Ordningskurs - fra kaos til orden

Transkript

1 Ordningskurs - fra kaos til orden Gaute Chr. Molaug Yngve Schulstad Kristensen KUBEN

2 Kursplan Tid Hva 09:00-09:20 Introduksjon - litt om oss - litt om dere/erfaringsutveksling 09:20-09:45 Krav til ordningsgrad Ordningsarbeid i praksis 09:45-10:00 Pause 10:00-10:45 Ordningsarbeid i praksis 10:45-11:00 Pause 11:00-11:30 Omvisning i ordningsrom 11:30-11:45 «Eksamen» 11:45-12:00 Oppsummering

3 Litt om KUBEN Del av Aust-Agder museum og arkiv(aama) Arkiv Boffentlige ibliotek Markiver useum privatarkiv KUBENs hovedoppgaver ift. offentlige arkiv: - depot for kommunalt arkiv Administrativt Økonomisk Juridisk Historisk Forskning Adm.Øko.Jur 25 år 10 år 8 år

4 Litt om KUBEN KUBENs hovedoppgaver ift. offentlige arkiv: - depot for kommunalt arkiv - veilede arkivdanning, bevaring og bruk kubenarendal.no e-post og telefon befaring møter/workshop kurs

5 Litt om dere Hvor jobber du og hva jobber du med? Har du ordnet papirarkiv tidligere og hva synes du evt. var mest utfordrende med det? Hvilke ordningsoppgaver står foran deg i nærmeste fremtid? Hvilke forventninger har du til dette kurset? 5

6 Hvorfor avlevere til depot? Avleveringsplikt Forskrift om offentlige arkiv Kommunale og fylkeskommunale organ skal avlevere eldre og avslutta arkiv til eit kommunalt arkivdepot 6

7 Krav til ordningsgrad KUBEN tar utgangspunkt i Riksarkivets Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner ved avlevering av kommunale papirarkiver. Retningslinjene er hjemlet i Forskrift om offentlige arkiv

8 Krav til ordningsgrad Generelle krav Proveniens Arkivbegrensning og kassasjon Skal vi ta vare på denne? Merking Listeføring 8

9 Krav til ordningsgrad Spesifiserte krav Rensing og rengjøring Pakking og merking Listeføring - allment arkivskjema, klausulering Innbinding 9

10 Pause 15 min

11 1. - kartlegging Få en oversikt over arkivet Få samlet inn alt arkivmaterialet Mangler det arkiv? Finnes arkiv i rom vi ikke har sett i? Har noen av de ansatte arkiv? 11

12 1. - kartlegging Få en oversikt over arkivskaper Finn/lag en historisk oversikt over arkivskaper - sammenslåinger - navneendringer - viktige årstall Hvem har skapt arkivet? Finnes det flere arkivskapere? Når eksisterte de? Tips: Se i arkivet etter jubileumsskrifter, årsberetninger og arkivplaner. Søk på biblioteket etter litteratur. Spør ansatte og tidligere ansatte om virksomhetens historie. 12

13 1. - kartlegging Få en oversikt over arkivskaper Finn/lag en historisk oversikt over arkivskaper 13

14 1. - kartlegging Få en oversikt over arkivet Kartlegg rom og reoler - navngi rom - merk av reoler, skap, ol. - lag enkle tegninger over rommene Rom: Kjeller Reol: 1, 2, 3, 4, 5 Fag: 1, 2, 3, 4 14

15 1. - kartlegging Få en oversikt over arkivet Lag en bestandsoversikt over arkivet - arkivskapere - serier Hvem har skapt arkivet? Hvilke serier er dette? 15

16 1. - kartlegging Allment arkivskjema - er en standardoversikt over arkivserier A Møtebøker, referatprotokoller, forhandlingsprotokoller o.l. Møtebøker dokumenterer vedtak som er gjort av arkivskaper. Kan være innbundne protokoller, ringpermer eller løse ark 16

17 1. - kartlegging Allment arkivskjema - er en standardoversikt over arkivserier B Kopibøker Kopibøker er kopier av utgående brev, notater o.l. Kan være innbundne protokoller, ringpermer eller løse ark 17

18 1. - kartlegging Allment arkivskjema - er en standardoversikt over arkivserier C Journaler og andre overgripende registre En journal er et register for systematisk og fortløpende registrering av brev og saksdokumenter 18

19 1. - kartlegging Allment arkivskjema - er en standardoversikt over arkivserier D Sak- og korrespondansearkiv etter organets hovedsystem Sakarkiv er saksdokumenter og korrespondanse ordnet etter et klassifikasjonssystem med koder, ofte også kalt arkivnøkkel 19

20 1. - kartlegging Allment arkivskjema - er en standardoversikt over arkivserier D Sak- og korrespondansearkiv etter organets hovedsystem Sakarkiv er saksdokumenter og korrespondanse ordnet etter et klassifikasjonssystem med koder, ofte også kalt arkivnøkkel Kodene kan bestå av tall og/ eller bokstaver Kommunale sakarkiv er ofte ordnet etter K-koder Dersom det eksisterer en arkivnøkkel, må den legges med i starten av den aktuelle serien, og merkes tydelig 20

21 1. - kartlegging Allment arkivskjema - er en standardoversikt over arkivserier E Sak- og korrespondansearkiv ordnet etter eventuelle andre, sideordnede system Sakarkiv som ikke er ordnet etter en arkivnøkkel Eks. kan dette være ulike serier etablert rundt spesielle saksforhold, bestemte korrespondansepartnere eller ordnet etter et annet system 21

22 1. - kartlegging Allment arkivskjema - er en standardoversikt over arkivserier F-O Spesialserier innenfor hver enkelt arkivskapers fagområde Her kan en selv definere arkivserier som ikke passer inn under noen av de forhåndsbestemte seriene Dette kan være klient- /kundearkiv, byggesaksarkiv, elevarkiv og lignende Lag tydelige navn på seriene, og eventuelt underserier 22

23 1. - kartlegging Allment arkivskjema - er en standardoversikt over arkivserier P Personalforvaltning (utskilt personalarkiv med eget ordningsprinsipp) Personalmapper. Dette er gjerne ordnet på navn eller fødselsnummer 23

24 1. - kartlegging Allment arkivskjema - er en standardoversikt over arkivserier R Regnskapsarkiver Regnskapsmateriale eksempelvis hovedregnskap og årsregnskap Husk at bilag kan kasseres etter 5 år 24

25 1. - kartlegging Allment arkivskjema - er en standardoversikt over arkivserier T Kart og tegningsarkiver NB! Kart og tegninger som er en del av sakarkiv skal ikke tas ut av sakarkivet 25

26 1. - kartlegging Allment arkivskjema - er en standardoversikt over arkivserier U Foto, film og lydopptak NB!, film og lyd som er en del av sakarkiv skal ikke tas ut av sakarkivet, men merkes på mappen Film og lydopptak må konverteres til godkjente digitale format For andre arkivserier vises det til allment arkivskjema 26

27 1. - kartlegging Få en oversikt over arkivet Lag en bestandsoversikt over arkivet - arkivskapere - serier - periode Hvem har skapt arkivet? Hvilke serier er dette? Hvilken periode dekker serien? Tips: Se i dokumentene etter overskrifter, arkivstempel, avsender/mottaker. 27

28 1. - kartlegging Hvem har skapt arkivet? Hvilke serier er dette? Hvilken periode dekker serien? 28

29 1. - kartlegging Få en oversikt over arkivet Lag en bestandsoversikt over arkivet - arkivskapere - serier - periode Hvem har skapt arkivet? Hvilke serier er dette? Hvilken periode dekker serien? Tips: Lag oversikten i Excel. Bruk seriene i allment arkivskjema som kategorier. (A-møtebøker, B-kopibøker, etc) 29

30 1. - kartlegging Få en oversikt over arkivet Lag en bestandsoversikt over arkivet Plassering Arkivskaper, ABC.., Serie, Ytterår Hyllemeter Lagringsformat Tiltak Kommentar, Klausul 30

31 1. - kartlegging Få en oversikt over arkivet Få oversikt over tidligere avleveringer? - arkivskapere - serier - periode Har vi avlevert før? Når avleverte vi sist? Hva har vi avlevert tidligere? Tips: Dersom dere ikke selv har oversikt over deponert arkiv; søk på arkivportalen.no, eller ta kontakt med KUBEN. 31

32 1. - kartlegging Få en oversikt over arkivet Få samlet inn alt arkivmaterialet Mangler vi noe fremdeles? Tips: Bruk bestandsoversikten og oversikten over avlevert arkiv, til å søke etter arkiv. Informer alle ansatte om hva en ønsker å få inn, og hvorfor det er viktig. Oppdater bestandsoversikten. 32

33 2. - grovsortering Bevar ytre og indre proveniens Strukturer arkivmaterialet - arkivskapere - serier - periode Hva hører sammen med hva? Tips: Strukturer bestandsoversikten først, og bruk deretter denne til fysisk å omplassere arkivet etter proveniens. Sørg for å ha nok plass til å flytte om på arkivstykkene. 33

34 2. - grovsortering Bevar ytre og indre proveniens Vurder primær og sekundær proveniens sekundær Skal vi sortere personalmappene på hver enkelt skole? Hva med de som har jobbet på flere skoler? Personalet fra: Strømsbu vgs, ATF, Husmorskolen, etc tilbakestille? primær 34

35 2. - grovsortering Bevar ytre og indre proveniens Vurder primær og sekundær proveniens sekundær Skal vi sortere personalmappene på hver enkelt skole? Hva med de som har jobbet på flere skoler? Råd: Bevar sekundær proveniens når det er komplisert og tidkrevende å tilbakeføre arkiv til primær proveniens. Husk riktig og tydelig primær merking. 35

36 3. - finordning Forbered det praktiske ordningsarbeidet Finn frem nødvendig utstyr - blyant og viskelær - støvklut - en stor binders Hva trenger jeg av utstyr for å få gjort jobben? 36

37 3. - finordning Forbered det praktiske ordningsarbeidet Finn frem nødvendig utstyr - blyant og viskelær - støvklut - en stor binders Hva trenger jeg av utstyr for å få gjort jobben? 37

38 3. - finordning Forbered det praktiske ordningsarbeidet Finn frem nødvendig utstyr - blyant og viskelær - støvklut - en stor binders - arkivmapper (syrefri) - arkivesker (syrefri) - A3 ark - arkivnøkler - avleveringsliste Hva trenger jeg av utstyr for å få gjort jobben? - kost - støvsuger - støvmaske, hansker, overtrekksdress 38

39 3. - finordning Flere veier til mål Utføre flere parallelle operasjoner Ta en operasjon av gangen 39

40 3. - finordning Rensing av arkivet Rengjør skitne arkivstykker - støvsuges på lav effekt - børstes med fin børste Hva kan skade dokumentene? Fukt og muggskadet arkiv må behandles før ordning Ta kontakt med KUBEN eller Arkivverket for tiltak 40

41 3. - finordning Rensing av arkivet Fjern gjenstander som skader arkivet - binders - rustne stifter - plast - strikk Hva kan skade dokumentene? Tips: Bruk saks eller binders til å fjerne mindre binders. Da kan du fjerne flere av gangen. Brettede A4 og A3 ark kan brukes som erstatning for binders. 41

42 3. - finordning Arkivbegrensning og kassasjon Fjern dokumenter som ikke har vært gjenstand for saksbehandling - mottatte trykksaker - reklame - innkomne rundskriv - ekstra kopier - kladder Utfør kassasjon etter gjeldene regelverk Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver Skal vi ta vare på dette? IV. Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter

43 3. - finordning Arkivbegrensning og kassasjon 4-12.Opplæring og oppvekst 1) Tjenestetilbud, planer, rutiner, rapporter og evalueringer, samarbeid mellom enhetene, jf. opplæringslova kap. 13. Skal vi ta vare på dette? 2) Barnehage a) Planer for etablering, drift og tilsyn av barnehager b) Retningslinjer for godkjenning og etablering, retningslinjer for tildeling av tilskudd, retningslinjer for inntak og opphold i barnehage c) Saker om godkjenning av barnehager, oppfølging av avvik med betydning for barnehagens godkjenning, dispensasjoner fra krav d) Årsplaner og årsmeldinger, avviksrapportering og kriseberedskap e) Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon: - Register over barnehagebarn - Skademelding 43

44 3. - finordning Arkivbegrensning og kassasjon Skal vi ta vare på dette? 44

45 3. - finordning Arkivbegrensning og kassasjon Fjern dokumenter som ikke har vært gjenstand for saksbehandling - mottatte trykksaker - reklame - innkomne rundskriv - ekstra kopier - kladder Utfør kassasjon etter gjeldene regelverk Tips: Er du usikker, bevarer du. Ikke bruk mer tid på arkivbegrensning og kassasjon enn annet ordningsarbeid. Skal vi ta vare på dette? 45

46 3. - finordning Pakking og merking mapper Hold dokumenter som hører sammen i samme mappe - syrefri - skift ut utslitte mapper Merk mappene med en innholdsbeskrivelse - tittel - arkivkode - periode Hva slags dokumenter er dette? Tips: Tittel kan f.eks. hentes fra arkivnøkkel. Bruk blyant! 46

47 3. - finordning Pakking og merking bokser Arkivmappene pakkes i bokser - syrefri - skift ut ødelagte bokser Merk boksene med en innholdsbeskrivelse - arkivskaper og serie - tittel - arkivkode - periode - løpenummer Hva slags mapper er dette? Tips: Ha passe med mapper i en boks ikke for full, og ikke for lite. Ved for få mapper, kan en supplere med papp. 47

48 3. - finordning Pakking og merking bokser Arkivmappene pakkes i bokser - syrefri - skift ut ødelagte bokser Merk boksene med en innholdsbeskrivelse Navn og/eller fullstendig fødselsnummer skal ikke føres på eskene Skal det stå klientnavn på eskene med klientmapper? Opplysningene på esken skal likevel være tilstrekkelig for gjenfinning Eksempelvis vil en eske som inneholder mapper på personene: Abrahamsen, Nils f , Aslaksen, Berit f kunne beskrives med Ab-As f

49 3. - finordning Pakking og merking andre formater Fotografier - skal legges i syrefaste omslag eller konvolutter - ikke ta fotografier ut av sin sammenheng - merk mappe og boks om at de inneholder foto Kart og tegninger - bør pakkes i spesialemballasje Hva kan dette lagres som? Tips: Vanlige A4 ark kan også brukes som erstatning for fotokonvolutter. Kart og tegninger bør ikke rulles sammen med mindre de allerede er lagret slik 49

50 3. - finordning Pakking og merking andre formater Kortregistre - bør pakkes i pappesker, f.eks. skoesker Protokoller - eksisterende protokoller bør legges i arkivbokser - møtereferat, journaler og kopibøker skal klargjøres for innbinding/digitalisering Hva kan dette lagres som? 50

51 3. - finordning Pakking og merking innbinding Dokumenter må klargjøres for innbinding 1. Fjern binders, stifter og annet metall 2. Fjern eventuelle hullforsterkere 3. Påse at alle arkene er pent brettet ut 4. Påse at alle arkene er innenfor A4-format 5. Påse at alle arkene ligger i riktig rekkefølge 6. Påse at ingen ark/saker mangler 7. Påse at eventuelle registre er med 8. Pakk om fra ringpermer til esker ol. 9. Påse at hver bok er tydelig atskilt (farget skilleark, D-clips, tau, strikk og lignende) Hva må gjøres før innbinding? 51

52 3. - finordning Pakking og merking innbinding Dokumenter må klargjøres for innbinding 10. Påse at hver bok er tydelig merket med: - arkivskaper - innhold (for eksempel møtebok, kopibok, postjournal) - tidsperiode som boken dekker (evt. fra sak til sak) 11. Lag liste over bøkene på KUBEN sitt skjema. Hva må gjøres før innbinding? 52

53 4. - registrering Listeføring Bruk avleveringslisten i Excel som ligger på KUBENs hjemmeside Hva skal vi registrere her da? 53

54 4. - registrering Listeføring Bruk avleveringslisten i Excel som ligger på KUBENs hjemmeside Hva skal vi registrere her da? Tips: Bruk informasjonen på arkivstykkene og evt. i bestandsoversikten. 54

55 4. - registrering Avlevering av personregistre Helsekort, elevmapper, barnevernsmapper, sosialmapper og lignende er personregistre jfr. 2 punkt 3) i Personopplysningsloven Hva med personregistre? Navn og/eller fullstendig fødselsnummer skal ikke føres inn i avleveringslisten på mappenivå 55

56 4. - registrering Avlevering av personregistre Det skal lages en liste med navn og/eller fødselsnummer og/eller journalnummer som følger med arkivet Hva med personregistre? Listen kan enten samles i første eske eller følge hver enkelt eske I avleveringslisten skal det presiseres hvor listen er lagt 56

57 5. - avlevering Godkjenning Før arkivet kan avleveres, må avleveringslisten(e) godkjennes av KUBEN Nedpakking - oversend avleveringslisten(e) til KUBEN Arkivet må klargjøres for transport - arkivstykker kan pakkes i større kasser Egenerklæring Kan vi avlevere? Underskrevet erklæring om at arkivet oppfyller KUBENs avleveringskrav må følge med arkivet ved avlevering 57

60 «Eksamen»

61 Oppsummering