Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport"

Transkript

1 Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport Oppsummere Riksrevisjonens funn Fokusere på Statsarkivet i Trondheims inspeksjoner av kommuner og våre funn De samsvarer i stor grad med Riksrevisjonens Mer detaljert undersøkelse. Lokalt stoff. Riksarkivarens planer for å følge opp Riksrevisjonens rapport 1

2 Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3:13 ( ) en/dokument3/ /dokumentbase_dok_3_13_2009_2010.pdf Målet med undersøkelsen har vært å vurdere i hvilken grad Kulturdepartementet har ivaretatt sitt overordnede ansvar for å sikre at bevaringsverdig arkivmateriale i kommunene og fylkeskommunene blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden. Dvs at KD er rapportens hovedfokus, men den beskriver samtidig den generelle tilstanden 2

3 1. Om arkivdepot Forskriftsmessige arkivlokaler er avgjørende for å sikre bevaringsverdig arkivmateriale for fremtiden. Ca 300 kommuner uttaler at de har har mangler i sine lokaler 40% av kommunene uttaler at de har arkivlokaler som i stor eller svært stor grad kan føre til arkivtap. Ca halvparten av medlemmene i de ulike IKA-ordningene uttaler at de i liten grad eller svært liten grad benytter IKA til depot. 9 av 12 IKA uttaler at de ikke har kapasitet til å ta imot medlemmenes papirarkiver Svært lite elektronisk materiale er overført til IKA og mye utredningsarbeide gjenstår før disse depotene kan fungere som tilfredsstillende bevaringsløsninger. I sum: Manglende sikring og tilgjengeliggjøring av kommunale arkiver. Bekymring for at bevaringsverdig dokumentasjon går tapt. 3

4 2. Om elektroniske systemer Mange elektroniske systemer er ikke laget med tanke på avlevering og bevaring Spesielt kritisk mht bevaring av fagsystemer Undersøkelsen viser at dokumentasjon fra fagsystemene og andre elektroniske saksbehandlingssystemer i kommunal sektor i svært liten grad blir avlevert og sikret for framtiden. Arbeidet med å bevare elektronisk arkivmateriale er i liten grad kommet i gang i kommunal sektor. Konkurranseutsetting av kommunale tjenester medfølges sjelden av krav til å følge regler for offentlige arkiver. 80% av de som konkurranseutsetter tjenester oppgir at de ikke stiller krav om at regelver for behandling av offentlige arkiv skal følges. 4

5 3. Tap av elektronisk materiale Undersøkelsen viser at det er bred enighet om at svakhetene allerede har resultert i at mye elektronisk arkivmateriale har gått tapt. Samtlige aktører understreker at elektronisk arkivmateriale vil fortsette å gå tapt så lenge kommuner og fylkeskommuner i liten grad er i stand til å gjennomføre avlevering, vedlikehold og langtidslagring. 5

6 4. Utilgjengelig arkivmateriale Manglende ordning og katalogisering av papirbasert materiale er vanlig Kan forårsake arkivtap eller manglende tilgjengelighet til opplysninger Om lag 50% av kommunene har ikke etablert ordninger for publikum som ønsker tilgang til arkivene. Fremheves som uheldig. Det store flertallet av kommunene og fylkeskommunene har i liten eller svært liten grad gjort det digitaliserte arkivmaterialet tilgjengelig på Internett. Avsluttet elektronisk arkivmateriale fra kommunal sektor er i svært liten grad tilgjengelig. 6

7 5. Kompetansebehovet i kommunal sektor Stort behov for å styrke den arkivfaglige, juridiske og ITfaglige kompetansen til de som jobber i arkivet. Stort behov for å øke den enkelte saksbehandlers kunnskap om arkivrutiner. Mangelfull kompetanse kan medføre tap av arkivverdig informasjon Arkivverket veileder i praksis ikke kommunene i arkivfaglige spørsmål 7

8 Hvorfor er det slik? Riksrevisjonen mener at det er mangelfull overordnet styring med og oppfølging av arkivarbeidet i kommunal sektor De arkivmessige utfordringene i kommunal sektor tas i liten grad med i styringsdialogen mellom KD og Arkivverket KDs tildelingsbrev til Arkivverket stiller ikke krav til rapportering på dette området Arkivverket har ikke fått tilstrekkelige ressurser fra KD til å utføre dette arbeidet. Riksarkivet har nedprioritert kommunal sektor til fordel for statlig Statsarkivenes tilsyn av kommuner samordnes ikke av Riksarkivet Tilsynsrapportene fra statsarkivene går ikke til Riksarkivet, slik at man kan sammenstille dem og få et totalbilde av situasjonen Arkivverket veileder i praksis ikke kommunene i arkivfaglige spørsmål Utdaterte kassasjonsregler bidrar til at bevaringsverdig materiale går tapt. 8

9 Riksrevisjonen foreslår En bedring av de ovennevnte punkter Etterlyser den bebudede Arkivutredningen fra KD Stortingsmelding om arkiv planlagt fremlagt i 2012 Å se nærmere på følgende tema Samordning av innsatsen mellom kommunal og statlig sektor, særlig på området elektroniske arkiver Større grad av samlokalisering av institusjoner Forholdet mellom statsarkivene og IKAene Man skal likevel ikke glemme offentlige organers selvstendige arkivplikt 9

10 Statsarkivet i Trondheims tilsyn med kommunearkivene Metode Resultater Planer 10

11 Hjemmel for Riksarkivarens tilsyn Arkivloven 7 Rettleiings- og tilsynsansvar. Riksarkivaren har rettleiings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlege organ. Riksarkivaren kan a. krevja seg førelagt for godkjenning journalsystem, arkivnøklar, arkivinstruksar m.m. b. inspisera arkiv. c. gje pålegg som er naudsynte for å oppfylla føresegner gjevne i eller i medhald av denne lova. Dette tilsynsansvaret er delegert fra Riksarkivaren til statsarkivarene 11

12 Hjemmel for Riksarkivarens tilsyn 8.Opplysningsplikt På førespurnad frå Riksarkivaren pliktar offentlege organ å gje opplysningar om tilhøve som gjeld arkiva, og som kan ha verknad for oppfyllinga av føremåla med lova. Riksarkivaren kan be om regelmessige rapportar. Plikta til å gje opplysningar etter første leden gjeld ubunde av teieplikt fastsett i lov eller i medhald av lov. 12

13 Tilsyn Tilsynsmyndigheter i forhold til arkiv/ dokumentasjon Datatilsynet: Tilsynsmyndighet i forhold til Personopplysningsloven Riksarkivaren: Tilsynsmyndighet i forhold til Arkivloven Planlagte tilsyn Etter en spesiell hendelse, for eksempel klage, ulykke, oppslag i media Dokumentbaserte tilsyn (gjennomgang av rutiner og instrukser og lignende) Stedlig tilsyn (inspeksjon) 13

14 Statsarkivet i Trondheims tilsyn Tilsynsmyndighet i 4 fylker 128 kommuner (og statsforvaltningen) Gjennomførte mange tilsyn i perioden I 2007 forsøkte vi med egenrapportering fra 22 kommuner i Nordland (dokumentbasert tilsyn) Startet igjen opp med tilsyn av kommuner for fullt i I årene frem mot 2012 vil vi prioritere kommuner som ikke er med i en IKA-ordning 35 kommuner i vårt område er ikke med i en IKA - ordning 14

15 Hva fant vi ut av det dokumentbaserte tilsynet i 2007? Alle kommuner meldte om avvik Organisering av arkiv uklar og arkivansvar ikke definert Begrenset oversikt over arkiver utover sakarkivsystemet Ca 50 % sendte inn arkivplan, men disse var ikke gode nok til å gi oss relevant informasjon Alle meldte at arkivlokalene hadde avvik Få hadde depotordninger Ingen hadde rutiner for hvordan elektronisk skapt materiale skulle bevares (på lang sikt) Det var vanskelig å få kommunene til å gi tilstrekkelig og riktig informasjon Noen kommuner svarte ikke (8 av 22) Senere inspeksjoner har vist at den informasjon de som svarte ga var ufullstendig og upresis 15

16 Funnene var såpass nedslående at 1. Vi sendte ikke vår rapport som oppsummerte status 2. Vi tok en beslutning om at vi skulle prioritere tilsyn høyt 3. Vi tok en beslutning om at vi måtte ut på stedlige tilsyn Samtidig sa Riksarkivaren at statsarkivene skulle prioritere tilsyn med kommunene Senere kom Riksrevisjonens forvaltningsrevisjon og deretter en relativt kritisk rapport Fokuset på tilsyn i Arkivverket er nå større enn på lenge (noen gang?) 4. Dette har gjort at vi vil prioritere tilsyn høyt også etter

17 Gjennomførte tilsyn i kommuner i Nordland 2 kommuner i Sør-Trøndelag kommuner i Nordland 6 kommuner i Nord-Trøndelag Hva finner vi? 17

18 Hvordan utføres et tilsyn? I forkant innhentes dokumentasjon: arkivrutiner, arkivplan, avtaler som styrer arkivansvar og annet som finnes skriftlig Gjennomgår tidligere kontakt med kommunen, tidligere inspeksjoner etc. Selve inspeksjonen: Gjennomgang av de krav som stilles til en kommune i Arkivloven med forskrifter (rådmann skal være med) Gjennomgang av kommunens rutiner, arkivplan og annet. Vi stiller spørsmål/får informasjon fra arkivansvarlig / rådmann / andre Gjennomfører søk i kommunens sakarkivsystem Inspeksjon av arkivmateriale Inspeksjon av arkivlokaler 18

19 Arkivansvar Alle er klar over at rådmannen har det formelle ansvaret Ansvaret for arkiv(tjenesten) er alltid formelt plassert Har en arkivansvarlig som har ansvar for saksbehandlingssystemet/postbehandling. Resten av arkivdanningen har man ikke oversikt over og ansvar er ikke plassert Ansvaret for depot (eldre arkiver) 9 av 19 har ikke plassert ansvaret for depotfunksjonen, verken formelt eller i praksis 10 av 19 har plassert ansvaret formelt, men de færreste har rutiner eller gjennomfører det arbeidet som er påkrevet 19

20 Arkivplan Har kommunene arkivplan? 2 har utfyllende og gode arkivplaner som beskriver arkivdanning i hele kommunen og de eldre arkiver og systemer 8 har en ikke helt oppdatert arkivplan eller jobber med en arkivplan 9 har ikke begynt med arkivplan Hvordan er arkivplanene? Gode i forhold til postrutiner og bruk av sakarkivsystemet Ingen dokumentasjon på den arkivdanningen som skjer utenfor sakarkivsystemet (hvor, hvem, rutiner etc) Ingen beskrivelser eller dokumentasjon av fagsystemene Ingen beskrivelse eller dokumentasjon av arkivdanning i interkommunale samarbeid Ingen beskrivelser av eldre og avsluttede arkiver, verken elektroniske eller papirbaserte 20

21 Restanser og kvalitetssikring Vi gjennomfører kontroll i kommunens sakarkivsystem: Restanser Utgående journalposter i status R (reservert) Utgående journalposter i status F (ferdigstilt) 21

22 Restanser 12 av 19 kommuner har ikke skrevne rutiner for restansekontroll. Flere av disse har heldigvis praksis for kontroll Vi har tatt grundige søk hos 6 kommuner 3 av disse var (relativt) à jour I 3 tilfeller mener vi at saksbehandlingen er ute av kontroll En mellomstor kommune hadde over 6000 restanser i et sakarkivsystem som hadde gått over 4 år En mindre kommune hadde 5000 restanser bare i arkivet hos teknisk etat (brukt i 7 år) Saksbehandlingen var her ute av kontroll (noe de ikke hadde tenkt på selv) 22

23 Kvalitetskontroll og journalføring Sjekk i de samme 6 kommuner 2 kommuner gjennomfører tilstrekkelig kvalitetskontroll. Vi mener at 4 ikke gjør det Utgående journalposter i status R Skal være journalposter som er under arbeid. Saksbehandlere skal endre til F når dokument er ferdigstilt og blir sendt. I det verste tilfellet hadde kommunen flere hundre utgående journalposter som var 3-4 år gamle i status R. De fleste av disse var sendt (i følge kommunen) Kommunen visste ikke om hvilke av disse dokumentene som var sendt, når de eventuelt var sendt og om versjonen i det elektroniske arkivet var den samme som den som var sendt Dokumenter som fortsatt sto i status R hadde aldri vært på kommunens offentlig journal. Denne stemte dermed ikke med virkeligheten. 23

24 Kvalitetskontroll og journalføring Utgående journalposter i status F Journalposter som saksbehandler har ferdigstilt, som arkivet skal kvalitetssikre og endre status til journalført. Her hadde to kommuner etterslep Arkivet kvalitetssikrer ikke de journalposter som saksbehandlerne ferdigstiller Journalposter i status F kommer ikke på offentlig journal, slik at kommunens (offentlige) journal ikke stemmer med virkeligheten Kvalitetssikring av arkivet er helt avgjørende når man har elektronisk arkiv 24

25 Håndtering av elektroniske arkiver Ingen kommuner har deponert elektronisk kopi av den elektroniske basen i arkivdepot (selv om flere både har avsluttet eldre systemer, gått fra papir til elektronisk arkiv og periodisert i sin base) Mangler oversikt over fagsystemene Har ingen plan om at noe av dette på lang sikt skal bevares Strategien er å å skrive ut alt på papir Man er da usikker på om all informasjon finnes i klientmappene (det gjør den helt sikkert ikke). 25

26 Arkivrutiner 6 kommuner har ikke skrevne arkivrutiner 3 kommuner har rutiner som ikke er oppdaterte eller relevante 10 kommuner har arkivrutiner for sakarkivet (utgangspunkt i det som leverandør har utarbeidet) Bare 2 kommuner har rutiner for hvordan fagsystemer skal brukes, og hvordan arkivdanning skal skje for det som ikke skjer i sakarkivsystemet (ytre enheter) 26

27 Arkivlokaler Da fristen for å utbedre alle arkivlokaler nærmer seg (2012), vil tilsyn av arkivlokaler ha høy fokus de neste årene. Riksarkivaren vil at vi skal følge opp Under inspeksjonen tar vi en grundig kontroll av alle arkivlokaler i forhold til de detaljerte krav i forskriften Dagligarkiv Bortsettingsarkiv Depot 27

28 Alle inspiserte arkivdepot / bortsettingsarkiv har avvik Flere har heldigvis tatt tak i problemstillingen. Gjort større ombygginger (da finner vi kun mindre avvik) Ca 50 % har alvorlige avvik som er kostbare å utbedre eller de må bygge nytt / finne andre lokaler Mye arkivmateriale er gått tapt pga dårlige lokaler 28

29 Vanligste avvik: Plassert i bygget slik at det er dårlig sikret mot eventuelle vannskader (flom ) / arkivmateriale på golv Ikke brannalarm / brannslokkingsapparat Ikke innbruddsalarm Trereoler Arkivmateriale er plassert mot (ytter)vegg Bygningsdeler ikke brannsikre etter forskriften Mest alvorlige avvik: Vannrør og sprinkleranlegg rett over arkivmateriale Fri tilgang til arkivdepot rett fra gata Arkivlokaler utenfor kommunens kontroll, der kommunen verken har tilgang eller oversikt 29

30 Å få eldre og avsluttede arkiv til depot 9 kommuner er ikke bevisst at de skal ha arkivdepot (likevel har de har mye av det eldre materialet stående i kjelleren ) 2-3 kommuner jobber systematisk for å få avlevert eldre arkiver skapt i kommunen. Disse order og katalogiserer materialet. Bare disse har oversikt over arkivene De fleste kommunene har eldre og avsluttede arkiver spredt rundt i kommunen Ikke oversikt Dårlige lagringsforhold Fare for uhjemlet kassasjon 30

31 Ordning og katalogisering 1 kommune har lite etterslep av eldre uordnede arkiver 2 kommuner har noe etterslep av eldre uordnede arkiver 15 kommuner har betydelige etterslep av eldre uordnede arkiver 5 6 av kommunene har lister over eldre arkivmateriale eller register over bestanden. Resten vet en god del om det de har Få har gjort noe for å legge til rette for bruk av arkivmateriale for publikum 31

32 Hva gjør vi etter inspeksjonen? En inspeksjon resulterer i en rapport der vi påpeker avvik fra arkivlov og forskrift I noen tilfeller er det nødvendig med strakstiltak. Pålegg blir da gitt umiddelbart, med kort frist. Kommunen skal utarbeide en plan for å lukke avvikene. Denne skal inneholde forpliktende tidsfrister Vi slipper ikke saken før påpekte avvik er dokumentert lukket Om det ikke skjer kan vi koble inn Riksarkivaren Skjer det ikke noe da, kan Riksarkivaren henvede seg til Kommunal- og regionaldepartementet 32

33 Skjer det noe? Ja, men det krever mye arbeid og oppfølging Arkivpersonalet ser ofte vårt tilsyn som en mulighet til å få mer ressurser Det tilføres noe mer ressurser til arkivarbeid Mange søker mot en IKA-ordning Det gjøres tiltak i forhold arkivlokalene 5 av kommunene vi inspiserte i 2009/10 ble også inspisert i 2002 I en kommune var det ingen positive endringer I to kommuner var det noen positive endringer I to kommuner var det mange positive endringer Her var det nå kun bagatellmessige avvik 33

34 Riksarkivarens planer Riksarkivaren prioriterer tilsyn med kommuner høyere 2010: Spørreundersøkelse (webbasert) til alle kommuner Se kort på den 2011: Byggfaglig rapport om arkivdepoter og bortsettingsarkiver fra alle landets kommuner I løpet av 2010/2011 skal Arkivverket utarbeide ny tilsynsmetodikk og rutiner for tilsyn i kommunene, slik at kravene til den enkelte kommune vil være de samme Alle statsarkiv skal ut på tilsyn hos kommunene 34

35 Statsarkivet i Trondheims planer I 2011: Vi skal forbedre våre inspeksjonsrutiner og utvide nedslagsfeltet (i samarbeid med resten av etaten) I skal vi inspisere: 8 kommuner i Nordland 5 kommuner i Nord-Trøndelag 1 kommune i Sør-Trøndelag Etter 2012 skal vi inspisere: Kommuner som er med i IKA-ordning Først de som selv har arkivdepot Deretter de som bruker IKA som depot 35

36 Til slutt Hovedutfordringer med de kommunale arkivene er Arkivdanning utenfor sakarkivsystem / elektroniske fagsystem Få arkivlokaler til å oppfylle forskriftsmessige krav Store etterslep på eldre og avsluttet arkivmateriale, både elektronisk og papirbasert Stor variasjon i kommunene Fra relativt nedslående resultat til veldig bra Prioriteringer fra rådmann /politikerne viktig Her kommer dere inn i bildet! Flere har fått til mye med lite 36

Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer. Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi

Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer. Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi 1 Kort om Arkivverket Består av Riksarkivet + 8 regionale statsarkiv (Tromsø, Trondheim, Hamar,

Detaljer

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn 1 Kort om Arkivverket

Detaljer

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:

Detaljer

Geir Magnus Walderhaug

Geir Magnus Walderhaug Geir Magnus Walderhaug g.m.walderhaug@admin.uio.no Leder Region øst, Norsk Arkivråd Rådgiver, Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon, UiO 15. februar 2011 Kilder De neste

Detaljer

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010)

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010) Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3:13 (2009 2010) Presentasjon for Norsk Arkivråd Region Øst, 4. november 2010 Bakgrunn ABM-meldingen

Detaljer

Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn

Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd Jubileumsseminar 26. oktober 2011 1 Hvem er jeg? Bibliotekar med påbygning fra Høgskolen i Oslo

Detaljer

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010)

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010) Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3:13 (2009 2010) Presentasjon for IKA Rogaland 18. november 2010 Bakgrunn ABM-meldingen (1999):

Detaljer

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer. http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer. http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc Synnøve Østebø og Ine Fintland, 21.05.2015 Tilsyn hvilken rolle har Arkivverket? Arkivverket Består av

Detaljer

Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal

Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal Om tilsyn og rammene for disse Fokusområder i tilsynsarbeidet Hovedutfordringen! Hvordan unngå å få avvik praktiske tips Kontaktkonferanse IKA Møre og Romsdal,

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune

Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune STATSARKIVET I TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune Sak: 2013/5603 Dato for tilsyn: 12.3.2013 Sted: Rådhuset Tilsynsrapport Kommunen ga tilbakemelding til foreløpig rapport: 27.8.2013 Rapportdato:

Detaljer

LOV 1992-12-04 nr 126: Lov om arkiv.

LOV 1992-12-04 nr 126: Lov om arkiv. Side 1 av 5 LOV 1992-12-04 nr 126: Lov om arkiv. Bruk av basen forutsetter at du samtykker i betingelsene i brukeravtalen. DATO: LOV-1992-12-04-126 DEPARTEMENT: KKD (Kultur- og kirkedepartementet) PUBLISERT:

Detaljer

Innst. 78 S. (2010 2011) Innstilling til Stortinget fra kontroll- og konstitusjonskomiteen. 1. Sammendrag. Dokument 3:13 (2009 2010)

Innst. 78 S. (2010 2011) Innstilling til Stortinget fra kontroll- og konstitusjonskomiteen. 1. Sammendrag. Dokument 3:13 (2009 2010) Innst. 78 S (2010 2011) Innstilling til Stortinget fra kontroll- og konstitusjonskomiteen Dokument 3:13 (2009 2010) Innstilling fra kontroll- og konstitusjonskomiteen om Riksrevisjonens undersøkelse av

Detaljer

Riksrevisjonen - fra kontrollør til innovatør? - fra trussel til mulighet? Erfaringer fra Riksarkivaren

Riksrevisjonen - fra kontrollør til innovatør? - fra trussel til mulighet? Erfaringer fra Riksarkivaren Riksrevisjonen - fra kontrollør til innovatør? - fra trussel til mulighet? Erfaringer fra Riksarkivaren Ivar Fonnes 03.12.2010 Brev fra Riksrevisjonen november 2008 Riksrevisjonen planlegger en forvaltningsrevisjon

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune STATSARKIVET I KRISTIANSAND Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune Lillian Lunden 24.06.2015 Tilsynsrapport Sak: 2015/5336 Dato for tilsyn: 16.04. og 20.04. 2015 Rapportdato: 24.06.2015 Utarbeidet

Detaljer

Magasinkapasitet for papirarkiver i kommunal sektor

Magasinkapasitet for papirarkiver i kommunal sektor Notat til strategigruppen for Samdok-kommunale arkiv Fra: Ingrid Nøstberg og Torleif Lind Dato: 26.01.2016 Magasinkapasitet for papirarkiver i kommunal sektor Sammendrag Dette notatet er en del av SAMDOK-prosjektets

Detaljer

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet 1 Veiledningen Riksarkivarens Rapporter og retningslinjer nr. 23 Ligger tilgjengelig

Detaljer

R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R

R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R 2 0 1 6 O M U N D E R S Ø K E L S E N Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester (også

Detaljer

Arkiv i kommunereformen

Arkiv i kommunereformen Arkiv i kommunereformen 1 Arkiv i kommunereformen dagens tema Erfaringer fra tilsyn Gjennomgang av veileder om kommunereformen og arkiv Gruppearbeid 2 Tilsynsområder Arkivplan, rutiner og instrukser Arkivansvar

Detaljer

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor Tilsyn med arkiv i kommunal sektor Synnøve Østebø og Ine Fintland, 27.05.2014 Tilsyn hvilken rolle har Arkivverket? Arkivverket Består av Riksarkivet, 8 statsarkiv; Tromsø, Trondheim, Hamar, Oslo, Kongsberg,

Detaljer

Arkivforvaltningen i Målselv

Arkivforvaltningen i Målselv Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder

Detaljer

Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune

Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 15/8762 Dato for tilsyn: 6.5.2015 Sted: Kommunehuset i Drangedal, Gudbrandsvei 7 Rapportdato:

Detaljer

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3-serien Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3:13 (29 21) Denne publikasjonen finnes på Internett: www.riksrevisjonen.no

Detaljer

Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger. oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 2010

Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger. oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 2010 Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 1 Svarprosent og svartidspunkt Kommuner (KOM) Svarprosent KOM: 89 % Svarprosent IKA: 68 % Svarprosent

Detaljer

Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014

Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014 Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014 Om statistikken Riksarkivarens statistikk for kommunale arkivtjenester retter seg mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen startet opp i 2010, og er

Detaljer

Samdok samla samfunnsdokumentasjon

Samdok samla samfunnsdokumentasjon samla samfunnsdokumentasjon D E L P R O S J E K T 1. Hva er gjort så langt? 1 av 4 September August Juni-Juli Mai April Mars Februar Januar Ca. 15.09 Prosjektleiarar på plass 11.-13.09 KAI-konferansen

Detaljer

I paragrafenes tegn. Arkivloven med et «kommunalt/fylkeskommunalt» perspektiv Norsk Arkivråd, seminar mars 2014

I paragrafenes tegn. Arkivloven med et «kommunalt/fylkeskommunalt» perspektiv Norsk Arkivråd, seminar mars 2014 I paragrafenes tegn Arkivloven med et «kommunalt/fylkeskommunalt» perspektiv Norsk Arkivråd, seminar 18. 19 mars 2014 Kort om meg Elisabeth Gade Arkivleder i landets 14. største kommune Skedsmo kommune

Detaljer

Gode arkivlokaler- viktig og relevant. http://www.hblad.no/bildeserier/article441722.ec e

Gode arkivlokaler- viktig og relevant. http://www.hblad.no/bildeserier/article441722.ec e Gode arkivlokaler- viktig og relevant http://www.hblad.no/bildeserier/article441722.ec e 1 Strakstiltak Enkeltark kan tørkes Protokoller bør frysetørres. Legges straks i fryser. Dette bare aktuelt om materialet

Detaljer

Stortingsmelding om arkiv -kva no? Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd

Stortingsmelding om arkiv -kva no? Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd Stortingsmelding om arkiv -kva no? Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd Hva er Norsk Arkivråd? Landets største arkivfaglige interesseorganisasjon For alle som arbeider med eller er interessert

Detaljer

Saksframlegg. Trondheim kommune

Saksframlegg. Trondheim kommune Saksframlegg FORVALTNINGSREVISJON TRONDHEIM BYARKIV. TILBAKEMELDING OM OPPFØLGING. Arkivsaksnr.: 10/20770 ::: Sett inn innstillingen under denne linja Forslag til vedtak: Formannskapet tar tilbakemelding

Detaljer

Kontaktkonferansen 2015

Kontaktkonferansen 2015 Kontaktkonferansen 2015 Orientering pr mars 2015 Anne Overland, daglig leder IKA Trøndelag Orientering pr mars 2015 SAMDOK=samla samfunnsdokumentasjon For 2015 har strategigruppene valgt ut totalt 12 områder

Detaljer

Ei g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer

Ei g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer H ARKIVVERKET STATSARKIVET I TROMSØ Ei g Gamvik kommune Postboks 174 9770 MEHAMN Deres ref Vår ref. Dato 2015/24156 SVNI 08.12.2015 Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer Statsarkivet i Tromsø

Detaljer

Sikring og tilgjengelighet av bevaringsverdig arkivmateriale i kommuner og fylkeskommuner. Foredrag for IKA Kongsberg 22.

Sikring og tilgjengelighet av bevaringsverdig arkivmateriale i kommuner og fylkeskommuner. Foredrag for IKA Kongsberg 22. Sikring og tilgjengelighet av bevaringsverdig arkivmateriale i kommuner og fylkeskommuner Foredrag for IKA Kongsberg 22. april 2010 Avdelingsdirektør Dag Henning Larsen og seniorrådgiver Jon Anders Storstein

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Formål med grunnkurs i arkiv Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv,

Detaljer

Saksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583

Saksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Saksframlegg Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Forslag til innstilling: 1. Bystyret vedtar at Trondheim kommune fremsetter søknad om medeierskap

Detaljer

Skytjenester - utfordringer for Arkivverket og for offentlige organ underlagt arkivlova. Arkivloven

Skytjenester - utfordringer for Arkivverket og for offentlige organ underlagt arkivlova. Arkivloven Skytjenester - utfordringer for Arkivverket og for offentlige organ underlagt arkivlova Hilde Langaker, seniorrådgiver Tor Anton Gaarder, underdirektør 1 Arkivloven 1.Føremål Føremålet med denne lova er

Detaljer

Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg - Brev fra Riksarkivet Pålegg om utbedringer etter dokumentbasert tilsyn

Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg - Brev fra Riksarkivet Pålegg om utbedringer etter dokumentbasert tilsyn US-SAK NR: 20/2011 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØREN 1302 1901 SAKSANSVARLIG: GEIR TUTTUREN SAKSBEHANDLER(E): LAILA EBBESEN SMED ARKIVSAK NR:2010/579 Lukking av pålegg fra

Detaljer

Målekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd

Målekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd Målekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd 7. februar 2014 Arbeidsgruppe i NA Trine Nesland, Anne-Lise Kirkerud, Anja Vestvold, Vilde Ronge og Jorunn Bødtker NAs handlingsplan

Detaljer

Arkiv 2013 27. november 2013

Arkiv 2013 27. november 2013 Arkiv 2013 27. november 2013 Innledning... 2 Organisering... 2 Arkivansvar og fullmakter... 5 Regelverk... 6 Arkivordning... 6 Sikkerhet... 7 Deponering... 8 Tiltaksplan... 9 2 Innledning I henhold til

Detaljer

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer ARKIVPLAN FOR HATTFJELLDAL tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty KOMMUNE: uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui Retningslinjer for behandling

Detaljer

Arkivverket Dokumentasjonsforvaltning - ny struktur. Kjetil Reithaug Fagdirektør Seksjon for Dokumentasjonsforvaltning,

Arkivverket Dokumentasjonsforvaltning - ny struktur. Kjetil Reithaug Fagdirektør Seksjon for Dokumentasjonsforvaltning, Arkivverket Dokumentasjonsforvaltning - ny struktur Kjetil Reithaug Fagdirektør Seksjon for Dokumentasjonsforvaltning, Ansvar og hovedoppgaver Forvaltning (avdelingen): Ansvar for Arkivverkets tjenester

Detaljer

Fokus på kommunale arkiv - kan kontrollutvalget bistå?

Fokus på kommunale arkiv - kan kontrollutvalget bistå? ( Fokus på kommunale arkiv - kan kontrollutvalget bistå? Kommuneseminar 2011 Norsk arkivråd Innhold: Hvem er kontrollutvalgssekretariatet? Riksrevisjonens rapport Forvaltningsrevisjon i kommunene Forvaltningsrevisjon

Detaljer

Tilsyn med arkivtilhøva i Åmli kommune

Tilsyn med arkivtilhøva i Åmli kommune Tilsyn med arkivtilhøva i Åmli kommune Førebels tilsynsrapport Sak 2012/16684 Dato for tilsyn: 28.11.2012 Stad: Åmli Rapportdato: 3.1.201311.12.2012 Utarbeida av: Lars Aase Kjetil Reithaug Kjell J. Bråstad

Detaljer

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Fagsystemer Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Funn sikring av elektronisk arkivmateriale Kommunene og fylkeskommunene mangler tilstrekkelig kompetanse, rutiner og systemer

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Interkommunalt Arkiv i Vest - Agder

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Interkommunalt Arkiv i Vest - Agder Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program: 0900-1130 1130 lunsj 1215 1500 Arbeidsform: innledning om viktige emner - spørsmål og diskusjon i plenum oppgaveløsning

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Søndre Land kommune

Tilsyn med arkivholdet i Søndre Land kommune STATSARKIVET I HAMAR Tilsyn med arkivholdet i Søndre Land kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2015/31109 Dato for tilsyn: 04.02.2016 Sted: Søndre Land rådhus Rapportdato: 07.03.2016 Utarbeidet av: Thomas

Detaljer

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen.

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen. Innledning Det ble utarbeidet nye regler for bevaring/kassasjon i kommunal sektor som trådde i kraft 1.februar 2014. Ansvaret ble da lagt til kommunene for utarbeiding av kassasjonsfrister for arkivmateriale

Detaljer

Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER

Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER Kjetil Reithaug Statsarkivar Statsarkivet i Kristiansand NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER

Detaljer

Kommunereformen arkivmessige utfordringer. Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS

Kommunereformen arkivmessige utfordringer. Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS Kommunereformen arkivmessige utfordringer Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS Vil kommunereformen medføre utilsiktet arkivtap? 2 KS interessepolitiske posisjoner for arkiv og dokumentbehandling KS mener

Detaljer

IKA Finnmark IKSIKS - IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS IKA FINNMARK IKS «VÅR FELLES HUKOMMELSE»

IKA Finnmark IKSIKS - IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS IKA FINNMARK IKS «VÅR FELLES HUKOMMELSE» IKA Finnmark IKSIKS - IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS IKA FINNMARK IKS «VÅR FELLES HUKOMMELSE» STRATEGIPLAN 2016-2019 1. INNLEDNING IKA Finnmark IKS er arkivdepot for 19 kommuner og Finnmark fylkeskommune,

Detaljer

Arkivhistorie i Norge

Arkivhistorie i Norge Lovverket Arkivhistorie i Norge 1270-årene:Lagabøtes «Hirdskrå». Fra 1300-tallet:Akershus slott og Kanselliarkivet, Danmark. 1572: Arkivet ble stattholderembete. 1840: fast embetsverk for nasjonalt arkiv.

Detaljer

QuestBack kvittering - > lig rapportering om arkivmessige forhold

QuestBack kvittering - > lig rapportering om arkivmessige forhold QuestBack kvittering - > lig rapportering om arkivmessige forhold - 211 Side 1 av 5 Dette er en automatisk generert kvittering fra QuestBack. Nedenfor finner du en kopi av svar p lig rapportering om arkivmessige

Detaljer

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016 Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Administrativt prosjekt - KS Prosjektgruppe

Detaljer

Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå?

Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå? Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå? IKAVAs kontaktkonferanse 2015 Turid Holen Kommunereform Stortinget har gitt tilsutning om å gjennomføre en kommunereform. Målet er større, mer robuste

Detaljer

Revidering av lover med betydning for arkiv

Revidering av lover med betydning for arkiv Revidering av lover med betydning for arkiv v/sveinung Meyer Svendsen rådgiver Arkiv i Nordland 24. April 2014 Foto: Peter Hamlin Tre tema 1. Offentleglova skal evalueres (og trolig revideres). 2. Arkivlova

Detaljer

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Powerpointbilde nummer en Tips: Begynn med en vits Debatt? Debattinnlegg Rådmennenes skjulte milliongjeld Eller Arkiver

Detaljer

Kommunereform, arkiv og IKA. IKAs kontaktkonferanse 2015

Kommunereform, arkiv og IKA. IKAs kontaktkonferanse 2015 Kommunereform, arkiv og IKA IKAs kontaktkonferanse 2015 Kommunereform «Stortinget har gitt tilslutning til å gjennomføre en kommunereform. Målet er større, mer robuste kommuner med økt makt og myndighet.

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Gjøvik kommune

Tilsyn med arkivholdet i Gjøvik kommune STATSARKIVET I HAMAR Tilsyn med arkivholdet i Gjøvik kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2014/13242 Dato for tilsyn: 03.02.2015 Sted: Gjøvik rådhus Rapportdato: 26.02.2015 Utarbeidet av: Thomas Øverby Sigrid

Detaljer

Informasjonsmøte. Fylkesarkivet 26.05.2008 Svein Amblie

Informasjonsmøte. Fylkesarkivet 26.05.2008 Svein Amblie Informasjonsmøte Fylkesarkivet 26.05.2008 Svein Amblie Det statlige arkivverket Riksarkivet har ansvaret for arkivene etter den statlige sentraladministrasjonen, altså departementer og direktorater mv.,

Detaljer

Bevaring- og kassasjon; Nytt regelverk og veileder. Prinsen hotel 8. mars 2017 Jens Rønning IKA Trøndelag iks

Bevaring- og kassasjon; Nytt regelverk og veileder. Prinsen hotel 8. mars 2017 Jens Rønning IKA Trøndelag iks Bevaring- og kassasjon; Nytt regelverk og veileder Prinsen hotel 8. mars 2017 Jens Rønning IKA Trøndelag iks Begrepsavklaring Bevaring: Ta vare på arkivmateriale for all ettertid Kassasjon: «arkivmateriale

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Bydel Søndre Nordstrand, Oslo kommune

Tilsyn med arkivene i Bydel Søndre Nordstrand, Oslo kommune Tilsyn med arkivene i Bydel Søndre Nordstrand, Oslo kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2016/8770 Dato for tilsyn: 7.6.2016 Sted: Bydelsadministrasjonen, barnevernkontoret samt fjernarkivet, alle lokalisert

Detaljer

Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015

Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015 Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015 Erfaringer fra tilsynsbesøk Arkivsjef Grete Gavelstad Tilsynsbesøk fra Datatilsynet 24. januar 2014 kl 0900-1200 Internkontroll og informasjonssikkerhet Formål

Detaljer

RIKSARKIVAREN Kommuner Fylkeskommuner Interkommunale arkivdepot Deres ref Vår ref Dato 2009/4512 ANNDOR 02.07.2010 Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger Arkivordningen i kommunal sektor er

Detaljer

Rapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune

Rapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 13/44 25.04.2013 Kommunestyret Arkivref: 2012/709-11 Saksbeh.: Arnhild Smeland, Arkiv- og systemansvarleg Avdeling: Administrasjonsavdelinga Dir.tlf.:

Detaljer

DØNNA KOMMUNE SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 12/999

DØNNA KOMMUNE SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 12/999 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 12/999 KOMMUNEHUSET - FERDIGSTILLELSE AV ARKIVROM. INVESTERINGSSAK 2013. Rådmannens innstilling: Kommunestyret godkjenner at arkivlokalene

Detaljer

Tenkte å si litt om...

Tenkte å si litt om... Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Oppsummering av eksterne innspill

Oppsummering av eksterne innspill Arbeidsgruppe for å utarbeide Strategi 2017 for Arkivverket TS. 17.03.2013 Oppsummering av eksterne innspill H1 Tilrettelegge arkivdanning Overordnet 1: Situasjonsbeskrivelse og statusvurdering Utfordringer

Detaljer

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

DEN DIGITALE TIDSALDER

DEN DIGITALE TIDSALDER DEN DIGITALE TIDSALDER Riksarkivar Inga Bolstad 2. juni 2015 Innhold Utfordringer i dag Status helhetlig samfunnsdokumentasjon Hvorfor helhetlig samfunnsdokumentasjon Status: analogt arkivmateriale Status:

Detaljer

«Kort historikk om ordninger for digitalt depot og omtale av digitalt depot for kommunal sektor i Riksrevisjonens rapport, Arkivmeldingen mv.

«Kort historikk om ordninger for digitalt depot og omtale av digitalt depot for kommunal sektor i Riksrevisjonens rapport, Arkivmeldingen mv. «Kort historikk om ordninger for digitalt depot og omtale av digitalt depot for kommunal sektor i Riksrevisjonens rapport, Arkivmeldingen mv.» Bjørn Bering 26.10.2015 1 Digitalt depot: juridisk rammeverk

Detaljer

Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet

Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer 18.02.2010 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Læringsplattformer Digitale støttesystemer for undervisningsformål Brukes særlig for å administrere brukere og innhold

Detaljer

Skytjenester Status for Riksarkivets arbeid. Ta styringen! Norsk Arkivråds seminar 16. - 17. mars 2015 i Trondheim. Olav Sataslåtten Riksarkivet

Skytjenester Status for Riksarkivets arbeid. Ta styringen! Norsk Arkivråds seminar 16. - 17. mars 2015 i Trondheim. Olav Sataslåtten Riksarkivet Skytjenester Status for Riksarkivets arbeid Ta styringen! Norsk Arkivråds seminar 16. - 17. mars 2015 i Trondheim Olav Sataslåtten Riksarkivet 1 Utfordringene Arkivloven pålegger offentlige organer å ha

Detaljer

Siljan kommune. Arkiv. 29. november 2005

Siljan kommune. Arkiv. 29. november 2005 Siljan kommune Arkiv 2005 29. november 2005 Arkiv 2005 Innledning (2) Lovverk (3) Arkivansvar og arkivfullmakter (4) Arkivorganisering (7) Arkivordning (8) Post og arkivrutiner (11) Forbedring og utvikling

Detaljer

Erfaringer med tilsyn fra Riksarkivet

Erfaringer med tilsyn fra Riksarkivet Klima- og miljødepartementet Erfaringer med tilsyn fra Riksarkivet Siw May Bohlin Oslo 21. oktober 2015 Norsk Arkivråds seminar Arkivtjenesten i KLD - organisering Vi er totalt 8 ansatte med arkivleder

Detaljer

Forslag til ny forskrift om offentlige arkiv. 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet

Forslag til ny forskrift om offentlige arkiv. 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet om offentlige arkiv 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet 1. Arkivloven med forskrifter (arkivregelverket) 2. Mindre detaljregulering overordnede og funksjonelle krav 3. Tilpasning til digital

Detaljer

Arkivplan som dokumentasjon og nyttig verktøy i organisasjonen v/sveinung Meyer Svendsen rådgiver, Arkiv i Nordland

Arkivplan som dokumentasjon og nyttig verktøy i organisasjonen v/sveinung Meyer Svendsen rådgiver, Arkiv i Nordland Arkivplan som dokumentasjon og nyttig verktøy i organisasjonen v/sveinung Meyer Svendsen rådgiver, Arkiv i Nordland 28.11.2012 Foto: Bjørn Erik Olsen Arkivplan er lovpålagt Arkivforskriften 2-2 setter

Detaljer

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Følgende retningslinjer skal følges ved deponering og/eller avlevering av elektroniske arkiver

Detaljer

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring

Detaljer

Arkivverkets tilsynsstrategi 2014 2017

Arkivverkets tilsynsstrategi 2014 2017 Arkivverkets tilsynsstrategi 2014-2017 Oppdraget Arkivverket er en statlig etat under Kulturdepartementet, og samfunnsoppdraget er hjemlet i lov av 4. desember 1992 om arkiv (arkivloven). Etaten skal gjennom

Detaljer

Kommunereformen arkivmessige utfordringer. Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS Norsk arkivråd 17. mars 2015

Kommunereformen arkivmessige utfordringer. Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS Norsk arkivråd 17. mars 2015 Kommunereformen arkivmessige utfordringer Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS Norsk arkivråd 17. mars 2015 Innbyggerforventninger til forvaltningen: Tilbyr de tjenestene jeg har behov for, krav på og

Detaljer

Arkivlova og arkivforskrifta sine earkiv/ikt-sider

Arkivlova og arkivforskrifta sine earkiv/ikt-sider Arkivlova og arkivforskrifta sine earkiv/ikt-sider Arkivlova - 1. Føremål. Arkivlova intensjon: «Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015 Side 1 av 10 R3ZL SLCY-L485 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015 /S- z LC, Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen

Detaljer

Vet en del... Har erfart en del... Hvordan fortelle det? Tror jeg bare forteller...

Vet en del... Har erfart en del... Hvordan fortelle det? Tror jeg bare forteller... «Bevaringsvurdering og dispensasjonssøknad vedr. helelektronisk uttrekk av fagsystem». Vet en del... Har erfart en del... Hvordan fortelle det? Tror jeg bare forteller... Sigve Espeland Interkommunalt

Detaljer

Rapport Verran Kommune

Rapport Verran Kommune Dora 1 Maskinistgata 1 7042 Trondheim postmottak@ika-trondelag.no Tlf: 73 88 45 00 Org.nr: 971 375 965 Bank: 4435 06 06898 www.ika-trondelag.no Deres ref/dato: Vår ref: 14/270 Dato: 22.04.2014 Rapport

Detaljer

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Kontaktseminar 2005 Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Organisering av arkivdepot, bruk av offentlige arkiver 1. Hva er et arkivdepot? 2. Hvilke funksjoner skal et arkivdepot ha? 3. Hva

Detaljer

Arkivverket og kommunene ansvarsdeling og samspill. («Det nye Arkivverket og forholdet mellom dette og kommunene»)

Arkivverket og kommunene ansvarsdeling og samspill. («Det nye Arkivverket og forholdet mellom dette og kommunene») Arkivverket og kommunene ansvarsdeling og samspill («Det nye Arkivverket og forholdet mellom dette og kommunene») Bjørn Bering 01.03.2016 1 Spørsmål: Omfatter forholdet mellom Arkivverket og (fylkes)kommunene

Detaljer

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet Omorganisering i offentlige organer Veiledning for arkivet Riksarkivaren 2007 2 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 20 Riksarkivaren, Oslo 2007 ISBN 978-82-548-0101-7 3 4 Innholdsfortegnelse 1 Innledning...

Detaljer

Arkivmeldinga hvor står vi? - Bakgrunn - Prosessen - Arkivmeldingen - Tilbakemeldingene - Politisk behandling - Videre oppfølging - Debatten

Arkivmeldinga hvor står vi? - Bakgrunn - Prosessen - Arkivmeldingen - Tilbakemeldingene - Politisk behandling - Videre oppfølging - Debatten Arkivmeldinga hvor står vi? - Bakgrunn - Prosessen - Arkivmeldingen - Tilbakemeldingene - Politisk behandling - Videre oppfølging - Debatten Drammen byarkiv - Kommunearkiv 1987-1992 - Byarkiv opprettet

Detaljer

^ 3 iuly 2010 MOTTATT. Rapport etter utført tilsyn ved UNN 9038 TROMSØ. Gjennomføring. Dokurrentsenteret UNN HF. Universitetssykehuset Nord-Norge

^ 3 iuly 2010 MOTTATT. Rapport etter utført tilsyn ved UNN 9038 TROMSØ. Gjennomføring. Dokurrentsenteret UNN HF. Universitetssykehuset Nord-Norge A R K I V V E R K E T STATSARKIVET I TROMSØ MOTTATT ^ 3 iuly 2010 Dokurrentsenteret UNN HF Universitetssykehuset Nord-Norge 9038 TROMSØ Deres ref. Vår ref. Dato 2010/2740 HILA 01.06.2010 Rapport etter

Detaljer

Grunnkurs i arkiv. Monika K. Håland og Snorre D. Øverbø. KUBEN, Arendal,

Grunnkurs i arkiv. Monika K. Håland og Snorre D. Øverbø. KUBEN, Arendal, Grunnkurs i arkiv Monika K. Håland og Snorre D. Øverbø KUBEN, Arendal, 18.04.2017 Velkommen lover og regler for offentlige arkiv - Velkommen - Gjennomgang av dagens program - Litt om KUBEN og Arkivavdelingen

Detaljer

Stortingsmelding om arkiv

Stortingsmelding om arkiv Stortingsmelding om arkiv Kva betyr arkivmedlinga for kommunal sektor? v/turid Holen, IKAVA Kva er nytt med denne meldinga? Dette er ei melding som handsamar eit samla arkivfelt Statleg, kommunal og privat

Detaljer

Byarkivet: Virksomhetsrapport for 2013

Byarkivet: Virksomhetsrapport for 2013 Byarkivet: Virksomhetsrapport for 2013 Byarkivet er arkivdepot for Tromsø kommunes historiske arkiver. Vi tar imot arkivmateriale som er eldre enn 20 år, men også yngre materiale som har gått ut av aktivt

Detaljer

Rådmannen avgir på vegne av Trondheim kommune følgende høringssvar til forslag til ny Forskrift om offentlige arkiv.

Rådmannen avgir på vegne av Trondheim kommune følgende høringssvar til forslag til ny Forskrift om offentlige arkiv. Rådmannen Kulturdepartementet Postboks 8030 Dep N-0030 OSLO Vår saksbehandler Elin Engen Harder Vår ref. 16 /40962//C66/&13/ oppgis ved alle henv. Deres ref. 16/1984 Dato Svar - Høring - ny forskrift om

Detaljer

Sikker, digital arkivering av personsensitiv informasjon

Sikker, digital arkivering av personsensitiv informasjon Visma FLYT Arkiv Sikker, digital arkivering av personsensitiv informasjon Sikring av papirbasert og elektronisk arkivmateriale VISMA FLYT ARKIV DE GODE GRUNNENE: Sikker lagring av sensitiv data Forbedret

Detaljer

Høring - forslag til nye felles bevarings- og kassasjonsbestemmelser for statsforvaltningen

Høring - forslag til nye felles bevarings- og kassasjonsbestemmelser for statsforvaltningen Høringsinstansene iht. vedlagte liste Deres ref Vår ref. Dato 2012/11462 ILGU 22.06.2012 Høring - forslag til nye felles bevarings- og kassasjonsbestemmelser for statsforvaltningen Riksarkivaren sender

Detaljer

Mot det heilelektroniske arkiv - begreper og juss - Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Mot det heilelektroniske arkiv - begreper og juss - Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Mot det heilelektroniske arkiv - begreper og juss - Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Definisjon Arkiv 1) Dokument som blir til som del av ei verksemd, dvs. dokument som blir motteke eller

Detaljer

Handlingsplan for Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) 2006-2007

Handlingsplan for Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) 2006-2007 Handlingsplan for Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) 2006-2007 Målsettinger og tiltak for arbeidet fremover: Handlingsplanen skisserer hovedoppgavene for IKAN i tråd med vedtektene og de føringer IKANs

Detaljer

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009 Historikk og organisatoriske endringer Perioden 1991 2009 Ås kommune tok i bruk K-koder 01.01.91 og innførte gradvis Unique Sak Arkiv. Tidligere arkivsystem ble avsluttet fra denne dato. Alt gammelt materiale

Detaljer

Gjeldende forskrift har ingen punkt på utførsel. Om dagens praksis, se pkt. 3.2 nedenfor.

Gjeldende forskrift har ingen punkt på utførsel. Om dagens praksis, se pkt. 3.2 nedenfor. Helse Midt-Norge RHF / Side 1 av 5 Notat Dette notatet er en oppsummering med innspill som kun tar for seg den delen av forslaget til ny forskrift om offentlige arkiv som omhandler skylagring i utlandet.

Detaljer

Høring - Nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommunene og fylkeskommunene

Høring - Nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommunene og fylkeskommunene Høringsinstanser i følge liste Deres ref Vår ref. Dato 2012/11645 ANNMAL 27.06.2012 Høring - Nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommunene og fylkeskommunene Riksarkivaren sender med dette utkast

Detaljer

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi NOARK Hva? "NOARK (Norsk Arkivstandard) ble opprinnelig utviklet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i Statsforvaltningen. Den første versjonen NOARK 1 kom i 1984, med påfølgende

Detaljer