Ei g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer

Transkript

1 H ARKIVVERKET STATSARKIVET I TROMSØ Ei g Gamvik kommune Postboks MEHAMN Deres ref Vår ref. Dato 2015/24156 SVNI Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer Statsarkivet i Tromsø gjennomførte stedlig tilsyn med arkivforhold i Gamvik kommune. Vi viser til vår foreløpige tilsynsrapport datert og oversendt kommunen Vi har ikke mottatt noen tilbakemeldinger på den. Vedlagt følger endelig rapport, og nedenfor gis våre pålegg. Med hjemmel i lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv (arkivloven) 7 c gir Statsarkivet i Tromso Gamvik kommunefolgende pålegg: Arkivplan må oppdateres slik at informasjon om arkiv og arkivansvar i interkommunale samarbeid og NAV inkluderes. Instruks for elektronisk arkivering må utarbeides og inkluderes i arkivplan. Det må redegjøres for tiltak for å redusere antall restanser og tiltak for å påse at journalposter og saker gis statuser som markerer endelig avslutning. Retningslinjer for periodisering av journal og arkiv må utarbeides og inkluderes i arkivplan. Det må inngås avtale med IKA Finnmark om deponering av avsluttet journalsystem (K2000). Strategi for bevaring av data i fagsystemer må utarbeides og inkluderes i arkivplan. Det må utarbeides en tidsplan for ordning, listeføring og overføring til depot av eldre og avsluttet arkiv. Statsarkiv for Troms. Postadresse: Kontoradresse: Organisasjonsnr: Telefon: Finnmark og Svalbard Postboks 6315 Huginbakken TROMSO Universitetsområdet statsarkivet.tromso@arkivverket.no

2 2 8. Det må utarbeides en plan, med tidsangivelser, for iverksetting av tiltak for utbedring av arkivlokalet, jf. rapportens tabell 5. For flere detaljer viser vi til vedlagte rapport. Frist for innfrielse av påleggene settes til Vi vil til sist bemerke at det er valgt å ha fokus på avvik, noe som fører til at det som er positivt og bra ikke kommer like tydelig frem i rapporten. Vi håper at våre krav og kommentarer kan være til hjelp i det videre arkivarbeidet. Med hilsen Solbjørg Ellingsen Fossheini e.f. statsarkivar Svein-Olaf Nilssen arkivar Vedlegg: tilsynsrapport

3 ARKIVVFRKFT STATSARKIVET I TROMSØ Tilsyn med arkivforhold i Gamvik kommune Tilsynsrapport Sak 2015/24156 Rapportdato: Dato for tilsyn: Utarbeidet av: Sted: Mehamn Svein-Olaf Nilssen

4 Innhold 1 INNLEDNING BAKGRUNNEN FOR TILSYNET OG FAKTAOPPLYSNINGER OM KOMMUNEN DELTAKERE VED TILSYNET TILSYNSOMRÅDER GRUNNLAGSMATERIALE ARKIVLOVGIVNINGEN 4 2 ORGANISERINGAV ARKIVTJENESTEOG ARKIVANSVAR 4 3 ARK1VPLAN,INSTRUKSER,RUTINER 5 4 ARKIVORGANISERING OG ARKIVBESKRIVELSE 5 5 JOURNALFØRINGOG ARKIVDANNING POSTMOTTAK, JOURNALFØRING, DOKUMENTFANGST RESTANSEKONTROLL, KVALITETSSIKRING AV ARKIV OG JOURNAL PERIODISERING OG BORTSETTING AV ARKIV 7 6 ELEKTRONISKARKIV BEVARING OG DATASIKKERHET NOARK-SYSTEMER FAGSYSTEMER - ARKIVDANNING OG LANGTIDSBEVARING DATASIKKERHET 8 7 SIKRING OG TILGJENGELIGGJØRINGAV ARKIV ARKIVLOKALER Generelt om krav til arkivlokaler Lokaler for bortsatt arkiv ORDNING, USTEFØRING OG OVERFØRING TIL ARKIVDEPOT 9 8 NØDVENDIGE TILTAK 10 2

5 1 Innledning 1.1 Bakgrunnen for tilsynet og faktaopplysninger om kommunen Statsarkivet i Tromsø gjennomførte, med hjemmel i Arkivloven 7, stedlig tilsyn hos Gamvik kommune Tilsynet var ledd i statsarkivets løpende tilsyn med arkivforhold hos kommunene og fant sted ved rådhuset. Ingen ytre enheter ble besøkt. Likevel ble også arkivforhold ved enhetene (bruk av fagsystemer, arkivering i brukerarkiver) til en viss grad tatt opp. Gamvik kommune har 1139 innbyggere. Administrasjonssenter er Mehamn. Kommunen ble opprettet i 1914 ved utskillelse fra Tana kommune. Det har ikke skjedd noen grenseendringer senere. Det er 154 ansatte i kommunen. De utfører 121 årsverk. Nedenfor følger en oversikt over samarbeidsordninger og kommunale foretak. Tabell 1 Samarbeidsordninger og kommunale foretak Samarbeidsområde Barnevern Legetjeneste PPT Landbrukskontor Sosialtjeneste Havneforvaltning Utviklin Eiendom Navn Nordkyn barnevern Nordkyn legetjeneste PPT Midt-Finnmark NAV Gamvik Gamvik-Nordk n Havn KF Gamvik-Nordk n Utviklin KF Gamvik eiendom AS Arkivansvar Gamvik (vertskommune) Lebesby (vertskommune) og Gamvik kommune Porsan er kommune Lebesb kommune Gamvik kommune Arkivansvar uavklart Arkivansvar uavklart E et rettssub'ekt Kommunen er medeier i Interkommunalt Arkiv Finnmark IKS (IKAF) som benyttes som faglig ressurs og depot for papirarkiv. Det er også inngått depotavtale for elektronisk materiale, men ikke foretatt deponeringer. 1.2 Deltakere ved tilsynet Fra Statsarkivet i Tromsø møtte arkivar Svein-Olaf Nilssen. Fra Gamvik kommune møtte: Kontorleder Heidi Hansen Arkivleder Helge Johan Pedersen Sekretær Åsmund Fagerheim 1.3 Tilsynsområder Fokus for tilsynet var følgende: Arkivtjeneste (organisering, oppgaver, ressurser) Arkivplan, instrukser og rutiner Arkivdanning og journalføring Behandling av bortsatt, eldre og avsluttet arkiv (ordning, listeføring mv.) Behandling av elektronisk skapt arkivmateriale 1 Legetjenesten har eget arkiv i Gamvik og for dette er Gamvik kommune arkivansvarlig. 3

6 Sikring og tilgjengeliggjøring av arkiv (lokaler og depotordning) 1.4 Grunnlagsmateriale Statsarkivet mottok i forkant av tilsynet arkivplan. Under tilsynet mottok vi et arkivrutinedokument og en oversikt over kommunens elektronisk systemer. Rapporten bygger på opplysninger innhentet under tilsynet og innholdet i ovennevnte dokumenter. 1.5 Arkivlovgivningen rapporten skilles det mellom anbefalinger og krav. Krav foreligger der det er funnet avvik mellom praksis og regelverk. Ved avvik vil vi oppgi hvilke bestemmelser i arkivlovgivningen som ikke er innfridd, og angi tiltak for å lukke slike. Det vil særlig bli vist til følgende bestemmelser: Arkivloven (LOV ), som vil være forkortet til AL Arkivforskriften (FOR ), som vil være forkortet til AF Riksarkivarens forskrifi (FOR Forskrift om utftllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver), kapittel IX som vil være forkortet til IX Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og ftlkeskommuner (Riksarkivarens rapporter og retningslinjer nr. 15), gitt med hjemmel i arkivforskriften 5-12, som vil være forkortet til Normalinstruksen 2 Organisering av arkivtjeneste og arkivansvar Kommunens arkiver skal, jf. AL 6, være innredet og ordnet slik at de er sikret som informasjonskilde for samtid og ettertid. Overordnet arkivansvar er tillagt den øverste ledelsen. I kommuner er det rådmannen, jf. AF 1-1 og kommuneloven 23, som skal påse at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og regler for arkiv. En sentral oppgave er å tilsette eller oppnevne arkivleder, som har faglig ansvar for arkivarbeidet, og å etablere en arkivtjeneste under dennes ledelse, jf. AF 2-1. Gamvik kommune regner seg som et organ etter arkivloven. Arkivleder et utnevnt og har faglig ansvar for alle arkiv og all arkivdanning i kommunen. Arkivtjenesten er plassert ved servicekontoret, som har 3 årsverk. Av dette anslås 1,5 årsverk å benyttes til arkivoppgaver. I tillegg utføres det arkivoppgaver ved de ytre enhetene, som selv har ansvar for den daglige arkivdriften. Det er viktig at de ansatte gis mulighet til å delta på kurs for å holde seg oppdatert på utviklingen innen arkivfeltet. Arkivtjenesten kan muligens ha en noe lav bemanning. Ifølge de ansatte er det f. eks. vanskelig å få satt av nok til arkivplanarbeid og arbeid med overføring av arkiv til IKAF. Statsarkivet er forsiktig med å anslå hvor mange ansatte arkivtjenesten skal ha. Det er noe den enkelte arkivskaper selv må vurdere. Det som er viktig er at ressursene er tilstrekkelige til at alle lovpålagte arkivoppgaver, inkludert utarbeidelse og oppdatering av arkivplan, kan utføres. Dersom man ser på forholdet mellom årsverk i kommunens arkivtjeneste og antall årsverk totalt får man 81 ansatte per arkivansatt. Basert på tidligere undersøkelser av forholdstall mellom ansatte i arkivtjeneste i offentlige organer og antall ansatte totalt, er det relativt mange ansatte per arkivansatt i kommunen. Kommunen er med i flere interkommunale samarbeid og kommunale foretak. Informasjon om arkiv og arkivansvar i disse og NAV, må med i arkivplan. 4

7 Anbefaling: Kommunen bør vurdere om arkivtjenesten er tilstrekkelig bemannet. Avvik: Informasjon om arkiv og arkivansvar i interkommunale samarbeid, KF og NAV mangler i arkivplan. 3 Arkivplan,instrukser,rutiner Offentlige organ skal, jf. AF 2-2, ha en arkivplan. Planen må holdes oppdatert slik at den gjenspeiler den faktiske arkivsituasjonen. Eldre versjoner må bevares, jf. AF For systemer som benyttes til elektronisk arkivering skal det, jf. IX , være utarbeidet instruks for oppbygging, bruk, interne ansvarsforhold mv. Gamvik kommune har en arkivplan. Den ble sist oppdatert for to år siden. Planen er omfattende og inneholder mye viktig informasjon. Det er svært positivt at kommunen har en utarbeidet arkivplan og slik vi forstår det vil det bli arbeidet videre med den. På noen områder ser vi at opplysninger mangler, det gjelder f. eks. informasjon om arkiv og arkivansvar i interkommunale samarbeid og NAV. Det mangler også fullstendig instruks for elektronisk arkivering selv om man har med rutine for kvalitetssikring av innskannede dokumenter. Selv om kommunen definerer sitt arkiv som papirbasert, vil den omfattende elektroniske arkivering som skjer nødvendiggjøre at instrukser for elektronisk arkivering, blant annet beskrivelse av lese- og skrivetilganger samt beskrivelse av arkivets oppbygging i arkivdeler, skriftfestes og inkluderes i arkivplanen. Avvik: Informasjon om arkiv og arkivansvar i interkommunale samarbeid, KF og NAV mangler i arkivplanen. Det er ikke utarbeidet instruks for elektronisk arkivering 4 Arkivorganiseringog arkivbeskrivelse En kommunes arkiv vil, jf. AF 2-4, bestå av sakarkiv, journaler, møtebøker, fagsystemer mv. Gamvik kommunes arkiv er ordnet etter ulike prinsipper. Sakarkiv arkiveres etter K-koder. Objektmapper (f. eks. eiendommer) er ordnet etter gnr. mv. I tabell 2 vises avsluttede og aktive journal- /arkivsystemer mens tabell 3 viser aktive fagsystemer. Tabell 2 Noark arkiv-/journalsystemer Periode Systemnavn Kommentar Kontor 2000 Journal 2009-dd. EDB Sak og Arkiv (ESA) Journal og arkiv Tabell 3 Fagsystemer Systemnavn og bruksområde Bevaringsmåte registerdata Bevaringsmåte dokumenter Familia (barnevern) Elektronisk Papirarkiv Velferd (NAV sosialtjeneste) Elektronisk Papirarkiv Win med allmenn (helse) Elektronisk Papirarkiv WinMed (helse) Elektronisk Papirarkiv 2 Versjon 6 ble tatt i bruk i april I 2014 foretok man overgang til versjon

8 Profil (pleie/omsorg) Elektronisk Papirarkiv JobbNorge (rekruttering) Elektronisk Papirarkiv Wis (skole) Elektronisk Papirarkiv I tillegg finnes det økonomisystemer (skatt sofie, NLP, Agresso og Arena), biblioteksystem (Micromarc), reseptsystem (FM modul eresept) og system for turnusplan (Notus). ESA er delt inn i 11 arkivdeler. Kommunen definerer sitt komplette arkiv som papirbasert. Arkivdanningen regnes som papirbasert og de elektroniske dokumentene anses som kopier. Elektroniske systemer benyttes som registre/journaler. Vi kommer tilbake til spørsmål rundt bevaring av Noark- og fagsystemer i kapittel 6. 5 Journalføring og arkivdanning 5.1 Postmottak, journalføring, dokumentfangst Offentlige organer skal, jf. AF 3-1, 3-2 med fiere, ha bestemmelser for hvordan post og e-post mottas og behandles. Offentlige organer skal, jf. AF 2-6, ha en eller flere journaler for registrering av saksdokumenter. Navn på systemer som benyttes og rutiner for journalføring må fremkomme i arkivplan. Det er sentralisert post- og e-postmottak som betjenes av arkivtjenesten, med skriftlige rutiner for postbehandling. Barnevern, legekontor og NAV har egne postmottak. Kommunen er satt opp som én journalførende enhet i ESA. Systemet benyttes til journalføring, og er felles journalbase for hele virksomheten. For enkelte dokumenttyper benyttes fagsystemer til dokumentregistrering (barnevern, NAV mv.). Ved tilsynet fremstod det som noe uklart hva som er rutiner for postbehandling ved ytre enheter og hvilke rutiner som forel igger for dokumentregistrering av de dokumenter som mottas ved ytre enheter. Dersom skriftlige rutiner måtte mangle, er det viktig at slike blir utarbeidet. For å vurdere kommunens dokumentfangst, har vi sett nærmere på utviklingen over en treårsperiode (antall journalførte poster i ESA). Tabell 4 Journalposter kategori I, U, N og X År I U N X Vi ser en jevn vekst i antall innkomne dokumenter. For utgående dokumenter er tallene stabile. Vi ser en betydelig nedgang i antall journalførte organinterne dokumenter, og anbefaler at kommunen ser nærmere på om fangsten av interne dokumenter er tilstrekkelig. 3 Dokumenter journalføres og arkiveres i ESA. 6

9 5.2 Restansekontroll, kvalitetssikring av arkiv og journal Arkivtjenesten skal føre kontroll med restanser, påse at ferdigbehandlede dokumenter blir avskrevet og lagt i arkivet og se til at det er samsvar mellom journal og arkiv, jf. AF 3-7 og 3-8. Ledere må følge opp de instrukser som kommer fra arkivtjenesten ovenfor sine medarbeidere. Status på journalposter og saker i journalsystemet må gjenspeile den faktiske dokumentflyten. Arkivtjenesten foretar restansekontroll flere ganger årlig. Ved kontroll av restanser (periode 2009-mai 2015) fant vi i alt 3912 restanser. Den eldste var fra Årsaken til restanser kan være flere. Det kan skyldes at saksbehandlere unnlater å avskrive henvendelser som ikke krever skriftlig svar (tatt til orientering osv.). Det kan skyldes at saksbehandlere lager svar utenom ESA. Restanser kan også skyldes at måten man svarer på i ESA ikke fører til at restansen blir avskrevet, f. eks. ved at man oppretter et nytt utgående dokument og ikke avskriver restansen direkte med et utgående svar. En annen årsak til restanser kan være at journalposter ikke ferdigstilles, men blir stående med status R. Det siste kan delvis være tilfellet. Vi fant nemlig over 6004 poster med status R. Uansett hva som er årsak til restansene, må kommunen få ned tallet. Det er viktig at ledere følger opp resultatene fra restansekontroller ovenfor sine medarbeidere. Antall poster i status R var over 600, med den eldste fra Det er viktig at arkivet følger opp dette, og avklarer med saksbehandlere (og sjekker papirarkiv) for å se om postene er feilregistreringer eller om det er reelle svar som ikke er blitt ferdigstilt (satt til status F). Selv om kommunen har papirarkiv, og dermed kan sies å ha kontroll på arkivlegging gjennom å påse at dokumenter kommer dit, er det viktig at man for å ha samsvar mellom journal og arkiv ser til at restanser avskrives og ferdige dokumenter settes til status F. Vi fant over 12005journalposter i status F, den eldste fra Det er viktig at poster blir satt til status J for å sikre samsvar mellom arkiv og journal. Status J er normalt en forutsetning for at dokumenter konverteres til arkivformat. Siden kommunen ikke har innført fullelektronisk arkiv, er ikke dette nødvendigvis kritisk, men fra det øyeblikk man blir fullelektronisk må dokumenter lagres i arkivformat. En lagring i arkivformat vil også være en forutsetning dersom kommunen ønsker å sikre arkiv skapt per i dag for ettertiden elektronisk i tillegg til å bevare det på papir. Etter det vi forstår blir dokumenter i status F inkludert i kommunens offentlige journal (postliste). Ved søk i systemet fant vi over 6006 poster i status M med de eldste fra For å sikre at disse dokumentene jevnlig kommer med i offentlig journal er det viktig at arkivet setter poster i M til J. Kontroll på saksnivå viste 4210 reserverte saker, den eldste fra I forbindelse med kommende periodeskiller har kommunen en oppgave med å få avsluttet saker når det blir aktuelt med deponering hos IKAF. Arkivtjenesten foretar kontroll av offentlig journal før listene publiseres på kommunens nettside. Her har kommunen etablert en veldig oversiktlig innsynsløsning. Avvik: Kommunen har en betydelig mengde restanser samt journalposter og saker i statuser som ikke markerer endelig avslutning (status Journalført for poster og status Avsluttet for saker). 5.3 Periodisering og bortsetting av arkiv Offentlige organ skal, jf. AF 3-12, 3-13 og 3-15, ha rutiner for periodisering av journal og arkiv. Hvilke prinsipper og rutiner som følges skal fremkomme i arkivplanen. Når en arkivperiode avsluttes må den skilles ut fra aktivt arkiv og settes bort. Materialet skal ordnes og listeføres, jf. AF Systemet oppga «over 600» poster. Eksakt tall ble ikke funnet. 5 Systemet oppga «over 1200» poster. Eksakt tall ble ikke funnet. Systemet oppga «over 600». Eksakt tall ble ikke funnet. 7

10 Det ble satt skarpt periodeskille i journal og arkiv ved innføringen av ESA i Det er ikke foretatt periodisering etter dette. Kommunen må etablere retningslinjer for periodisering og inkludere disse i arkivplan. Bortsatt arkiv er ikke ordnet og listeført. Siden kravet om ordning og listeføring vil gjelde i forbindelse med overføring til depot velger vi ikke å markere dette som et avvik. Avvik: Det mangler retningslinjer for periodisering av journal og arkiv. 6 Elektroniskarkiv- bevaringog datasikkerhet 6.1 Noark-systemer Offentlige organ skal ha strategier for bevaring av elektronisk arkivmateriale, jf. AF 3-15, 3-17 og Normalinstruksen kapittel 4. Bestemmelser vedrørende bevaring av elektronisk journal er også gitt i rundskriv fra Riksarkivet Ved periodisering skal avsluttet periode klargjøres for deponering i arkivdepot, normalt som elektronisk uttrekk. Kontor 2000 er tilgjengelig på server og som historisk base. Det er imidlertid ikke tatt uttrekk av systemet og deponert hos IKAF. Det er viktig at kommunen får sikret journaldataene for langtidsbevaring i depot. Avvik: Uttrekk fra avsluttet journalsystem K2000 er ikke deponert. 6.2 Fagsystemer arkivdanning og langtidsbevaring Det skal finnes skriftlige rutiner og instrukser for oppbygging og bruk av fagsystemer, jf. IX 3-2 og 3-3. Systemer uten Noark-godkjenning som benyttes til elektronisk arkiv skal innrapporteres, jf. IX 4-1. Det skal foreligge strategi for bevaring av data/dokumenter i fagsystemer, jf. Normalinstruksen kapittel 4. Innhold i systemer må bevarings- og kassasjonsvurderes, jf. AF 3-20 og 3-21 og gjeldende bestemmelser for bevaring og kassasjon i kommunale arkiver. Systemoversikter, instrukser, rutiner mv. må inngå i arkivplan. Det er viktig at systemoversikt holdes oppdatert og viser avsluttede og aktive systemer. Oversikten må beskrive hva systemene benyttes til, hvilken informasjon de inneholder og opplyse om hvordan bevaringsverdige data og dokumenter er sikret (tenkt sikret). For ikke godkjente systemer må dokumentene enten bevares som papirarkiv eller elektronisk via integrasjon med Noark-arkiv. Det siste forutsetter at aktuell arkivdel defineres som fullelektronisk. Det må presiseres at kravet til Noarkgodkjenning ikke gjelder for pasientjournalsystemer. For journal-/registerdata må man vurdere om bevaring skal være papirbasert (utskrifter) og/eller skje som systemuavhengige uttrekk. Bevaring bør, så langt det er mulig, være som elektronisk uttrekk. Det er viktig at bevaringsverdige data ikke slettes før de er sikret for langtidsbevaring og det er påsett at de, enten det er som utskrift eller uttrekk, er av en slik kvalitet at informasjonsverdien blir bevart. Kommunen må i samråd med IKAF vurdere hvordan bevaring skal skje. Ikke alle elektroniske systemer er nødvendigvis bevaringsverdige. Kommunen må, basert på gjeldende regelverk for bevaring og kassasjon, vurdere sine systemer. Data og eventuelle dokumenter i systemer som finnes bevaringsverdige må sikres. Avvik: Strategi for bevaring av data i systemene, inkl. bevarings- og kassasjonsvurderinger, mangler. 6.3 Datasikkerhet Det skal tas daglig sikkerhetskopi av journal-/arkivdatabaser. Sikkerhetskopier skal oppbevares fysisk atskilt fra den server databasen lagres på, jf. AF 2-10, jf. IX

11 Det tas daglig sikkerhetskopi. Disse og servere oppbevares atskilt. 7 Sikring og tilgjengeliggjøring av arkiv 7.1 Arkivlokaler Generelt om krav til arkiviokaler Krav til arkivlokaler gis i AF kapittel IV. Aktivt arkiv (dagligarkiv) kan være plassert i rom med standard som vanlige kontorlokaler. Bortsatt arkiv skal plasseres i spesialrom for bortsatt arkiv. Arkivlokaler må ha en standard som innebærer at arkivmaterialet ikke står i fare for å bli skadet, det gjelder uavhengig av om rommet er et lokale for dagligarkiv eller et spesialrom Lokaler for bortsatt arkiv Gamvik kommunes lokaler for bortsatt arkiv er i samfunnshuset som ligger rett i nærheten av rådhuset. Tre rom ble befart ved tilsynet. Av disse er det, slik vi forstår det, kun et lokale som er tiltenkt å benyttes permanent til arkivoppbevaring. Dette rommet er i kjelleren i samfunnshuset. I tabellen nedenfor angis de mangler som vi fant ved lokalet. Tabell 5 Avvik ved arkivlokale i kjelleren på samfunnshuset Bestemmelse Avvik Tiltak AF 4-7 Dør inn til lokalet har ikke brannmotstandsevne i 60 minutter (E160) og er ikke selvlukkende. Forskriftsmessig dør må monteres. AF 4-7 Det benyttes reoler av tre. Det må monteres reoler som er utført i et ikke brennbart materiale. AF 4-7 Brannslukkingsapparat mangler. Apparat må monteres. AF 4-7 Brannalarm mangler. Forskriftsmessig alarmløsning må installeres. AF 4-7 Det benyttes en varmevifte plassert på gulvet til oppvarming. Det må vurderes om oppvarmingsløsningen representer brannfare og alternativt velges en annen form for oppvarming. AF 4-9 1nnbruddsvarsling mangler. Forskriftsmessig alarmløsning må installeres. I tillegg benyttes to andre lokaler til oppbevaring av arkiv. Heller ikke disse to rommene er fullt ut i samsvar med arkivforskriftens krav. Siden vi forstår det slik at rommene ikke planlegges benyttet som arkivlokaler har vi ikke vurdert standarden på dem. Avvik: Bortsettingslokalet har, Jf tabell 5, flere mangler som avviker fra kravene i arkivforskrifien. 7.2 Ordning, listeføring og overføring til arkivdepot Kommuner skal, jf. AF 5-1 med flere, ha depotordning for eldre og avsluttet arkiv. Krav bygger på bestemmelsene i AF kapittel V samt Normalinstruksen. Spesifikke krav til lokaler for oppbevaring av eldre og avsluttet arkiv gis i AF kapittel IV. Arkiv avlevert til depot skal være ordnet og listeført, jf. 9

12 AF 5-4 og Normalinstruksen. Gamvik kommune oppbevarer en betydelig mengde eldre og avsluttet arkiv (med eldre og avsluttet menes arkiv eldre enn år). Arkivmaterialet er per i dag lite tilgjengelig. Det er verken ordnet eller listeført. Det er viktig at kommunen får igangsatt en prosess med å ordne og listeføre arkiv eldre enn år, og at slikt materiale deretter blir overført til depot. Avvik: Eldre og avsluttet arkiv er ikke ordnet og listeført. Materialet er heller ikke overført til depot. 8 Nødvendige tiltak rapportens kapittel 2, 3, 5.2, 5.3, 6.1, 6.2, og 7.2 er de avvik fra arkivlovgivningen som kom frem under tilsynet oppgitt. Disse vil danne grunnlag for de pålegg om utbedringer som vil følge med endelig tilsynsrapport. Nedenfor gis en oversikt over tiltak som er nødvendige for å lukke avvikene. Informasjon om arkiv og arkivansvar i interkommunale samarbeid, KF og NAV må med i arkivplan. Arkivplan må oppdateres slik at instruks for elektronisk arkivering blir inkludert. Det må arbeides for å redusere antall restanser og påses at journalposter og saker gis statuser som markerer endelig avslutning. Retningslinjer for periodisering avjournal og arkiv må utarbeides og inkluderes i arkivplan. Det må inngås avtale med IKAF om deponering av avsluttet journalsystem (K2000). Strategi for bevaring av data ifagsystemer må med i arkivplan. Det må utarbeides en plan for ordning, listeføring og overføring til depot av eldre og avsluttet arkiv Det må utarbeides en plan, med tidsangivelser, for å påse at tiltak som vist i tabell 5 blir iverksatt. 10