Velkommen til Webinar!

Transkript

1 Velkommen til Webinar! Dagens program: Avlevering av papirarkiv veiledningshefte Pause Avlevering av personregister - veiledningshefte Til informasjon: Det blir grundig gjennomgang av hvordan man fyller ut avleveringsliste og personregisterliste vi viser eksempler Spørsmål underveis kan stilles i chatten vi noterer oss spørsmål og besvarer alle

2 AVLEVERING AV PAPIRARKIV Rune Kjelaas 18. mars 2019 Foto: Ernst Furuhatt

3 Hvorfor avlevere arkiv? Plikt til å ta vare på arkiv Betjening av arkivene Tilgjengeliggjøring av arkivene

4 Hva skal avleveres? Arkiv ute av administrativt bruk år Arkiv etter organ som er avviklet kan avleveres straks Personregister: 10 år etter utgått fra aktiv bruk

5 Arkivskapere Formannskapet (1837-) Skolestyre, skolekretser Fattigstyre Helseråd Vergeråd/Overformynderi Jordstyre Kommunekasse Diverse nemnder og komiteer Provianteringsråd og forsyningsnemnd Vedutvalg Kontrollnemd Edruskapsnemnd Evakueringsnemnd Eksamensnemnd Ligningsnemnd Brenselsnemnd Bygdeboknemnd Barnevernsnemnd

6 arkivinordland.no

7 Avleveringsliste Forhåndsgodkjennes av AiN Oversikt over alle arkivstykker som avleveres Liste (gjerne) i hver flytteske Mal for avleveringsliste på arkivinordland.no Egen liste for personregister vil bli gjennomgått når vi gjennomgår veiledning for avlevering av personregister

8

9

10 Administrasjonshistorie Historikk til arkivskaperen Nemnder, institusjoner, skoler Verdifullt i ordningsarbeidet Historisk kontekst Sammenslåinger, navneendringer, start- og sluttår

11

12

13

14

15

16 Grovsortering

17

18

19 Hva må ut og hva kan leveres?

20

21

22

23

24

25 Mugg og skadedyr Ta kontakt med AiN hvis dere vet at arkivet inneholder mugg og/eller skadedyr Eget mugg og skadedyrshefte for mer informasjon Må renses/saneres Pakkes for seg og merkes godt!

26

27 Mye å huske på

28

29 VI VIL AVLEVERE - HVA GJØR VI? Få oversikt over arkivene, det som skal sendes til AiN Ta kontakt med AiN for å avtale avleveringsdato Pakk ned arkiv etter krav Sende utfylte lister til Arkiv i Nordland Når AiN registrerer arkivet i Asta publiseres informasjonen (katalog) på Arkivportalen - Tilgjengelig for publikum (og gjenfinning blir lettere) -

30

31 Hvordan finne fram til Arkiv i Nordland - en veiviser Leveringsadresse: Mørkvedtråkket 24

32 PAUSE

33 AVLEVERING AV PERSONREGISTER Kari Kleve 18. mars 2019 Foto: Ernst Furuhatt

34 Avlevering av personregister Alt som gjelder for avlevering av papirarkiv, gjelder også for avlevering av personregistermateriale Men stiller noen ekstra krav til registrering

35 Hva er personregister? Et personregister er en systematisk fortegnelse over enkeltpersoner Personregister danner spesialarkiver hvor opplysninger om enkeltpersoner er samlet og gjenfinningsprinsipper er fødselsdato, personnummer, klientnummer eller navn osv

36 Hvorfor avlevere personregister? Sensitivt personregister i kommunene er rettighetsdokumentasjon som det er viktig å bevare og behandle korrekt Ved å avlevere personregister til Arkiv i Nordland kan arkivskaper være trygg på at arkivmaterialet blir tatt vare på Arkiv i Nordland betjener også arkivet og gir dem som har krav på dette, innsyn.

37 Når skal arkivene avleveres/deponeres? Personregister som ikke lenger er i administrativt bruk kan avleveres til Arkiv i Nordland etter 10 år Personregister kan avleveres på et tidligere tidspunkt etter avtale med Arkiv i Nordland

38 Hvilke arkiv skal avleveres? Eksempler på personregister(brukermapper) som kan avleveres er: Klientarkiv etter sosialtjenesteloven Pleie- og omsorgsarkiv etter sosialtjenesteloven Klientark etter barnevernloven Elevarkiv i grunn- og videregående skole Klientarkiv ved PPT-kontor Klientarkiv fra asyl- eller flyktningmottak Pasientjournaler, helsekort, helsesøster fra den kommunale helsetjenesten Også fra private bedrifter og foretak kan ha personregistermateriale, bedriftshelsetjeneste, private skoler og barnehager, osv

39 Forberedelse og gjennomføring av avlevering Før virksomheten avleverer personregister til Arkiv i Nordland skal det gis forhåndsmelding Denne skal inneholde informasjon om arkivets innhold og størrelse (antall hyllemeter) Arkivet skal være ordnet og alle klienter ført på AiNs excel-liste før avlevering

40 Proveniens og arkivbegrensning Arkivmaterialet ordnes etter opphav/proveniens Før avlevering skal materialet arkivbegrenses i samsvar med «Forskrift om offentlege arkiv Kapittel II Arkivprosesser, 14 Arkivbegrensning»

41 Avleveringsliste på alle klienter Arkiv i Nordland har en database til registering og gjenfinning av personer ved henvendelser Avleveringslisten må derfor foreligge som et elektronisk dokument Databasen har et bestemt leseformat for import, og det er viktig at kolonnene ikke endres på

42 Avleveringsliste på alle klienter Virksomheten finner mal for liste i excel-format på Arkiv i Nordlands nettside. Dette er en personregisterliste, som skal gi oversikt over hvem det leveres mapper på Tomme mappeomslag og utlånskort beholdes Hver arkivboks skal ha liste over personmappene den inneholder Listen leveres ferdig utfylt, på minnepenn med kode, gjerne sammen med materialet Ikke send personsensitive opplysninger pr. e-post

43 Utfylling av personregisterliste feltene A - N TT = Tom mappe: Mappeomslag eller utlånskort finnes, men ingen dokumenter B = Barnevern E = Elev F = Flyktning J = Pasient/journal/helsekort K = Klient P = Personal PPT = Pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) BHG = Barnehage MM = Mappe mangler: Navn står oppført på Excel-fil men vi finner den ikke

44 Personregisterliste - feltene O - Q Fylles ut av arkivet

45 Mapper, bokser og emballasje Hvis mappene er veldig slitte bør disse byttes Mappene skal pakkes i godkjente stående arkivbokser 9,5cm med flipp, som fylles passelig opp Fremst i boksen skal liste over alle klienter i boksen ligge Bokser vi IKKE ønsker

46 Følgende informasjon påføres boksen Arkivskapers navn Arkivstykkets innhold Tidsrom materialet omfatter Arkivstykkets løpenummer Skriv kun med blyant på boksene. NB! Personnavn og fødselsdato skal ikke skrives på boksene. I arkivboksen skal det ligge en liste over personene som har mappe i boksen.

47 Til slutt Hvis virksomheten ikke ønsker å lage liste over materialet selv, kan dette etter avtale med Arkiv i Nordland kjøpes for 2500 kr pr hm Samme prosedyre for skadet materiale som for vanlig avlevering av papirarkiv Emballasje og pakking er den samme som for avlevering av papirarkiv Etter avleveringen vil Arkiv i Nordland gå igjennom avleveringen og endelig godkjenne denne

48 Spørsmål?