Ørland kommune. Tilsyn med arkivene i. Tilsynsrapport STATSARKIVETI TRONDHEIM. Sak: 2013/5637 Rapportdato:
|
|
- Margrete Mikalsen
- 6 år siden
- Visninger:
Transkript
1 STATSARKIVETI TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Ørland kommune Tilsynsrapport Sak: 2013/5637 Rapportdato: Dato for tilsyn: ted,RådhusetØfland Utarbeidet av: GunnarKlippenvågSørumog Knut Arild Knudsen Tilsynsrapport Ørland kommune
2 Innholdsfortegnelse 1 lnnledning Bakgrunn for tilsynet Mottatt dokumentasjon Deltakere Om kommunen Arkivansvar, arkivorganisering og arkivsystem Arkivansvar Organisering av arkivtjenesten Arkivplan Arkivdanning i journal og arkivsystem Kvalitetssikring av journal og arkivsystem Arkivdanning i fagsystem og klientarkiv Arkivrutiner Behandling av post og saksdokument Oppfølging av restanser Periodisering av arkiv Arkivlokaler... 9 Eldre og avsluttede arkiv Kommunens arkivdepot Avlevering av papirarkiver Avlevering av elektronisk arkivmateriale Publikums tilgang til arkivmaterialet Oppsummering og avvik Avvik/ pålegg... ll Tabell 1: Arkivrom
3 1 Innledning 1.1 Bakgrunn for tilsynet Statsarkivet i Trondheim var på vegne av Riksarkivaren, på tilsynsbesøk hos Ørland kommune den Hjemmelsgrunnlaget for Riksarkivarens tilsynsvirksomhet er gitt i lov av nr. 126 om arkiv 7: "Riksarkivaren har rettleiings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlege organ". Denne myndigheten er delegert til statsarkivarene. Statsarkivaren i Trondheim har Møre og Romsdal, Sør-Trøndelag, Nord-Trøndelag og Nordland som sitt distrikt. Hensikten med tilsynet var å undersøke om arkivdanning, arkivlokaler og rutiner knyttet til disse er i overensstemmelse med arkivloven og forskriften1. Formålet med denne loven er å sikre at arkiver som har kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettighetsmessig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for samtid og ettertid. Vi gjør oppmerksom på at det ikke har vært foretatt tilsyn med alle arkiv og arkivlokaler i kommunen. 1.2 Mottatt dokumentasjon Tilsynet ble varslet i brev av til Ørland kommune. Statsarkivet i Trondheim ba om å få tilsendt gjeldende arkivplan, arkivrutiner og relevante instrukser i forkant av tilsynet. Kommunen ga svar den , der følgende ble innsendt: - Lenke til kommunens arkivplan på arkivplan.no Kommunens arkivplan ble gjennomgått i forkant av tilsynet. Arkivleder hadde laget en presentasjon til tilsynet, som vi mottok i etterkant. I etterkant av tilsynet skrev Statsarkivet en midlertidig rapport hvor arkivforholdene i kommunen ble beskrevet. Vi sendte denne til Ørland kommune den , og ba samtidig om kommentarer til rapporten. Vi sendte purring og Vi har per dags dato ikke mottatt svar fra kommunen eller anmodning om utsatt frist. I den midlertidige rapporten ble arkivforholdene vi undersøkte beskrevet, og vi stilte spørsmål om disse til kommunen. Når kommunen har valgt å ikke gi osstilbakemelding, tar vi utgangspunkt i at de funn vi har gjort og de manglene vi har påpekt er korrekte. 1.3 Deltakere Fra kommunen møtte: o Leder for servicetorget Brit Brevik, som deltok under hele tilsynet o Arkivleder Kirsten Aune, som deltok under hele tilsynet 0 Rådmann Snorre Glørstad, som deltok i det innledende møtet Fra Statsarkivet i Trondheim møtte arkivar Gunnar Klippenvåg Sørum. 1 Lov om arkiv. LOV (i rapporten: arkivloven), Forskrift om offentlege arkiv FOR » (i rapporten: arkivforskriften) 3
4 Tilsynet ble gjennomført I Rådhuset på Brekstad. 1.4 Om knmmunon Kommunen omfattet fra 1837 Ørland, Bjugn og nordre del av Agdenes. I 1853ble Ørland oppdelt i Ørland og Bjugn herreder, og da Agdenes ble eget herred i 1896 fikk Ørland kommune dagens utstrekning. Administrasjonssenteret er Brekstad. Kommunen har i dag i ca innbyggere. Ørland kommune ble sist inspisert av statsarkivet i Z Arkivansvar, arkivorganisering og arkivsystem 2.1 Arkivarisvar 1-1 i arkivforskriften fastslår at i kommuner er arkivansvaret en del av det overordnede administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen. I henhold til arkivforskriftens 2-1 skal det daglige arkivarbeidet utføres av en arkivtjeneste, under daglig ledelse av en arkivansvarlig. Arkivforskriftens 5-1 stiller krav om at det løpende ansvaret for eldre og avsluttede blir plassert hos en depotansvarlig. Rådmannensoverordnede arkivansvar er fastslått i arkivplanen. Arkivleder har ansvar for arkivdanningen og de eldre og avsluttede arkivene. Arkivleder har ansvar for kontakt og koordinering mot Interkommunalt arkiv Trøndelag (heretter IKA). Kommunen har vært medeier i IKA siden 2001, og bruker IKAsom arkivdepot for papirarkiver og elektroniske arkiv. Det anmerkes ingen avvik. 2.2 Organisering av al ki\'[jcl1csu3i1 Arkivtjenesten skal som hovedregel være felles for organet, og i følge 2-4 i arkivforskriften skal arkivet være sentralisert så langt dette er praktisk tjenlig. I samme paragraf defineres hva som faktisk er kommunens aktive arkiv, der det presiseres at i det aktive arkivet inngår sakarkivet, journaler til dette, register og kopibøker m.v. Møtebøker, fagsystem, databaser og andre arkivserier og dokument som blir mottatt eller skapt i tilknytning til virksomheten til kommunen, er også en del av det aktive arkivet. Kommunen har hatt et felles postmottak og elektronisk journal siden 1998, og elektronisk arkiv siden Arkivtjenesten er organisatorisk lagt under servicekontoret. I alt er det 3 personer som jobber med arkiv, og det anslås at disse bruker ca. 1,5 stilling til arkivarbeid. Dette omtales som «for lite». Arkivtjenesten har ansvar for postmottak, skanning, journalføring, kvalitetssikring, opplæring og veiledning av saksbehandlerne og tilgangsstyring i systemet. Ordningen med fullelektronisk sentralarkiv innebærer at arkivmedarbeidere i ytre avdelinger/etater kun er ansvarlig for de fagsystemer og seriearkiv (objektarkiv/arkivdeler), som fortsatt må oppbevares på papir og som til en hver tid befinner seg på avdelingene. 4
5 Kommunen er med flere interkommunale samarbeid. Det gjelder blant annet Fosenbrann- og redningstjeneste og Fosen helse. Disse er delvis beskrevet i arkivplanen. Arkivene fra de interkommunale samarbeidene var ikke en del av tilsynet. Det anmerkes ingen avvik med arkivorganiseringen i kommunen. Kommunen er med i en rekke interkommunale samarbeid. Vi minner om at kommunens administrasjonssjef har det overordnete ansvaret for å dokumentere all virksomhet i sin kommune, også de delene som styres gjennom interkommunale samarbeid eller involverer private aktører. Kommunen og dens innbyggere skal til enhver tid kunne finne den dokumentasjonen de måtte ha krav på, og arkivene må derfor både skapesog forvaltes i henhold til regelverket. Arkivene fra disse samarbeidene er bare delvis beskrevet i arkivplanen. Det tyder på at det ikke finnes en samlet oversikt over hvilke samarbeid de er med i. Enoppdatert oversikt skal i henhold til kommunens planer legges inn i arkivplanen, men den mangler altså og må utarbeides og oversendes til oss. Fyll gjerne ut tabellen under: Fagområde Kommuner som er Organisering Arkivansvar Merknader med i samarbeidet 2.3 Aaimv-'p!;w. En kommune skal i henhold til Arkivforskriftens 2-2 til en hver tid skal ha en ajourført samleplan, en arkivplan, som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal vise hvilke instrukser, regler, planer m.v. som gjelder for arkivarbeidet. Planen skal gjelde for alle arkiver i kommunen. Arkivplanen er utviklet i arkivplan.no. Planen er grundig og god, og inneholder de rutiner og oversikter som man forventer. Det mangler rutiner for arkivdanningen utenfor ephorte, dvs for fagenhetene. l henhold til nye bevaringsregler gjeldende fra 1. februar 2014 skal rutiner innen flere oppgaveområder bevares. Ørland har et utstrakt arkivfaglig samarbeid med nabokommunen Bjugn. Derfor møtes arkivlederne i kommunene for å oppdatere og videreutvikle arkivplanen. I tillegg samarbeider kommunene med IKAnår det skal gjennomføres større endringer i rutinene og dermed planen. Det anmerkes ingen avvik. 2.4 Arkivdzuming i journal og airkivsysttnn Arkivforskriftens 2-6 til 2-9 fastslår at en kommune skal ha journal for registrering av dokument i de sakene man oppretter. ljournalen skal en registrere alle inngående og utgående dokument som 5
6 etter offentlighetsloven regnes som saksdokument for kommunen. Når man benytter elektronisk journal, skal man benytte et arkivsystem som følger Noark-standarden. Ørland kommune og Bjugn kommune har siden hatt felles database. Ansvaret mellom kommunene er regulert gjennom avtale. Kommunene er definert som egne arkivskapere, med egne journalenheter. Arkivdelene skilles ved at de defineres som enten 0K(Ørland) eller BK(Bjugn).Denne løsningen er godkjent av Riksarkivaren den Alle enheter i Ørland kommune er koblet til og bruker ephorte, som er et godkjent Noarksystem for elektronisk arkiv. l følge arkivansvarlig bruker alle ledere og saksbehandlerne i kommunen systemet, og det antas at det meste av arkivverdig dokumentasjon kommer i ephorte. Det er fokus på at det ikke skal foregå saksbehandling fra egne e-postadresser, men arkivpersonalet poengterte at dette fortsatt kan skje at ansatte saksbehandler fra egne e-postadresser. Kommunen har 26 ulike skjema på internett, der søkere kan søke elektronisk. Disseskjemaene blir automatisk importert og journalført i ephorte. Det anmerkes ingen avvik i forhold til journal og arkivsystem. Kommunen må fortsatt ha fokus på at saksbehandling fra saksbehandlernes e-postadresser ikke skal foregå. 2.5 Kvalitetssikring av journal og arkivsystem Arkivforskriftens 2-10 pålegger kommunen å ha administrative rutiner som sikrer at arkivtjenesten utfører kvalitetssikring avjournal- og arkivdatabasen. Kommunen har i arkivplanen, under punktet "Oppfølgingskontroll", utarbeidet rutiner for både arkivpersonell, saksbehandlere og ledere. Rutinene fanger opp de relevante arbeidsoppgavene i et elektronisk arkiv. For å undersøke om rutinene blir fulgt opp i praksis, gjennomgikk vi de ulike søkene i ephortebasen som går fra 2006og frem til idag. De relevante søk i forhold til arkivforskriftens krav er satt opp som predefinerte søk i systemet. Gjennomgangen viste at kommunen utfører den kvalitetskontrollen som er beskrevet i rutinen, både på saksnivåog på journalpostnivå. Det var imidlertid 371 utgående journalposter i status R. Mange av dem var eldre, og uten dokumenter knyttet til seg. Arkivpersonalet påpeker at de har varslet om disse feilene, man at det ikke følges opp av saksbehandlere og ledere. Kvalitetskontrollen i saksarkivsystemet er i henhold til arkivforskriftens krav. Det er imidlertid ikke heldig at kommunen medarbeidere ikke tar hensyn til de feil og mangler som fremkommer ved kvalitetskontrollen. Kommunen må gjennomgå og rette opp i de eldre journalpostene som står i status Rved enten å ferdigstille eller la dem utgå. Vi gjør oppmerksom på at uaktuelle saker (status U) skal være med i fremtidige uttrekk. Det anmerkes som et avvik i forhold til arkivforskriftens 2-10 at man ikke følger opp den kvalitetskontrollen som arkivtjenesten gjennomfører. 6
7 2.ó/\rki\.'tl;i1ii1i11gi fagsystexn og klientarkiv Det er tidligere, i punkt 2.2, påpekt at Arkivforskriftens 2-4 sin definisjon av arkivdanning favner videre enn arkivtjenestens journalsystem med tilhørende papirarkiv. Det betyr at all dokumentasjon som skapes i kommunen skal behandles etter regelverket, både elektroniske register, databaser, fagsystem og papirbaserte arkiver. For elektroniske register og databaser kreves det i utgangspunktet ikke arkiveksemplar på papir. Men systemene de inngår i, skal være godt nok dokumentert til at materialet kan brukes i arkivdepot. Dokumentasjonen skal inngå i arkivplanen. Dersom systemene produserer eller lagrer saksdokument, må systemene og rutinene oppfylle alle krav i arkivforskriftens 2-13, samt Riksarkivarens utfyllende bestemmelser i kapittel IXZ.Oppfylles ikke alle disse, må informasjonen oppbevares i papirformat. I arkivplanen finnes ikke informasjon om fagsystemene som de ulike enhetene bruker. Vi antar at kommunen ikke har oversikt over disse. Arkivleder var ikke kjent med at det finnes rutiner for den arkivdanningen og eventuelle papirarkiver som skapes i tilknytting. som skjer i disse enhetene, Fagsystemer og klientarkiv er arkiv på lik linje med kommunens arkivsystem. Håndtering av disse arkivene skal også være i samsvar med arkivlov og arkivforskrift. Kommunen mangler arkivrutiner og prosedyrer for håndtering av denne delen av arkivdanningen. Disse må utarbeides og blir en del av arkivplanen. Vi minner om at oversikten skal inneholde både aktive og utgåtte systemer. Dette anmerkes som et avvik i forhold til arkivforskriftens 2-4, og i forhold til 2-6 (journalføring) og kapittel 3 del A (arkivrutiner). Vi viser til punkt 5.3 for videre beskrivelser av elektroniske arkiver og systemer. 3 Arkivrutiner 3.1 Behandling av post og saksdokument I kapittel Ill del A i arkivforskriften stilles krav til rutiner for prosessen fra kommunen mottar en henvendelse og fram til behandlingen er avsluttet med et svardokument eller en beslutning om at henvendelsen ikke krever svar. Rutinene må inneholde beskrivelser for håndtering av henvendelser på alle former for media. De må gjelde for hele kommunens virksomhet. Det finnes gode og detaljerte rutiner for poståpning, Journalføring, e-poster og elektroniske skjema. Det mangler arkivrutiner for den arkivdanningen som skjer knyttet til de ulike fagsystemene, altså utover det som skjer i ephorte. 2FOR nr 1566: Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver 7
8 Det anmerkes som et avvik i forhold til kapittel Ill del A i arkivforskriften at kommunen ikke har arkivrutiner for deler av arkivdanningen. 3.2 Oppfølging av restanser Arkivforskriftens 3-7 fastslår at offentlige organ skal gjennomføre restansekontroll. Rutiner for restansekontroll skal være beskrevet i kommunens arkivrutiner. l følge oppfølgingsrutinene i arkivplanen påligger det ansvar både på saksbehandlere, ledere og arkivpersonell i forhold til å følge opp restansene. Det sendes ut restanselister fire ganger i året. Søki ephorte viste at selv om rutinene er på plass og restansekontrollen utføres, var det fremdeles en del restanser i systemet, og noen av disse var flere år gamle. Arkivet uttaler at det er problemer med at ledere og saksbehandlere i kommunen ikke følger opp varslene de får og gjør det de skal i forhold til eldre restanser. Rutinene er utformet slik at de oppfyller formkrav i arkivforskriften. Det er imidlertid ikke heldig at kommunens medarbeidere ikke tar hensyn til de feil og mangler som påpekes fra arkivtjenesten. Kommunen må gjennomgå og rette opp i dette. Det anmerkes som et avvik i forhold til arkivforskriften 3-7 at restansekontroll ikke følges opp. Det kan medføre at man får dårligere kontroll over saksbehandlingen. Man reduserer også muligheten for å bruke innebygd funksjonalitet i systemet i forhold til om tidsfrister overholdes, og om inngående dokumenter faktisk er blitt besvart. 3.3 Perindisering av arkiv Kravene til periodisering finnes i arkivforskriftens kapittel 3 del B. Sakarkivog den tilhørende journalen skal deles i perioder. Det skal være samsvar mellom periodeinndeling ijournalen og sakarkivet. Når en arkivperiode er avsluttet, skal arkivmaterialet fra perioden skilles ut fra det aktive arkivet. Når man setter bort arkivet skal det enkelte arkivstykke merkes tydelig, og det skal lages ei fullstendig avleveringsliste. Papirbaserte møtebøker, kopibøker og papirjournaler skal bindes inn. Når en periode blir avsluttet i en elektronisk journal, skal saker som hører til den avsluttede perioden tas ut fra den avsluttede basen, eller utgjøre en egen logisk enhet i eller i tilknytning til den aktive basen. En elektronisk kopi av basen for en avsluttet periode skal klargjøres for deponering i kommunens arkivdepot. Data organiseres som det er spesifisert i Noark-standarden, eller kommunen kan benytte et annet opplegg som på fullgod måte ivaretar hensyn til langtidslagring og framtidig dokumentasjon. lnntil 1998 førte man brevjournaler på papir. l perioden brukte kommunen det Noark 3- godkjent systemet Forum Winsak for journalføring. Arkivet var fortsatt på papir. Journalen fra Forum Winsak er tilgjengelig som historisk base i ephorte. Det er gjort uttrekk fra Forum Winsak, som ble mottatt og godkjent av IKA i Fra gikk man over til ephorte og elektronisk 8
9 arkiv, og da ble det satt skarpt skille i arkivet. Det er planlagt å periodisere ephorte i Det er i samarbeid med IKAog Bjugn kommune laget en plan for hvordan periodiseringen i 2015 skal foregå. Det anmerkes ingen avvik. Det er positivt at kommunen har deponert et uttrekk fra avsluttet periode hos IKA. 4 Arkivlokaler Arkivforskriften stiller krav til arkivlokaler slik at disse gir arkivene vern mot vann og fukt, mot brann og skadelig varme, mot skadelig påvirkning fra klima og miljø og mot skadeverk, innbrudd og ulovlig tilgang. Alle rom der man oppbevarer arkivmateriale over lengre tid, blir regnet som arkivlokale. Arkiv som er hyppig i bruk kan plasseresi vanlige kontorlokaler. Bortsettingsarkiv skal så langt som mulig plasseresi spesialrom for arkiv. Eldre og avsluttede arkiv skal plasseresi spesialrom for arkiv. Det stilles strengere krav til spesialrom enn til lokaler for dagligarkiv. Kommunens bortsettingsarkiv har flere brudd på krav som stilles i arkivforskriften. Vi viser til beskrivelse i tabell 1for vår vurdering av lokalene. Tilsyn viste at det er avvik i bortsettingsarkivet i forhold til de krav som stilles i arkivforskriften. Vi ber om en plan for utbedring av arkivlokalene, slik at disse oppfyller arkivforskriftens krav. Planen må inneholde både forslag til tiltak og tidsfrist for gjennomføring. 5 Eldre og avsluttede arkiv 5.1 Kommunens 'arkivdepot Arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål, og arkiv etter enheter som er nedlagte eller har avsluttet sin virksomhet, skal avleveres til arkivdepot. Arkivforskriften fastslår at kommuner skal opprette eget arkivdepot, plassere ansvaret for dette hos en depotansvarlig og at man skal utarbeide rutiner som ivaretar de spesifiserte kravene til arkivdepot i arkivforskriften. Kommuner kan overføre depotoppgaver til en interkommunal depotordning. Kommunen bruker IKAsom arkivdepot. Det finnes rutiner for håndtering av arkivene som skal deponeres hos IKA. I tillegg er det utarbeidet rutiner for når og hvordan man skal overføre elev- og barnehagemapper fra enhetene inn til sentralt bortsettingsarkiv. I følge arkivleder er så godt som alt av papirarkiver enten deponert hos IKA eller plassert i kommunens arkivrom i rådhuset. Det anmerkes ingen avvik i forhold til kommunens depotløsning og rutiner. 9
10 .Avlevering av papirarkiwfer For å sikre at arkiver blir bevart og at det er mulig å bruke dem, har arkivforskriftens 5-4 og 5-5 krav til hvordan arkivmateriale som skal avleveres og bevares i depot skal være ordnet. Dette er krav i forhold til pakking, for å sikre at arkivene ikke blir Ødelagt. Det stilles også krav til listeføring og etikettering, slik at det er mulig å finne frem i og bruke materialet. Det skal ogsåføres register for arkivbestand og tilvekst. Kommunen har deponert alle arkivsaker skapt før 1980, 72 hyllemeter, hos IKA.Alt er ordnet og katalogisert. I kommunens bortsettingslokaleri rådhuset står ca. 240 hm med uordnede arkiver (IKA/kommunens tall). Kommunen er i dialog med IKAom overføring og ordning av disse arkivene. Kommunen har et betydelig etterslep av uordnede eldre og avsluttede arkiver. Dette er et avvik i forhold til kravene i arkivforskriftens 5-4 og Avlevering av elektronisk zirkivrrtzfittirizlle Arkivforskriften og Normalinstruksen for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner stiller også krav til kommunene i forhold til håndtering av elektronisk skapt materiale. Avlevering av elektronisk skapt materiale skal omfatte definerte uttrekk av data fra IT-systemer, ikke IT-systemene i seg selv. Kommunen bør følge de samme reglene som benyttes for avlevering fra statlige organer til Arkivverketa, som gir bestemmelser om lagringsmedium, organisering av datauttrekk og krav til dokumentasjon om systemet og dataene. Dette innebærer at å ha en kopi av avsluttede systemer på en server ikke er en tilstrekkelig løsning for langtidsbevaring av elektronisk arkiv. Kommunen bruker IKAsom elektronisk depot. Det er utarbeidet rutiner, som finnes i arkivplanen, for uttrekk, overføring og deponering av elektroniske arkiv. Det er gjort uttrekk fra avsluttet Noarkbase, fra systemet Forum Winsak fra perioden lka har uttrekk fra barnevernssystemet Familia fra perioden , og fra sosialsystemet Humanus fra perioden (uttrekk gjort i 2010). Vi anmerker ikke avvik på dette punktet. Vi er usikker på om opplegget omtalt over dekker alle fagområder med bevaringsverdig materiale. 3Dissefinnes i " Forskrift 1. desember 1999 nr om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver", kapittel 8 og 9. 10
11 5.4 Publikums tilgang til arkivniatcriulet Kravi regelverket Arkivforskriftens 5-6 om tilgjengelighetfor publikumgir en generellplikt for offentlige arkivdepoter,herunderkommuner,til å leggeforholdenetil rette slikat publikumkangjøre brukav arkivmaterialet.unntaketer materiale somer unntatt for offentlighet.det er i utgangspunktet kommunenselvsomavgjørhvordanmaterialet skalgjørestilgjengelig.likevelgisdet enkelte føringer i regelverket,somskalfølges.blantannet skaldet kunnegisavskrift/kopierav dokumenter. Det er ogsåviktigat originaldokumenterkungjørestilgjengeligfor publikumundertilsyn. Det finnesskrevnerutiner og et fast oppleggfor brukav de arkiveneom er deponert hosika Trøndelag.Forde somønskerå benytte arkivsakeroppbevarti Rådhuset,har man et eget rom til dette. I og med at materialet stort sett er uordnet, er arkivkataloger ikke tilgjengelig. Det anmerkes som et avvik i forhold til arkivforskriftens 5-6 at kommunen ikke har en rutine og opplegg for å legge forholdene til rette for publikums bruk av arkivene oppbevart i rådhuset. 6 Oppsummering og avvik 6.1 Avvik /pålegg Innenfor de områder tilsynetble gjennomførti Ørlandkommuneble følgendeavvikfra arkivforskriftenavdekket: 1. Se rapportens punkt 2.5. Det anmerkes som et avvik i forhold til arkivforskriftens 2-10 at man ikke følger opp den kvalitetskontrollen som arkivtjenesten gjennomfører. 2. Se rapportens punkt 2.6 og 3.1: Kommunen mangler arkivrutiner deler av arkivdanningen. Dette anmerkessomet avviki forholdtil arkivforskriftens 2-4, og i forholdtil 2-6 (journalføring)og kapittel3 del A (arkivrutiner). 3. Se rapportenspunkt3.2: Det anmerkessomet avviki forholdtil arkivforskriften 3-7 at restansekontroll ikke følges opp. 4. Se rapportens punkt 4, samt vedlegg 1: Det er flere avvik i bortsettingsarkivet i forhold til arkivforskriftens kapittel Se rapportenspunkt5.2: Kommunenhar et betydeligetterslepav uordnedeeldre og avsluttedearkiver. Dette er et avviki forholdtil kravenei arkivforskriftens 5-4 og Se rapportens punkt 5.4: Det anmerkes som et avvik i forhold til arkivforskriftens 5-6 at kommunen ikke har en rutine og opplegg for å legge forholdene til rette for publikums bruk av arkivene oppbevart i rådhuset. 11
12 Vedlegg 1: Detaljert beskrivelse av arkivlokalene og avvik i disse. Tabell 1: ArkivI (:m 1 Temperatur og luftfuktighet Temperatur: 16.2 grader Luftfuktighet: 29.2 % RH Avvik i arkivlokaleti henhold til forskriftens kapittel 4. Krav til alle lokaler 4-3 Lokalet skal ikke være et tilfluktsrom 4-3 Lokalet skal væreplassert på sikker måte i bygningen (kan ikke skades fra bygningen/ tilstøtende aktiviteter) (vann, brann, eksplosjon) 4-4 Golv skal ha tilstrekkelig bæreevne 4-4 Reoler skal ha tilstrekkelig bæreevne 4-4 Lokalet skal ha tilstrekkelig kapasitet 4-4 Lokalet skal ha nok gulvplass til fremhenting 4-4 Reoler skal ikke være av brennbart materiale 4-4 Det skal ikke være lagret andre ting som reduserer tryggheten til arkivmaterialet 4-4 Arkivmateriale skal ikke stå rett på golvet 4-4 Arkivmateriale skal ikke inntil vegg 4-5 Lokalet skal ha fast renhold 4-5 Lokalet skal ha fast tilsyn 4-6 Lokalet skal være sikret slik vann og fukt ikke trenger inn 4-6 Det skal ikke være er vannrør i lokalet 4-6 & 4.7.1: Rommet skal ikke varmes opp med radiatorer / ovner (kilder med potensiell vann eller brannfare) fi\/ierknader Antatt Antatt 4-7.l I lokalet skal det ikke være annet elektrisk utstyr enn nødvendig 4-7.l El-sentral. strømmåler. sikringer eller liknende skal ikke være plassert i lokalet Lokalet skal være klassifisert som egen branncelle - brannmotstandsevne REl l Dører, luker osv inn til arkivlokalet skal kunne motstå åpen ild i minst 60 minutter (ha brannmotstandsevne EI 60) Ikke egen branncelle- kun lettvegg mot gangen Dør uten brannmotstandsevne 12
13 4-7.2 Dører skal være selvlukkende kke selvlukkende dør Det skal ikke være vindu (normalt) 4.7 3Lokalet skal ha automatisk brannalarm Det skal ikke være brukt maling, Antatt gulvbelegg og annet som fremmer brannspredning I lokalet skal det finnes Mangler hândslokkingsapparat 4-8 Lokalet skal ha stabilt klima (gjennom hele året) Mangler brannføler i arkivrommet 4-8 Lokalet skal kunne varmes opp til vanlig For kaldt, temperatur bør reguleres bedre. romtemperatur (gjennom hele året) (og holdes kjølig nok om sommeren) 4-9 Bygningsdeler som avgrenser arkivlokalet, skal være utformet slik at det er fullgodt sikret mot innbrudd og at uvedkommende slipper inn 4-9 Det skal finnes regler for hvem som har tilgang til lokalet 4-9 Lokalet skal ha innbruddsalarm Mangler 13
Tilsyn med arkivene i Ørland kommune
STATSARKIVET I TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Ørland kommune T ilsynsrapport Sak: 2013/ 5637 Dato for tilsyn: 15. 4. 2012 Sted: Rådhuset Ørland Rapportdato : xx x x Utarbeidet av: Gunnar Klippenvåg Sørum
DetaljerArkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim
Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:
DetaljerTilsyn med arkivene i Mandal kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Mandal kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/2435 Dato for tilsyn: 08.06.2017 Rapportdato: 30.08.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen
DetaljerTilsyn med arkivene i Holtålen kommune
STATSARKIVET I TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune Sak: 2013/5603 Dato for tilsyn: 12.3.2013 Sted: Rådhuset Tilsynsrapport Kommunen ga tilbakemelding til foreløpig rapport: 27.8.2013 Rapportdato:
DetaljerTilsyn med arkivene i Iveland kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Iveland kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/263 Dato for tilsyn: 29.03.2017 Rapportdato: 05.04.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1. Innledning...3 1.1 Bakgrunnen
DetaljerTilsyn med arkivene i Rennesøy kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Rennesøy kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/847 Dato for tilsyn: 19.04.2017 Rapportdato: 16.05.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen
DetaljerTilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune
STATSARKIVET I KRISTIANSAND Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune Lillian Lunden 24.06.2015 Tilsynsrapport Sak: 2015/5336 Dato for tilsyn: 16.04. og 20.04. 2015 Rapportdato: 24.06.2015 Utarbeidet
DetaljerTilsyn med arkivene i Lyngdal kommune
ARKIVVERKET - DOKUMENTASJONSFORVALTNING Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune Lillian Lunden Thomas Olsen [02.01.2017] Tilsynsrapport Sak: 2016/2642 Dato for tilsyn: 10.11.2016 Rapportdato: 02.01.2017
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Ørland kommune
Returadresse Pb 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO ØRLAND KOMMUNE Rådmann Postboks 401 7129 BREKSTAD Dato 06.04.2018 Din ref 4347/2018/614/KIRAUN Vår ref. 2018/295 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport
DetaljerEndelig tilsynsrapport og varsel om pålegg
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Meldal kommune Rådmann Postboks 8 7338 MELDAL Dato 30.04.2018 Din ref. 18/247-7/HETA Vår ref. 2018/1083 Saksbehandler Thomas Øverby Endelig tilsynsrapport
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Vevelstad kommune Rådhuset 8976 VEVELSTAD Dato 13.08.2019 Din ref. Vår ref. 2019/3936 Saksbehandler LILLUN/DOFO Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Moss kommune
Moss kommune Postboks 175 1501 MOSS Din ref. Vår ref. Dato 17/4523-5- MAM 2017/14508 PETKRI 08.01.2018 Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Moss kommune Arkivverket gjennomførte 10.10.2017
DetaljerGode arkivlokaler- viktig og relevant. http://www.hblad.no/bildeserier/article441722.ec e
Gode arkivlokaler- viktig og relevant http://www.hblad.no/bildeserier/article441722.ec e 1 Strakstiltak Enkeltark kan tørkes Protokoller bør frysetørres. Legges straks i fryser. Dette bare aktuelt om materialet
DetaljerVelkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen)
Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor, i dette tilfellet
DetaljerDØNNA KOMMUNE SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 12/999
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 12/999 KOMMUNEHUSET - FERDIGSTILLELSE AV ARKIVROM. INVESTERINGSSAK 2013. Rådmannens innstilling: Kommunestyret godkjenner at arkivlokalene
DetaljerKOMMUNEREFORM ARKIV OG DOKUMENTASJONSFORVALTNING. FASE II Hva må gjøres etter at vedtak om sammenslåing er fattet?
KOMMUNEREFORM ARKIV OG DOKUMENTASJONSFORVALTNING FASE II Hva må gjøres etter at vedtak om sammenslåing er fattet? 1 Sammenslåingsfasen Arkivverkets tilsynsvirksomhet og utfordringer i kommunal sektor Den
DetaljerArkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand
Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivstatistikken for 2014 9 % av kommunene begynt planlegging av arkivhåndtering ved evt kommunesammenslåing
DetaljerTilsyn med arkivene i Askim kommune
Tilsyn med arkivene i Askim kommune Endelig tilsynsrapport Tilsynsdato: 2.11.2017 Tilsynsgrunnlag: Arkivloven, arkivforskriften, Riksarkivarens forskrift, mottatt dokumentasjon fra kommunen, rapport fra
DetaljerStatsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport
Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport Oppsummere Riksrevisjonens funn Fokusere på Statsarkivet i Trondheims inspeksjoner av kommuner og våre funn De samsvarer i stor grad med Riksrevisjonens
DetaljerEndelig tilsynsrapport og varsel om pålegg
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Namsos kommune Rådmann Ketil Sørvig Serviceboks 1006 7809 NAMSOS Dato 12.07.2018 Din ref. 2018/1127-5 Vår ref. 2018/1560 Saksbehandler Sigrun Rasmussen Endelig
DetaljerEndelig tilsynsrapport og varsel om pålegg
Flesberg kommune Rådmann Jon Gjæver Pedersen 3623 LAMPELAND Din ref. Vår ref. Dato 2017/90 2017/889 LILLUN 19.02.2018 Endelig tilsynsrapport og varsel om pålegg Vi takker for godt samarbeid i forbindelse
DetaljerEndelig tilsynsrapport og varsel om pålegg
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Åfjord kommune Rådmann 7170 ÅFJORD Dato 24.05.2018 Din ref. 4302/2018/057/8MOSK Vår ref. 2018/1280 Saksbehandler Thomas Øverby Endelig tilsynsrapport og
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Lenvik kommune
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Lenvik kommune v/ Hennie Eidissen Dato 22.03.2019 Din ref. Vår ref. 2018/10662 Saksbehandler PETKRI/DOFO Endelig tilsynsrapport og pålegg om
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer
Fræna kommune Rådhuset 6440 ELNESVÅGEN Din ref. Vår ref. Dato 2017/2100-6 2017/12141 THOOVE 26.02.2018 Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer Vi takker for godt samarbeid i forbindelse med tilsynet.
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Telemark fylkeskommune Postboks 2844 3702 SKIEN Dato 28.06.2018 Din ref. Vår ref. 2018/2514 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Hobøl kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Hobøl kommune Elvestad 1827 HOBØL Dato 09.01.2019 Din ref. Vår ref. 2018/11522 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Kristiansand kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Kristiansand kommune Postboks 417 Lund 4604 KRISTIANSAND Dato 31.05.2018 Din ref. 201802212-9 Vår ref. 2018/2553 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport
DetaljerArkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer. Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi
Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi 1 Kort om Arkivverket Består av Riksarkivet + 8 regionale statsarkiv (Tromsø, Trondheim, Hamar,
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Hamarøy kommune - ny utsendelse
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Hamarøy kommune Oppeid 8294 HAMARØY Dato 03.01.2019 Din ref. Vår ref. 2018/12883 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer
Audnedal kommune Konsmogarden 6 4525 KONSMO Din ref. Vår ref. Dato 2017/14356 MARERV 29.01.2018 Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer Vi takker for godt samarbeid i forbindelse med tilsynet.
DetaljerInformasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune
Informasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune 20.02.2019 Kristin Nilsen, Dokumentasjonssenteret 26. april 2019 Ramberg i Flakstad kommune Foto: Erik Veigård Positive funn
DetaljerTilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune
Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 15/8762 Dato for tilsyn: 6.5.2015 Sted: Kommunehuset i Drangedal, Gudbrandsvei 7 Rapportdato:
DetaljerTilsyn med arkivforhold Alta kommune
Tilsyn med arkivforhold Alta kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/644 Dato for tilsyn: 2.3.2017 Sted: Alta rådhus Rapportdato: 20.4.2017 Utarbeidet av: Svein-Olaf Nilssen Torbjørn Andersen Innhold 1
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO SIRDAL KOMMUNE Tonstadveien 28 4440 TONSTAD Dato 19.03.2019 Din ref. Vår ref. 2018/19903 Saksbehandler LILLUN/DOFO Endelig tilsynsrapport og
DetaljerEndelig tilsynsrapport og varsel om pålegg
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Trondheim kommune Munkeg. 1 7004 TRONDHEIM Dato 20.08.2018 Din ref. Vår ref. 2018/2914 Saksbehandler Pétur Kristjánsson Endelig tilsynsrapport og varsel
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Songdalen kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO SONGDALEN KOMMUNE Songdalsvegen 53 4645 NODELAND Dato 10.10.2018 Din ref. Vår ref. 2018/9429 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerTilsyn med arkivholdet i Oppdal kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Oppdal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/4153 Dato for tilsyn: 28.4.2017 Sted: Oppdal rådhus Rapportdato: 30.10.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold 1 Innledning...3
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune
DetaljerOm tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn
Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn 1 Kort om Arkivverket
DetaljerTilsyn med arkivene i Bærum kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Bærum kommune Endelig tilsynsrapport Sak: 2017/3984 Dato for tilsyn: 15.06.2017 Rapportdato: 2.11.2017 Utarbeidet av: Pétur Kristjánsson Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske
DetaljerInformasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal
Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal Om tilsyn og rammene for disse Fokusområder i tilsynsarbeidet Hovedutfordringen! Hvordan unngå å få avvik praktiske tips Kontaktkonferanse IKA Møre og Romsdal,
DetaljerTilsyn med arkivholdet i Rauma kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Rauma kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/4158 Dato for tilsyn: 13.6.2017 Sted: Rauma rådhus Rapportdato: 1.8.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold 1 Innledning...3
DetaljerHva er et godt arkiv? Forbedringsarbeid i praksis
Hva er et godt arkiv? Forbedringsarbeid i praksis Pétur Kristjánsson, seniorrådgiver, Seksjon for dokumentasjonsforvaltning, Arkivverket IKAMR Kontaktkonferansen 29. mai 2018 1 Organisering av Arkivverket
DetaljerKontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver
Kontaktseminar 2005 Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Organisering av arkivdepot, bruk av offentlige arkiver 1. Hva er et arkivdepot? 2. Hvilke funksjoner skal et arkivdepot ha? 3. Hva
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Nordland fylkeskommune v/fylkesråd for økonomi Dato 25.03.2019 Din ref. 19/6 Vår ref. 2018/20432 Saksbehandler THOOVE/DOFO Endelig tilsynsrapport
DetaljerPeriodisering, bortsetting og avlevering
Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden.
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets spørreskjema er noe
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Åsnes kommune v/rådmann Rådhuset 2270 FLISA Dato 24.05.2019 Din ref. 19/71-4/EGN Vår ref. 2019/739 Saksbehandler THOOVE/DOFO Endelig tilsynsrapport
DetaljerTilsyn med arkivholdet i Nord-Odal kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Nord-Odal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/1092 Dato for tilsyn: 27.2.2017 Sted: Nord-Odal rådhus Rapportdato: 12.5.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold
DetaljerEndelig tilsynsrapport og varsel om mulig pålegg
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Spydeberg kommune Sidsel Liborg Stasjonsg. 35 1820 SPYDEBERG Dato 11.06.2018 Din ref. 18/135-5 / SLI Vår ref. 2018/1285 Saksbehandler Pétur Kristjánsson
DetaljerTilsyn med arkivforhold Tromsø kommune
Tilsyn med arkivforhold Tromsø kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2016/24934 Dato for tilsyn: 12.12.2016 Sted: Tromsø Rapportdato: 30.1.2017 Utarbeidet av: Svein-Olaf Nilssen Innhold 1 INNLEDNING...3 1.1
DetaljerArkiv i kommunereformen
Arkiv i kommunereformen 1 Arkiv i kommunereformen dagens tema Erfaringer fra tilsyn Gjennomgang av veileder om kommunereformen og arkiv Gruppearbeid 2 Tilsynsområder Arkivplan, rutiner og instrukser Arkivansvar
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Lindesnes kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO LINDESNES KOMMUNE Rådhusveien 9 4520 LINDESNES Dato 21.11.2018 Din ref. Vår ref. 2018/10045 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerR I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R
R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R 2 0 1 6 O M U N D E R S Ø K E L S E N Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester (også
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Sandnes kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO SANDNES KOMMUNE Lene Solhom Tamburstuen Jærveien 33 4319 SANDNES Dato 28.06.2018 Din ref. 17/17344-10 Vår ref. 2018/1124 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig
DetaljerEi g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer
H ARKIVVERKET STATSARKIVET I TROMSØ Ei g Gamvik kommune Postboks 174 9770 MEHAMN Deres ref Vår ref. Dato 2015/24156 SVNI 08.12.2015 Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer Statsarkivet i Tromsø
DetaljerHva har du gjort de siste 12 årene?
Fjorden Baby! Foto: promo http://www.nrk.no/lydverket/medvidapne-oyne/ Hva har du gjort de siste 12 årene? Norsk Arkivråd Region Øst Frokostmøte 9. mars 2011 Anne Mette Dørum, Riksarkivet 1 Har du sjekka
DetaljerStatistikk for kommunale arkivtjenester 2014
Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014 Om statistikken Riksarkivarens statistikk for kommunale arkivtjenester retter seg mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen startet opp i 2010, og er
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Ski kommune Postboks 3010 1402 SKI Dato 24.04.2018 Din ref. 18/538-22 Vår ref. 2018/1072 Saksbehandler Jon Sandven Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer
DetaljerArkivforvaltningen i Målselv
Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder
DetaljerRapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune
ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 13/44 25.04.2013 Kommunestyret Arkivref: 2012/709-11 Saksbeh.: Arnhild Smeland, Arkiv- og systemansvarleg Avdeling: Administrasjonsavdelinga Dir.tlf.:
DetaljerRiksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger. oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 2010
Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 1 Svarprosent og svartidspunkt Kommuner (KOM) Svarprosent KOM: 89 % Svarprosent IKA: 68 % Svarprosent
DetaljerTilsyn med arkiva i Sogndal kommune
ENDELEG TILSYNSRAPPORT Tilsyn med arkiva i Sogndal kommune Tilsynsdato: 14.9.2017 Tilsynsgrunnlag: Arkivlova, arkivforskrifta, Riksarkivaren si forskrift, motteken dokumentasjon frå kommunen, intervju
DetaljerArkiv 2013 27. november 2013
Arkiv 2013 27. november 2013 Innledning... 2 Organisering... 2 Arkivansvar og fullmakter... 5 Regelverk... 6 Arkivordning... 6 Sikkerhet... 7 Deponering... 8 Tiltaksplan... 9 2 Innledning I henhold til
DetaljerNordland. en arkivversting?
Nordland en arkivversting? Bolk 2 Tilsynsmetodikken Risikobasert utvelgelse av tilsyn Planer for 2019 Ti tips for en god dokumentasjonsforvaltning Spørsmål Tilsynsmetodikken Risikobasert utvelgelse av
DetaljerGrunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Grunnkurs arkiv Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dagens meny 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokumentbehandlingen
DetaljerRevisjon av arkivloven med forskrifter
Revisjon av arkivloven med forskrifter IKAs kontaktkonferanse 30. mai 2018 Lovverket Lov om arkiv Overordnede og grunnleggende bestemmelser om arkiv Gir kongen fullmakt til å gi utfyllende bestemmelser
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen)
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Rana kommune Postboks 173 8601 MO I RANA Dato 10.04.2019 Din ref. Vår ref. 2019/639 Saksbehandler JONSAN/DOFO Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerPERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV
PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV Kontaktseminar 2007 av Frøydis Antonens, IKAT Arkivforskriften Periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv Når en periode blir avsluttet i elektronisk
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO HELSE SØR-ØST RHF Postboks 404 2303 HAMAR Dato 12.08.2019 Din ref. Vår ref. 2019/1181 Saksbehandler MARERV/DOFO Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerSaksframlegg. Trondheim kommune
Saksframlegg FORVALTNINGSREVISJON TRONDHEIM BYARKIV. TILBAKEMELDING OM OPPFØLGING. Arkivsaksnr.: 10/20770 ::: Sett inn innstillingen under denne linja Forslag til vedtak: Formannskapet tar tilbakemelding
DetaljerOFFENTLIG ARKIVREGELVERKS OVERFØRINGSVERDI FOR PRIVATE VIRKSOMHETER? 7. desember 2017
OFFENTLIG ARKIVREGELVERKS OVERFØRINGSVERDI FOR PRIVATE VIRKSOMHETER? Spesialrådgiver Sigrun Rasmussen, Arkivverket Workshop SAMDOK privatarkiv 7. desember 2017 Forvaltning og kulturvern - samarbeid 2 Silicon
DetaljerEr det fare for slik skade? 4.1
SJEKKLISTE VED UTARBEIDELSE AV BYGNINGSFAGLIG RAPPORT Arkivforskriftens 4-3 Plassering av arkivlokale 4-3 Arkivlokala skal plasserast slik i bygningen at arkivmaterialet er godt verna. Ein skal særleg
Detaljerqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui
qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer ARKIVPLAN FOR HATTFJELLDAL tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty KOMMUNE: uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui Retningslinjer for behandling
DetaljerTilsyn med elektronisk arkivdanning i Lotteri- og stiftelsestilsynet
Tilsyn med elektronisk arkivdanning i Lotteri- og stiftelsestilsynet Endelig tilsynsrapport Sak 2017/21742 Dato for tilsyn: 29.03.2017 Sted: Førde, Rådhusgata Utarbeidet av: Geir Ivar Tungesvik Øivind
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Norges
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Norges delegasjon til EU v/rolf Einar Fife Dato 01.02.2019 Din ref. Vår ref. 2018/9645 Saksbehandler Thomas Øverby Endelig tilsynsrapport og
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015 Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen inneholder bl.a. spørsmål om
DetaljerErfaringer med tilsyn
Erfaringer med tilsyn Foto: Per Kvalvik Marianne Rotvær Arkivleder Kristiansund kommune 21. Oktober 2015 Kristiansund kommune Møre og Romsdal 24 500 innbyggere ( 2014) 1800 faste ansatte (2014) Enhet IKT-
DetaljerErfaringer med tilsyn
Erfaringer med tilsyn Foto: Per Kvalvik Marianne Rotvær Arkivleder Kristiansund kommune 27. Mai 2015 Kristiansund kommune Møre og Romsdal 24 500 innbyggere ( 2014) 1800 faste ansatte (2014) Enhet IKT-
DetaljerQuestBack kvittering - > lig rapportering om arkivmessige forhold
QuestBack kvittering - > lig rapportering om arkivmessige forhold - 211 Side 1 av 5 Dette er en automatisk generert kvittering fra QuestBack. Nedenfor finner du en kopi av svar p lig rapportering om arkivmessige
DetaljerTilsyn med arkivholdet i Søndre Land kommune
STATSARKIVET I HAMAR Tilsyn med arkivholdet i Søndre Land kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2015/31109 Dato for tilsyn: 04.02.2016 Sted: Søndre Land rådhus Rapportdato: 07.03.2016 Utarbeidet av: Thomas
DetaljerNye arkivforskifter. Monika Kurszus Håland Fagdag onsdag 30.mai 2018
Nye arkivforskifter Monika Kurszus Håland Fagdag onsdag 30.mai 2018 Forskrift om offentlege arkiv Ny arkivforskrift ble vedtatt av Kongen i statsråd 15. desember 2017 og forskriften har hjemmel i arkivloven
DetaljerVelkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 (Oslo-undersøkelsen)
Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 (Oslo-undersøkelsen) Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har
DetaljerTilsyn med arkivtilhøva i Åmli kommune
Tilsyn med arkivtilhøva i Åmli kommune Førebels tilsynsrapport Sak 2012/16684 Dato for tilsyn: 28.11.2012 Stad: Åmli Rapportdato: 3.1.201311.12.2012 Utarbeida av: Lars Aase Kjetil Reithaug Kjell J. Bråstad
DetaljerTilsyn med arkivholdet i Gran kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Gran kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/1213 Dato for tilsyn: 22.3.2017 Sted: Gran rådhus Rapportdato: 18.5.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold 1 Innledning...3
DetaljerPeriodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms
Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling
DetaljerArkivforskriften og Riksarkivarens forskrift. Ikrafttredelse
Arkivforskriften og Riksarkivarens forskrift Ikrafttredelse 01.01.2018 Men først en gjennomgang av forskriftene Riksarkivarens forskrift Ikrafttredelse 01.01.2018 Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige
DetaljerDeres ref Vår ref. Dato 2017/2880 GEITUN
Norsk filminstitutt Postboks 482 Sentrum 0105 OSLO Deres ref Vår ref. Dato 2017/2880 GEITUN 6.12.2017 Endelig tilsynsrapport Norsk filminstitutt og varsel om pålegg Vi takker for godt samarbeid i forbindelse
DetaljerARKIVVERKETS UNDERSØKELSE FOR KOMMUNALE ARKIVTJENESTER
ARKIVVERKETS UNDERSØKELSE FOR KOMMUNALE ARKIVTJENESTER EN PRESENTASJON AV SENTRALE FUNN FRA 2018 Arkivverkets årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester ble sendt ut for syvende gang i år (2018).
DetaljerVelkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019
Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har i tillegg et viktig ansvar
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Norad - Direktoratet for utviklingssamarbeid Dato 18.10.2018 Din ref. Vår ref. 2018/9704 Saksbehandler Jon Sandven Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring
DetaljerSaksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583
Saksframlegg Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Forslag til innstilling: 1. Bystyret vedtar at Trondheim kommune fremsetter søknad om medeierskap
DetaljerVelkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 (Oslo-undersøkelsen)
Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 (Oslo-undersøkelsen) Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har
DetaljerGrunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Formål med grunnkurs i arkiv Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv,
DetaljerKommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå?
Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå? IKAVAs kontaktkonferanse 2015 Turid Holen Kommunereform Stortinget har gitt tilsutning om å gjennomføre en kommunereform. Målet er større, mer robuste
DetaljerTenkte å si litt om...
Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner
Detaljer