Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune"

Transkript

1 Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 15/8762 Dato for tilsyn: Sted: Kommunehuset i Drangedal, Gudbrandsvei 7 Rapportdato: Utarbeidet av: Øystein Ødegården arkivar, Statsarkivet i Kongsberg

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Bakgrunn for tilsynet Dokumentasjon Gjennomføring Drangedal kommune Oppbygging og organisering Arkivtjenesten Tilsynsområder Depotordning for eldre og avslutta arkiv Arkivlokaler for eldre og avslutta arkiv Arkivbegrensning og kassasjon Ordning, pakking, etikettering, listeføring, bestandsregister Publikums adgang til og bruk av eldre og avslutta arkiv Oppsummering

3 1 Innledning 1.1 Bakgrunn for tilsynet Statsarkivet i Kongsberg var på tilsynsbesøk hos Drangedal kommune Etter først å ha varslet Fylkesmannen i Telemark, ble kommunen i brev av varslet om tilsynet. Hjemmelsgrunnlaget for Riksarkivarens tilsynsvirksomhet er gitt i lov av nr. 126 om arkiv (arkivloven) 7: Riksarkivaren har rettleiings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlege organ. Dette er delegert til statsarkivarene i vedkommende distrikt, jf. arkivloven 4. Hovedtema for tilsynet var om kommunen har etablert ordninger og lokaler for arkivdepot og bortsettingsarkiv og oppfølging av bygningsfaglig tilstandsrapport for eldre og avslutta arkiv, jf. gjeldende krav i lov og forskrifter om sikring og tilgjengeliggjøring av arkiver, arkivloven 6 og arkivforskriften kap. IV og V. 1.2 Dokumentasjon Til forberedelse før tilsynet har Statsarkivet undersøkt rapporter fra tidligere arkivinspeksjoner i Drangedal kommune, kommunens svar på Riksarkivarens spørreundersøkelse for 2012 og 2013, dokumentasjon kommunen sendte inn til Statsarkivet i forkant av tilsynet, samt kommunens egen bygningsfaglige rapport for sine arkivlokaler. I kommuneundersøkelsen for 2013 ble det opplyst at kommunen har etterslep på oppgaver som arkivplan, avlevering, ordning og katalogisering. Statsarkivet ba i forkant av tilsynet om å få tilsendt gjeldende arkivplan, inkludert arkivrutiner og relevante instrukser og oversikt over kommunens tilrettelegging av arkivene for publikum. Følgende dokumenter ble mottatt i forkant av tilsynet: Rutiner Felles sak- og arkivløsning i Grenlandskommunene, versjon 7.5 Under tilsynet fikk vi utlevert Registrering av arkivmateriale i arkivet til oppvekst og kultur. På forespørsel fikk vi i etterkant tilsendt oversikt over antall hyllemeter arkiv som oppbevares i de enkelte arkivlokalene. 1.3 Gjennomføring Tilsynet ble gjennomført i kommunens lokaler for bortsettingsarkiv og arkivdepot i Gudbrandsvei 7. Tilsynet hadde form av intervjuer samt befaring av arkiver og lokaler. Fra Statsarkivet i Kongsberg møtte: Rådgiver Serina Johansson Arkivar Øystein Ødegården 3

4 Fra kommunen møtte: Rådmann Jørn Chr. Schjøth Knudsen Kommunalsjef Jens Arnfinn Brødsjømoen Arkivansvarlig/Konsulent Liv Asborg Kjendalen Jens Arnfinn Brødsjømoen deltok på innlednings- og oppsummeringsmøtet, de øvrige deltok under hele tilsynet. 2 Drangedal kommune 2.1 Oppbygging og organisering Drangedal kommune har ikke gjennomgått tidligere delinger eller sammenslåinger. Rådmannen er øverste administrative myndighet i kommunen. Kommunen har følgende organisasjon 1 : Sak, arkiv og felles postmottak ligger til avdelingen for Økonomi og utvikling. 1 Hentet fra Drangedal kommunes internettside : 315.pdf 4

5 2.2 Arkivtjenesten Drangedal kommune har en sentralisert post- og arkivtjeneste. Totalt er det knyttet 1,9 årsverk til denne tjenesten. Rådmannen har det overordnede ansvaret for arkivarbeidet i kommunen. Det arkivfaglige ansvaret er lagt til arkivansvarlig ved arkivtjenesten. Til denne stillingen ligger også ansvaret for arkivdepot. Arkivansvarlig har vært i stillingen i flere år og har tatt utdannelse ved Arkivakademiet. Kommunen har hatt fullelektronisk arkiv siden februar 2012 og benytter Public 360 som elektronisk sak-/arkivsystem. Kommunen har ingen arkivplan. Under tilsynet ble det informert om at kommunen siden 2008 har prioritert arbeidet med innføring til fullelektronisk arkivløsning. Drangedal kommune har felles sak- og arkivløsning med Grenlandskommunene Kragerø, Porsgrunn, Skien, Siljan og Bamble. Det er utarbeidet eget dokument med rutiner for denne. Under innledningsmøtet informerte kommunen om at de deltar i interkommunale ordninger for kommunerevisjon, med kontorer i Skien, Kontrollutvalgssekretariatet, med kontor i Bø og samarbeid i avfallssektoren, med kontor i Nissedal. Rådmannen var ikke kjent med avtaler om arkivansvar for disse ordningene, men gikk ut fra at det ble tatt hånd om av de kommunene hvor kontorene er lokalisert. Drangedal kommune er med i samarbeidet Interkommunalt arkivdepot i Nedre Telemark på Bergsland i Skien. Samarbeidsavtalen ble underskrevet med kommunene Skien, Bamble og Kragerø. Drangedal kommune har ikke benyttet Bergsland som depot avsluttes samarbeidet om Bergsland. Det er vedtatt i kommunestyret at Drangedal kommune ønsker å gå inn i IKA Kongsberg. Deres eierskap må først godtas av eierkommunene i IKA. Drangedal ønsker både å deponere utrekk fra elektroniske arkiv og papirarkiv hos IKA Kongsberg. Under innledningsmøtet informerte rådmannen om at det i løpet av 2015 vil bli utredet mulighet for sammenslåing av flere Grenlandskommuner til en storkommune. Et eventuelt vedtak vil foreligge mai/juni Tilsynsområder Tilsynet gjaldt kommunens ordninger for å sikre og tilgjengeliggjøre bortsettingsarkiv og eldre og avslutta arkiv, samt oppfølging av bygningsfaglige tilstandsrapporter, jf. arkivforskriftens kap. IV og V. Tilsynsområdene omfatter arkivlokaler for bortsettingsarkiv og eldre og avslutta arkiv, ordning, pakking og listeføring av arkiver, register over arkivbestand og tilvekst, samt ordninger for publikums bruk av arkivmaterialet innenfor de rammer som gjelder for innsynsrett og skjerming. Det som faller utenfor tilsynsområdene har ikke vært gjenstand for vurdering, og rapporten sier derfor heller ikke noe om dette. 5

6 3.1 Depotordning for eldre og avslutta arkiv Arkivforskriften 5-1 har krav om at kommuner og fylkeskommuner skal opprette egne ordninger for arkivdepot for eldre og avslutta arkiv. Som et minimum skal en slik ordning innebære at det løpende ansvaret for eldre og avslutta arkiv blir plassert et sted, og at en har nødvendige arkivlokaler for oppbevaring av arkivene. Arkivmaterialet skal ordnes og gjøres tilgjengelig i samsvar med kravene i arkivforskriften. Kommuner og fylkeskommuner kan overføre depotoppgaver til en interkommunal arkivordning. Drangedal kommune oppbevarer eldre og avslutta arkiv i flere lokaler i kommunehuset i Gudbrandsvei 7. Arkivansvarlig informerte under tilsynet at det etter hva de var kjent med ikke oppbevares eldre materiale ute i de enkelte enhetene. Kommunen skiller ikke mellom bortsettingsarkiv og eldre og avslutta arkiv. Kommunen har med andre ord ikke et rent arkivdepot for materiale eldre enn år. Som en konsekvens av dette har kommunens enheter tilgang til både bortsettingsmateriale og eldre materiale i depot. Under tilsynet gikk det også fram at arkivansvarlig ikke har oversikt over eldre materiale som oppbevares i arkivlokalene for Sektor for plan, næring og kultur og arkivlokalene for Landbruksavdelingen. En avlevering til depot innebærer at arkivdepotet overtar ansvaret for arkivmaterialet. Siden enkelte enheter i kommunen selv disponerer sitt eldre arkivmateriale, kan det ikke sies at Drangedal kommune har en fullverdig depotordning etter arkivforskriftens bestemmelser. 3.2 Arkivlokaler for bortsetting og eldre og avslutta arkiv Arkivforskriftens kapittel IV stiller detaljerte krav til arkivlokaler for bortsettingsarkiver og eldre og avslutta arkiver. Riksarkivaren krevde at alle kommuner og interkommunale arkivdepot innen utgangen av 2011 skulle sende inn bygningsfaglig tilstandsrapport for arkivlokaler som inneholder eldre og avslutta arkiv. Drangedal kommune oppbevarer bortsettingsarkiv og eldre og avslutta arkiv i ett lokale i 2. etasje og to lokaler i 1. etasje i kommunehuset i Gudbrandsvei 7. Kommunehuset ble oppført i De to lokalene i 1. etasje er inndelt i to og tre rom. Drangedal kommune sendte 8.5. og bygningsfaglig tilstandsrapport for lokalene i 1. etasje i kommunehuset. Rapporten omfattet begge lokalene og avdekket flere mangler. Kommunen redegjorde for tiltak og planlagte tiltak i brev av og Kommunen har ikke sendt bygningsfaglig Arkivlokale for rådmannskontoret m.fl., kommunehuset, 1. etasje 6

7 tilstandsrapport for arkivlokalet i 2. etasje. Tilsynet omfattet også oppfølging av bygningsfaglig rapport, men Statsarkivet har ikke foretatt noen bygningstekniske vurderinger under befaringen. Kommunehuset, 1. etasje For de to arkivlokalene i 1. etasje avdekket den bygningsfaglige rapporten flere mangler som ved tilsynet ennå ikke var utbedret. Ved tilsynet var det fortsatt trereoler i lokalet. Et av rommene har montert panelovn, skilleveggene i lokalene har ikke brannmotstandsevne i henhold til bestemmelsene i arkivforskriften og lokalet har ikke særskilt innbruddsalarm eller brannalarm. Kommunen har i sin tidligere redegjørelse for manglene informert om at et eventuelt innbrudd i kommunehuset vil bli fanget opp før fysisk tilgang til arkivlokalet. Under tilsynet ble det informert om at det er brannalarm for bygget, men ikke særskilt for arkivlokalene. Av arkivmateriale er de to lokalene oppgitt å romme 262 hyllemeter (arkiv for rådmannskontoret, økonomi og personal) og 172 hyllemeter (arkiv for helse, landbruk og skole), totalt 434 hyllemeter. Dette inkluderer også regnskapsmateriale som skal kasseres etter 10 år. Til det ene lokalet ble det under tilsynet informert om at Økonomi, Personal og Servicekontoret har tilgang til nøkkel i tillegg til Arkivtjenesten. For det andre lokalet har kun arkivansvarlig tilgang til nøkkel, unntatt til ett av de tre rommene, der Landbruksavdelingen selv disponerer sitt materiale. Lokalene blir i mindre grad også benyttet som lagerrom for julepynt og andre ikke- arkivrelaterte gjenstander. Kommunehuset, 2. etasje For lokalet i 2. etasje har det ikke blitt levert bygningsfaglig tilstandsrapport. Statsarkivet har derfor ikke oversikt over bygningstekniske mangler som må utbedres for at lokalet skal oppfylle kravene til spesialrom for arkiv. Lokalet består av ett rom som benyttes som bortsetting og arkivdepot for Sektor for plan, næring og kultur. Lokalet er innredet med trereoler og arkivskap og rommer materiale som går tilbake til 1960-tallet. Lokalet er utstyrt med tredør og så ut til å være oppvarmet av en elektrisk ovn montert over inngangsdøra. Arkivlokale for Sektor for plan, næring og kultur, kommunehuset, 2. etasje Av arkivmateriale er lokalet oppgitt å romme 27 hyllemeter plassert i reoler og 24 hyllemeter oppbevart i fire arkivskap, totalt 51 hyllemeter. Ved tilsynet ble det informert om at arkivansvarlig ikke har oversikt over arkivmaterialet i dette lokalet, men at det i sin helhet disponeres av Sektor for plan, næring og kultur. 7

8 I tillegg til arkivsaker ble lokalet benyttet til oppbevaring av kantinerekvisita, bl.a. kaffeposer, teposeesker og tomflasker. Statsarkivet gjør oppmerksom på at arkivlokaler ikke må benyttes som lagerrom for gjenstander som kan redusere arkivenes sikkerhet. 3.3 Arkivbegrensning og kassasjon Kommunen oppga under tilsynet å ha foretatt kassasjon av klientmapper ved sosialkontoret i henhold til gjeldende kassasjonsbestemmelser. I Riksarkivarens spørreundersøkelse for 2012 oppgir kommunen også at noe kassasjon ble gjennomført i 2003/2004 ved periodisering av k-kode arkivet. Utover dette skal det ikke være foretatt kassasjon i arkivene. Kommunen har gjennomført arkivbegrensning. Under tilsynet ble det oppgitt at det i arkivlokalene også ble oppbevart enkelte trykksaker som ikke er arkivverdig. Arkivansvarlig oppga under tilsynet at de ikke er kjent med arkivmateriale som er tapt eller skadet. 3.4 Ordning, pakking, etikettering, listeføring, bestandsregister Arkivforskriften 5-4 har krav om at eldre og avslutta arkiv skal være ordnet, pakket, etikettert og listeført etter bestemte normer, jf. kravene i Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner. Kravet stilles også til bortsettingsarkiv, jf. arkivforskriften Arkivlokale for Oppvekst og Undervisning, kommunehuset, 1. etasje Kommunen har ingen skriftlige rutiner for når arkivmaterialet skal overføres til bortsettingsarkiv/arkivdepot. Det blir heller ikke ført lister ved overføring. Under tilsynet ble det oppgitt at fastsettelse av rutiner for overføring er utsatt til kommunen eventuelt blir med i IKA Kongsberg. Under tilsynet oppga kommunen at eldre og avslutta arkiv og bortsettingsarkiv stort sett er ordnet. Arkivene er i hovedsak oppstilt etter avdeling. Det meste av materialet står oppstilt i reoler, men noe er plassert på gulvet. Det er kun laget liste over materiale fra Oppvekst og Kultur, med unntak av noe eldre skolemateriale. De øvrige arkivene er uregistrert. Mye av arkivsakene står oppbevart i ringpermer eller står løst i mapper. Materiale som skal kasseres er ikke plassert adskilt fra det øvrige arkivet. Arkivene er i hovedsak merket, men ikke etikettert systematisk. Registreringen av arkivmaterialet i arkivet til Oppvekst og Kultur som Statsarkivet fikk utlevert viser at eldre materiale fra den enkelte skole ikke er oppbevart samlet. Nyere saksarkiv er ordnet kronologisk og 8

9 etter arkivnøkkel der dette er aktuelt. Materialet er ikke ordnet og registrert som arkivserier, men listet etter hylleplassering. Kommunen har ingen skriftlige rutiner for utlån av arkivmateriale. 3.5 Publikums adgang til og bruk av eldre og avslutta arkiv I følge arkivforskriften 5-6 skal arkivdepotet legge forholdene til rette for at publikum kan benytte seg av arkivmaterialet innenfor gjeldende rammer for innsynsrett og skjerming. Kommunen informerte under tilsynet at de har lite henvendelser på det eldre arkivmaterialet. De som ønsker kan få tilgang på materialet under oppsyn på Servicesenteret. Det er ikke utarbeidet skriftlige rutiner for tilrettelegging av arkivene for publikum. Kommunen har ingen katalog over eldre og avslutta arkiv. Innsynsforespørsler på materiale fra Barnevern og Undervisning blir behandlet av de aktuelle enhetene. Øvrige forespørsler behandles av arkivansvarlig. 3.6 Oppsummering Arkivloven og arkivforskriften krever at kommunen skal ha en depotordning for eldre og avslutta arkiv og oppbevare dem i sikre lokaler. Arkivmaterialet skal ordnes og gjøres tilgjengelig i samsvar med kravene i arkivforskriften. Drangedal kommune oppbevarer selv sine eldre og avslutta arkiv sammen med bortsettingsarkiv i egne lokaler i kommunehuset. Lokalene har enkelte avvik som må utbedres dersom lokalene fortsatt skal benyttes til oppbevaring av arkiv. Kommunen har oversikt over sitt eldre arkivmateriale og har hentet dette inn til arkivdepot fra de enkelte enhetene. Kommunen har ikke skriftlige rutiner for avlevering, ordning og registrering av arkivene, og det er ikke utarbeidet katalog over arkivmaterialet. Det føres ikke lister ved overføring til bortsetningsarkiv. Det blir oppgitt å være gode rutiner for publikums adgang til bruk av arkivmateriale. Kommunen har planer om å gå inn i IKA Kongsberg fra og benytte deres depottjenester. Kommunen får pålegg om følgende: 1. Depotordning Drangedal kommune oppbevarer sine eldre og avslutta arkiver selv. Det er likevel usikkert om ordningen kan regnes som en fullverdig depotordning etter lovverkets bestemmelser da kommunens arkivdepot ikke har overtatt fullt ansvar for materialet. Enkelte enheter disponerer selv arkivmateriale i depot. Statsarkivet ser imidlertid at det vil være vanskelig å få gjennomført nye rutiner, da eldre og avslutta arkiv og bortsettingsarkiv ikke står adskilt. Siden Drangedal kommune planlegger å overføre eldre og avslutta arkiv til IKA Kongsberg når medlemskapet trer i kraft, krever vi derfor at kommunen utarbeider og gjennomfører tydelige rutiner til utlån, hvor det i tillegg til utlånskort også må kvitteres for utlån og tilbakelevering i egen journal, jf. arkivforskriften 3-10 og Normalinstruksen punkt 5. Dette 9

10 inkluderer også materiale fra Sektor for plan, næring og kultur og Landbruksavdelingen. En forutseting for at Drangedal kommune blir gitt denne muligheten er at det er gode rutiner for tilgang til arkivlokalene. Utarbeidelse av rutiner for dette må være fullført og tilbakemelding til Statsarkivet må foreligge innen Arkivplan Drangedal kommune har pr. i dag ingen arkivplan. Kommunen har egne rutiner for postmottak og håndtering av arkivmateriale ved de ulike virksomhetene. Arkivplanen skal i tillegg til oppdaterte rutiner og instrukser gi en oversikt over hva arkivet omfatter og vise hvordan arkivet er organisert, jf. arkivforskriften 2-2. Dette arbeidet må være fullført og tilbakemelding til Statsarkivet må foreligge innen Ordning og registrering Kommunen må utarbeide rutiner for overføring av eldre og avslutta arkiv til depot, jf. arkivforskriften Kommunen må ordne og registrere alt uordnet materiale i bortsettingsarkiv og arkivdepot og sørge for at alle arkivkataloger er tilgjengelig for brukerne. Eldre og avslutta arkiver må ordnes, pakkes, etiketteres og listeføres i samsvar med gjeldende regler, jf. arkivforskriften 5-4 og Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner. Arkiv fra ulike arkivskapende enheter skal holdes for seg og den opprinnelige orden og indre sammenheng i hvert enkelt arkiv opprettholdes så langt som mulig. I arbeidet med ordning og katalogisering skal det også kartlegges om bevaringsverdig arkivmateriale er gått tapt. Bortsettingsarkiv må håndteres i samsvar med gjeldende regler, jf. arkivforskriften Dette arbeidet må være fullført og tilbakemelding til Statsarkivet må foreligge innen Arkivlokaler Arkivlokalene kommunen benytter til bortsettingsarkiv og eldre og avslutta arkiv oppfyller ikke kravene til spesialrom for arkiv i henhold til arkivforskriften kapittel IV. Drangedal kommune har planer om å gå inn i IKA Kongsberg fra 2016 og benytte deres depottjeneste. Dersom arkivlokalene i 1. etasje på kommunehuset fortsatt skal benyttes som spesialrom for arkiv, må manglene avdekket i bygningsfaglig tilstandsrapport utbedres. Dersom lokalet i 2. etasje på kommunehuset hvor Sektor for plan, næring og kultur oppbevarer arkiv fortsatt skal benyttes til oppbevaring av eldre og avslutta arkiv, må det utarbeides bygningsfaglig tilstandsrapport for dette lokalet. Manglene rapporten avdekker 10

11 må utbedres. Skal lokalet benyttes som bortsettingsarkiv, krever vi ikke at det utarbeides bygningsfaglig tilstandsrapport. Lokalet må likevel oppfylle kravene for bortsettingsarkiv i arkivforskriften kap. IV. Utbedring av mangler vil være mest gunstig når eldre og avslutta arkiv er flyttet ut av lokalene. Frist for utbedring av mangler settes derfor under forutsetning av at kommunen blir med i IKA Kongsberg fra neste år, og at overføring til arkivdepot blir gjennomført i løpet av Utbedring av mangler ved lokalene og tilbakemelding til Statsarkivet, eventuelt melding om at lokalene er avviklet som spesialrom for arkiv, må foreligge innen Statsarkivet vil følge opp kommunens arbeid med påleggene underveis og at kommunen overholder kravet om å gi tilbakemelding ved utgangen av de forskjellige fristene. 11

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Kontaktseminar 2005 Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Organisering av arkivdepot, bruk av offentlige arkiver 1. Hva er et arkivdepot? 2. Hvilke funksjoner skal et arkivdepot ha? 3. Hva

Detaljer

Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014

Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014 Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014 Om statistikken Riksarkivarens statistikk for kommunale arkivtjenester retter seg mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen startet opp i 2010, og er

Detaljer

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn 1 Kort om Arkivverket

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune STATSARKIVET I KRISTIANSAND Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune Lillian Lunden 24.06.2015 Tilsynsrapport Sak: 2015/5336 Dato for tilsyn: 16.04. og 20.04. 2015 Rapportdato: 24.06.2015 Utarbeidet

Detaljer

Gode arkivlokaler- viktig og relevant. http://www.hblad.no/bildeserier/article441722.ec e

Gode arkivlokaler- viktig og relevant. http://www.hblad.no/bildeserier/article441722.ec e Gode arkivlokaler- viktig og relevant http://www.hblad.no/bildeserier/article441722.ec e 1 Strakstiltak Enkeltark kan tørkes Protokoller bør frysetørres. Legges straks i fryser. Dette bare aktuelt om materialet

Detaljer

Ei g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer

Ei g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer H ARKIVVERKET STATSARKIVET I TROMSØ Ei g Gamvik kommune Postboks 174 9770 MEHAMN Deres ref Vår ref. Dato 2015/24156 SVNI 08.12.2015 Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer Statsarkivet i Tromsø

Detaljer

RIKSARKIVAREN Kommuner Fylkeskommuner Interkommunale arkivdepot Deres ref Vår ref Dato 2009/4512 ANNDOR 02.07.2010 Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger Arkivordningen i kommunal sektor er

Detaljer

Arkiv 2013 27. november 2013

Arkiv 2013 27. november 2013 Arkiv 2013 27. november 2013 Innledning... 2 Organisering... 2 Arkivansvar og fullmakter... 5 Regelverk... 6 Arkivordning... 6 Sikkerhet... 7 Deponering... 8 Tiltaksplan... 9 2 Innledning I henhold til

Detaljer

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer. http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer. http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc Synnøve Østebø og Ine Fintland, 21.05.2015 Tilsyn hvilken rolle har Arkivverket? Arkivverket Består av

Detaljer

Periodisering, bortsetting og avlevering

Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning

Detaljer

Arkivhistorie i Norge

Arkivhistorie i Norge Lovverket Arkivhistorie i Norge 1270-årene:Lagabøtes «Hirdskrå». Fra 1300-tallet:Akershus slott og Kanselliarkivet, Danmark. 1572: Arkivet ble stattholderembete. 1840: fast embetsverk for nasjonalt arkiv.

Detaljer

Arkivforvaltningen i Målselv

Arkivforvaltningen i Målselv Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder

Detaljer

Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten

Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS Forord I 1999 ble retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten ferdigstilt. Siden den gang

Detaljer

Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal

Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal Om tilsyn og rammene for disse Fokusområder i tilsynsarbeidet Hovedutfordringen! Hvordan unngå å få avvik praktiske tips Kontaktkonferanse IKA Møre og Romsdal,

Detaljer

Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015

Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015 Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015 Erfaringer fra tilsynsbesøk Arkivsjef Grete Gavelstad Tilsynsbesøk fra Datatilsynet 24. januar 2014 kl 0900-1200 Internkontroll og informasjonssikkerhet Formål

Detaljer

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer ARKIVPLAN FOR HATTFJELLDAL tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty KOMMUNE: uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui Retningslinjer for behandling

Detaljer

Tenkte å si litt om...

Tenkte å si litt om... Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Saksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583

Saksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Saksframlegg Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Forslag til innstilling: 1. Bystyret vedtar at Trondheim kommune fremsetter søknad om medeierskap

Detaljer

Saksfremlegg. Saksnr.: 06/206-9 Arkiv: 063 Sakbeh.: Undis Reistad Sakstittel: MEDLEMSKAP I DEPOTORDNING INTERKOMMUNALT ARKIV

Saksfremlegg. Saksnr.: 06/206-9 Arkiv: 063 Sakbeh.: Undis Reistad Sakstittel: MEDLEMSKAP I DEPOTORDNING INTERKOMMUNALT ARKIV Saksfremlegg Saksnr.: 06/206-9 Arkiv: 063 Sakbeh.: Undis Reistad Sakstittel: MEDLEMSKAP I DEPOTORDNING INTERKOMMUNALT ARKIV Planlagt behandling: Formannskap Innstilling: ::: &&& Sett inn innstillingen

Detaljer

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

DØNNA KOMMUNE SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 12/999

DØNNA KOMMUNE SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 12/999 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 12/999 KOMMUNEHUSET - FERDIGSTILLELSE AV ARKIVROM. INVESTERINGSSAK 2013. Rådmannens innstilling: Kommunestyret godkjenner at arkivlokalene

Detaljer

Retningslinjer for klientmapper i barnevernet

Retningslinjer for klientmapper i barnevernet Interkommunalt Arkiv Finnmark Retningslinjer for klientmapper i barnevernet Interkommunalt arkiv Finnmark, Alta, Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik, Hammerfest, Hasvik, Karasjok / Karasjoga gielda, Kvalsund,

Detaljer

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010)

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010) Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3:13 (2009 2010) Presentasjon for Norsk Arkivråd Region Øst, 4. november 2010 Bakgrunn ABM-meldingen

Detaljer

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling

Detaljer

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet Omorganisering i offentlige organer Veiledning for arkivet Riksarkivaren 2007 2 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 20 Riksarkivaren, Oslo 2007 ISBN 978-82-548-0101-7 3 4 Innholdsfortegnelse 1 Innledning...

Detaljer

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet Omorganisering i offentlige organer Veiledning for arkivet Riksarkivaren 2007 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 20 Riksarkivaren, Oslo 2007 ISBN 978-82-548-0101-7 INNHOLDSFORTEGNELSE Riksarkivarens

Detaljer

Arbeidsgruppe Arkiv kartlegginger SAS Rapport status kartlegging

Arbeidsgruppe Arkiv kartlegginger SAS Rapport status kartlegging Arbeidsgruppe Arkiv kartlegginger SAS Rapport status kartlegging Innhold 1. Innledning... 2 2. Mål for den nye kommunen... 2 3. Mandat... 2 4. Forholdet til lov og forskrift... 3 5. Kartlegginger dagens

Detaljer

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010)

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010) Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3:13 (2009 2010) Presentasjon for IKA Rogaland 18. november 2010 Bakgrunn ABM-meldingen (1999):

Detaljer

AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET

AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET Retningslinjer for avlevering av offentlig arkiv Oppdatert november 2013 www.vestfoldarkivet.no FORORD Retningslinjene for avlevering av arkiv til Vestfoldarkivet

Detaljer

Kommunereformen og arkiv viktige forberedelser. Ole-Bjørn Fossbakk, IKAT. Scandic Grand Hotel, Tromsø, 21.5.2015

Kommunereformen og arkiv viktige forberedelser. Ole-Bjørn Fossbakk, IKAT. Scandic Grand Hotel, Tromsø, 21.5.2015 Kommunereformen og arkiv viktige forberedelser Ole-Bjørn Fossbakk, IKAT Scandic Grand Hotel, Tromsø, 21.5.2015 Struktur Innledning Kort historikk Arkivloven og arkivplan Oppgaver og planlegging før kommunesammenslåing

Detaljer

Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste

Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Forord I 2001 ble retningslinje for klientmapper i PP-tjenesten ferdigstilt. Siden den gang har det skjedd en del endringer spesielt med tanke på bortfall

Detaljer

^ 3 iuly 2010 MOTTATT. Rapport etter utført tilsyn ved UNN 9038 TROMSØ. Gjennomføring. Dokurrentsenteret UNN HF. Universitetssykehuset Nord-Norge

^ 3 iuly 2010 MOTTATT. Rapport etter utført tilsyn ved UNN 9038 TROMSØ. Gjennomføring. Dokurrentsenteret UNN HF. Universitetssykehuset Nord-Norge A R K I V V E R K E T STATSARKIVET I TROMSØ MOTTATT ^ 3 iuly 2010 Dokurrentsenteret UNN HF Universitetssykehuset Nord-Norge 9038 TROMSØ Deres ref. Vår ref. Dato 2010/2740 HILA 01.06.2010 Rapport etter

Detaljer

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune Arkivforvaltningen i Balsfjord kommune 1 Rådmannen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten til enhetsleder for Interntjenesten, som igjen har delegert ansvar og myndighet til arkivleder.

Detaljer

Hva har du gjort de siste 12 årene?

Hva har du gjort de siste 12 årene? Fjorden Baby! Foto: promo http://www.nrk.no/lydverket/medvidapne-oyne/ Hva har du gjort de siste 12 årene? Norsk Arkivråd Region Øst Frokostmøte 9. mars 2011 Anne Mette Dørum, Riksarkivet 1 Har du sjekka

Detaljer

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dokumentasjon i interkommunale løsninger Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen Hva er problemet/utfordringen? Retningslinjer, lover og regler Hva gjør

Detaljer

Dagens tema: Nye avleveringsrutinar KVIFOR? KVA ER NYTT?

Dagens tema: Nye avleveringsrutinar KVIFOR? KVA ER NYTT? Dagens tema: Nye avleveringsrutinar KVIFOR? KVA ER NYTT? Litt om oss Vibeke Solbakken Lunheim, arkivar med hovudansvar for eldre arkiv Guro Flø, arkivar med hovudansvar for eldre arkiv Åsta Vadset, arkivar

Detaljer

Fra dagligarkiv til arkivkatalog. Ordning og katalogisering av eldre kommunalt arkivmateriale.

Fra dagligarkiv til arkivkatalog. Ordning og katalogisering av eldre kommunalt arkivmateriale. Fra dagligarkiv til arkivkatalog. Ordning og katalogisering av eldre kommunalt arkivmateriale. Hovedpunkter Lovverket Ordnings- og katalogiseringsarbeid Råd 2 Lovverket Lov 25. september 1992 (nr. 107)

Detaljer

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009 Historikk og organisatoriske endringer Perioden 1991 2009 Ås kommune tok i bruk K-koder 01.01.91 og innførte gradvis Unique Sak Arkiv. Tidligere arkivsystem ble avsluttet fra denne dato. Alt gammelt materiale

Detaljer

Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF

Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 OPPRETTING AV BARNEMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 3 INNHOLD I BARNEMAPPE... 3 JOURNALFØRING

Detaljer

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor Tilsyn med arkiv i kommunal sektor Synnøve Østebø og Ine Fintland, 27.05.2014 Tilsyn hvilken rolle har Arkivverket? Arkivverket Består av Riksarkivet, 8 statsarkiv; Tromsø, Trondheim, Hamar, Oslo, Kongsberg,

Detaljer

PROTOKOLL. Formannskapet. Møtested: Rådhuset, Breivikbotn Møtedato: 06.09.2006 Tid: Kl. 09.00

PROTOKOLL. Formannskapet. Møtested: Rådhuset, Breivikbotn Møtedato: 06.09.2006 Tid: Kl. 09.00 Møtested: Rådhuset, Breivikbotn Møtedato: 06.09.2006 Tid: Kl. 09.00 PROTOKOLL Formannskapet Tilstede var: Geir A. Iversen Harald Isaksen for Bjørnar Hågensen Elisabeth S. Mikalsen Målfrid Hansen for Eva

Detaljer

Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten

Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Forord Arbeidet med denne retningslinjen tok utgangspunkt i tanken om en felles retningslinje for brukermappene i pleie og omsorgstjenesten. Underveis

Detaljer

Arkiv i interkommunale samarbeidsorgan

Arkiv i interkommunale samarbeidsorgan Arkiv i interkommunale samarbeidsorgan Riksarkivaren 2009 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 23 Riksarkivaren, Oslo 2009 ISBN 978-82-548-0110-9 2 INNHOLDSFORTEGNELSE Riksarkivarens forord.... 5

Detaljer

IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS. Instruks for avlevering av eldre arkiv

IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS. Instruks for avlevering av eldre arkiv IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS Instruks for avlevering av eldre arkiv 2012 FORORD Retningslinjene for avlevering av arkiv til IKA Finnmark IKS er utarbeidet med hjemmel i Forskrift

Detaljer

Årsmelding 1998. Stiftelsesmøtet vedtok vedtektene og valgte styre for IKAF.

Årsmelding 1998. Stiftelsesmøtet vedtok vedtektene og valgte styre for IKAF. Årsmelding 1998 Innledning Interkommunalt Arkiv Finnmark (IKAF) er en selvstendig samarbeidsordning - hjemlet i kommuneloven 27 - mellom kommuner i Finnmark. Medlemsrett i IKAF har alle kommunene i Finnmark

Detaljer

Informasjonsmøte. Fylkesarkivet 26.05.2008 Svein Amblie

Informasjonsmøte. Fylkesarkivet 26.05.2008 Svein Amblie Informasjonsmøte Fylkesarkivet 26.05.2008 Svein Amblie Det statlige arkivverket Riksarkivet har ansvaret for arkivene etter den statlige sentraladministrasjonen, altså departementer og direktorater mv.,

Detaljer

HANDLINGSPLAN 2013-2016

HANDLINGSPLAN 2013-2016 HANDLINGSPLAN 2013-2016 1. Innledning Handlingsplanen er utarbeidet for å vise hva som er overordnete mål og retningslinjer for driften av Interkommunalt arkiv Troms IKS i perioden 2013-2016. I planen

Detaljer

Studieplan for arkiv og dokumentbehandling (60 studiepoeng)

Studieplan for arkiv og dokumentbehandling (60 studiepoeng) (60 studiepoeng) Studieplan for arkiv og dokumentbehandling (60 studiepoeng)...1 Forord...1 Innledning...1 Opptakskrav...2 Formål...2...2 Presentasjon av hoved- og delemner...3 Hovedemne ADV Arkivdanning

Detaljer

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Følgende retningslinjer skal følges ved deponering og/eller avlevering av elektroniske arkiver

Detaljer

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV Kontaktseminar 2007 av Frøydis Antonens, IKAT Arkivforskriften Periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv Når en periode blir avsluttet i elektronisk

Detaljer

Dannelsen av IKA Opplandene. Svein Amblie Fylkesarkivet 26. mai 2008

Dannelsen av IKA Opplandene. Svein Amblie Fylkesarkivet 26. mai 2008 Dannelsen av IKA Opplandene Svein Amblie Fylkesarkivet 26. mai 2008 Historikk i stikkord Hva og hvem er fylkesarkivet? Målet om dannelsen av et IKA strekker seg mange år tilbake. Målet den første tida

Detaljer

ARKIVLEDER I KOMMUNEN - oppgaver, fullmakter, posisjon

ARKIVLEDER I KOMMUNEN - oppgaver, fullmakter, posisjon ARKIVLEDER I KOMMUNEN - oppgaver, fullmakter, posisjon 1. Aktuelle arkivbestemmelser 2. Hva er en arkivleder? 3. Arkivlederens ansvar og oppgaver 4. Hvordan få gjennomført arkivtiltak? 5. Egenutvikling

Detaljer

Agenda for regional samling Lilongwe April 2010

Agenda for regional samling Lilongwe April 2010 Agenda for regional samling Lilongwe April 2010 DAG 1 mandag Introduksjonskurs for nye arkivarer 09.00 09.30 Presentasjon av deltakerne og foredragsholdere Tone Goffin og foredragsholderne Kort presentasjon

Detaljer

Handlingsplan for Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) 2006-2007

Handlingsplan for Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) 2006-2007 Handlingsplan for Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) 2006-2007 Målsettinger og tiltak for arbeidet fremover: Handlingsplanen skisserer hovedoppgavene for IKAN i tråd med vedtektene og de føringer IKANs

Detaljer

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Powerpointbilde nummer en Tips: Begynn med en vits Debatt? Debattinnlegg Rådmennenes skjulte milliongjeld Debattinnlegg?

Detaljer

Arkiv i interkommunale samarbeidsordninger

Arkiv i interkommunale samarbeidsordninger Arkiv i interkommunale samarbeidsordninger Interkommunale samarbeid En god og effektiv måte å løse oppgaver på - men til hvilken pris? Samarbeidsordninger a) interkommunalt selskap b) samarbeid etter kommunelovens

Detaljer

Statistikk for arkivinstitusjoner og arkiv i bibliotek og museum

Statistikk for arkivinstitusjoner og arkiv i bibliotek og museum Statistikk for og arkiv i bibliotek og museum Statistikken i korte trekk Totalt er det pr 2014 bevart 504 925 hyllemeter arkiv i norske, bibliotek og museer. 468 059 hyllemeter av disse, eller 93 %, blir

Detaljer

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Fagsystemer Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Funn sikring av elektronisk arkivmateriale Kommunene og fylkeskommunene mangler tilstrekkelig kompetanse, rutiner og systemer

Detaljer

Innst. 78 S. (2010 2011) Innstilling til Stortinget fra kontroll- og konstitusjonskomiteen. 1. Sammendrag. Dokument 3:13 (2009 2010)

Innst. 78 S. (2010 2011) Innstilling til Stortinget fra kontroll- og konstitusjonskomiteen. 1. Sammendrag. Dokument 3:13 (2009 2010) Innst. 78 S (2010 2011) Innstilling til Stortinget fra kontroll- og konstitusjonskomiteen Dokument 3:13 (2009 2010) Innstilling fra kontroll- og konstitusjonskomiteen om Riksrevisjonens undersøkelse av

Detaljer

Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift

Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010 pr. 1.2.2010 - JPe Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift 1 Arkivplan for HiT Arkivplan for HiT utarbeides i ephorte (2009/3-10) Tidligere arkivplan omfattet

Detaljer

BYARKIVET en kilde til kunnskap

BYARKIVET en kilde til kunnskap BYARKIVET en kilde til kunnskap 1 Byarkivets åpningstider Vi har åpen lesesal hver tirsdag 09.00 15.00 og er tilgjengelig for veiledning pr. telefon, e-post og brev. Alltid på nett Byarkivet har egne internettsider

Detaljer

IKAF Interkommunalt Arkiv Finnmark

IKAF Interkommunalt Arkiv Finnmark IKAF Interkommunalt Arkiv Finnmark IKAF ble - opprettet i 1997 som en samarbeidsordning (kml 27) mellom kommuner formål bevare arkiv i kommunene. Finansiert gjennom tilskudd fra kommunene basert på folketall,

Detaljer

Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg - Brev fra Riksarkivet Pålegg om utbedringer etter dokumentbasert tilsyn

Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg - Brev fra Riksarkivet Pålegg om utbedringer etter dokumentbasert tilsyn US-SAK NR: 20/2011 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØREN 1302 1901 SAKSANSVARLIG: GEIR TUTTUREN SAKSBEHANDLER(E): LAILA EBBESEN SMED ARKIVSAK NR:2010/579 Lukking av pålegg fra

Detaljer

ARKIVPLAN SIGDAL KOMMUNE

ARKIVPLAN SIGDAL KOMMUNE ARKIVPLAN SIGDAL KOMMUNE VEDTATT AV ARBEIDSMILJØUTVALGET I SIGDAL DEN 29.03.2000, AM- SAK 00/0012. INNHOLD: 1. FORMÅL 2. LOVVERK 3. ARKIVANSVAR OG ARKIVFULLMAKTER 3.1 Rådmannens arkivansvar 3.2 Arkivkoordinators

Detaljer

Er det fare for slik skade? 4.1

Er det fare for slik skade? 4.1 SJEKKLISTE VED UTARBEIDELSE AV BYGNINGSFAGLIG RAPPORT Arkivforskriftens 4-3 Plassering av arkivlokale 4-3 Arkivlokala skal plasserast slik i bygningen at arkivmaterialet er godt verna. Ein skal særleg

Detaljer

Dokumenthåndtering Sarpsborg kommune

Dokumenthåndtering Sarpsborg kommune Dokumenthåndtering Sarpsborg kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 4. september 2012 østfold kommunerevisjon iks 1 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG... 3 2 INNLEDNING... 4 2.1 Bakgrunn... 4 2.2 Problemstilling

Detaljer

Formål Formålet med opprettelsen av IKAF er å bistå medlemskommunene med ulike arkivfaglige oppgaver. Disse er beskrevet i vedtektene 3:

Formål Formålet med opprettelsen av IKAF er å bistå medlemskommunene med ulike arkivfaglige oppgaver. Disse er beskrevet i vedtektene 3: Årsmelding 1999 Innledning Interkommunalt Arkiv Finnmark (IKAF) er en selvstendig samarbeidsordning - hjemlet i kommuneloven 27 - mellom kommuner i Finnmark. Medlemsrett i IKAF har alle kommunene i Finnmark

Detaljer

AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET

AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET En veiledning for organisasjoner og bedrifter Foto: Nykirke guttekorps. Fotograf ukjent. Praktiske råd for avlevering av arkiver etter organisasjoner til Vestfoldarkivet.

Detaljer

Utvikling av BK-plan for Postog teletilsynet. Seksjonssjef Liv Reppen Seksjon for dokumentforvaltning

Utvikling av BK-plan for Postog teletilsynet. Seksjonssjef Liv Reppen Seksjon for dokumentforvaltning Utvikling av BK-plan for Postog teletilsynet Seksjonssjef Liv Reppen Seksjon for dokumentforvaltning 1 Disposisjon Litt om Post- og teletilsynet (PT) PTs saks/arkivsystemer og fagsystemer BK-plan fysisk

Detaljer

Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn

Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd Jubileumsseminar 26. oktober 2011 1 Hvem er jeg? Bibliotekar med påbygning fra Høgskolen i Oslo

Detaljer

Revidering av lover med betydning for arkiv

Revidering av lover med betydning for arkiv Revidering av lover med betydning for arkiv v/sveinung Meyer Svendsen rådgiver Arkiv i Nordland 24. April 2014 Foto: Peter Hamlin Tre tema 1. Offentleglova skal evalueres (og trolig revideres). 2. Arkivlova

Detaljer

Arkivplan. Vedtatt av rådmannen 2.2.2004 Sist revidert 9.5.2012. Harstad kommune

Arkivplan. Vedtatt av rådmannen 2.2.2004 Sist revidert 9.5.2012. Harstad kommune Arkivplan Vedtatt av rådmannen 2.2.2004 Sist revidert 9.5.2012 Harstad kommune INNHOLD 1 ARKIVPLANENS FORMÅL OG INNHOLD... 1 2 GJELDENDE LOVER OG FORSKRIFTER... 2 2.1 LOV OM ARKIV... 2 2.2 PERSONOPPLYSNINGSLOVEN...

Detaljer

FORELØPIG ARKIVKATALOG ØVERBYGD KOMMUNE 1925-1964

FORELØPIG ARKIVKATALOG ØVERBYGD KOMMUNE 1925-1964 FORELØPIG ARKIVKATALOG ØVERBYGD KOMMUNE 1925-1964 1 Forord Interkommunalt Arkiv Troms (IKAT) er et interkommunalt selskap med 22 kommuner i Troms som deltakere. IKAT tilbyr tjenester innen følgende arbeidsområder:

Detaljer

Saksframlegg. ØKT AREALBEHOV VED TRONDHEIM BYARKIV OG ENDREDE FORUTSETNINGER FOR ETABLERING AV ABM-SENTER Arkivsaksnr.: 04/2006

Saksframlegg. ØKT AREALBEHOV VED TRONDHEIM BYARKIV OG ENDREDE FORUTSETNINGER FOR ETABLERING AV ABM-SENTER Arkivsaksnr.: 04/2006 Saksframlegg ØKT AREALBEHOV VED TRONDHEIM BYARKIV OG ENDREDE FORUTSETNINGER FOR ETABLERING AV ABM-SENTER Arkivsaksnr.: 04/2006 Forslag til vedtak: Formannskapet slutter seg til rådmannens forslag om at

Detaljer

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3-serien Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3:13 (29 21) Denne publikasjonen finnes på Internett: www.riksrevisjonen.no

Detaljer

Overgang til elektronisk saksbehandling og arkivering - kortversjonen

Overgang til elektronisk saksbehandling og arkivering - kortversjonen Overgang til elektronisk saksbehandling og arkivering - kortversjonen Rune Lothe dagleg leiar Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS www.ikah.no post@ikah.no 1 IKA Hordaland IKS i eit nøtteskal: Interkommunalt

Detaljer

Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms

Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms 1. Generelt om retningslinjene I arkivforskriften 5-12 heter det at kommuner og fylkeskommuner skal spesifisere

Detaljer

Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS «Arkiv for IKT-folk og IKT for arkivfolk - grunnkurs i bevaring av earkiv» Erfaring og evaluering. Sigve Espeland IKA Rogaland Hva ønsker IKA? Større bevissthet omkring

Detaljer

Veiledning til bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950

Veiledning til bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950 Veiledning til bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950 Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver,

Detaljer

ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE

ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE 2005 1 INNHOLD 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn for arkivplanen side 1 1.2 Planens virkeområder og hensikt side 2 1.3 Rullering side 2 1.4 Godkjenning side 2 2. LOVER OG FORSKRIFTER

Detaljer

Kontaktseminar 2014. Nye regler for bevaring og kassasjon i kommuner og fylkeskommuner etter 1950 Hva gjør vi med det elektroniske arkivet?

Kontaktseminar 2014. Nye regler for bevaring og kassasjon i kommuner og fylkeskommuner etter 1950 Hva gjør vi med det elektroniske arkivet? Kontaktseminar 2014 Nye regler for bevaring og kassasjon i kommuner og fylkeskommuner etter 1950 Hva gjør vi med det elektroniske arkivet? Ny forskrift for bevaring og kassasjon Nytt kapittel IV i Forskrift

Detaljer

ARKIVPLAN FOR LEKA KOMMUNE

ARKIVPLAN FOR LEKA KOMMUNE ARKIVPLAN FOR LEKA KOMMUNE 1 INNHOLDSFORTEGNELSE DEL A: ORGANISERING OG ANSVAR 1. Politisk organisering 4 2. Administrativ organisering 4 3. Arkivorganisering 4 3.1. Organisering av arkivtjenesten 4 3.2.

Detaljer

Formål Formålet med IKAF er å bistå medlemskommunene med ulike arkivfaglige oppgaver.

Formål Formålet med IKAF er å bistå medlemskommunene med ulike arkivfaglige oppgaver. Årsmelding 2001 Innledning Interkommunalt Arkiv Finnmark (IKAF) er en selvstendig samarbeidsordning - hjemlet i kommuneloven 27 - mellom kommuner i Finnmark. Medlemsrett i IKAF har alle kommuner i Finnmark

Detaljer

Nye bevaringsregler for kommunal sektor. Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Kontaktkonferansen 27. mai 2014

Nye bevaringsregler for kommunal sektor. Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Kontaktkonferansen 27. mai 2014 Nye bevaringsregler for kommunal sektor Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Kontaktkonferansen 27. mai 2014 Bakgrunn 1. februar 2014 ble bevarings- og kassasjonsbestemmelsene for

Detaljer

Felles dokumentsenter for Arendal og Grimstad Innlegg på KAI-konferansen, Aust-Agder Museum og Arkiv, 16.09.2015

Felles dokumentsenter for Arendal og Grimstad Innlegg på KAI-konferansen, Aust-Agder Museum og Arkiv, 16.09.2015 Felles dokumentsenter for Arendal og Grimstad Innlegg på KAI-konferansen, Aust-Agder Museum og Arkiv, 16.09.2015 Kåre Gamlemshaug Fagleder dokumentsenteret Agder kommunale støttetjenester By Finnmark77

Detaljer

Modernisering av Arkivplan.no

Modernisering av Arkivplan.no Modernisering av Arkivplan.no Forbedring av skjemaet for registrering av arkivsystemer i Arkivplan.no Sigve Espeland IKA Rogaland Begrepet arkivplan? Begrepet har endret seg opp igjennom tidene. I begrepet

Detaljer

Formål Formålet med IKAF er å bistå medlemskommunene med ulike arkivfaglige oppgaver.

Formål Formålet med IKAF er å bistå medlemskommunene med ulike arkivfaglige oppgaver. Årsmelding 2000 Innledning Interkommunalt Arkiv Finnmark (IKAF) er en selvstendig samarbeidsordning - hjemlet i kommuneloven 27 - mellom kommuner i Finnmark. Medlemsrett i IKAF har alle kommuner i Finnmark

Detaljer

TILPASSET NORMALINSTRUKS

TILPASSET NORMALINSTRUKS TILPASSET NORMALINSTRUKS for arkivdepot IKA Opplandene (IKAO) Oppfølging av Eiermøtet 2014 sak 5, om synliggjøring av basistjenester og tilleggstjenester. Gitt med hjemmel i arkivforskriften 5-12 1 Innhold

Detaljer

INTERKOMMUNALT ARKIV TROMS (IKAT) ÅRSMELDING 2013. Innhold:

INTERKOMMUNALT ARKIV TROMS (IKAT) ÅRSMELDING 2013. Innhold: INTERKOMMUNALT ARKIV TROMS (IKAT) ÅRSMELDING 2013 Innhold: INNLEDNING... s. 1 DELTAKERE... s. 1 ÅRSMØTE... s. 1 STYRET... s. 1 ADMINISTRASJON... s. 2 ØKONOMI... s. 3 ARBEID FOR DELTAKERNE... s. 4 ARBEID

Detaljer

Arkivplan. Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? www.sfj.no

Arkivplan. Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? www.sfj.no Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? Kva har me? Svært mykje arbeid er gjort i svært mange kommunar. Me har eit verktøy som gjer arkivplanen tilgjengeleg og lett å bruke Me kan utveksle

Detaljer

I paragrafenes tegn. Revisjon av arkivloven med forskrifter

I paragrafenes tegn. Revisjon av arkivloven med forskrifter I paragrafenes tegn Revisjon av arkivloven med forskrifter Bakgrunn Dagens arkivlov Jeg var villig til å svelge mye, bare jeg fikk en arkivlov. Riksarkivar John Herstad om sitt forhold til NOU 1987:35

Detaljer

Kilder til Nordlands mangfoldige historie...

Kilder til Nordlands mangfoldige historie... Kilder til Nordlands mangfoldige historie... Plan for arkivfeltet i Nordland 2005 2009 Nordland fylkeskommune Innhold 1.0.0 Innledning side 4 1.1.0 Vedtakskompetanse side 4 1.2.0 Definisjoner side 4 2.0.0.

Detaljer

Dokumentbehandling og arkiv

Dokumentbehandling og arkiv Follo distriktsrevisjon Forvaltningsrevisjonsrapport Dokumentbehandling og arkiv Enebakk kommune 30. desember 2011 RAPPORT 5/11 FOLLO DISTRIKTSREVISJON Side 2 ENEBAKK KOMMUNE Forord Forvaltningsrevisjon

Detaljer

Siljan kommune Kontrollutvalget

Siljan kommune Kontrollutvalget Vår ref. 14/615-2 033 /BERO Medlemmer og varamedlemmer Dato 15.10.2014 Økonomisjef Siljan kommune - kontrollutvalget Leder kaller inn til møte: Dato: onsdag 22.10.2014 Tid: kl 15:30 18:30 Sted: Kommunehuset,

Detaljer

Dokumenthåndtering, journalføring og offentlighet

Dokumenthåndtering, journalføring og offentlighet www.vefik.no RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON 2014 Dokumenthåndtering, journalføring og offentlighet KVALSUND KOMMUNE Innholdsfortegnelse 0. SAMMENDRAG... 1 0.1 Formålet med prosjektet... 1 0.2 Revisors vurderinger

Detaljer

Aktivt arkiv Arkiv (1) som er i daglig bruk hos arkivskaper. Første fase i arkivmaterialets livssyklus. Se også dagligarkiv.

Aktivt arkiv Arkiv (1) som er i daglig bruk hos arkivskaper. Første fase i arkivmaterialets livssyklus. Se også dagligarkiv. Side 1 av 7 Arkivbegreper Begrepene står alfabetisk. Rull ned siden eller søk med hurtigtastfunksjon ctrl+f. Noen av begrepene er nærmere forklart ellers på sidene våre - søk i feltet øverst til høyre.

Detaljer

Arkivbegreper - Arkivverket

Arkivbegreper - Arkivverket Side 1 av 8 Arkivbegreper Begrepene står alfabetisk. Rull ned siden eller søk med hurtigtastfunksjon ctrl+f. Noen av begrepene er nærmere forklart ellers på sidene våre - søk i feltet øverst til høyre.

Detaljer

MØTEINNKALLING. Eventuelt forfall meldes til tlf. 75 14 50 00 eller pr. e-post: postmottak@rana.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

MØTEINNKALLING. Eventuelt forfall meldes til tlf. 75 14 50 00 eller pr. e-post: postmottak@rana.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. RANA KOMMUNE Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 30.10.2012 Tid: 11.00 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til tlf. 75 14 50 00 eller pr. e-post: postmottak@rana.kommune.no

Detaljer

Arkivplan for Volda kommune

Arkivplan for Volda kommune Arkivplan for Volda kommune Føremål for arkivplan i Volda kommune Denne arkivplanen skal til ei kvar tid vere retningsgjevande for korleis all dokumentasjon som kommunen treng i sine daglege gjeremål eller

Detaljer

Bevaring av nettsider

Bevaring av nettsider Bevaring av nettsider Hans Knut Trælhaug Riksarkivet Norsk Arkivråd, 28. oktober 2010 1 Arkivloven formålet med arkivloven ( 1) er å sikre arkiv som o har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi

Detaljer