Tilsyn med arkivholdet i Søndre Land kommune

Transkript

1 STATSARKIVET I HAMAR Tilsyn med arkivholdet i Søndre Land kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2015/31109 Dato for tilsyn: Sted: Søndre Land rådhus Rapportdato: Utarbeidet av: Thomas Øverby Sigrid Jostad

2 Innhold 1 Innledning Bakgrunn for tilsynet Mottatt dokumentasjon Gjennomføring Søndre Land kommune Oppbygging og organisering Arkivtjenesten Samarbeid om oppgaver og arkiv Tilsynsområder Arkivplan Bestandsoversikter Bevarings- og kassasjonsplan Elektroniske arkiver Sak-/arkivsystem Fagsystemer Journalføring og interne dokumenter Kvalitetssikring og arkivering Innsyn og offentlig journal Arkivholdet i PP-tjenesten Arkivlokaler Oppsummering...13

3 1 Innledning 1.1 Bakgrunn for tilsynet Statsarkivet i Hamar førte tilsyn med Søndre Land kommune Fylkesmannen i Oppland var på forhånd varslet om tilsynet. Hjemmelsgrunnlaget for Riksarkivarens tilsynsvirksomhet er gitt i lov av nr. 126 om arkiv (arkivloven) 7: Riksarkivaren har rettleiings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlege organ. Dette ansvaret er delegert til statsarkivaren i Hamar for Oppland og Hedmark sin del. Hensikten med tilsynet er å kontrollere at arkivhold og arkivlokaler er i henhold til kravene i forskrift av nr om offentlege arkiv (arkivforskriften), samt forskrift av nr om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (Riksarkivarens forskrift). Formålet med arkivloven er å sikre arkiver som har omfattende kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at de kan bli tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden. Kommunale arkiver er sentrale for innbyggernes rettssikkerhet, som beslutningsgrunnlag for forvaltningen og som historisk kildegrunnlag. Arkivene skal inneholde nødvendig informasjon og være innrettet slik at de kan gjøres tilgjengelige for nåog ettertiden. Herunder følger at materialet må bevares med ivaretatt autentisitet og integritet. Tilsynet har et særlig fokus på elektroniske arkiver. Statsarkivet inspiserte Søndre Land kommunes arkiver sist I inspeksjonsrapporten påpekes det at kommunens arkiver ikke var tilfredsstillende ordnet og oppstilt og at fjernarkivlokalene hadde mangler. 1.2 Mottatt dokumentasjon Tilsynet ble første gang varslet i brev til Søndre Land kommune av Et mer detaljert varsel med informasjon om tilsynet ble oversendt Statsarkivet ba om få tilsendt arkivplan, inkludert arkivrutiner og oversikter over elektroniske systemer, bevaringsog kassasjonsplan, opplysninger om arkivhold i avtaler om interkommunale samarbeid, rapport for arkiv og arkivdeler samt statistikk fra kommunens sak-/arkivsystem. Statsarkivet mottok gjeldende arkivplan (2005), rutinebeskrivelse for bruk av ESA, oversikt over arkivdeler i ESA, oversikt over fagsystemer, tilpasset normalinstruks for arkivdepot for IKA Opplandene, vedtekter for IKA Opplandene og utfylt skjema for statistikk fra sak-/arkivsystemet. I brev av redegjorde kommunen for deltakelse i interkommunale samarbeid. Under tilsynsbesøket overleverte kommunen en rekke rutinebeskrivelser for sentralarkivet, arkivrutiner for PPT, stillingsbeskrivelser for de ansatte i arkivtjenesten, administrativt delegeringsreglement og avtale om overføring av arkiver i forbindelse med opprettelsen av Land barnevernstjeneste. Foreløpig tilsynsrapport er utarbeidet på bakgrunn av dokumentasjonen mottatt før og under tilsynsbesøket samt bygningsfaglig rapport fra 2013, inspeksjonsrapporten fra 1997, Arkivverkets kommuneundersøkelse fra 2014, informasjon innhentet fra IKA Opplandene og kommunens hjemmesider.

4 1.3 Gjennomføring Tilsynet ble gjennomført på Søndre Land rådhus, Hovsbakken 1. Fra Søndre Land kommune møtte: Arne Skogsbakken, rådmann Pål Rønningen, kommunalsjef for lokalsamfunn og stab Knut Åge Berge, kommunalsjef for oppvekst Randi Marta Berg, kommunalsjef for helse, omsorg og velferd Knut Viset, kontorsjef (avdelingsleder for fellestjenester) Magna Svendsen, fagansvarlig post- og arkiv (heretter benevnt som arkivleder) Lene Nilssen, administrator for sak-/arkivsystemet Torunn Hansen Grimsbø, fagleder PPT Fra Statsarkivet i Hamar møtte: Sigrid Jostad, arkivar Thomas Øverby, arkivar Kontorsjef og arkivleder var med under hele programmet. Under oppstartsmøtet deltok i tillegg rådmannen, kommunalsjef for lokalsamfunn og stab og administrator for sak- /arkivsystemet. Ved gjennomgangen av arkivholdet ved PPT orienterte kommunalsjef for oppvekst og fagleder PPT. Under oppsummeringen deltok samtlige med unntak av fagleder PPT og kommunalsjef for oppvekst. 2 Søndre Land kommune 2.1 Oppbygging og organisering Land kommune ble delt i Nordre og Søndre Land i I 1914 ble Fluberg skilt ut fra Søndre Land som egen kommune. De to kommunene ble igjen slått sammen i Det bor omkring i kommunen. Kommunens ansatte utfører ca. 500 årsverk. Kommunens virksomhet er organisert under de tre kommunalsjefene for henholdsvis oppvekst, lokalsamfunn og stab og helse, omsorg og velferd, som er underlagt rådmannen. 2.2 Arkivtjenesten I henhold til kommuneloven 23 og arkivforskriften 1-1 er det overordnede ansvaret for kommunens arkiver tillagt rådmannen. Arkivforskriften 2-1 fordrer at arkivarbeidet i offentlige organer skal utføres av en arkivtjeneste som skal være felles for organet og som skal ledes av en arkivansvarlig. Arkivtjenesten skal være underlagt administrasjonsenheten med ansvar for organets fellessaker. Kommunen regner seg som ett organ i arkivlovens forstand. Arkivansvaret og organiseringen av arkivarbeidet er kort beskrevet i arkivplanen fra I henhold til arkivplanen har rådmannen det overordnede arkivansvaret. Rådmannen, som ble ansatt høsten 2015, har foreløpig ikke opprettet noen styringsdialog ovenfor arkivtjenesten, og dokumentasjonsforvaltning har i liten grad vært på kommuneledelsens agenda. Den sentrale arkivtjenesten er plassert i avdelingen for fellestjenester sammen med servicetorg,

5 sentralbord, kantine, IKT og politisk sekretariat. Avdelingen er underlagt kommunalsjefen for lokalsamfunn og stab. I henhold til kommunens delegeringsreglement er ansvaret på arkivlovens område delegert til kontorsjefen. Som avdelingsleder har kontorsjefen ansvaret for fag, personal og budsjett og rapporterer til kommunalsjefen. Arkivleder ble ansatt i stillingen våren Etter hun ble ansatt, har hun tatt arkivfaglige emner ved Høgskolen i Lillehammer. Hun har i utgangspunktet 100 % stilling som arkivleder, men 20 % er for tiden frikjøpt til andre oppgaver. Ifølge arkivplanen er arkivleder tillagt ansvaret for det sentrale sakarkivet samt utvikling og vedlikehold av arkivtjenesten. I henhold til stillingsbeskrivelsen har arkivleder også ansvar for å utarbeide arkivplan, drive brukerstøtte og avløse i servicetorget. Den sentrale arkivtjenesten består av arkivleder og en sekretær som jobber i 80 % stilling i arkivet. Arkivtjenestens samlede kapasitet kan derfor for tiden beregnes til omkring 1,6 årsverk. Ifølge kontorsjefen bestod arkivtjenesten av en 60 % stilling før nåværende arkivleder ble tilsatt. Lav kapasitet over tid har ført til et etterslep på en rekke oppgaver. Arkivleders rolle er i samsvar med stillingsinstruks, som ble delt ut under møtet. Hun bruker imidlertid det meste av sin tid på journalføring. Arkivleder framhever særlig behovet for å følge opp saksbehandlerne og se til at post- og arkivrutinene blir etterlevd. De daglige oppgavene legger beslag på det meste av arkivtjenestens tid, noe som har ført til at arkivleder i liten grad har kunnet fokusert på overordnede arkivoppgaver som oppdatering av arkivplan og oppfølging av arkivarbeidet utenfor sentralarkivet. Ifølge kontorsjefen ivaretas ansvaret for arkivarbeidet som foregår i de enkelte fagetatene av avdelingslederne. Arkivleder involveres i liten grad i arkivarbeidet utenfor sentralarkivet. Denne delen av arkivholdet omfattes heller ikke av kommunens arkivplan. I henhold til arkivforskriften 2-1 har arkivleder det operative ansvaret for arkivarbeidet i hele organisasjonen. Dette innebærer ikke nødvendigvis at det er arkivleder som skal utarbeide rutiner for fagarkivene og de spesialiserte fagsystemene, men arkivleder må ved hjelp av en komplett arkivplan og regelmessig kontakt med enhetsledere og merkantilt ansatte, se til at arkivarbeidet utføres i tråd med kommunens rutiner og bestemmelsene i arkivloven med forskrifter. Tilsynet viser at arkivleder ikke er tillagt det operative ansvaret for kommunens samlede arkivhold som arkivforskriften forutsetter. Systemeierskapet til kommunens fagsystemer ligger til enten avdelingsleder eller kommunalsjef. Det er de enkelte avdelingene som tar initiativ til innkjøp av nye elektroniske systemer. Arkivleder er kun involvert i anskaffelser som gjelder sak-/arkivsystemet. Systemene driftes av kommunens IKT-tjeneste. 2.3 Samarbeid om oppgaver og arkiv Arkivplanen skal inneholde informasjon om hvilke interkommunale samarbeid kommunen deltar i og hvordan de arkivmessige hensynene er ivaretatt. Det finnes flere former for samarbeid, og samarbeidsformen gir føringer for hvordan arkivfunksjonen skal organiseres. I interkommunale samarbeid etter kommuneloven 28 skal vertskommunen ha ansvaret for arkivet. For interkommunale samarbeid etter kommuneloven 27 må det gjøres en vurdering av om samarbeidet er å betrakte som selvstendig rettssubjekt og derfor skal ha egen arkivtjeneste. Interkommunale samarbeid etter kommuneloven 27 og 28 omfattes av arkivloven. Ved opprettelsen av slike samarbeid skal bestemmelser om hvem som har det

6 overordnede og det daglige arkivansvaret, og hva som skal skje med arkivene når de går ut av daglig bruk eller samarbeidet blir lagt ned, tas inn samarbeidsavtalen. Arkiver fra samarbeid etter kommuneloven 28 skal i utgangspunktet avleveres til vertskommunens arkivdepot. Arkivplanen skal inneholde en oversikt over og en kort beskrivelse av samarbeid hvor oppgaver er delegert til en annen kommune, med henvisninger til vertskommunens arkivplan. Arkivplanen inneholder ingen informasjon om de interkommunale samarbeidene kommunen deltar i. Søndre Land deltar i Felles innkjøpsfunksjon i Gjøvikregionen sammen med Østre Toten, Vestre Toten, Nordre Land og Gjøvik. Kommunen samarbeider også med de nevnte kommunene samt Lunner og Gran om legevakttjenester. Begge samarbeidene er organisert etter kommuneloven 28, med Gjøvik som vertskommune. Søndre Land er også medlem av IKA Opplandene hvor Oppland fylkeskommune er kontorkommune. IKA Opplandene er opprettet med hjemmel i kommuneloven 27, men er ikke et eget rettssubjekt. Søndre Land har hatt felles barnevernstjeneste med Nordre Land kommune siden Land barneverntjeneste er organisert etter kommuneloven 28 og Nordre Land er vertskommune. Behandlingen av klientmappene ved opprettelsen av samarbeidet er regulert i en avtale mellom de to kommunene. I tråd med avtalen er de avsluttede sakene fra Søndre Lands gamle barnevernstjeneste deponert hos IKA Opplandene. Aktive saker er overført til den interkommunale tjenesten, men skal ikke tas inn i Land barnevernstjenestes eget arkiv. Ifølge arkivleder er det blitt utarbeidet overføringsliste for disse sakene. Det er uklart hvordan fagsystemet Familia er blitt behandlet i denne prosessen. Aksjeselskap og samarbeid som er opprettet med hjemmel i lov om interkommunale selskap (IKS), omfattes ikke av arkivloven. Eierkommunene kan likevel bestemme at selskapene skal følge arkivloven. 3 Tilsynsområder 3.1 Arkivplan Offentlige organer skal ha en arkivplan. Den skal være oppdatert og vise hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal vise hvilke instrukser, regler, planer, mv. som gjelder for arkivarbeidet i virksomheten. Kravene til arkivplan finnes i arkivforskriften 2-2. Arkivforskriftens øvrige bestemmelser stiller konkrete krav til hva som skal være dokumentert i arkivplanen. Arkivplanen er ment å være et verktøy for de ansatte, og skal kunne brukes som et oppslagsverk for rutiner og bidra til å lette gjenfinning. Søndre Land kommunes arkivplan er over ti år gammel. I forbindelse med innføringen av fullelektroniske arkivdeler i 2008 og 2013 ble det utarbeidet retningslinjer og rutinebeskrivelser for bruk av sak-/arkivsystemet. Disse er tilgjengelige på kommunens intranett og i det nettbaserte kvalitetssikringsverktøyet Kvalitetslosen. Arkivplanen inneholder ikke rutiner for de ulike fagområdene og fagsystemene der. Rutiner for arkivarbeidet og oversikt over arkivmaterialet utgjør de to hoveddelene i en arkivplan. Rutiner for journalføring og arkivering vil bli omtalt i avsnitt 3.3.

7 Kommunens administrasjonshistorikk framgår ikke av arkivplanen. Informasjon om organisasjonens utvikling kan være til stor hjelp for å finne opplysninger og for å forstå oppbyggingen av arkivene Bestandsoversikter Det heter i arkivloven 6 at offentlige organers arkiver skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene sikres som informasjonskilder for nåtid og ettertid. En forutsetning for dette er at kommunen har oversikt over arkivbestanden. Søndre Land kommunes arkivplan inneholder ikke bestandsoversikter, det vil si lister over arkivmaterialet. Dagligarkiver på papir må beskrives på serienivå med opplysninger om proveniens, innhold, ordningsprinsipp, periode, fysisk plassering og omfang. Oversikten må omfatte alle serier i både sentraladministrasjonen og de ytre etatene. Når papirarkivene går ut av daglig bruk skal de settes bort, fortrinnsvis i esker. I henhold til arkivforskriften 3-14 skal arkivstykkene merkes og listeføres ved bortsetting. Arkiver som er ute av daglig bruk og er år eller eldre, er å betrakte som eldre arkiver og skal sammen med arkiver etter nedlagte organer, oppbevares i arkivdepot, jamfør arkivforskriften 4-2. Om ikke arkivene er ordnet og listeført ved bortsetting, må dette i henhold til arkivforskriften 5-4 skje ved overføring til depot. Kommunen har ikke rutiner for bortsetting. Kommunen må utarbeide skriftlige rutiner for overføring til bortsettingsarkiv og gjøre disse kjent i kommunen. Søndre Land kommune er medlem av IKA Opplandene, som oppbevarer eldre arkiver fra kommunene Søndre Land og Fluberg. Det deponerte arkivmaterialet utgjør 475 hyllemeter. IKA Opplandene har en grov oversikt over de deponerte arkivene, men materialet er foreløpig ikke ferdig ordnet og listeført. Statsarkivet har fått oversendt de midlertidige listene fra IKAet. Listene bør legges ved arkivplanen. For mange av seriene går de deponerte arkivene fram 2000-tallet. IKA Opplandene arbeider kontinuerlig med å listeføre medlemskommunenes deponerte arkiver, og har løpende dialog med statsarkivet. Det er gjort avtale om at de deponerte kommunale arkivene skal listeføres innen I henhold til kommuneundersøkelsen oppbevarer kommunen 30 hm i bortsettingsarkiv. Ved tilsynet så vi at disse også omfattet enkelte eldre arkiver. Bortsettings- og depotarkiver skal i tråd med arkivforskriften 3-14 og 5-4 være listeført. Det bortsatte arkivmaterialet må listeføres og listene må legges ved arkivplanen Bevarings- og kassasjonsplan Søndre Land kommune har ingen bevarings- og kassasjonsplan. I 2014 kom det nye bestemmelser om bevaring og kassasjon for kommunal sektor. Disse er å finne i Riksarkivarens forskrift kapittel IV. Ifølge 4-5 skal kommunene fastsette kassasjonsfrister for arkivmateriale som ikke skal bevares for all tid. Å fastsette kassasjonsfrister krever en kartlegging av kommunens elektroniske og papirbaserte arkivmateriale, noe som bør gjøres som en del av arbeidet med arkivplanen og i samarbeid med de ansatte i kommunens ulike virksomheter. I denne sammenheng må sosiale medier og annen elektronisk kommunikasjon tas stilling til. Arkivverket har utarbeidet en veiledning til bevarings- og kassasjonsbestemmelsene for kommuner og fylkeskommuner.ika Opplandene har nedsatt en arbeidsgruppe for å utarbeide bevarings- og kassasjonsfrister for medlemskommunene.

8 3.2 Elektroniske arkiver En hovedutfordring for alle arkivskapere er å sikre at bevaringsverdige elektroniske arkiver blir bevart for framtida. Bevaring av elektroniske arkiver krever aktiv inngripen, og kommunen må være problemstillingen bevisst for å unngå arkivtap. Om arkiver forsømmes og går tapt, er dette å betrakte som uhjemlet kassasjon og brudd på arkivlovens 9. En forutsetning for ansvarlig forvaltning av kommunens elektroniske arkiver er fullstendig oversikt over de elektroniske systemene Sak-/arkivsystem I henhold til arkivforskriften 2-6 skal offentlige organer ha en eller flere journaler for registrering av dokumenter i organets saker. Alle systemer med journalfunksjoner skal være oppgitt i arkivplanen. 2-9 fordrer at elektronisk journalføring normalt skal skje i et arkivsystem som følger Noark-standarden. Kommunen benytter sak-/arkivsystemet ESA. Ifølge statsarkivets tilsynsrapport fra 1997 benyttet kommunen den gang NIT-kontorsak som elektronisk journal. Dette systemet ble avløst av Kontor2000 i For deler av kommunen ble det innført fullelektronisk arkiv gjennom systemet ESA. Samtidig med en oppgradering av sak-/arkivsystemet ble avdelinger innen kommunalområdene oppvekst og helse, omsorg og velferd innlemmet som ESA-brukere. På samme tid etablerte kommunen felles postmottak. De ovenfor nevnte systemene med journalfunksjoner er ikke beskrevet i arkivplanen, jamfør arkivforskriftens 2-6. I henhold kommunens oversikt over arkiv- og arkivdeler har systemet 23 arkivdeler, hvorav seks er fullelektroniske. Tre fullelektroniske deler er oppgitt som aktive. De aktive delene er fellesarkiv og personalarkiv som ble opprettet , samt eiendomsarkiv opprettet Av de siste tre fullelektroniske arkivdelene, er arkivdelen for sakarkiv (EARKIV08) oppgitt som avsluttet , mens de andre elektroniske arkivdelene, i likhet med flere av de papirbaserte, aldri ble tatt i bruk. Bruken av arkivdeler skal dokumenteres i arkivplanen. Offentlige organer kan etter arkivforskriften 2-13 arkivere saksdokumenter elektronisk. Elektronisk arkivering av saksdokumenter krever at det benyttes fullgode systemer, at det er utarbeidet rutiner og at riktig dokumentlagringsformat brukes. Særlig viktig for elektronisk arkivering av saksdokumenter er Riksarkivarens forskrift kapittel IX 3-2 og 3-3, som sier hvilke instrukser og retningslinjer som må være på plass for at virksomheten skal ha et godkjent elektronisk arkiv. Kommunen innfrir ikke alle kravene i lovverket, og må sørge for at fullstendig instruks utarbeides. Arkiv skal periodiseres, dette er hjemlet i arkivforskriftens I kommuneundersøkelsen oppgir kommunen at de har rutiner for periodisering. Vi kan ikke se at rutiner for periodisering finnes i dokumentasjonen som ble tilsendt før tilsynet. Ved tilsynet bekreftes dette, men for framtida ønsker de å benytte kommunestyreperiodene som utgangspunkt for periodisering av sakarkivet. Det har imidlertid blitt satt periodeskille i ESA i forbindelse med oppgraderinger. Kommunen bør ha en plan for periodisering og påfølgende deponering av systemer som er avsluttet. I henhold til kapittel 4 i normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner skal elektronisk arkivmateriale bevares i form av uttrekk. Om kommunen vil bevare elektroniske arkiver på annen måte, må et alternativt opplegg for bevaring legges fram for Riksarkivaren.

9 Arkivforskriften 3-17 fordrer at det skal at det skal tas uttrekk fra avsluttede perioder for deponering. Kommunen har ikke deponert uttrekk av avsluttede perioder til IKA Opplandene. Kommunen arbeider for tiden med uttrekk for perioden samt for avsluttede arkivdeler for perioden Uttrekkene er forsinket pga. manglende kvalitetssikring og tekniske problemer både internt i kommunen, men også hos Evry som er leverandør av systemet. Det er viktig at det så fort som mulig blir ferdigstilt uttrekk for deponering Fagsystemer Det framgår av arkivforskriften 2-4 at elektronisk arkiv er et vidt begrep som rommer langt mer enn sak-/arkivsystemer. Også kommunens fagsystemer og databaser er å betrakte som arkiv, og arkivleder har følgelig ansvaret for å ivareta dokumentasjon fra disse systemene. Arkivforskriften 2-2 stiller et generelt krav om at arkivplanen skal inneholde en beskrivelse av alle elektroniske arkiv. Arkivforskriften 2-14 gir i tillegg pålegg om at elektronisk arkivmateriale utover systemer for elektronisk arkivering av saksdokumenter, skal dokumenteres på en slik måte at materialet kan brukes også etter at det er overført til arkivdepot. Dokumentasjonen av arkivverdige systemer må i tillegg til teknisk beskrivelse, omfatte beskrivelse av dokumentasjonen i systemet og informasjon om systemets rolle i saksbehandlingen og hvordan det brukes. Saksdokumenter kan journalføres i fagsystemer som er utviklet for bestemte fagfelt. I henhold til arkivforskriften 2-6 skal arkivplanen innebære en fullstendig og oppdatert oversikt over alle systemer som brukes til journalføring og eventuelle andre former for registrering av dokumenter. I kommuneundersøkelsen fra 2014 oppgir Søndre Land kommune at de ikke har oversikt over fagsystemene. Før tilsynet oversendte kommunen en liste over fagsystemer. Vi ser at kommunen bruker fagsystemer som for eksempel Gerica for helse og omsorg, Socio for NAV, Infodoc for legekontor og helsestasjon, Promed for fysioterapi, HK-data for PPT, Sofie for skatt og Visma barnehage. Det er behov for ytterligere dokumentasjon av systemene i arkivplanen for å tilfredsstille arkivforskriftens krav, og gi kommunen oversikt og kontroll med arkivene. Eventuelle utfasede fagsystemer er ikke kartlagt. Kommunen må ta stilling til hvilke systemforekomster som faktisk inneholder arkivverdig informasjon. I den grad kommunen benytter fagsystemer til journalføring, må systemene oppfylle kravene til journalføring i arkivforskriften 2-6 og 2-7. Det framkommer ikke av oversendt dokumentasjon om kommunen anser noen av fagsystemene som fullelektroniske. Under tilsynet ble det opplyst at saksdokumentene som registreres i fagsystemene trolig arkiveres på papir. Dersom saksdokumenter skal arkiveres elektronisk, må fagsystemene være i samsvar med riksarkivarens forskrift kapittel IX 2-1 og 2-2 følge Noark-standarden eller godkjennes særskilt av Riksarkivaren. Kommunen må ha klare rutiner for arkivering i fagsystemer og det må gå tydelig fram om saksdokumenter skal arkiveres elektronisk eller på papir. Den viktigste grunnen til å etablere og etterfølge klare rutiner er at kommunen, dens ansatte og innbyggere skal kunne bruke arkivet som dokumentasjon og hukommelse. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig ved behov og arkivholdet kan derfor ikke være personavhengig. Kommunen må sikre at dokumentene som arkiveres, er autentiske og løpende dokumenterer vedtak og saksbehandling i kommunen.

10 Som en del av arbeidet med arkivplanen bør kommunen foreta en fullstendig kartlegging av sine fagsystemer, noe som krever samarbeid fra de ulike virksomhetsområdene. Det må deretter gjennomføres en bevarings- og kassasjonsvurdering av systemene, slik at kommunen får oversikt over hvilke systemer som må prioriteres med tanke på uttrekk for deponering. 3.3 Journalføring og interne dokumenter Arkivansvaret innebærer plikt til å arkivere all dokumentasjon skapt i virksomheten med unntak av dokumentasjon som kan arkivbegrenses. Offentlige virksomheter har journalføringsplikt for dokumenter som er kommet inn til eller blitt sendt ut fra virksomheten, som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Oversendt dokumentasjon inneholder noe informasjon om hvilke enheter som journalfører i hvilke arkivdeler eller systemer. Dette skal framgå tydelig av arkivplanen. Rutiner for journalføring finnes i arkivplanen, Kvalitetslosen og retningslinjene for ESA. Med unntak for HK-data som brukes av PPT, foreligger det ikke egne skriftlige rutiner for fagsystemene. Statsarkivet har fått tilsendt statistikk basert på kontrollsøk i kommunens sak-/arkivsystem: I U N og X og og og og 233 Tabell 1. Journalførte dokumenter fordelt på type. I innkommende dokumenter N interne dokumenter med oppfølging U utgående dokumenter X interne dokumenter uten oppfølging Antallet journalførte dokumenter synes å være innenfor det normale for en kommune av Søndre Lands størrelse. Ifølge kontorsjefen kunne det økte antallet innkommende dokumenter i 2014 ha sammenheng med at fagområder under oppvekst og helse, omsorg og velferd begynte å bruke ESA på slutten av I henhold til arkivforskriften 2-6 kan organinterne dokumenter, med de unntak som oppgis i bestemmelsen, holdes utenfor journalen. Om dokumentene er arkivmateriale etter definisjonen i arkivloven 2, skal de likevel arkiveres, og saksbehandlerne må være dette bevisst for å unngå arkivtap. I et fullelektronisk sak-/arkivsystem kan man velge mellom å registrere interne notater i systemet uten å journalføre dem, beskrevet som logging i Noark4, eller å journalføre de interne dokumentene på lik linje med inn- og utgående dokumenter. Det framgår av den innhentede statistikken at kommunen i stadig økende grad journalfører interne dokumenter.

11 3.3.1 Kvalitetssikring og arkivering Kommunen har etter arkivforskriftens 2-10 et ansvar for at journal- og arkivdatabasene kvalitetssikres. Arkivtjenestens kontrollfunksjon er sentral, især ved fullelektroniske arkiv, og rutiner for å ivareta dette ansvaret må skriftliggjøres. Det er av stor betydning at offentlige arkiver gjenspeiler handlinger og vedtak, både for kommunens egen del og for samfunnet for øvrig. I kommuneundersøkelsen fra 2014 oppgir kommunen at de har rutiner for kvalitetssikring av journal- og arkivdatabasen. Ifølge skriftlige rutiner søker arkivtjenesten daglig på journalposter i M og S og på saker R. I tillegg oppgis det under tilsynet at arkivtjenesten søker på alle journalposter i status J og E fra dagen før i forbindelse med publisering av postlista. De søker også jevnlig på journalposter i R, F og E. Om dokumenter blir stående i status R eller F over lenger tid, kan det oppstå tvil om hvorvidt dokumentene er sendt ut uten å være journalført eller om de inngående brevene ennå ikke er besvart. Ifølge statistikken fra sak- /arkivsystemet finnes det 36 journalposter med dokumentdato eldre enn 3 måneder i status R. I henhold til statistikken står 56 journalposter med dokumentdato eldre enn 3 uker i status F. Journalposter i status F skal være ferdigstilt fra saksbehandler, men er ikke journalført, og skal derfor ikke være ekspedert. Om de ekspederes uten at status endres, vil de ikke komme fram på offentlig journal. Kommunen oppgir at de ikke har journalposter i status S og kun to journalposter i status M. Den daglige kvalitetssikringen synes tilfredsstillende, men det er behov for å ajourføre arkivtjenestens skriftlige rutiner for kvalitetssikring. Det er 5016 saker under behandling, og dokumenter i status E. Vi anbefaler at kommunen i størst mulig grad avslutter saker løpende, jamfør arkivforskriften 3-8. Dette er begrunnet i at arkivet skal avspeile saksbehandlingen, og for å lette arbeidet med periodisering. Rutiner for saksbehandling og kvalitetssikring av systemet har tidligere ikke blitt fulgt opp i tilstrekkelig grad og i tråd med forskriften. Under tilsynet framgikk det at mange av saksbehandlerne ikke har fulgt opp de eksisterende rutinene og at arkivtjenesten heller ikke har hatt tilstrekkelig kapasitet til å følge opp saksbehandlerne. Fullelektronisk arkiv ser ut til å ha blitt innført uten at de nødvendige forutsetningene var på plass. I samsvar med arkivforskriften 3-7 skal det utføres restansekontroll til fastsatte tider. Vi kan ikke se at det er beskrevet rutiner for restansekontroll i oversendt dokumentasjon, og dette bekreftes under tilsynsbesøket. Restanserutiner må utarbeides og implementeres Innsyn og offentlig journal Søndre Land kommune har offentlig journal på internett, men dokumentene legges ikke ut. På nettsidene til kommunen ser vi at kommunen legger ut journalen dagen etter journalføring. Innsynsforespørsler journalføres ikke. Vi kan ikke se at det det foreligger skriftlige rutiner for innsyn via offentlig journal eller i det eldre arkivmateriale som oppbevares hos kommunen eller IKAet. Det bør utarbeides skriftlige rutiner for innsyn som gjøres kjent i organisasjonen. 3.4 Arkivholdet i PP-tjenesten PP-tjenesten i Søndre Land er sammen med spesialpedagog, logoped, voksenopplæring og rådgiver organisert i enheten fellesresurser, som er underlagt kommunalsjefen for oppvekst. I en periode fra midten av 1980-tallet til omkring 1990 samarbeidet kommunen med Nordre Land om PPT.

12 Kommunens PPT består av til sammen tre personer. I tillegg bistår en merkantilt ansatt med å føre innkommende brev i fagsystemet og arkivlegge disse. Det er per i dag ingen klar oppfatning om hvem som har ansvaret for arkivholdet i PPT. Av PPTs egne rutiner framgår det imidlertid at det er fagleder PPT som i praksis ansvaret for de overordnede oppgavene vedrørende PPTs arkiver. Ved saksfordeling får saksbehandlerne det praktiske ansvaret for mappene til sine klienter. PPT har til en hver tid mellom 130 til 150 aktive saker. Det er ingen kontakt mellom arkivleder og fagleder om PPTs arkiver. PPT har utarbeidet egne rutiner for føring av post og arkivering i klientmapper. Utgående brev og journalnotater produseres i fagsystemet HK-data og er elektronisk tilgjengelig her, men innkommende brev blir ikke skannet inn. PPTs fagsystem har vært i bruk lang tid, men det er uklart når det ble innført. Systemeierskapet til fagsystemet ligger til kommunalsjef for oppvekst, og fagleder PPT er systemadministrator. I henhold til PPTs rutiner skal HK-data vurderes bevart på lik linje med andre fagsystem. Det er ikke tatt stilling til om systemet skal bevares elektronisk. Ifølge fagleder er all bevaringsverdig dokumentasjon, inkludert alle journalnotater, arkivert i de enkeltes klientmapper. Klientmappene er ordnet alfabetisk på etternavn og oppbevares i et eget rom hvor kun PPT og merkantilt ansatt i tredje etasje har nøkkel. Tilgangsreglene er nedfelt i PPTs arkivrutine. Ved skoleårets slutt gjennomgås avsluttede saker og overføres til et eget skap for avsluttede saker. Her oppbevares sakene i inntil 10 år før de deponeres hos IKA. IKA Opplandene oppbevarer omkring 0,5 hm med klientmapper på klienter født i mellom 1928 og 1992 fra Søndre Land PPT. 3.5 Arkivlokaler I henhold til arkivforskriften 4-1 er alle rom hvor arkivmateriale oppbevares over lengre tid å betrakte som arkivlokaler. Dette kan være kontorlokaler eller spesialrom for arkiv. Arkivlokalene skal beskytte arkivene mot vann, fukt, brann, skadeverk, innbrudd, uautorisert tilgang og skader fra klima og miljø. I henhold til arkivforskriften 4-2 skal eldre og avsluttede arkiver (depotarkiver) oppbevares i spesialrom for arkiv. Med eldre arkiv menes arkiver over år. Avsluttede arkiver er definert som arkiver fra nedlagte organer. Bortsettingsarkiver skal helst plasseres i spesialrom for arkiv, men kan oppbevares i vanlige arkivlokaler dersom de er i hyppig bruk. Kravene til brannmotstandsevne for spesialrom for depotarkiv er høyere enn kravene til spesialrom for bortsettingsarkiver. Arkivforskriften kapittel 4 inneholder detaljerte krav til spesialrom for arkiv utover de generelle bestemmelsene i 4-1. For ytterligere informasjon om regelverket for arkivlokaler henviser vi til veiledningen Krav til arkivlokaler som finnes på Arkivverkets nettsider. Kommunen oversendte bygningsfaglig rapport for egne depotlokaler, dvs. lokaler for oppbevaring av eldre og avsluttede arkiver. Kommunen rapporterte for et lokale på rådhuset og et lokale på Hovli sykehjem. Begge lokalene hadde alvorlige mangler med hensyn til kravene til spesialrom for eldre og avsluttede arkiver. Kommunen orienterte i brev av om at de ville deponere alle eldre og avsluttede arkiver hos IKA Opplandene. Deponeringen ble bekreftet fullført og saken ble lukket. I forbindelse med oppfølgingen av bygningsfaglig rapport ble de ytre enhetene bedt om å sende eldre og avsluttede arkiver til det sentrale bortsettingsarkivet for videre transport til

13 IKA. Arkivtjenesten har imidlertid ikke kontrollert om enhetene har fulgt opp dette. Ved tilsynet viste en befaring med de ulike arkivlokalene på rådhuset at det i flere lokaler finnes arkivmateriale som skal stå i spesialrom for depotarkiv. Det er uklart hvem som har nøkler til arkivlokalene på rådhuset og det er ikke utarbeidet regler for tilgang til de ulike arkivrommene, jamfør arkivforskriften 4-9. På kontoret til en av de ansatte i sentralarkivet står det avsluttede arkivet etter overformynderiet. I henhold til arkivforskriften 5-3 skal avsluttede arkiver som ikke overføres til organet som tar over saksområde, avleveres til depot. Bortsettingsarkivet for personal er plassert i et rom i kjelleren på rådhuset og er sjelden i bruk. Arkivmaterialet er stilt opp i trereoler og det går vannrør i taket, og rommet tilfredsstiller følgelig ikke kravene til spesialrom for bortsettingsarkiv, jamfør arkivforskriften 4-4 og 4-6. Kommunen må sørge for at bortsettingsarkivet for personal blir oppbevart forskriftsmessig. Hjemmetjenesten har sine daglig- og bortsettingsarkiver i låsbare skap i et rom på rådhuset. Også i dette rommet er det vannrør, og kommunen bør derfor plassere skapene i et mer egnet lokale. 4 Oppsummering Statsarkivets tilsyn med arkivholdet i Søndre Land kommune har avdekket at kommunen bryter arkivloven med forskrifter på en rekke områder. Kommunene har utfordringer med å sikre og gjøre tilgjengelig bevaringsverdig dokumentasjon, noe som gir høy risiko for dokumentasjonstap av stor rettslig, forvaltningsmessig og historisk betydning. Kommunen vil få pålegg om å utbedre de manglene som har kommet fram gjennom tilsynet. Kommunen må i henhold til arkivforskriften 2-2 utarbeide en komplett og ajourført arkivplan. Arkivplanen må oppdateres for å imøtekomme kravene til fullelektronisk arkivering. Kommunen har innført fullelektronisk arkiv, men de elektroniske systemene er i liten grad beskrevet og dokumentert. Instruks for elektronisk arkivering må utferdiges, jamfør Riksarkivarens forskrift kapittel IX 3-2 og 3-3. Arkivplanen har mangler med hensyn til rutinebeskrivelser for arkivarbeidet i ulike fagsystem, og det er behov for å oppdatere rutinene for arbeidet i sak-/arkivsystemet. Kommunen må utarbeide rutine og plan for periodisering samt rutine for restansekontroll. Kommunen må utarbeide kassasjonsfrister for arkivmateriale som ikke skal bevares for all tid. Det må i henhold til arkivforskriften 3-17 snarest mulig deponeres uttrekk fra avsluttede arkivdeler i ESA og det utfasede systemet Kontor2000. Det er mangler i oversikten over papirarkiver. Som en del av arkivplanen må det utarbeides rutiner for bortsetting, og arkivlister over bortsettings- og depotarkiver. Befaringen på rådhuset viste at tilgangskontrollen for arkivlokalene ikke er tilfredsstillende. Kommunen må i tråd med arkivforskriften 4-9 utarbeide skriftlige tilgangsregler for samtlige arkivlokaler og inkludere disse i arkivplanen. Bortsettingslokalet for personalarkivet har alvorlige mangler som utsetter arkivmaterialet for betydelig risiko, jamfør arkivforskriften 4-4 og 4-6. Arkivene må sikres forskriftsmessig oppbevaring. Tilsynet viser at det oppbevares mindre mengder eldre og avsluttede arkiver i kommunens egne lokaler som ikke tilfredsstiller kravene til spesialrom for depotarkiver. Kommunen må

14 sørge for at eldre og avsluttede arkiver som oppbevares på rådhuset, og eventuelt i de ytre etatene, overføres til lokaler som tilfredsstiller kravene i arkivforskriften kapittel IV. Arkivleder er per i dag ikke tillagt det operative ansvaret for arkivholdet i hele kommunen slik arkivforskriften legger opp til. Det er behov for å gå gjennom organiseringen av arkivarbeidet og sikre et helhetlig fagansvar for kommunens arkiver. Det er især et behov for å avklare ansvaret for arkivarbeidet som utføres utenfor sentralarkivet. Ansvar og oppgaver skal beskrives i kommunens arkivplan.