Vedlegg 1 LMDs beskrivelse av oppdraget. Ordning av arkiver. (Konkurranse for anskaffelser med verdi under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester)

Transkript

1 Vedlegg 1 LDs beskrivelse av oppdraget Ordning av arkiver (Konkurranse for anskaffelser med verdi under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester) Bilag 1 LDs beskrivelse av oppdraget Saksnummer

2 Vedlegg 1 LDs beskrivelse av oppdraget Innhold 1. INNLEDNING Formål, bakgrunn og beskrivelse Begreper og forkortelser Beskrivelse av oppgaven - Ordning av papirarkiv Oppdragsgivers beskrivelse av arkivmaterialet BESKRIVELSE AV KRAV- OG LØSNINGSSPESIFIKASJON Overordnet beskrivelse Besvarelse av krav- og løsningsspesifikasjonen Kravtype benyttet i krav- og løsningsspesifikasjonen Krav- og løsningsspesifikasjon PROSJEKTPLAN Overordnet prosjektplan Krav til tilbyder om å levere en detaljert prosjektplan

3 Vedlegg 1 LDs beskrivelse av oppdraget 1. INNLEDENING 1.1 Formål, bakgrunn og beskrivelse Det skal inngås en kontrakt om anskaffelse av ordning, registrering klargjøring av Landbruk- og matdepartementets (LDs) papirarkiver for avlevering til Riksarkivet. Totalt utgjør mengden ca 1300 hyllemeter. Det er i tillegg til bruk av eksterne ressurser, planlagt bruk av egne ressurser til deler av ordningen. Oppdraget skal utføres i oppdragsgivers lokaler. Arbeidet med kartlegging samt oppstart og ordning av en mindre del av arkivmaterialet skal være gjennomført i I tillegg kan det gis opsjon på forlengelse av oppdraget for et år av gangen i inntil 4 år. Forutsetningen for sluttføring av oppdraget er at ordningsarbeidet skal være av en slik art at arkivene kan avleveres til Riksarkivet. 1.2 Begreper og forkortelser Forkortelse/begrep Arkivbegrensning Arkivskaper Avlevering Avleveringsmodent arkiv Asta Bortsetting Kassasjon Ordningsarbeid Forklaring Å holde utenfor eller fjerne fra arkivet dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon En organisatorisk enhet eller en person som skaper arkiv som ledd i sin virksomhet. En arkivskaper kan være et offentlig organ, en bedrift, en organisasjon, en institusjon, en stiftelse og lignende eller en del av en slik enhet Overføring av eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot Arkiv som er avsluttet og som ikke lenger er i administrativ bruk hos arkivskaper Asta er et informasjonssystem for registrering og gjenfinning av historiske arkiver (godkjent av Riksarkivaren) At arkivmateriale etter en tid (vanligvis etter et bestemt antall år, en Arkivperiode ) tas ut av aktivt arkiv og settes bort på et dertil egnet sted Bortsettingsarkiv Arkivmateriale som ikke blir funne bevaringsverdig for ettertiden, blir det gjort kassasjonsvedtak for. Det vil si at materialet ikke skal leveres til et arkivdepot, men kan slettes eller makuleres når organet ikke lenger har bruk for det Arbeid med klargjøring av arkivmateriale for bortsetting eller avlevering til arkivdepot 1.3 Beskrivelse av oppgaven - Ordning av papirarkiv 1. Arkivmaterialet skal ordnes i henhold til bestemmelser i FOR nr. 1566: Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, kapittel VI, punkt 5 Tilrettelegging av markivmaterialet for avlevering. Kapitlet omhandler Riksarkivarens spesifiserte krav til materiale slik som ordning, listeføring, dokumentasjon, merking, type, format og kvalitet på avleveringsmedia. 2. Kassasjon skal utføres i henhold til forskriftens kapittel III: Felles bevaringsog kassasjonsbestemmelser for statsforvaltningen. 3

4 Vedlegg 1 LDs beskrivelse av oppdraget 3. Det skal lages en fortegnelse over arkivmaterialet, dokumentasjon i henhold til forskriftens kapittel VI, punkt Arkivmaterialet som ordnes, skal deles inn i arkivserier i henhold til forskriftens vedlegg 1. Arkivskjema. 5. aterialet skal være pakket i arkivbokser som er godkjent av Riksarkivaren i oppdraget inngår også ompakking av eksisterende bokser ved behov. 6. LD ønsker hyllemeterpris for ordningsarbeidet se for øvrig bilag 2 Samlet pris og prisbestemmelser. 7. Avhengig av de oppgitte leverandørprisene på materiell, kan hele eller deler av materiellanskaffelsen besluttes gjennomført av oppdragsgiver. 1.4 Oppdragsgivers beskrivelse av arkivmaterialet Arkivene dekker to perioder, ca og som hver igjen består av saksarkiv ordnet avdelingsvis etter arkivnøkkel, kopibøker både innbundne og i løsbladform, journaler og journalregistre. Arkivene er ikke gjennomgått med tanke på arkivbegrensing og kassasjon. Så vel rydding som arkivbegrensning inngår i ordningsarbeidet, f.eks kan deler av arkivmaterialet betegnes som uoversiktlige på grunn av organsisasjonsendringer. Arbeidet med klargjøring og innbinding av kopibøker og journaler/journalregistre vil også inngå i oppdraget. Beskrivelse av arkivene med basisår og antall hyllemeter (hm) for saksarkivet: Avdeling Avd.kode Arkiv Basisår hm Veterinæravdelingen V Saksarkiv Jordavdelingen JA Saksarkiv Avd. Arealforvaltning AF Saksarkiv Adm. og økonomi avdelingen AØ Saksarkiv Jordbruksavdelingen JB Saksarkiv Landbruksavdelingen L Saksarkiv Reindriftskontoret R Saksarkiv Skogavdelingen S Saksarkiv

5 Vedlegg 1 LDs beskrivelse av oppdraget 2. BESKRIVELSE AV KRAV- OG LØSNINGSSPESIFIKASJON 2.1 Overordnet beskrivelse Dette kapitlet beskriver hvordan krav- og løsningsspesifikasjonen skal besvares. Tilbyder skal besvare kravspesifikasjonen slik hensikten er gitt i konkurransegrunnlaget. Dette betyr at alle krav skal besvares. Besvarelsens oppbygging og nummerering skal følge kravspesifikasjonen og kravteksten skal beholdes. Tekst med normal skrift er å anse som avtaletekst og skal i størst mulig grad forbli uforandret. I den grad tilbyder ser behov for endringer, skal dette gjøres med tydelige endringsmarkeringer. Tekst i sort kursiv er generelle instruksjoner til tilbyder, og er ikke en del av den endelige avtaleteksten. 2.2 Besvarelse av krav- og løsningsspesifikasjonen Kapittel 3 er bygget opp slik at det dels inneholder overordnet informasjon om kravene som stilles og kravtabeller som tilbyder skal besvare. Kravtabellen i konkurransegrunnlaget regnes som en del av tilbudet til oppdragsgiver. Formatet på kravtabellene er som følger: Oppdragsgivers krav Referanse: Beskrivelse av krav: Kravtype: å B Bør I Info Tilbyders svar Svar: Løsningsbeskrivelse: Ja/ Nei/ Delvis Referanse: Beskrivelse av krav: Kravtype: Svar: Løsningsbeskrivelse: Kravpunktets løpenummer Tekst som beskriver kravet Se tabell nedenfor I hvilken grad tilbyder kan tilfredsstille kravet (Ja), eller ikke (Nei), eller delvis (D)). Utfyllende informasjon om hvordan kravet tilfredsstilles. Det oppfordres til kreativitet samt eksemplifisering ved besvarelsen. 2.3 Kravtype benyttet i krav- og løsningsspesifikasjonen Obligatoriske Kravet Å tilfredsstilles. Tilbud som ikke tilfredsstiller alle Å-krav, vil bli avvist. krav Viktige krav B Kravet BØR tilfredsstilles, men det er ikke et absolutt krav. Svar vil ha betydning for evaluering av tilbudet. Informasjon I Ikke krav til leveransen, men tilbyder bes i sin løsningsbeskrivelse gi utfyllende informasjon 2.4 Krav- og løsningsspesifikasjon Oppdragsgiver har fylt ut hvilke behov og krav departementet som kunde har til anskaffelsen, dvs kolonnene «Beskrivelse av krav» og «Kravtype». Tilbyder fyller ut kolonnene «Svar» og «Løsningsbeskrivelse» med sin beskrivelse av hva som inngår i tilbudet. 5

6 Vedlegg 1 LDs beskrivelse av oppdraget Referanse: Oppdragsgivers krav Beskrivelse av krav 1. Tilbyder skal utarbeide detaljert løsningsog gjennomføringsplan 2. Det skal være én hovedleverandør av tilbudet. Eventuell underleverandør må framgå av tilbud, men oppdragsgiver skal kun forholde seg til hovedleverandør. Krav til dokumentasjon, kompetanse osv. som er beskrevet i dokumentene gjelder også for eventuell underleverandører. Tilbyder er ansvarlig for denne forpliktelsen 3. Kapasitet/kompetanse I: Tilbyder skal redegjøre for bemanning av oppdraget med en oversikt bestående av navn og CV som viser utdanningsbakgrunn, erfaring fra liknende prosjekter, attester og referanser 4. Kapasitet/kompetanse II: Tilbudt personell skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag, høy kompetanse på lov om arkiv med forskrifter, samt Riksarkivets krav og bestemmelser forbundet med ordning, arkivbegrensning og kassasjon 5. Kapasitet/kompetanse III: Erfaring fra lignende prosjekter vil si: Erfaring innen ordningsarbeid. Ordningshistorikk. Referanser i forbindelse med ordningsoppdrag. Arkivverkets godkjenninger av leveranser 6. Kapasitet/kompetanse IV: Tilbyder skal tilby navngitt back-up ressurs med CV for disse 7. Tilbudt back-up ressurs bør har samme krav til kompetanse som øvrig personell i oppdraget 8. Standard/metode: Tilbyder skal legge fram beskrivelse av standard og metode for ordningsarbeidet. Oppdraget skal organiseres og utføres av tilbyder i henhold til gjeldende regelverk. Registrering av materiale skal gjøres slik at det enkelt kan konverteres til systemet ASTA 9. Valgt leverandør skal utføre ordningsoppdrag i oppdragsgivers lokaler 10. Valgt leverandør skal hver måned rapportere skriftlig til oppdragsgiver om framdrift og gjenstående arbeid sett opp mot avtalt gjennomføringsplan. Valgt leverandør skal halvveis i oppdraget sette av tid til et møte for rapportering på status og eventuelle avvik med oppdragsgiver 11. Valgt leverandør i samarbeid med oppdragsgiver skal foreta en kartlegging som gir oversikt over arkivmaterialet med arkivperioder og seriekoder Kravtype: å B Bør I Info B Tilbyders svar Svar: Løsningsbeskrivelse Ja/ Nei/ Delvis 6

7 Vedlegg 1 LDs beskrivelse av oppdraget Referanse: Oppdragsgivers krav Beskrivelse av krav: 12. Ordning av materiale skal sammenføyes med eventuelt allerede ordnet materiale etter de arkivperioder og seriekoder som fremgår av kartleggingsoversikt 13. Eventuell kassasjon utenom statens felles regler for egenforvaltning skal skje i samråd med oppdragsgiver 14. Eventuelt klausulert materiale skal ordnes i samråd med oppdragsgiver 15. Arkivmaterialet som skal ordnes, skal overføres til ny, godkjent (syrefri) emballasje. Utgifter til emballasje inkluderes i tilbudet 16. Arkivene som ordnes og registreringen av disse, skal være slik at de kan godkjennes av Riksarkivet for avlevering 17. Tilbyders miljøprofil i forhold til forskrift om statlige anskaffelser 18. Opsjon på forlengelse av ordningsarbeidet for hvert år i inntil 4 år 19. Tilbyder bes beskrive eventuelle krav til oppdragsgiver Kravtype: å B Bør I Info I B B Tilbyders svar Svar: Løsningsbeskrivelse Ja/ Nei/ Delvis 7

8 Vedlegg 1 LDs beskrivelse av oppdraget 3. PROSJEKTPLAN 3.1 Overordnet prosjektplan Kunden har lagt inn de planlagte hovedmilepælene med frister i prosjektet (se matrisen under). Prosjektplanen er dynamisk, den kan ved godt begrunnede argumenter justeres. Planlagte milepæler Leverandør valgt, ordningsarbeidet igangsatt Kartlegging av arkiv ferdig Frister , eller tidligere etter avtale med valgt leverandør Etter avtale med valgt leverandør Godkjent leveranse for avtalt del av ordningsarbeidet Opsjon utløst 3.2 Krav til tilbyder om å levere en detaljert prosjektplan ed utgangspunkt i den overordnede prosjektplanen i kap 4.1, har tilbyder mulighet til å fylle ut en detaljert prosjektmilepæl/-aktivitetsplan. Prosjektplanen vil gi oppdragsgiver en god indikasjon på hvordan tilbyder planlegger å gjennomføre hele ordningsprosjektet. Tilbyder fyller ut underliggende prosjektplanmal: Nr ilepæl/aktivitet Beskrivelse Fra dato Til dato Ansvar (A)/ Deltar (D) Kunde Lev. Leveranse Timer Tabell 2 ilepæl/aktivitetsbeskrivelse Hver enkelt linje kan fylles inn med en milepæl eller en aktivitet. Hvor milepælen er hovedoppgaven og aktivitetene deler opp milepælen i mindre deler, eller aktiviteter. Tilbyder kan utvide med så mange linjer som han vil. 8