Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune
|
|
- Ulrik Clausen
- 7 år siden
- Visninger:
Transkript
1 STATSARKIVET I TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune Sak: 2013/5603 Dato for tilsyn: Sted: Rådhuset Tilsynsrapport Kommunen ga tilbakemelding til foreløpig rapport: Rapportdato: Utarbeidet av: Knut Arild Knudsen 1
2 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse Innledning Bakgrunn for tilsynet Mottatt dokumentasjon Deltakere Om kommunen Arkivansvar, arkivorganisering og arkivsystem Arkivansvar Organisering av arkivtjenesten Arkivplan Arkivdanning i journal og arkivsystem Kvalitetssikring av journal og arkivsystem Arkivdanning i fagsystem og klientarkiv Arkivrutiner Behandling av post og saksdokument Oppfølging av restanser Periodisering av arkiv Arkivlokaler Eldre og avsluttede arkiv Kommunens arkivdepot Avlevering av papirarkiver Avlevering av elektronisk arkivmateriale Publikums tilgang til arkivmateriale Oppsummering av avvik Vedlegg 1: Beskrivelse av arkivlokalene
3 1 Innledning 1.1 Bakgrunn for tilsynet Statsarkivet i Trondheim var, på vegne av Riksarkivaren, på tilsynsbesøk hos Holtålen kommune den Hjemmelsgrunnlaget for Riksarkivarens tilsynsvirksomhet er gitt i lov av nr. 126 om arkiv 7: Riksarkivaren har rettleiings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlege organ. Denne myndigheten er delegert til statsarkivarene. Statsarkivaren i Trondheim har Møre og Romsdal, Sør-Trøndelag, Nord-Trøndelag og Nordland som sitt distrikt. Hensikten med tilsynet var å undersøke om arkivdanning, arkivlokaler og rutiner knyttet til disse, er i overensstemmelse med arkivloven og arkivforskriften 1. Formålet med denne loven er å sikre at arkiver som har kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettighetsmessig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for samtid og ettertid. Vi gjør oppmerksom på at det ikke har vært foretatt tilsyn med alle arkiv og arkivlokaler i kommunen, og at det kun er det som er beskrevet som er undersøkt. 1.2 Mottatt dokumentasjon Tilsynet ble varslet i brev av til Holtålen kommune. Statsarkivet i Trondheim ba om å få tilsendt gjeldende arkivplan, arkivrutiner og relevante instrukser i forkant av tilsynet. Kommunen ga svar i brev , der følgende ble innsendt: Lenke til kommunens arkivplan på arkivplan.no Kommunens arkivplan ble gjennomgått i forkant av tilsynet. Kommunen ga i brev datert tilbakemelding til foreløpig rapport, samt utfyllende opplysninger. 1.3 Deltakere Fra kommunen møtte: Rådmann Marius Jermstad deltok i det innledende møtet og under oppsummeringen Arkivleder Ragnhild Volden og Jorunn Volden, som arbeider i arkivet, deltok under hele tilsynet Fra Statsarkivet i Trondheim møtte: Arkivar Knut Arild Knudsen Tilsynet ble gjennomført i kommunehuset i Ålen. 1 Lov om arkiv. LOV (i rapporten: arkivloven), Forskrift om offentlege arkiv FOR (i rapporten: arkivforskriften) 3
4 1.4 Om kommunen Holtålen ble opprettet som formannskapsdistrikt i I 1855 ble Ålen skilt ut som egen kommune, og Holtålen kommune endret da navn til Haltdalen kommune. Ålen og Haltdalen ble slått sammen igjen den , og det opprinnelige kommunenavnet Holtålen ble igjen tatt i bruk. Holtålen kommune ble sist inspisert av Statsarkivet i Arkivansvar, arkivorganisering og arkivsystem 2.1 Arkivansvar 1-1 i arkivforskriften fastslår at i kommuner er arkivansvaret en del av det overordnede administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen. I henhold til arkivforskriftens 2-1 skal det daglige arkivarbeidet utføres av en arkivtjeneste, under daglig ledelse av en arkivansvarlig. Arkivforskriftens 5-1 stiller krav om at det løpende ansvaret for eldre og avsluttede arkiver blir plassert hos en depotansvarlig. Rådmannens overordnede arkivansvar er fastslått i arkivplanen. Arkivleder har ansvar for arkivdanningen, og for eldre og avsluttede arkiver. Arkivleder har ansvar for kontakt med Interkommunalt arkiv i Trøndelag (heretter IKA), der kommunen har vært medeier siden Kommunen bruker IKA som arkivdepot for papirarkiver og elektroniske arkiv. Flere av enhetene i kommunen bruker fagsystemer i saksbehandlingen. Det er avdelingslederne som har ansvar for at arkivdanningen er i samsvar med arkivlovens krav. Det anmerkes ingen avvik i forhold til plassering av arkivansvar. Arkivene etter interkommunale samarbeid ble ikke inspisert av Statsarkivet. Vi minner likevel om at kommunens administrasjonssjef har det overordnete ansvaret for å dokumentere all virksomhet i sin kommune, også de delene som løses gjennom interkommunale samarbeid eller involverer private aktører. Kommunen og dens innbyggere skal til enhver tid kunne finne den dokumentasjonen de måtte ha krav på, og arkivene må derfor både skapes og forvaltes i henhold til regelverket. 2.2 Organisering av arkivtjenesten Arkivtjenesten skal som hovedregel være felles for organet, og i følge 2-4 i arkivforskriften skal arkivet være sentralisert så langt dette er praktisk tjenelig. I samme paragraf defineres hva som faktisk er kommunens aktive arkiv, der det presiseres at i det aktive arkivet inngår sakarkivet, journaler til dette, register og kopibøker m.v. Møtebøker, fagsystem, databaser og andre arkivserier og dokumenter som blir mottatt eller skapt i tilknytning til virksomheten til kommunen, er også en del av det aktive arkivet. 4
5 Arkivtjenesten ligger organisatorisk under Serviceenheten, og 3 fast ansatte og 3 lærlinger utfører blant andre arbeidsoppgaver også arkivarbeidet. Kommunen har felles postmottak og arkiv, og alle enheter bruker sakarkivsystemet Elektronisk sak og arkiv (ESA). Arkivtjenesten journalfører og skanner alle inngående dokumenter i ESA. Unntaket er ungdomsskolen, som journalfører og skanner egen post. Arkivtjenesten har ingen arbeidsoppgaver knyttet til arkivdanningen i fagsystemene, og alle arbeidsoppgaver knyttet til arkiv gjøres på den enkelte enhet. En oversikt over fagsystemene finnes i rapportens del 2.6. Det anmerkes ingen avvik i forhold til arkivorganiseringen. 2.3 Arkivplan En kommune skal, i henhold til Arkivforskriftens 2-2, til en hver tid ha en ajourført samleplan, en arkivplan, som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal vise hvilke instrukser, regler, planer m.v. som gjelder for arkivarbeidet. Planen skal gjelde for alle arkiver i kommunen. Holtålen kommunes arkivplan ble sist oppdatert Det anmerkes ingen avvik, men det mangler rutiner for enkelte fagområder, jf. punkt 2.6, 3.1 og 5.2, som burde vært inkludert i arkivplanen. 2.4 Arkivdanning i journal og arkivsystem Arkivforskriftens 2-6 til 2-9 fastslår at en kommune skal ha journal for registrering av dokumenter i de sakene man oppretter. I journalen skal en registrere alle inngående og utgående dokumenter som etter offentlighetsloven regnes som saksdokumenter for kommunen. Når man benytter elektronisk journal, skal man benytte et arkivsystem som følger Noark-standarden. Holtålen har siden brukt ESA, og bruker nå versjon 8. ESA er et Noark 4-godkjent system for elektronisk arkiv. I databasen ligger arkivet til Holtålen kommune, og arkivet til Interkommunal brann- og redningstjeneste (tjeneste for Os, Røros, Tydal og Holtålen). 5
6 ESA er satt opp med følgende arkivdeler Arkivdel Betegnelse Format arkiv Ordningsprinsipp Elev Elevarkiv Det finnes elevmapper på papir i tillegg til det som er i ESA Navn Emne 07 Sakarkiv Alt elektronisk K-kode GID Byggesaksarkiv, delingsarkiv, jord/skog Det meste elektronisk, komplett på papir Gnr/Bnr IKB Interkommunal brann og redningstjeneste Emnearkiv (Røros, Os, Tydal og Holtålen) Elektronisk og på papir K-kode og gnr / bnr Møtesak 07 Møtesaker 2007 Papir Innbundet i permer (møtebok) Personal Personalarkiv Elektronisk Navn Plansak Plansaker Papir K-koder Alle saksbehandlere i kommunen, i alt ca 25 personer, bruker systemet. Saksbehandling fra egne e- postkasser er ikke tillatt, og arkivleder mener at det ikke foregår. Arkivleder mener at all arkivverdig dokumentasjon kommer i systemet. Holtålen er en liten kommune, slik at arkivleder mener å ha god oversikt over den saksbehandling som foregår i kommunen. Kommunen har tatt i bruk flere løsninger der det kan søkes elektronisk på internett. Disse løsningene fungerer i følge kommunen godt opp mot ESA, og søknadene blir automatisk matet inn og journalført i systemet. Det anmerkes ingen avvik i forhold til arkivsystemet, eller rutiner for dette. Vi har enkelte kommentarer til kvalitetssikring og bruk av systemet, se neste punkt. 2.5 Kvalitetssikring av journal og arkivsystem Arkivforskriftens 2-10 pålegger kommunen å ha administrative rutiner som sikrer at arkivtjenesten utfører kvalitetssikring av journal- og arkivdatabasen. Kommunen har i arkivplanen rutiner for kvalitetssikring som gjelder både for arkivpersonell, saksbehandlere og ledere. Arkivleder sa at man ikke helt hadde kommet i gang med disse arbeidsoppgavene. For å sjekke status i forhold til praktisering av disse rutinene gjorde arkivleder søk i ESA for oss, både i aktiv periode og i den historiske basen. På saksnivå i ESA: Det ble søkt etter saker i status reservert (R). Når saksbehandler oppretter en sak, settes saken automatisk i status R. Arkivtjenesten skal jevnlig søke opp saker i status R, kvalitetssikre saksopplysningene, og deretter endre status til under behandling (U). Søk viste at det bare var noen enkeltsaker i status R. Det forteller oss at kvalitetssikringen gjennomføres som forutsatt. På journalpostnivå i ESA: Det ble søkt etter utgående journalposter i status R (reservert). Dette er utgående dokumenter som er opprettet av saksbehandler, og som i henhold til status er under 6
7 arbeid. Når et dokument (brev) er ferdig, skal saksbehandler endre journalpostens status til F (ferdig). Det var i alt 295 utgående journalposter i status R. Flere av disse journalpostene var opprettet for relativt lenge siden, 27 var fra 2008, 16 var fra 2009 og 16 var fra Det ble også søkt etter utgående journalposter i status F (ferdig). Dette er journalposter som er ferdig fra saksbehandler, som arkivtjenesten skal kvalitetssikre og journalføre. Søket etter denne status ga treff bare på noen få journalposter, i alt 5 for årene Søk i historisk base (Kontor 2000): Journaldata fra Kontor 2000 fra perioden er tilgjengelig som historisk base. I en historisk base skal alle saker være avsluttet, alle journalposter skal være journalført og ingen restanser skal gjenstå. Søkene i historisk base viste at på saksnivå sto 2 saker som reservert, 3 saker sto i status under behandling. På journalpostnivå sto 41 journalposter i status R. Det var også 2 journalposter som fortsatt sto med restanse. Arkivet må ha fokus på kvalitetssikring av arkivdatabasen. Statsarkivets søk viste at det var en del journalposter som står i feil status i den aktive basen. Det må rettes opp i dette, og rutinene må følges i fortsettelsen. Det anmerkes at dette er et avvik i forhold til arkivforskriftens 2-10 (kvalitetssikring), og mulig i forhold til arkivforskriftens krav om journalføring, jf 2-6 (fordi dokumenter i feil status ikke kommer i journal/offentlig journal). Når det gjelder søkene i den avsluttede basen, vil vi påpeke at man ikke er à jour i forhold til det arbeidet som skulle vært utført i forbindelse med det skarpe skillet (avslutning av perioden). I en avsluttet periode skal alle saker være avsluttet, og alle journalposter skal ha status journalført. 2.6 Arkivdanning i fagsystem og klientarkiv Det er tidligere, i punkt 2.2, påpekt at Arkivforskriftens 2-4 definerer arkivdanning bredere enn arkivtjenestens journalsystem med tilhørende papirarkiv. Det betyr at all dokumentasjon som skapes i kommunen skal behandles etter regelverket, både elektroniske register, databaser, fagsystem og papirbaserte arkiver. For elektroniske register og databaser kreves det i utgangspunktet ikke arkiveksemplar på papir. Men systemene de inngår i, skal være godt nok dokumentert til at materialet kan brukes i arkivdepot. Dokumentasjonen skal inngå i arkivplanen. Dersom systemene produserer eller lagrer saksdokumenter, må systemene og rutinene oppfylle alle krav i arkivforskriftens 2-13, samt Riksarkivarens utfyllende bestemmelser i kapittel IX 2. Oppfylles ikke alle disse, må informasjonen oppbevares i papirformat. Innenfor flere fagområder i kommunen brukes elektroniske fagsystemer i saksbehandlingen. Dette er elektroniske støttesystemer som er spesialisert for saksbehandlingen innenfor fagområdet. I arkivplanen finnes informasjon om hvilke systemer som er brukt, og denne danner grunnlag for 2 FOR nr 1566: Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver 7
8 tabellen under. Kommunen har også gitt utfyllende informasjon i forbindelse med kommentarer til foreløpig rapport, som er tatt inn i tabellen. System / fagområde Fra dato Informasjon om systemet Hvilke rutiner finnes for bruk av systemet / arkivrutiner Socio: Sosialtjenesten Journalføring og saksbehandling av klienter innen sosialtjenesten (NAV). Arkivering skal foregå på papir Gerica: Omsorg Journalføring og saksbehandling av klienter innen omsorg. Arkivering skal foregå på papir Arkivrutiner finnes på arkivplan.no Arkivleder har forespurt fagansvarlig om arkivrutiner. Foreligger ikke per september 2013, men skal legges på arkivplan.no straks arkivleder får rutinene CustoMed: Legekontor System for legekontor Arkivrutiner finnes på arkivplan.no HS Pro: Helsesøster System for helsesøster. Arkivering skal Arkivrutiner finnes på arkivplan.no foregå på papir Extensor: Fysioterapi Arkivrutiner finnes på arkivplan.no Fronter: Skolene Arkivleder har forespurt fagansvarlig om arkivrutiner. Foreligger ikke per september 2013, men skal legges på arkivplan.no straks arkivleder får rutinene GAB: Kartregister Arkivleder har forespurt fagansvarlig om arkivrutiner. Foreligger ikke per september 2013, men skal legges på arkivplan.no straks arkivleder får rutinene GIS-line: Geografiske data Arkivrutiner finnes på arkivplan.no Kom Tek: Geografiske data Arkivrutiner finnes på arkivplan.no LGO-kartavdelingen Arkivrutiner finnes på arkivplan.no MediLink: Legekontoret Meldingsutvekslingssystem Arkivrutiner finnes på arkivplan.no NPL: Lønnsavdelingen Fagsystem for lønn Fra er dette et interkommunalt samarbeid. Os kommune er vertskommune. Rutinene finnes på arkivplan.no System X Legekontoret Arkivrutiner finnes på arkivplan.no Sysvak Ligger under HS Pro. Vaksinasjon Arkivrutiner finnes på arkivplan.no WIS Skole Fagsystem for skolene Arkivleder har forespurt fagansvarlig om arkivrutiner. Foreligger ikke per september 2013, men skal legges på arkivplan.no straks arkivleder får rutinene Wisma kulturskole Fagsystem for kulturskole Arkivrutiner finnes på arkivplan.no Avsluttede systemer Fra og til dato BV Pro: Barnevern Fra 2008 interkommunalt. Arkivverdige dokumenter skal finnes i klientmappa. Uttrekk av data fra systemet er gjort av IKA. 8
9 Noen av enhetene som bruker disse systemer, har utarbeidet arkivrutiner. Forholdet mellom hva som skal legges inn i systemene, og hva som skal inn i ESA, og hva som skal legges i papirarkiv, er klart definert i rutinene vi har gjennomgått. Tilsynet omfattet ikke sjekk av fagsystemer, og hvordan arkivdanningen konkret foregikk i tilknytting til disse. Kommunen har et bevisst forhold til at fagsystemer og klientarkiv er arkiv på lik linje med kommunens arkivsystem, og man må fortsette det arbeidet som er startet, slik at hele arkivdanningen skjer i henhold til regelverket. 3 Arkivrutiner 3.1 Behandling av post og saksdokument I kapittel III del A i arkivforskriften stilles krav til rutiner for hele saksbehandlingsprosessen fra kommunen mottar en henvendelse og fram til behandlingen er avsluttet med et svardokument eller en beslutning om at henvendelsen ikke krever svar. Rutinene må inneholde beskrivelser for håndtering av henvendelser på alle former for media. De må gjelde for hele kommunens virksomhet. Det finnes gode og detaljerte rutiner for poståpning, journalføring, skanning, håndtering av e-poster og elektroniske skjema. Det er uarbeidet arkivrutiner for noen av fagområdene som bruker fagsystemer, slik at kommunen har en del arkivrutiner for arkivdanningen utover den som skjer i ESA. I tilbakemelding til foreløpig rapport, har kommunen sendt en oversikt over rutinene som finnes. Vi har gjennomgått noen av disse. Rutinene fremstår som relevante, og det fremkommer hvilken dokumentasjon som skal inn i fagsystemene og hva som skal journalføres og arkiveres i ESA. Kommunen mangler imidlertid rutiner for enkelte fagområder. Det er positivt at kommunen har arbeidet for å utarbeide arkivrutiner for arkivdanningen innenfor flere fagområder. Det anmerkes likevel som et avvik i forhold til kapittel III del A i arkivforskriften at kommunen ikke har arkivrutiner for all arkivdanning. 3.2 Oppfølging av restanser Arkivforskriftens 3-7 fastslår at offentlige organ skal gjennomføre restansekontroll. Rutiner for restansekontroll skal være beskrevet i kommunens arkivrutiner. Det finnes rutiner for restansekontroll i arkivplanen. Kommunen har ikke kommet i gang med dette i praksis. Arkivleder søkte opp restanser i ESA under tilsynet. Et søk for året 2007, viste at mange inngående journalposter fra dette året fortsatt sto med restanse. Det ble også søkt etter totalt antall restanser i basen, som viste at antallet restanser var høyt. 9
10 Det anmerkes som et avvik til arkivforskriftens 3-7 at kommunen ikke gjennomfører restansekontroll. 3.3 Periodisering av arkiv Kravene til periodisering finnes i arkivforskriftens kapittel 3 del B. Sakarkiv og den tilhørende journalen skal deles i perioder. Det skal være samsvar mellom periodeinndeling i journalen og sakarkivet. Når en arkivperiode er avsluttet, skal arkivmaterialet fra perioden skilles ut fra det aktive arkivet. Når man setter bort arkivet skal det enkelte arkivstykke merkes tydelig, og det skal lages ei fullstendig avleveringsliste. Møtebøker, kopibøker og papirjournaler skal bindes inn. Når en periode blir avsluttet i en elektronisk journal, skal saker som hører til den avsluttede perioden tas ut fra den avsluttede basen, eller utgjøre en egen logisk enhet i eller i tilknytning til den aktive basen. En elektronisk kopi av basen for en avsluttet periode skal klargjøres for deponering i kommunens arkivdepot. Data organiseres som det er spesifisert i Noark-standarden, eller kommunen kan benytte et annet opplegg som på fullgod måte ivaretar hensyn til langtidslagring og framtidig dokumentasjon. Inntil 1998 brukte kommunen papirjournal for journalføring. Kontor 2000 ble brukt i perioden , da man hadde elektronisk journal og papirarkiv. Det ble satt skarpt skille i journalen og arkivet da man gikk over til ESA og elektronisk arkiv i Den avsluttede journalperioden fra Kontor 2000 er overført som historisk base i ESA, og i følge tilbakemelding fra kommunen er elektronisk kopi deponert i arkivdepot. De papirbaserte arkivene er satt bort, men de er ikke gjennomgått og listeført. Det ble fra påbegynt et mykt periodeskille med en overlappingsperiode som skal gå fram til Periodiseringen gjelder kun sakarkivet (arkivdelen Emne 07). Det anmerkes ingen avvik i forhold til periodiseringen. At papirbaserte arkiver ikke er gjennomgått og listeført da de ble satt bort, bidrar til at man har et etterslep av uordnede arkiver. Vi viser for øvrig til punkt Arkivlokaler Arkivforskriften stiller krav til arkivlokaler slik at disse gir arkivene vern mot vann og fukt, mot brann og skadelig varme, mot skadelig påvirkning fra klima og miljø og mot skadeverk, innbrudd og ulovlig tilgang. Alle rom der man oppbevarer arkivmateriale over lengre tid, blir regnet som arkivlokale. Arkiv som er hyppig i bruk kan plasseres i vanlige kontorlokaler. Bortsettingsarkiv skal så langt som mulig plasseres i spesialrom for arkiv. Eldre og avsluttede arkiv skal plasseres i spesialrom for arkiv. Det stilles strengere krav til spesialrom enn til lokaler for dagligarkiv. 10
11 Arkivlokalene i kjelleren i rådhuset ble inspisert. Fjernarkivet i kjelleren har visse mangler, og kommunen har utarbeidet en plan for å lukke avvikene. Det står i tillegg noen skap med arkiver på gangen i kjelleren, som anses som en uheldig løsning. Kommunen er i ferd med å utbedre et rom, der det er planlagt å flytte inn materialet fra gangen og arkivene som står i karusellen i 1 etasje. Rommet som kommunen er i ferd med å utbedre, ble ikke vurdert, men det ble poengtert at arkivforskriftens krav følges under ombyggingen. Tilsynet viste at det er avvik i bortsettingsarkivet i kjelleren i forhold til de krav som stilles i arkivforskriften kapittel 4. Kommunen har utarbeidet en plan for å lukke avvikene. Som en del av svaret på rapporten, ber vi om en status for lukking av avvikene, samt en tidsplan for lukking av avvik som fortsatt finnes. 5 Eldre og avsluttede arkiv 5.1 Kommunens arkivdepot Arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål, og arkiv etter enheter som er nedlagte eller har avsluttet sin virksomhet, skal avleveres til arkivdepot. Arkivforskriften fastslår at kommuner skal opprette eget arkivdepot, plassere ansvaret for dette hos en depotansvarlig og at man skal utarbeide rutiner som ivaretar de spesifiserte kravene til arkivdepot i arkivforskriften. Kommuner kan overføre depotoppgaver til en interkommunal depotordning. Kommunen bruker IKA som arkivdepot. Det finnes rutiner for håndtering av arkivene som skal deponeres hos IKA. De eldste arkivene fra kommunen er deponert hos IKA eller befinner seg i fjernarkivet i kjelleren i kommunehuset. I tillegg står noen av de eldre arkivene fra enhetene hos disse, mens deler stod i kjelleren i bortsettingsarkivet. Kommunen har ikke oversikt over hva som står hvor. Det anmerkes ingen avvik i forhold til rutiner og instrukser for arkivdepot, men det anmerkes at kommunen ikke har oversikter over eldre og avsluttede arkiver hos enhetene. 5.2 Avlevering av papirarkiver For å sikre at arkiver blir bevart og at det er mulig å bruke dem, har arkivforskriftens 5-4 og 5-5 krav til hvordan arkivmateriale som skal avleveres og bevares i depot skal være ordnet. Dette er krav i forhold til pakking, for å sikre at arkivene ikke blir ødelagt. Det stilles også krav til listeføring og etikettering, slik at det er mulig å finne frem i og bruke materialet. Det skal også føres register for arkivbestand og tilvekst. 11
12 Kommunen har deponert 58 hyllemeter hos IKA, hvorav alt er ordnet og listeført. I kommunens fjernarkiv står betydelige mengder med uordnede arkiver, anslått av kommunen til å være i overkant av 120 hyllemeter. I tillegg til dette står det arkivmateriale hos enhetene, som også antas å være uordnet. Kommunen har et betydelig etterslep av uordnede eldre og avsluttede arkiver, og det mangler oversikter over de eldre arkivene. Dette er et avvik i forhold til kravene i arkivforskriftens 5-4 og Avlevering av elektronisk arkivmateriale Arkivforskriften og Normalinstruksen for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner stiller også krav til kommunene i forhold til håndtering av elektronisk skapt materiale. Avlevering av elektronisk skapt materiale skal omfatte definerte uttrekk av data fra IT-systemer, ikke IT-systemene i seg selv. Kommunen bør følge de samme reglene som benyttes for avlevering fra statlige organer til Arkivverket 3, som gir bestemmelser om lagringsmedium, organisering av datauttrekk og krav til dokumentasjon om systemet og dataene. Dette innebærer at å ha en kopi av avsluttede systemer på en server ikke er en tilstrekkelig løsning for langtidsbevaring av elektronisk arkiv. Kommunen bruker IKA som elektronisk depot. IKA deponerer uttrekk fra fagsystemer på vegne av kommunen. Det er utarbeidet rutiner, som finnes i arkivplanen, for uttrekk, overføring og deponering av elektroniske arkiv. Kommunen har utarbeidet en oversikt over de uttrekk som er deponert hos IKA Trøndelag: System Fagområde Periode Uttrekk gjort ESA (Kontor 2000) Journal (sakarkiv) Socio Sosialtjenesten (sammen med Røros og Os) HsPro Helse Helse PPI Pedagogisk-psykologiske tjeneste BvPro Barnevern (sammen med Røros og Os) PPI Pedagogisk-psykologiske tjeneste(sammen med Røros og Os) Familia (sammen med Røros og Os) Disse finnes i Forskrift 1. desember 1999 nr om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, kapittel 8 og 9. 12
13 Våren 2013 sendte man uttrekk fra barnevernssystem, og det er planlagt å sende et nytt uttrekk fra sosialtjenesten høsten Kommunen har gjort uttrekk og har i samarbeid med IKA et opplegg for bevaring av elektronisk skapt materiale, men vi kan ikke se at opplegget omfatter alle systemer med bevaringsverdig dokumentasjon i kommunen (jf punkt 2.6). Det kan selvsagt skyldes at kommunen, og IKA, enten vurderer at man for enkelte fagområder enten skal bevare dokumentasjonen på papir, eller at man vurderer at dokumentasjonen ikke er bevaringsverdig ut fra gjeldende regelverk. I tilfelle bør dette beskrives i arkivplanen. Det anmerkes derfor som et avvik i forhold til arkivforskriftens 3-17 at kommunen ikke har en komplett plan som dokumenterer hvordan elektronisk skapt materiale skal bevares på lang sikt. Vi ber om en plan for håndtering av elektronisk skapt materiale. Alle systemer med bevaringsverdig informasjon må beskrives i planen Publikums tilgang til arkivmateriale Arkivforskriftens 5-6 om tilgjengelighet for publikum gir en generell plikt for offentlige arkivdepoter, herunder kommuner, til å legge forholdene til rette slik at publikum kan gjøre bruk av arkivmaterialet. Unntaket er materiale som er unntatt for offentlighet. Det er i utgangspunktet kommunen selv som avgjør hvordan materialet skal gjøres tilgjengelig. Likevel gis det enkelte føringer i regelverket, som skal følges. Blant annet skal det kunne gis avskrift/kopier av dokumenter. Det er også viktig at originaldokumenter kun gjøres tilgjengelig for publikum under tilsyn. Det finnes skrevne rutiner og et fast opplegg for bruk av de arkivene om er deponert hos IKA Trøndelag. Dette mangler for de arkivene som fortsatt er oppbevart hos kommunen. Det anmerkes som et avvik i forhold til arkivforskriftens 5-6 at kommunen ikke har en rutine og opplegg for å legge forholdene til rette for publikums bruk av arkivene oppbevart i rådhuset. 13
14 6 Oppsummering av avvik 1 Se punkt 2.5. Kommunens kvalitetskontroll av arkivdatabasen er ikke à jour, noe som anmerkes som et avvik i forhold til arkivforskriftens Se punkt 2.6 og 3.1. Kommunen mangler arkivrutiner og prosedyrer for håndtering av deler av arkivdanningen. Dette anmerkes som et avvik i forhold til kapittel 3 del A (arkivrutiner) og mulig i forhold til 2-6 (journalføring). 3 Se punkt 3.2. Det anmerkes som et avvik til arkivforskriftens 3-7 at kommunen mangler rutiner for restansekontroll. 4 Se punkt 4 og vedlegg 1. Det anmerkes flere avvik i arkivlokalet i forhold til kravene i arkivforskriftens kapittel 4. 5 Se punkt 5.2: Kommunen har et betydelig etterslep av uordnede eldre og avsluttede arkiver. Dette er et avvik i forhold til kravene i arkivforskriftens 5-4 og Se punkt 5.3: Det anmerkes som et avvik i forhold til arkivforskriftens 3-17 at kommunen ikke har et opplegg som på fullgod måte ivaretar hensynet framtidig dokumentasjon av/fra elektronisk skapte arkiver. 7 Se rapportens punkt 5.4: Det anmerkes som et avvik i forhold til arkivforskriftens 5-6 at kommunen ikke har en rutine og opplegg for å legge forholdene til rette for publikums bruk av arkivene som er oppbevart i rådhuset. 14
15 Vedlegg 1: Beskrivelse av arkivlokalene Gang i kjeller Det er svært uheldig at materialet er plassert i en gang. En utløser en rekke avvik i forhold til arkivforskriften ved å ha arkivene plassert slik. Det ble sagt at arkivene skulle flyttes med det første, og gangen er dermed ikke vurdert. Avvik i arkivlokalet i henhold til forskriftens kapittel 4 Temperatur og luftfuktighet Fjernarkiv Temperatur: 14,5 grader Merknad 4-3 Lokalet skal være plassert på sikker måte i bygningen (kan ikke skades fra bygningen / tilstøtende aktiviteter) (vann, brann, eksplosjon) 4-4 Reoler skal ha tilstrekkelig bæreevne Ok 4-4 Reoler skal ikke være av brennbart materiale Ok Luftfuktighet: 29 % 4-4 Arkivmateriale skal ikke stå rett på golvet Noe på gulvet 4-4 Arkivmateriale skal ikke inntil vegg Noe inntil vegg I kommunens bygningsfaglige rapport er det meldt at dette er i orden 4-5 Lokalet skal ha fast renhold Ok 4-5 Lokalet skal ha fast tilsyn Ok 4-6 Lokalet skal være sikret slik vann og fukt ikke trenger inn I kommunens bygningsfaglige rapport er det antatt at dette er i orden 4-6 Det skal ikke være er vannrør i lokalet Ok 4-6 & 4.7.1: Rommet skal ikke varmes opp med radiatorer / ovner (kilder med potensiell vann eller brannfare) Lokalet skal være klassifisert som egen branncelle brannmotstandsevne REI Dører, luker osv inn til arkivlokalet skal kunne motstå åpen ild i minst 60 minutter (ha brannmotstandsevne EI 60) Dører skal være selvlukkende Ok Det skal ikke være vindu (normalt) Ok Panelovn I kommunens bygningsfaglige rapport er det meldt at dette er i orden Ok Lokalet skal ha automatisk brannalarm Det finnes i bygget, men vi kunne ikke se at det var egen føler i lokalet Det skal ikke være brukt maling, gulvbelegg og annet Antatt ok som fremmer brannspredning I lokalet skal det finnes håndslokkingsapparat Ok 4-8 Lokalet skal ha stabilt klima (gjennom hele året) Bør logges gjennom året, slik at eventuelle tiltak kan settes inn 4-8 Lokalet skal kunne varmes opp til vanlig romtemperatur Bør logges gjennom året, slik at eventuelle tiltak kan settes inn (gjennom hele året) (og holdes kjølig nok om sommeren) 4-9 Bygningsdeler som avgrenser arkivlokalet, skal være utformet slik at det er fullgodt sikret mot innbrudd og at uvedkommende slipper inn Antatt ok 4-9 Det skal finnes regler for hvem som har tilgang til lokalet Styrt gjennom tilgang til rommet 4-9 Lokalet skal ha innbruddsalarm Det finnes i bygget, men vi kunne ikke se at det var egen føler i lokalet eller på døra 15
Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim
Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:
DetaljerTilsyn med arkivene i Mandal kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Mandal kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/2435 Dato for tilsyn: 08.06.2017 Rapportdato: 30.08.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen
DetaljerTilsyn med arkivene i Iveland kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Iveland kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/263 Dato for tilsyn: 29.03.2017 Rapportdato: 05.04.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1. Innledning...3 1.1 Bakgrunnen
DetaljerTilsyn med arkivene i Rennesøy kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Rennesøy kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/847 Dato for tilsyn: 19.04.2017 Rapportdato: 16.05.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen
DetaljerØrland kommune. Tilsyn med arkivene i. Tilsynsrapport STATSARKIVETI TRONDHEIM. Sak: 2013/5637 Rapportdato:
STATSARKIVETI TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Ørland kommune Tilsynsrapport Sak: 2013/5637 Rapportdato: 14.5.2014 Dato for tilsyn: 15.4.2013 5ted,RådhusetØfland Utarbeidet av: GunnarKlippenvågSørumog Knut
DetaljerTilsyn med arkivene i Ørland kommune
STATSARKIVET I TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Ørland kommune T ilsynsrapport Sak: 2013/ 5637 Dato for tilsyn: 15. 4. 2012 Sted: Rådhuset Ørland Rapportdato : xx x x Utarbeidet av: Gunnar Klippenvåg Sørum
DetaljerTilsyn med arkivene i Lyngdal kommune
ARKIVVERKET - DOKUMENTASJONSFORVALTNING Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune Lillian Lunden Thomas Olsen [02.01.2017] Tilsynsrapport Sak: 2016/2642 Dato for tilsyn: 10.11.2016 Rapportdato: 02.01.2017
DetaljerTilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune
STATSARKIVET I KRISTIANSAND Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune Lillian Lunden 24.06.2015 Tilsynsrapport Sak: 2015/5336 Dato for tilsyn: 16.04. og 20.04. 2015 Rapportdato: 24.06.2015 Utarbeidet
DetaljerVelkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen)
Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor, i dette tilfellet
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Moss kommune
Moss kommune Postboks 175 1501 MOSS Din ref. Vår ref. Dato 17/4523-5- MAM 2017/14508 PETKRI 08.01.2018 Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Moss kommune Arkivverket gjennomførte 10.10.2017
DetaljerDØNNA KOMMUNE SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 12/999
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 12/999 KOMMUNEHUSET - FERDIGSTILLELSE AV ARKIVROM. INVESTERINGSSAK 2013. Rådmannens innstilling: Kommunestyret godkjenner at arkivlokalene
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Vevelstad kommune Rådhuset 8976 VEVELSTAD Dato 13.08.2019 Din ref. Vår ref. 2019/3936 Saksbehandler LILLUN/DOFO Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerEndelig tilsynsrapport og varsel om pålegg
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Meldal kommune Rådmann Postboks 8 7338 MELDAL Dato 30.04.2018 Din ref. 18/247-7/HETA Vår ref. 2018/1083 Saksbehandler Thomas Øverby Endelig tilsynsrapport
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Ørland kommune
Returadresse Pb 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO ØRLAND KOMMUNE Rådmann Postboks 401 7129 BREKSTAD Dato 06.04.2018 Din ref 4347/2018/614/KIRAUN Vår ref. 2018/295 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport
DetaljerTilsyn med arkivene i Askim kommune
Tilsyn med arkivene i Askim kommune Endelig tilsynsrapport Tilsynsdato: 2.11.2017 Tilsynsgrunnlag: Arkivloven, arkivforskriften, Riksarkivarens forskrift, mottatt dokumentasjon fra kommunen, rapport fra
DetaljerStatsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport
Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport Oppsummere Riksrevisjonens funn Fokusere på Statsarkivet i Trondheims inspeksjoner av kommuner og våre funn De samsvarer i stor grad med Riksrevisjonens
DetaljerKOMMUNEREFORM ARKIV OG DOKUMENTASJONSFORVALTNING. FASE II Hva må gjøres etter at vedtak om sammenslåing er fattet?
KOMMUNEREFORM ARKIV OG DOKUMENTASJONSFORVALTNING FASE II Hva må gjøres etter at vedtak om sammenslåing er fattet? 1 Sammenslåingsfasen Arkivverkets tilsynsvirksomhet og utfordringer i kommunal sektor Den
DetaljerPeriodisering, bortsetting og avlevering
Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning
DetaljerArkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand
Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivstatistikken for 2014 9 % av kommunene begynt planlegging av arkivhåndtering ved evt kommunesammenslåing
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Lenvik kommune
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Lenvik kommune v/ Hennie Eidissen Dato 22.03.2019 Din ref. Vår ref. 2018/10662 Saksbehandler PETKRI/DOFO Endelig tilsynsrapport og pålegg om
DetaljerTilsyn med arkivforhold Alta kommune
Tilsyn med arkivforhold Alta kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/644 Dato for tilsyn: 2.3.2017 Sted: Alta rådhus Rapportdato: 20.4.2017 Utarbeidet av: Svein-Olaf Nilssen Torbjørn Andersen Innhold 1
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Telemark fylkeskommune Postboks 2844 3702 SKIEN Dato 28.06.2018 Din ref. Vår ref. 2018/2514 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerEndelig tilsynsrapport og varsel om pålegg
Flesberg kommune Rådmann Jon Gjæver Pedersen 3623 LAMPELAND Din ref. Vår ref. Dato 2017/90 2017/889 LILLUN 19.02.2018 Endelig tilsynsrapport og varsel om pålegg Vi takker for godt samarbeid i forbindelse
DetaljerArkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer. Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi
Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi 1 Kort om Arkivverket Består av Riksarkivet + 8 regionale statsarkiv (Tromsø, Trondheim, Hamar,
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Hamarøy kommune - ny utsendelse
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Hamarøy kommune Oppeid 8294 HAMARØY Dato 03.01.2019 Din ref. Vår ref. 2018/12883 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer
DetaljerTilsyn med arkivholdet i Oppdal kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Oppdal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/4153 Dato for tilsyn: 28.4.2017 Sted: Oppdal rådhus Rapportdato: 30.10.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold 1 Innledning...3
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer
Fræna kommune Rådhuset 6440 ELNESVÅGEN Din ref. Vår ref. Dato 2017/2100-6 2017/12141 THOOVE 26.02.2018 Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer Vi takker for godt samarbeid i forbindelse med tilsynet.
DetaljerEndelig tilsynsrapport og varsel om pålegg
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Namsos kommune Rådmann Ketil Sørvig Serviceboks 1006 7809 NAMSOS Dato 12.07.2018 Din ref. 2018/1127-5 Vår ref. 2018/1560 Saksbehandler Sigrun Rasmussen Endelig
DetaljerTilsyn med arkivholdet i Rauma kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Rauma kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/4158 Dato for tilsyn: 13.6.2017 Sted: Rauma rådhus Rapportdato: 1.8.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold 1 Innledning...3
DetaljerEi g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer
H ARKIVVERKET STATSARKIVET I TROMSØ Ei g Gamvik kommune Postboks 174 9770 MEHAMN Deres ref Vår ref. Dato 2015/24156 SVNI 08.12.2015 Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer Statsarkivet i Tromsø
DetaljerGode arkivlokaler- viktig og relevant. http://www.hblad.no/bildeserier/article441722.ec e
Gode arkivlokaler- viktig og relevant http://www.hblad.no/bildeserier/article441722.ec e 1 Strakstiltak Enkeltark kan tørkes Protokoller bør frysetørres. Legges straks i fryser. Dette bare aktuelt om materialet
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Hobøl kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Hobøl kommune Elvestad 1827 HOBØL Dato 09.01.2019 Din ref. Vår ref. 2018/11522 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer
DetaljerTilsyn med arkivene i Bærum kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Bærum kommune Endelig tilsynsrapport Sak: 2017/3984 Dato for tilsyn: 15.06.2017 Rapportdato: 2.11.2017 Utarbeidet av: Pétur Kristjánsson Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden.
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets spørreskjema er noe
DetaljerEndelig tilsynsrapport og varsel om pålegg
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Åfjord kommune Rådmann 7170 ÅFJORD Dato 24.05.2018 Din ref. 4302/2018/057/8MOSK Vår ref. 2018/1280 Saksbehandler Thomas Øverby Endelig tilsynsrapport og
DetaljerEndelig tilsynsrapport og varsel om pålegg
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Trondheim kommune Munkeg. 1 7004 TRONDHEIM Dato 20.08.2018 Din ref. Vår ref. 2018/2914 Saksbehandler Pétur Kristjánsson Endelig tilsynsrapport og varsel
DetaljerTilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune
Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 15/8762 Dato for tilsyn: 6.5.2015 Sted: Kommunehuset i Drangedal, Gudbrandsvei 7 Rapportdato:
DetaljerOm tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn
Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn 1 Kort om Arkivverket
DetaljerGrunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Grunnkurs arkiv Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dagens meny 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokumentbehandlingen
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Kristiansand kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Kristiansand kommune Postboks 417 Lund 4604 KRISTIANSAND Dato 31.05.2018 Din ref. 201802212-9 Vår ref. 2018/2553 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport
DetaljerSVAR - TILBAKEMELDING AV FORELØPIG RAPPORT ETTER TILSYN ARKIV - HEMNE KOMMUNE
Sentraladministrasjon Statsarkivet i Trondheim Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. Dato 14/1390-9 057 &58 HK/RÅD/ERO 22.10.2014 SVAR - TILBAKEMELDING AV FORELØPIG RAPPORT ETTER TILSYN ARKIV - HEMNE
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune
DetaljerInformasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal
Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal Om tilsyn og rammene for disse Fokusområder i tilsynsarbeidet Hovedutfordringen! Hvordan unngå å få avvik praktiske tips Kontaktkonferanse IKA Møre og Romsdal,
DetaljerTilsyn med arkivforhold Tromsø kommune
Tilsyn med arkivforhold Tromsø kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2016/24934 Dato for tilsyn: 12.12.2016 Sted: Tromsø Rapportdato: 30.1.2017 Utarbeidet av: Svein-Olaf Nilssen Innhold 1 INNLEDNING...3 1.1
DetaljerArkivforvaltningen i Målselv
Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer
Audnedal kommune Konsmogarden 6 4525 KONSMO Din ref. Vår ref. Dato 2017/14356 MARERV 29.01.2018 Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer Vi takker for godt samarbeid i forbindelse med tilsynet.
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Songdalen kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO SONGDALEN KOMMUNE Songdalsvegen 53 4645 NODELAND Dato 10.10.2018 Din ref. Vår ref. 2018/9429 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerTilsyn med arkiva i Sogndal kommune
ENDELEG TILSYNSRAPPORT Tilsyn med arkiva i Sogndal kommune Tilsynsdato: 14.9.2017 Tilsynsgrunnlag: Arkivlova, arkivforskrifta, Riksarkivaren si forskrift, motteken dokumentasjon frå kommunen, intervju
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO SIRDAL KOMMUNE Tonstadveien 28 4440 TONSTAD Dato 19.03.2019 Din ref. Vår ref. 2018/19903 Saksbehandler LILLUN/DOFO Endelig tilsynsrapport og
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske
DetaljerInformasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune
Informasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune 20.02.2019 Kristin Nilsen, Dokumentasjonssenteret 26. april 2019 Ramberg i Flakstad kommune Foto: Erik Veigård Positive funn
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen)
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets
DetaljerTilsyn med arkivholdet i Nord-Odal kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Nord-Odal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/1092 Dato for tilsyn: 27.2.2017 Sted: Nord-Odal rådhus Rapportdato: 12.5.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold
DetaljerArkiv 2013 27. november 2013
Arkiv 2013 27. november 2013 Innledning... 2 Organisering... 2 Arkivansvar og fullmakter... 5 Regelverk... 6 Arkivordning... 6 Sikkerhet... 7 Deponering... 8 Tiltaksplan... 9 2 Innledning I henhold til
DetaljerHva er et godt arkiv? Forbedringsarbeid i praksis
Hva er et godt arkiv? Forbedringsarbeid i praksis Pétur Kristjánsson, seniorrådgiver, Seksjon for dokumentasjonsforvaltning, Arkivverket IKAMR Kontaktkonferansen 29. mai 2018 1 Organisering av Arkivverket
DetaljerGrunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Formål med grunnkurs i arkiv Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv,
DetaljerTilsyn med arkivholdet i Gran kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Gran kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/1213 Dato for tilsyn: 22.3.2017 Sted: Gran rådhus Rapportdato: 18.5.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold 1 Innledning...3
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Sandnes kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO SANDNES KOMMUNE Lene Solhom Tamburstuen Jærveien 33 4319 SANDNES Dato 28.06.2018 Din ref. 17/17344-10 Vår ref. 2018/1124 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig
DetaljerEndelig tilsynsrapport og varsel om mulig pålegg
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Spydeberg kommune Sidsel Liborg Stasjonsg. 35 1820 SPYDEBERG Dato 11.06.2018 Din ref. 18/135-5 / SLI Vår ref. 2018/1285 Saksbehandler Pétur Kristjánsson
DetaljerPERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV
PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV Kontaktseminar 2007 av Frøydis Antonens, IKAT Arkivforskriften Periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv Når en periode blir avsluttet i elektronisk
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Ski kommune Postboks 3010 1402 SKI Dato 24.04.2018 Din ref. 18/538-22 Vår ref. 2018/1072 Saksbehandler Jon Sandven Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Nordland fylkeskommune v/fylkesråd for økonomi Dato 25.03.2019 Din ref. 19/6 Vår ref. 2018/20432 Saksbehandler THOOVE/DOFO Endelig tilsynsrapport
DetaljerVelkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 (Oslo-undersøkelsen)
Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 (Oslo-undersøkelsen) Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har
DetaljerRevisjon av arkivloven med forskrifter
Revisjon av arkivloven med forskrifter IKAs kontaktkonferanse 30. mai 2018 Lovverket Lov om arkiv Overordnede og grunnleggende bestemmelser om arkiv Gir kongen fullmakt til å gi utfyllende bestemmelser
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Åsnes kommune v/rådmann Rådhuset 2270 FLISA Dato 24.05.2019 Din ref. 19/71-4/EGN Vår ref. 2019/739 Saksbehandler THOOVE/DOFO Endelig tilsynsrapport
DetaljerVelkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019
Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har i tillegg et viktig ansvar
DetaljerTilsyn med elektronisk arkivdanning i Lotteri- og stiftelsestilsynet
Tilsyn med elektronisk arkivdanning i Lotteri- og stiftelsestilsynet Endelig tilsynsrapport Sak 2017/21742 Dato for tilsyn: 29.03.2017 Sted: Førde, Rådhusgata Utarbeidet av: Geir Ivar Tungesvik Øivind
DetaljerTilsyn med arkivholdet i Søndre Land kommune
STATSARKIVET I HAMAR Tilsyn med arkivholdet i Søndre Land kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2015/31109 Dato for tilsyn: 04.02.2016 Sted: Søndre Land rådhus Rapportdato: 07.03.2016 Utarbeidet av: Thomas
DetaljerVelkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 (Oslo-undersøkelsen)
Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 (Oslo-undersøkelsen) Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har
DetaljerStatistikk for kommunale arkivtjenester 2014
Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014 Om statistikken Riksarkivarens statistikk for kommunale arkivtjenester retter seg mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen startet opp i 2010, og er
DetaljerKartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Dokumentsenter og arkiv
Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester Dokumentsenter og arkiv Gruppeleder: Mette Holand 30.03.2017 Innhold Status på tjenesteområdet(ene) Dokument- og arkivtjenesten i dag... 2 Hvordan er
DetaljerTilsyn med arkivene i Melhus kommune
STATSARKIVET I TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Melhus kommune Tilsynsrapport Sak: 2013/393 Dato for oppfølging av tilsyn: 25.8.2016 Rapportdato: 22. september 2016 Utarbeidet av: Kari Remseth Innholdsfortegnelse
DetaljerOFFENTLIG ARKIVREGELVERKS OVERFØRINGSVERDI FOR PRIVATE VIRKSOMHETER? 7. desember 2017
OFFENTLIG ARKIVREGELVERKS OVERFØRINGSVERDI FOR PRIVATE VIRKSOMHETER? Spesialrådgiver Sigrun Rasmussen, Arkivverket Workshop SAMDOK privatarkiv 7. desember 2017 Forvaltning og kulturvern - samarbeid 2 Silicon
DetaljerArkiv i kommunereformen
Arkiv i kommunereformen 1 Arkiv i kommunereformen dagens tema Erfaringer fra tilsyn Gjennomgang av veileder om kommunereformen og arkiv Gruppearbeid 2 Tilsynsområder Arkivplan, rutiner og instrukser Arkivansvar
DetaljerRiksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger. oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 2010
Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 1 Svarprosent og svartidspunkt Kommuner (KOM) Svarprosent KOM: 89 % Svarprosent IKA: 68 % Svarprosent
DetaljerPeriodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms
Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling
DetaljerNye arkivforskifter. Monika Kurszus Håland Fagdag onsdag 30.mai 2018
Nye arkivforskifter Monika Kurszus Håland Fagdag onsdag 30.mai 2018 Forskrift om offentlege arkiv Ny arkivforskrift ble vedtatt av Kongen i statsråd 15. desember 2017 og forskriften har hjemmel i arkivloven
DetaljerProsedyre for kontroll med journalføring og arkivering i fullelektronisk arkiv og avsluttet manuelt arkiv
Side 1 av 5 Prosedyre for kontroll med journalføring og arkivering i fullelektronisk arkiv og avsluttet manuelt arkiv Formål Denne prosedyren skal sikre at arkivverdige dokumenter blir arkivert på en sikker
DetaljerPeriodisering Petter Pedryc
Periodisering 30.10.2009 Petter Pedryc petter.pedryc@ika-trondelag.no Periodisering hvorfor. Plasshensyn Gjelder primært for arkivdeler på papir kun delvis aktuell grunn i forhold til databaser Informasjonseffektivitet
Detaljerqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui
qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer ARKIVPLAN FOR HATTFJELLDAL tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty KOMMUNE: uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui Retningslinjer for behandling
DetaljerGrunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Interkommunalt Arkiv i Vest - Agder
Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program: 0900-1130 1130 lunsj 1215 1500 Arbeidsform: innledning om viktige emner - spørsmål og diskusjon i plenum oppgaveløsning
DetaljerErfaringer med tilsyn
Erfaringer med tilsyn Foto: Per Kvalvik Marianne Rotvær Arkivleder Kristiansund kommune 21. Oktober 2015 Kristiansund kommune Møre og Romsdal 24 500 innbyggere ( 2014) 1800 faste ansatte (2014) Enhet IKT-
DetaljerR I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R
R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R 2 0 1 6 O M U N D E R S Ø K E L S E N Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester (også
DetaljerNordland. en arkivversting?
Nordland en arkivversting? Bolk 2 Tilsynsmetodikken Risikobasert utvelgelse av tilsyn Planer for 2019 Ti tips for en god dokumentasjonsforvaltning Spørsmål Tilsynsmetodikken Risikobasert utvelgelse av
DetaljerVelkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019
Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019 Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har i tillegg et viktig ansvar
DetaljerVelkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019
Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019 Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har i tillegg et viktig ansvar
DetaljerSaksframlegg. Trondheim kommune
Saksframlegg FORVALTNINGSREVISJON TRONDHEIM BYARKIV. TILBAKEMELDING OM OPPFØLGING. Arkivsaksnr.: 10/20770 ::: Sett inn innstillingen under denne linja Forslag til vedtak: Formannskapet tar tilbakemelding
DetaljerHva har du gjort de siste 12 årene?
Fjorden Baby! Foto: promo http://www.nrk.no/lydverket/medvidapne-oyne/ Hva har du gjort de siste 12 årene? Norsk Arkivråd Region Øst Frokostmøte 9. mars 2011 Anne Mette Dørum, Riksarkivet 1 Har du sjekka
DetaljerArkivforskriften og Riksarkivarens forskrift. Ikrafttredelse
Arkivforskriften og Riksarkivarens forskrift Ikrafttredelse 01.01.2018 Men først en gjennomgang av forskriftene Riksarkivarens forskrift Ikrafttredelse 01.01.2018 Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige
DetaljerTilsyn med arkivholdet i Gjøvik kommune
STATSARKIVET I HAMAR Tilsyn med arkivholdet i Gjøvik kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2014/13242 Dato for tilsyn: 03.02.2015 Sted: Gjøvik rådhus Rapportdato: 26.02.2015 Utarbeidet av: Thomas Øverby Sigrid
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Lindesnes kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO LINDESNES KOMMUNE Rådhusveien 9 4520 LINDESNES Dato 21.11.2018 Din ref. Vår ref. 2018/10045 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Norges
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Norges delegasjon til EU v/rolf Einar Fife Dato 01.02.2019 Din ref. Vår ref. 2018/9645 Saksbehandler Thomas Øverby Endelig tilsynsrapport og
DetaljerHøringssvar ny forskrift om arkiv
INTERKOMMUNALT ARKIV I ROGALAND IKS Kulturdepartementet Postboks 8030 Dep 0030 OSLO Vår ref. Deres ref. Dato: 16/400-9/C66&13/7 16/1984 13.01.2017 Høringssvar ny forskrift om arkiv Det vises til høringsbrev
DetaljerKontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver
Kontaktseminar 2005 Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Organisering av arkivdepot, bruk av offentlige arkiver 1. Hva er et arkivdepot? 2. Hvilke funksjoner skal et arkivdepot ha? 3. Hva
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015 Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen inneholder bl.a. spørsmål om
DetaljerHistorikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009
Historikk og organisatoriske endringer Perioden 1991 2009 Ås kommune tok i bruk K-koder 01.01.91 og innførte gradvis Unique Sak Arkiv. Tidligere arkivsystem ble avsluttet fra denne dato. Alt gammelt materiale
DetaljerARKIVVERKETS UNDERSØKELSE FOR KOMMUNALE ARKIVTJENESTER
ARKIVVERKETS UNDERSØKELSE FOR KOMMUNALE ARKIVTJENESTER EN PRESENTASJON AV SENTRALE FUNN FRA 2018 Arkivverkets årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester ble sendt ut for syvende gang i år (2018).
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO HELSE SØR-ØST RHF Postboks 404 2303 HAMAR Dato 12.08.2019 Din ref. Vår ref. 2019/1181 Saksbehandler MARERV/DOFO Endelig tilsynsrapport og pålegg
Detaljer