Ordningskurs - fra kaos til orden

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Ordningskurs - fra kaos til orden"

Transkript

1 Ordningskurs - fra kaos til orden Gaute Chr. Molaug Yngve Schulstad Kristensen KUBEN

2 Kursplan Tid Hva 09:00-09:20 Introduksjon - litt om oss - litt om dere/erfaringsutveksling 09:20-09:45 Krav til ordningsgrad Ordningsarbeid i praksis 09:45-10:00 Pause 10:00-10:45 Ordningsarbeid i praksis 10:45-11:00 Pause 11:00-11:30 Omvisning i ordningsrom 11:30-11:45 «Eksamen» 11:45-12:00 Oppsummering

3 Litt om KUBEN Del av Aust-Agder museum og arkiv(aama) Arkiv Boffentlige ibliotek Markiver useum privatarkiv KUBENs hovedoppgaver ift. offentlige arkiv: - depot for kommunalt arkiv Administrativt Økonomisk Juridisk Historisk Forskning Adm.Øko.Jur 25 år 10 år 8 år

4 Litt om KUBEN KUBENs hovedoppgaver ift. offentlige arkiv: - depot for kommunalt arkiv - veilede arkivdanning, bevaring og bruk kubenarendal.no e-post og telefon befaring møter/workshop kurs

5 Litt om dere Hvor jobber du og hva jobber du med? Har du ordnet papirarkiv tidligere og hva synes du evt. var mest utfordrende med det? Hvilke ordningsoppgaver står foran deg i nærmeste fremtid? Hvilke forventninger har du til dette kurset? 5

6 Hvorfor avlevere til depot? Avleveringsplikt Forskrift om offentlige arkiv Kommunale og fylkeskommunale organ skal avlevere eldre og avslutta arkiv til eit kommunalt arkivdepot 6

7 Krav til ordningsgrad KUBEN tar utgangspunkt i Riksarkivets Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner ved avlevering av kommunale papirarkiver. Retningslinjene er hjemlet i Forskrift om offentlige arkiv

8 Krav til ordningsgrad Generelle krav Proveniens Arkivbegrensning og kassasjon Skal vi ta vare på denne? Merking Listeføring 8

9 Krav til ordningsgrad Spesifiserte krav Rensing og rengjøring Pakking og merking Listeføring - allment arkivskjema, klausulering Innbinding 9

10 Pause 15 min

11 1. - kartlegging Få en oversikt over arkivet Få samlet inn alt arkivmaterialet Mangler det arkiv? Finnes arkiv i rom vi ikke har sett i? Har noen av de ansatte arkiv? 11

12 1. - kartlegging Få en oversikt over arkivskaper Finn/lag en historisk oversikt over arkivskaper - sammenslåinger - navneendringer - viktige årstall Hvem har skapt arkivet? Finnes det flere arkivskapere? Når eksisterte de? Tips: Se i arkivet etter jubileumsskrifter, årsberetninger og arkivplaner. Søk på biblioteket etter litteratur. Spør ansatte og tidligere ansatte om virksomhetens historie. 12

13 1. - kartlegging Få en oversikt over arkivskaper Finn/lag en historisk oversikt over arkivskaper 13

14 1. - kartlegging Få en oversikt over arkivet Kartlegg rom og reoler - navngi rom - merk av reoler, skap, ol. - lag enkle tegninger over rommene Rom: Kjeller Reol: 1, 2, 3, 4, 5 Fag: 1, 2, 3, 4 14

15 1. - kartlegging Få en oversikt over arkivet Lag en bestandsoversikt over arkivet - arkivskapere - serier Hvem har skapt arkivet? Hvilke serier er dette? 15

16 1. - kartlegging Allment arkivskjema - er en standardoversikt over arkivserier A Møtebøker, referatprotokoller, forhandlingsprotokoller o.l. Møtebøker dokumenterer vedtak som er gjort av arkivskaper. Kan være innbundne protokoller, ringpermer eller løse ark 16

17 1. - kartlegging Allment arkivskjema - er en standardoversikt over arkivserier B Kopibøker Kopibøker er kopier av utgående brev, notater o.l. Kan være innbundne protokoller, ringpermer eller løse ark 17

18 1. - kartlegging Allment arkivskjema - er en standardoversikt over arkivserier C Journaler og andre overgripende registre En journal er et register for systematisk og fortløpende registrering av brev og saksdokumenter 18

19 1. - kartlegging Allment arkivskjema - er en standardoversikt over arkivserier D Sak- og korrespondansearkiv etter organets hovedsystem Sakarkiv er saksdokumenter og korrespondanse ordnet etter et klassifikasjonssystem med koder, ofte også kalt arkivnøkkel 19

20 1. - kartlegging Allment arkivskjema - er en standardoversikt over arkivserier D Sak- og korrespondansearkiv etter organets hovedsystem Sakarkiv er saksdokumenter og korrespondanse ordnet etter et klassifikasjonssystem med koder, ofte også kalt arkivnøkkel Kodene kan bestå av tall og/ eller bokstaver Kommunale sakarkiv er ofte ordnet etter K-koder Dersom det eksisterer en arkivnøkkel, må den legges med i starten av den aktuelle serien, og merkes tydelig 20

21 1. - kartlegging Allment arkivskjema - er en standardoversikt over arkivserier E Sak- og korrespondansearkiv ordnet etter eventuelle andre, sideordnede system Sakarkiv som ikke er ordnet etter en arkivnøkkel Eks. kan dette være ulike serier etablert rundt spesielle saksforhold, bestemte korrespondansepartnere eller ordnet etter et annet system 21

22 1. - kartlegging Allment arkivskjema - er en standardoversikt over arkivserier F-O Spesialserier innenfor hver enkelt arkivskapers fagområde Her kan en selv definere arkivserier som ikke passer inn under noen av de forhåndsbestemte seriene Dette kan være klient- /kundearkiv, byggesaksarkiv, elevarkiv og lignende Lag tydelige navn på seriene, og eventuelt underserier 22

23 1. - kartlegging Allment arkivskjema - er en standardoversikt over arkivserier P Personalforvaltning (utskilt personalarkiv med eget ordningsprinsipp) Personalmapper. Dette er gjerne ordnet på navn eller fødselsnummer 23

24 1. - kartlegging Allment arkivskjema - er en standardoversikt over arkivserier R Regnskapsarkiver Regnskapsmateriale eksempelvis hovedregnskap og årsregnskap Husk at bilag kan kasseres etter 5 år 24

25 1. - kartlegging Allment arkivskjema - er en standardoversikt over arkivserier T Kart og tegningsarkiver NB! Kart og tegninger som er en del av sakarkiv skal ikke tas ut av sakarkivet 25

26 1. - kartlegging Allment arkivskjema - er en standardoversikt over arkivserier U Foto, film og lydopptak NB!, film og lyd som er en del av sakarkiv skal ikke tas ut av sakarkivet, men merkes på mappen Film og lydopptak må konverteres til godkjente digitale format For andre arkivserier vises det til allment arkivskjema 26

27 1. - kartlegging Få en oversikt over arkivet Lag en bestandsoversikt over arkivet - arkivskapere - serier - periode Hvem har skapt arkivet? Hvilke serier er dette? Hvilken periode dekker serien? Tips: Se i dokumentene etter overskrifter, arkivstempel, avsender/mottaker. 27

28 1. - kartlegging Hvem har skapt arkivet? Hvilke serier er dette? Hvilken periode dekker serien? 28

29 1. - kartlegging Få en oversikt over arkivet Lag en bestandsoversikt over arkivet - arkivskapere - serier - periode Hvem har skapt arkivet? Hvilke serier er dette? Hvilken periode dekker serien? Tips: Lag oversikten i Excel. Bruk seriene i allment arkivskjema som kategorier. (A-møtebøker, B-kopibøker, etc) 29

30 1. - kartlegging Få en oversikt over arkivet Lag en bestandsoversikt over arkivet Plassering Arkivskaper, ABC.., Serie, Ytterår Hyllemeter Lagringsformat Tiltak Kommentar, Klausul 30

31 1. - kartlegging Få en oversikt over arkivet Få oversikt over tidligere avleveringer? - arkivskapere - serier - periode Har vi avlevert før? Når avleverte vi sist? Hva har vi avlevert tidligere? Tips: Dersom dere ikke selv har oversikt over deponert arkiv; søk på arkivportalen.no, eller ta kontakt med KUBEN. 31

32 1. - kartlegging Få en oversikt over arkivet Få samlet inn alt arkivmaterialet Mangler vi noe fremdeles? Tips: Bruk bestandsoversikten og oversikten over avlevert arkiv, til å søke etter arkiv. Informer alle ansatte om hva en ønsker å få inn, og hvorfor det er viktig. Oppdater bestandsoversikten. 32

33 2. - grovsortering Bevar ytre og indre proveniens Strukturer arkivmaterialet - arkivskapere - serier - periode Hva hører sammen med hva? Tips: Strukturer bestandsoversikten først, og bruk deretter denne til fysisk å omplassere arkivet etter proveniens. Sørg for å ha nok plass til å flytte om på arkivstykkene. 33

34 2. - grovsortering Bevar ytre og indre proveniens Vurder primær og sekundær proveniens sekundær Skal vi sortere personalmappene på hver enkelt skole? Hva med de som har jobbet på flere skoler? Personalet fra: Strømsbu vgs, ATF, Husmorskolen, etc tilbakestille? primær 34

35 2. - grovsortering Bevar ytre og indre proveniens Vurder primær og sekundær proveniens sekundær Skal vi sortere personalmappene på hver enkelt skole? Hva med de som har jobbet på flere skoler? Råd: Bevar sekundær proveniens når det er komplisert og tidkrevende å tilbakeføre arkiv til primær proveniens. Husk riktig og tydelig primær merking. 35

36 3. - finordning Forbered det praktiske ordningsarbeidet Finn frem nødvendig utstyr - blyant og viskelær - støvklut - en stor binders Hva trenger jeg av utstyr for å få gjort jobben? 36

37 3. - finordning Forbered det praktiske ordningsarbeidet Finn frem nødvendig utstyr - blyant og viskelær - støvklut - en stor binders Hva trenger jeg av utstyr for å få gjort jobben? 37

38 3. - finordning Forbered det praktiske ordningsarbeidet Finn frem nødvendig utstyr - blyant og viskelær - støvklut - en stor binders - arkivmapper (syrefri) - arkivesker (syrefri) - A3 ark - arkivnøkler - avleveringsliste Hva trenger jeg av utstyr for å få gjort jobben? - kost - støvsuger - støvmaske, hansker, overtrekksdress 38

39 3. - finordning Flere veier til mål Utføre flere parallelle operasjoner Ta en operasjon av gangen 39

40 3. - finordning Rensing av arkivet Rengjør skitne arkivstykker - støvsuges på lav effekt - børstes med fin børste Hva kan skade dokumentene? Fukt og muggskadet arkiv må behandles før ordning Ta kontakt med KUBEN eller Arkivverket for tiltak 40

41 3. - finordning Rensing av arkivet Fjern gjenstander som skader arkivet - binders - rustne stifter - plast - strikk Hva kan skade dokumentene? Tips: Bruk saks eller binders til å fjerne mindre binders. Da kan du fjerne flere av gangen. Brettede A4 og A3 ark kan brukes som erstatning for binders. 41

42 3. - finordning Arkivbegrensning og kassasjon Fjern dokumenter som ikke har vært gjenstand for saksbehandling - mottatte trykksaker - reklame - innkomne rundskriv - ekstra kopier - kladder Utfør kassasjon etter gjeldene regelverk Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver Skal vi ta vare på dette? IV. Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter

43 3. - finordning Arkivbegrensning og kassasjon 4-12.Opplæring og oppvekst 1) Tjenestetilbud, planer, rutiner, rapporter og evalueringer, samarbeid mellom enhetene, jf. opplæringslova kap. 13. Skal vi ta vare på dette? 2) Barnehage a) Planer for etablering, drift og tilsyn av barnehager b) Retningslinjer for godkjenning og etablering, retningslinjer for tildeling av tilskudd, retningslinjer for inntak og opphold i barnehage c) Saker om godkjenning av barnehager, oppfølging av avvik med betydning for barnehagens godkjenning, dispensasjoner fra krav d) Årsplaner og årsmeldinger, avviksrapportering og kriseberedskap e) Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon: - Register over barnehagebarn - Skademelding 43

44 3. - finordning Arkivbegrensning og kassasjon Skal vi ta vare på dette? 44

45 3. - finordning Arkivbegrensning og kassasjon Fjern dokumenter som ikke har vært gjenstand for saksbehandling - mottatte trykksaker - reklame - innkomne rundskriv - ekstra kopier - kladder Utfør kassasjon etter gjeldene regelverk Tips: Er du usikker, bevarer du. Ikke bruk mer tid på arkivbegrensning og kassasjon enn annet ordningsarbeid. Skal vi ta vare på dette? 45

46 3. - finordning Pakking og merking mapper Hold dokumenter som hører sammen i samme mappe - syrefri - skift ut utslitte mapper Merk mappene med en innholdsbeskrivelse - tittel - arkivkode - periode Hva slags dokumenter er dette? Tips: Tittel kan f.eks. hentes fra arkivnøkkel. Bruk blyant! 46

47 3. - finordning Pakking og merking bokser Arkivmappene pakkes i bokser - syrefri - skift ut ødelagte bokser Merk boksene med en innholdsbeskrivelse - arkivskaper og serie - tittel - arkivkode - periode - løpenummer Hva slags mapper er dette? Tips: Ha passe med mapper i en boks ikke for full, og ikke for lite. Ved for få mapper, kan en supplere med papp. 47

48 3. - finordning Pakking og merking bokser Arkivmappene pakkes i bokser - syrefri - skift ut ødelagte bokser Merk boksene med en innholdsbeskrivelse Navn og/eller fullstendig fødselsnummer skal ikke føres på eskene Skal det stå klientnavn på eskene med klientmapper? Opplysningene på esken skal likevel være tilstrekkelig for gjenfinning Eksempelvis vil en eske som inneholder mapper på personene: Abrahamsen, Nils f , Aslaksen, Berit f kunne beskrives med Ab-As f

49 3. - finordning Pakking og merking andre formater Fotografier - skal legges i syrefaste omslag eller konvolutter - ikke ta fotografier ut av sin sammenheng - merk mappe og boks om at de inneholder foto Kart og tegninger - bør pakkes i spesialemballasje Hva kan dette lagres som? Tips: Vanlige A4 ark kan også brukes som erstatning for fotokonvolutter. Kart og tegninger bør ikke rulles sammen med mindre de allerede er lagret slik 49

50 3. - finordning Pakking og merking andre formater Kortregistre - bør pakkes i pappesker, f.eks. skoesker Protokoller - eksisterende protokoller bør legges i arkivbokser - møtereferat, journaler og kopibøker skal klargjøres for innbinding/digitalisering Hva kan dette lagres som? 50

51 3. - finordning Pakking og merking innbinding Dokumenter må klargjøres for innbinding 1. Fjern binders, stifter og annet metall 2. Fjern eventuelle hullforsterkere 3. Påse at alle arkene er pent brettet ut 4. Påse at alle arkene er innenfor A4-format 5. Påse at alle arkene ligger i riktig rekkefølge 6. Påse at ingen ark/saker mangler 7. Påse at eventuelle registre er med 8. Pakk om fra ringpermer til esker ol. 9. Påse at hver bok er tydelig atskilt (farget skilleark, D-clips, tau, strikk og lignende) Hva må gjøres før innbinding? 51

52 3. - finordning Pakking og merking innbinding Dokumenter må klargjøres for innbinding 10. Påse at hver bok er tydelig merket med: - arkivskaper - innhold (for eksempel møtebok, kopibok, postjournal) - tidsperiode som boken dekker (evt. fra sak til sak) 11. Lag liste over bøkene på KUBEN sitt skjema. Hva må gjøres før innbinding? 52

53 4. - registrering Listeføring Bruk avleveringslisten i Excel som ligger på KUBENs hjemmeside Hva skal vi registrere her da? 53

54 4. - registrering Listeføring Bruk avleveringslisten i Excel som ligger på KUBENs hjemmeside Hva skal vi registrere her da? Tips: Bruk informasjonen på arkivstykkene og evt. i bestandsoversikten. 54

55 4. - registrering Avlevering av personregistre Helsekort, elevmapper, barnevernsmapper, sosialmapper og lignende er personregistre jfr. 2 punkt 3) i Personopplysningsloven Hva med personregistre? Navn og/eller fullstendig fødselsnummer skal ikke føres inn i avleveringslisten på mappenivå 55

56 4. - registrering Avlevering av personregistre Det skal lages en liste med navn og/eller fødselsnummer og/eller journalnummer som følger med arkivet Hva med personregistre? Listen kan enten samles i første eske eller følge hver enkelt eske I avleveringslisten skal det presiseres hvor listen er lagt 56

57 5. - avlevering Godkjenning Før arkivet kan avleveres, må avleveringslisten(e) godkjennes av KUBEN Nedpakking - oversend avleveringslisten(e) til KUBEN Arkivet må klargjøres for transport - arkivstykker kan pakkes i større kasser Egenerklæring Kan vi avlevere? Underskrevet erklæring om at arkivet oppfyller KUBENs avleveringskrav må følge med arkivet ved avlevering 57

58 Kursplan Tid Hva 09:00-09:20 Introduksjon - litt om oss - litt om dere/erfaringsutveksling 09:20-09:45 Krav til ordningsgrad Ordningsarbeid i praksis 09:45-10:00 Pause 10:00-10:45 Ordningsarbeid i praksis 10:45-11:00 Pause 11:00-11:30 Omvisning i ordningsrom 11:30-11:45 «Eksamen» 11:45-12:00 Oppsummering

59 Kursplan Tid Hva 09:00-09:20 Introduksjon - litt om oss - litt om dere/erfaringsutveksling 09:20-09:45 Krav til ordningsgrad Ordningsarbeid i praksis 09:45-10:00 Pause 10:00-10:45 Ordningsarbeid i praksis 10:45-11:00 Pause 11:00-11:30 Omvisning i ordningsrom 11:30-11:45 «Eksamen» 11:45-12:00 Oppsummering

60 «Eksamen»

61 Oppsummering

VEILEDER I ARKIVORDNING

VEILEDER I ARKIVORDNING VEILEDER I ARKIVORDNING 1 FOR ARKIVMEDARBEIDERE OG ANDRE SOM ORDNER PAPIRARKIV FOR AVLEVERING TIL DEPOT Vi er en del av Aust-Agder museum og arkiv IKS. Sammen med Setesdalsmuseet og Grimstad bys museer

Detaljer

AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET

AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET Retningslinjer for avlevering av offentlig arkiv Oppdatert november 2013 www.vestfoldarkivet.no FORORD Retningslinjene for avlevering av arkiv til Vestfoldarkivet

Detaljer

Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november 2010 Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Hjelpemidler Arkivhåndboken for offentlig forvaltning (Kap.

Detaljer

IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS. Instruks for avlevering av eldre arkiv

IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS. Instruks for avlevering av eldre arkiv IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS Instruks for avlevering av eldre arkiv 2012 FORORD Retningslinjene for avlevering av arkiv til IKA Finnmark IKS er utarbeidet med hjemmel i Forskrift

Detaljer

Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv

Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv Praktisk gjennomgang av bortsettingsrutiner Definisjon bortsetting: Bortsetting/bortsettingsarkiv: arkivmateriale som etter

Detaljer

EN KORT VEILEDNING I ORDNING OG AVLEVERING AV PAPIRARKIV

EN KORT VEILEDNING I ORDNING OG AVLEVERING AV PAPIRARKIV EN KORT VEILEDNING I ORDNING OG AVLEVERING AV PAPIRARKIV Av Paul Sporsheim Innledning Denne korte veilederen inneholder det viktigste man skal huske på i ordnings- og avleveringsarbeidet før deponering

Detaljer

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Kontaktseminar 2005 Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Organisering av arkivdepot, bruk av offentlige arkiver 1. Hva er et arkivdepot? 2. Hvilke funksjoner skal et arkivdepot ha? 3. Hva

Detaljer

Gjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale. Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007

Gjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale. Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007 Gjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007 Bortsetting av saksarkiv Bortsettingsarkivet skal så langt som mulig gjenspeile arkivet slik

Detaljer

Fra dagligarkiv til arkivkatalog. Ordning og katalogisering av eldre kommunalt arkivmateriale.

Fra dagligarkiv til arkivkatalog. Ordning og katalogisering av eldre kommunalt arkivmateriale. Fra dagligarkiv til arkivkatalog. Ordning og katalogisering av eldre kommunalt arkivmateriale. Hovedpunkter Lovverket Ordnings- og katalogiseringsarbeid Råd 2 Lovverket Lov 25. september 1992 (nr. 107)

Detaljer

Periodisering, bortsetting og avlevering

Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning

Detaljer

Interkommunalt Arkiv for Møre og Romsdal (IKA) er ei felles rådgjevings-og depotteneste for fylkeskommunen og alle kommunane i fylket

Interkommunalt Arkiv for Møre og Romsdal (IKA) er ei felles rådgjevings-og depotteneste for fylkeskommunen og alle kommunane i fylket Interkommunalt Arkiv for Møre og Romsdal (IKA) er ei felles rådgjevings-og depotteneste for fylkeskommunen og alle kommunane i fylket Fagansvarlege for avlevering Vibeke S. Lunheim Rådgjevar/Arkivar vibeke.lunheim@ikamr.no

Detaljer

Ordning av eldre arkiver. Bård Raustøl, rådgiver IKAVA

Ordning av eldre arkiver. Bård Raustøl, rådgiver IKAVA Ordning av eldre arkiver Bård Raustøl, rådgiver IKAVA Ordning av eldre arkiver Kommunal/fylkeskommunal historie Kommunale arkivskapere Ordning av eldre arkiver Avlevering til depot Kommunal/fylkeskommunal

Detaljer

RETNINGSLINJER FOR AVLEVERING AV KOMMUNALE ARKIVER TIL BERGEN BYARKIV

RETNINGSLINJER FOR AVLEVERING AV KOMMUNALE ARKIVER TIL BERGEN BYARKIV RETNINGSLINJER FOR AVLEVERING AV KOMMUNALE ARKIVER TIL BERGEN BYARKIV (Retningslinjene er utarbeidet 9.4.1999 med hjemmel i Forskrift om offentlege arkiv 11.12.1998 5-1 - 5-12 og vedtak i Hovedutvalg for

Detaljer

Nye avleveringsrutinar for IKA Kontaktkonferanse 2017

Nye avleveringsrutinar for IKA Kontaktkonferanse 2017 Planer om å avlevere? Nye avleveringsrutinar for IKA Kontaktkonferanse 2017 Ta tidleg kontakt med IKA Me kan ta i mot arkiv frå september 2017 Kva slags format? protokollar og/eller arkivboksar? Har arkivsakene

Detaljer

Avleveringsinstruks. arkiv skapt etter Gjeldande frå dato:

Avleveringsinstruks. arkiv skapt etter Gjeldande frå dato: Avleveringsinstruks arkiv skapt etter 1964 Gjeldande frå dato: 01.04.2017 Vert rullert dato: 01.04.2019 Denne instruksen skal vere ein rettleiar for å ordne og avlevere kommunale og fylkeskommunale arkiv

Detaljer

NORMALINSTRUKS. for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner. Gitt med hjemmel i arkivforskriften 5-12

NORMALINSTRUKS. for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner. Gitt med hjemmel i arkivforskriften 5-12 NORMALINSTRUKS for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner Gitt med hjemmel i arkivforskriften 5-12 Riksarkivaren 01.06.2002 1 1. Innledning 1.1 Hjemmel og avgrensning I henhold til forskrift til arkivloven

Detaljer

Vedlegg 1. Kundens beskrivelse av arkivmaterialet. Innledning

Vedlegg 1. Kundens beskrivelse av arkivmaterialet. Innledning Vedlegg 1 Kundens beskrivelse av arkivmaterialet Innledning Stiftelsen Asta fikk høsten 2015 i oppdrag å lage en kartleggingsrapport over Kundens arkivbestand. Bakgrunnen for oppdraget var Kunden ønsker

Detaljer

Registrering och sökbarhet en förutsättning för användande av privatarkiv. Maria Press Nordiska arkivdagar i Tavastehus 2012

Registrering och sökbarhet en förutsättning för användande av privatarkiv. Maria Press Nordiska arkivdagar i Tavastehus 2012 Registrering och sökbarhet en förutsättning för användande av privatarkiv. Maria Press Nordiska arkivdagar i Tavastehus 2012 Registrering av privatarkiv hvorfor og hvordan? Arkivloven pålegger Riksarkivaren

Detaljer

-Avleveringen må være godkjent av depotansvarlig arkivar ved Bergen Byarkiv.

-Avleveringen må være godkjent av depotansvarlig arkivar ved Bergen Byarkiv. Avlevering Arkivsaker som ikke lenger trengs i den daglige forvaltning i kommunens administrasjoner, institusjoner og bedrifter skal avleveres til Byarkivet i ordnet og merket stand. Det gjelder også arkivene

Detaljer

PROSEDYRE FOR IKA MØRE OG ROMSDAL

PROSEDYRE FOR IKA MØRE OG ROMSDAL PROSEDYRE FOR IKA MØRE OG ROMSDAL ORDNING, FØRING OG AVLEVERING AV OFFENTLEGE ARKIV OG AV DEI PRIVATARKIV SOM ER PÅLAGDE Å FØLGJE ARKIVLOVA OG ARKIVFORSKRIFTENE PROSEDYRE FOR IKA MØRE OG ROMSDAL Innhald

Detaljer

Bevaring arkivbegrensning, kassasjon

Bevaring arkivbegrensning, kassasjon Bevaring arkivbegrensning, kassasjon Thi der var Papirer overalt. Det væltede du av Hylderne langs Væggen, foran og ved Siden av hver Mand laa det i svære Dynger. Der var gaat Papir, gult Papir, Karduspapir,

Detaljer

AVLEVERING AV PERSONREGISTER. Veiledning for avlevering av papirbaserte personregister

AVLEVERING AV PERSONREGISTER. Veiledning for avlevering av papirbaserte personregister AVLEVERING AV PERSONREGISTER Veiledning for avlevering av papirbaserte personregister Innholdsfortegnelse 1.1 Innledning s. 3 1.1 Hvilke arkiv skal avleveres 1.2 Når skal arkivene avleveres? 2. Avlevering

Detaljer

Vedlegg 1 LMDs beskrivelse av oppdraget. Ordning av arkiver. (Konkurranse for anskaffelser med verdi under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester)

Vedlegg 1 LMDs beskrivelse av oppdraget. Ordning av arkiver. (Konkurranse for anskaffelser med verdi under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester) Vedlegg 1 LDs beskrivelse av oppdraget Ordning av arkiver (Konkurranse for anskaffelser med verdi under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester) Bilag 1 LDs beskrivelse av oppdraget Saksnummer 201200778

Detaljer

Fysisk avlevering, rutiner. v/jon Are Vøien Gardermoen 6.mars 2014

Fysisk avlevering, rutiner. v/jon Are Vøien Gardermoen 6.mars 2014 Fysisk avlevering, rutiner v/jon Are Vøien Gardermoen 6.mars 2014 Avleveringer til Norsk helsearkiv Kun pasientjournalene (mors) og det som måtte være av fremfinningsmidler til dette Av fremfinningsmidler

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dagens meny 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokumentbehandlingen

Detaljer

Dag 3 - Periodiske rutiner

Dag 3 - Periodiske rutiner Dag 3 - Periodiske rutiner Program for dagen Arkivbegrensning, bevaring, kassasjon Periodisering Overføring av arkiv Arkiv ved nedlagte organer Arkivplan Arkivbegrensning, bevaring og kassasjon Definisjoner

Detaljer

Grunnkurs arkiv og dokumentbehandling 26.11.14 28.11.14. Beate Aasen Bøe Lene Solhom Tamburstuen

Grunnkurs arkiv og dokumentbehandling 26.11.14 28.11.14. Beate Aasen Bøe Lene Solhom Tamburstuen Grunnkurs arkiv og dokumentbehandling 26.11.14 28.11.14 Beate Aasen Bøe Lene Solhom Tamburstuen IKA Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Rådgiving Depot Eies av 24 av 26 kommuner i Rogaland + noen interkommunale

Detaljer

Instruks for deponering for personregistermateriale

Instruks for deponering for personregistermateriale Av IKA Finnmark IKS 2012 Instruks for deponering for personregistermateriale IKA Finnmark IKS, Alta, Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik, Hammerfest, Hasvik, Karasjok / Karasjoga gielda, Kvalsund, Loppa, Måsøy,

Detaljer

IKAMR er ei felles rådgivings -og depotteneste for alle kommunane i Møre og Romsdal og for Fylkeskommunen

IKAMR er ei felles rådgivings -og depotteneste for alle kommunane i Møre og Romsdal og for Fylkeskommunen IKAMR er ei felles rådgivings -og depotteneste for alle kommunane i Møre og Romsdal og for Fylkeskommunen Vibeke Solbakken Lunheim, arkivar med hovudansvar for eldre arkiv Guro Flø, arkivar med hovudansvar

Detaljer

Er kommunereformen en mulighet til å rydde i arkivet? Gjennomgang av bevarings og kassasjonsregler og litt om bevarings- og kassasjonsplan

Er kommunereformen en mulighet til å rydde i arkivet? Gjennomgang av bevarings og kassasjonsregler og litt om bevarings- og kassasjonsplan Er kommunereformen en mulighet til å rydde i arkivet? Gjennomgang av bevarings og kassasjonsregler og litt om bevarings- og kassasjonsplan Hva har kommunerefomen å si for arkivene Arkivene i den «gamle»

Detaljer

Deponeringsmaraton del 2. Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Deponeringsmaraton del 2. Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS Deponeringsmaraton del 2 Innflytting i Archon 2 Flytte de eldste adm. arkivene fra Archon 1 til Archon 2 Flette inn ev. eldre arkiver som fortsatt står ute i kommunen Flytte adm. arkiver innad i Archon

Detaljer

AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET

AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET En veiledning for organisasjoner og bedrifter Foto: Nykirke guttekorps. Fotograf ukjent. Praktiske råd for avlevering av arkiver etter organisasjoner til Vestfoldarkivet.

Detaljer

TILPASSET NORMALINSTRUKS

TILPASSET NORMALINSTRUKS TILPASSET NORMALINSTRUKS for arkivdepot IKA Opplandene (IKAO) Oppfølging av Eiermøtet 2014 sak 5, om synliggjøring av basistjenester og tilleggstjenester. Gitt med hjemmel i arkivforskriften 5-12 1 Innhold

Detaljer

OVERFORMYNDERIET DEPONERING AV ARKIV

OVERFORMYNDERIET DEPONERING AV ARKIV OVERFORMYNDERIET DEPONERING AV ARKIV Dette er ein rettleiar utarbeida av IKAH i samband med deponeringar av arkiv etter overformynderiet i kommunane. Bergen 2016 1 Kort samandrag 1. Alle kommunar har hatt

Detaljer

Dagens tema: Nye avleveringsrutinar KVIFOR? KVA ER NYTT?

Dagens tema: Nye avleveringsrutinar KVIFOR? KVA ER NYTT? Dagens tema: Nye avleveringsrutinar KVIFOR? KVA ER NYTT? Litt om oss Vibeke Solbakken Lunheim, arkivar med hovudansvar for eldre arkiv Guro Flø, arkivar med hovudansvar for eldre arkiv Åsta Vadset, arkivar

Detaljer

Periodisering. Kjetil Reithaug Arkivsjef IKAVA

Periodisering. Kjetil Reithaug Arkivsjef IKAVA Periodisering Kjetil Reithaug Arkivsjef IKAVA Hva og hvorfor periodisere? Hva: - Sette et kontrollert tidsskille i arkivet med jevne mellomrom - Oppdeling av databasen i en aktiv og bortsatt/historisk

Detaljer

Kristiansand offentlige sjømannsskole/ navigasjonsskole

Kristiansand offentlige sjømannsskole/ navigasjonsskole Kristiansand offentlige sjømannsskole/ navigasjonsskole Kristiansand offentlige sjømannsskole/ navigasjonsskole ble opprettet i 1853. Skipperskolen var trolig også en del av sjømannsskolen. Fra og med

Detaljer

VEILEDNING FOR ORDNING AV PAPIRARKIV TIL FJERNARKIV

VEILEDNING FOR ORDNING AV PAPIRARKIV TIL FJERNARKIV VEILEDNING FOR ORDNING AV PAPIRARKIV TIL FJERNARKIV Side 1 av 24 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse...2 Forord...3 Tips før man starter ordningsarbeid...4 Fuktskadet arkivmaterialet...4 Proveniensprinsippet

Detaljer

ORDNING AV ARKIV FOR AVLEVERING (Revidert 2011)

ORDNING AV ARKIV FOR AVLEVERING (Revidert 2011) Side 1 av 7 ORDNING AV ARKIV FOR AVLEVERING (Revidert 2011) 30.09.2011 INNHOLD 1 INNLEDNING 2 AVLEVERINGSPLIKT 3 TIDSPUNKT FOR AVLEVERING 4 AVLEVERING AV PAPIRARKIVER 4.1 AVLEVERINGSPROSESSEN 4.2 PERIODEVIS

Detaljer

Avleveringer fra Høgskolen i Akershus til Riksarkivet og Statsarkivet i Oslo

Avleveringer fra Høgskolen i Akershus til Riksarkivet og Statsarkivet i Oslo Avleveringer fra Høgskolen i Akershus til Riksarkivet og Statsarkivet i Oslo Rapport I mai 1996 ble det etter pålegg fra Riksarkivaren satt i gang et prosjekt ved Høgskolen i Akershus for å avlevere arkiver.

Detaljer

Periodisering Petter Pedryc

Periodisering Petter Pedryc Periodisering 30.10.2009 Petter Pedryc petter.pedryc@ika-trondelag.no Periodisering hvorfor. Plasshensyn Gjelder primært for arkivdeler på papir kun delvis aktuell grunn i forhold til databaser Informasjonseffektivitet

Detaljer

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Intern sone Sikker sone Versjon 01.03.2013 Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Aktivt arkiv Arkiv Arkiv- og saksbehandlingssystem Arkivbegrensning Arkivdel Arkivkode Arkivmateriale Arkivnøkkel Arkivperiode

Detaljer

Instruks. for deponering av personregistermateriale

Instruks. for deponering av personregistermateriale Instruks for deponering av personregistermateriale Arkiv i Nordland 2004 Innhold 1. Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Hvilke arkiv skal deponeres?... 3 1.3 Når skal arkivene avleveres/deponeres?...

Detaljer

Revidering av lover med betydning for arkiv

Revidering av lover med betydning for arkiv Revidering av lover med betydning for arkiv v/sveinung Meyer Svendsen rådgiver Arkiv i Nordland 24. April 2014 Foto: Peter Hamlin Tre tema 1. Offentleglova skal evalueres (og trolig revideres). 2. Arkivlova

Detaljer

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen.

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen. Innledning Det ble utarbeidet nye regler for bevaring/kassasjon i kommunal sektor som trådde i kraft 1.februar 2014. Ansvaret ble da lagt til kommunene for utarbeiding av kassasjonsfrister for arkivmateriale

Detaljer

Karin Amalie Holmelid tlf: Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen

Karin Amalie Holmelid tlf: Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen Oppdeling av arkivmaterialet og noen oppgaver som følger Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no tlf: +47 90 604703 Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen Tema for timen Periodisering Bakgrunn

Detaljer

BYARKIVET en kilde til kunnskap

BYARKIVET en kilde til kunnskap BYARKIVET en kilde til kunnskap 1 Byarkivets åpningstider Vi har åpen lesesal hver tirsdag 09.00 15.00 og er tilgjengelig for veiledning pr. telefon, e-post og brev. Alltid på nett Byarkivet har egne internettsider

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Formål med grunnkurs i arkiv Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv,

Detaljer

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:

Detaljer

Fra allment arkivskjema til funksjonsbasert arkivbeskrivelse. Det 6. norske arkivmøtet Ålesund, 18. april 2013 Jon Atle Haugen

Fra allment arkivskjema til funksjonsbasert arkivbeskrivelse. Det 6. norske arkivmøtet Ålesund, 18. april 2013 Jon Atle Haugen Fra allment arkivskjema til funksjonsbasert arkivbeskrivelse Det 6. norske arkivmøtet Ålesund, 18. april 2013 Jon Atle Haugen 1 Arkivbeskrivelse Tradisjonelt: Informasjon produsert i arkivdepotet etter

Detaljer

L0001 Forhandlings- og tilsynsprotokoll 1890-1970 ASTA/001/05/7 Skadet.

L0001 Forhandlings- og tilsynsprotokoll 1890-1970 ASTA/001/05/7 Skadet. Arkivliste for Nordvik skole (A-3788): A - Møtebøker 1890-1995 Aa - Tilsynsutvalget 1890-1970 L0001 Forhandlings- og tilsynsprotokoll 1890-1970 ASTA/001/05/7 Skadet. Ab - Møtereferater 1892-1995 Referater

Detaljer

A - Møtebøker, referatprotokoller, forhandlingsprotokoller o.l.

A - Møtebøker, referatprotokoller, forhandlingsprotokoller o.l. A - Møtebøker, referatprotokoller, forhandlingsprotokoller o.l. L0001 Styreprotokoll 1921-1927 1/014/02/2 L0002 Styreprotokoll - bygninger 1924-1927 1/014/02/2 L0003 Styreprotokoll 1927-1930 1/014/02/2

Detaljer

NORMALINSTRUKS. for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar. Gitt med heimel i arkivforskrifta 5-12

NORMALINSTRUKS. for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar. Gitt med heimel i arkivforskrifta 5-12 NORMALINSTRUKS for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar Gitt med heimel i arkivforskrifta 5-12 Riksarkivaren 01.06.2002 Riksarkivaren Rapportar og retningsliner 15 Riksarkivaren, Oslo 2003 ISBN 82-548-0083-9

Detaljer

kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie

kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie Hva er fagsystemer De eldste fagsystemene som vi kjenner er registrene for håndtering av ulike typer enkle data Det i dag kaller fagsystem favner over en rekke

Detaljer

SAMARBEIDSAVTALE. Mellom Oppland fylkeskommune v/fylkesarkivet i Oppland og Lunner kommune

SAMARBEIDSAVTALE. Mellom Oppland fylkeskommune v/fylkesarkivet i Oppland og Lunner kommune SAMARBEIDSAVTALE Mellom Oppland fylkeskommune v/fylkesarkivet i Oppland og Lunner kommune Oppgaver Følgende oppgaver legges til fylkesarkivet: Fjernarkiv/arkivdepot. Fylkesarkivet delegeres oppgaver som

Detaljer

Arkivnavn: A-3384 Bergen Lokaltrafikkforbund Arkivsignatur: A-3384 Depotinstitusjon: BBA Tidsrom: 1972-1981. Fritt tilgjengelig (lesesalreglement ol.

Arkivnavn: A-3384 Bergen Lokaltrafikkforbund Arkivsignatur: A-3384 Depotinstitusjon: BBA Tidsrom: 1972-1981. Fritt tilgjengelig (lesesalreglement ol. Arkivskaper: A-3384 Bergen Lokaltrafikkforbund Arkivskapernummer: A-3384 Samfunnssektor: Privat Arkivskapertype: Organisasjon Forvaltningsnivå: Regional Land: NORGE Kommune(r): BERGEN, OS (HORDALAND) Historikk:

Detaljer

Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand

Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivstatistikken for 2014 9 % av kommunene begynt planlegging av arkivhåndtering ved evt kommunesammenslåing

Detaljer

Postbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe

Postbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe Postbehandling og dokumentflyt Beate Aasen Bøe Dokumentflyt Postsortering Journalføring Saksbehandling Arkivering Post- og ekspedisjonsrutiner Til/fra ekspedisjon Post inn Postmottak Til/fra saksbehandler

Detaljer

Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten

Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS Forord I 1999 ble retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten ferdigstilt. Siden den gang

Detaljer

IKA Kongsberg Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS. Retningslinje for periodisering av kommunale arkiver

IKA Kongsberg Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS. Retningslinje for periodisering av kommunale arkiver IKA Kongsberg Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS Retningslinje for periodisering av kommunale arkiver IKA Kongsberg 2003 1 INNLEDNING: Periodisering er en av de arkivrutinene som

Detaljer

Politiattester. Kirsti O. Sletten

Politiattester. Kirsti O. Sletten Politiattester Kirsti O. Sletten Politiattester Fylkesarkivet har observert at det hersker usikkerhet i kommuner og fylkeskommuner om hvordan politiattester skal håndteres. Politiattester Kommuner og fylkeskommuner

Detaljer

Agenda for regional samling Lilongwe April 2010

Agenda for regional samling Lilongwe April 2010 Agenda for regional samling Lilongwe April 2010 DAG 1 mandag Introduksjonskurs for nye arkivarer 09.00 09.30 Presentasjon av deltakerne og foredragsholdere Tone Goffin og foredragsholderne Kort presentasjon

Detaljer

PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV

PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV Kontaktseminar 22. 23. mai 2007 Arkivsjef Hilde Elvine Bjørnå Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) Innhold Innledning Hva er periodisering? Hvorfor skal vi

Detaljer

Behandling og deponering av pasientjournaler. IKA Finnmark IKS - IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS

Behandling og deponering av pasientjournaler. IKA Finnmark IKS - IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS Behandling og deponering av pasientjournaler IKA Finnmark IKS - IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS Plan for kurset Dokumentasjon av helsehjelp Saksbehandling Søknader og vedtak Klagesaker Pasientjournaler

Detaljer

Bevaring- og kassasjon; Nytt regelverk og veileder. Prinsen hotel 8. mars 2017 Jens Rønning IKA Trøndelag iks

Bevaring- og kassasjon; Nytt regelverk og veileder. Prinsen hotel 8. mars 2017 Jens Rønning IKA Trøndelag iks Bevaring- og kassasjon; Nytt regelverk og veileder Prinsen hotel 8. mars 2017 Jens Rønning IKA Trøndelag iks Begrepsavklaring Bevaring: Ta vare på arkivmateriale for all ettertid Kassasjon: «arkivmateriale

Detaljer

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV Kontaktseminar 2007 av Frøydis Antonens, IKAT Arkivforskriften Periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv Når en periode blir avsluttet i elektronisk

Detaljer

Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget

Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget Undervisningsbygg Undervisningsbygg er et kommunalt foretak i Oslo kommune, som har til oppgave å utvikle, bygge, drifte og forvalte skolebyggene i Oslo. Vår visjon

Detaljer

ØYGARDEN KOMMUNE DELEGERT SAK

ØYGARDEN KOMMUNE DELEGERT SAK ØYGARDEN KOMMUNE DELEGERT SAK SAKSGANG R.f. Styre, råd, utval m.v. Møtedato Saksnr DRS Delegert rådmannskontoret 26.01.2011 006/11 Arkiv: K1-069 Arkivsaknr: 08/896-20 DEPOT - PRIVAT ARKIV - ØYGARDEN KOMMUNE

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske

Detaljer

Justis- og politidepartementet V/Oddbjørn Vassli Postboks 8005 Dep 0030 Oslo Oslo, 29. juni 2011

Justis- og politidepartementet V/Oddbjørn Vassli Postboks 8005 Dep 0030 Oslo Oslo, 29. juni 2011 Justis- og politidepartementet V/Oddbjørn Vassli Postboks 8005 Dep 0030 Oslo Oslo, 29. juni 2011 Vergemål Stortinget vedtok våren 2010 ny Vergemålslov. Den nye loven har som hovedsiktemål å bedre rettssikkerheten

Detaljer

Kontaktseminar 2014. Nye regler for bevaring og kassasjon i kommuner og fylkeskommuner etter 1950 Hva gjør vi med det elektroniske arkivet?

Kontaktseminar 2014. Nye regler for bevaring og kassasjon i kommuner og fylkeskommuner etter 1950 Hva gjør vi med det elektroniske arkivet? Kontaktseminar 2014 Nye regler for bevaring og kassasjon i kommuner og fylkeskommuner etter 1950 Hva gjør vi med det elektroniske arkivet? Ny forskrift for bevaring og kassasjon Nytt kapittel IV i Forskrift

Detaljer

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen)

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor, i dette tilfellet

Detaljer

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Fagsystemer Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Funn sikring av elektronisk arkivmateriale Kommunene og fylkeskommunene mangler tilstrekkelig kompetanse, rutiner og systemer

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune

Detaljer

Handlingsplan for Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) 2006-2007

Handlingsplan for Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) 2006-2007 Handlingsplan for Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) 2006-2007 Målsettinger og tiltak for arbeidet fremover: Handlingsplanen skisserer hovedoppgavene for IKAN i tråd med vedtektene og de føringer IKANs

Detaljer

Ordning av historiske arkiver en innføring

Ordning av historiske arkiver en innføring Ordning av historiske arkiver en innføring Denne veiledningen er utarbeidet med tanke på organisasjoner, foreninger, bedrifter o.a. som ønsker å få orden på sine historiske arkiver. Veiledningen er på

Detaljer

Retningslinjer for klientmapper i barnevernet

Retningslinjer for klientmapper i barnevernet Interkommunalt Arkiv Finnmark Retningslinjer for klientmapper i barnevernet Interkommunalt arkiv Finnmark, Alta, Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik, Hammerfest, Hasvik, Karasjok / Karasjoga gielda, Kvalsund,

Detaljer

Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune

Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 15/8762 Dato for tilsyn: 6.5.2015 Sted: Kommunehuset i Drangedal, Gudbrandsvei 7 Rapportdato:

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske

Detaljer

Hva er en funksjon? www.steria.com. Hvilke fordeler gir det?

Hva er en funksjon? www.steria.com. Hvilke fordeler gir det? Hva er en funksjon? Hvilke fordeler gir det? 16.06.2013 Agenda Organisering av arkiv Funksjoner Fordeler med funksjonsbasert organisering 16.06.2013 2 Organisering av arkiv 16.06.2013 Fra mappe til automatisk

Detaljer

ARKIV OG SAKSHANDSAMINGSRUTINAR FOR FAMILIESENTER

ARKIV OG SAKSHANDSAMINGSRUTINAR FOR FAMILIESENTER ARKIV OG SAKSHANDSAMINGSRUTINAR FOR FAMILIESENTER Familiesenteret er eit førebyggjande tilbod til barn, unge, deira foreldre og nettverk. På familiesenteret i Øygarden jobbar familieterapeutar og kommunepsykolog.

Detaljer

Nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser

Nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser Nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser gjeldende fra 1. februar 2014 Norsk arkiråd 19. mars 2014 KariLRemseth@gmail.com Tlf 92606118 Agenda Riksarkivarens forskrift og nye bevaringsbestemmelser Bevaringsformålet

Detaljer

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra 01.01.2013 Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune

Detaljer

Bevare eller kaste?. Prosessen i Stjørdal kommune Funksjonsområde: Barnehage

Bevare eller kaste?. Prosessen i Stjørdal kommune Funksjonsområde: Barnehage Bevare eller kaste?. Prosessen i Stjørdal kommune Funksjonsområde: Barnehage Tangen 8.3.2017 Stjørdal kommune 23 625 innbyggere pr. 1.1.2017 18 000 ansatte i Stjørdal kommune Arkivtjenesten en del av servicetorget

Detaljer

Bevarings- og kassasjonsplan

Bevarings- og kassasjonsplan Bevarings- og kassasjonsplan 1. Innledning 2. Medietilsynet historikk og organisasjon 3. Regelverk for bevaring og kassasjon 4. Bevarings- og kassasjonsvurdering 1 Innledning I forbindelse med ordning

Detaljer

Arkivhistorie i Norge

Arkivhistorie i Norge Lovverket Arkivhistorie i Norge 1270-årene:Lagabøtes «Hirdskrå». Fra 1300-tallet:Akershus slott og Kanselliarkivet, Danmark. 1572: Arkivet ble stattholderembete. 1840: fast embetsverk for nasjonalt arkiv.

Detaljer

Erfaringer med avlevering/uttrekk av fagsystemet Profil

Erfaringer med avlevering/uttrekk av fagsystemet Profil Erfaringer med avlevering/uttrekk av fagsystemet Profil Veien frem til utarbeidelse av gode rutiner May Britt Berg, Karmøy kommune Noen fakta om kommunen.. og pleie-og omsorgssektoren 40.000 innbyggere

Detaljer

Vestby kommune, Vestby hovedsogns fattigkommisjon/fattigvesen/forsorgsstyre. Nummer: Arkivenhet - innhold Tidsrom Plassering

Vestby kommune, Vestby hovedsogns fattigkommisjon/fattigvesen/forsorgsstyre. Nummer: Arkivenhet - innhold Tidsrom Plassering A - Møtebøker Fra 1951 felles for hele kommunen L0001 Møtebok 13.01.1815-16.08.1838 Felles for alle tre sogn L0002 Møtebok 21.01.1846-07.04.1881 L0003 Møtebok 04.10.1883-23.02.1910 Inneholder løse kladder

Detaljer

Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF

Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 OPPRETTING AV BARNEMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 3 INNHOLD I BARNEMAPPE... 3 JOURNALFØRING

Detaljer

Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste

Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Forord I 2001 ble retningslinje for klientmapper i PP-tjenesten ferdigstilt. Siden den gang har det skjedd en del endringer spesielt med tanke på bortfall

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen)

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets

Detaljer

Retningslinjer for elevmapper ved Frydenhaug skole

Retningslinjer for elevmapper ved Frydenhaug skole Retningslinjer for elevmapper ved Frydenhaug skole Revidert 3.8.2010 av TO INNLEDNING... 3 OPPRETTING AV ELEVMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 3 INNHOLD I ELEVMAPPE... 3 OPPRETTING AV ELEVMAPPER I SAK- OG

Detaljer

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet Omorganisering i offentlige organer Veiledning for arkivet Riksarkivaren 2007 2 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 20 Riksarkivaren, Oslo 2007 ISBN 978-82-548-0101-7 3 4 Innholdsfortegnelse 1 Innledning...

Detaljer

Digitalisering for kassasjon. Kan digitale kopier erstatte originalmateriale på papir?

Digitalisering for kassasjon. Kan digitale kopier erstatte originalmateriale på papir? Kan digitale kopier erstatte originalmateriale på papir? Ivar Fonnes 28.04.2011 Bakgrunn: KS1-analyse 2010-2011. Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst og digitaliseringsutfordringer. Fra mandatet (KUD/FIN):

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Iveland kommune

Tilsyn med arkivene i Iveland kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Iveland kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/263 Dato for tilsyn: 29.03.2017 Rapportdato: 05.04.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1. Innledning...3 1.1 Bakgrunnen

Detaljer

Arkivforvaltningen i Målselv

Arkivforvaltningen i Målselv Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder

Detaljer

Bevaring og kassasjon. Eirik Netteland

Bevaring og kassasjon. Eirik Netteland Bevaring og kassasjon Eirik Netteland Sentral lovgivning: Arkivloven 9 Arkivforskrifta 3-19, 3-20 og 3-21 Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver

Detaljer

Slektsforskeres muligheter Arkiv i Nordland og arkivportalen

Slektsforskeres muligheter Arkiv i Nordland og arkivportalen Slektsforskeres muligheter Arkiv i Nordland og arkivportalen Arkiv i Nordland 5.9.2013 06.09.2013 1 Arkiv i Nordland (AiN) Fylkeskommunal arkivinstitusjon i Nordland: Ansvar for fylkeskommunens arkiver.

Detaljer

Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå?

Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå? Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå? IKAVAs kontaktkonferanse 2015 Turid Holen Kommunereform Stortinget har gitt tilsutning om å gjennomføre en kommunereform. Målet er større, mer robuste

Detaljer