansvar for eldre og avslutta kommunale arkiv Fylkesarkivet som depot for eldre og avslutta arkiv for kommunane i Sogn og Fjordane Gjeldande avtalar med kommunane Kva skal avleverast? Periode Arkivskapartype Prioriteringar Korleis klargjera arkiv for avlevering Planlegging/førebuing Innbinding Krav til papir/mapper og annan emballasje Reinsking av arkivmaterialet Ordningsarbeidet Pakking/merking Avleveringslista Overføring av arkivet til Fylkesarkivet (avlevering til arkivdepot) Førebuing/planlegging Transport Kvittering Økonomiske og ressursmessige konsekvensar og ansvarstilhøve Kommunen sitt ansvar Kommunen sin kostnad Kjøp av tenester hjå Fylkesarkivet Ansvar for og forvaltninga av avleverte kommunale arkiv i depot Kommunen (rådmannen) sitt ansvar Den daglege forvaltninga, innsyn og formidling, ansvar

3 1. Innleiing om dette dokumentet 1.1. Kva dette dokumentet er Denne avleveringsinstruksen er laga av Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane og byggjer på normalinstruksen frå Riksarkivaren 1. Avleveringsinstruksen tek primært føre seg papirbasert arkivmateriale skapt av kommunane og fylkeskommunen i perioden cirka 1964 til rundt Alle kommunane som skal avlevera arkiv til depot på Fylkesarkivet må fylgja instruksen. Dersom det er særlege grunnar til å avvika instruksen, skal det i kvart tilfelle avtalast med Fylkesarkivet. Avleveringsinstruksen er laga av kommunearkivordninga som eit ledd i arbeidet med å gje kommunane og fylkeskommunen ei fagleg god teneste. Avleveringsinstruksen gjeld både kommunane og fylkeskommunen. Mange stadar i teksten er det berre referert til kommunar, ikkje fylkeskommunen. Det er gjort av praktiske omsyn. Reglane her gjeld også fylkeskommunen. Arkiv som er eldre enn 1964, samt personregistermateriale, har ikkje noko med det som blir omtala i denne avleveringsinstruksen å gjera. Avlevering av den type arkivmateriale må avtalast særskilt. Det er eigne reglar for avlevering av personregister, både når det gjeld ordning og alder på arkiv som skal avleverast Oppdateringar/revisjonar Avleveringsinstruksen inneheld dei til ei kvar tid gjeldande føringane frå Fylkesarkivet. Då arbeidet med å førebu arkiv til avlevering vil føregå over tid i kommunane, vil Fylkesarkivet stadig skaffa seg meir kompetanse på feltet. Dette vil kunne føra til oppdateringar i avleveringsinstruksen. Dersom det er sentrale oppdateringar, vil dette bli gjort kjent for kommunane. Vedlegg til avleveringsinstruksen: - Arkivforskrifta - Normalinstruksen for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar - Retningsliner for arkivavgrensing og kassasjon i kommunale arkiv - Mal for registrering av arkivlister/avleveringsliste (excel-rekneark) 2. Kommunane sitt lovpålagde ansvar for eldre og avslutta kommunale arkiv Kommunale organ skal avlevera arkivmaterialet sitt til eit kommunalt arkivdepot, som skal vere oppretta i samsvar med føresegnene i arkivforskrifta 5-1, fyrste og tredje ledd: Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er nedlagde eller har avslutta verksemda si (avslutta arkiv), skal avleverast til depot. Kommunar og fylkeskommunar skal opprette eigne ordningar for arkivdepot. Som eit minimum skal slike ordningar innebere at det løpande ansvaret for eldre og avslutta arkiv blir plassert ein stad, at ein har til rådvelde nødvendige lokale for å oppbevare 1 Normalinstruks for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar. Gitt med heimel i arkivforskrifta Riksarkivaren

4 arkiva, jf. kap. IV, og at ein etablerer rutinar som ivaretek dei spesifiserte krava til arkivdepot i kapitlet her. Arkivforskrifta 5-3 seier fylgjande om avlevering av avslutta arkiv: Dersom eit offentleg organ skal nedleggjast, skal arkivet klargjerast for avlevering til arkivdepot eller for overføring til eit organ som overtek saksområdet, jf og Klargjeringa av arkivet inngår som del av avviklingsarbeidet. Arkiv som ikkje blir overført til anna organ, skal avleverast straks. Den same prosedyren skal nyttast for arkiv skapt av offentlege organ som går over til å vere privat eller som skiftar mellom statleg, fylkeskommunal eller kommunal status, med mindre anna blir fastsett av Riksarkivaren med heimel i arkivlova 10 andre og tredje ledd, jf. også Fylkesarkivet som depot for eldre og avslutta arkiv for kommunane i Sogn og Fjordane 3.1 Gjeldande avtalar med kommunane Kommunearkivordninga ved Fylkesarkivet er eit samarbeid mellom fylkeskommunen og kommunane om arkivfagleg kompetanse og tenester. Avtalar mellom Fylkesarkivet og kommunane og fylkeskommunen regulerer arbeidet, og tenestene frå kommunearkivordninga er organisert og finansiert gjennom tre ulike avtaleområde: 1) Basistenester Fylkeskommunen og alle kommunane har denne avtalen. Innhald: ordning av arkiv, rettleiing i arkivdanning, tilbod om arkivplan.no, oppbevaring av personregistermateriale, innsyn, formidling, kurs og opplæring for kommunane. 2) Papirdepot Fylkeskommunen og 23 kommunar har denne avtalen (ikkje Årdal, Sogndal og Vik). Innhald: deponering av papirarkiv, rettleiing om avlevering, handsaming, ordning, formidling og innsyn. 3) Elektronisk depot Fylkeskommunen og alle kommunane har denne avtalen Innhald: deponering av elektronisk arkivmateriale, rettleiing om avlevering, handsaming av materiale, formidling og innsyn. 23 kommunar har med bakgrunn i avtalen om papirdepot deponert sine arkiv eldre enn 1964 i depot på Fylkeshuset. I denne avtalen har Fylkesarkivet forplikta seg til å ordna desse arkiva for kommunane. I den same avtalen ligg at kommunen også kan avlevera arkiv som er yngre enn 1964 til depot. Desse arkiva må vera ferdig ordna, pakka, merka og listeført i tråd med denne avleveringsinstruksen før dei vert avleverte til depot. 3

5 4. Kva skal avleverast? 4.1. Periode Hovudregelen er at arkivmateriale skal avleverast til arkivdepot når det er om lag år gamalt. Denne avleveringsinstruksen gjeld difor arkiv som er skapt i perioden mellom 1964 og ca Kva som er det naturlege ytteråret å forholda seg til, må avtalast særskilt med kvar enkelt kommune. Det vil vera ulike omsyn å ta i vurderinga av kva periode som skal avleverast i denne omgangen. Fleire av kommunane byrja å bruka K-kodar tidleg på 1990-talet, og dette kan vera eit naturleg ytterår å forhalda seg til. Ofte er det naturleg å nytta ei periodisering som ytterår for avleveringa. Arkiv som er avslutta skal også avleverast til depot. Avslutta arkiv er arkiv etter organ som er nedlagde eller flytta over til anna forvaltningsorgan. Det er ikkje sett krav om at avslutta arkiv skal ha ein viss alder Arkivskapartype Kva arkiv som skal avleverast må avklarast i dialog med Fylkesarkivet. For dei fleste kommunane vil det vera aktuelt å avlevera dei fleste arkiv utanom objektarkiva (eigedomsarkiv og gardsarkiv). Arkiv som det for dei fleste kommunane er naturleg å avlevera: - Valstyret - Formannskapsarkivet - Kommunekassen - Likningskontoret - Skulestyret - Skulekrinsar - Fattigstyre, sosialstyre - Helseråd - Jordstyre I tillegg til desse arkiva vil det truleg vera ei heil del nemnder og utval som bør klargjerast for avlevering. Nemnder og utval under formannskapet skal avleverast saman med arkivet etter formannskapet Prioriteringar Alle kommunar skal fyrst avlevera arkivet etter formannskapet. Frå formannskapet vil fylgjande seriar vera aktuelle: møtebøker, kopibøker, brevjournalar og saksarkiv. Arkivseriane skal plasserast i den rekkefylgja som dei her er nemnt. I enkelte kommunar finst det også ein serie som er kalla arkivkort. Desse skal i så fall plasserast etter brevjournalane. I samråd med Fylkesarkivet skal kommunen bestemma kva periode som skal avleverast samla. 5. Korleis klargjera arkiv for avlevering 5.1 Planlegging/førebuing Før kommunane skal starta med å klargjera arkiv for avlevering, bør Fylkesarkivet kallast inn til eit førebuande planleggingsmøte. Fylkesarkivet ynskjer at både arkivleiar og rådmann er til stades på 4

6 møtet. På møtet vil me gå gjennom dei føringane som ligg i avleveringsinstruksen. Det vil bli lagt opp til dialog mellom kommunen og Fylkesarkivet. Fylkesarkivet vil setja fokus på kva føresetnadar som er viktige for at kommunen skal lukkast i ordningsprosjektet. På møtet er det viktig med ei synfaring i arkivet. Me må me få ei oversikt over kor mykje arkiv kommunen har frå dei ulike arkivskaparane, kor vidt det er periodisert, og kor godt det er ordna. Det er viktig å gå gjennom alt arkivmaterialet frå perioden som skal avleverast. På denne måten kan ein sortera ut/grovordna arkivmaterialet som høyrer til det same arkivet. På det førebuande møtet skal me bli samde om kva arkiv og kva tidsperiode som skal klargjerast til avlevering i fyrste omgang. Det er viktig at kommunen blir informert om at arbeidet som skal gjerast er tidkrevjande, og at det vert sett av nok ressursar. Den eller dei som skal vera delaktige i ordningsarbeidet må bli skjerma frå andre gjeremål. Ein må planlegga kvar ordninga skal skje. Det må leggast til rette med eit stort arbeidsbord, mange hyller og godt lys. Før ordningsarbeidet tek til, er det lurt å sortera ut det arkivmaterialet som er del av det aktuelle ordningsprosjektet. Dersom de stiller det opp i rett rekkefylgje allereie på dette tidspunktet, vil det vera lettare å halda oversikt over arkivet som skal ordnast. Ein bør ha til rådigheit dobbelt så mange meter med hylle som ein har arkiv som skal ordnast. I tilfelle der det er fleire små periodar, kan det vera aktuelt å slå desse saman til ein større periode. Dette vil bli meir oversiktleg når ein skal finna fram i arkivet. I dei tilfelle der dette kan vera aktuelt, skal det diskuterast med Fylkesarkivet Innbinding Møtebøker for hovudutvala skal bindast inn(fortrinnsvis av bokbindar) før avlevering dersom kommunen har vedteke innbinding. Kopibøker og brevjournalar treng ikkje bindast inn. Dei kan leggast i syrefrie/nøytrale mapper, i arkivboksar. Dersom kommunen vil binde inn desse protokollane, er Leitz Impressbind eit godkjent kontorinnbindingssystem. Kommunar som vel å ikkje binde inn, må vere merksame på at rekkjefølgja lett kan endrast ved bruk av materialet. Ei alternativ løysing kan vere å gjennomdrage bøkene Krav til papir/mapper og annan emballasje Ein må heile tida ha i tankane at materialet enkelt skal kunne finnast att. Dersom innhaldet kjem klart fram av påført informasjon, til dømes sakstittel, treng ein ikkje bruke tid på å merke mappa med utfyllande informasjon. Kommunenamn og arkivskapar må og stå på mappa. Her kan ein bruke stempel, men handskrift er meir haldbart. Som hovudregel skal mapper og boksar skiftast ut. I nokre tilfelle kan ein bruka opp att mappene og boksane dersom dei ikkje er skada. Nye omslag eller mapper skal vere av syrefritt papir Reinsking av arkivmaterialet Binders og plast skal fjernast frå arkivmaterialet. Stifter som har begynt å ruste, og store klynger av stifter, må fjernast. For å unngå skade på papiret kan dei klippast bort. Andre stifter treng ikkje å fjernast. Dublettar, kopiar og ikkje arkivverdig materiale skal fjernast frå arkivet. Sjå Retningslinjer for arkivavgrensing og kassasjon i kommunale arkiv (gjeldande frå 4. juni 1987) for meir informasjon om arkivavgrensing. 5

7 Dersom arkivmaterialet er svært skittent, skal det brukast støvsugar for å reingjera det. Fylkesarkivet tek ikkje i mot arkivmateriale med sopp. Arkiv med sopp skal sanerast før det kan avleverast depot. 5.5.Ordningsarbeidet Når det kjem til sjølve ordningsarbeidet, er det ein del prinsipp som må fylgjast av den som ordnar. Me har her lista opp nokre punkt. Denne lista vil bli utvida etter kvart som me får spørsmål og kommentarar frå dei som ordnar arkiv. - I ein periode (særleg talet) finst det ein del stensilar i arkivet. Dette er blanke, tjukke ark der den blå skrifta etter kvart byrjar å bli svak/forsvinne. Enkelte kommunar har spurt om dei skal ta kopi av desse dokumenta, for på den måten å freista ta vare på det som står skrive. Fylkesarkivet ser at det kan vera ein god måte å ta vare på dokumenta, men set ikkje krav til at dette blir gjort. Det skal takast vare på originalen dersom det blir teke kopi av dokumenta. - I ein del kommunar er innhaldet i kvar einskild boks nøye skildra på etiketten. Dette er informasjon som kan vera verdt å ta med seg vidare. Dette kan gjerast ved at ein fotograferer etiketten og legg kopien i boksen. Det må likevel ikkje vera til hinder for at innhaldet i boksane kan endrast etter ordning. - Det skal vera legg/magebelte av syrefritt papir der det er to ark eller fleire som var festa saman med stift eller binders. - Dersom det ligg foto i arkivet, skal kvart enkelt bilete leggast i eit omslag av syrefritt papir. Det skal skrivast ein merknad i avleveringslista (excel-lista) om at det er foto i arkivet. - Materiale som er skada på ein slik måte at det kan vera til hinder for framtidig bevaring og bruk, skal reparerast før avlevering. Dette skal skje i samråd med arkivdepotet, som må sjå til at reparasjonane blir fagleg forsvarleg utført. - Dersom det arkivskapande organ har laga register eller andre oversyn over serskilte seriar eller andre delar av arkivmaterialet sitt, skal desse, dersom ikkje spesielle tilhøve tilseier noko anna, avleverast saman med det materialet dei refererer til Pakking/merking Arkivmateriale som ikkje blir bunde inn, skal som hovudregel leggjast i arkivøskjer. Materiale som ikkje kan leggjast i arkivøskjer, skal pakkast inn på forsvarleg vis. Slik pakking bør utførast i samråd med arkivdepotet. Fylkesarkivet har ikkje særskilde krav til kva boksar som skal nyttast, men dei må vera av syrenøytralt eller syrefritt materiale. Boksane må vera stødige og tola handsaming. Fylkesarkivet vil elles rå til at det blir brukt arkivboksar med tunge. Ta kontakt med Fylkesarkivet for å diskutera val av boksar og mapper før de bestiller inn. Det er naturleg at kronologien i ein boks byrjar ved nedseinka side og bevegar seg mot klaffen. Etikettar på arkivstykke, jf. arkivforskrifta 5-4 tredje ledd, skal vere av arkivhaldbart papir, jf. arkivforskrifta Til etikettar skal det nyttast eit tjukkare papir: 120 g/m2. Dette er også litt kvitare og blankare enn vanleg papir. 6

8 Etikettane vert laga i Asta etter at arkivet er registrert i Asta. Sjå neste avsnitt. Alle protokollar skal merkast med etikettar, også dei som har inngravering på ryggen. Bruk Casco våtromslim når de skal lima på etikettane. 5.7.Avleveringslista Avleveringslista, jf. arkivforskrifta 5-4 fjerde ledd, skal vere ordna systematisk. Det avleverande organet skal registrera arkiva i eit excel-skjema. Det utfylte excel-skjemaet vil fungera som avleveringsliste. Fylkesarkivet vil eksportera excel-skjemaet inn i arkivregistreringsverktyet vårt, ASTA. Det er viktig med god dialog mellom kommunen og Fylkesarkivet kring føring av arkivlister, slik at ein unngår feilføringar og at ting må gjerast opp att. Når arkivet er ferdig ordna, vil Fylkesarkivet arrangere eit møte der ordningsarbeidet vert kontrollert. Om arkivet vert godkjent, vil kommunen få opplæring i utfylling av excel-skjemaet. Vidare oppfølging vil i hovudsak skje via telefon/e-post. Dersom delar av materialet er gradert, underlagt teieplikt eller av andre grunnar unnateke frå offentleg innsyn, skal dette gå fram av avleveringslista. Dersom det er naudsynt, kan det førast eigne lister for slikt materiale. Etikettar vert laga automatisk i Asta etter at excel-skjemaet er importert. Desse vert sendt elektronisk til kommunen for påliming. 6. Overføring av arkivet til Fylkesarkivet (avlevering til arkivdepot) 6.1. Førebuing/planlegging Dersom arkivet er ferdig ordna etter forskrifta og denne instruksen, samt listeført slik at me kan importera det til ASTA. Etter godkjenning og ferdigstilling av arkivet, kan kommunane og fylkeskommunen avlevera det til Fylkesarkivet sitt arkivdepot. Fylkesarkivet er fleksible til når avleveringa skal skje, men me ber om at kommunen tek kontakt og avtalar dette minimum ein månad før det skal skje. Dersom det viser seg at det blir stor pågang frå kommunane for å få avlevera arkiv, vil Fylkesarkivet utarbeida ei liste over når kommunane får avlevera Transport Kommunen må betala for transportkostnadane. I god tid før avlevering må kommunen bestilla transport. Det er viktig å understreka at arkivet skal køyrast direkte til depot utan unødig opphald på vegen. Arkivet må pakkast systematisk og sikkert, slik at det ikkje vert skada under transport Kvittering Når arkivet er plassert i depot hos Fylkesarkivet, vil det bli sendt ut kvittering til kommunen om at arkivet er avlevert til depot. Saman med kvitteringa vil kommunen få ein arkivkatalog over det avleverte arkivet. 7

9 7. Økonomiske og ressursmessige konsekvensar og ansvarstilhøve 7.1. Kommunen sitt ansvar Den avleverande instansen har ansvaret for å klargjera arkivet til avlevering Kommunen sin kostnad Det er kommunen som skal ta alle kostnadar knytte til avlevering, uavhengig av kven som gjer jobben Kjøp av tenester hjå Fylkesarkivet Kommunen kan kjøpa tenester hjå Fylkesarkivet. Dersom kommunen ynskjer at Fylkesarkivet skal ordna arkiv for dei, må det skrivast ein eigen avtale om dette Fylkesarkivet klargjer for avlevering på vegne av kommunen Det vil vera mogleg å kjøpa tenester for ordning av Fylkesarkivet. Eit slikt arbeid er relativt omfattande og ressurskrevjande. Av omsyn til planlegging og ressursfordeling på Fylkesarkivet, er det difor viktig at kommunen melder frå i god tid, slik at planlegginga kan begynne så tidleg som mogeleg. Dersom Fylkesarkivet tek på seg å ordna, merka og listeføra arkivmateriale som skal avleverast, skal dette skje på oppdrag frå den instansen som har ansvaret for materialet (kommunen), og etter skriftleg avtale med denne. Oppdraget skal vera tidsavgrensa. Avlevering finn stad først når materialet er ordna, merka og listeført i tråd med føresegnene. Kostnaden må avtalast særskilt med kvar kommune på bakgrunn av mengde arkiv og kva orden arkivet er i. Kostnaden må fastsetjast på bakgrunn av grundig synfaring av arkivet i kommunen. Fylkesarkivet tek berre betalt for faktiske personalkostnadar og kostnadar til emballasje/utstyr. Det kan frå tid til annan syne seg at slike oppdrag vert meir omfattande enn synfaringane og berekningane indikerte då kontrakten vart inngått. Det vil difor alltid vera eit punkt i avleveringsavtalen mellom Fylkesarkivet og kommunen der det stå kva som skjer dersom Fylkesarkivet ikkje klarar å ordna ferdig arkivet innan avtala tid og innan dei kostnadsråmene som er sett. Kommunen vil måtte pårekna ekstrakostnadar på ordningsarbeidet i slike tilfelle. Uordna arkiv som er teke inn til Fylkesarkivet for ordning og registrering, er ikkje tilgjengeleg for innsyn og bruk, så lenge det ikkje er ordna og katalogisert. Dersom det kjem presserande førespurnadar frå arkiveigar (dvs. kommunen) om innsyn i et slikt uordna arkiv, som er under ordning av Fylkesarkivet, vil Fylkesarkivet fakturera kommunen for den tida det tek å finna fram i arkivet. Dette vilkåret vil og vere omtalt i avtalen mellom kommunen og Fylkesarkivet. Arkivmaterialet som blir sendt til Fylkesarkivet for ordning skal vera identifisert og listeført. Fylkesarkivet har høve til å senda uidentifisert materiale tilbake til kommunen på deira rekning, evt. fakturera for ekstra tid som blir brukt på identifisering av materialet. 8

10 8. Ansvar for og forvaltninga av avleverte kommunale arkiv i depot 8.1. Kommunen (rådmannen) sitt ansvar Alle kommunar og fylkeskommunar er etter arkivlova pålagde å oppretta arkivdepot. Fram til avleveringa til depot på Fylkeshuset er gjennomført, ligg ansvaret hjå det organet som har skapt materialet. Dersom det er uklåre punkt når det gjeld ansvarstilhøva, er det administrasjonssjefen si plikt å sørgja for naudsynt avklåring. Sjølv om kommunen eller fylkeskommunen kjøper depot-tenestene hjå Fylkesarkivet, er det arkivskapar som eig arkivet Den daglege forvaltninga, innsyn og formidling, ansvar Avlevering av arkivmateriale til kommunalt eller fylkeskommunalt arkivdepot inneber at arkivdepotet tek over det løpande ansvaret for materialet, jf. arkivforskrifta 5-1 tredje ledd. Dersom det er naudsynt for sakshandsaming eller liknande, kan arkivskapande organ låne tilbake materiale som er avlevert til arkivdepot. Låneperioden skal ikkje vere lenger enn det som er naudsynt av omsyn til bruken. Både lån og tilbakelevering til arkivdepotet skal dokumenterast. Arkivdepotet skal til ei kvar tid ha oversyn over materiale som er tilbakelånt til arkivskapande organ. Tilbakelånt materiale skal ikkje blandast saman med anna arkivmateriale hjå det arkivskapande organet, jf. arkivforskrifta Tilbakelånt materiale skal oppbevarast etter føresegnene i arkivforskrifta kapittel IV. Dersom dette ikkje let seg gjere, kan materialet i staden gjerast tilgjengeleg for bruk i arkivdepotet eller ved kopiering. Tilbakelånt materiale kan ikkje lånast vidare til andre utan samtykke frå arkivdepotet. Som del av depotavtalen, skal Fylkesarkivet handsama innsyn i deponert arkivmateriale. Dersom innsynet gjeld historisk arkiv, kan førespurnadane koma direkte til oss. Førespurnadar som gjeld personregistermateriale skal gå om kommunen. 9

Avleveringsinstruks. arkiv skapt etter Gjeldande frå dato:

Avleveringsinstruks. arkiv skapt etter Gjeldande frå dato: Avleveringsinstruks arkiv skapt etter 1964 Gjeldande frå dato: 01.04.2017 Vert rullert dato: 01.04.2019 Denne instruksen skal vere ein rettleiar for å ordne og avlevere kommunale og fylkeskommunale arkiv

Detaljer

FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE. Avleveringsinstruks. arkiv skapt etter 1964

FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE. Avleveringsinstruks. arkiv skapt etter 1964 FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE Avleveringsinstruks arkiv skapt etter 1964 Avleveringsinstruksen er laga av kommunearkivordninga for å rettleia kommunane og fylkeskommunen i å ordna arkiv skapt etter

Detaljer

Dagens tema: Nye avleveringsrutinar KVIFOR? KVA ER NYTT?

Dagens tema: Nye avleveringsrutinar KVIFOR? KVA ER NYTT? Dagens tema: Nye avleveringsrutinar KVIFOR? KVA ER NYTT? Litt om oss Vibeke Solbakken Lunheim, arkivar med hovudansvar for eldre arkiv Guro Flø, arkivar med hovudansvar for eldre arkiv Åsta Vadset, arkivar

Detaljer

IKAMR er ei felles rådgivings -og depotteneste for alle kommunane i Møre og Romsdal og for Fylkeskommunen

IKAMR er ei felles rådgivings -og depotteneste for alle kommunane i Møre og Romsdal og for Fylkeskommunen IKAMR er ei felles rådgivings -og depotteneste for alle kommunane i Møre og Romsdal og for Fylkeskommunen Vibeke Solbakken Lunheim, arkivar med hovudansvar for eldre arkiv Guro Flø, arkivar med hovudansvar

Detaljer

Nye avleveringsrutinar for IKA Kontaktkonferanse 2017

Nye avleveringsrutinar for IKA Kontaktkonferanse 2017 Planer om å avlevere? Nye avleveringsrutinar for IKA Kontaktkonferanse 2017 Ta tidleg kontakt med IKA Me kan ta i mot arkiv frå september 2017 Kva slags format? protokollar og/eller arkivboksar? Har arkivsakene

Detaljer

NORMALINSTRUKS. for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar. Gitt med heimel i arkivforskrifta 5-12

NORMALINSTRUKS. for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar. Gitt med heimel i arkivforskrifta 5-12 NORMALINSTRUKS for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar Gitt med heimel i arkivforskrifta 5-12 Riksarkivaren 01.06.2002 Riksarkivaren Rapportar og retningsliner 15 Riksarkivaren, Oslo 2003 ISBN 82-548-0083-9

Detaljer

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Kontaktseminar 2005 Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Organisering av arkivdepot, bruk av offentlige arkiver 1. Hva er et arkivdepot? 2. Hvilke funksjoner skal et arkivdepot ha? 3. Hva

Detaljer

LOV 1992-12-04 nr 126: Lov om arkiv.

LOV 1992-12-04 nr 126: Lov om arkiv. Side 1 av 5 LOV 1992-12-04 nr 126: Lov om arkiv. Bruk av basen forutsetter at du samtykker i betingelsene i brukeravtalen. DATO: LOV-1992-12-04-126 DEPARTEMENT: KKD (Kultur- og kirkedepartementet) PUBLISERT:

Detaljer

Interkommunalt Arkiv for Møre og Romsdal (IKA) er ei felles rådgjevings-og depotteneste for fylkeskommunen og alle kommunane i fylket

Interkommunalt Arkiv for Møre og Romsdal (IKA) er ei felles rådgjevings-og depotteneste for fylkeskommunen og alle kommunane i fylket Interkommunalt Arkiv for Møre og Romsdal (IKA) er ei felles rådgjevings-og depotteneste for fylkeskommunen og alle kommunane i fylket Fagansvarlege for avlevering Vibeke S. Lunheim Rådgjevar/Arkivar vibeke.lunheim@ikamr.no

Detaljer

Kompetanse og utdanning. Kva krevst det av arkivtenesta?

Kompetanse og utdanning. Kva krevst det av arkivtenesta? Kompetanse og utdanning Kva krevst det av arkivtenesta? T.d.: Kommunereforma og arkivet Kva skal skje med arkiva dersom to eller fleire kommunar blitt sått saman? Arkiva i alle einingar som blir påverka

Detaljer

Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november 2010 Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Hjelpemidler Arkivhåndboken for offentlig forvaltning (Kap.

Detaljer

Reglement for kontrollutvalet i Selje kommune (Vedteke av Selje kommunestyret den 29. april 2009, sak 030/09)

Reglement for kontrollutvalet i Selje kommune (Vedteke av Selje kommunestyret den 29. april 2009, sak 030/09) Reglement for kontrollutvalet i Selje kommune (Vedteke av Selje kommunestyret den 29. april 2009, sak 030/09) 1. Val og samansetjing (kommunelova 77 nr. 1,2 og 3) Medlemane i kontrollutvalet i Selje kommune

Detaljer

Rettleiing for revisor sin særattestasjon

Rettleiing for revisor sin særattestasjon Rettleiing for revisor sin særattestasjon Om grunnstønad til nasjonalt arbeid til frivillige barne- og ungdomsorganisasjonar, statsbudsjettets kap. 857, post 70 (Jf. føresegn om tilskot til frivillige

Detaljer

Instruks for deponering for personregistermateriale

Instruks for deponering for personregistermateriale Av IKA Finnmark IKS 2012 Instruks for deponering for personregistermateriale IKA Finnmark IKS, Alta, Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik, Hammerfest, Hasvik, Karasjok / Karasjoga gielda, Kvalsund, Loppa, Måsøy,

Detaljer

Retningsliner for personaldokumentasjon Dokumenttype:

Retningsliner for personaldokumentasjon Dokumenttype: Innhald 1. Inneliing s. 2 1.2 Virkeområde 1.3 Definisjonar 2 Organisering av personaldokumentasjon 2.1 Oppbevaring av personalmapper 2.2 Tilhøvet mellom saksarkiv og personalarkiv 2.3 Tilhøvet mellom personalarkiv

Detaljer

ØYGARDEN KOMMUNE DELEGERT SAK

ØYGARDEN KOMMUNE DELEGERT SAK ØYGARDEN KOMMUNE DELEGERT SAK SAKSGANG R.f. Styre, råd, utval m.v. Møtedato Saksnr DRS Delegert rådmannskontoret 26.01.2011 006/11 Arkiv: K1-069 Arkivsaknr: 08/896-20 DEPOT - PRIVAT ARKIV - ØYGARDEN KOMMUNE

Detaljer

Forslag til ny forskrift om offentlige arkiv. 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet

Forslag til ny forskrift om offentlige arkiv. 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet om offentlige arkiv 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet 1. Arkivloven med forskrifter (arkivregelverket) 2. Mindre detaljregulering overordnede og funksjonelle krav 3. Tilpasning til digital

Detaljer

Instruks. for deponering av personregistermateriale

Instruks. for deponering av personregistermateriale Instruks for deponering av personregistermateriale Arkiv i Nordland 2004 Innhold 1. Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Hvilke arkiv skal deponeres?... 3 1.3 Når skal arkivene avleveres/deponeres?...

Detaljer

Arkivrutinar - barnehage

Arkivrutinar - barnehage Arkivrutinar - barnehage Retningsliner for elektroniske saker som gjeld barn i barnehagane i Ulstein kommune Gjeld frå 01.01.2016 Lnr. 10531/2015 0 Innleiing Arkiv er ein viktig del av kommunal forvaltning.

Detaljer

Periodisering, bortsetting og avlevering

Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning

Detaljer

PROSEDYRE FOR IKA MØRE OG ROMSDAL

PROSEDYRE FOR IKA MØRE OG ROMSDAL PROSEDYRE FOR IKA MØRE OG ROMSDAL ORDNING, FØRING OG AVLEVERING AV OFFENTLEGE ARKIV OG AV DEI PRIVATARKIV SOM ER PÅLAGDE Å FØLGJE ARKIVLOVA OG ARKIVFORSKRIFTENE PROSEDYRE FOR IKA MØRE OG ROMSDAL Innhald

Detaljer

TILPASSET NORMALINSTRUKS

TILPASSET NORMALINSTRUKS TILPASSET NORMALINSTRUKS for arkivdepot IKA Opplandene (IKAO) Oppfølging av Eiermøtet 2014 sak 5, om synliggjøring av basistjenester og tilleggstjenester. Gitt med hjemmel i arkivforskriften 5-12 1 Innhold

Detaljer

AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET

AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET Retningslinjer for avlevering av offentlig arkiv Oppdatert november 2013 www.vestfoldarkivet.no FORORD Retningslinjene for avlevering av arkiv til Vestfoldarkivet

Detaljer

Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå?

Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå? Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå? IKAVAs kontaktkonferanse 2015 Turid Holen Kommunereform Stortinget har gitt tilsutning om å gjennomføre en kommunereform. Målet er større, mer robuste

Detaljer

OVERFORMYNDERIET DEPONERING AV ARKIV

OVERFORMYNDERIET DEPONERING AV ARKIV OVERFORMYNDERIET DEPONERING AV ARKIV Dette er ein rettleiar utarbeida av IKAH i samband med deponeringar av arkiv etter overformynderiet i kommunane. Bergen 2016 1 Kort samandrag 1. Alle kommunar har hatt

Detaljer

IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS. Instruks for avlevering av eldre arkiv

IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS. Instruks for avlevering av eldre arkiv IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS Instruks for avlevering av eldre arkiv 2012 FORORD Retningslinjene for avlevering av arkiv til IKA Finnmark IKS er utarbeidet med hjemmel i Forskrift

Detaljer

NORMALINSTRUKS. for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner. Gitt med hjemmel i arkivforskriften 5-12

NORMALINSTRUKS. for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner. Gitt med hjemmel i arkivforskriften 5-12 NORMALINSTRUKS for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner Gitt med hjemmel i arkivforskriften 5-12 Riksarkivaren 01.06.2002 1 1. Innledning 1.1 Hjemmel og avgrensning I henhold til forskrift til arkivloven

Detaljer

ARKIVRUTINE FOR SKULENE I ØYGARDEN KOMMUNE

ARKIVRUTINE FOR SKULENE I ØYGARDEN KOMMUNE ARKIVRUTINE FOR SKULENE I ØYGARDEN KOMMUNE Dok. ref. Dato: 12/1-13/K1-069//BYO 27.01.2014 Arkivrutine for elevarkiv i Øygarden kommune skal gjera det mogleg for skulane å ha eit riktig og likt arbeid med

Detaljer

Fra dagligarkiv til arkivkatalog. Ordning og katalogisering av eldre kommunalt arkivmateriale.

Fra dagligarkiv til arkivkatalog. Ordning og katalogisering av eldre kommunalt arkivmateriale. Fra dagligarkiv til arkivkatalog. Ordning og katalogisering av eldre kommunalt arkivmateriale. Hovedpunkter Lovverket Ordnings- og katalogiseringsarbeid Råd 2 Lovverket Lov 25. september 1992 (nr. 107)

Detaljer

Vedtak i sak som gjeld klage på manglande innsyn etter offentleglova

Vedtak i sak som gjeld klage på manglande innsyn etter offentleglova Sakshandsamar: Ove Midtbø Vår dato Vår referanse Telefon: 57643176 03.07.2012 2012/1917-326.1 E-post: fmsfomi@fylkesmannen.no Dykkar dato Dykkar referanse Foreldrearbeidsutvalet Lærdalsøyri skule v/hadle

Detaljer

FELLES REGLEMENT FOR DEI POLITISKE ORGANA (K-sak 28/16)

FELLES REGLEMENT FOR DEI POLITISKE ORGANA (K-sak 28/16) FELLES REGLEMENT FOR DEI POLITISKE ORGANA (K-sak 28/16) 1.1 Føremål Føremålet med dette reglementet er: Gje hovudretningsliner for arbeidet i dei politiske organa Gje einsarta og like retningsliner for

Detaljer

Kommunereform, arkiv og IKA. IKAs kontaktkonferanse 2015

Kommunereform, arkiv og IKA. IKAs kontaktkonferanse 2015 Kommunereform, arkiv og IKA IKAs kontaktkonferanse 2015 Kommunereform «Stortinget har gitt tilslutning til å gjennomføre en kommunereform. Målet er større, mer robuste kommuner med økt makt og myndighet.

Detaljer

ENDELEG TILSYNSRAPPORT

ENDELEG TILSYNSRAPPORT Sakshandsamar, innvalstelefon Jarle Berggraf, 55572264 Vår dato 18.05.2016 Dykkar dato 13.04.2016 Vår referanse 2015/6484 611 Dykkar referanse Bergen kommune Postboks 7700 5020 Bergen ENDELEG TILSYNSRAPPORT

Detaljer

TILSYNSRAPPORT. Kommunen som barnehagemyndigheit. Selje kommune

TILSYNSRAPPORT. Kommunen som barnehagemyndigheit. Selje kommune TILSYNSRAPPORT Kommunen som barnehagemyndigheit Selje kommune 1 Innhald Samadrag... 3 1. Innleiing... 4 2. Om tilsynet med Selje kommune... 4 2.1 Fylkesmannen fører tilsyn med kommunen som barnehagemyndigheit...

Detaljer

SKODJE KOMMUNE. Reglement for kontrollutvalet jf. Kommunelova kap. 12 med tilhøyrande forskrift og rettleiar

SKODJE KOMMUNE. Reglement for kontrollutvalet jf. Kommunelova kap. 12 med tilhøyrande forskrift og rettleiar SKODJE KOMMUNE Reglement for kontrollutvalet jf. Kommunelova kap. 12 med tilhøyrande forskrift og rettleiar Vedtatt i kommunestyret 24.05.2016 Innhald 1. Føremål... 2 2. Etikk... 2 3. Val og samansetjing...

Detaljer

REGLEMENT FOR Utval for Levekår

REGLEMENT FOR Utval for Levekår REGLEMENT FOR Utval for Levekår 1. SAMANSETJING OG VAL Utvalet skal ha 7 medlemar inklusiv leiar og nestleiar. Medlemane og varamedlemane skal veljast blant medlemane i kommunestyret i samsvar med prinsipp

Detaljer

Prosjektplan

Prosjektplan Prosjektplan 2016-2018 Kartlegging, effektivisering og digitalisering av arkiv i Fjell, Sund og Øygarden kommune Samanslåing av Fjell, Sund & Øygarden kommune Innhaldsfortegnelse Bakgrunn og mål... 3 Organisering...

Detaljer

Nye kommunar i Møre og Romsdal

Nye kommunar i Møre og Romsdal Nye kommunar i Møre og Romsdal INFO-skriv nr. 2/2017 Innhald 1. Krav til felles kommunestyremøte 2. Unntak frå krav om felles kommunestyremøte 3. Saksbehandling fram til kongeleg resolusjon 4. Nærare om

Detaljer

TILSYNSRAPPORT. Kommunen som barnehagemyndigheit. Årdal kommune

TILSYNSRAPPORT. Kommunen som barnehagemyndigheit. Årdal kommune TILSYNSRAPPORT Kommunen som barnehagemyndigheit Årdal kommune 1 Innhald Samandrag... 3 1. Innleiing... 4 2. Om tilsynet med Årdal kommune... 4 2.1 Fylkesmannen fører tilsyn med kommunen som barnehagemyndigheit...

Detaljer

MERKNADER TIL REGLEMENTA FOR HOVUDUTVALA I MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE

MERKNADER TIL REGLEMENTA FOR HOVUDUTVALA I MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE MERKNADER TIL REGLEMENTA FOR HOVUDUTVALA I MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE Justert som følgje av vedtak i fylkestinget i sak T-88/02 og T-8/03. INNLEIING Etter vedtak i fylkestinget i sak T-38/90 har fylkeskommunen

Detaljer

ARKIV OG SAKSHANDSAMINGSRUTINAR FOR FAMILIESENTER

ARKIV OG SAKSHANDSAMINGSRUTINAR FOR FAMILIESENTER ARKIV OG SAKSHANDSAMINGSRUTINAR FOR FAMILIESENTER Familiesenteret er eit førebyggjande tilbod til barn, unge, deira foreldre og nettverk. På familiesenteret i Øygarden jobbar familieterapeutar og kommunepsykolog.

Detaljer

Periodisering Petter Pedryc

Periodisering Petter Pedryc Periodisering 30.10.2009 Petter Pedryc petter.pedryc@ika-trondelag.no Periodisering hvorfor. Plasshensyn Gjelder primært for arkivdeler på papir kun delvis aktuell grunn i forhold til databaser Informasjonseffektivitet

Detaljer

Mvh. Hilde Bjørkum. Hei. Eg vonar Synnøve kan ta på seg jobben. Ingen hjå oss er betre kvalifisert enn ho.

Mvh. Hilde Bjørkum. Hei. Eg vonar Synnøve kan ta på seg jobben. Ingen hjå oss er betre kvalifisert enn ho. Fra: [hilde.bjorkum@fordefestival.no] Til: Per Olav Bøyum [Per.Olav.Boyum@sfj.no] Kopi: Fride H. Haugen [fride.haugen@fordefestival.no] Sendt: 30.09.2016 12:51:49 Vedlegg: image001.jpg; image002.jpg Hei

Detaljer

TILSYNSRAPPORT. Kommunen som barnehagemynde

TILSYNSRAPPORT. Kommunen som barnehagemynde Vinje kommune v/ rådmann Vinjevegen 192 3890 Vinje TILSYNSRAPPORT Kommunen som barnehagemynde - Kommunen sine verkemiddel for å sørgje for regelverketterleving, jf. barnehagelova 8 - Kommunen sitt tilsyn

Detaljer

TENESTESTANDARD FOR SAKSHANDSAMING PLEIE OG OMSORGSTENESTER

TENESTESTANDARD FOR SAKSHANDSAMING PLEIE OG OMSORGSTENESTER Naustdal kommune TENESTESTANDARD FOR SAKSHANDSAMING VED SØKNAD OM PLEIE OG OMSORGSTENESTER - 2 - INNHALD: SAKSHANDSAMING Side 3 1. Grunnlag for tildeling av tenester 2. Sakshandsaming / saksgang 3. Klage

Detaljer

Arkivplan for Volda kommune

Arkivplan for Volda kommune Arkivplan for Volda kommune Føremål for arkivplan i Volda kommune Denne arkivplanen skal til ei kvar tid vere retningsgjevande for korleis all dokumentasjon som kommunen treng i sine daglege gjeremål eller

Detaljer

Stryn kommune. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Vedteken i kommunestyresak 56/16 den

Stryn kommune. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Vedteken i kommunestyresak 56/16 den Stryn kommune Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Vedteken i kommunestyresak 56/16 den 23.6.16 Innleiing Kontrollutvalet er kommunestyret sin reiskap for kontrollarbeid med heile den kommunale

Detaljer

Prosedyre Barn med nedsett funksjonsevne i Stord kommune

Prosedyre Barn med nedsett funksjonsevne i Stord kommune Prosedyre Barn med nedsett funksjonsevne i Stord kommune Gjeld frå oktober 2016 1. BARN MED NEDSETT FUNKSJONSEVNE Barnehagelova 19 g.barn med nedsatt funksjonsevne Kommunen skal sikre at barn med nedsatt

Detaljer

Å rs pl a n f o r kontrollutvalet Bjerkreim

Å rs pl a n f o r kontrollutvalet Bjerkreim 2 0 1 7 Å rs pl a n f o r kontrollutvalet Bjerkreim i R F o t o : E li n R a s m u s s e n Rogaland Kontrollutvalgssekretariat S id e 1 a v 6 Innleiing Kommunestyret har det øvste ansvaret for kontroll

Detaljer

ENDELEG TILSYNSRAPPORT

ENDELEG TILSYNSRAPPORT Sakshandsamar, innvalstelefon Jarle Berggraf, 55572264 Vår dato 20.05.2016 Dykkar dato 13.04.2016 Vår referanse 2015/6484 611 Dykkar referanse 13/756 Bømlo kommune Leirdalen 1 5430 BREMNES ENDELEG TILSYNSRAPPORT

Detaljer

Fjell kommune Arkiv: 422 Saksmappe: 2015/ /2015 Sakshandsamar: Line Barmen Dato: SAKSDOKUMENT

Fjell kommune Arkiv: 422 Saksmappe: 2015/ /2015 Sakshandsamar: Line Barmen Dato: SAKSDOKUMENT Fjell kommune Arkiv: 422 Saksmappe: 2015/2046-26014/2015 Sakshandsamar: Line Barmen Dato: 24.11.2015 SAKSDOKUMENT Utvalsaksnr Utval Møtedato 17/15 Komité for drift og forvaltning 01.12.2015 Høyringsuttale

Detaljer

TYSNES KOMMUNE RETNINGSLINER FOR INTERN VARSLING AV KRITIKKVERDIGE TILHØVE

TYSNES KOMMUNE RETNINGSLINER FOR INTERN VARSLING AV KRITIKKVERDIGE TILHØVE TYSNES KOMMUNE RETNINGSLINER FOR INTERN VARSLING AV KRITIKKVERDIGE TILHØVE Vedteke i Tysnes kommunestyre 12. desember 2007 Revidert i Tysnes kommunestyre 16. desember 2010 UGGDAL, 03.01.2011 Saksnr. Dok.nr

Detaljer

REGLAR FOR KOMMUNALE TILSKOT TIL NÆRINGSLIVET I ÅSERAL.

REGLAR FOR KOMMUNALE TILSKOT TIL NÆRINGSLIVET I ÅSERAL. REGLAR FOR KOMMUNALE TILSKOT TIL NÆRINGSLIVET I ÅSERAL. Reglane utfyller vedtektene for bruk av kraftfondet gjevne av kommunalog regionaldepartementet UTFYLLANDE HANDSAMINGSREGLAR TIL VEDTEKTENE FOR KRAFTFONDET

Detaljer

Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Vedteke av kommunestyret i sak 61/16 den 29.9.16 Innleiing Kontrollutvalet er kommunestyret sin reiskap for kontrollarbeid med heile den kommunale verksemda.

Detaljer

Saksnr. Utval Møtedato 007/15 Formannskapet /15 Kommunestyret

Saksnr. Utval Møtedato 007/15 Formannskapet /15 Kommunestyret AURLAND KOMMUNE Sakspapir Saksnr. Utval Møtedato 007/15 Formannskapet 29.01.2015 007/15 Kommunestyret 12.02.2015 Arkivsaknr.: Arkiv Sakshandsamar Dato 14/638-15/326 K1-024 Jan Olav Åsarmoen Møller 57 63

Detaljer

Årsplan for kontrollutvalet i Bjerkreim

Årsplan for kontrollutvalet i Bjerkreim 2018 Årsplan for kontrollutvalet i Bjerkreim RFoto: Elin Rasmussen Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Side 1 av 6 Innleiing Kommunestyret har det øvste ansvaret for kontroll og tilsyn i kommunen. Kommunestyret

Detaljer

Innleiing. Obligatoriske planar

Innleiing. Obligatoriske planar Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016-2019 Innleiing Kontrollutvalet er kommunestyret sin reiskap for kontrollarbeid med heile den kommunale verksemda. Utvalet sine oppgåver kan forenkla

Detaljer

Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv

Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv Praktisk gjennomgang av bortsettingsrutiner Definisjon bortsetting: Bortsetting/bortsettingsarkiv: arkivmateriale som etter

Detaljer

Vedlegg 1. Kundens beskrivelse av arkivmaterialet. Innledning

Vedlegg 1. Kundens beskrivelse av arkivmaterialet. Innledning Vedlegg 1 Kundens beskrivelse av arkivmaterialet Innledning Stiftelsen Asta fikk høsten 2015 i oppdrag å lage en kartleggingsrapport over Kundens arkivbestand. Bakgrunnen for oppdraget var Kunden ønsker

Detaljer

Bevaring arkivbegrensning, kassasjon

Bevaring arkivbegrensning, kassasjon Bevaring arkivbegrensning, kassasjon Thi der var Papirer overalt. Det væltede du av Hylderne langs Væggen, foran og ved Siden av hver Mand laa det i svære Dynger. Der var gaat Papir, gult Papir, Karduspapir,

Detaljer

ENDELEG TILSYNSRAPPORT. Kommunalt tilskot til godkjente ikkje-kommunale barnehagar. Fitjar kommune

ENDELEG TILSYNSRAPPORT. Kommunalt tilskot til godkjente ikkje-kommunale barnehagar. Fitjar kommune ENDELEG TILSYNSRAPPORT Kommunalt tilskot til godkjente ikkje-kommunale barnehagar Fitjar kommune 1 1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Fitjar kommune. Rapporten gir inga fullstendig tilstandsvurdering

Detaljer

ENDELEG TILSYNSRAPPORT. Kommunalt tilskot til godkjente ikkje-kommunale barnehagar. Bømlo kommune

ENDELEG TILSYNSRAPPORT. Kommunalt tilskot til godkjente ikkje-kommunale barnehagar. Bømlo kommune ENDELEG TILSYNSRAPPORT Kommunalt tilskot til godkjente ikkje-kommunale barnehagar Bømlo kommune 1. Innleiing Rapporten er utarbeida etter tilsyn med Bømlo kommune. Rapporten gir ingen fullstendig tilstandsvurdering

Detaljer

SØKNAD OM STØTTEKONTAKT

SØKNAD OM STØTTEKONTAKT MASFJORDEN KOMMUNE Sosialtenesta Nav Masfjorden Postboks 14, 5987 Hosteland Tlf 815 81 000/47452171 Unnateke for offentleg innsyn Jf. Offlentleglova 13 SØKNAD OM STØTTEKONTAKT Eg vil ha søknaden handsama

Detaljer

EN KORT VEILEDNING I ORDNING OG AVLEVERING AV PAPIRARKIV

EN KORT VEILEDNING I ORDNING OG AVLEVERING AV PAPIRARKIV EN KORT VEILEDNING I ORDNING OG AVLEVERING AV PAPIRARKIV Av Paul Sporsheim Innledning Denne korte veilederen inneholder det viktigste man skal huske på i ordnings- og avleveringsarbeidet før deponering

Detaljer

NORSK LOVTIDEND Avd. II Regionale og lokale forskrifter mv. Utgitt i henhold til lov 19. juni 1969 nr. 53.

NORSK LOVTIDEND Avd. II Regionale og lokale forskrifter mv. Utgitt i henhold til lov 19. juni 1969 nr. 53. NORSK LOVTIDEND Avd. II Regionale og lokale forskrifter mv. Utgitt i henhold til lov 19. juni 1969 nr. 53. Kunngjort 29. august 2017 kl. 14.10 PDF-versjon 6. september 2017 22.06.2017 nr. 1295 Forskrift

Detaljer

Reglement for Naustdal kontrollutval Vedteke av kommunestyret i sak 20/15 den

Reglement for Naustdal kontrollutval Vedteke av kommunestyret i sak 20/15 den SEKOM-sekretariat www.sekom.no post@sekom.no Notat Reglement for Naustdal kontrollutval Vedteke av kommunestyret i sak 20/15 den 26.3.15 Dato: 12.11.2014 Vår referanse: 14/698 Arkiv: FE-033, Komnr-1433

Detaljer

SAMNANGER KOMMUNE. IKT-reglement. for tilsette i Samnanger kommune. Vedteke av rådmannen Gjeld frå

SAMNANGER KOMMUNE. IKT-reglement. for tilsette i Samnanger kommune. Vedteke av rådmannen Gjeld frå SAMNANGER KOMMUNE IKT-reglement for tilsette i Samnanger kommune Vedteke av rådmannen 27.01.2010. Gjeld frå 01.02.2010. Innhaldsliste 1 Området for dette reglementet organisering 2 Føremålet med IKT-anlegget

Detaljer

UTKAST PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON

UTKAST PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON UTKAST PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON SOGNDAL KOMMUNE 2012-2015 Bakgrunn Kommunestyret har det øvste ansvaret for internt tilsyn og kontroll i kommunane, og skal etter 77 velja eit kontrollutval til å stå

Detaljer

MØTEINNKALLING SAKLISTE. Utval: KOMMUNESTYRET Møtestad: Rådhuset Møtedato: Tid: 16:30-00:00

MØTEINNKALLING SAKLISTE. Utval: KOMMUNESTYRET Møtestad: Rådhuset Møtedato: Tid: 16:30-00:00 MØTEINNKALLING Utval: KOMMUNESTYRET Møtestad: Rådhuset : 01.10.2015 Tid: 16:30-00:00 Varamedlemmer møter berre etter nærare innkalling SAKLISTE Sak nr. Arkivsak nr. Tittel 51/15 15/739 Kommunestyre- og

Detaljer

SAMARBEID HEIM OG SKULE

SAMARBEID HEIM OG SKULE SAMARBEID HEIM OG SKULE SLIK GJER ME DET PÅ VÅGEN SKULE Gjeld frå 30.08.2010 1 SAMARBEID HEIM- SKULE For å få skuletilbodet best mogeleg for elevane, ynskjer me å ha eit godt samarbeid mellom heim og skule.

Detaljer

INNSYN Samling for arkivmedarbeidarar i Rogaland. Bryne 27.september 2011 v/advokat Morten Solvik

INNSYN Samling for arkivmedarbeidarar i Rogaland. Bryne 27.september 2011 v/advokat Morten Solvik INNSYN Samling for arkivmedarbeidarar i Rogaland Bryne 27.september 2011 v/advokat Morten Solvik Kvifor rett til innsyn? Kan ikkje forvaltninga få klare seg sjølv? Ressurskrevjande å stå på pinne for dei

Detaljer

Rogaland Kontrollutvalgssekretariat HJELMELAND KOMMUNE KONTROLLUTVALET PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON

Rogaland Kontrollutvalgssekretariat HJELMELAND KOMMUNE KONTROLLUTVALET PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Rogaland Kontrollutvalgssekretariat HJELMELAND KOMMUNE KONTROLLUTVALET PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2009-2012 Vedtatt av kommunestyret i Hjelmeland 17.12.2008 0 INNHALDSLISTE 1. BAKGRUNN 2 2. LOVHEIMEL

Detaljer

Tilgangskontroll i arbeidslivet

Tilgangskontroll i arbeidslivet - Feil! Det er ingen tekst med den angitte stilen i dokumentet. Tilgangskontroll i arbeidslivet Rettleiar frå Datatilsynet Juli 2010 Tilgangskontroll i arbeidslivet Elektroniske tilgangskontrollar for

Detaljer

Sakspapir. Saknr Utval Type Dato 027/2016 Formannskapet PS /2016 Kommunestyret PS

Sakspapir. Saknr Utval Type Dato 027/2016 Formannskapet PS /2016 Kommunestyret PS Sakspapir Saksbehandlar Arkiv ArkivsakID Svein Helge Hofslundsengen FE - 024, FE - 002 15/30 Saknr Utval Type Dato 027/2016 Formannskapet PS 16.02.2016 006/2016 Kommunestyret PS 24.02.2016 Val av høyringsform

Detaljer

Rettsleg grunnlag grunnskoleopplæring for vaksne

Rettsleg grunnlag grunnskoleopplæring for vaksne Rettsleg grunnlag grunnskoleopplæring for vaksne Rettleie og behandle søknader Rettleie og vurdere rettar Rettleie om retten til grunnskoleopplæring Kommunen skal oppfylle retten til grunnskoleopplæring

Detaljer

Retningsline for samordna opptak i barnehagar i Stord kommune

Retningsline for samordna opptak i barnehagar i Stord kommune Foto: Naustvågen barnehage Retningsline for samordna opptak i i Stord kommune 1 INNLEIING Alle godkjende i kommunen skal samarbeida om opptak av barn i barnehage, jamfør Lov om 12. Kommunen skal leggja

Detaljer

SAKSFRAMLEGG. Saksnr Utval Møtedato Sakshandsamar 140/11 KOMMUNESTYRE Steinar Hole. Arkiv: FE-030

SAKSFRAMLEGG. Saksnr Utval Møtedato Sakshandsamar 140/11 KOMMUNESTYRE Steinar Hole. Arkiv: FE-030 SAKSFRAMLEGG Saksnr Utval Møtedato Sakshandsamar 140/11 KOMMUNESTYRE 08.11.2011 Steinar Hole Arkivsaknr. 11/313 Arkiv: FE-030 Rapport etter forvaltningsrevisjon vedk. internkontroll i Austevoll kommune

Detaljer

Fyresdal kommune Sektor for kultur og oppvekst. Plan for mottak, språkopplæring og integrering av framandspråklege elevar. for.

Fyresdal kommune Sektor for kultur og oppvekst. Plan for mottak, språkopplæring og integrering av framandspråklege elevar. for. Fyresdal kommune Sektor for kultur og oppvekst Plan for mottak, språkopplæring og integrering av framandspråklege elevar for Gimle skule 1 Lovverk Opplæringslova Føremålet med denne planen Rutinane skal

Detaljer

Tilbakemelding på nasjonalt tilsyn i Vinje kommune i høve forvaltningskompetanse - avgjerder om særskild tilrettelegging

Tilbakemelding på nasjonalt tilsyn i Vinje kommune i høve forvaltningskompetanse - avgjerder om særskild tilrettelegging Vinje kommune Rådmannen FYLKESMANNEN I TELEMARK Postboks 2603 3702 SKIEN Sakshands. Saksnr. Løpenr. Arkiv Dato ANDERSSA 2016/1637 9709/2017 SA5 26.04.2017 Tilbakemelding på nasjonalt tilsyn i Vinje kommune

Detaljer

Hyllestad kommune. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Vedteke i kommunestyresak 64/16 den

Hyllestad kommune. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Vedteke i kommunestyresak 64/16 den Hyllestad kommune Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Vedteke i kommunestyresak 64/16 den 30.6.16 Innleiing Kontrollutvalet er kommunestyret sin reiskap for kontrollarbeid med heile den kommunale

Detaljer

Endringar i plan- og bygningslova (plandelen) frå 1. januar 2015

Endringar i plan- og bygningslova (plandelen) frå 1. januar 2015 BREV MED NYHENDE 06/02/2015 Endringar i plan- og bygningslova (plandelen) frå 1. januar 2015 Av advokat Anders Elling Petersen Johansen Bakgrunn Regjeringa har, etter eiga utsegn, ei målsetjing om å gjere

Detaljer

Reglar for servering av alkohol i fylkeskommunale bygg, leigebygg og utleigebygg

Reglar for servering av alkohol i fylkeskommunale bygg, leigebygg og utleigebygg Reglar for servering av alkohol i fylkeskommunale bygg, leigebygg og utleigebygg Framlegg til vedtak frå fylkesrådmannen: 1. Følgjande reglar skal gjelde for servering av alkohol i fylkeskommunale bygg,

Detaljer

Arbeidsbok (mal for eigenprodusert HMS-dokumentasjon)

Arbeidsbok (mal for eigenprodusert HMS-dokumentasjon) Arbeidsbok (mal for eigenprodusert -dokumentasjon) Lovar, forskrifter, standardar kap 6 Kartlegging Handlingsplan Rapportering kap 3 kap 4 kap 5 Mål kap 1 Organisasjon Ansvar Opplæring Revisjon kap 2 kap

Detaljer

SAMARBEIDSAVTALE. Mellom Oppland fylkeskommune v/fylkesarkivet i Oppland og Lunner kommune

SAMARBEIDSAVTALE. Mellom Oppland fylkeskommune v/fylkesarkivet i Oppland og Lunner kommune SAMARBEIDSAVTALE Mellom Oppland fylkeskommune v/fylkesarkivet i Oppland og Lunner kommune Oppgaver Følgende oppgaver legges til fylkesarkivet: Fjernarkiv/arkivdepot. Fylkesarkivet delegeres oppgaver som

Detaljer

Arkivlova og arkivforskrifta sine earkiv/ikt-sider

Arkivlova og arkivforskrifta sine earkiv/ikt-sider Arkivlova og arkivforskrifta sine earkiv/ikt-sider Arkivlova - 1. Føremål. Arkivlova intensjon: «Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller

Detaljer

Fornyings- og administrasjonsdepartementet

Fornyings- og administrasjonsdepartementet Fornyings- og administrasjonsdepartementet Statsråd: Heidi Grande Røys KONGELEG RESOLUSJON Ref. nr.: Saksnr.: 200703632 Dato: 17.12.2008 Forskrift om mellombels unnatak frå konkurranselova for avtaler

Detaljer

Søknad om tilskot til anlegg for idrett og fysisk aktivitet (spelemidlar)

Søknad om tilskot til anlegg for idrett og fysisk aktivitet (spelemidlar) Søknad om tilskot til anlegg for idrett og fysisk aktivitet (spelemidlar) Kvinnherad kommune 2014 Rettleiing for søknad om spelemidlar i Kvinnherad kommune Tilskot til anlegg og fysisk aktivitet (spelemidlar)

Detaljer

Luster kommune. Rådmannen sitt framlegg. Handsama:

Luster kommune. Rådmannen sitt framlegg. Handsama: Luster kommune Handsama: Rådmannen sitt framlegg Luster kommune Rådhuset, 6868 Gaupne Telefon: 57 68 55 00 Faks: 57 68 55 01 E-post: postmottak@luster.kommune.no Org.nr: 964 968 241 Innhold Innleiing...

Detaljer

Austevoll kommune. Retningsliner for samordna opptak i barnehagar i. Gjeldande frå Vedteke i tenesteutvalet i sak 008/15.

Austevoll kommune. Retningsliner for samordna opptak i barnehagar i. Gjeldande frå Vedteke i tenesteutvalet i sak 008/15. Foto: Bekkjarvik maritime FUS barnehage Retningsliner for samordna opptak i barnehagar i Gjeldande frå 05.02.2015 Vedteke i tenesteutvalet 05.02.2015 i sak 008/15. 1 INNLEIING Alle godkjende barnehagar

Detaljer

UNDERSØKING OM MÅLBRUKEN I NYNORSKKOMMUNAR RAPPORT

UNDERSØKING OM MÅLBRUKEN I NYNORSKKOMMUNAR RAPPORT UNDERSØKING OM MÅLBRUKEN I NYNORSKKOMMUNAR RAPPORT Språkrådet Landssamanslutninga av nynorskkommunar Nynorsk kultursentrum 17. mars 2011 Undersøking om målbruken i nynorskkommunar er eit samarbeid mellom

Detaljer

ANBODSINNBYDING. Voss kommune på vegne av kommunane:

ANBODSINNBYDING. Voss kommune på vegne av kommunane: V o s s k o mmu ne ANBODSINNBYDING Voss kommune på vegne av kommunane: Eidfjord, Granvin, Jondal, Kvam, Odda, Ullensvang, Ulvik og Voss Open anbodskonkurranse: Lærebøker til kommunane i Hardanger og Voss

Detaljer

Samarbeidsmeteorolog 2017: Kva tenkjer ungdomane i Vest-Telemark om eit felles ungdomsråd?

Samarbeidsmeteorolog 2017: Kva tenkjer ungdomane i Vest-Telemark om eit felles ungdomsråd? Samarbeidsmeteorolog 2017: Kva tenkjer ungdomane i Vest-Telemark om eit felles ungdomsråd? Gunhild Kvålseth 15.06.17 Innhald Innleiing... 3 Formålet med undersøkinga... 3 Status i dag... 3 Framgangsmåte...

Detaljer

Forskrift om adressetildeling i Fitjar kommune.

Forskrift om adressetildeling i Fitjar kommune. Forskrift om adressetildeling i Fitjar kommune. Heimel: Denne forskrifta er fastsett av Fitjar kommunestyre 19\12 2012 med heimel i lov 17. juni 2005 nr. 101 om eigedomsregistrering (matrikkellova) 21,

Detaljer

Tenkte å si litt om...

Tenkte å si litt om... Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Retningslinje for samordna opptak i barnehagar i Stord kommune

Retningslinje for samordna opptak i barnehagar i Stord kommune Foto: Naustvågen barnehage Retningslinje for samordna opptak i i Stord kommune INNLEIING Alle godkjende i kommunen skal samarbeida om opptak av barn i barnehage, jamfør Lov om 12. Kommunen skal leggja

Detaljer

Etisk reglement for tilsette og folkevalde i Radøy kommune

Etisk reglement for tilsette og folkevalde i Radøy kommune for tilsette og folkevalde i Radøy kommune Vedteke av Radøy kommunestyre 2009 Føremålet med reglementet er å skapa medvit om haldningar og etiske verdiar og dermed styrkja innbyggjarane sin tillit til

Detaljer

ARKIVRUTINE SKULER ØYGARDEN KOMMUNE

ARKIVRUTINE SKULER ØYGARDEN KOMMUNE ARKIVRUTINE SKULER ØYGARDEN KOMMUNE ØYGARDEN KOMMUNE 10/728-2/K1-069//BYO Arkivrutine for elevarkiv i Øygarden kommune skal gjera det mogleg for skulane å ha eit riktig og likt arbeid med elevmappene både

Detaljer

Kjøp av sekretariatsfunksjon for kontrollutvalet

Kjøp av sekretariatsfunksjon for kontrollutvalet Luster kommune Avtale Mellom PricewaterhouseCoopers AS og Luster kommune Kjøp av sekretariatsfunksjon for kontrollutvalet INNHALD 1 Generell informasjon...3 2 Omfang og varigheit...3 3 Oppgåver og plikter

Detaljer

EIGEDOMSSKATTEVEDTEKTER FOR EID KOMMUNE

EIGEDOMSSKATTEVEDTEKTER FOR EID KOMMUNE EIGEDOMSSKATTEVEDTEKTER FOR EID KOMMUNE KAP. I SAKKUNNIG NEMND 1-1 I medhald av eigedomsskattelova 8 A-3 (4) vel kommunestyret ei sakkunnig nemnd til å verdsetje eigedomar i Eid kommune på bakgrunn av

Detaljer