Ei g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Ei g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer"

Transkript

1 H ARKIVVERKET STATSARKIVET I TROMSØ Ei g Gamvik kommune Postboks MEHAMN Deres ref Vår ref. Dato 2015/24156 SVNI Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer Statsarkivet i Tromsø gjennomførte stedlig tilsyn med arkivforhold i Gamvik kommune. Vi viser til vår foreløpige tilsynsrapport datert og oversendt kommunen Vi har ikke mottatt noen tilbakemeldinger på den. Vedlagt følger endelig rapport, og nedenfor gis våre pålegg. Med hjemmel i lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv (arkivloven) 7 c gir Statsarkivet i Tromso Gamvik kommunefolgende pålegg: Arkivplan må oppdateres slik at informasjon om arkiv og arkivansvar i interkommunale samarbeid og NAV inkluderes. Instruks for elektronisk arkivering må utarbeides og inkluderes i arkivplan. Det må redegjøres for tiltak for å redusere antall restanser og tiltak for å påse at journalposter og saker gis statuser som markerer endelig avslutning. Retningslinjer for periodisering av journal og arkiv må utarbeides og inkluderes i arkivplan. Det må inngås avtale med IKA Finnmark om deponering av avsluttet journalsystem (K2000). Strategi for bevaring av data i fagsystemer må utarbeides og inkluderes i arkivplan. Det må utarbeides en tidsplan for ordning, listeføring og overføring til depot av eldre og avsluttet arkiv. Statsarkiv for Troms. Postadresse: Kontoradresse: Organisasjonsnr: Telefon: Finnmark og Svalbard Postboks 6315 Huginbakken TROMSO Universitetsområdet

2 2 8. Det må utarbeides en plan, med tidsangivelser, for iverksetting av tiltak for utbedring av arkivlokalet, jf. rapportens tabell 5. For flere detaljer viser vi til vedlagte rapport. Frist for innfrielse av påleggene settes til Vi vil til sist bemerke at det er valgt å ha fokus på avvik, noe som fører til at det som er positivt og bra ikke kommer like tydelig frem i rapporten. Vi håper at våre krav og kommentarer kan være til hjelp i det videre arkivarbeidet. Med hilsen Solbjørg Ellingsen Fossheini e.f. statsarkivar Svein-Olaf Nilssen arkivar Vedlegg: tilsynsrapport

3 ARKIVVFRKFT STATSARKIVET I TROMSØ Tilsyn med arkivforhold i Gamvik kommune Tilsynsrapport Sak 2015/24156 Rapportdato: Dato for tilsyn: Utarbeidet av: Sted: Mehamn Svein-Olaf Nilssen

4 Innhold 1 INNLEDNING BAKGRUNNEN FOR TILSYNET OG FAKTAOPPLYSNINGER OM KOMMUNEN DELTAKERE VED TILSYNET TILSYNSOMRÅDER GRUNNLAGSMATERIALE ARKIVLOVGIVNINGEN 4 2 ORGANISERINGAV ARKIVTJENESTEOG ARKIVANSVAR 4 3 ARK1VPLAN,INSTRUKSER,RUTINER 5 4 ARKIVORGANISERING OG ARKIVBESKRIVELSE 5 5 JOURNALFØRINGOG ARKIVDANNING POSTMOTTAK, JOURNALFØRING, DOKUMENTFANGST RESTANSEKONTROLL, KVALITETSSIKRING AV ARKIV OG JOURNAL PERIODISERING OG BORTSETTING AV ARKIV 7 6 ELEKTRONISKARKIV BEVARING OG DATASIKKERHET NOARK-SYSTEMER FAGSYSTEMER - ARKIVDANNING OG LANGTIDSBEVARING DATASIKKERHET 8 7 SIKRING OG TILGJENGELIGGJØRINGAV ARKIV ARKIVLOKALER Generelt om krav til arkivlokaler Lokaler for bortsatt arkiv ORDNING, USTEFØRING OG OVERFØRING TIL ARKIVDEPOT 9 8 NØDVENDIGE TILTAK 10 2

5 1 Innledning 1.1 Bakgrunnen for tilsynet og faktaopplysninger om kommunen Statsarkivet i Tromsø gjennomførte, med hjemmel i Arkivloven 7, stedlig tilsyn hos Gamvik kommune Tilsynet var ledd i statsarkivets løpende tilsyn med arkivforhold hos kommunene og fant sted ved rådhuset. Ingen ytre enheter ble besøkt. Likevel ble også arkivforhold ved enhetene (bruk av fagsystemer, arkivering i brukerarkiver) til en viss grad tatt opp. Gamvik kommune har 1139 innbyggere. Administrasjonssenter er Mehamn. Kommunen ble opprettet i 1914 ved utskillelse fra Tana kommune. Det har ikke skjedd noen grenseendringer senere. Det er 154 ansatte i kommunen. De utfører 121 årsverk. Nedenfor følger en oversikt over samarbeidsordninger og kommunale foretak. Tabell 1 Samarbeidsordninger og kommunale foretak Samarbeidsområde Barnevern Legetjeneste PPT Landbrukskontor Sosialtjeneste Havneforvaltning Utviklin Eiendom Navn Nordkyn barnevern Nordkyn legetjeneste PPT Midt-Finnmark NAV Gamvik Gamvik-Nordk n Havn KF Gamvik-Nordk n Utviklin KF Gamvik eiendom AS Arkivansvar Gamvik (vertskommune) Lebesby (vertskommune) og Gamvik kommune Porsan er kommune Lebesb kommune Gamvik kommune Arkivansvar uavklart Arkivansvar uavklart E et rettssub'ekt Kommunen er medeier i Interkommunalt Arkiv Finnmark IKS (IKAF) som benyttes som faglig ressurs og depot for papirarkiv. Det er også inngått depotavtale for elektronisk materiale, men ikke foretatt deponeringer. 1.2 Deltakere ved tilsynet Fra Statsarkivet i Tromsø møtte arkivar Svein-Olaf Nilssen. Fra Gamvik kommune møtte: Kontorleder Heidi Hansen Arkivleder Helge Johan Pedersen Sekretær Åsmund Fagerheim 1.3 Tilsynsområder Fokus for tilsynet var følgende: Arkivtjeneste (organisering, oppgaver, ressurser) Arkivplan, instrukser og rutiner Arkivdanning og journalføring Behandling av bortsatt, eldre og avsluttet arkiv (ordning, listeføring mv.) Behandling av elektronisk skapt arkivmateriale 1 Legetjenesten har eget arkiv i Gamvik og for dette er Gamvik kommune arkivansvarlig. 3

6 Sikring og tilgjengeliggjøring av arkiv (lokaler og depotordning) 1.4 Grunnlagsmateriale Statsarkivet mottok i forkant av tilsynet arkivplan. Under tilsynet mottok vi et arkivrutinedokument og en oversikt over kommunens elektronisk systemer. Rapporten bygger på opplysninger innhentet under tilsynet og innholdet i ovennevnte dokumenter. 1.5 Arkivlovgivningen rapporten skilles det mellom anbefalinger og krav. Krav foreligger der det er funnet avvik mellom praksis og regelverk. Ved avvik vil vi oppgi hvilke bestemmelser i arkivlovgivningen som ikke er innfridd, og angi tiltak for å lukke slike. Det vil særlig bli vist til følgende bestemmelser: Arkivloven (LOV ), som vil være forkortet til AL Arkivforskriften (FOR ), som vil være forkortet til AF Riksarkivarens forskrifi (FOR Forskrift om utftllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver), kapittel IX som vil være forkortet til IX Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og ftlkeskommuner (Riksarkivarens rapporter og retningslinjer nr. 15), gitt med hjemmel i arkivforskriften 5-12, som vil være forkortet til Normalinstruksen 2 Organisering av arkivtjeneste og arkivansvar Kommunens arkiver skal, jf. AL 6, være innredet og ordnet slik at de er sikret som informasjonskilde for samtid og ettertid. Overordnet arkivansvar er tillagt den øverste ledelsen. I kommuner er det rådmannen, jf. AF 1-1 og kommuneloven 23, som skal påse at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og regler for arkiv. En sentral oppgave er å tilsette eller oppnevne arkivleder, som har faglig ansvar for arkivarbeidet, og å etablere en arkivtjeneste under dennes ledelse, jf. AF 2-1. Gamvik kommune regner seg som et organ etter arkivloven. Arkivleder et utnevnt og har faglig ansvar for alle arkiv og all arkivdanning i kommunen. Arkivtjenesten er plassert ved servicekontoret, som har 3 årsverk. Av dette anslås 1,5 årsverk å benyttes til arkivoppgaver. I tillegg utføres det arkivoppgaver ved de ytre enhetene, som selv har ansvar for den daglige arkivdriften. Det er viktig at de ansatte gis mulighet til å delta på kurs for å holde seg oppdatert på utviklingen innen arkivfeltet. Arkivtjenesten kan muligens ha en noe lav bemanning. Ifølge de ansatte er det f. eks. vanskelig å få satt av nok til arkivplanarbeid og arbeid med overføring av arkiv til IKAF. Statsarkivet er forsiktig med å anslå hvor mange ansatte arkivtjenesten skal ha. Det er noe den enkelte arkivskaper selv må vurdere. Det som er viktig er at ressursene er tilstrekkelige til at alle lovpålagte arkivoppgaver, inkludert utarbeidelse og oppdatering av arkivplan, kan utføres. Dersom man ser på forholdet mellom årsverk i kommunens arkivtjeneste og antall årsverk totalt får man 81 ansatte per arkivansatt. Basert på tidligere undersøkelser av forholdstall mellom ansatte i arkivtjeneste i offentlige organer og antall ansatte totalt, er det relativt mange ansatte per arkivansatt i kommunen. Kommunen er med i flere interkommunale samarbeid og kommunale foretak. Informasjon om arkiv og arkivansvar i disse og NAV, må med i arkivplan. 4

7 Anbefaling: Kommunen bør vurdere om arkivtjenesten er tilstrekkelig bemannet. Avvik: Informasjon om arkiv og arkivansvar i interkommunale samarbeid, KF og NAV mangler i arkivplan. 3 Arkivplan,instrukser,rutiner Offentlige organ skal, jf. AF 2-2, ha en arkivplan. Planen må holdes oppdatert slik at den gjenspeiler den faktiske arkivsituasjonen. Eldre versjoner må bevares, jf. AF For systemer som benyttes til elektronisk arkivering skal det, jf. IX , være utarbeidet instruks for oppbygging, bruk, interne ansvarsforhold mv. Gamvik kommune har en arkivplan. Den ble sist oppdatert for to år siden. Planen er omfattende og inneholder mye viktig informasjon. Det er svært positivt at kommunen har en utarbeidet arkivplan og slik vi forstår det vil det bli arbeidet videre med den. På noen områder ser vi at opplysninger mangler, det gjelder f. eks. informasjon om arkiv og arkivansvar i interkommunale samarbeid og NAV. Det mangler også fullstendig instruks for elektronisk arkivering selv om man har med rutine for kvalitetssikring av innskannede dokumenter. Selv om kommunen definerer sitt arkiv som papirbasert, vil den omfattende elektroniske arkivering som skjer nødvendiggjøre at instrukser for elektronisk arkivering, blant annet beskrivelse av lese- og skrivetilganger samt beskrivelse av arkivets oppbygging i arkivdeler, skriftfestes og inkluderes i arkivplanen. Avvik: Informasjon om arkiv og arkivansvar i interkommunale samarbeid, KF og NAV mangler i arkivplanen. Det er ikke utarbeidet instruks for elektronisk arkivering 4 Arkivorganiseringog arkivbeskrivelse En kommunes arkiv vil, jf. AF 2-4, bestå av sakarkiv, journaler, møtebøker, fagsystemer mv. Gamvik kommunes arkiv er ordnet etter ulike prinsipper. Sakarkiv arkiveres etter K-koder. Objektmapper (f. eks. eiendommer) er ordnet etter gnr. mv. I tabell 2 vises avsluttede og aktive journal- /arkivsystemer mens tabell 3 viser aktive fagsystemer. Tabell 2 Noark arkiv-/journalsystemer Periode Systemnavn Kommentar Kontor 2000 Journal 2009-dd. EDB Sak og Arkiv (ESA) Journal og arkiv Tabell 3 Fagsystemer Systemnavn og bruksområde Bevaringsmåte registerdata Bevaringsmåte dokumenter Familia (barnevern) Elektronisk Papirarkiv Velferd (NAV sosialtjeneste) Elektronisk Papirarkiv Win med allmenn (helse) Elektronisk Papirarkiv WinMed (helse) Elektronisk Papirarkiv 2 Versjon 6 ble tatt i bruk i april I 2014 foretok man overgang til versjon

8 Profil (pleie/omsorg) Elektronisk Papirarkiv JobbNorge (rekruttering) Elektronisk Papirarkiv Wis (skole) Elektronisk Papirarkiv I tillegg finnes det økonomisystemer (skatt sofie, NLP, Agresso og Arena), biblioteksystem (Micromarc), reseptsystem (FM modul eresept) og system for turnusplan (Notus). ESA er delt inn i 11 arkivdeler. Kommunen definerer sitt komplette arkiv som papirbasert. Arkivdanningen regnes som papirbasert og de elektroniske dokumentene anses som kopier. Elektroniske systemer benyttes som registre/journaler. Vi kommer tilbake til spørsmål rundt bevaring av Noark- og fagsystemer i kapittel 6. 5 Journalføring og arkivdanning 5.1 Postmottak, journalføring, dokumentfangst Offentlige organer skal, jf. AF 3-1, 3-2 med fiere, ha bestemmelser for hvordan post og e-post mottas og behandles. Offentlige organer skal, jf. AF 2-6, ha en eller flere journaler for registrering av saksdokumenter. Navn på systemer som benyttes og rutiner for journalføring må fremkomme i arkivplan. Det er sentralisert post- og e-postmottak som betjenes av arkivtjenesten, med skriftlige rutiner for postbehandling. Barnevern, legekontor og NAV har egne postmottak. Kommunen er satt opp som én journalførende enhet i ESA. Systemet benyttes til journalføring, og er felles journalbase for hele virksomheten. For enkelte dokumenttyper benyttes fagsystemer til dokumentregistrering (barnevern, NAV mv.). Ved tilsynet fremstod det som noe uklart hva som er rutiner for postbehandling ved ytre enheter og hvilke rutiner som forel igger for dokumentregistrering av de dokumenter som mottas ved ytre enheter. Dersom skriftlige rutiner måtte mangle, er det viktig at slike blir utarbeidet. For å vurdere kommunens dokumentfangst, har vi sett nærmere på utviklingen over en treårsperiode (antall journalførte poster i ESA). Tabell 4 Journalposter kategori I, U, N og X År I U N X Vi ser en jevn vekst i antall innkomne dokumenter. For utgående dokumenter er tallene stabile. Vi ser en betydelig nedgang i antall journalførte organinterne dokumenter, og anbefaler at kommunen ser nærmere på om fangsten av interne dokumenter er tilstrekkelig. 3 Dokumenter journalføres og arkiveres i ESA. 6

9 5.2 Restansekontroll, kvalitetssikring av arkiv og journal Arkivtjenesten skal føre kontroll med restanser, påse at ferdigbehandlede dokumenter blir avskrevet og lagt i arkivet og se til at det er samsvar mellom journal og arkiv, jf. AF 3-7 og 3-8. Ledere må følge opp de instrukser som kommer fra arkivtjenesten ovenfor sine medarbeidere. Status på journalposter og saker i journalsystemet må gjenspeile den faktiske dokumentflyten. Arkivtjenesten foretar restansekontroll flere ganger årlig. Ved kontroll av restanser (periode 2009-mai 2015) fant vi i alt 3912 restanser. Den eldste var fra Årsaken til restanser kan være flere. Det kan skyldes at saksbehandlere unnlater å avskrive henvendelser som ikke krever skriftlig svar (tatt til orientering osv.). Det kan skyldes at saksbehandlere lager svar utenom ESA. Restanser kan også skyldes at måten man svarer på i ESA ikke fører til at restansen blir avskrevet, f. eks. ved at man oppretter et nytt utgående dokument og ikke avskriver restansen direkte med et utgående svar. En annen årsak til restanser kan være at journalposter ikke ferdigstilles, men blir stående med status R. Det siste kan delvis være tilfellet. Vi fant nemlig over 6004 poster med status R. Uansett hva som er årsak til restansene, må kommunen få ned tallet. Det er viktig at ledere følger opp resultatene fra restansekontroller ovenfor sine medarbeidere. Antall poster i status R var over 600, med den eldste fra Det er viktig at arkivet følger opp dette, og avklarer med saksbehandlere (og sjekker papirarkiv) for å se om postene er feilregistreringer eller om det er reelle svar som ikke er blitt ferdigstilt (satt til status F). Selv om kommunen har papirarkiv, og dermed kan sies å ha kontroll på arkivlegging gjennom å påse at dokumenter kommer dit, er det viktig at man for å ha samsvar mellom journal og arkiv ser til at restanser avskrives og ferdige dokumenter settes til status F. Vi fant over 12005journalposter i status F, den eldste fra Det er viktig at poster blir satt til status J for å sikre samsvar mellom arkiv og journal. Status J er normalt en forutsetning for at dokumenter konverteres til arkivformat. Siden kommunen ikke har innført fullelektronisk arkiv, er ikke dette nødvendigvis kritisk, men fra det øyeblikk man blir fullelektronisk må dokumenter lagres i arkivformat. En lagring i arkivformat vil også være en forutsetning dersom kommunen ønsker å sikre arkiv skapt per i dag for ettertiden elektronisk i tillegg til å bevare det på papir. Etter det vi forstår blir dokumenter i status F inkludert i kommunens offentlige journal (postliste). Ved søk i systemet fant vi over 6006 poster i status M med de eldste fra For å sikre at disse dokumentene jevnlig kommer med i offentlig journal er det viktig at arkivet setter poster i M til J. Kontroll på saksnivå viste 4210 reserverte saker, den eldste fra I forbindelse med kommende periodeskiller har kommunen en oppgave med å få avsluttet saker når det blir aktuelt med deponering hos IKAF. Arkivtjenesten foretar kontroll av offentlig journal før listene publiseres på kommunens nettside. Her har kommunen etablert en veldig oversiktlig innsynsløsning. Avvik: Kommunen har en betydelig mengde restanser samt journalposter og saker i statuser som ikke markerer endelig avslutning (status Journalført for poster og status Avsluttet for saker). 5.3 Periodisering og bortsetting av arkiv Offentlige organ skal, jf. AF 3-12, 3-13 og 3-15, ha rutiner for periodisering av journal og arkiv. Hvilke prinsipper og rutiner som følges skal fremkomme i arkivplanen. Når en arkivperiode avsluttes må den skilles ut fra aktivt arkiv og settes bort. Materialet skal ordnes og listeføres, jf. AF Systemet oppga «over 600» poster. Eksakt tall ble ikke funnet. 5 Systemet oppga «over 1200» poster. Eksakt tall ble ikke funnet. Systemet oppga «over 600». Eksakt tall ble ikke funnet. 7

10 Det ble satt skarpt periodeskille i journal og arkiv ved innføringen av ESA i Det er ikke foretatt periodisering etter dette. Kommunen må etablere retningslinjer for periodisering og inkludere disse i arkivplan. Bortsatt arkiv er ikke ordnet og listeført. Siden kravet om ordning og listeføring vil gjelde i forbindelse med overføring til depot velger vi ikke å markere dette som et avvik. Avvik: Det mangler retningslinjer for periodisering av journal og arkiv. 6 Elektroniskarkiv- bevaringog datasikkerhet 6.1 Noark-systemer Offentlige organ skal ha strategier for bevaring av elektronisk arkivmateriale, jf. AF 3-15, 3-17 og Normalinstruksen kapittel 4. Bestemmelser vedrørende bevaring av elektronisk journal er også gitt i rundskriv fra Riksarkivet Ved periodisering skal avsluttet periode klargjøres for deponering i arkivdepot, normalt som elektronisk uttrekk. Kontor 2000 er tilgjengelig på server og som historisk base. Det er imidlertid ikke tatt uttrekk av systemet og deponert hos IKAF. Det er viktig at kommunen får sikret journaldataene for langtidsbevaring i depot. Avvik: Uttrekk fra avsluttet journalsystem K2000 er ikke deponert. 6.2 Fagsystemer arkivdanning og langtidsbevaring Det skal finnes skriftlige rutiner og instrukser for oppbygging og bruk av fagsystemer, jf. IX 3-2 og 3-3. Systemer uten Noark-godkjenning som benyttes til elektronisk arkiv skal innrapporteres, jf. IX 4-1. Det skal foreligge strategi for bevaring av data/dokumenter i fagsystemer, jf. Normalinstruksen kapittel 4. Innhold i systemer må bevarings- og kassasjonsvurderes, jf. AF 3-20 og 3-21 og gjeldende bestemmelser for bevaring og kassasjon i kommunale arkiver. Systemoversikter, instrukser, rutiner mv. må inngå i arkivplan. Det er viktig at systemoversikt holdes oppdatert og viser avsluttede og aktive systemer. Oversikten må beskrive hva systemene benyttes til, hvilken informasjon de inneholder og opplyse om hvordan bevaringsverdige data og dokumenter er sikret (tenkt sikret). For ikke godkjente systemer må dokumentene enten bevares som papirarkiv eller elektronisk via integrasjon med Noark-arkiv. Det siste forutsetter at aktuell arkivdel defineres som fullelektronisk. Det må presiseres at kravet til Noarkgodkjenning ikke gjelder for pasientjournalsystemer. For journal-/registerdata må man vurdere om bevaring skal være papirbasert (utskrifter) og/eller skje som systemuavhengige uttrekk. Bevaring bør, så langt det er mulig, være som elektronisk uttrekk. Det er viktig at bevaringsverdige data ikke slettes før de er sikret for langtidsbevaring og det er påsett at de, enten det er som utskrift eller uttrekk, er av en slik kvalitet at informasjonsverdien blir bevart. Kommunen må i samråd med IKAF vurdere hvordan bevaring skal skje. Ikke alle elektroniske systemer er nødvendigvis bevaringsverdige. Kommunen må, basert på gjeldende regelverk for bevaring og kassasjon, vurdere sine systemer. Data og eventuelle dokumenter i systemer som finnes bevaringsverdige må sikres. Avvik: Strategi for bevaring av data i systemene, inkl. bevarings- og kassasjonsvurderinger, mangler. 6.3 Datasikkerhet Det skal tas daglig sikkerhetskopi av journal-/arkivdatabaser. Sikkerhetskopier skal oppbevares fysisk atskilt fra den server databasen lagres på, jf. AF 2-10, jf. IX

11 Det tas daglig sikkerhetskopi. Disse og servere oppbevares atskilt. 7 Sikring og tilgjengeliggjøring av arkiv 7.1 Arkivlokaler Generelt om krav til arkiviokaler Krav til arkivlokaler gis i AF kapittel IV. Aktivt arkiv (dagligarkiv) kan være plassert i rom med standard som vanlige kontorlokaler. Bortsatt arkiv skal plasseres i spesialrom for bortsatt arkiv. Arkivlokaler må ha en standard som innebærer at arkivmaterialet ikke står i fare for å bli skadet, det gjelder uavhengig av om rommet er et lokale for dagligarkiv eller et spesialrom Lokaler for bortsatt arkiv Gamvik kommunes lokaler for bortsatt arkiv er i samfunnshuset som ligger rett i nærheten av rådhuset. Tre rom ble befart ved tilsynet. Av disse er det, slik vi forstår det, kun et lokale som er tiltenkt å benyttes permanent til arkivoppbevaring. Dette rommet er i kjelleren i samfunnshuset. I tabellen nedenfor angis de mangler som vi fant ved lokalet. Tabell 5 Avvik ved arkivlokale i kjelleren på samfunnshuset Bestemmelse Avvik Tiltak AF 4-7 Dør inn til lokalet har ikke brannmotstandsevne i 60 minutter (E160) og er ikke selvlukkende. Forskriftsmessig dør må monteres. AF 4-7 Det benyttes reoler av tre. Det må monteres reoler som er utført i et ikke brennbart materiale. AF 4-7 Brannslukkingsapparat mangler. Apparat må monteres. AF 4-7 Brannalarm mangler. Forskriftsmessig alarmløsning må installeres. AF 4-7 Det benyttes en varmevifte plassert på gulvet til oppvarming. Det må vurderes om oppvarmingsløsningen representer brannfare og alternativt velges en annen form for oppvarming. AF 4-9 1nnbruddsvarsling mangler. Forskriftsmessig alarmløsning må installeres. I tillegg benyttes to andre lokaler til oppbevaring av arkiv. Heller ikke disse to rommene er fullt ut i samsvar med arkivforskriftens krav. Siden vi forstår det slik at rommene ikke planlegges benyttet som arkivlokaler har vi ikke vurdert standarden på dem. Avvik: Bortsettingslokalet har, Jf tabell 5, flere mangler som avviker fra kravene i arkivforskrifien. 7.2 Ordning, listeføring og overføring til arkivdepot Kommuner skal, jf. AF 5-1 med flere, ha depotordning for eldre og avsluttet arkiv. Krav bygger på bestemmelsene i AF kapittel V samt Normalinstruksen. Spesifikke krav til lokaler for oppbevaring av eldre og avsluttet arkiv gis i AF kapittel IV. Arkiv avlevert til depot skal være ordnet og listeført, jf. 9

12 AF 5-4 og Normalinstruksen. Gamvik kommune oppbevarer en betydelig mengde eldre og avsluttet arkiv (med eldre og avsluttet menes arkiv eldre enn år). Arkivmaterialet er per i dag lite tilgjengelig. Det er verken ordnet eller listeført. Det er viktig at kommunen får igangsatt en prosess med å ordne og listeføre arkiv eldre enn år, og at slikt materiale deretter blir overført til depot. Avvik: Eldre og avsluttet arkiv er ikke ordnet og listeført. Materialet er heller ikke overført til depot. 8 Nødvendige tiltak rapportens kapittel 2, 3, 5.2, 5.3, 6.1, 6.2, og 7.2 er de avvik fra arkivlovgivningen som kom frem under tilsynet oppgitt. Disse vil danne grunnlag for de pålegg om utbedringer som vil følge med endelig tilsynsrapport. Nedenfor gis en oversikt over tiltak som er nødvendige for å lukke avvikene. Informasjon om arkiv og arkivansvar i interkommunale samarbeid, KF og NAV må med i arkivplan. Arkivplan må oppdateres slik at instruks for elektronisk arkivering blir inkludert. Det må arbeides for å redusere antall restanser og påses at journalposter og saker gis statuser som markerer endelig avslutning. Retningslinjer for periodisering avjournal og arkiv må utarbeides og inkluderes i arkivplan. Det må inngås avtale med IKAF om deponering av avsluttet journalsystem (K2000). Strategi for bevaring av data ifagsystemer må med i arkivplan. Det må utarbeides en plan for ordning, listeføring og overføring til depot av eldre og avsluttet arkiv Det må utarbeides en plan, med tidsangivelser, for å påse at tiltak som vist i tabell 5 blir iverksatt. 10

Tilsyn med arkivforhold Tromsø kommune

Tilsyn med arkivforhold Tromsø kommune Tilsyn med arkivforhold Tromsø kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2016/24934 Dato for tilsyn: 12.12.2016 Sted: Tromsø Rapportdato: 30.1.2017 Utarbeidet av: Svein-Olaf Nilssen Innhold 1 INNLEDNING...3 1.1

Detaljer

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:

Detaljer

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen)

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor, i dette tilfellet

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Iveland kommune

Tilsyn med arkivene i Iveland kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Iveland kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/263 Dato for tilsyn: 29.03.2017 Rapportdato: 05.04.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1. Innledning...3 1.1 Bakgrunnen

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Mandal kommune

Tilsyn med arkivene i Mandal kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Mandal kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/2435 Dato for tilsyn: 08.06.2017 Rapportdato: 30.08.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen)

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets

Detaljer

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Oppdal kommune

Tilsyn med arkivholdet i Oppdal kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Oppdal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/4153 Dato for tilsyn: 28.4.2017 Sted: Oppdal rådhus Rapportdato: 30.10.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold 1 Innledning...3

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Rennesøy kommune

Tilsyn med arkivene i Rennesøy kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Rennesøy kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/847 Dato for tilsyn: 19.04.2017 Rapportdato: 16.05.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen

Detaljer

Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand

Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivstatistikken for 2014 9 % av kommunene begynt planlegging av arkivhåndtering ved evt kommunesammenslåing

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune

Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune STATSARKIVET I TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune Sak: 2013/5603 Dato for tilsyn: 12.3.2013 Sted: Rådhuset Tilsynsrapport Kommunen ga tilbakemelding til foreløpig rapport: 27.8.2013 Rapportdato:

Detaljer

Arkiv i kommunereformen

Arkiv i kommunereformen Arkiv i kommunereformen 1 Arkiv i kommunereformen dagens tema Erfaringer fra tilsyn Gjennomgang av veileder om kommunereformen og arkiv Gruppearbeid 2 Tilsynsområder Arkivplan, rutiner og instrukser Arkivansvar

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Nord-Odal kommune

Tilsyn med arkivholdet i Nord-Odal kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Nord-Odal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/1092 Dato for tilsyn: 27.2.2017 Sted: Nord-Odal rådhus Rapportdato: 12.5.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune

Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune ARKIVVERKET - DOKUMENTASJONSFORVALTNING Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune Lillian Lunden Thomas Olsen [02.01.2017] Tilsynsrapport Sak: 2016/2642 Dato for tilsyn: 10.11.2016 Rapportdato: 02.01.2017

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for

Riksarkivarens årlige undersøkelse for Page 1 of 9 _V ;.:* Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 Svarfristen er onsdaq 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune STATSARKIVET I KRISTIANSAND Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune Lillian Lunden 24.06.2015 Tilsynsrapport Sak: 2015/5336 Dato for tilsyn: 16.04. og 20.04. 2015 Rapportdato: 24.06.2015 Utarbeidet

Detaljer

Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg - Brev fra Riksarkivet Pålegg om utbedringer etter dokumentbasert tilsyn

Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg - Brev fra Riksarkivet Pålegg om utbedringer etter dokumentbasert tilsyn US-SAK NR: 20/2011 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØREN 1302 1901 SAKSANSVARLIG: GEIR TUTTUREN SAKSBEHANDLER(E): LAILA EBBESEN SMED ARKIVSAK NR:2010/579 Lukking av pålegg fra

Detaljer

Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Dokumentsenter og arkiv

Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Dokumentsenter og arkiv Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester Dokumentsenter og arkiv Gruppeleder: Mette Holand 30.03.2017 Innhold Status på tjenesteområdet(ene) Dokument- og arkivtjenesten i dag... 2 Hvordan er

Detaljer

Arkivforvaltningen i Målselv

Arkivforvaltningen i Målselv Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder

Detaljer

Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer. Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi

Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer. Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi 1 Kort om Arkivverket Består av Riksarkivet + 8 regionale statsarkiv (Tromsø, Trondheim, Hamar,

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Gran kommune

Tilsyn med arkivholdet i Gran kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Gran kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/1213 Dato for tilsyn: 22.3.2017 Sted: Gran rådhus Rapportdato: 18.5.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold 1 Innledning...3

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune

Detaljer

Kontaktinfo Her legger du inn informasjon om den som fyller ut skjemaet.

Kontaktinfo Her legger du inn informasjon om den som fyller ut skjemaet. 2A5W HFSD T79I Side 1 av 9 R-76 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 MOT-TATT Svarfristen er onsdan 5.anril 2017. BJLIGN KOMMUNF. Du starter undersøkelsen ved å trykke

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dagens meny 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokumentbehandlingen

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske

Detaljer

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet 1 Veiledningen Riksarkivarens Rapporter og retningslinjer nr. 23 Ligger tilgjengelig

Detaljer

R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R

R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R 2 0 1 6 O M U N D E R S Ø K E L S E N Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester (også

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske

Detaljer

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune Arkivforvaltningen i Balsfjord kommune 1 Rådmannen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten til enhetsleder for Interntjenesten, som igjen har delegert ansvar og myndighet til arkivleder.

Detaljer

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV Kontaktseminar 2007 av Frøydis Antonens, IKAT Arkivforskriften Periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv Når en periode blir avsluttet i elektronisk

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Søndre Land kommune

Tilsyn med arkivholdet i Søndre Land kommune STATSARKIVET I HAMAR Tilsyn med arkivholdet i Søndre Land kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2015/31109 Dato for tilsyn: 04.02.2016 Sted: Søndre Land rådhus Rapportdato: 07.03.2016 Utarbeidet av: Thomas

Detaljer

^ 3 iuly 2010 MOTTATT. Rapport etter utført tilsyn ved UNN 9038 TROMSØ. Gjennomføring. Dokurrentsenteret UNN HF. Universitetssykehuset Nord-Norge

^ 3 iuly 2010 MOTTATT. Rapport etter utført tilsyn ved UNN 9038 TROMSØ. Gjennomføring. Dokurrentsenteret UNN HF. Universitetssykehuset Nord-Norge A R K I V V E R K E T STATSARKIVET I TROMSØ MOTTATT ^ 3 iuly 2010 Dokurrentsenteret UNN HF Universitetssykehuset Nord-Norge 9038 TROMSØ Deres ref. Vår ref. Dato 2010/2740 HILA 01.06.2010 Rapport etter

Detaljer

Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune

Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 15/8762 Dato for tilsyn: 6.5.2015 Sted: Kommunehuset i Drangedal, Gudbrandsvei 7 Rapportdato:

Detaljer

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn 1 Kort om Arkivverket

Detaljer

Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport

Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport Oppsummere Riksrevisjonens funn Fokusere på Statsarkivet i Trondheims inspeksjoner av kommuner og våre funn De samsvarer i stor grad med Riksrevisjonens

Detaljer

Periodisering, bortsetting og avlevering

Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning

Detaljer

Målekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd

Målekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd Målekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd 7. februar 2014 Arbeidsgruppe i NA Trine Nesland, Anne-Lise Kirkerud, Anja Vestvold, Vilde Ronge og Jorunn Bødtker NAs handlingsplan

Detaljer

Arkiv 2013 27. november 2013

Arkiv 2013 27. november 2013 Arkiv 2013 27. november 2013 Innledning... 2 Organisering... 2 Arkivansvar og fullmakter... 5 Regelverk... 6 Arkivordning... 6 Sikkerhet... 7 Deponering... 8 Tiltaksplan... 9 2 Innledning I henhold til

Detaljer

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen.

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen. Innledning Det ble utarbeidet nye regler for bevaring/kassasjon i kommunal sektor som trådde i kraft 1.februar 2014. Ansvaret ble da lagt til kommunene for utarbeiding av kassasjonsfrister for arkivmateriale

Detaljer

Saksframlegg. Trondheim kommune

Saksframlegg. Trondheim kommune Saksframlegg FORVALTNINGSREVISJON TRONDHEIM BYARKIV. TILBAKEMELDING OM OPPFØLGING. Arkivsaksnr.: 10/20770 ::: Sett inn innstillingen under denne linja Forslag til vedtak: Formannskapet tar tilbakemelding

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Ørland kommune

Tilsyn med arkivene i Ørland kommune STATSARKIVET I TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Ørland kommune T ilsynsrapport Sak: 2013/ 5637 Dato for tilsyn: 15. 4. 2012 Sted: Rådhuset Ørland Rapportdato : xx x x Utarbeidet av: Gunnar Klippenvåg Sørum

Detaljer

Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER

Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER Kjetil Reithaug Statsarkivar Statsarkivet i Kristiansand NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Formål med grunnkurs i arkiv Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv,

Detaljer

Ørland kommune. Tilsyn med arkivene i. Tilsynsrapport STATSARKIVETI TRONDHEIM. Sak: 2013/5637 Rapportdato:

Ørland kommune. Tilsyn med arkivene i. Tilsynsrapport STATSARKIVETI TRONDHEIM. Sak: 2013/5637 Rapportdato: STATSARKIVETI TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Ørland kommune Tilsynsrapport Sak: 2013/5637 Rapportdato: 14.5.2014 Dato for tilsyn: 15.4.2013 5ted,RådhusetØfland Utarbeidet av: GunnarKlippenvågSørumog Knut

Detaljer

Tenkte å si litt om...

Tenkte å si litt om... Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015 Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen inneholder bl.a. spørsmål om

Detaljer

Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014

Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014 Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014 Om statistikken Riksarkivarens statistikk for kommunale arkivtjenester retter seg mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen startet opp i 2010, og er

Detaljer

Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger. oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 2010

Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger. oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 2010 Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 1 Svarprosent og svartidspunkt Kommuner (KOM) Svarprosent KOM: 89 % Svarprosent IKA: 68 % Svarprosent

Detaljer

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer ARKIVPLAN FOR HATTFJELLDAL tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty KOMMUNE: uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui Retningslinjer for behandling

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Gjøvik kommune

Tilsyn med arkivholdet i Gjøvik kommune STATSARKIVET I HAMAR Tilsyn med arkivholdet i Gjøvik kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2014/13242 Dato for tilsyn: 03.02.2015 Sted: Gjøvik rådhus Rapportdato: 26.02.2015 Utarbeidet av: Thomas Øverby Sigrid

Detaljer

Periodisering Petter Pedryc

Periodisering Petter Pedryc Periodisering 30.10.2009 Petter Pedryc petter.pedryc@ika-trondelag.no Periodisering hvorfor. Plasshensyn Gjelder primært for arkivdeler på papir kun delvis aktuell grunn i forhold til databaser Informasjonseffektivitet

Detaljer

Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå?

Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå? Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå? IKAVAs kontaktkonferanse 2015 Turid Holen Kommunereform Stortinget har gitt tilsutning om å gjennomføre en kommunereform. Målet er større, mer robuste

Detaljer

Høringssvar ny forskrift om arkiv

Høringssvar ny forskrift om arkiv INTERKOMMUNALT ARKIV I ROGALAND IKS Kulturdepartementet Postboks 8030 Dep 0030 OSLO Vår ref. Deres ref. Dato: 16/400-9/C66&13/7 16/1984 13.01.2017 Høringssvar ny forskrift om arkiv Det vises til høringsbrev

Detaljer

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring

Detaljer

Kommunereformen og arkiv viktige forberedelser. Ole-Bjørn Fossbakk, IKAT. Scandic Grand Hotel, Tromsø, 21.5.2015

Kommunereformen og arkiv viktige forberedelser. Ole-Bjørn Fossbakk, IKAT. Scandic Grand Hotel, Tromsø, 21.5.2015 Kommunereformen og arkiv viktige forberedelser Ole-Bjørn Fossbakk, IKAT Scandic Grand Hotel, Tromsø, 21.5.2015 Struktur Innledning Kort historikk Arkivloven og arkivplan Oppgaver og planlegging før kommunesammenslåing

Detaljer

Kommunereform, arkiv og IKA. IKAs kontaktkonferanse 2015

Kommunereform, arkiv og IKA. IKAs kontaktkonferanse 2015 Kommunereform, arkiv og IKA IKAs kontaktkonferanse 2015 Kommunereform «Stortinget har gitt tilslutning til å gjennomføre en kommunereform. Målet er større, mer robuste kommuner med økt makt og myndighet.

Detaljer

Rådmannssamling i Arkivenes Hus 6/12-17

Rådmannssamling i Arkivenes Hus 6/12-17 Rådmannssamling i Arkivenes Hus 6/12-17 IKA, arkiv og digitalisering Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Arkiv-Norge Øverste faglige myndighet: Riksarkivaren Arkivverket: Riksarkivet,

Detaljer

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Intern sone Sikker sone Versjon 01.03.2013 Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Aktivt arkiv Arkiv Arkiv- og saksbehandlingssystem Arkivbegrensning Arkivdel Arkivkode Arkivmateriale Arkivnøkkel Arkivperiode

Detaljer

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Følgende retningslinjer skal følges ved deponering og/eller avlevering av elektroniske arkiver

Detaljer

ARKIV. Kvæfjord kommune

ARKIV. Kvæfjord kommune ARKIV Kvæfjord kommune Kvæfjord kommune 3.100 innbyggere Stor kommunal virksomhet etter overtakelsen av ansvaret for tjenester til tidligere beboere ved Trastad gård. Kvæfjord kommune organisasjonskart

Detaljer

Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal

Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal Om tilsyn og rammene for disse Fokusområder i tilsynsarbeidet Hovedutfordringen! Hvordan unngå å få avvik praktiske tips Kontaktkonferanse IKA Møre og Romsdal,

Detaljer

Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet

Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet -Så hva har skjedd? Har dere funnet eposten med invitasjonen? - Ja, vi fant

Detaljer

Arkivlovgivning i endring

Arkivlovgivning i endring Arkivlovgivning i endring Sveinung Meyer Svendsen 20. April 2017 Tranøy kai Foto: Bjørn-Are Melvik HVORFOR HAR VI ARKIVLOVGIVNING? Arkivenes formål Formålet med arkivdanningen til offentlige organ: tilfredsstille

Detaljer

Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015

Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015 Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015 Erfaringer fra tilsynsbesøk Arkivsjef Grete Gavelstad Tilsynsbesøk fra Datatilsynet 24. januar 2014 kl 0900-1200 Internkontroll og informasjonssikkerhet Formål

Detaljer

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009 Historikk og organisatoriske endringer Perioden 1991 2009 Ås kommune tok i bruk K-koder 01.01.91 og innførte gradvis Unique Sak Arkiv. Tidligere arkivsystem ble avsluttet fra denne dato. Alt gammelt materiale

Detaljer

Erfaringer fra tre fusjoner

Erfaringer fra tre fusjoner Erfaringer fra tre fusjoner 2009-2016 - sett fra et arkivfaglig ståsted Seksjonssjef Anita Dahlberg Om UiT Norges arktiske universitet - Vedtatt opprettet 1968 Breddeuniversitet med både klassiske universitetsfag

Detaljer

Periodisering av elektronisk arkiv. Arkivfaglig seminar Rica Dyreparken Hotell 29. mai 2013

Periodisering av elektronisk arkiv. Arkivfaglig seminar Rica Dyreparken Hotell 29. mai 2013 Periodisering av elektronisk arkiv Arkivfaglig seminar Rica Dyreparken Hotell 29. mai 2013 Hva er periodisering? Periodisering innebærer at arkivet og journalføringen deles inn i tidsbolker (perioder)

Detaljer

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer. http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer. http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc Synnøve Østebø og Ine Fintland, 21.05.2015 Tilsyn hvilken rolle har Arkivverket? Arkivverket Består av

Detaljer

Rapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune

Rapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 13/44 25.04.2013 Kommunestyret Arkivref: 2012/709-11 Saksbeh.: Arnhild Smeland, Arkiv- og systemansvarleg Avdeling: Administrasjonsavdelinga Dir.tlf.:

Detaljer

Saksnr.: 199806459_15

Saksnr.: 199806459_15 OSLO KOMMUNE BYRÅDSAVDELING FOR SERVICE- OG ORGANISASJONSUTVIKLING BYRÅDSAK 1145/02 INSTRUKS FOR ELEKTRONISK ARKIVERING AV SAKSDOKUMENTER I OSLO KOMMUNE Sammendrag: I denne saken foreslås det at byrådet

Detaljer

Saksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583

Saksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Saksframlegg Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Forslag til innstilling: 1. Bystyret vedtar at Trondheim kommune fremsetter søknad om medeierskap

Detaljer

Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale. IKAT kontaktseminar Grand Nordic Hotel, Tromsø 7. mai 2010

Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale. IKAT kontaktseminar Grand Nordic Hotel, Tromsø 7. mai 2010 Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale IKAT kontaktseminar Grand Nordic Hotel, Tromsø 7. mai 2010 Agenda Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale 1. Deponering vs. Avlevering

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Bydel Søndre Nordstrand, Oslo kommune

Tilsyn med arkivene i Bydel Søndre Nordstrand, Oslo kommune Tilsyn med arkivene i Bydel Søndre Nordstrand, Oslo kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2016/8770 Dato for tilsyn: 7.6.2016 Sted: Bydelsadministrasjonen, barnevernkontoret samt fjernarkivet, alle lokalisert

Detaljer

Rådmannen avgir på vegne av Trondheim kommune følgende høringssvar til forslag til ny Forskrift om offentlige arkiv.

Rådmannen avgir på vegne av Trondheim kommune følgende høringssvar til forslag til ny Forskrift om offentlige arkiv. Rådmannen Kulturdepartementet Postboks 8030 Dep N-0030 OSLO Vår saksbehandler Elin Engen Harder Vår ref. 16 /40962//C66/&13/ oppgis ved alle henv. Deres ref. 16/1984 Dato Svar - Høring - ny forskrift om

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i kommunene. Sammenstilling av svarene for 2010 og 2011

Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i kommunene. Sammenstilling av svarene for 2010 og 2011 Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i kommunene Sammenstilling av svarene for 2010 og 2011 Rapporten er utgitt 15. november 2012 Innhold Innledning...3 Oppsummering av funnene...4 Metodikk

Detaljer

Tilsyn med arkivtilhøva i Åmli kommune

Tilsyn med arkivtilhøva i Åmli kommune Tilsyn med arkivtilhøva i Åmli kommune Førebels tilsynsrapport Sak 2012/16684 Dato for tilsyn: 28.11.2012 Stad: Åmli Rapportdato: 3.1.201311.12.2012 Utarbeida av: Lars Aase Kjetil Reithaug Kjell J. Bråstad

Detaljer

Kommunereformen og IKA Trøndelags eierkommuner

Kommunereformen og IKA Trøndelags eierkommuner Kommunereformen og IKA Trøndelags eierkommuner Orientering om arbeidet ved IKA Trøndelag med sikte på å gjøre eierkommunen best mulig rustet til å møte kommunereformen på arkivfagets premisser MÅL FOR

Detaljer

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet Omorganisering i offentlige organer Veiledning for arkivet Riksarkivaren 2007 2 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 20 Riksarkivaren, Oslo 2007 ISBN 978-82-548-0101-7 3 4 Innholdsfortegnelse 1 Innledning...

Detaljer

Bevaring- og kassasjon; Nytt regelverk og veileder. Prinsen hotel 8. mars 2017 Jens Rønning IKA Trøndelag iks

Bevaring- og kassasjon; Nytt regelverk og veileder. Prinsen hotel 8. mars 2017 Jens Rønning IKA Trøndelag iks Bevaring- og kassasjon; Nytt regelverk og veileder Prinsen hotel 8. mars 2017 Jens Rønning IKA Trøndelag iks Begrepsavklaring Bevaring: Ta vare på arkivmateriale for all ettertid Kassasjon: «arkivmateriale

Detaljer

Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift

Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010 pr. 1.2.2010 - JPe Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift 1 Arkivplan for HiT Arkivplan for HiT utarbeides i ephorte (2009/3-10) Tidligere arkivplan omfattet

Detaljer

Vedlikehold og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale

Vedlikehold og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale Vedlikehold og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale Foredrag på IKATs kontaktseminar 2004 av arkivsjef Hilde E. Bjørnå, IKAT Innhold Hva innebærer vedlikehold og langtidslagring? Bevaring og sikring

Detaljer

Bevaring av nettsider

Bevaring av nettsider Bevaring av nettsider Hans Knut Trælhaug Riksarkivet Norsk Arkivråd, 28. oktober 2010 1 Arkivloven formålet med arkivloven ( 1) er å sikre arkiv som o har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi

Detaljer

Vi viser til tilsendte høringsdokumenter av med forslag til endring av forskrift om offentlige arkiver (arkivforskriften).

Vi viser til tilsendte høringsdokumenter av med forslag til endring av forskrift om offentlige arkiver (arkivforskriften). Vår dato: 11.01.2017 Vår ref.: 17/013 Ark 800 Deres ref.: Kulturdepartementet Høringssvar ny forskrift om offentlige arkiv Vi viser til tilsendte høringsdokumenter av 17.10.2016 med forslag til endring

Detaljer

Rapport Verran Kommune

Rapport Verran Kommune Dora 1 Maskinistgata 1 7042 Trondheim postmottak@ika-trondelag.no Tlf: 73 88 45 00 Org.nr: 971 375 965 Bank: 4435 06 06898 www.ika-trondelag.no Deres ref/dato: Vår ref: 14/270 Dato: 22.04.2014 Rapport

Detaljer

Veiledning i periodisering av offentlige arkiver

Veiledning i periodisering av offentlige arkiver Veiledning i periodisering av offentlige arkiver Riksarkivaren 2006 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 19 Riksarkivaren, Oslo 2006 ISBN 82-548-0100-2 INNHOLDSFORTEGNELSE Generell del...5 1. Formålet

Detaljer

ARKIVFAGLIG FAGDAG. Hotell Scandic Kristiansand Bystranda 9. september 2016

ARKIVFAGLIG FAGDAG. Hotell Scandic Kristiansand Bystranda 9. september 2016 ARKIVFAGLIG FAGDAG Hotell Scandic Kristiansand Bystranda 9. september 2016 Program for dagen 10.00 Registrering, kaffe og frukt 10.15 11.00 - Velkommen og generell informasjon v. Monika og Gaute - Kommunereform

Detaljer

Rutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere

Rutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere ARKIV - Dokumenthåndtering Versjon: 1.0 ID: 2548 Gyldig fra: 05.09.2012 Forfatter: Hilde Simonsen Kvisle (Fagleder arkiv) Revisjonsfrist: 05.09.2013 Godkjent av: Knut Erik Lippert (Informasjonssjef) Rutiner

Detaljer

RIKSARKIVAREN Kommuner Fylkeskommuner Interkommunale arkivdepot Deres ref Vår ref Dato 2009/4512 ANNDOR 02.07.2010 Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger Arkivordningen i kommunal sektor er

Detaljer

Periodisering ESA og ephorte

Periodisering ESA og ephorte Periodisering ESA og ephorte Workshop Vi gir deg en full oversikt over hva som må gjøres i forbindelse med periodisering Frank Strøm (seniorkonsulent, EVRY) Nina Farahi (seniorkonsulent, EVRY) Kristian

Detaljer

Justis- og politidepartementet V/Oddbjørn Vassli Postboks 8005 Dep 0030 Oslo Oslo, 29. juni 2011

Justis- og politidepartementet V/Oddbjørn Vassli Postboks 8005 Dep 0030 Oslo Oslo, 29. juni 2011 Justis- og politidepartementet V/Oddbjørn Vassli Postboks 8005 Dep 0030 Oslo Oslo, 29. juni 2011 Vergemål Stortinget vedtok våren 2010 ny Vergemålslov. Den nye loven har som hovedsiktemål å bedre rettssikkerheten

Detaljer

Arkivfunksjonen i Valdres- og Hallingdal - Oppfølging av forvaltningsrevisjon og brev fra 2013

Arkivfunksjonen i Valdres- og Hallingdal - Oppfølging av forvaltningsrevisjon og brev fra 2013 Forvaltningsrevisjonsrapport fra Kommunerevisjon IKS Arkivfunksjonen i Valdres- og Hallingdal - Oppfølging av forvaltningsrevisjon og brev fra 2013 Formål: Undersøke om kommunene har fulgt opp revisjonens

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015 Side 1 av 10 R3ZL SLCY-L485 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015 /S- z LC, Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen

Detaljer

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Kontaktseminar 2005 Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Organisering av arkivdepot, bruk av offentlige arkiver 1. Hva er et arkivdepot? 2. Hvilke funksjoner skal et arkivdepot ha? 3. Hva

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester (Storbyundersøkelsen) for 2014 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2014.

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester (Storbyundersøkelsen) for 2014 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2014. Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester (Storbyundersøkelsen) for 2014 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2014. Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet

Detaljer

Arkivplan. Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? www.sfj.no

Arkivplan. Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? www.sfj.no Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? Kva har me? Svært mykje arbeid er gjort i svært mange kommunar. Me har eit verktøy som gjer arkivplanen tilgjengeleg og lett å bruke Me kan utveksle

Detaljer

Høringssvar fra Arkivverket - arkivforskriften

Høringssvar fra Arkivverket - arkivforskriften Kulturdepartementet Postboks 8030 Dep 0030 OSLO Deres ref Vår ref. Dato 2016/23385 HILLAN 13.01.2017 Høringssvar fra Arkivverket - arkivforskriften Her følger høringsuttalelsen fra Arkivverket: Generelle

Detaljer

Periodisering av elektronisk sak-/arkivsystem, med fokus på NOARK 4 og 5 systemer. Pål Mjørlund Odd Gunnar Ludvigsen Kommunekonferansen 2012-05-31

Periodisering av elektronisk sak-/arkivsystem, med fokus på NOARK 4 og 5 systemer. Pål Mjørlund Odd Gunnar Ludvigsen Kommunekonferansen 2012-05-31 Periodisering av elektronisk sak-/arkivsystem, med fokus på NOARK 4 og 5 systemer Pål Mjørlund Odd Gunnar Ludvigsen Kommunekonferansen 2012-05-31 Elektronisk sak-/arkivsystem - tema Sak-/arkiv er arkivtjenestens

Detaljer

QuestBack kvittering - > lig rapportering om arkivmessige forhold

QuestBack kvittering - > lig rapportering om arkivmessige forhold QuestBack kvittering - > lig rapportering om arkivmessige forhold - 211 Side 1 av 5 Dette er en automatisk generert kvittering fra QuestBack. Nedenfor finner du en kopi av svar p lig rapportering om arkivmessige

Detaljer