Karin Amalie Holmelid tlf: Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen

Transkript

1 Oppdeling av arkivmaterialet og noen oppgaver som følger Karin Amalie Holmelid tlf: Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen

2 Tema for timen Periodisering Bakgrunn Metoder (Bortsetting) Deponering Avlevering

3 Lover og forskrifter med relevans for periodiseringsarbeidet Lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv (arkivloven) Forskrift av 11. desember 1998 nr om offentlege arkiv (arkivforskriften) Forskrift av 1. desember 1999 nr om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (Riksarkivarens firskrift)

4 Begrepene betydning i praksis Med jevne mellomrom bør det settes kontrollert tidsskille i arkivet periodisere sette et periodeskille i journalen og i saksarkivet i papirbasert arkiv betyr dette at alle saker med dokumenter registrert i en bestemt periode settes bort samtidig i elektronisk arkiv periodiseres arkivdeler (sjeldnere historiske baser) bortsette overføre avsluttede arkivperioder til bortsettingsarkiv overføre avsluttede data til historisk base eller fil avlevere avlevere arkiv fra bortsettingsarkiv til depotarkiv foreta uttrekk av data og avlevere til depotarkiv

5 Hva er periodisering? For papirbasert arkivmateriale: Det settes et skille i det fysiske arkivet Alt materiale fra en avsluttet periode overføres samlet til bortsettingsarkivet De deler av den elektroniske journalen som hører til det avsluttede materialet stenges for nyregistreringer Historisk base opprettes For elektronisk materiale Aktuelle arkivdeler avsluttes og nye opprettes Først senere overføres avsluttede deler til historisk base Resultat: Et oversiktlig og håndterlig arkiv Rask tilgang til aktuelle og aktive saker

6 Hensikten med periodisering Åfået oversiktlig arkiv Plasshensyn (papirarkiv) Åfået håndterbart arkiv reelle uavsluttede saker i aktivt arkiv Ålette bortsettingsarbeidet Ålette avleveringsarbeidet deponering og sikre materialet for ettertiden Åbedre gjenfinningen informasjonseffektivitet Åimøtekomme proveniensprinsippet Pålegg i arkivforskriften III B

7 Hva skal periodiseres Organets journal og arkiv Papirbasert Elektroniske Ledelsen for et organ skal fastsette ev om enkelte deler skal holdes utenfor en periodisering eller følge spesielle prinsipper Personalarkiv Studentmapper Holdes noe utenfor den generelle periodiseringen skal dette spesifiseres i arkivplanen

8 Når periodiseres arkiv? Med jevne mellomrom (ca hvert 5. år) Ved innføring av ny arkivnøkkel Ved skifte av eierstruktur Ved skifte av journalssystem dersom data ikke konverteres Ved overgang fra papirjournal til elektronisk journal Ved overgang fra papirbasert arkiv til elektronisk arkiv Det nyttes to typer periodeskiller; skarpt periodeskille eller overlappingsperiode

9 Skarpt periodeskille Vil ofte brukes ved skifte fra papirbasert journal til Noark system overgang mellom Noark 3 og Noark 4 hvis dataene ikke konverteres ved store organisatoriske endringer og ved opprettelse av ny arkivskaper ved skifte av arkivnøkkel i Noark 3 eller ved papirjournal Gir tre måter åavslutte en periode på: Saken deles påperiodiseringsdatoen, med henvisning både fra gammel og fra ny periode måbenyttes når papirdokumenter byttes med elektroniske Saken samles i ny periode med henvisning i journalen fra gammel til ny periode Saken beholdes i sin opprinnelige periode med henvisning i journalen fra ny til gammel periode brukes nesten aldri

10 Overlappingsperiode Anbefales som det alminnelige skille i Noark 4 eller Noark 5. Pågående saker holdes samlet. Kan brukes dersom den elektroniske journalen er basert pånoark 4 eller Noark 5 OG ved kontrollert bruk av journalen Hensikten med overlappingsperiode er å lette tilgangen til de avsluttede sakene ved at informasjonen er direkte tilgjengelig og ved at dokumentene fortsatt er i aktivt arkiv (arkivperiode) gjøre det lettere åidentifisere hvilke saker fra den avsluttede perioden som fortsatt er aktive og som derfor skal overføres til den nye journalperioden

11 Hva skjer ved periodisering? Til ny periode overføres (dvs saneres ikke) saker som oppstår i den nye perioden (selvfølgelig) saker med presedensregistreringer saker med nyregistreringer i overlappingsperioden eller saker med uavskrevne, innkomne dokumenter (kommer an påhvordan man setter opp basen/ arkivdelene) I gammel periode blir (dvs saneres) saker som ikke har presedensregistreringer saker uten nyregistreringer i overlappingsperioden eller saker hvor alle innkomne dokumenter er avskrevne

12 Noen oppgaver som følger Saksbehandlerne bør (må) purres for uavsluttede saker, ubehandlede dokumenter og papirdokumenter påavveie Nye arkivdeler måopprettes Status måendres i de arkivdeler som periodiseres Mykt periodeskille fører til statusendring både ved start og slutt av overlappingsperioden Ev. arkivdeler påpapir eller vedleggsserier påpapir måavsluttes og settes/pakkes bort Justere/endre arkivnøkkelen, når man først er i gang

13 Periodisering eksempel (emne) Arkivperiode 1 Arkivdel: emne1 periode arvtaker: Status: A /12-00 (Noark4 var ny...): vi har papirbaserte arkivdokumenter

14 Periodisering eksempel (emne) Arkivperiode 1 Arkivdel: emne1 Arkivperiode 2 Arkivdel: emne2 Status: A Status: A /1-01 (Noark4 var ny...): periode periode arvtaker: emne2 arvtaker: Overlappingsperiode emne2 opprettes vi fortsetter med papirdokumenter

15 Periodisering eksempel (emne) Arkivperiode 1 Arkivdel: emne1 Arkivperiode 2 Arkivdel: emne2 Status: O Status: A /1-01 (Noark4 var ny...): periode periode arvtaker: emne2 arvtaker: Overlappingsperiode emne2 opprettes status for emne 1 endres

16 Periodisering eksempel (emne) Arkivperiode 1 Arkivdel: emne1 Arkivperiode 2 Arkivdel: emne2 periode periode arvtaker: emne2 arvtaker: Status: B Status: A /1-03: emne1 avsluttes ved at status endres til B Overlappingsperiode Her avsluttes arkivdel emne1

17 Periodisering eksempel (emne) Arkivperiode 1 Arkivdel: emne1 Arkivperiode 2 Arkivdel: emne2 Arkivperiode 3 Arkivdel: emne3 Status: B Status: A Status: A /1-06: periode periode periode arvtaker: emne2 arvtaker: emne3 arvtaker: Overlappingsperiode emne3 opprettes Nå ville vi ha el.arkiv arkivdel emne1 ble avsluttet for tre år siden

18 Periodisering eksempel (emne) Arkivperiode 1 Arkivdel: emne1 Arkivperiode 2 Arkivdel: emne2 Arkivperiode 3 Arkivdel: emne3 Status: B Status: B Status: A /1-06: periode periode periode arvtaker: emne2 arvtaker: emne3 arvtaker: Overlappingsperiode emne3 opprettes status for emne 2 endres Problem: Saker som fortsetter. Tillates at disse flyttes over for å holde dem samlet arkivdel emne1 ble avsluttet for tre år siden

19 Periodisering eksempel (emne) Arkivperiode 1 Arkivdel: emne1 Arkivperiode 2 Arkivdel: emne2 Arkivperiode 3 Arkivdel: emne3 periode periode periode arvtaker: emne2 arvtaker: emne3 arvtaker: Status: B Status: B Status: A eller senere: Vi begynner som for skiftet 2000/2001 Emne4 opprettes Her har vi elektroniske arkivdokumenter på begge sider av skillet Overlappingsperiode arkivdel emne1 er avsluttet for lenge siden

20 Bortsetting emneordnet arkiv Arvtaker (status A) Saker som har oppstått i overlappingsperioden, dvs etter det reelle periodeskillet Saker som var aktive i forrige periode og som har fått tilført nye journalposter i overlappingsperioden Aktive presedens saker fra forrige, dvs at presedens ikke er opphevet Saker som ikke er aktive, men som man likevel ikke er avsluttet

21 Bortsetting emneordnet arkiv Saker i bortsatt arkivdel (status B) Alle saker som ble avsluttet i den perioden arkivdelen var aktiv Saker som oppstod i perioden og ikke fikk tilført nye dokumenter i overlappingsperioden Saker som ble ført videre fra tidligere perioder og som ikke fikk tilført nye dokumenter i den siste overlappingsperioden

22 Periodisering objekt Prinsipper: Objekttyper hvor objektene blir uaktuelle etter en tid (personalmapper) der settes bort hele mappen for alle objekter som er blitt uaktuelle i løpet av perioden (i praksis for elektronisk arkiv: endre referansen til arkivdel for alle aktuelle saker) Objekttyper hvor objektene ikke blir uaktuelle (eiendommer): samme som for emneordnet, men for lengre periode

23 Periodisering av objektordnede arkiver Gjennomføring elektronisk Alternativ 1 Ved periodeskillet (ev etter O periode) opprettes ny arkivdel for bortsetting status B Den aktive arkivdelen (status A) som eksisterte fra før, settes som arvtaker etter den nye. Uaktuelle objekter i den aktive arkivdelen søkes fram og overflyttes til den bortsatte kollektivt, dvs alle saker som er knyttet til objektene får endret sin referanse til arkivdel

24 Periodisering av objektordnede arkiver Gjennomføring elektronisk Alternativ 2 Ved starten av en arkivperiode opprettes en arkivdel med status U for uaktuelle objekter Uaktuelle objekter overføres til den nye arkivdelen etter hvert periodisk Ved periode slutt endres status fra U til B Det opprettes ny arkivdel med status U og denne defineres som arvtaker etter B

25 Konsekvenser ved dette periodiseringsprinsippet Den aktive arkivdel med status A er alltid den samme, men: En får fjernet uaktuelle objekter Får tilført nye objekter Den aktive arkivdelen måregistreres som arvtaker etter siste bortsatte arkivdel (alt 1) eller arkivdel for uaktuelle objekter (alt 2)

26 Periodisering eksempel (objekt) Arkivperiode 2 (papirarkiv) Arkivdel: Pers-aktiv Periode: Arvtaker: Status: A Arkivdel: Pers-slutt Periode: Arvtaker: Pers-aktiv Status: U

27 Periodisering eksempel (objekt) Arkivperiode 2 (papirarkiv) Arkivperiode 3 (elektronisk arkiv) Arkivperiode 4 (elektronisk arkiv) Arkivdel: Pers-aktiv Arkivdel: Pers-aktiv2 Periode: Periode: Arvtaker: Pers-aktiv2 Status: B Arkivdel: Pers-slutt Arvtaker: Status: A Arkivdel: Pers-slutt2 Periode: Periode: Arvtaker: Pers-aktiv Status: B Arvtaker: Pers-aktiv2 Status: U

28 Sanering av basen gjennomføring Ta ut rapportene arkivoversikt (oversikt over arkivdelene) og avleveringsliste De skal ikkeleveres påpapir De aktuelle arkivdelene skal eksporteres Eksportfiler og rapporter måkvalitetssikres Eksporterte data skal importeres til historisk base Historisk base måkvalitetssikres Den aktive basen måsaneres, dvs. alle de arkivdeler som er eksportert skal slettes Eksporterte arkivdeler deponeres i arkivdepot

29 Bortsetting, rydding og rensing (for papirarkiv) Mapper flyttes ut av skuffene og over i arkivbokser Bokser uten hull, med tunge Fjerning av arkivuverdig og arkivfremmed materiale Ikke fyll boksene for fulle Litt slingringsmonn for saker og dokumenter som kommer senere Fulle bokser blir fort ødelagt Mappene plasseres den rekkefølgen de hadde i skuffene Reparasjoner og innbinding Boksene merkes med blyant og skal minst vise arkivskaper (og virksomhet, der det ikke er den samme) periode (ytterår) innhold (f.eks. arkivkoder) nummer påarkivstykket Det er ogsåfint om arkivserie er med

30 Avlevering som prosjekt Avlevering skal skje hvert 5 år av materiale som er 25 til 35 år gammelt Avlevering er et krevende prosjekt Det aktuelle depotarkiv måvarsles for å kunne veilede underveis sette av magasinplass godkjenne avleveringslista All arkivbegrensning og kassasjon måvære gjort Alt måpakkes for åtåle langtidslagring Arkivmaterialet skal være ordnet etter proveniens Beregn god tid påarbeidet Et godt bortsettingsarkiv er et godt sted åstarte

31 Bortsettingsarkivet (papir) Bortsettingsarkivet er fortsatt tilgjengelig Materiale som er overført ved periodeskille er ikke i daglig bruk men behøves såpass ofte at det bør være i nærheten Skal være avlåst men ikke utilgjengelig Bortsettingsarkivet skal ha god systematikk Hver journalperiode skal plasseres for seg Alt materiale skal ha en bestemt rekkefølge Pakket i godkjente, merkede arkivbokser Rensing og kassasjon er gjennomført Bortsettingsliste med hvert arkivstykke for seg

32 Elektronisk materiale I Journaler: Periodiserte journaler deponeres, ev. avleveres, straks periodisering er foretatt som uttrekk basert påarkivverkets krav og påoppdateringsmåten og periodeoppdelingen som er brukt i systemet Hør alltid med nærmeste Statsarkiv eller Interkommunalt Arkiv (IKA) om de har spesielle ønsker De har ofte folk din IT avdeling kan snakke med For journaler som ikke er laget i et Noark system, hør med Arkivverket Registre og databaser: Avleveres som uttrekk, vanligvis etter år Konsesjonsbelagte registre avleveres når konsesjonen opphører Eventuelt slettes om Datatilsynet krever det og Riksarkivaren erhørt

33 Elektronisk materiale II Elektroniske dokumenter: I det eller de format som til en hver tid er godkjent For spesielle dokumenter (kart, store tegninger), hør med Arkivverket førdere tar formatet i bruk Produksjonsformat skal slettes Unødvendige versjoner og varianter skal slettes Kan brukes der Riksarkivaren har gitt tillatelse til det enten ved en generell tillatelse eller ved en spesiell tillatelse (systemer som ikke er Noark systemer) NB: Ikke slett noe elektronisk materiale hos deg selv før arkivdepotet har sagt at det er OK Hva om overføringen gikk feil?

34 Forberedelse til periodedeling og elektronisk periodisering Kontroller hvilke saker som skal settes bort og hvilke som skal inngåi ny periode Skriv ut restanselister Restansekontroll bør foregåunder hele forberedelsesperioden Gi tidlig informasjon til saksbehandlerne Avskrive alle JP som er ferdig behandlet Ev avgradere saker og JP er Kontroller at alle dokumenter inkl. versjoner som skal være med i uttrekket er i godkjent arkivformat Sørg for kontroll av alle dokumenter som skal være i papirformat (vedlegg, avtaler og andre dokumenter) Gåigjennom presedensarkivet Ta ut en oversikt over alle saker og journalposter med status U. Disse skal inngåi journaluttrekket Vask databasen i forhold til Feilregistreringer Klassering osv

35 Forberedelse til periodedeling og elektronisk periodisering Skaff deg oversikt over hvor mange saker og journalposter som er registrert i journalen. Før deponering skal antallet stemme med uttrekket. Det kan være feilformat påjournalposter, feil datering osv Om nødvendig leie inn konsulent for ev sanering av gammel periode (uttrekk) Det måutarbeides midlertidige rutiner for dokumenthåndtering i overlappingsperioden ved periodisering i NOARK4. Disse skal inngåi arkivplanen.

36 Når avleverer vi arkiv? Statlige virksomheter skal avlevere sine eldre og avsluttede arkiver til Arkivverket Arkivet er eldre når...papirbasert materiale er år gammelt...digitalt materiale er tatt ut av bruk Arkivet er avsluttet når... virksomheten er nedlagt

37 Sanering av base i NOARK Avslutte periode sanere database Gjennomføring: Ta ut rapportene arkivoversikt og avleveringsliste Eksporter de aktuelle arkivdelene Kvalitetssikre eksportfiler og rapporter Importere eksporterte data til historisk database og kvalitetssikre denne Sanere den aktive basen, dvs. slette de arkivdelene som er eksportert Deponere eksporterte arkivdeler til arkivdepot

38 Oppsummering Periodisering SKALforetas To års overlapping anbefales Snakk med leverandør av journalen og med Arkivverket og aktuelt arkivdepot FØRperiodisering påbegynnes Det er vanlig, men ikke nødvendig åperiodisere ved et årsskifte Historisk database for avsluttede perioder vi ikke vil ha i driftsbasen vår Organet måha en klar definisjon påsaker Systemets særhet måavdekkes og respekteres Tips: Veiledning fra Riksarkivet Det enkleste er åholde god orden hele tiden Noen tar seg av de døde sakene dine