OFFENTLIG ARKIVREGELVERKS OVERFØRINGSVERDI FOR PRIVATE VIRKSOMHETER? 7. desember 2017

Transkript

1 OFFENTLIG ARKIVREGELVERKS OVERFØRINGSVERDI FOR PRIVATE VIRKSOMHETER? Spesialrådgiver Sigrun Rasmussen, Arkivverket Workshop SAMDOK privatarkiv 7. desember 2017

2 Forvaltning og kulturvern - samarbeid 2

3 Silicon Valley v.s. Vierrageahči 3

4 FRA KUN BEVARING TIL OGSÅ Å VÆRE I FORKANT

5 Totalt bevart: hm Privatarkiv:

6 6

7 Det vi helst ikke snakker om 7

8 Men hva med bevaring av de digitale privatarkivene? Institusjonstype Uttrekk offentlig sektor Uttrekk privat sektor Arkivverket (Riksarkivet, Samisk arkiv og statsarkiva) (Fylkes)kommunale arkivinstitusjoner Andre arkivinstitusjoner 4 Museer 0 Bibliotek 0 SUM

9 Arbeidsprosesser for arkiv - det store bildet Private virksomheter Behov og forventninger Arkivinstitusjon Skape Bruke og forvalte Lage og sende arkivversjon Overføre Motta Vedlikeholde Tilgjengeliggjøre Arkivskaper Arkivdepot 9

10 Arbeidsprosesser for arkiv - det store bildet Private virksomheter Behov og forventninger Arkivinstitusjon Skape Bruke og forvalte Lage og sende arkivversjon Overføre Motta Vedlikeholde Tilgjengeliggjøre Arkivskaper Arkivdepot 10

11 ARKIVLOV OG ARKIVFORSKRIFTER

12 Arkivloven felles formål private og offentlige arkiv 1. Føremål Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskningsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at dess kan verta tekne vare på og gjorde tilgjelege for ettertida. 12

13 Arkivlovens definisjon av arkiv? Eller kanskje et sakarkivsystem 2. Definisjonar I denne lova vert desse omgrepa nytta slik: a. Dokument: ei logisk avgrensa infomasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning eller overføring b. Arkiv: dokument som vert til som lekk i ei verksemd... f. Privat arkiv: arkiv som ikkje er offentleg arkiv. 13

14 Offentlige arkiv - journalføringsplikten IB 14

15 Private arkiv IB 15

16 Arkivlovens Kapittel II. Offentlege arkiv 6 Arkivansvaret Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid 7 Rettleiiings- og tilsynsansvar Rikarkivaren har rettleiings- og tilsynsanvar for arkivarbeidet i offentlege organ. Riksarkivaren kan: A.krevja seg førelagt for godkjenning journalsystem, arkivnøklar, arkivinstuksar m.m B.inspisera arkiv C.Gje pålegg som er naudsynte for å oppfylla føresegnar gjevne i eller medhald av denne lova 16

17 Dokumentasjonsforvaltning og arkiv tre tema Arkivansvar Arkivplan Rutiner og organisering av elektronisk arkiv 17

18 Arkivansvar arkivforskriften 1-1 og 2-1 Offentlige organ har plikt til å holde arkiv Øverste ledelse har overordnet ansvar for arkivarbeidet i et offentlig organ Et offentlig organ har ansvar for at underliggende organ får nødvendig veiledning, råd og instrukser for arkivarbeidet jf. Arkivlov og forskrifter Arkivansvaret ligger hos organet, og ikke hos den enkelte tjenestemann (med mindre annet er særskilt avtalt) Arkivtjenesten skal være felles for organet og under daglig leder av en arkivansvarlig 18

19 Arkivplan arkivforskriften 2-2 Ajourført samleplan som viser hva arkivet omfatter, hvordan det er organisert, samt instrukser, regler, planer mv. som gjelder arkivarbeidet Oversikt over journalsystem Dokumentasjon av fagsystem, slik at materialet kan benyttes etter overføring til depot Arkivdeler som holdes utenfor periodisering Instrukser i kapittel IX 3-2 og 3-3 Arkivplan.no KAI-institusjonsenes nettverktøy for arkivplanmal - eksempler Time kommune - detaljert og svært uttømmende hovedstruktur: time.arkivplan.no Aurland kommune beveger seg mot en funksjonsbasert tilnærming: aurland.arkivplan.no 19

20 Rutiner og organisering av elektronisk arkiv Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (Riksarkivarens forskrift) Kapittel IX: Elektronisk arkivering av saksdokumenter. C. Krav til organisering og rutiner 3-2. Opplysninger og bruk av det elektroniske arkivet Før bruk skal det være tarbeidet instruks som beskriver oppbyggingen og bruk 3-3. Interne ansvarsforhold og rutiner Før bruk skal det være etablert et apparat og retningslinjer for å administrer og ajourføre brukerrettigheter til systemet Før bruk skal det utarbeides instruks med ansvarsforhold og rutiner som er relevant for bruk av systemet. Uttømmende liste: 20

21 3-3. Interne ansvarsforhold og rutiner 1) ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner 2) hvilke spesifikke registrerings- og arkiveringsrettigheter som tildeles ledere og saksbehandlere 3) ansvarsforhold og prosedyrer for registrering og arkivering av saksdokumenter som sendes og mottas som e-post 4) ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av saksdokumenter til arkivformat, herunder tidspunkt for konvertering 5) operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter 21

22 3-3. Interne ansvarsforhold og rutiner 6) ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og den elektroniske arkiveringen 7) dersom digital signatur anvendes: regler og rutineopplegg for bruken 8) rutiner som definerer opplegg og ansvar for: - fordeling av dokumenter, - retting av registrerte journal- og arkivopplysninger, - avskrivning av ferdigstilte dokumenter, - vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet, - registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette. 9) nødprosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift. 22

23 Takk for meg! The Pied Piper - Crispian St. Peters 1966 av Mike Horn 23