Karin Amalie Holmelid tlf: Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Karin Amalie Holmelid tlf: Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen"

Transkript

1 Oppdeling av arkivmaterialet og noen oppgaver som følger Karin Amalie Holmelid tlf: Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen

2 Tema for timen Periodisering Bakgrunn Metoder (Bortsetting) Deponering Avlevering

3 Lover og forskrifter med relevans for periodiseringsarbeidet Lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv (arkivloven) Forskrift av 11. desember 1998 nr om offentlege arkiv (arkivforskriften) Forskrift av 1. desember 1999 nr om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (Riksarkivarens firskrift)

4 Begrepene betydning i praksis Med jevne mellomrom bør det settes kontrollert tidsskille i arkivet periodisere sette et periodeskille i journalen og i saksarkivet i papirbasert arkiv betyr dette at alle saker med dokumenter registrert i en bestemt periode settes bort samtidig i elektronisk arkiv periodiseres arkivdeler (sjeldnere historiske baser) bortsette overføre avsluttede arkivperioder til bortsettingsarkiv overføre avsluttede data til historisk base eller fil avlevere avlevere arkiv fra bortsettingsarkiv til depotarkiv foreta uttrekk av data og avlevere til depotarkiv

5 Hva er periodisering? For papirbasert arkivmateriale: Det settes et skille i det fysiske arkivet Alt materiale fra en avsluttet periode overføres samlet til bortsettingsarkivet De deler av den elektroniske journalen som hører til det avsluttede materialet stenges for nyregistreringer Historisk base opprettes For elektronisk materiale Aktuelle arkivdeler avsluttes og nye opprettes Først senere overføres avsluttede deler til historisk base Resultat: Et oversiktlig og håndterlig arkiv Rask tilgang til aktuelle og aktive saker

6 Hensikten med periodisering Åfået oversiktlig arkiv Plasshensyn (papirarkiv) Åfået håndterbart arkiv reelle uavsluttede saker i aktivt arkiv Ålette bortsettingsarbeidet Ålette avleveringsarbeidet deponering og sikre materialet for ettertiden Åbedre gjenfinningen informasjonseffektivitet Åimøtekomme proveniensprinsippet Pålegg i arkivforskriften III B

7 Hva skal periodiseres Organets journal og arkiv Papirbasert Elektroniske Ledelsen for et organ skal fastsette ev om enkelte deler skal holdes utenfor en periodisering eller følge spesielle prinsipper Personalarkiv Studentmapper Holdes noe utenfor den generelle periodiseringen skal dette spesifiseres i arkivplanen

8 Når periodiseres arkiv? Med jevne mellomrom (ca hvert 5. år) Ved innføring av ny arkivnøkkel Ved skifte av eierstruktur Ved skifte av journalssystem dersom data ikke konverteres Ved overgang fra papirjournal til elektronisk journal Ved overgang fra papirbasert arkiv til elektronisk arkiv Det nyttes to typer periodeskiller; skarpt periodeskille eller overlappingsperiode

9 Skarpt periodeskille Vil ofte brukes ved skifte fra papirbasert journal til Noark system overgang mellom Noark 3 og Noark 4 hvis dataene ikke konverteres ved store organisatoriske endringer og ved opprettelse av ny arkivskaper ved skifte av arkivnøkkel i Noark 3 eller ved papirjournal Gir tre måter åavslutte en periode på: Saken deles påperiodiseringsdatoen, med henvisning både fra gammel og fra ny periode måbenyttes når papirdokumenter byttes med elektroniske Saken samles i ny periode med henvisning i journalen fra gammel til ny periode Saken beholdes i sin opprinnelige periode med henvisning i journalen fra ny til gammel periode brukes nesten aldri

10 Overlappingsperiode Anbefales som det alminnelige skille i Noark 4 eller Noark 5. Pågående saker holdes samlet. Kan brukes dersom den elektroniske journalen er basert pånoark 4 eller Noark 5 OG ved kontrollert bruk av journalen Hensikten med overlappingsperiode er å lette tilgangen til de avsluttede sakene ved at informasjonen er direkte tilgjengelig og ved at dokumentene fortsatt er i aktivt arkiv (arkivperiode) gjøre det lettere åidentifisere hvilke saker fra den avsluttede perioden som fortsatt er aktive og som derfor skal overføres til den nye journalperioden

11 Hva skjer ved periodisering? Til ny periode overføres (dvs saneres ikke) saker som oppstår i den nye perioden (selvfølgelig) saker med presedensregistreringer saker med nyregistreringer i overlappingsperioden eller saker med uavskrevne, innkomne dokumenter (kommer an påhvordan man setter opp basen/ arkivdelene) I gammel periode blir (dvs saneres) saker som ikke har presedensregistreringer saker uten nyregistreringer i overlappingsperioden eller saker hvor alle innkomne dokumenter er avskrevne

12 Noen oppgaver som følger Saksbehandlerne bør (må) purres for uavsluttede saker, ubehandlede dokumenter og papirdokumenter påavveie Nye arkivdeler måopprettes Status måendres i de arkivdeler som periodiseres Mykt periodeskille fører til statusendring både ved start og slutt av overlappingsperioden Ev. arkivdeler påpapir eller vedleggsserier påpapir måavsluttes og settes/pakkes bort Justere/endre arkivnøkkelen, når man først er i gang

13 Periodisering eksempel (emne) Arkivperiode 1 Arkivdel: emne1 periode arvtaker: Status: A /12-00 (Noark4 var ny...): vi har papirbaserte arkivdokumenter

14 Periodisering eksempel (emne) Arkivperiode 1 Arkivdel: emne1 Arkivperiode 2 Arkivdel: emne2 Status: A Status: A /1-01 (Noark4 var ny...): periode periode arvtaker: emne2 arvtaker: Overlappingsperiode emne2 opprettes vi fortsetter med papirdokumenter

15 Periodisering eksempel (emne) Arkivperiode 1 Arkivdel: emne1 Arkivperiode 2 Arkivdel: emne2 Status: O Status: A /1-01 (Noark4 var ny...): periode periode arvtaker: emne2 arvtaker: Overlappingsperiode emne2 opprettes status for emne 1 endres

16 Periodisering eksempel (emne) Arkivperiode 1 Arkivdel: emne1 Arkivperiode 2 Arkivdel: emne2 periode periode arvtaker: emne2 arvtaker: Status: B Status: A /1-03: emne1 avsluttes ved at status endres til B Overlappingsperiode Her avsluttes arkivdel emne1

17 Periodisering eksempel (emne) Arkivperiode 1 Arkivdel: emne1 Arkivperiode 2 Arkivdel: emne2 Arkivperiode 3 Arkivdel: emne3 Status: B Status: A Status: A /1-06: periode periode periode arvtaker: emne2 arvtaker: emne3 arvtaker: Overlappingsperiode emne3 opprettes Nå ville vi ha el.arkiv arkivdel emne1 ble avsluttet for tre år siden

18 Periodisering eksempel (emne) Arkivperiode 1 Arkivdel: emne1 Arkivperiode 2 Arkivdel: emne2 Arkivperiode 3 Arkivdel: emne3 Status: B Status: B Status: A /1-06: periode periode periode arvtaker: emne2 arvtaker: emne3 arvtaker: Overlappingsperiode emne3 opprettes status for emne 2 endres Problem: Saker som fortsetter. Tillates at disse flyttes over for å holde dem samlet arkivdel emne1 ble avsluttet for tre år siden

19 Periodisering eksempel (emne) Arkivperiode 1 Arkivdel: emne1 Arkivperiode 2 Arkivdel: emne2 Arkivperiode 3 Arkivdel: emne3 periode periode periode arvtaker: emne2 arvtaker: emne3 arvtaker: Status: B Status: B Status: A eller senere: Vi begynner som for skiftet 2000/2001 Emne4 opprettes Her har vi elektroniske arkivdokumenter på begge sider av skillet Overlappingsperiode arkivdel emne1 er avsluttet for lenge siden

20 Bortsetting emneordnet arkiv Arvtaker (status A) Saker som har oppstått i overlappingsperioden, dvs etter det reelle periodeskillet Saker som var aktive i forrige periode og som har fått tilført nye journalposter i overlappingsperioden Aktive presedens saker fra forrige, dvs at presedens ikke er opphevet Saker som ikke er aktive, men som man likevel ikke er avsluttet

21 Bortsetting emneordnet arkiv Saker i bortsatt arkivdel (status B) Alle saker som ble avsluttet i den perioden arkivdelen var aktiv Saker som oppstod i perioden og ikke fikk tilført nye dokumenter i overlappingsperioden Saker som ble ført videre fra tidligere perioder og som ikke fikk tilført nye dokumenter i den siste overlappingsperioden

22 Periodisering objekt Prinsipper: Objekttyper hvor objektene blir uaktuelle etter en tid (personalmapper) der settes bort hele mappen for alle objekter som er blitt uaktuelle i løpet av perioden (i praksis for elektronisk arkiv: endre referansen til arkivdel for alle aktuelle saker) Objekttyper hvor objektene ikke blir uaktuelle (eiendommer): samme som for emneordnet, men for lengre periode

23 Periodisering av objektordnede arkiver Gjennomføring elektronisk Alternativ 1 Ved periodeskillet (ev etter O periode) opprettes ny arkivdel for bortsetting status B Den aktive arkivdelen (status A) som eksisterte fra før, settes som arvtaker etter den nye. Uaktuelle objekter i den aktive arkivdelen søkes fram og overflyttes til den bortsatte kollektivt, dvs alle saker som er knyttet til objektene får endret sin referanse til arkivdel

24 Periodisering av objektordnede arkiver Gjennomføring elektronisk Alternativ 2 Ved starten av en arkivperiode opprettes en arkivdel med status U for uaktuelle objekter Uaktuelle objekter overføres til den nye arkivdelen etter hvert periodisk Ved periode slutt endres status fra U til B Det opprettes ny arkivdel med status U og denne defineres som arvtaker etter B

25 Konsekvenser ved dette periodiseringsprinsippet Den aktive arkivdel med status A er alltid den samme, men: En får fjernet uaktuelle objekter Får tilført nye objekter Den aktive arkivdelen måregistreres som arvtaker etter siste bortsatte arkivdel (alt 1) eller arkivdel for uaktuelle objekter (alt 2)

26 Periodisering eksempel (objekt) Arkivperiode 2 (papirarkiv) Arkivdel: Pers-aktiv Periode: Arvtaker: Status: A Arkivdel: Pers-slutt Periode: Arvtaker: Pers-aktiv Status: U

27 Periodisering eksempel (objekt) Arkivperiode 2 (papirarkiv) Arkivperiode 3 (elektronisk arkiv) Arkivperiode 4 (elektronisk arkiv) Arkivdel: Pers-aktiv Arkivdel: Pers-aktiv2 Periode: Periode: Arvtaker: Pers-aktiv2 Status: B Arkivdel: Pers-slutt Arvtaker: Status: A Arkivdel: Pers-slutt2 Periode: Periode: Arvtaker: Pers-aktiv Status: B Arvtaker: Pers-aktiv2 Status: U

28 Sanering av basen gjennomføring Ta ut rapportene arkivoversikt (oversikt over arkivdelene) og avleveringsliste De skal ikkeleveres påpapir De aktuelle arkivdelene skal eksporteres Eksportfiler og rapporter måkvalitetssikres Eksporterte data skal importeres til historisk base Historisk base måkvalitetssikres Den aktive basen måsaneres, dvs. alle de arkivdeler som er eksportert skal slettes Eksporterte arkivdeler deponeres i arkivdepot

29 Bortsetting, rydding og rensing (for papirarkiv) Mapper flyttes ut av skuffene og over i arkivbokser Bokser uten hull, med tunge Fjerning av arkivuverdig og arkivfremmed materiale Ikke fyll boksene for fulle Litt slingringsmonn for saker og dokumenter som kommer senere Fulle bokser blir fort ødelagt Mappene plasseres den rekkefølgen de hadde i skuffene Reparasjoner og innbinding Boksene merkes med blyant og skal minst vise arkivskaper (og virksomhet, der det ikke er den samme) periode (ytterår) innhold (f.eks. arkivkoder) nummer påarkivstykket Det er ogsåfint om arkivserie er med

30 Avlevering som prosjekt Avlevering skal skje hvert 5 år av materiale som er 25 til 35 år gammelt Avlevering er et krevende prosjekt Det aktuelle depotarkiv måvarsles for å kunne veilede underveis sette av magasinplass godkjenne avleveringslista All arkivbegrensning og kassasjon måvære gjort Alt måpakkes for åtåle langtidslagring Arkivmaterialet skal være ordnet etter proveniens Beregn god tid påarbeidet Et godt bortsettingsarkiv er et godt sted åstarte

31 Bortsettingsarkivet (papir) Bortsettingsarkivet er fortsatt tilgjengelig Materiale som er overført ved periodeskille er ikke i daglig bruk men behøves såpass ofte at det bør være i nærheten Skal være avlåst men ikke utilgjengelig Bortsettingsarkivet skal ha god systematikk Hver journalperiode skal plasseres for seg Alt materiale skal ha en bestemt rekkefølge Pakket i godkjente, merkede arkivbokser Rensing og kassasjon er gjennomført Bortsettingsliste med hvert arkivstykke for seg

32 Elektronisk materiale I Journaler: Periodiserte journaler deponeres, ev. avleveres, straks periodisering er foretatt som uttrekk basert påarkivverkets krav og påoppdateringsmåten og periodeoppdelingen som er brukt i systemet Hør alltid med nærmeste Statsarkiv eller Interkommunalt Arkiv (IKA) om de har spesielle ønsker De har ofte folk din IT avdeling kan snakke med For journaler som ikke er laget i et Noark system, hør med Arkivverket Registre og databaser: Avleveres som uttrekk, vanligvis etter år Konsesjonsbelagte registre avleveres når konsesjonen opphører Eventuelt slettes om Datatilsynet krever det og Riksarkivaren erhørt

33 Elektronisk materiale II Elektroniske dokumenter: I det eller de format som til en hver tid er godkjent For spesielle dokumenter (kart, store tegninger), hør med Arkivverket førdere tar formatet i bruk Produksjonsformat skal slettes Unødvendige versjoner og varianter skal slettes Kan brukes der Riksarkivaren har gitt tillatelse til det enten ved en generell tillatelse eller ved en spesiell tillatelse (systemer som ikke er Noark systemer) NB: Ikke slett noe elektronisk materiale hos deg selv før arkivdepotet har sagt at det er OK Hva om overføringen gikk feil?

34 Forberedelse til periodedeling og elektronisk periodisering Kontroller hvilke saker som skal settes bort og hvilke som skal inngåi ny periode Skriv ut restanselister Restansekontroll bør foregåunder hele forberedelsesperioden Gi tidlig informasjon til saksbehandlerne Avskrive alle JP som er ferdig behandlet Ev avgradere saker og JP er Kontroller at alle dokumenter inkl. versjoner som skal være med i uttrekket er i godkjent arkivformat Sørg for kontroll av alle dokumenter som skal være i papirformat (vedlegg, avtaler og andre dokumenter) Gåigjennom presedensarkivet Ta ut en oversikt over alle saker og journalposter med status U. Disse skal inngåi journaluttrekket Vask databasen i forhold til Feilregistreringer Klassering osv

35 Forberedelse til periodedeling og elektronisk periodisering Skaff deg oversikt over hvor mange saker og journalposter som er registrert i journalen. Før deponering skal antallet stemme med uttrekket. Det kan være feilformat påjournalposter, feil datering osv Om nødvendig leie inn konsulent for ev sanering av gammel periode (uttrekk) Det måutarbeides midlertidige rutiner for dokumenthåndtering i overlappingsperioden ved periodisering i NOARK4. Disse skal inngåi arkivplanen.

36 Når avleverer vi arkiv? Statlige virksomheter skal avlevere sine eldre og avsluttede arkiver til Arkivverket Arkivet er eldre når...papirbasert materiale er år gammelt...digitalt materiale er tatt ut av bruk Arkivet er avsluttet når... virksomheten er nedlagt

37 Sanering av base i NOARK Avslutte periode sanere database Gjennomføring: Ta ut rapportene arkivoversikt og avleveringsliste Eksporter de aktuelle arkivdelene Kvalitetssikre eksportfiler og rapporter Importere eksporterte data til historisk database og kvalitetssikre denne Sanere den aktive basen, dvs. slette de arkivdelene som er eksportert Deponere eksporterte arkivdeler til arkivdepot

38 Oppsummering Periodisering SKALforetas To års overlapping anbefales Snakk med leverandør av journalen og med Arkivverket og aktuelt arkivdepot FØRperiodisering påbegynnes Det er vanlig, men ikke nødvendig åperiodisere ved et årsskifte Historisk database for avsluttede perioder vi ikke vil ha i driftsbasen vår Organet måha en klar definisjon påsaker Systemets særhet måavdekkes og respekteres Tips: Veiledning fra Riksarkivet Det enkleste er åholde god orden hele tiden Noen tar seg av de døde sakene dine

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV Kontaktseminar 2007 av Frøydis Antonens, IKAT Arkivforskriften Periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv Når en periode blir avsluttet i elektronisk

Detaljer

Periodisering Petter Pedryc

Periodisering Petter Pedryc Periodisering 30.10.2009 Petter Pedryc petter.pedryc@ika-trondelag.no Periodisering hvorfor. Plasshensyn Gjelder primært for arkivdeler på papir kun delvis aktuell grunn i forhold til databaser Informasjonseffektivitet

Detaljer

Periodisering, bortsetting og avlevering

Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning

Detaljer

Periodisering av elektronisk arkiv. Arkivfaglig seminar Rica Dyreparken Hotell 29. mai 2013

Periodisering av elektronisk arkiv. Arkivfaglig seminar Rica Dyreparken Hotell 29. mai 2013 Periodisering av elektronisk arkiv Arkivfaglig seminar Rica Dyreparken Hotell 29. mai 2013 Hva er periodisering? Periodisering innebærer at arkivet og journalføringen deles inn i tidsbolker (perioder)

Detaljer

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling

Detaljer

Veiledning i periodisering av offentlige arkiver

Veiledning i periodisering av offentlige arkiver Veiledning i periodisering av offentlige arkiver Riksarkivaren 2006 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 19 Riksarkivaren, Oslo 2006 ISBN 82-548-0100-2 INNHOLDSFORTEGNELSE Generell del...5 1. Formålet

Detaljer

IKA Kongsberg Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS. Retningslinje for periodisering av kommunale arkiver

IKA Kongsberg Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS. Retningslinje for periodisering av kommunale arkiver IKA Kongsberg Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS Retningslinje for periodisering av kommunale arkiver IKA Kongsberg 2003 1 INNLEDNING: Periodisering er en av de arkivrutinene som

Detaljer

Periodisering ESA og ephorte

Periodisering ESA og ephorte Periodisering ESA og ephorte Workshop Vi gir deg en full oversikt over hva som må gjøres i forbindelse med periodisering Frank Strøm (seniorkonsulent, EVRY) Nina Farahi (seniorkonsulent, EVRY) Kristian

Detaljer

PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV

PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV Kontaktseminar 22. 23. mai 2007 Arkivsjef Hilde Elvine Bjørnå Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) Innhold Innledning Hva er periodisering? Hvorfor skal vi

Detaljer

Periodisering. Kjetil Reithaug Arkivsjef IKAVA

Periodisering. Kjetil Reithaug Arkivsjef IKAVA Periodisering Kjetil Reithaug Arkivsjef IKAVA Hva og hvorfor periodisere? Hva: - Sette et kontrollert tidsskille i arkivet med jevne mellomrom - Oppdeling av databasen i en aktiv og bortsatt/historisk

Detaljer

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Følgende retningslinjer skal følges ved deponering og/eller avlevering av elektroniske arkiver

Detaljer

Gjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale. Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007

Gjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale. Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007 Gjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007 Bortsetting av saksarkiv Bortsettingsarkivet skal så langt som mulig gjenspeile arkivet slik

Detaljer

Periodisering av elektronisk sak-/arkivsystem, med fokus på NOARK 4 og 5 systemer. Pål Mjørlund Odd Gunnar Ludvigsen Kommunekonferansen 2012-05-31

Periodisering av elektronisk sak-/arkivsystem, med fokus på NOARK 4 og 5 systemer. Pål Mjørlund Odd Gunnar Ludvigsen Kommunekonferansen 2012-05-31 Periodisering av elektronisk sak-/arkivsystem, med fokus på NOARK 4 og 5 systemer Pål Mjørlund Odd Gunnar Ludvigsen Kommunekonferansen 2012-05-31 Elektronisk sak-/arkivsystem - tema Sak-/arkiv er arkivtjenestens

Detaljer

Justis- og politidepartementet V/Oddbjørn Vassli Postboks 8005 Dep 0030 Oslo Oslo, 29. juni 2011

Justis- og politidepartementet V/Oddbjørn Vassli Postboks 8005 Dep 0030 Oslo Oslo, 29. juni 2011 Justis- og politidepartementet V/Oddbjørn Vassli Postboks 8005 Dep 0030 Oslo Oslo, 29. juni 2011 Vergemål Stortinget vedtok våren 2010 ny Vergemålslov. Den nye loven har som hovedsiktemål å bedre rettssikkerheten

Detaljer

Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv

Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv Praktisk gjennomgang av bortsettingsrutiner Definisjon bortsetting: Bortsetting/bortsettingsarkiv: arkivmateriale som etter

Detaljer

Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november 2010 Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Hjelpemidler Arkivhåndboken for offentlig forvaltning (Kap.

Detaljer

PERIODISERING AV ELEKTRONISK ARKIV OG JOURNAL

PERIODISERING AV ELEKTRONISK ARKIV OG JOURNAL PERIODISERING AV ELEKTRONISK ARKIV OG JOURNAL av Harald Lindbach Elektronisk arkiv og journal. Hva er dette egentlig? Hva er et elektronisk arkiv? Hvordan skiller det seg fra de gamle klassiske arkiv som

Detaljer

Dag 3 - Periodiske rutiner

Dag 3 - Periodiske rutiner Dag 3 - Periodiske rutiner Program for dagen Arkivbegrensning, bevaring, kassasjon Periodisering Overføring av arkiv Arkiv ved nedlagte organer Arkivplan Arkivbegrensning, bevaring og kassasjon Definisjoner

Detaljer

Forelesning og de faglige «greiene»

Forelesning og de faglige «greiene» MB1 MB2 Periodsering en arkivfaglig gjennomgang 20.4.2015, Martin Bould, med fagleder arkiv Nina Haugen Eidsvoll kommune Forelesning og de faglige «greiene» Slide 1 MB1 MB2 Bestilling - fikse på foilene

Detaljer

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18.

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. november 2009 Dokumentasjon/fagsystemer/NOARK Hva er dokumentasjon

Detaljer

Kommunereform, arkiv og IKA. IKAs kontaktkonferanse 2015

Kommunereform, arkiv og IKA. IKAs kontaktkonferanse 2015 Kommunereform, arkiv og IKA IKAs kontaktkonferanse 2015 Kommunereform «Stortinget har gitt tilslutning til å gjennomføre en kommunereform. Målet er større, mer robuste kommuner med økt makt og myndighet.

Detaljer

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Intern sone Sikker sone Versjon 01.03.2013 Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Aktivt arkiv Arkiv Arkiv- og saksbehandlingssystem Arkivbegrensning Arkivdel Arkivkode Arkivmateriale Arkivnøkkel Arkivperiode

Detaljer

Arkivtjenesten bør påta seg de funksjonelle oppgavene, herunder ha rollen som kravstiller. Oppgaver som krever IKT kompetanse vil det for mange være

Arkivtjenesten bør påta seg de funksjonelle oppgavene, herunder ha rollen som kravstiller. Oppgaver som krever IKT kompetanse vil det for mange være 1 Arkivtjenesten bør påta seg de funksjonelle oppgavene, herunder ha rollen som kravstiller. Oppgaver som krever IKT kompetanse vil det for mange være fornuftig å benytte ekstern hjelp fra for eksempel

Detaljer

PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV. Arkivsjef Hilde E.Bjørnå Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) april 2003

PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV. Arkivsjef Hilde E.Bjørnå Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) april 2003 PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV Arkivsjef Hilde E.Bjørnå Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) april 2003 Innhold Valg av tema Hva er periodisering? Hvorfor skal vi periodisere? Når skal det

Detaljer

Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå?

Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå? Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå? IKAVAs kontaktkonferanse 2015 Turid Holen Kommunereform Stortinget har gitt tilsutning om å gjennomføre en kommunereform. Målet er større, mer robuste

Detaljer

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet Omorganisering i offentlige organer Veiledning for arkivet Riksarkivaren 2007 2 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 20 Riksarkivaren, Oslo 2007 ISBN 978-82-548-0101-7 3 4 Innholdsfortegnelse 1 Innledning...

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune

Detaljer

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen)

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor, i dette tilfellet

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune

Detaljer

IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS. Instruks for avlevering av eldre arkiv

IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS. Instruks for avlevering av eldre arkiv IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS Instruks for avlevering av eldre arkiv 2012 FORORD Retningslinjene for avlevering av arkiv til IKA Finnmark IKS er utarbeidet med hjemmel i Forskrift

Detaljer

Vedlegg 1 LMDs beskrivelse av oppdraget. Ordning av arkiver. (Konkurranse for anskaffelser med verdi under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester)

Vedlegg 1 LMDs beskrivelse av oppdraget. Ordning av arkiver. (Konkurranse for anskaffelser med verdi under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester) Vedlegg 1 LDs beskrivelse av oppdraget Ordning av arkiver (Konkurranse for anskaffelser med verdi under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester) Bilag 1 LDs beskrivelse av oppdraget Saksnummer 201200778

Detaljer

Utvikling av BK-plan for Postog teletilsynet. Seksjonssjef Liv Reppen Seksjon for dokumentforvaltning

Utvikling av BK-plan for Postog teletilsynet. Seksjonssjef Liv Reppen Seksjon for dokumentforvaltning Utvikling av BK-plan for Postog teletilsynet Seksjonssjef Liv Reppen Seksjon for dokumentforvaltning 1 Disposisjon Litt om Post- og teletilsynet (PT) PTs saks/arkivsystemer og fagsystemer BK-plan fysisk

Detaljer

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet Omorganisering i offentlige organer Veiledning for arkivet Riksarkivaren 2007 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 20 Riksarkivaren, Oslo 2007 ISBN 978-82-548-0101-7 INNHOLDSFORTEGNELSE Riksarkivarens

Detaljer

Elektronisk uttrekk Erfaringer med en vellykket deponering til Arkivverket

Elektronisk uttrekk Erfaringer med en vellykket deponering til Arkivverket Elektronisk uttrekk Erfaringer med en vellykket deponering til Arkivverket Seniorrådgiver Mette-Marit Rennemo Norsk Arkivråd Erfaringer med en vellykket (?) deponering til Arkivverket Bakteppe for prosjektet

Detaljer

AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET

AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET Retningslinjer for avlevering av offentlig arkiv Oppdatert november 2013 www.vestfoldarkivet.no FORORD Retningslinjene for avlevering av arkiv til Vestfoldarkivet

Detaljer

Noark-5 hva blir det til? Ståle Prestøy IKA Trøndelag. 23. mai 2007 Noark-5 - hva blir det til? 1

Noark-5 hva blir det til? Ståle Prestøy IKA Trøndelag. 23. mai 2007 Noark-5 - hva blir det til? 1 Noark-5 hva blir det til? Ståle Prestøy IKA Trøndelag 23. mai 2007 Noark-5 - hva blir det til? 1 Hvorfor Noark-5? Generell teknologisk utvikling (1998-2006) Flere organ i samme database Sikring av dokumenters

Detaljer

2. Oppbevaringssted for arkiv 1.

2. Oppbevaringssted for arkiv 1. Side 1 av 11 Arkivbegreper Her følger en liste med uautoriserte definisjoner av mye brukte arkivbegreper og -termer. Begrep for elektroniske arkiver finnes også listet opp her. A B D E F G H I J K M O

Detaljer

Dagens tema: Nye avleveringsrutinar KVIFOR? KVA ER NYTT?

Dagens tema: Nye avleveringsrutinar KVIFOR? KVA ER NYTT? Dagens tema: Nye avleveringsrutinar KVIFOR? KVA ER NYTT? Litt om oss Vibeke Solbakken Lunheim, arkivar med hovudansvar for eldre arkiv Guro Flø, arkivar med hovudansvar for eldre arkiv Åsta Vadset, arkivar

Detaljer

Kommunereformen og IKA Trøndelags eierkommuner

Kommunereformen og IKA Trøndelags eierkommuner Kommunereformen og IKA Trøndelags eierkommuner Orientering om arbeidet ved IKA Trøndelag med sikte på å gjøre eierkommunen best mulig rustet til å møte kommunereformen på arkivfagets premisser MÅL FOR

Detaljer

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:

Detaljer

Aktivt arkiv Arkiv (1) som er i daglig bruk hos arkivskaper. Første fase i arkivmaterialets livssyklus. Se også dagligarkiv.

Aktivt arkiv Arkiv (1) som er i daglig bruk hos arkivskaper. Første fase i arkivmaterialets livssyklus. Se også dagligarkiv. Side 1 av 7 Arkivbegreper Begrepene står alfabetisk. Rull ned siden eller søk med hurtigtastfunksjon ctrl+f. Noen av begrepene er nærmere forklart ellers på sidene våre - søk i feltet øverst til høyre.

Detaljer

Arkivbegreper - Arkivverket

Arkivbegreper - Arkivverket Side 1 av 8 Arkivbegreper Begrepene står alfabetisk. Rull ned siden eller søk med hurtigtastfunksjon ctrl+f. Noen av begrepene er nærmere forklart ellers på sidene våre - søk i feltet øverst til høyre.

Detaljer

Høringssvar ny forskrift om arkiv

Høringssvar ny forskrift om arkiv INTERKOMMUNALT ARKIV I ROGALAND IKS Kulturdepartementet Postboks 8030 Dep 0030 OSLO Vår ref. Deres ref. Dato: 16/400-9/C66&13/7 16/1984 13.01.2017 Høringssvar ny forskrift om arkiv Det vises til høringsbrev

Detaljer

Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms

Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms 1. Generelt om retningslinjene I arkivforskriften 5-12 heter det at kommuner og fylkeskommuner skal spesifisere

Detaljer

Regelverk, instrukser, bestemmelser og metode

Regelverk, instrukser, bestemmelser og metode Regelverk, instrukser, bestemmelser og metode Oversikt «Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner». Normalinstruksen er i pkt. 4.1.4 lenket sammen med: «Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale

Detaljer

Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale. IKAT kontaktseminar Grand Nordic Hotel, Tromsø 7. mai 2010

Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale. IKAT kontaktseminar Grand Nordic Hotel, Tromsø 7. mai 2010 Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale IKAT kontaktseminar Grand Nordic Hotel, Tromsø 7. mai 2010 Agenda Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale 1. Deponering vs. Avlevering

Detaljer

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Kontaktseminar 2005 Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Organisering av arkivdepot, bruk av offentlige arkiver 1. Hva er et arkivdepot? 2. Hvilke funksjoner skal et arkivdepot ha? 3. Hva

Detaljer

Instruks for deponering for personregistermateriale

Instruks for deponering for personregistermateriale Av IKA Finnmark IKS 2012 Instruks for deponering for personregistermateriale IKA Finnmark IKS, Alta, Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik, Hammerfest, Hasvik, Karasjok / Karasjoga gielda, Kvalsund, Loppa, Måsøy,

Detaljer

Fra uttrekk til edepot

Fra uttrekk til edepot Fra uttrekk til edepot Arkivledersamling Bodø 25.11.2015 01.12.2015 1 Er dere på dypt vann nå? Foto: dagbladet 01.12.2015 2 Uttrekk kan sammenlignes med å stupe Foto: Stavanger byarkiv 01.12.2015 3 Dagens

Detaljer

Status, deponering og avslutning for ephorte. Ved Leif Kristiansen

Status, deponering og avslutning for ephorte. Ved Leif Kristiansen Status, deponering og avslutning for ephorte Ved Leif Kristiansen Status for sak/arkiv Ephorte har normal drift Tidvise problemer med pdf-konverteringen og Ootlook2ephorte. Tett Dialog med Evry for å løse

Detaljer

EN KORT VEILEDNING I ORDNING OG AVLEVERING AV PAPIRARKIV

EN KORT VEILEDNING I ORDNING OG AVLEVERING AV PAPIRARKIV EN KORT VEILEDNING I ORDNING OG AVLEVERING AV PAPIRARKIV Av Paul Sporsheim Innledning Denne korte veilederen inneholder det viktigste man skal huske på i ordnings- og avleveringsarbeidet før deponering

Detaljer

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009 Historikk og organisatoriske endringer Perioden 1991 2009 Ås kommune tok i bruk K-koder 01.01.91 og innførte gradvis Unique Sak Arkiv. Tidligere arkivsystem ble avsluttet fra denne dato. Alt gammelt materiale

Detaljer

KDRS 12.juni 2012. Hvordan tenkes og jobber «noen» i dataindustrien om tema bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner

KDRS 12.juni 2012. Hvordan tenkes og jobber «noen» i dataindustrien om tema bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner KDRS 12.juni 2012 Hvordan tenkes og jobber «noen» i dataindustrien om tema bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner Ivar Wessel Thomassen, direktør ACOS AS Vi ser nærmere på 1. Kort

Detaljer

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen.

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen. Innledning Det ble utarbeidet nye regler for bevaring/kassasjon i kommunal sektor som trådde i kraft 1.februar 2014. Ansvaret ble da lagt til kommunene for utarbeiding av kassasjonsfrister for arkivmateriale

Detaljer

Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand

Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivstatistikken for 2014 9 % av kommunene begynt planlegging av arkivhåndtering ved evt kommunesammenslåing

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dagens meny 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokumentbehandlingen

Detaljer

Arkivplan. Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? www.sfj.no

Arkivplan. Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? www.sfj.no Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? Kva har me? Svært mykje arbeid er gjort i svært mange kommunar. Me har eit verktøy som gjer arkivplanen tilgjengeleg og lett å bruke Me kan utveksle

Detaljer

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Fagsystemer Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Funn sikring av elektronisk arkivmateriale Kommunene og fylkeskommunene mangler tilstrekkelig kompetanse, rutiner og systemer

Detaljer

VEILEDNING FOR ORDNING AV PAPIRARKIV TIL FJERNARKIV

VEILEDNING FOR ORDNING AV PAPIRARKIV TIL FJERNARKIV VEILEDNING FOR ORDNING AV PAPIRARKIV TIL FJERNARKIV Side 1 av 24 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse...2 Forord...3 Tips før man starter ordningsarbeid...4 Fuktskadet arkivmaterialet...4 Proveniensprinsippet

Detaljer

kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie

kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie Hva er fagsystemer De eldste fagsystemene som vi kjenner er registrene for håndtering av ulike typer enkle data Det i dag kaller fagsystem favner over en rekke

Detaljer

Samdok samla samfunnsdokumentasjon

Samdok samla samfunnsdokumentasjon Samdok samla samfunnsdokumentasjon Deponering og mellomlangsik/g lagring DELPROSJEKT Arkiv i e- forvaltning Samdok- konferansen 4. desember 2013 Hans Fredrik Berg, Riksarkivet Deponering Deponering skal

Detaljer

Fra dagligarkiv til arkivkatalog. Ordning og katalogisering av eldre kommunalt arkivmateriale.

Fra dagligarkiv til arkivkatalog. Ordning og katalogisering av eldre kommunalt arkivmateriale. Fra dagligarkiv til arkivkatalog. Ordning og katalogisering av eldre kommunalt arkivmateriale. Hovedpunkter Lovverket Ordnings- og katalogiseringsarbeid Råd 2 Lovverket Lov 25. september 1992 (nr. 107)

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune

Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune STATSARKIVET I TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune Sak: 2013/5603 Dato for tilsyn: 12.3.2013 Sted: Rådhuset Tilsynsrapport Kommunen ga tilbakemelding til foreløpig rapport: 27.8.2013 Rapportdato:

Detaljer

Avlevering i praksis

Avlevering i praksis Avlevering i praksis Hva er forskjellen på Noark 4 og Noark 5 avlevering, hvilken skal man velge. Avlevering av elektronisk vs. papirarkiv. Deponering vs. avlevering. Daglig tilgang til deponert og avlevert

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune

Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune ARKIVVERKET - DOKUMENTASJONSFORVALTNING Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune Lillian Lunden Thomas Olsen [02.01.2017] Tilsynsrapport Sak: 2016/2642 Dato for tilsyn: 10.11.2016 Rapportdato: 02.01.2017

Detaljer

Ordningskurs - fra kaos til orden

Ordningskurs - fra kaos til orden Ordningskurs - fra kaos til orden Gaute Chr. Molaug Yngve Schulstad Kristensen KUBEN 24.10.2017 Kursplan Tid Hva 09:00-09:20 Introduksjon - litt om oss - litt om dere/erfaringsutveksling 09:20-09:45 Krav

Detaljer

Vet en del... Har erfart en del... Hvordan fortelle det? Tror jeg bare forteller...

Vet en del... Har erfart en del... Hvordan fortelle det? Tror jeg bare forteller... «Bevaringsvurdering og dispensasjonssøknad vedr. helelektronisk uttrekk av fagsystem». Vet en del... Har erfart en del... Hvordan fortelle det? Tror jeg bare forteller... Sigve Espeland Interkommunalt

Detaljer

Instruks. for deponering av personregistermateriale

Instruks. for deponering av personregistermateriale Instruks for deponering av personregistermateriale Arkiv i Nordland 2004 Innhold 1. Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Hvilke arkiv skal deponeres?... 3 1.3 Når skal arkivene avleveres/deponeres?...

Detaljer

Tenkte å si litt om...

Tenkte å si litt om... Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Powerpointbilde nummer en Tips: Begynn med en vits Debatt? Debattinnlegg Rådmennenes skjulte milliongjeld Debattinnlegg?

Detaljer

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Vedlegg 1. Kundens beskrivelse av arkivmaterialet. Innledning

Vedlegg 1. Kundens beskrivelse av arkivmaterialet. Innledning Vedlegg 1 Kundens beskrivelse av arkivmaterialet Innledning Stiftelsen Asta fikk høsten 2015 i oppdrag å lage en kartleggingsrapport over Kundens arkivbestand. Bakgrunnen for oppdraget var Kunden ønsker

Detaljer

Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten

Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Forord Arbeidet med denne retningslinjen tok utgangspunkt i tanken om en felles retningslinje for brukermappene i pleie og omsorgstjenesten. Underveis

Detaljer

Arkiv 2013 27. november 2013

Arkiv 2013 27. november 2013 Arkiv 2013 27. november 2013 Innledning... 2 Organisering... 2 Arkivansvar og fullmakter... 5 Regelverk... 6 Arkivordning... 6 Sikkerhet... 7 Deponering... 8 Tiltaksplan... 9 2 Innledning I henhold til

Detaljer

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Powerpointbilde nummer en Tips: Begynn med en vits Debatt? Debattinnlegg Rådmennenes skjulte milliongjeld Eller Arkiver

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune STATSARKIVET I KRISTIANSAND Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune Lillian Lunden 24.06.2015 Tilsynsrapport Sak: 2015/5336 Dato for tilsyn: 16.04. og 20.04. 2015 Rapportdato: 24.06.2015 Utarbeidet

Detaljer

Del 2: Uttrekk fra udokumentert database

Del 2: Uttrekk fra udokumentert database Del 2: Uttrekk fra udokumentert database Oppgaven tar utgangspunkt i en udokumentert database, som vises i oppgavens vedlegg 1. Databasen skal bevares ved at dataene trekkes ut i XML-format. Det skal også

Detaljer

Ei g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer

Ei g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer H ARKIVVERKET STATSARKIVET I TROMSØ Ei g Gamvik kommune Postboks 174 9770 MEHAMN Deres ref Vår ref. Dato 2015/24156 SVNI 08.12.2015 Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer Statsarkivet i Tromsø

Detaljer

Rådmannen avgir på vegne av Trondheim kommune følgende høringssvar til forslag til ny Forskrift om offentlige arkiv.

Rådmannen avgir på vegne av Trondheim kommune følgende høringssvar til forslag til ny Forskrift om offentlige arkiv. Rådmannen Kulturdepartementet Postboks 8030 Dep N-0030 OSLO Vår saksbehandler Elin Engen Harder Vår ref. 16 /40962//C66/&13/ oppgis ved alle henv. Deres ref. 16/1984 Dato Svar - Høring - ny forskrift om

Detaljer

ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE

ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE 2005 1 INNHOLD 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn for arkivplanen side 1 1.2 Planens virkeområder og hensikt side 2 1.3 Rullering side 2 1.4 Godkjenning side 2 2. LOVER OG FORSKRIFTER

Detaljer

RETNINGSLINJER FOR AVLEVERING AV KOMMUNALE ARKIVER TIL BERGEN BYARKIV

RETNINGSLINJER FOR AVLEVERING AV KOMMUNALE ARKIVER TIL BERGEN BYARKIV RETNINGSLINJER FOR AVLEVERING AV KOMMUNALE ARKIVER TIL BERGEN BYARKIV (Retningslinjene er utarbeidet 9.4.1999 med hjemmel i Forskrift om offentlege arkiv 11.12.1998 5-1 - 5-12 og vedtak i Hovedutvalg for

Detaljer

Behandling og deponering av pasientjournaler. IKA Finnmark IKS - IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS

Behandling og deponering av pasientjournaler. IKA Finnmark IKS - IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS Behandling og deponering av pasientjournaler IKA Finnmark IKS - IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS Plan for kurset Dokumentasjon av helsehjelp Saksbehandling Søknader og vedtak Klagesaker Pasientjournaler

Detaljer

Saksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583

Saksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Saksframlegg Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Forslag til innstilling: 1. Bystyret vedtar at Trondheim kommune fremsetter søknad om medeierskap

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen)

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Nord-Odal kommune

Tilsyn med arkivholdet i Nord-Odal kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Nord-Odal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/1092 Dato for tilsyn: 27.2.2017 Sted: Nord-Odal rådhus Rapportdato: 12.5.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold

Detaljer

TILPASSET NORMALINSTRUKS

TILPASSET NORMALINSTRUKS TILPASSET NORMALINSTRUKS for arkivdepot IKA Opplandene (IKAO) Oppfølging av Eiermøtet 2014 sak 5, om synliggjøring av basistjenester og tilleggstjenester. Gitt med hjemmel i arkivforskriften 5-12 1 Innhold

Detaljer

KDRS. For IKAN/Fylkeskommunen Kontaktkonferansen 2010

KDRS. For IKAN/Fylkeskommunen Kontaktkonferansen 2010 KDRS For IKAN/Fylkeskommunen Kontaktkonferansen 2010 12.04.2010 1 12.04.2010 2 Status Elektroniske arkiv Sak/arkiv Fagsystem Privatarkiv Digitale/digitaliserte objekt arkivdokumenter pdf/tif Lyd Bilder/kart/tegninger

Detaljer

Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER

Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER Kjetil Reithaug Statsarkivar Statsarkivet i Kristiansand NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER

Detaljer

Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger. oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 2010

Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger. oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 2010 Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 1 Svarprosent og svartidspunkt Kommuner (KOM) Svarprosent KOM: 89 % Svarprosent IKA: 68 % Svarprosent

Detaljer

Deponeringsmaraton del 2. Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Deponeringsmaraton del 2. Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS Deponeringsmaraton del 2 Innflytting i Archon 2 Flytte de eldste adm. arkivene fra Archon 1 til Archon 2 Flette inn ev. eldre arkiver som fortsatt står ute i kommunen Flytte adm. arkiver innad i Archon

Detaljer

Noark-4, del 1: Endringer i forhold til den trykte utgaven (Kommuneforlaget, 1999)

Noark-4, del 1: Endringer i forhold til den trykte utgaven (Kommuneforlaget, 1999) RIKSARKIVAREN 17.08.2005 Noark-4, del 1: Endringer i forhold til den trykte utgaven (Kommuneforlaget, 1999) Endringer pr. 17.08.2005 er markert med blå tekst KAPITTEL 1 1.4.1-4. avsnitt, ff: Kravene innenfor

Detaljer

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Debatt? Debattinnlegg Rådmennenes skjulte milliongjeld Debattinnlegg? Nei, konstatering av fakta Vesentlige utfordringer

Detaljer

Noark 5 hvor går veien videre? Arkiv i e- forvaltning Gardermoen, 4. desember 2013 Øivind Kruse og Jon Atle Haugen

Noark 5 hvor går veien videre? Arkiv i e- forvaltning Gardermoen, 4. desember 2013 Øivind Kruse og Jon Atle Haugen Noark 5 hvor går veien videre? Arkiv i e- forvaltning Gardermoen, 4. desember 2013 Øivind Kruse og Jon Atle Haugen Hvor står vi i dag? Noark 5 publisert i juli 2008 Nye versjoner siden, siste versjon

Detaljer

Erfaringer fra tre fusjoner

Erfaringer fra tre fusjoner Erfaringer fra tre fusjoner 2009-2016 - sett fra et arkivfaglig ståsted Seksjonssjef Anita Dahlberg Om UiT Norges arktiske universitet - Vedtatt opprettet 1968 Breddeuniversitet med både klassiske universitetsfag

Detaljer

QuestBack kvittering - > lig rapportering om arkivmessige forhold

QuestBack kvittering - > lig rapportering om arkivmessige forhold QuestBack kvittering - > lig rapportering om arkivmessige forhold - 211 Side 1 av 5 Dette er en automatisk generert kvittering fra QuestBack. Nedenfor finner du en kopi av svar p lig rapportering om arkivmessige

Detaljer

Avleveringsinstruks. arkiv skapt etter Gjeldande frå dato:

Avleveringsinstruks. arkiv skapt etter Gjeldande frå dato: Avleveringsinstruks arkiv skapt etter 1964 Gjeldande frå dato: 01.04.2017 Vert rullert dato: 01.04.2019 Denne instruksen skal vere ein rettleiar for å ordne og avlevere kommunale og fylkeskommunale arkiv

Detaljer

1. Hva betyr det at en løsning er Noark 5-godkjent?

1. Hva betyr det at en løsning er Noark 5-godkjent? 1. Hva betyr det at en løsning er Noark 5-godkjent? I følge arkivforskriften 2-9 skal løsninger for elektronisk journalføring og arkivering av saksdokumenter i offentlig forvaltning tilfredsstille kravene

Detaljer

Tilsyn med arkivforhold Tromsø kommune

Tilsyn med arkivforhold Tromsø kommune Tilsyn med arkivforhold Tromsø kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2016/24934 Dato for tilsyn: 12.12.2016 Sted: Tromsø Rapportdato: 30.1.2017 Utarbeidet av: Svein-Olaf Nilssen Innhold 1 INNLEDNING...3 1.1

Detaljer

-Avleveringen må være godkjent av depotansvarlig arkivar ved Bergen Byarkiv.

-Avleveringen må være godkjent av depotansvarlig arkivar ved Bergen Byarkiv. Avlevering Arkivsaker som ikke lenger trengs i den daglige forvaltning i kommunens administrasjoner, institusjoner og bedrifter skal avleveres til Byarkivet i ordnet og merket stand. Det gjelder også arkivene

Detaljer