Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune"

Transkript

1 STATSARKIVET I TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune Sak: 2013/5603 Dato for tilsyn: Sted: Rådhuset Tilsynsrapport Kommunen ga tilbakemelding til foreløpig rapport: Rapportdato: Utarbeidet av: Knut Arild Knudsen 1

2 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse Innledning Bakgrunn for tilsynet Mottatt dokumentasjon Deltakere Om kommunen Arkivansvar, arkivorganisering og arkivsystem Arkivansvar Organisering av arkivtjenesten Arkivplan Arkivdanning i journal og arkivsystem Kvalitetssikring av journal og arkivsystem Arkivdanning i fagsystem og klientarkiv Arkivrutiner Behandling av post og saksdokument Oppfølging av restanser Periodisering av arkiv Arkivlokaler Eldre og avsluttede arkiv Kommunens arkivdepot Avlevering av papirarkiver Avlevering av elektronisk arkivmateriale Publikums tilgang til arkivmateriale Oppsummering av avvik Vedlegg 1: Beskrivelse av arkivlokalene

3 1 Innledning 1.1 Bakgrunn for tilsynet Statsarkivet i Trondheim var, på vegne av Riksarkivaren, på tilsynsbesøk hos Holtålen kommune den Hjemmelsgrunnlaget for Riksarkivarens tilsynsvirksomhet er gitt i lov av nr. 126 om arkiv 7: Riksarkivaren har rettleiings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlege organ. Denne myndigheten er delegert til statsarkivarene. Statsarkivaren i Trondheim har Møre og Romsdal, Sør-Trøndelag, Nord-Trøndelag og Nordland som sitt distrikt. Hensikten med tilsynet var å undersøke om arkivdanning, arkivlokaler og rutiner knyttet til disse, er i overensstemmelse med arkivloven og arkivforskriften 1. Formålet med denne loven er å sikre at arkiver som har kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettighetsmessig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for samtid og ettertid. Vi gjør oppmerksom på at det ikke har vært foretatt tilsyn med alle arkiv og arkivlokaler i kommunen, og at det kun er det som er beskrevet som er undersøkt. 1.2 Mottatt dokumentasjon Tilsynet ble varslet i brev av til Holtålen kommune. Statsarkivet i Trondheim ba om å få tilsendt gjeldende arkivplan, arkivrutiner og relevante instrukser i forkant av tilsynet. Kommunen ga svar i brev , der følgende ble innsendt: Lenke til kommunens arkivplan på arkivplan.no Kommunens arkivplan ble gjennomgått i forkant av tilsynet. Kommunen ga i brev datert tilbakemelding til foreløpig rapport, samt utfyllende opplysninger. 1.3 Deltakere Fra kommunen møtte: Rådmann Marius Jermstad deltok i det innledende møtet og under oppsummeringen Arkivleder Ragnhild Volden og Jorunn Volden, som arbeider i arkivet, deltok under hele tilsynet Fra Statsarkivet i Trondheim møtte: Arkivar Knut Arild Knudsen Tilsynet ble gjennomført i kommunehuset i Ålen. 1 Lov om arkiv. LOV (i rapporten: arkivloven), Forskrift om offentlege arkiv FOR (i rapporten: arkivforskriften) 3

4 1.4 Om kommunen Holtålen ble opprettet som formannskapsdistrikt i I 1855 ble Ålen skilt ut som egen kommune, og Holtålen kommune endret da navn til Haltdalen kommune. Ålen og Haltdalen ble slått sammen igjen den , og det opprinnelige kommunenavnet Holtålen ble igjen tatt i bruk. Holtålen kommune ble sist inspisert av Statsarkivet i Arkivansvar, arkivorganisering og arkivsystem 2.1 Arkivansvar 1-1 i arkivforskriften fastslår at i kommuner er arkivansvaret en del av det overordnede administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen. I henhold til arkivforskriftens 2-1 skal det daglige arkivarbeidet utføres av en arkivtjeneste, under daglig ledelse av en arkivansvarlig. Arkivforskriftens 5-1 stiller krav om at det løpende ansvaret for eldre og avsluttede arkiver blir plassert hos en depotansvarlig. Rådmannens overordnede arkivansvar er fastslått i arkivplanen. Arkivleder har ansvar for arkivdanningen, og for eldre og avsluttede arkiver. Arkivleder har ansvar for kontakt med Interkommunalt arkiv i Trøndelag (heretter IKA), der kommunen har vært medeier siden Kommunen bruker IKA som arkivdepot for papirarkiver og elektroniske arkiv. Flere av enhetene i kommunen bruker fagsystemer i saksbehandlingen. Det er avdelingslederne som har ansvar for at arkivdanningen er i samsvar med arkivlovens krav. Det anmerkes ingen avvik i forhold til plassering av arkivansvar. Arkivene etter interkommunale samarbeid ble ikke inspisert av Statsarkivet. Vi minner likevel om at kommunens administrasjonssjef har det overordnete ansvaret for å dokumentere all virksomhet i sin kommune, også de delene som løses gjennom interkommunale samarbeid eller involverer private aktører. Kommunen og dens innbyggere skal til enhver tid kunne finne den dokumentasjonen de måtte ha krav på, og arkivene må derfor både skapes og forvaltes i henhold til regelverket. 2.2 Organisering av arkivtjenesten Arkivtjenesten skal som hovedregel være felles for organet, og i følge 2-4 i arkivforskriften skal arkivet være sentralisert så langt dette er praktisk tjenelig. I samme paragraf defineres hva som faktisk er kommunens aktive arkiv, der det presiseres at i det aktive arkivet inngår sakarkivet, journaler til dette, register og kopibøker m.v. Møtebøker, fagsystem, databaser og andre arkivserier og dokumenter som blir mottatt eller skapt i tilknytning til virksomheten til kommunen, er også en del av det aktive arkivet. 4

5 Arkivtjenesten ligger organisatorisk under Serviceenheten, og 3 fast ansatte og 3 lærlinger utfører blant andre arbeidsoppgaver også arkivarbeidet. Kommunen har felles postmottak og arkiv, og alle enheter bruker sakarkivsystemet Elektronisk sak og arkiv (ESA). Arkivtjenesten journalfører og skanner alle inngående dokumenter i ESA. Unntaket er ungdomsskolen, som journalfører og skanner egen post. Arkivtjenesten har ingen arbeidsoppgaver knyttet til arkivdanningen i fagsystemene, og alle arbeidsoppgaver knyttet til arkiv gjøres på den enkelte enhet. En oversikt over fagsystemene finnes i rapportens del 2.6. Det anmerkes ingen avvik i forhold til arkivorganiseringen. 2.3 Arkivplan En kommune skal, i henhold til Arkivforskriftens 2-2, til en hver tid ha en ajourført samleplan, en arkivplan, som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal vise hvilke instrukser, regler, planer m.v. som gjelder for arkivarbeidet. Planen skal gjelde for alle arkiver i kommunen. Holtålen kommunes arkivplan ble sist oppdatert Det anmerkes ingen avvik, men det mangler rutiner for enkelte fagområder, jf. punkt 2.6, 3.1 og 5.2, som burde vært inkludert i arkivplanen. 2.4 Arkivdanning i journal og arkivsystem Arkivforskriftens 2-6 til 2-9 fastslår at en kommune skal ha journal for registrering av dokumenter i de sakene man oppretter. I journalen skal en registrere alle inngående og utgående dokumenter som etter offentlighetsloven regnes som saksdokumenter for kommunen. Når man benytter elektronisk journal, skal man benytte et arkivsystem som følger Noark-standarden. Holtålen har siden brukt ESA, og bruker nå versjon 8. ESA er et Noark 4-godkjent system for elektronisk arkiv. I databasen ligger arkivet til Holtålen kommune, og arkivet til Interkommunal brann- og redningstjeneste (tjeneste for Os, Røros, Tydal og Holtålen). 5

6 ESA er satt opp med følgende arkivdeler Arkivdel Betegnelse Format arkiv Ordningsprinsipp Elev Elevarkiv Det finnes elevmapper på papir i tillegg til det som er i ESA Navn Emne 07 Sakarkiv Alt elektronisk K-kode GID Byggesaksarkiv, delingsarkiv, jord/skog Det meste elektronisk, komplett på papir Gnr/Bnr IKB Interkommunal brann og redningstjeneste Emnearkiv (Røros, Os, Tydal og Holtålen) Elektronisk og på papir K-kode og gnr / bnr Møtesak 07 Møtesaker 2007 Papir Innbundet i permer (møtebok) Personal Personalarkiv Elektronisk Navn Plansak Plansaker Papir K-koder Alle saksbehandlere i kommunen, i alt ca 25 personer, bruker systemet. Saksbehandling fra egne e- postkasser er ikke tillatt, og arkivleder mener at det ikke foregår. Arkivleder mener at all arkivverdig dokumentasjon kommer i systemet. Holtålen er en liten kommune, slik at arkivleder mener å ha god oversikt over den saksbehandling som foregår i kommunen. Kommunen har tatt i bruk flere løsninger der det kan søkes elektronisk på internett. Disse løsningene fungerer i følge kommunen godt opp mot ESA, og søknadene blir automatisk matet inn og journalført i systemet. Det anmerkes ingen avvik i forhold til arkivsystemet, eller rutiner for dette. Vi har enkelte kommentarer til kvalitetssikring og bruk av systemet, se neste punkt. 2.5 Kvalitetssikring av journal og arkivsystem Arkivforskriftens 2-10 pålegger kommunen å ha administrative rutiner som sikrer at arkivtjenesten utfører kvalitetssikring av journal- og arkivdatabasen. Kommunen har i arkivplanen rutiner for kvalitetssikring som gjelder både for arkivpersonell, saksbehandlere og ledere. Arkivleder sa at man ikke helt hadde kommet i gang med disse arbeidsoppgavene. For å sjekke status i forhold til praktisering av disse rutinene gjorde arkivleder søk i ESA for oss, både i aktiv periode og i den historiske basen. På saksnivå i ESA: Det ble søkt etter saker i status reservert (R). Når saksbehandler oppretter en sak, settes saken automatisk i status R. Arkivtjenesten skal jevnlig søke opp saker i status R, kvalitetssikre saksopplysningene, og deretter endre status til under behandling (U). Søk viste at det bare var noen enkeltsaker i status R. Det forteller oss at kvalitetssikringen gjennomføres som forutsatt. På journalpostnivå i ESA: Det ble søkt etter utgående journalposter i status R (reservert). Dette er utgående dokumenter som er opprettet av saksbehandler, og som i henhold til status er under 6

7 arbeid. Når et dokument (brev) er ferdig, skal saksbehandler endre journalpostens status til F (ferdig). Det var i alt 295 utgående journalposter i status R. Flere av disse journalpostene var opprettet for relativt lenge siden, 27 var fra 2008, 16 var fra 2009 og 16 var fra Det ble også søkt etter utgående journalposter i status F (ferdig). Dette er journalposter som er ferdig fra saksbehandler, som arkivtjenesten skal kvalitetssikre og journalføre. Søket etter denne status ga treff bare på noen få journalposter, i alt 5 for årene Søk i historisk base (Kontor 2000): Journaldata fra Kontor 2000 fra perioden er tilgjengelig som historisk base. I en historisk base skal alle saker være avsluttet, alle journalposter skal være journalført og ingen restanser skal gjenstå. Søkene i historisk base viste at på saksnivå sto 2 saker som reservert, 3 saker sto i status under behandling. På journalpostnivå sto 41 journalposter i status R. Det var også 2 journalposter som fortsatt sto med restanse. Arkivet må ha fokus på kvalitetssikring av arkivdatabasen. Statsarkivets søk viste at det var en del journalposter som står i feil status i den aktive basen. Det må rettes opp i dette, og rutinene må følges i fortsettelsen. Det anmerkes at dette er et avvik i forhold til arkivforskriftens 2-10 (kvalitetssikring), og mulig i forhold til arkivforskriftens krav om journalføring, jf 2-6 (fordi dokumenter i feil status ikke kommer i journal/offentlig journal). Når det gjelder søkene i den avsluttede basen, vil vi påpeke at man ikke er à jour i forhold til det arbeidet som skulle vært utført i forbindelse med det skarpe skillet (avslutning av perioden). I en avsluttet periode skal alle saker være avsluttet, og alle journalposter skal ha status journalført. 2.6 Arkivdanning i fagsystem og klientarkiv Det er tidligere, i punkt 2.2, påpekt at Arkivforskriftens 2-4 definerer arkivdanning bredere enn arkivtjenestens journalsystem med tilhørende papirarkiv. Det betyr at all dokumentasjon som skapes i kommunen skal behandles etter regelverket, både elektroniske register, databaser, fagsystem og papirbaserte arkiver. For elektroniske register og databaser kreves det i utgangspunktet ikke arkiveksemplar på papir. Men systemene de inngår i, skal være godt nok dokumentert til at materialet kan brukes i arkivdepot. Dokumentasjonen skal inngå i arkivplanen. Dersom systemene produserer eller lagrer saksdokumenter, må systemene og rutinene oppfylle alle krav i arkivforskriftens 2-13, samt Riksarkivarens utfyllende bestemmelser i kapittel IX 2. Oppfylles ikke alle disse, må informasjonen oppbevares i papirformat. Innenfor flere fagområder i kommunen brukes elektroniske fagsystemer i saksbehandlingen. Dette er elektroniske støttesystemer som er spesialisert for saksbehandlingen innenfor fagområdet. I arkivplanen finnes informasjon om hvilke systemer som er brukt, og denne danner grunnlag for 2 FOR nr 1566: Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver 7

8 tabellen under. Kommunen har også gitt utfyllende informasjon i forbindelse med kommentarer til foreløpig rapport, som er tatt inn i tabellen. System / fagområde Fra dato Informasjon om systemet Hvilke rutiner finnes for bruk av systemet / arkivrutiner Socio: Sosialtjenesten Journalføring og saksbehandling av klienter innen sosialtjenesten (NAV). Arkivering skal foregå på papir Gerica: Omsorg Journalføring og saksbehandling av klienter innen omsorg. Arkivering skal foregå på papir Arkivrutiner finnes på arkivplan.no Arkivleder har forespurt fagansvarlig om arkivrutiner. Foreligger ikke per september 2013, men skal legges på arkivplan.no straks arkivleder får rutinene CustoMed: Legekontor System for legekontor Arkivrutiner finnes på arkivplan.no HS Pro: Helsesøster System for helsesøster. Arkivering skal Arkivrutiner finnes på arkivplan.no foregå på papir Extensor: Fysioterapi Arkivrutiner finnes på arkivplan.no Fronter: Skolene Arkivleder har forespurt fagansvarlig om arkivrutiner. Foreligger ikke per september 2013, men skal legges på arkivplan.no straks arkivleder får rutinene GAB: Kartregister Arkivleder har forespurt fagansvarlig om arkivrutiner. Foreligger ikke per september 2013, men skal legges på arkivplan.no straks arkivleder får rutinene GIS-line: Geografiske data Arkivrutiner finnes på arkivplan.no Kom Tek: Geografiske data Arkivrutiner finnes på arkivplan.no LGO-kartavdelingen Arkivrutiner finnes på arkivplan.no MediLink: Legekontoret Meldingsutvekslingssystem Arkivrutiner finnes på arkivplan.no NPL: Lønnsavdelingen Fagsystem for lønn Fra er dette et interkommunalt samarbeid. Os kommune er vertskommune. Rutinene finnes på arkivplan.no System X Legekontoret Arkivrutiner finnes på arkivplan.no Sysvak Ligger under HS Pro. Vaksinasjon Arkivrutiner finnes på arkivplan.no WIS Skole Fagsystem for skolene Arkivleder har forespurt fagansvarlig om arkivrutiner. Foreligger ikke per september 2013, men skal legges på arkivplan.no straks arkivleder får rutinene Wisma kulturskole Fagsystem for kulturskole Arkivrutiner finnes på arkivplan.no Avsluttede systemer Fra og til dato BV Pro: Barnevern Fra 2008 interkommunalt. Arkivverdige dokumenter skal finnes i klientmappa. Uttrekk av data fra systemet er gjort av IKA. 8

9 Noen av enhetene som bruker disse systemer, har utarbeidet arkivrutiner. Forholdet mellom hva som skal legges inn i systemene, og hva som skal inn i ESA, og hva som skal legges i papirarkiv, er klart definert i rutinene vi har gjennomgått. Tilsynet omfattet ikke sjekk av fagsystemer, og hvordan arkivdanningen konkret foregikk i tilknytting til disse. Kommunen har et bevisst forhold til at fagsystemer og klientarkiv er arkiv på lik linje med kommunens arkivsystem, og man må fortsette det arbeidet som er startet, slik at hele arkivdanningen skjer i henhold til regelverket. 3 Arkivrutiner 3.1 Behandling av post og saksdokument I kapittel III del A i arkivforskriften stilles krav til rutiner for hele saksbehandlingsprosessen fra kommunen mottar en henvendelse og fram til behandlingen er avsluttet med et svardokument eller en beslutning om at henvendelsen ikke krever svar. Rutinene må inneholde beskrivelser for håndtering av henvendelser på alle former for media. De må gjelde for hele kommunens virksomhet. Det finnes gode og detaljerte rutiner for poståpning, journalføring, skanning, håndtering av e-poster og elektroniske skjema. Det er uarbeidet arkivrutiner for noen av fagområdene som bruker fagsystemer, slik at kommunen har en del arkivrutiner for arkivdanningen utover den som skjer i ESA. I tilbakemelding til foreløpig rapport, har kommunen sendt en oversikt over rutinene som finnes. Vi har gjennomgått noen av disse. Rutinene fremstår som relevante, og det fremkommer hvilken dokumentasjon som skal inn i fagsystemene og hva som skal journalføres og arkiveres i ESA. Kommunen mangler imidlertid rutiner for enkelte fagområder. Det er positivt at kommunen har arbeidet for å utarbeide arkivrutiner for arkivdanningen innenfor flere fagområder. Det anmerkes likevel som et avvik i forhold til kapittel III del A i arkivforskriften at kommunen ikke har arkivrutiner for all arkivdanning. 3.2 Oppfølging av restanser Arkivforskriftens 3-7 fastslår at offentlige organ skal gjennomføre restansekontroll. Rutiner for restansekontroll skal være beskrevet i kommunens arkivrutiner. Det finnes rutiner for restansekontroll i arkivplanen. Kommunen har ikke kommet i gang med dette i praksis. Arkivleder søkte opp restanser i ESA under tilsynet. Et søk for året 2007, viste at mange inngående journalposter fra dette året fortsatt sto med restanse. Det ble også søkt etter totalt antall restanser i basen, som viste at antallet restanser var høyt. 9

10 Det anmerkes som et avvik til arkivforskriftens 3-7 at kommunen ikke gjennomfører restansekontroll. 3.3 Periodisering av arkiv Kravene til periodisering finnes i arkivforskriftens kapittel 3 del B. Sakarkiv og den tilhørende journalen skal deles i perioder. Det skal være samsvar mellom periodeinndeling i journalen og sakarkivet. Når en arkivperiode er avsluttet, skal arkivmaterialet fra perioden skilles ut fra det aktive arkivet. Når man setter bort arkivet skal det enkelte arkivstykke merkes tydelig, og det skal lages ei fullstendig avleveringsliste. Møtebøker, kopibøker og papirjournaler skal bindes inn. Når en periode blir avsluttet i en elektronisk journal, skal saker som hører til den avsluttede perioden tas ut fra den avsluttede basen, eller utgjøre en egen logisk enhet i eller i tilknytning til den aktive basen. En elektronisk kopi av basen for en avsluttet periode skal klargjøres for deponering i kommunens arkivdepot. Data organiseres som det er spesifisert i Noark-standarden, eller kommunen kan benytte et annet opplegg som på fullgod måte ivaretar hensyn til langtidslagring og framtidig dokumentasjon. Inntil 1998 brukte kommunen papirjournal for journalføring. Kontor 2000 ble brukt i perioden , da man hadde elektronisk journal og papirarkiv. Det ble satt skarpt skille i journalen og arkivet da man gikk over til ESA og elektronisk arkiv i Den avsluttede journalperioden fra Kontor 2000 er overført som historisk base i ESA, og i følge tilbakemelding fra kommunen er elektronisk kopi deponert i arkivdepot. De papirbaserte arkivene er satt bort, men de er ikke gjennomgått og listeført. Det ble fra påbegynt et mykt periodeskille med en overlappingsperiode som skal gå fram til Periodiseringen gjelder kun sakarkivet (arkivdelen Emne 07). Det anmerkes ingen avvik i forhold til periodiseringen. At papirbaserte arkiver ikke er gjennomgått og listeført da de ble satt bort, bidrar til at man har et etterslep av uordnede arkiver. Vi viser for øvrig til punkt Arkivlokaler Arkivforskriften stiller krav til arkivlokaler slik at disse gir arkivene vern mot vann og fukt, mot brann og skadelig varme, mot skadelig påvirkning fra klima og miljø og mot skadeverk, innbrudd og ulovlig tilgang. Alle rom der man oppbevarer arkivmateriale over lengre tid, blir regnet som arkivlokale. Arkiv som er hyppig i bruk kan plasseres i vanlige kontorlokaler. Bortsettingsarkiv skal så langt som mulig plasseres i spesialrom for arkiv. Eldre og avsluttede arkiv skal plasseres i spesialrom for arkiv. Det stilles strengere krav til spesialrom enn til lokaler for dagligarkiv. 10

11 Arkivlokalene i kjelleren i rådhuset ble inspisert. Fjernarkivet i kjelleren har visse mangler, og kommunen har utarbeidet en plan for å lukke avvikene. Det står i tillegg noen skap med arkiver på gangen i kjelleren, som anses som en uheldig løsning. Kommunen er i ferd med å utbedre et rom, der det er planlagt å flytte inn materialet fra gangen og arkivene som står i karusellen i 1 etasje. Rommet som kommunen er i ferd med å utbedre, ble ikke vurdert, men det ble poengtert at arkivforskriftens krav følges under ombyggingen. Tilsynet viste at det er avvik i bortsettingsarkivet i kjelleren i forhold til de krav som stilles i arkivforskriften kapittel 4. Kommunen har utarbeidet en plan for å lukke avvikene. Som en del av svaret på rapporten, ber vi om en status for lukking av avvikene, samt en tidsplan for lukking av avvik som fortsatt finnes. 5 Eldre og avsluttede arkiv 5.1 Kommunens arkivdepot Arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål, og arkiv etter enheter som er nedlagte eller har avsluttet sin virksomhet, skal avleveres til arkivdepot. Arkivforskriften fastslår at kommuner skal opprette eget arkivdepot, plassere ansvaret for dette hos en depotansvarlig og at man skal utarbeide rutiner som ivaretar de spesifiserte kravene til arkivdepot i arkivforskriften. Kommuner kan overføre depotoppgaver til en interkommunal depotordning. Kommunen bruker IKA som arkivdepot. Det finnes rutiner for håndtering av arkivene som skal deponeres hos IKA. De eldste arkivene fra kommunen er deponert hos IKA eller befinner seg i fjernarkivet i kjelleren i kommunehuset. I tillegg står noen av de eldre arkivene fra enhetene hos disse, mens deler stod i kjelleren i bortsettingsarkivet. Kommunen har ikke oversikt over hva som står hvor. Det anmerkes ingen avvik i forhold til rutiner og instrukser for arkivdepot, men det anmerkes at kommunen ikke har oversikter over eldre og avsluttede arkiver hos enhetene. 5.2 Avlevering av papirarkiver For å sikre at arkiver blir bevart og at det er mulig å bruke dem, har arkivforskriftens 5-4 og 5-5 krav til hvordan arkivmateriale som skal avleveres og bevares i depot skal være ordnet. Dette er krav i forhold til pakking, for å sikre at arkivene ikke blir ødelagt. Det stilles også krav til listeføring og etikettering, slik at det er mulig å finne frem i og bruke materialet. Det skal også føres register for arkivbestand og tilvekst. 11

12 Kommunen har deponert 58 hyllemeter hos IKA, hvorav alt er ordnet og listeført. I kommunens fjernarkiv står betydelige mengder med uordnede arkiver, anslått av kommunen til å være i overkant av 120 hyllemeter. I tillegg til dette står det arkivmateriale hos enhetene, som også antas å være uordnet. Kommunen har et betydelig etterslep av uordnede eldre og avsluttede arkiver, og det mangler oversikter over de eldre arkivene. Dette er et avvik i forhold til kravene i arkivforskriftens 5-4 og Avlevering av elektronisk arkivmateriale Arkivforskriften og Normalinstruksen for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner stiller også krav til kommunene i forhold til håndtering av elektronisk skapt materiale. Avlevering av elektronisk skapt materiale skal omfatte definerte uttrekk av data fra IT-systemer, ikke IT-systemene i seg selv. Kommunen bør følge de samme reglene som benyttes for avlevering fra statlige organer til Arkivverket 3, som gir bestemmelser om lagringsmedium, organisering av datauttrekk og krav til dokumentasjon om systemet og dataene. Dette innebærer at å ha en kopi av avsluttede systemer på en server ikke er en tilstrekkelig løsning for langtidsbevaring av elektronisk arkiv. Kommunen bruker IKA som elektronisk depot. IKA deponerer uttrekk fra fagsystemer på vegne av kommunen. Det er utarbeidet rutiner, som finnes i arkivplanen, for uttrekk, overføring og deponering av elektroniske arkiv. Kommunen har utarbeidet en oversikt over de uttrekk som er deponert hos IKA Trøndelag: System Fagområde Periode Uttrekk gjort ESA (Kontor 2000) Journal (sakarkiv) Socio Sosialtjenesten (sammen med Røros og Os) HsPro Helse Helse PPI Pedagogisk-psykologiske tjeneste BvPro Barnevern (sammen med Røros og Os) PPI Pedagogisk-psykologiske tjeneste(sammen med Røros og Os) Familia (sammen med Røros og Os) Disse finnes i Forskrift 1. desember 1999 nr om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, kapittel 8 og 9. 12

13 Våren 2013 sendte man uttrekk fra barnevernssystem, og det er planlagt å sende et nytt uttrekk fra sosialtjenesten høsten Kommunen har gjort uttrekk og har i samarbeid med IKA et opplegg for bevaring av elektronisk skapt materiale, men vi kan ikke se at opplegget omfatter alle systemer med bevaringsverdig dokumentasjon i kommunen (jf punkt 2.6). Det kan selvsagt skyldes at kommunen, og IKA, enten vurderer at man for enkelte fagområder enten skal bevare dokumentasjonen på papir, eller at man vurderer at dokumentasjonen ikke er bevaringsverdig ut fra gjeldende regelverk. I tilfelle bør dette beskrives i arkivplanen. Det anmerkes derfor som et avvik i forhold til arkivforskriftens 3-17 at kommunen ikke har en komplett plan som dokumenterer hvordan elektronisk skapt materiale skal bevares på lang sikt. Vi ber om en plan for håndtering av elektronisk skapt materiale. Alle systemer med bevaringsverdig informasjon må beskrives i planen Publikums tilgang til arkivmateriale Arkivforskriftens 5-6 om tilgjengelighet for publikum gir en generell plikt for offentlige arkivdepoter, herunder kommuner, til å legge forholdene til rette slik at publikum kan gjøre bruk av arkivmaterialet. Unntaket er materiale som er unntatt for offentlighet. Det er i utgangspunktet kommunen selv som avgjør hvordan materialet skal gjøres tilgjengelig. Likevel gis det enkelte føringer i regelverket, som skal følges. Blant annet skal det kunne gis avskrift/kopier av dokumenter. Det er også viktig at originaldokumenter kun gjøres tilgjengelig for publikum under tilsyn. Det finnes skrevne rutiner og et fast opplegg for bruk av de arkivene om er deponert hos IKA Trøndelag. Dette mangler for de arkivene som fortsatt er oppbevart hos kommunen. Det anmerkes som et avvik i forhold til arkivforskriftens 5-6 at kommunen ikke har en rutine og opplegg for å legge forholdene til rette for publikums bruk av arkivene oppbevart i rådhuset. 13

14 6 Oppsummering av avvik 1 Se punkt 2.5. Kommunens kvalitetskontroll av arkivdatabasen er ikke à jour, noe som anmerkes som et avvik i forhold til arkivforskriftens Se punkt 2.6 og 3.1. Kommunen mangler arkivrutiner og prosedyrer for håndtering av deler av arkivdanningen. Dette anmerkes som et avvik i forhold til kapittel 3 del A (arkivrutiner) og mulig i forhold til 2-6 (journalføring). 3 Se punkt 3.2. Det anmerkes som et avvik til arkivforskriftens 3-7 at kommunen mangler rutiner for restansekontroll. 4 Se punkt 4 og vedlegg 1. Det anmerkes flere avvik i arkivlokalet i forhold til kravene i arkivforskriftens kapittel 4. 5 Se punkt 5.2: Kommunen har et betydelig etterslep av uordnede eldre og avsluttede arkiver. Dette er et avvik i forhold til kravene i arkivforskriftens 5-4 og Se punkt 5.3: Det anmerkes som et avvik i forhold til arkivforskriftens 3-17 at kommunen ikke har et opplegg som på fullgod måte ivaretar hensynet framtidig dokumentasjon av/fra elektronisk skapte arkiver. 7 Se rapportens punkt 5.4: Det anmerkes som et avvik i forhold til arkivforskriftens 5-6 at kommunen ikke har en rutine og opplegg for å legge forholdene til rette for publikums bruk av arkivene som er oppbevart i rådhuset. 14

15 Vedlegg 1: Beskrivelse av arkivlokalene Gang i kjeller Det er svært uheldig at materialet er plassert i en gang. En utløser en rekke avvik i forhold til arkivforskriften ved å ha arkivene plassert slik. Det ble sagt at arkivene skulle flyttes med det første, og gangen er dermed ikke vurdert. Avvik i arkivlokalet i henhold til forskriftens kapittel 4 Temperatur og luftfuktighet Fjernarkiv Temperatur: 14,5 grader Merknad 4-3 Lokalet skal være plassert på sikker måte i bygningen (kan ikke skades fra bygningen / tilstøtende aktiviteter) (vann, brann, eksplosjon) 4-4 Reoler skal ha tilstrekkelig bæreevne Ok 4-4 Reoler skal ikke være av brennbart materiale Ok Luftfuktighet: 29 % 4-4 Arkivmateriale skal ikke stå rett på golvet Noe på gulvet 4-4 Arkivmateriale skal ikke inntil vegg Noe inntil vegg I kommunens bygningsfaglige rapport er det meldt at dette er i orden 4-5 Lokalet skal ha fast renhold Ok 4-5 Lokalet skal ha fast tilsyn Ok 4-6 Lokalet skal være sikret slik vann og fukt ikke trenger inn I kommunens bygningsfaglige rapport er det antatt at dette er i orden 4-6 Det skal ikke være er vannrør i lokalet Ok 4-6 & 4.7.1: Rommet skal ikke varmes opp med radiatorer / ovner (kilder med potensiell vann eller brannfare) Lokalet skal være klassifisert som egen branncelle brannmotstandsevne REI Dører, luker osv inn til arkivlokalet skal kunne motstå åpen ild i minst 60 minutter (ha brannmotstandsevne EI 60) Dører skal være selvlukkende Ok Det skal ikke være vindu (normalt) Ok Panelovn I kommunens bygningsfaglige rapport er det meldt at dette er i orden Ok Lokalet skal ha automatisk brannalarm Det finnes i bygget, men vi kunne ikke se at det var egen føler i lokalet Det skal ikke være brukt maling, gulvbelegg og annet Antatt ok som fremmer brannspredning I lokalet skal det finnes håndslokkingsapparat Ok 4-8 Lokalet skal ha stabilt klima (gjennom hele året) Bør logges gjennom året, slik at eventuelle tiltak kan settes inn 4-8 Lokalet skal kunne varmes opp til vanlig romtemperatur Bør logges gjennom året, slik at eventuelle tiltak kan settes inn (gjennom hele året) (og holdes kjølig nok om sommeren) 4-9 Bygningsdeler som avgrenser arkivlokalet, skal være utformet slik at det er fullgodt sikret mot innbrudd og at uvedkommende slipper inn Antatt ok 4-9 Det skal finnes regler for hvem som har tilgang til lokalet Styrt gjennom tilgang til rommet 4-9 Lokalet skal ha innbruddsalarm Det finnes i bygget, men vi kunne ikke se at det var egen føler i lokalet eller på døra 15

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Mandal kommune

Tilsyn med arkivene i Mandal kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Mandal kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/2435 Dato for tilsyn: 08.06.2017 Rapportdato: 30.08.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Iveland kommune

Tilsyn med arkivene i Iveland kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Iveland kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/263 Dato for tilsyn: 29.03.2017 Rapportdato: 05.04.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1. Innledning...3 1.1 Bakgrunnen

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Rennesøy kommune

Tilsyn med arkivene i Rennesøy kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Rennesøy kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/847 Dato for tilsyn: 19.04.2017 Rapportdato: 16.05.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen

Detaljer

Ørland kommune. Tilsyn med arkivene i. Tilsynsrapport STATSARKIVETI TRONDHEIM. Sak: 2013/5637 Rapportdato:

Ørland kommune. Tilsyn med arkivene i. Tilsynsrapport STATSARKIVETI TRONDHEIM. Sak: 2013/5637 Rapportdato: STATSARKIVETI TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Ørland kommune Tilsynsrapport Sak: 2013/5637 Rapportdato: 14.5.2014 Dato for tilsyn: 15.4.2013 5ted,RådhusetØfland Utarbeidet av: GunnarKlippenvågSørumog Knut

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Ørland kommune

Tilsyn med arkivene i Ørland kommune STATSARKIVET I TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Ørland kommune T ilsynsrapport Sak: 2013/ 5637 Dato for tilsyn: 15. 4. 2012 Sted: Rådhuset Ørland Rapportdato : xx x x Utarbeidet av: Gunnar Klippenvåg Sørum

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune

Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune ARKIVVERKET - DOKUMENTASJONSFORVALTNING Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune Lillian Lunden Thomas Olsen [02.01.2017] Tilsynsrapport Sak: 2016/2642 Dato for tilsyn: 10.11.2016 Rapportdato: 02.01.2017

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune STATSARKIVET I KRISTIANSAND Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune Lillian Lunden 24.06.2015 Tilsynsrapport Sak: 2015/5336 Dato for tilsyn: 16.04. og 20.04. 2015 Rapportdato: 24.06.2015 Utarbeidet

Detaljer

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen)

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor, i dette tilfellet

Detaljer

DØNNA KOMMUNE SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 12/999

DØNNA KOMMUNE SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 12/999 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 12/999 KOMMUNEHUSET - FERDIGSTILLELSE AV ARKIVROM. INVESTERINGSSAK 2013. Rådmannens innstilling: Kommunestyret godkjenner at arkivlokalene

Detaljer

Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport

Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport Oppsummere Riksrevisjonens funn Fokusere på Statsarkivet i Trondheims inspeksjoner av kommuner og våre funn De samsvarer i stor grad med Riksrevisjonens

Detaljer

Periodisering, bortsetting og avlevering

Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning

Detaljer

Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer. Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi

Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer. Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi 1 Kort om Arkivverket Består av Riksarkivet + 8 regionale statsarkiv (Tromsø, Trondheim, Hamar,

Detaljer

Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand

Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivstatistikken for 2014 9 % av kommunene begynt planlegging av arkivhåndtering ved evt kommunesammenslåing

Detaljer

Ei g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer

Ei g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer H ARKIVVERKET STATSARKIVET I TROMSØ Ei g Gamvik kommune Postboks 174 9770 MEHAMN Deres ref Vår ref. Dato 2015/24156 SVNI 08.12.2015 Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer Statsarkivet i Tromsø

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Oppdal kommune

Tilsyn med arkivholdet i Oppdal kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Oppdal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/4153 Dato for tilsyn: 28.4.2017 Sted: Oppdal rådhus Rapportdato: 30.10.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold 1 Innledning...3

Detaljer

Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune

Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 15/8762 Dato for tilsyn: 6.5.2015 Sted: Kommunehuset i Drangedal, Gudbrandsvei 7 Rapportdato:

Detaljer

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn 1 Kort om Arkivverket

Detaljer

Gode arkivlokaler- viktig og relevant. http://www.hblad.no/bildeserier/article441722.ec e

Gode arkivlokaler- viktig og relevant. http://www.hblad.no/bildeserier/article441722.ec e Gode arkivlokaler- viktig og relevant http://www.hblad.no/bildeserier/article441722.ec e 1 Strakstiltak Enkeltark kan tørkes Protokoller bør frysetørres. Legges straks i fryser. Dette bare aktuelt om materialet

Detaljer

Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal

Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal Om tilsyn og rammene for disse Fokusområder i tilsynsarbeidet Hovedutfordringen! Hvordan unngå å få avvik praktiske tips Kontaktkonferanse IKA Møre og Romsdal,

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dagens meny 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokumentbehandlingen

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune

Detaljer

Tilsyn med arkivforhold Tromsø kommune

Tilsyn med arkivforhold Tromsø kommune Tilsyn med arkivforhold Tromsø kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2016/24934 Dato for tilsyn: 12.12.2016 Sted: Tromsø Rapportdato: 30.1.2017 Utarbeidet av: Svein-Olaf Nilssen Innhold 1 INNLEDNING...3 1.1

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske

Detaljer

Arkivforvaltningen i Målselv

Arkivforvaltningen i Målselv Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Nord-Odal kommune

Tilsyn med arkivholdet i Nord-Odal kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Nord-Odal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/1092 Dato for tilsyn: 27.2.2017 Sted: Nord-Odal rådhus Rapportdato: 12.5.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold

Detaljer

Arkiv 2013 27. november 2013

Arkiv 2013 27. november 2013 Arkiv 2013 27. november 2013 Innledning... 2 Organisering... 2 Arkivansvar og fullmakter... 5 Regelverk... 6 Arkivordning... 6 Sikkerhet... 7 Deponering... 8 Tiltaksplan... 9 2 Innledning I henhold til

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen)

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Gran kommune

Tilsyn med arkivholdet i Gran kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Gran kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/1213 Dato for tilsyn: 22.3.2017 Sted: Gran rådhus Rapportdato: 18.5.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold 1 Innledning...3

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Formål med grunnkurs i arkiv Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv,

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Søndre Land kommune

Tilsyn med arkivholdet i Søndre Land kommune STATSARKIVET I HAMAR Tilsyn med arkivholdet i Søndre Land kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2015/31109 Dato for tilsyn: 04.02.2016 Sted: Søndre Land rådhus Rapportdato: 07.03.2016 Utarbeidet av: Thomas

Detaljer

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV Kontaktseminar 2007 av Frøydis Antonens, IKAT Arkivforskriften Periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv Når en periode blir avsluttet i elektronisk

Detaljer

Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014

Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014 Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014 Om statistikken Riksarkivarens statistikk for kommunale arkivtjenester retter seg mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen startet opp i 2010, og er

Detaljer

Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Dokumentsenter og arkiv

Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Dokumentsenter og arkiv Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester Dokumentsenter og arkiv Gruppeleder: Mette Holand 30.03.2017 Innhold Status på tjenesteområdet(ene) Dokument- og arkivtjenesten i dag... 2 Hvordan er

Detaljer

Arkiv i kommunereformen

Arkiv i kommunereformen Arkiv i kommunereformen 1 Arkiv i kommunereformen dagens tema Erfaringer fra tilsyn Gjennomgang av veileder om kommunereformen og arkiv Gruppearbeid 2 Tilsynsområder Arkivplan, rutiner og instrukser Arkivansvar

Detaljer

Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger. oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 2010

Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger. oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 2010 Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 1 Svarprosent og svartidspunkt Kommuner (KOM) Svarprosent KOM: 89 % Svarprosent IKA: 68 % Svarprosent

Detaljer

R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R

R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R 2 0 1 6 O M U N D E R S Ø K E L S E N Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester (også

Detaljer

Hva har du gjort de siste 12 årene?

Hva har du gjort de siste 12 årene? Fjorden Baby! Foto: promo http://www.nrk.no/lydverket/medvidapne-oyne/ Hva har du gjort de siste 12 årene? Norsk Arkivråd Region Øst Frokostmøte 9. mars 2011 Anne Mette Dørum, Riksarkivet 1 Har du sjekka

Detaljer

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer ARKIVPLAN FOR HATTFJELLDAL tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty KOMMUNE: uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui Retningslinjer for behandling

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Interkommunalt Arkiv i Vest - Agder

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Interkommunalt Arkiv i Vest - Agder Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program: 0900-1130 1130 lunsj 1215 1500 Arbeidsform: innledning om viktige emner - spørsmål og diskusjon i plenum oppgaveløsning

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Gjøvik kommune

Tilsyn med arkivholdet i Gjøvik kommune STATSARKIVET I HAMAR Tilsyn med arkivholdet i Gjøvik kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2014/13242 Dato for tilsyn: 03.02.2015 Sted: Gjøvik rådhus Rapportdato: 26.02.2015 Utarbeidet av: Thomas Øverby Sigrid

Detaljer

Erfaringer med tilsyn

Erfaringer med tilsyn Erfaringer med tilsyn Foto: Per Kvalvik Marianne Rotvær Arkivleder Kristiansund kommune 21. Oktober 2015 Kristiansund kommune Møre og Romsdal 24 500 innbyggere ( 2014) 1800 faste ansatte (2014) Enhet IKT-

Detaljer

Saksframlegg. Trondheim kommune

Saksframlegg. Trondheim kommune Saksframlegg FORVALTNINGSREVISJON TRONDHEIM BYARKIV. TILBAKEMELDING OM OPPFØLGING. Arkivsaksnr.: 10/20770 ::: Sett inn innstillingen under denne linja Forslag til vedtak: Formannskapet tar tilbakemelding

Detaljer

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling

Detaljer

Periodisering Petter Pedryc

Periodisering Petter Pedryc Periodisering 30.10.2009 Petter Pedryc petter.pedryc@ika-trondelag.no Periodisering hvorfor. Plasshensyn Gjelder primært for arkivdeler på papir kun delvis aktuell grunn i forhold til databaser Informasjonseffektivitet

Detaljer

Høringssvar ny forskrift om arkiv

Høringssvar ny forskrift om arkiv INTERKOMMUNALT ARKIV I ROGALAND IKS Kulturdepartementet Postboks 8030 Dep 0030 OSLO Vår ref. Deres ref. Dato: 16/400-9/C66&13/7 16/1984 13.01.2017 Høringssvar ny forskrift om arkiv Det vises til høringsbrev

Detaljer

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Kontaktseminar 2005 Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Organisering av arkivdepot, bruk av offentlige arkiver 1. Hva er et arkivdepot? 2. Hvilke funksjoner skal et arkivdepot ha? 3. Hva

Detaljer

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009 Historikk og organisatoriske endringer Perioden 1991 2009 Ås kommune tok i bruk K-koder 01.01.91 og innførte gradvis Unique Sak Arkiv. Tidligere arkivsystem ble avsluttet fra denne dato. Alt gammelt materiale

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015 Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen inneholder bl.a. spørsmål om

Detaljer

Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015

Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015 Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015 Erfaringer fra tilsynsbesøk Arkivsjef Grete Gavelstad Tilsynsbesøk fra Datatilsynet 24. januar 2014 kl 0900-1200 Internkontroll og informasjonssikkerhet Formål

Detaljer

Kontaktinfo Her legger du inn informasjon om den som fyller ut skjemaet.

Kontaktinfo Her legger du inn informasjon om den som fyller ut skjemaet. 2A5W HFSD T79I Side 1 av 9 R-76 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 MOT-TATT Svarfristen er onsdan 5.anril 2017. BJLIGN KOMMUNF. Du starter undersøkelsen ved å trykke

Detaljer

Erfaringer med tilsyn

Erfaringer med tilsyn Erfaringer med tilsyn Foto: Per Kvalvik Marianne Rotvær Arkivleder Kristiansund kommune 27. Mai 2015 Kristiansund kommune Møre og Romsdal 24 500 innbyggere ( 2014) 1800 faste ansatte (2014) Enhet IKT-

Detaljer

Tenkte å si litt om...

Tenkte å si litt om... Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Tilsyn med arkivtilhøva i Åmli kommune

Tilsyn med arkivtilhøva i Åmli kommune Tilsyn med arkivtilhøva i Åmli kommune Førebels tilsynsrapport Sak 2012/16684 Dato for tilsyn: 28.11.2012 Stad: Åmli Rapportdato: 3.1.201311.12.2012 Utarbeida av: Lars Aase Kjetil Reithaug Kjell J. Bråstad

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for

Riksarkivarens årlige undersøkelse for Page 1 of 9 _V ;.:* Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 Svarfristen er onsdaq 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets

Detaljer

Arkivlovgivning i endring

Arkivlovgivning i endring Arkivlovgivning i endring Sveinung Meyer Svendsen 20. April 2017 Tranøy kai Foto: Bjørn-Are Melvik HVORFOR HAR VI ARKIVLOVGIVNING? Arkivenes formål Formålet med arkivdanningen til offentlige organ: tilfredsstille

Detaljer

Rapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune

Rapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 13/44 25.04.2013 Kommunestyret Arkivref: 2012/709-11 Saksbeh.: Arnhild Smeland, Arkiv- og systemansvarleg Avdeling: Administrasjonsavdelinga Dir.tlf.:

Detaljer

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie

kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie Hva er fagsystemer De eldste fagsystemene som vi kjenner er registrene for håndtering av ulike typer enkle data Det i dag kaller fagsystem favner over en rekke

Detaljer

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet 1 Veiledningen Riksarkivarens Rapporter og retningslinjer nr. 23 Ligger tilgjengelig

Detaljer

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Følgende retningslinjer skal følges ved deponering og/eller avlevering av elektroniske arkiver

Detaljer

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen.

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen. Innledning Det ble utarbeidet nye regler for bevaring/kassasjon i kommunal sektor som trådde i kraft 1.februar 2014. Ansvaret ble da lagt til kommunene for utarbeiding av kassasjonsfrister for arkivmateriale

Detaljer

Siljan kommune. Arkiv. 29. november 2005

Siljan kommune. Arkiv. 29. november 2005 Siljan kommune Arkiv 2005 29. november 2005 Arkiv 2005 Innledning (2) Lovverk (3) Arkivansvar og arkivfullmakter (4) Arkivorganisering (7) Arkivordning (8) Post og arkivrutiner (11) Forbedring og utvikling

Detaljer

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune Arkivforvaltningen i Balsfjord kommune 1 Rådmannen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten til enhetsleder for Interntjenesten, som igjen har delegert ansvar og myndighet til arkivleder.

Detaljer

Arkivplan uten prosjekt

Arkivplan uten prosjekt Arkivplan uten prosjekt Birte Young Fagansvarlig arkiv Øygarden kommune Sogn og Fjordane Fylkeskommune, kontaktkonferanse 2016 Fra stor kommune til liten kommune O 10 år erfaring fra Bergen kommune. O

Detaljer

Arkivhistorie i Norge

Arkivhistorie i Norge Lovverket Arkivhistorie i Norge 1270-årene:Lagabøtes «Hirdskrå». Fra 1300-tallet:Akershus slott og Kanselliarkivet, Danmark. 1572: Arkivet ble stattholderembete. 1840: fast embetsverk for nasjonalt arkiv.

Detaljer

Kommunereform, arkiv og IKA. IKAs kontaktkonferanse 2015

Kommunereform, arkiv og IKA. IKAs kontaktkonferanse 2015 Kommunereform, arkiv og IKA IKAs kontaktkonferanse 2015 Kommunereform «Stortinget har gitt tilslutning til å gjennomføre en kommunereform. Målet er større, mer robuste kommuner med økt makt og myndighet.

Detaljer

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer. http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer. http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc Synnøve Østebø og Ine Fintland, 21.05.2015 Tilsyn hvilken rolle har Arkivverket? Arkivverket Består av

Detaljer

Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå?

Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå? Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå? IKAVAs kontaktkonferanse 2015 Turid Holen Kommunereform Stortinget har gitt tilsutning om å gjennomføre en kommunereform. Målet er større, mer robuste

Detaljer

QuestBack kvittering - > lig rapportering om arkivmessige forhold

QuestBack kvittering - > lig rapportering om arkivmessige forhold QuestBack kvittering - > lig rapportering om arkivmessige forhold - 211 Side 1 av 5 Dette er en automatisk generert kvittering fra QuestBack. Nedenfor finner du en kopi av svar p lig rapportering om arkivmessige

Detaljer

IKA Kongsberg Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS. Retningslinje for periodisering av kommunale arkiver

IKA Kongsberg Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS. Retningslinje for periodisering av kommunale arkiver IKA Kongsberg Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS Retningslinje for periodisering av kommunale arkiver IKA Kongsberg 2003 1 INNLEDNING: Periodisering er en av de arkivrutinene som

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i kommunene. Sammenstilling av svarene for 2010 og 2011

Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i kommunene. Sammenstilling av svarene for 2010 og 2011 Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i kommunene Sammenstilling av svarene for 2010 og 2011 Rapporten er utgitt 15. november 2012 Innhold Innledning...3 Oppsummering av funnene...4 Metodikk

Detaljer

Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER

Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER Kjetil Reithaug Statsarkivar Statsarkivet i Kristiansand NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER

Detaljer

Saksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583

Saksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Saksframlegg Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Forslag til innstilling: 1. Bystyret vedtar at Trondheim kommune fremsetter søknad om medeierskap

Detaljer

Målekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd

Målekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd Målekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd 7. februar 2014 Arbeidsgruppe i NA Trine Nesland, Anne-Lise Kirkerud, Anja Vestvold, Vilde Ronge og Jorunn Bødtker NAs handlingsplan

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester (Storbyundersøkelsen) for 2014 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2014.

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester (Storbyundersøkelsen) for 2014 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2014. Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester (Storbyundersøkelsen) for 2014 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2014. Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet

Detaljer

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Intern sone Sikker sone Versjon 01.03.2013 Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Aktivt arkiv Arkiv Arkiv- og saksbehandlingssystem Arkivbegrensning Arkivdel Arkivkode Arkivmateriale Arkivnøkkel Arkivperiode

Detaljer

Vi viser til tilsendte høringsdokumenter av med forslag til endring av forskrift om offentlige arkiver (arkivforskriften).

Vi viser til tilsendte høringsdokumenter av med forslag til endring av forskrift om offentlige arkiver (arkivforskriften). Vår dato: 11.01.2017 Vår ref.: 17/013 Ark 800 Deres ref.: Kulturdepartementet Høringssvar ny forskrift om offentlige arkiv Vi viser til tilsendte høringsdokumenter av 17.10.2016 med forslag til endring

Detaljer

Er det fare for slik skade? 4.1

Er det fare for slik skade? 4.1 SJEKKLISTE VED UTARBEIDELSE AV BYGNINGSFAGLIG RAPPORT Arkivforskriftens 4-3 Plassering av arkivlokale 4-3 Arkivlokala skal plasserast slik i bygningen at arkivmaterialet er godt verna. Ein skal særleg

Detaljer

ARKIV. Kvæfjord kommune

ARKIV. Kvæfjord kommune ARKIV Kvæfjord kommune Kvæfjord kommune 3.100 innbyggere Stor kommunal virksomhet etter overtakelsen av ansvaret for tjenester til tidligere beboere ved Trastad gård. Kvæfjord kommune organisasjonskart

Detaljer

Grunnkurs i arkiv. Monika K. Håland og Snorre D. Øverbø. KUBEN, Arendal,

Grunnkurs i arkiv. Monika K. Håland og Snorre D. Øverbø. KUBEN, Arendal, Grunnkurs i arkiv Monika K. Håland og Snorre D. Øverbø KUBEN, Arendal, 18.04.2017 Velkommen lover og regler for offentlige arkiv - Velkommen - Gjennomgang av dagens program - Litt om KUBEN og Arkivavdelingen

Detaljer

Rapport Verran Kommune

Rapport Verran Kommune Dora 1 Maskinistgata 1 7042 Trondheim postmottak@ika-trondelag.no Tlf: 73 88 45 00 Org.nr: 971 375 965 Bank: 4435 06 06898 www.ika-trondelag.no Deres ref/dato: Vår ref: 14/270 Dato: 22.04.2014 Rapport

Detaljer

MØTEINNKALLING. Eventuelt forfall meldes til tlf. 75 14 50 00 eller pr. e-post: postmottak@rana.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

MØTEINNKALLING. Eventuelt forfall meldes til tlf. 75 14 50 00 eller pr. e-post: postmottak@rana.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. RANA KOMMUNE Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 30.10.2012 Tid: 11.00 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til tlf. 75 14 50 00 eller pr. e-post: postmottak@rana.kommune.no

Detaljer

^ 3 iuly 2010 MOTTATT. Rapport etter utført tilsyn ved UNN 9038 TROMSØ. Gjennomføring. Dokurrentsenteret UNN HF. Universitetssykehuset Nord-Norge

^ 3 iuly 2010 MOTTATT. Rapport etter utført tilsyn ved UNN 9038 TROMSØ. Gjennomføring. Dokurrentsenteret UNN HF. Universitetssykehuset Nord-Norge A R K I V V E R K E T STATSARKIVET I TROMSØ MOTTATT ^ 3 iuly 2010 Dokurrentsenteret UNN HF Universitetssykehuset Nord-Norge 9038 TROMSØ Deres ref. Vår ref. Dato 2010/2740 HILA 01.06.2010 Rapport etter

Detaljer

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og

Detaljer

Periodisering ESA og ephorte

Periodisering ESA og ephorte Periodisering ESA og ephorte Workshop Vi gir deg en full oversikt over hva som må gjøres i forbindelse med periodisering Frank Strøm (seniorkonsulent, EVRY) Nina Farahi (seniorkonsulent, EVRY) Kristian

Detaljer

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Fagsystemer Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Funn sikring av elektronisk arkivmateriale Kommunene og fylkeskommunene mangler tilstrekkelig kompetanse, rutiner og systemer

Detaljer

Kommunereformen og IKA Trøndelags eierkommuner

Kommunereformen og IKA Trøndelags eierkommuner Kommunereformen og IKA Trøndelags eierkommuner Orientering om arbeidet ved IKA Trøndelag med sikte på å gjøre eierkommunen best mulig rustet til å møte kommunereformen på arkivfagets premisser MÅL FOR

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Bydel Søndre Nordstrand, Oslo kommune

Tilsyn med arkivene i Bydel Søndre Nordstrand, Oslo kommune Tilsyn med arkivene i Bydel Søndre Nordstrand, Oslo kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2016/8770 Dato for tilsyn: 7.6.2016 Sted: Bydelsadministrasjonen, barnevernkontoret samt fjernarkivet, alle lokalisert

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2014

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2014 Side 1 a tjl)17cum-jpnip Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2014 -ges Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2014..CSCCI Riksarkivarens årlige undersøkelse retter

Detaljer

I paragrafenes tegn. Arkivloven med et «kommunalt/fylkeskommunalt» perspektiv Norsk Arkivråd, seminar mars 2014

I paragrafenes tegn. Arkivloven med et «kommunalt/fylkeskommunalt» perspektiv Norsk Arkivråd, seminar mars 2014 I paragrafenes tegn Arkivloven med et «kommunalt/fylkeskommunalt» perspektiv Norsk Arkivråd, seminar 18. 19 mars 2014 Kort om meg Elisabeth Gade Arkivleder i landets 14. største kommune Skedsmo kommune

Detaljer

Kommunereformen og arkiv viktige forberedelser. Ole-Bjørn Fossbakk, IKAT. Scandic Grand Hotel, Tromsø, 21.5.2015

Kommunereformen og arkiv viktige forberedelser. Ole-Bjørn Fossbakk, IKAT. Scandic Grand Hotel, Tromsø, 21.5.2015 Kommunereformen og arkiv viktige forberedelser Ole-Bjørn Fossbakk, IKAT Scandic Grand Hotel, Tromsø, 21.5.2015 Struktur Innledning Kort historikk Arkivloven og arkivplan Oppgaver og planlegging før kommunesammenslåing

Detaljer

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet Omorganisering i offentlige organer Veiledning for arkivet Riksarkivaren 2007 2 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 20 Riksarkivaren, Oslo 2007 ISBN 978-82-548-0101-7 3 4 Innholdsfortegnelse 1 Innledning...

Detaljer

Karin Amalie Holmelid tlf: Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen

Karin Amalie Holmelid tlf: Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen Oppdeling av arkivmaterialet og noen oppgaver som følger Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no tlf: +47 90 604703 Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen Tema for timen Periodisering Bakgrunn

Detaljer

Magasinkapasitet for papirarkiver i kommunal sektor

Magasinkapasitet for papirarkiver i kommunal sektor Notat til strategigruppen for Samdok-kommunale arkiv Fra: Ingrid Nøstberg og Torleif Lind Dato: 26.01.2016 Magasinkapasitet for papirarkiver i kommunal sektor Sammendrag Dette notatet er en del av SAMDOK-prosjektets

Detaljer

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18.

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. november 2009 Dokumentasjon/fagsystemer/NOARK Hva er dokumentasjon

Detaljer

Arkivlova og arkivforskrifta sine earkiv/ikt-sider

Arkivlova og arkivforskrifta sine earkiv/ikt-sider Arkivlova og arkivforskrifta sine earkiv/ikt-sider Arkivlova - 1. Føremål. Arkivlova intensjon: «Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015 Side 1 av 10 R3ZL SLCY-L485 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015 /S- z LC, Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen

Detaljer