Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune"

Transkript

1 STATSARKIVET I KRISTIANSAND Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune Lillian Lunden Tilsynsrapport Sak: 2015/5336 Dato for tilsyn: og Rapportdato: Utarbeidet av: Lillian Lunden og Kjetil Reithaug

2 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse Innledning Bakgrunnen for tilsynet Mottatt dokumentasjon Gjennomføring av tilsynet Arkivansvar, organisering og arkivsystem Dagens organisering av arkivtjenesten Arkivansvar Arkivplan Journal og arkivsystem Fagsystem Arkivrutiner Behandling av post og saksdokument Kvalitetssikring av journal og arkivsystem Periodisering av arkiv Arkivlokaler Eldre og avsluttede arkiv Fylkeskommunes arkivdepot Avlevering av papirarkiver Avlevering av elektronisk arkivmateriale Publikums tilgang til arkivmateriale Arkiver i skolesektoren Generelt om arkivtilsynet i skolesektoren Arkivansvar og organisering ved skolen Skolens arkivsystemer Skolens arkivrutiner/arkivdanning

3 6.5 Papirarkiver og eldre skolearkiv Oppsummering av pålegg

4 1. Innledning 1.1 Bakgrunnen for tilsynet Statsarkivet i Kristiansand var på tilsynsbesøk hos Aust-Agder fylkeskommune og Hjemmelsgrunnlaget for Riksarkivarens tilsynsvirksomhet er gitt i lov av nr. 126 om arkiv (arkivloven) 7: Riksarkivaren har rettleiings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlege organ. Denne myndighet er delegert til statsarkivarene. Statsarkivet i Kristiansand har Aust- og Vest-Agder som sitt distrikt. Hensikten med tilsynet var å undersøke om arkivdanning, arkivlokaler og rutiner knyttet til disse er i overensstemmelse med arkivlov og forskrift. Lov om arkiv LOV (i rapporten: arkivloven), Forskrift om offentlege arkiv FOR (i rapporten: arkivforskriften). Formålet med denne loven er å sikre at arkiver som har kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for samtid og ettertid. Første dag av tilsynet ble konsentrert rundt temaene organisering av fylkeskommunens arkivtjeneste, arkivplan, arkivlokaler og elektronisk arkivdanning. Andre dag hadde tilsynet særlig fokus på arkivdanningen i skolesektoren, og en eksempelskole ble derfor besøkt: Sam Eyde videregående skole. 1.2 Mottatt dokumentasjon Tilsynet ble varslet i brev av til Aust-Agder fylkeskommune. Statsarkivet i Kristiansand ba om å få tilsendt fylkeskommunens gjeldende arkivplan inkludert arkivrutiner og relevante instrukser i forkant av tilsynet. Fylkeskommunen oversendte følgende dokumenter: - Gjeldende arkivplan - Rutine for saksbehandlere i ephorte - Rutine for arkivmedarbeidere i ephorte - Statistikk over antall journalførte dokumenter for de tre siste kalenderår - Antall restanser eldre enn tre måneder 1.3 Gjennomføring av tilsynet Tilsynet ble gjennomført på fylkeshuset i Arendal og på Sam Eyde videregående skole. Fra Statsarkivet i Kristiansand møtte begge dager: - Statsarkivar Kjetil Reithaug - Førstekonsulent Lillian Lunden Fra fylkeskommunen møtte følgende: - Bjørn Kristiansen - Organisasjonssjef. Deltok i første del av tilsynet. - Natalia Olesckcuk systemansvarlig ephorte - IKT Agder. Deltok i første del av tilsynet. - Martin Zeiffert IKT leder. Deltok i første del av tilsynet. - Nina Høst Avdelingsleder Internservice. Deltok på hele tilsynet. - Karolina Staddeland Arkivleder i sentralarkivet. Deltok på hele tilsynet. 4

5 Fra fylkeskommunen/sam Eyde videregående skole møtte følgende på tilsynet: - Karolina Staddeland Arkivleder i sentralarkivet. - Grethe Smit arkivansvarlig ved Sam Eyde videregående skole. - Beate Nielsen Dingsøyr Studierektor ved Sam Eyde videregående skole. 5

6 2. Arkivansvar, organisering og arkivsystem 2.1 Dagens organisering av arkivtjenesten. I følge 2-1 i forskrift om offentlig arkiv skal arkivarbeidet i eit offentleg organ som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtjenesten skal som hovedregel være felles for organet, og ifølge 2-4 i arkivforskriften skal arkivet være sentralisert så langt dette er praktisk tjenlig. I samme paragraf defineres hva som faktisk er kommunens aktive arkiv, der det presiseres at i det aktive arkivet inngår sakarkivet, journaler til dette, register og kopibøker mv. Møtebøker, fagsystem, databaser og andre arkivserier og dokumenter som blir mottatt eller skapt i tilknytning til virksomheten til kommunen, er også en del av det aktive arkivet. Aust-Agder fylkeskommune er organisert som et arkivorgan, men har delt det slik at sentralarkiv i fylkesadministrasjonen er en journalenhet og de videregående skolene som egne journalenheter. Arkivleder i sentralarkivet har det faglige ansvaret for oppfølging og veiledning i de ytre enhetene. Det ble orientert på møtet om en pågående omorganisering i fylkeskommunen, og der sentralisering av arkivet var en del av prosessen. Det skal i den sammenheng også anskaffes nye digitale løsninger for sak-/arkivsystem og blant annet nytt skoleadministrasjons system. : Fylkeskommunen er i en omorganisering og sentralisering av arkivtjenesten er en del av denne. Ingen pålegg gis, men Statsarkivet i Kristiansand ønsker å bli orientert når ny organisasjonsstruktur er på plass. 2.2 Arkivansvar : 1-1 i arkivforskriften fastslår at i kommuner er arkivansvaret en del av det overordnede administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, og i henhold til arkivforskriftens 2-1 skal det daglige arkivarbeidet ledelse av en arkivansvarlig. Arkivforskriftens 5-1 stiller krav om at det løpende ansvaret for eldre og avsluttede arkiver blir plassert hos en depotansvarlig. : Det overordnede arkivansvaret er plassert hos fylkesrådmannen. Arkivleder har delegert ansvar for fylkeskommunens sentralarkiv og rektorene ved de videregående skolene har ansvar for arkivene i de respektive skolene. I fylkeskommune organisert som ett arkivorgan vil det normale være at arkivleder er faglig ansvarlig og rådgiver for skolene. På tilsynet ble arkivansvaret for de videregående skolene drøftet. Statsarkivet poengterte på møtet sentral arkivleders ansvar med hensyn til faglig ansvar for arkivene i de videregående skolene, mens rektor på den enkelte skole skal sørge for at det er tilstrekkelig med ressurser til arkivdanning og oppbevaring av eldre arkiver. 6

7 Det var ikke enighet blant representantene for fylkeskommunen om hvorvidt dagens organisering og plassering av arkivansvar er forenlig med arkivforskriften, men det vil etter den pågående omorganisering og sentralisering av de ytre enheter bli tydelig plassert Aust-Agder fylkeskommune har inngått interkommunalt samarbeid med Aust-Agder Museum og Arkiv som er depot for fylkeskommunens eldre og avsluttede arkiv. : Etter sentraliseringen av arkivtjenesten i fylkeskommunen skal arkivleder ha ansvar for alle arkiver i Aust-Agder fylkeskommune. Arbeidsoppgaver knyttet til disse arkivene kan selvsagt delegeres til den enkelte skole. Aust-Agder fylkeskommune må så snart som mulig få på plass en arkivorganisering som tillegger arkivleder ansvar for arkivet i de videregående skolene. Følgende pålegg gis: Innen må fylkeskommunen fremlegge en beskrivelse av ansvarsfordeling etter ny organisering av sentralarkivet. Det må fremgå av arkivplanen at arkivleder har det faglige ansvar for arkivene i de videregående skolene. 2.3 Arkivplan Et offentlig organ skal i henhold til arkivforskriftens 2-2 til enhver tid skal ha en oppdatert samleplan, en arkivplan, som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal vise hvilke instrukser, regler, planer mv. som gjelder for arkivarbeidet. Planen skal gjelde for alle arkiver i organet. Aust-Agder fylkeskommune har utarbeidet arkivplan som omfatter alle enheter. Det er imidlertid ikke utarbeidet rutiner for hvordan planen skal oppdateres. Planen ser ikke ut til å være i aktiv bruk siden den ble utarbeidet i Blant annet er rutiner for arkivmedarbeidere og saksbehandlere endret flere ganger, men ikke oppdaterte i arkivplanen. Det samme gjelder rutiner for hvordan tilganger tildeles i ephorte. Beskrivelse må oppdateres i arkivplanen. Når arkivplanen oppdateres må den utgåtte versjoner av arkivplanen arkiveres i sak-/arkivsystem slik at man til enhver tid har tilgang på gjeldende arkivplan for de ulike periodene i arkivdanningen.. Aust-Agder fylkeskommune må så snart som mulig lage rutiner for oppdatering av arkivplanen, og for arkivering av tidligere versjoner av planen. Følgende pålegg gis: - Innen må ny og oppdatert arkivplan for Aust-Agder fylkeskommune forelegges Arkivverket ved Statsarkivet i Kristiansand. 7

8 2.4 Journal og arkivsystem. Arkivforskriftens 2-6 til 2-9 fastslår at et offentlig organ skal ha journal for registrering av dokumenter i de sakene man oppretter. I journalen skal en registrere alle inngående og utgående dokumenter som etter offentlighetsloven regnes som saksdokumenter for kommunen. Når man benytter elektronisk journal, skal man benytte et arkivsystem som følger Noark-standarden. Alle enheter i Aust-Agder fylkeskommune benytter i dag det Noark-godkjente sak-/arkivsystemet ephorte. Drift av dette systemet er satt bort til IKT Agder. Det ble opplyst at fylkeskommunen er i gang med anskaffelse av nye digitale løsninger, og at det er innhentet pristilbud på nytt sak- /arkivsystem. Det anmerkes ingen avvik i forhold til sakarkivsystemet. 2.5 Fagsystem Arkivforskriftens 2-4 definerer arkivdanning bredere enn arkivtjenestens journalsystem med tilhørende papirarkiv. Det betyr at all dokumentasjon som skapes i kommunen skal behandles etter regelverket, både elektroniske register, databaser, fagsystem og papirbaserte arkiver. For elektroniske register og databaser kreves det i utgangspunktet ikke arkiveksemplar på papir. Men systemene de inngår i, skal være dokumentert slik at materialet kan overføres, sikres og brukes i arkivdepot. Denne dokumentasjonen skal inngå i arkivplanen. Dersom systemene produserer eller lagrer saksdokumenter, må systemene og rutinene oppfylle alle krav i arkivforskriftens 2-13, samt Riksarkivarens utfyllende bestemmelser i kapittel IX. I tillegg til den arkivdanningen som skjer i ephorte, benyttes flere elektroniske fagsystemer. Arkivtjenesten i fylkeskommunen har en oversikt over en god del av de elektroniske fagsystemer som benyttes, men ingen god beskrivelse av hvilke av dem som inneholder bevaringsverdig dokumentasjon. En slik oversikt skal inngå i arkivplanen. Arkivtjenesten mangler også nødvendige opplysninger om de enkelte fagsystemene, som beskrivelse av funksjonsområde, produsent, arkivformat, m.m. Både nødvendige opplysninger og rutiner for samtlige fagsystemer som benyttes, skal inngå i arkivplanen. Det er meldeplikt til Riksarkivaren for systemer man ønsker å benytte til å arkivere elektroniske saksdokumenter dersom systemet ikke følger kravene i Noark-standarden. Melding skal sendes før systemet tas i bruk jf. Riksarkivarens utfyllende bestemmelser i kapittel IX 4-1. Tre av fagsystemene som brukes i Aust-Agder fylkeskommune er integrert mot sakarkivsystemet. Arkivverdig dokumentasjon fra fagsystemene Demokratimodulen på innbyggerportalen (møtedokumenter for politikere og innbyggere), AD integrasjon (sikker tilgangsstyring Identitetsforvaltning) og Webcruiter blir i dag automatisk overført til sakarkivsystemet. 8

9 Dokumenttyper som ennå ikke er omfattet av integrasjonsløsningen skrives ut, skannes og tas manuelt inn i sakarkivsystemet. Dette er beskrevet i arkivplanen, men en kvalitetssikring på at det faktisk blir gjort er ikke dokumentert. I følge 2-4 i arkivforskriften er fagsystemer arkiv på lik linje med sakarkivsystem. Håndtering av disse arkivene skal også være i samsvar med arkivlov og arkivforskrift. Følgende pålegg gis: - Aust-Agder fylkeskommune skal innen ha nødvendige beskrivelser av samtlige fagsystemer med arkivverdig informasjon i arkivplanen, jfr. 2-2 i arkivforskriften. - Aust-Agder fylkeskommune skal innen ha rutiner for bruk og avlevering av de samme fagsystemene, jfr. kapittel 3 i forskriften. Rutinene skal inngå i arkivplanen. Det innebærer også rutiner for å ta utskrifter av fagsystemer som ikke har integrasjon til sak/arkivsystem, men som produserer arkivverdig informasjon. - Aust-Agder fylkeskommune skal innen melde inn eventuelle systemer som benyttes til arkivering av saksdokumenter og som ikke følger kravene i Noark-standarden, jfr. Riksarkivarens utfyllende bestemmelser kap. IX

10 3. Arkivrutiner 3.1 Behandling av post og saksdokument Kapittel 3 del A i arkivforskriften stiller krav til rutiner for hele saksbehandlingsprosessen: Fra fylkeskommunen mottar en henvendelse og fram til behandlingen er avsluttet med et svardokument, eller en beslutning om at henvendelsen ikke krever svar. Rutinene må inneholde beskrivelser av hvordan alle former for henvendelser skal håndteres. De må gjelde for hele fylkeskommunens virksomhet. Fylkeskommunen har rutiner for saksbehandlingsprosessen som forgår i ephorte. Rutinene inneholder beskrivelser om hvordan alle former for henvendelser skal håndteres. De nyeste rutinene for arkivmedarbeidere og saksbehandlere i ephorte er imidlertid ikke oppdaterte i arkivplanen men ligger som separate rutinedokumenter. Tilsynsmyndighet merker seg at det både for personalmapper og elevmapper kun blir opprettet en sak per elev/ansatt. I forhold til tilgang/skjerming internt og eksternt av opplysninger er dette problematisk. For å kunne avslutte saker fortløpende, og holde mer orden i denne arkivdelen er det anbefalt å velge en delt mappe, men praksis er likevel innenfor gjeldende arkivfaglig regelverk. Det anmerkes som et avvik i forhold til kapittel 3 del A (arkivrutiner) at eksisterende rutiner ikke er oppdatert i arkivplanen. Fylkeskommunen bør dessuten revurdere ordningen med en sak per elevmappe/personalmappe i det elektroniske sakarkivsystemet. Følgende pålegg gis: - Aust-Agder fylkeskommune skal innen utarbeide oppdaterte arkivrutiner for hvordan alle henvendelser håndteres. Rutinene skal inngå i arkivplanen. 3.2 Kvalitetssikring av journal og arkivsystem Arkivforskriftens 2-10 pålegger kommunen å ha administrative rutiner som sikrer at arkivtjenesten utfører kvalitetssikring av journal- og arkivdatabasen. Fylkeskommunen har skrevne rutiner som beskriver hvordan man skal gjennomføre kvalitetskontroll av journal- og arkivdatabasen. For å undersøke deler av praksis ble fylkeskommunen under tilsynet bedt om å gjøre enkelte søk i sak- / arkivsystemet. På journalpostnivå ble det bl.a. søkt etter utgående journalposter i status reservert (R). Status R betyr at dette er et utgående brev fra fylkeskommunen som ikke er sendt (er under arbeid). Dersom slike brev er sendt ut og saksbehandler ikke har endret status til Ekspedert, er det umulig for arkivtjenesten å vite om det er sendt eller ikke. Dokumenter i status R kan redigeres og dersom dette skjer etter at dokumentene er ekspedert, vil arkivbasen ikke gjenspeile fylkeskommunens 10

11 virkelige utgående korrespondanse. Dokumenter i status R kommer vanligvis ikke med på Offentlig journal, og de vil da ikke være mulig å finne for journalister og andre interesserte. Søket i basen viste at det var i alt 1438 journalposter i status R. 503 av disse var fra årene før 2013, 245 fra 2013, 403 fra 2014 og 287 fra For at saksbehandlerne og arkivtjeneste kan følge dette opp på en bedre måte, må oppdaterte rutiner på plass i arkivplanen. Oppfølging av saksbehandleres håndtering av dette må følges opp på ledernivå dersom restanselister/varsel fra sentralarkivet ikke fører til reduksjon. Etter søk i journalposter «til journalføring» var det 222 journalposter i ephorte. Dette skyltes delvis etterslep hos sentralarkivet, men også at sentralarkivet ventet 2 dager med å journalføre journalposter i status F. Dette ble begrunnet med at saksbehandler ble gitt mulighet til å rett opp eventuelle feil i dokument dersom det ble oppdaget før utsendelse. Dette har åpenbart vært en praksis som sentralarkiv og saksbehandlere har innarbeidet, men som ikke er en anbefalt rutine blant annet med hensyn til forsinkelse av dokumenter på fylkeskommunens offentlige postliste. Rutinen bør være at dokumenter ikke settes i status F før man er sikker på at de ferdige. Fylkeskommunen har rutiner for arkivtjenestens kvalitetssikring av innførsler i sak-/arkivsystemet, eksempelvis om saks- og dokumenttitler er meningsbærende mv. Rutinen må inn i arkivplanen ved oppdateringen av denne. Tilsynet viser at fylkeskommunes elektroniske sakarkivsystem på flere områder blir kvalitetssikret av arkivtjenesten, men at rutiner for videre oppfølging ikke er tilfredsstillende. Følgende pålegg gis: - Aust-Agder fylkeskommune må innen innføre hensiktsmessige rutiner for kvalitetssikring og avviksrapportering innen arkivering og journalføring, jfr. arkivforskriftens 2-10 og Aust-Agder fylkeskommune må innen oppdatere arkivplanen med rutiner for kvalitetssikring av sak- / arkivsystemet. 3.3 Periodisering av arkiv : Kravene til periodisering finnes i arkivforskriftens kapittel 3 del B. Sakarkiv og den tilhørende journalen skal deles i perioder. I de delene a arkivet der arkivdokumenter skal arkiveres på papir, skal det være samsvar mellom den elektroniske journalen og papirarkivene. Når en arkivperiode i papirarkiver avsluttes, skal arkivmaterialet fra perioden skilles ut fra det aktive arkivet. Når man setter bort arkivet skal det enkelte arkivstykke merkes tydelig, og det skal lages ei fullstendig avleveringsliste. Møtebøker, kopibøker og papirjournaler skal bindes inn. Når en periode blir avsluttet i en elektronisk journal og arkiv, skal saker som hører til den avsluttede perioden tas ut fra den avsluttede basen, eller utgjøre en egen logisk enhet i, eller i tilknytning til, den aktive basen. En elektronisk kopi av basen for en avsluttet periode skal klargjøres for deponering i kommunens arkivdepot. Data organiseres som det er spesifisert i Noark-standarden, eller kommunen kan benytte et annet opplegg som på fullgod måte ivaretar hensyn til langtidslagring og framtidig dokumentasjon. 11

12 Fylkeskommunen har benyttet systemet Jass i perioden ephorte har vært benyttet siden 2004 og frem til 2009 hadde man elektronisk journal og papirbasert arkiv. Det ble satt skarpt skille i basen og papirarkivet i forbindelse med overgangen til fullelektronisk arkiv i ephorte i Journaldata fra Jass er overført som pre-historisk base i ephorte, og journaldata fra ephorte er overført som historisk base i dagens ephorte. Det fremgikk på tilsynet at det ikke er gjort uttrekk fra tidligere databaser for overføring til depot. Det foreligger p.t. heller ingen planer eller instrukser for datauttrekk / prøveuttrekk av databasen til depot. I arkivplanen har fylkeskommunen rutiner for periodisering av journal og sakarkivsystem. Disse rutinene må til enhver tid være oppdatert. Dette skal fremkomme av ny revidert arkivplan. Ingen pålegg gis, men det henvises til punkt 5.3 vedrørende avlevering av elektronisk arkivmateriale. 12

13 4. Arkivlokaler Arkivforskriften stiller krav til arkivlokaler slik at disse gir arkivene vern mot vann og fukt, mot brann og skadelig varme, mot skadelig påvirkning fra klima og miljø og mot skadeverk, innbrudd og ulovlig tilgang. Alle rom der man oppbevarer arkivmateriale over lengre tid, blir regnet som arkivlokale. Arkiv som er hyppig i bruk kan plasseres i vanlige kontorlokaler. Bortsettingsarkiv skal så langt som mulig plasseres i spesialrom for arkiv. Eldre og avsluttede arkiv skal plasseres i spesialrom for arkiv. Det stilles strengere krav til spesialrom enn til lokaler for dagligarkiv. Statsarkivet i Kristiansand foretok en kartlegging av arkivlokaler i Aust-Agder fylkeskommune i Det fremgikk at bortsettingslokaler for oppbevaring av papirarkiv i de videregående skolene i Aust- Agder ikke var tilfredsstillende. Aust-Agder fylkeskommune har på bakgrunn av dette utarbeidet en plan for avlevering av alt papirarkiv til depot. Pristilbud fra Aust-Agder Museum og Arkiv på ordning er innhentet, og det opplyses på tilsynet at fylkeskommunen har bevilget midler til gjennomføring av dette. I henhold til planen skal alt papirarkiv være avlevert depot innen høsten Oppgradering av arkivlokaler ved de videregående skolene vil derfor ikke være nødvendig. Det ble bemerket på tilsynet at det stilles samme krav til arkivlokaler som oppbevarer dataservere som det gjør for papirarkiv (bortsettingsarkiv). Det anmerkes ingen avvik i forhold til arkivlokaler. Statsarkivet i Kristiansand ber om å bli orientert om avvik i henhold til den oppsatte plan, samt en melding når avlevering til depot er gjennomført. 13

14 5. Eldre og avsluttede arkiv 5.1 Fylkeskommunes arkivdepot Arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål, og arkiv etter enheter som er nedlagte eller har avsluttet sin virksomhet, skal avleveres til arkivdepot. Arkivforskriften fastslår at kommuner skal opprette eget arkivdepot, plassere ansvaret for dette hos en depotansvarlig og at man skal utarbeide rutiner som ivaretar de spesifiserte kravene til arkivdepot i arkivforskriften. Kommuner og fylkeskommuner kan overføre depotoppgaver til en interkommunal depotordning. Aust-Agder fylkeskommune har overlatt depotoppgavene til Aust-Agder Museum og Arkiv (AAMA). Det finnes rutiner for overføring av arkiv til depot. I alt er ca 404,4 hyllemeter arkivmateriale deponert hos AAMA. Materialet er ordnet og listeført slik forskriften krever. Det vises også til punkt 4. i denne rapporten om avlevering og ordning av papirarkiver. Det anmerkes ingen avvik i forhold til rutiner og instrukser for arkivdepot. 5.2 Avlevering av papirarkiver For å sikre at arkiver blir bevart og at det er mulig å bruke dem, har arkivforskriftens 5-4 og 5-5 krav til hvordan arkivmateriale som skal avleveres og bevares i depot, skal være ordnet. Dette er krav i forhold til pakking, for å sikre at arkivene ikke blir ødelagt, og det stilles også krav til listeføring og etikettering, slik at det er mulig å finne frem i og bruke materialet. Det vises til punkt 4. i denne rapport og plan for avlevering av fylkeskommunens papirarkiv. : Det anmerkes ingen pålegg. 5.3 Avlevering av elektronisk arkivmateriale Arkivforskriften og Normalinstruksen for arkivdepot i kommune og fylkeskommune stiller krav i forhold til håndtering av elektronisk skapt materiale. Disse gir bestemmelser om lagringsmedium, organisering av datauttrekk og krav til dokumentasjon av systemet og dataene. Avlevering av elektronisk skapt materiale skal omfatte uttrekk av data fra IT-systemer, ikke IT-systemene i seg selv. Dette innebærer at å ha en kopi av avsluttede systemer på en server ikke er en tilstrekkelig løsning for langtidsbevaring av elektronisk arkiv. Aust-Agder fylkeskommune har ikke foretatt uttrekk for overføring til depot fra sak- /arkivsystemer eller noen elektroniske fagsystemer. Det foreligger heller ingen planer for hvilke elektroniske 14

15 fagsystemer som skal avleveres til depot, eller rutiner og planer for gjennomføring av uttrekk for avsluttede elektroniske fagsystemer så langt tilsynsmyndighet kjenner til. : Aust-Agder fylkeskommune mangler klare planer og instrukser for hvordan den skal ta vare på elektronisk skapt arkivmateriale. Dette må følges opp i arkivplanen jf. pkt Det må foretas en gjennomgang, og ut fra dette bestemmes hvilket elektronisk skapt arkivmateriale som skal avleveres depot. I tillegg må det i arkivplanen være en tydelig redegjørelse av hvordan systemet JASS for perioden er konvertert og hvordan arkivverdig data i dette systemet er bevart. Følgende pålegg gis: - Uttrekk av ephorte i perioden må foretas, og deretter godkjennes av depot. Dette skal gjøres i samarbeid med AAMA innen Aust-Agder fylkeskommune må innen foreta en gjennomgang og bestemme hvilket elektronisk skapt materiale som skal avleveres depot. - Fylkeskommunen må fatte vedtak som plasserer ansvaret for oppgavene med sikring, uttrekk og deponering av bevaringsverdige elektroniske fagsystemer. Dette må dokumenteres i arkivplanen jf pkt 2.3. Dette må gjøres innen Publikums tilgang til arkivmateriale Arkivforskriftens 5-6 om tilgjengelighet for publikum til informasjon i arkivene, gir en generell plikt for offentlige arkivdepoter til å legge forholdene til rette slik at publikum kan bruke arkivmaterialet og få tilgang til informasjonen som finnes i arkivene. Det finnes skrevne rutiner og et fast opplegg for bruk av de arkivene om er deponert hos AAMA. Det anmerkes ingen avvik. 15

16 6. Arkiver i skolesektoren 6.1 Generelt om arkivtilsynet i skolesektoren På arkivtilsynet i skolesektoren i Aust-Agder fylkeskommune ble Sam Eyde videregående skole besøkt. I møte med studierektor og skolens arkivansvarlig ble det lagt vekt på å undersøke arkivansvar og organisering, rutinene omkring arkivdanningen i elektronisk sakarkivsystem og fagsystem. Sam Eyde videregående skole har 320 ansatte og ca 1400 elever. 6.2 Arkivansvar og organisering ved skolen : Arkivforskriften 2-1 sier at Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivtjeneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtjensta skal vere felles for organet. Arkivforskriftens 2-4 fastslår at Daglegarkivet (aktivt arkiv) skal vere sentralisert så langt dette er praktisk tenleg. Dette betyr at enheter so m skolene skal være del av en felles arkivtjeneste og underlagt arkivlederen. Som tidligere nevnt i rapporten, er Aust-Agder fylkeskommune inne i en omorgansieringsprosess der arkivet skal sentraliseres. Det innebærer at arkivleder får overført ansvaret for arkivet ved skolene. Inntil nå har ansvaret for skolenes arkiv ligget hos rektorene ved de respektive skolene. Nytt sak- /arkivsystem skal tas i bruk og nytt skoleadministrasjons system med integrasjon til sak- /arkivsystemet skal anskaffes. Det formelle arkivansvaret skal ligge hos fylkesrådmann og den sentrale arkivtjenesten. På skolen er det rektors ansvar at arkivarbeidet blir gjennomført i samsvar med retningslinjene fra arkivtjenesten. Skolens arkivansvarlig utfører i stor grad det praktiske arkivarbeidet. I tillegg finnes det systemansvarlig for fagsystemene både ved den enkelte skole og ved fylkeskommunes utdanningsavdeling. Denne ansvarsdelingen er ikke beskrevet i arkivplanen. Det anmerkes ingen avvik i forhold til arkivansvaret eller organiseringen ved skolene, men vises til pålegg gitt i punkt 2.2 i denne rapporten. 6.3 Skolens arkivsystemer : Jf. 2-6 og 2-9 i arkivforskriften skal det elektroniske sakarkivsystemet som benyttes for journalføring være fullgodt dokumentert etter Noark-standarden påpeker at andre elektroniske systemer (fagsystemer)som benyttes skal vere godt nok dokumentert til at materialet kan nyttast også etter overføring til arkivdepot, jf. kap V. Dokumentasjonen skal inngå i arkivplanen. Sam Eyde videregående skole benytter samme sak- /arkivsystem som sentraladministrasjonen i fylkeskommunen. Det er ca 30 saksbehandlere ved skolen som benytter dette. Enkelte 16

17 saksbehandlere benytter systemet sjelden, og det fører til at kompetansen på bruk av systemet hos enkelte er dårlig enkelte vegrer seg for å bruke systemet. I tillegg finnes det fagsystemer i bruk ved skolen. SATS, Webcruiter, Fronter, Dossier og Landax ble nevnt på tilsynet. Arkivansvarlig ved skolen har i dag ingen fullgod oversikt over hvilke systemer som er i bruk, og hvorvidt systemene inneholder arkivverdig informasjon. Arkivansvarlig er heller ikke tillagt noe ansvar eller oppgaver knyttet til disse systemene, men dette er plassert hos egne systemansvarlige. Dagens skoleadministrasjons system skal byttes ut. Siden det ikke er integrasjon fra dette til sak- /arkivsystemet, blir rapporter nå skrevet ut, samt arkivert som pdf-filer i en digital base. : Aust-Agder fylkeskommune er i gang med anskaffelse av nytt sak-/arkivsystem og skoleadministrasjonssystem. Ingen pålegg gis, med det vises til pålegg gitt i punkt 2.5 vedrørende beskrivelse av fagsystemer. 6.4 Skolens arkivrutiner/arkivdanning Krav i lovverket: Arkivforskriften 2-4 definerer arkivplikten bredere enn journalføringsplikten. I det aktive arkivet inngår også møtebøker, fagsystem og andre arkivserier og dokument som blir skapt i tilknytning til virksomheten organet driver. Kommunen er ansvarlig for at skolene har rutiner for at alle arkivverdige dokument blir tatt vare på for ettertiden. : Sam Eyde videregående skole følger rutiner gitt av sentralarkivet i fylkeskommunen. I tillegg har arkivansvarlig opprettet egne spesialtilpassede rutiner som gjelder for skolen. Disse er ikke tatt inn i arkivplanen. Det blir opplyst av arkivleder at ved overgang til nytt sak- /arkivsystem og skoleadministrasjonssystem vil nye rutiner felles for skolene bli utarbeidet. Man vil gå nærmere inn i dokumentflyt og prosesser som er felles for skolene, og utarbeide gode rutiner for arkivdanningen. Det finnes ingen rutiner for arkivering av møtereferater som f.eks. AMU møter, elevråd, ansettelsesutvalg. Arkivansvarlig har etterlyst disse, men ikke lykkes med å få de til arkivering. Det kommer også frem på tilsynet at fylkeskommunens arkivplan ikke er i jevnlig bruk som oppslag og verktøy for arkivansvarlig eller andre ved skolen. Dette kan skyldes at arkivplanen i liten grad er oppdatert, og at rutiner som er mest brukt ikke er tatt med i denne. Skolens rutiner vedrørende eksamensbesvarelser levert på digitalt medium ble informert om på tilsynet. Nasjonale prøver ble avlevert i Utdanningsdirektoratets system direkte på eksamensdagen. Andre besvarelser levert digitalt ble lastet opp i en innleveringsmappe i Fronter, og ved behov også lagt på en minnepenn som en ekstra sikkerhetsløsning ved systemsvikt etc. 17

18 Også ved tilsynsbesøket i skolen bemerker statsarkivet den noe uheldige rutinen med at alle dokumenter på en elev ligger på en sak, og ikke i flere saker knyttet til eleven via f.eks. personnummer, kandidatnummer eller liknende. For å sikre gode rutiner og god arkivdanning i skolesektoren vises det til pålegg gitt i punkt 3.1. De videregående skolene bør i samarbeid med Sentralarkivet revurdere ordningen med en sak per elevmappe i det elektroniske sakarkivsystemet, se også konklusjon i pkt Papirarkiver og eldre skolearkiv : Jf. 5-1 i arkivforskriften skal Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv) (...) leverast til arkivdepot. Dette er som regel når arkivmaterialet er omlag år gammelt, eller for elevmapper når det er 10 år siden eleven har gått ut av skolen. Arkivlokalene ved Sam Eyde videregående skole tilfredsstiller kravene til bortsettingsarkiv i henhold til rapport/brev fra fylkeskommuenen til Statsarkivet i Kristiansand, datert På tilsynet ble skolens bortsettingsarkiv i kjeller befart. Det er rikelig med plass i lokalene til det som måtte komme av papirarkiver ved skolen i årene fremover. Ingen pålegg gis. 18

19 7. Oppsummering av pålegg 2.2 Arkivansvar - Innen må fylkeskommunen fremlegge en beskrivelse av ansvarsfordeling etter ny organisering av sentralarkivet. Inntil ny organisering trer i kraft, det må fremgå av arkivplanen at arkivleder har det faglige ansvar for arkivene i de videregående skolene. 2.3 Arkivplan - Innen må ny og oppdatert arkivplan for Aust-Agder fylkeskommune forelegges Arkivverket ved Statsarkivet i Kristiansand. 2.5 Fagsystem - Aust-Agder fylkeskommune skal innen ha nødvendige beskrivelser av samtlige fagsystemer med arkivverdig informasjon i arkivplanen, jfr. 2-2 i arkivforskriften. - Aust-Agder fylkeskommune skal innen ha rutiner for bruk og avlevering av de samme fagsystemene, jfr. kapittel 3 i forskriften. Rutinene skal inngå i arkivplanen. Det innebærer også rutiner for å ta utskrifter av fagsystemer som ikke har integrasjon til arkivkjernen, men som produserer arkivverdig informasjon. - Aust-Agder fylkeskommune skal innen melde inn eventuelle systemer som benyttes til arkivering av saksdokumenter og som ikke følger kravene i Noark-standarden, jfr. Riksarkivarens utfyllende bestemmelser kap. IX Behandling av post og saksdokument - Aust-Agder fylkeskommune skal innen utarbeide oppdaterte arkivrutiner for hvordan alle henvendelser håndteres. Rutinene skal inngå i arkivplanen. 3.2 Kvalitetssikring av journal og arkivsystem - Aust-Agder fylkeskommune må innen innføre hensiktsmessige rutiner for kvalitetssikring og avviksrapportering innen arkivering og journalføring, jfr. arkivforskriftens 2-10 og Aust-Agder fylkeskommune må innen oppdatere arkivplanen med rutiner for kvalitetssikring av sak- / arkivsystemet. 5.3 Avlevering av elektronisk arkivmateriale - Uttrekk av ephorte i perioden må foretas, og deretter godkjennes av depot. Dette skal gjøres i samarbeid med AAMA innen Aust-Agder fylkeskommune må innen foreta en gjennomgang og bestemme hvilket elektronisk skapt materiale som skal avleveres depot. - Fylkeskommunen må fatte vedtak som plasserer ansvaret for oppgavene med sikring, uttrekk og deponering av bevaringsverdige elektroniske fagsystemer. Dette må dokumenteres i arkivplanen jf pkt 2.3. Dette må gjøres innen

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune

Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune ARKIVVERKET - DOKUMENTASJONSFORVALTNING Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune Lillian Lunden Thomas Olsen [02.01.2017] Tilsynsrapport Sak: 2016/2642 Dato for tilsyn: 10.11.2016 Rapportdato: 02.01.2017

Detaljer

Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand

Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivstatistikken for 2014 9 % av kommunene begynt planlegging av arkivhåndtering ved evt kommunesammenslåing

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune

Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune STATSARKIVET I TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune Sak: 2013/5603 Dato for tilsyn: 12.3.2013 Sted: Rådhuset Tilsynsrapport Kommunen ga tilbakemelding til foreløpig rapport: 27.8.2013 Rapportdato:

Detaljer

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn 1 Kort om Arkivverket

Detaljer

Periodisering, bortsetting og avlevering

Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning

Detaljer

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen)

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor, i dette tilfellet

Detaljer

Ørland kommune. Tilsyn med arkivene i. Tilsynsrapport STATSARKIVETI TRONDHEIM. Sak: 2013/5637 Rapportdato:

Ørland kommune. Tilsyn med arkivene i. Tilsynsrapport STATSARKIVETI TRONDHEIM. Sak: 2013/5637 Rapportdato: STATSARKIVETI TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Ørland kommune Tilsynsrapport Sak: 2013/5637 Rapportdato: 14.5.2014 Dato for tilsyn: 15.4.2013 5ted,RådhusetØfland Utarbeidet av: GunnarKlippenvågSørumog Knut

Detaljer

Arkivforvaltningen i Målselv

Arkivforvaltningen i Målselv Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Ørland kommune

Tilsyn med arkivene i Ørland kommune STATSARKIVET I TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Ørland kommune T ilsynsrapport Sak: 2013/ 5637 Dato for tilsyn: 15. 4. 2012 Sted: Rådhuset Ørland Rapportdato : xx x x Utarbeidet av: Gunnar Klippenvåg Sørum

Detaljer

Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER

Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER Kjetil Reithaug Statsarkivar Statsarkivet i Kristiansand NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER

Detaljer

Tilsyn med arkivforhold Tromsø kommune

Tilsyn med arkivforhold Tromsø kommune Tilsyn med arkivforhold Tromsø kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2016/24934 Dato for tilsyn: 12.12.2016 Sted: Tromsø Rapportdato: 30.1.2017 Utarbeidet av: Svein-Olaf Nilssen Innhold 1 INNLEDNING...3 1.1

Detaljer

Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport

Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport Oppsummere Riksrevisjonens funn Fokusere på Statsarkivet i Trondheims inspeksjoner av kommuner og våre funn De samsvarer i stor grad med Riksrevisjonens

Detaljer

Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer. Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi

Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer. Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi 1 Kort om Arkivverket Består av Riksarkivet + 8 regionale statsarkiv (Tromsø, Trondheim, Hamar,

Detaljer

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Kontaktseminar 2005 Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Organisering av arkivdepot, bruk av offentlige arkiver 1. Hva er et arkivdepot? 2. Hvilke funksjoner skal et arkivdepot ha? 3. Hva

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dagens meny 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokumentbehandlingen

Detaljer

Arkivplan. Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? www.sfj.no

Arkivplan. Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? www.sfj.no Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? Kva har me? Svært mykje arbeid er gjort i svært mange kommunar. Me har eit verktøy som gjer arkivplanen tilgjengeleg og lett å bruke Me kan utveksle

Detaljer

Tenkte å si litt om...

Tenkte å si litt om... Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Arkivlovgivning i endring

Arkivlovgivning i endring Arkivlovgivning i endring Sveinung Meyer Svendsen 20. April 2017 Tranøy kai Foto: Bjørn-Are Melvik HVORFOR HAR VI ARKIVLOVGIVNING? Arkivenes formål Formålet med arkivdanningen til offentlige organ: tilfredsstille

Detaljer

R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R

R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R 2 0 1 6 O M U N D E R S Ø K E L S E N Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester (også

Detaljer

Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015

Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015 Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015 Erfaringer fra tilsynsbesøk Arkivsjef Grete Gavelstad Tilsynsbesøk fra Datatilsynet 24. januar 2014 kl 0900-1200 Internkontroll og informasjonssikkerhet Formål

Detaljer

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune

Detaljer

Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger. oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 2010

Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger. oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 2010 Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 1 Svarprosent og svartidspunkt Kommuner (KOM) Svarprosent KOM: 89 % Svarprosent IKA: 68 % Svarprosent

Detaljer

Arkiv i kommunereformen

Arkiv i kommunereformen Arkiv i kommunereformen 1 Arkiv i kommunereformen dagens tema Erfaringer fra tilsyn Gjennomgang av veileder om kommunereformen og arkiv Gruppearbeid 2 Tilsynsområder Arkivplan, rutiner og instrukser Arkivansvar

Detaljer

Tilsyn med arkivtilhøva i Åmli kommune

Tilsyn med arkivtilhøva i Åmli kommune Tilsyn med arkivtilhøva i Åmli kommune Førebels tilsynsrapport Sak 2012/16684 Dato for tilsyn: 28.11.2012 Stad: Åmli Rapportdato: 3.1.201311.12.2012 Utarbeida av: Lars Aase Kjetil Reithaug Kjell J. Bråstad

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske

Detaljer

Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Dokumentsenter og arkiv

Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Dokumentsenter og arkiv Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester Dokumentsenter og arkiv Gruppeleder: Mette Holand 30.03.2017 Innhold Status på tjenesteområdet(ene) Dokument- og arkivtjenesten i dag... 2 Hvordan er

Detaljer

Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014

Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014 Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014 Om statistikken Riksarkivarens statistikk for kommunale arkivtjenester retter seg mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen startet opp i 2010, og er

Detaljer

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV Kontaktseminar 2007 av Frøydis Antonens, IKAT Arkivforskriften Periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv Når en periode blir avsluttet i elektronisk

Detaljer

Arkivhistorie i Norge

Arkivhistorie i Norge Lovverket Arkivhistorie i Norge 1270-årene:Lagabøtes «Hirdskrå». Fra 1300-tallet:Akershus slott og Kanselliarkivet, Danmark. 1572: Arkivet ble stattholderembete. 1840: fast embetsverk for nasjonalt arkiv.

Detaljer

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Formål med grunnkurs i arkiv Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv,

Detaljer

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet Omorganisering i offentlige organer Veiledning for arkivet Riksarkivaren 2007 2 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 20 Riksarkivaren, Oslo 2007 ISBN 978-82-548-0101-7 3 4 Innholdsfortegnelse 1 Innledning...

Detaljer

Ei g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer

Ei g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer H ARKIVVERKET STATSARKIVET I TROMSØ Ei g Gamvik kommune Postboks 174 9770 MEHAMN Deres ref Vår ref. Dato 2015/24156 SVNI 08.12.2015 Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer Statsarkivet i Tromsø

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015 Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen inneholder bl.a. spørsmål om

Detaljer

Arkiv 2013 27. november 2013

Arkiv 2013 27. november 2013 Arkiv 2013 27. november 2013 Innledning... 2 Organisering... 2 Arkivansvar og fullmakter... 5 Regelverk... 6 Arkivordning... 6 Sikkerhet... 7 Deponering... 8 Tiltaksplan... 9 2 Innledning I henhold til

Detaljer

Forslag til ny forskrift om offentlige arkiv. 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet

Forslag til ny forskrift om offentlige arkiv. 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet om offentlige arkiv 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet 1. Arkivloven med forskrifter (arkivregelverket) 2. Mindre detaljregulering overordnede og funksjonelle krav 3. Tilpasning til digital

Detaljer

Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune

Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 15/8762 Dato for tilsyn: 6.5.2015 Sted: Kommunehuset i Drangedal, Gudbrandsvei 7 Rapportdato:

Detaljer

QuestBack kvittering - > lig rapportering om arkivmessige forhold

QuestBack kvittering - > lig rapportering om arkivmessige forhold QuestBack kvittering - > lig rapportering om arkivmessige forhold - 211 Side 1 av 5 Dette er en automatisk generert kvittering fra QuestBack. Nedenfor finner du en kopi av svar p lig rapportering om arkivmessige

Detaljer

Saksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583

Saksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Saksframlegg Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Forslag til innstilling: 1. Bystyret vedtar at Trondheim kommune fremsetter søknad om medeierskap

Detaljer

Erfaringer med tilsyn

Erfaringer med tilsyn Erfaringer med tilsyn Foto: Per Kvalvik Marianne Rotvær Arkivleder Kristiansund kommune 21. Oktober 2015 Kristiansund kommune Møre og Romsdal 24 500 innbyggere ( 2014) 1800 faste ansatte (2014) Enhet IKT-

Detaljer

Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift

Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010 pr. 1.2.2010 - JPe Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift 1 Arkivplan for HiT Arkivplan for HiT utarbeides i ephorte (2009/3-10) Tidligere arkivplan omfattet

Detaljer

Erfaringer med tilsyn

Erfaringer med tilsyn Erfaringer med tilsyn Foto: Per Kvalvik Marianne Rotvær Arkivleder Kristiansund kommune 27. Mai 2015 Kristiansund kommune Møre og Romsdal 24 500 innbyggere ( 2014) 1800 faste ansatte (2014) Enhet IKT-

Detaljer

Kommunereformen og arkiv viktige forberedelser. Ole-Bjørn Fossbakk, IKAT. Scandic Grand Hotel, Tromsø, 21.5.2015

Kommunereformen og arkiv viktige forberedelser. Ole-Bjørn Fossbakk, IKAT. Scandic Grand Hotel, Tromsø, 21.5.2015 Kommunereformen og arkiv viktige forberedelser Ole-Bjørn Fossbakk, IKAT Scandic Grand Hotel, Tromsø, 21.5.2015 Struktur Innledning Kort historikk Arkivloven og arkivplan Oppgaver og planlegging før kommunesammenslåing

Detaljer

Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet

Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer 18.02.2010 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Læringsplattformer Digitale støttesystemer for undervisningsformål Brukes særlig for å administrere brukere og innhold

Detaljer

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet 1 Veiledningen Riksarkivarens Rapporter og retningslinjer nr. 23 Ligger tilgjengelig

Detaljer

Rapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune

Rapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 13/44 25.04.2013 Kommunestyret Arkivref: 2012/709-11 Saksbeh.: Arnhild Smeland, Arkiv- og systemansvarleg Avdeling: Administrasjonsavdelinga Dir.tlf.:

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015 Side 1 av 10 R3ZL SLCY-L485 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015 /S- z LC, Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen

Detaljer

Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten

Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Kirsti O.Sletten Pasientbehandling eller saksbehandling Forholdet mellom lovbestemt taushetsplikt, helsepersonells dokumentasjonsplikt etter helselovgivningen

Detaljer

Periodisering Petter Pedryc

Periodisering Petter Pedryc Periodisering 30.10.2009 Petter Pedryc petter.pedryc@ika-trondelag.no Periodisering hvorfor. Plasshensyn Gjelder primært for arkivdeler på papir kun delvis aktuell grunn i forhold til databaser Informasjonseffektivitet

Detaljer

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen.

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen. Innledning Det ble utarbeidet nye regler for bevaring/kassasjon i kommunal sektor som trådde i kraft 1.februar 2014. Ansvaret ble da lagt til kommunene for utarbeiding av kassasjonsfrister for arkivmateriale

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Nord-Odal kommune

Tilsyn med arkivholdet i Nord-Odal kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Nord-Odal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/1092 Dato for tilsyn: 27.2.2017 Sted: Nord-Odal rådhus Rapportdato: 12.5.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold

Detaljer

Vi viser til tilsendte høringsdokumenter av med forslag til endring av forskrift om offentlige arkiver (arkivforskriften).

Vi viser til tilsendte høringsdokumenter av med forslag til endring av forskrift om offentlige arkiver (arkivforskriften). Vår dato: 11.01.2017 Vår ref.: 17/013 Ark 800 Deres ref.: Kulturdepartementet Høringssvar ny forskrift om offentlige arkiv Vi viser til tilsendte høringsdokumenter av 17.10.2016 med forslag til endring

Detaljer

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Intern sone Sikker sone Versjon 01.03.2013 Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Aktivt arkiv Arkiv Arkiv- og saksbehandlingssystem Arkivbegrensning Arkivdel Arkivkode Arkivmateriale Arkivnøkkel Arkivperiode

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Gran kommune

Tilsyn med arkivholdet i Gran kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Gran kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/1213 Dato for tilsyn: 22.3.2017 Sted: Gran rådhus Rapportdato: 18.5.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold 1 Innledning...3

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen)

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets

Detaljer

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Følgende retningslinjer skal følges ved deponering og/eller avlevering av elektroniske arkiver

Detaljer

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010)

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010) Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3:13 (2009 2010) Presentasjon for Norsk Arkivråd Region Øst, 4. november 2010 Bakgrunn ABM-meldingen

Detaljer

^ 3 iuly 2010 MOTTATT. Rapport etter utført tilsyn ved UNN 9038 TROMSØ. Gjennomføring. Dokurrentsenteret UNN HF. Universitetssykehuset Nord-Norge

^ 3 iuly 2010 MOTTATT. Rapport etter utført tilsyn ved UNN 9038 TROMSØ. Gjennomføring. Dokurrentsenteret UNN HF. Universitetssykehuset Nord-Norge A R K I V V E R K E T STATSARKIVET I TROMSØ MOTTATT ^ 3 iuly 2010 Dokurrentsenteret UNN HF Universitetssykehuset Nord-Norge 9038 TROMSØ Deres ref. Vår ref. Dato 2010/2740 HILA 01.06.2010 Rapport etter

Detaljer

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer ARKIVPLAN FOR HATTFJELLDAL tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty KOMMUNE: uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui Retningslinjer for behandling

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Søndre Land kommune

Tilsyn med arkivholdet i Søndre Land kommune STATSARKIVET I HAMAR Tilsyn med arkivholdet i Søndre Land kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2015/31109 Dato for tilsyn: 04.02.2016 Sted: Søndre Land rådhus Rapportdato: 07.03.2016 Utarbeidet av: Thomas

Detaljer

Veiledning til bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950

Veiledning til bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950 Veiledning til bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950 Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver,

Detaljer

Periodisering av elektronisk arkiv. Arkivfaglig seminar Rica Dyreparken Hotell 29. mai 2013

Periodisering av elektronisk arkiv. Arkivfaglig seminar Rica Dyreparken Hotell 29. mai 2013 Periodisering av elektronisk arkiv Arkivfaglig seminar Rica Dyreparken Hotell 29. mai 2013 Hva er periodisering? Periodisering innebærer at arkivet og journalføringen deles inn i tidsbolker (perioder)

Detaljer

Høringssvar ny forskrift om arkiv

Høringssvar ny forskrift om arkiv INTERKOMMUNALT ARKIV I ROGALAND IKS Kulturdepartementet Postboks 8030 Dep 0030 OSLO Vår ref. Deres ref. Dato: 16/400-9/C66&13/7 16/1984 13.01.2017 Høringssvar ny forskrift om arkiv Det vises til høringsbrev

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for

Riksarkivarens årlige undersøkelse for Page 1 of 9 _V ;.:* Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 Svarfristen er onsdaq 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets

Detaljer

Saksframlegg. Trondheim kommune

Saksframlegg. Trondheim kommune Saksframlegg FORVALTNINGSREVISJON TRONDHEIM BYARKIV. TILBAKEMELDING OM OPPFØLGING. Arkivsaksnr.: 10/20770 ::: Sett inn innstillingen under denne linja Forslag til vedtak: Formannskapet tar tilbakemelding

Detaljer

Målekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd

Målekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd Målekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd 7. februar 2014 Arbeidsgruppe i NA Trine Nesland, Anne-Lise Kirkerud, Anja Vestvold, Vilde Ronge og Jorunn Bødtker NAs handlingsplan

Detaljer

Vedlikehold og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale

Vedlikehold og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale Vedlikehold og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale Foredrag på IKATs kontaktseminar 2004 av arkivsjef Hilde E. Bjørnå, IKAT Innhold Hva innebærer vedlikehold og langtidslagring? Bevaring og sikring

Detaljer

ARKIVFAGLIG FAGDAG. Hotell Scandic Kristiansand Bystranda 9. september 2016

ARKIVFAGLIG FAGDAG. Hotell Scandic Kristiansand Bystranda 9. september 2016 ARKIVFAGLIG FAGDAG Hotell Scandic Kristiansand Bystranda 9. september 2016 Program for dagen 10.00 Registrering, kaffe og frukt 10.15 11.00 - Velkommen og generell informasjon v. Monika og Gaute - Kommunereform

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Gjøvik kommune

Tilsyn med arkivholdet i Gjøvik kommune STATSARKIVET I HAMAR Tilsyn med arkivholdet i Gjøvik kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2014/13242 Dato for tilsyn: 03.02.2015 Sted: Gjøvik rådhus Rapportdato: 26.02.2015 Utarbeidet av: Thomas Øverby Sigrid

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester (Storbyundersøkelsen) for 2014 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2014.

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester (Storbyundersøkelsen) for 2014 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2014. Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester (Storbyundersøkelsen) for 2014 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2014. Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet

Detaljer

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010)

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010) Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3:13 (2009 2010) Presentasjon for IKA Rogaland 18. november 2010 Bakgrunn ABM-meldingen (1999):

Detaljer

Arkivlova og arkivforskrifta sine earkiv/ikt-sider

Arkivlova og arkivforskrifta sine earkiv/ikt-sider Arkivlova og arkivforskrifta sine earkiv/ikt-sider Arkivlova - 1. Føremål. Arkivlova intensjon: «Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i kommunene. Sammenstilling av svarene for 2010 og 2011

Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i kommunene. Sammenstilling av svarene for 2010 og 2011 Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i kommunene Sammenstilling av svarene for 2010 og 2011 Rapporten er utgitt 15. november 2012 Innhold Innledning...3 Oppsummering av funnene...4 Metodikk

Detaljer

Rapport Verran Kommune

Rapport Verran Kommune Dora1 Maskinistgata1 7042Trondheim postmottak@ika-trondelag.no Tlf: 97099 050 Org.nr:971375965 Bank:443506 06898 www.ika-trondelag.no Deresref/dato: Vårref: 15/311/ RL Dato:28.05.2015 Rapport Verran Kommune

Detaljer

Kontaktinfo Her legger du inn informasjon om den som fyller ut skjemaet.

Kontaktinfo Her legger du inn informasjon om den som fyller ut skjemaet. 2A5W HFSD T79I Side 1 av 9 R-76 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 MOT-TATT Svarfristen er onsdan 5.anril 2017. BJLIGN KOMMUNF. Du starter undersøkelsen ved å trykke

Detaljer

Siljan kommune. Arkiv. 29. november 2005

Siljan kommune. Arkiv. 29. november 2005 Siljan kommune Arkiv 2005 29. november 2005 Arkiv 2005 Innledning (2) Lovverk (3) Arkivansvar og arkivfullmakter (4) Arkivorganisering (7) Arkivordning (8) Post og arkivrutiner (11) Forbedring og utvikling

Detaljer

Mot det heilelektroniske arkiv - begreper og juss - Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Mot det heilelektroniske arkiv - begreper og juss - Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Mot det heilelektroniske arkiv - begreper og juss - Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Definisjon Arkiv 1) Dokument som blir til som del av ei verksemd, dvs. dokument som blir motteke eller

Detaljer

kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie

kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie Hva er fagsystemer De eldste fagsystemene som vi kjenner er registrene for håndtering av ulike typer enkle data Det i dag kaller fagsystem favner over en rekke

Detaljer

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Powerpointbilde nummer en Tips: Begynn med en vits Debatt? Debattinnlegg Rådmennenes skjulte milliongjeld Debattinnlegg?

Detaljer

Erfaringer fra tre fusjoner

Erfaringer fra tre fusjoner Erfaringer fra tre fusjoner 2009-2016 - sett fra et arkivfaglig ståsted Seksjonssjef Anita Dahlberg Om UiT Norges arktiske universitet - Vedtatt opprettet 1968 Breddeuniversitet med både klassiske universitetsfag

Detaljer

ARKIV. Kvæfjord kommune

ARKIV. Kvæfjord kommune ARKIV Kvæfjord kommune Kvæfjord kommune 3.100 innbyggere Stor kommunal virksomhet etter overtakelsen av ansvaret for tjenester til tidligere beboere ved Trastad gård. Kvæfjord kommune organisasjonskart

Detaljer

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring

Detaljer

Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg - Brev fra Riksarkivet Pålegg om utbedringer etter dokumentbasert tilsyn

Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg - Brev fra Riksarkivet Pålegg om utbedringer etter dokumentbasert tilsyn US-SAK NR: 20/2011 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØREN 1302 1901 SAKSANSVARLIG: GEIR TUTTUREN SAKSBEHANDLER(E): LAILA EBBESEN SMED ARKIVSAK NR:2010/579 Lukking av pålegg fra

Detaljer

Arkivverket Dokumentasjonsforvaltning - ny struktur. Kjetil Reithaug Fagdirektør Seksjon for Dokumentasjonsforvaltning,

Arkivverket Dokumentasjonsforvaltning - ny struktur. Kjetil Reithaug Fagdirektør Seksjon for Dokumentasjonsforvaltning, Arkivverket Dokumentasjonsforvaltning - ny struktur Kjetil Reithaug Fagdirektør Seksjon for Dokumentasjonsforvaltning, Ansvar og hovedoppgaver Forvaltning (avdelingen): Ansvar for Arkivverkets tjenester

Detaljer

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Samdok-konferansen, Gardermoen 11.11.2015 Jon Atle Haugen Riksarkivet 1 Saksbehandling Verdi som

Detaljer

Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal

Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal Om tilsyn og rammene for disse Fokusområder i tilsynsarbeidet Hovedutfordringen! Hvordan unngå å få avvik praktiske tips Kontaktkonferanse IKA Møre og Romsdal,

Detaljer

Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn

Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd Jubileumsseminar 26. oktober 2011 1 Hvem er jeg? Bibliotekar med påbygning fra Høgskolen i Oslo

Detaljer

Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale. IKAT kontaktseminar Grand Nordic Hotel, Tromsø 7. mai 2010

Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale. IKAT kontaktseminar Grand Nordic Hotel, Tromsø 7. mai 2010 Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale IKAT kontaktseminar Grand Nordic Hotel, Tromsø 7. mai 2010 Agenda Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale 1. Deponering vs. Avlevering

Detaljer

Justis- og politidepartementet V/Oddbjørn Vassli Postboks 8005 Dep 0030 Oslo Oslo, 29. juni 2011

Justis- og politidepartementet V/Oddbjørn Vassli Postboks 8005 Dep 0030 Oslo Oslo, 29. juni 2011 Justis- og politidepartementet V/Oddbjørn Vassli Postboks 8005 Dep 0030 Oslo Oslo, 29. juni 2011 Vergemål Stortinget vedtok våren 2010 ny Vergemålslov. Den nye loven har som hovedsiktemål å bedre rettssikkerheten

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Interkommunalt Arkiv i Vest - Agder

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Interkommunalt Arkiv i Vest - Agder Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program: 0900-1130 1130 lunsj 1215 1500 Arbeidsform: innledning om viktige emner - spørsmål og diskusjon i plenum oppgaveløsning

Detaljer

Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten

Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Forord Arbeidet med denne retningslinjen tok utgangspunkt i tanken om en felles retningslinje for brukermappene i pleie og omsorgstjenesten. Underveis

Detaljer

RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK,

RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, SORTERING OG REGISTRERING AV POST POSTMOTTAK TYDAL KOMMUNE... 2 POSTRUTINER FOR LEGEKONTORET... 2 MOTTAK AV E-POST... 3 MOTTAK AV ELEKTRONISKE-SKJEMA (E-SKJEMA)... 3 UTLEGGING

Detaljer

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009 Historikk og organisatoriske endringer Perioden 1991 2009 Ås kommune tok i bruk K-koder 01.01.91 og innførte gradvis Unique Sak Arkiv. Tidligere arkivsystem ble avsluttet fra denne dato. Alt gammelt materiale

Detaljer

Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner

Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner KDRS samling 23-24.05.2011 Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner HELHETLIG LØSNING FOR NORSKE KOMMUNER Moderne og effektiv

Detaljer

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet Omorganisering i offentlige organer Veiledning for arkivet Riksarkivaren 2007 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 20 Riksarkivaren, Oslo 2007 ISBN 978-82-548-0101-7 INNHOLDSFORTEGNELSE Riksarkivarens

Detaljer

Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms

Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms 1. Generelt om retningslinjene I arkivforskriften 5-12 heter det at kommuner og fylkeskommuner skal spesifisere

Detaljer