Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Interkommunalt Arkiv i Vest - Agder
|
|
- Monica Carlsson
- 7 år siden
- Visninger:
Transkript
1 Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
2 Program: lunsj Arbeidsform: innledning om viktige emner - spørsmål og diskusjon i plenum oppgaveløsning i grupper
3 Formålet med dette kurset Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokument behandlingen i din kommune/virksomhet skal bli best mulig.
4 IKAVAs oppgaver Arkivdanning Arkivfaglig opplæring Rådgivning i arkivdanningen Bistand med utarbeidelse av lokalt regelverk Bistand med arkivplan Arkivrom vurdering Drift av arkivdepot papir og elektronisk Mottak og bevaring av eldre og avslutta arkiver Mottak, betjening av innsyn i klientmapper Ordning av eldre arkiver Formidling
5
6
7 Hva er arkiv? 3 betydninger: Bygning eller rom hvor arkivmateriale blir oppbevart Institusjon som oppbevarer arkivmateriale Samling informasjon lagret på ulike medier
8 Hva er arkiv? Dokument som blir til som del av virksomhet (Arkivlovens 2 b) Eller: En samling informasjon lagret på ulike media
9 Hvorfor arkiv? Effektivitet i forvaltningen Juridisk dokumentasjon Kildemateriale for forskning
10 Det norske arkivlandskapet Riksarkivet Statsarkivene Interkommunale arkiver Byarkiver Fylkesarkiver Arkivorganisasjoner
11 Arkivlova Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida.
12 Lover og regler for arkiv i offentlige organer Arkivloven (m forskrifter) Personopplysningsloven (m. forskrifter) Offentleglova (m. forskrifter) Forvaltningsloven (m. forskrifter) Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven + forskrifter) Opplæringsloven (+ forskrifter) Plan- og bygningslov (+ eks kart og planforskriften) Riksarkivarens retningslinjer Flere?
13 Hva har disse felles? Døgnåpen forvaltning? Åpenhet i forvaltningen? Rettsikkerhet for innbyggere? Demokratisk medvirkning? Omdømmebygging? Effektiv forvaltning? En felles forutsetning for alt dette er et godt oppbygd og drevet arkiv der alle ser sitt ansvar og tar sine oppgaver
14 Hvorfor arkiv? Arkivets primærfunksjon (gi grunnlag for nødvendige vurderinger og vedtak, dokumentere saksbehandling, oppfølging, kontroll) Arkivets sekundærfunksjon (rettslig dokumentasjon. Kommunen skal gi tilbud som lovgivning fastsetter, dokumentasjonen som viser hvordan kommunen har oppfylt sine plikter) Historisk dokumentasjon
15 Arkivansvar Rådmannen - overordnet arkivansvar oppnevne og gi fullmakter til arkivansvarlig, nok ressurser til arkivet, lokaler og faglig kompetanse i arkivet Arkivleder daglig ansvar Hvert organ skal ha en egen arkivansvarlig som er faglig leder for arkivtjenesten (kommunen ett organ en leder) Arkivleder ansvarlig for alt arkiv (papir, elektronisk, fagsystemer, eldre og nyere arkiv osv)
16 Arkivleders ansvar kvalitetssikre arkivdanningen i henhold til de føringer som er gitt i arkivplanen kvalitetssikre offentlig journal holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, samt endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse tas med på råd når kommunen skal ansette medarbeidere i arkivtjenesten og gi nyansatte nødvendig opplæring rapportere til ledelsen i kommunen om virksomheten ved arkivtjenesten og foreslå tiltak som kan heve kvaliteten på arkivarbeidet føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret ta initiativ til oppdatering/endringer i arkivplanen være kontaktperson til IKAVA være høringsinstans når kommunen skal velge IKT-baserte sak/arkivsystemer, og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skriveredskap være høringsinstans vedrørende arkivmessige konsekvenser ved planlagte omorganiseringer i kommunen
17 Arkivtjenestens ansvar Kvalitetssikre kommunens dokumenthåndtering Sikrer at kommunen dokumenterer sakens opprinnelse og saksbehandlingsprosessen og resultat av behandlingen Arkivtjenesten sørger for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de fungerer som informasjonskilder og informasjonssystem for administrasjonen, for rettslig forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden
18 Arkivplan Arkivplan.no
19
20 Post/journalføringsrutiner Journalføringsplikt Hva skal registreres? Arkivforskriften ( 2-6) Saksdokument? Gjenstand for saksbehandling? Verdi som dokumentasjon?
21 Opplysninger i journalen Journalføringsdato Saks- og dokumentnr. Avsender og/eller mottaker Opplysninger om sak/innhold/emne Datering på dokument Arkivkode Ekspedisjons- eller avskrivingsdato Avskrivingsmåte Dokument som hører til samme sak skal knyttes sammen
22 Post/journalføringsrutiner Hvem registrerer inngående post? Sentralt postmottak Saksbehandler Hvem registrerer utgående post? Dokument produsert i og utenfor det elektroniske saksbehandlingssystem ephorte/p360/acos-post og annen post? Vedlegg? Instruks for bruk av e-post for kommunen? SMS-instruks?
23 Post/journalføringsrutiner Interne notat? Der organet finner det tjenelig Plikt til å journalføre noen interne notat Inneholder endelig avgjørelse Retningslinjer for saksbehandling Dokument til og fra kontrollutvalg/ klageorgan/revisjon Saksframlegg Sakslister til møter i offentlige utvalg
24 e-post og sms Hvordan håndteres dette? saksbehandling, vedtak, oppfølging, saksdokument underlagt saksbehandling og/eller har verdi som dokumentasjon? Kommunens eget reglement? Det finnes tjenester med automatisk sending av SMS parallelt til e-postkasse og mobil
25 Offentlig journal I offentlig journal skal en identifisere dokument så langt det er mulig uten å røpe opplysninger som underlagt taushetsplikt eller kan unntas i medhald av lov (arkivforskriften 2-7) Utelate opplysninger eller sladde opplysninger Produksjon av offentlig journal
26 Arkivbegrensning og kassasjon Arkivbegrensning holde utenfor arkivet HUSK: arkiveringsplikten går lenger enn journalføringsplikten eks interne dok. Kassasjon å fjerne arkivert materiale HUSK: krever hjemmel Nye bevarings og kassasjonsregler
27 Hva kan holdes utenfor arkivet? ARKIVUVERDIG Arkivforskriften 3-19 Rundskriv (fra andre) Møteutskrifter (fra andre) Reklame Trykksaker Fakturaer Julekort
28 Elektronisk sak/arkiv-system Arkiver skal sikres for samtid og ettertid (utfordringer med formater og kontekst og med informasjonsbærere som forsvinner) Noark 4 og Noark 5 Siden 1984 ephorte, P-360, Acos
29 Sak/arkivsystemer Kan brukes til Generell saksbehandling Personalsaker Elevmapper Fordel: NOARK-4 / NOARK-5 fullelektronisk
30 Elektroniske fagsystem Eksempelvis. Familia Bibliofil Skole-, barnehage- og musikkskolesystemer (SATS, WIS-skole, Oppad m.fl.) Natur 2000 Gemini (VA (vann og avløp), landmåling, målebrevreg., terreng, m.m.) Norkart kartsystem GISLINE PPT-Hk 4.0 Sysvak Winmed Gerica Pro IBM Bosttøte Socio ProfDoc BV-Pro
31 Elektroniske fagsystem Hva ligger her? Saksbehandling? Vedtak? Oppfølging? Elektroniske pasientopplysninger? Underlagt saksbehandling og/eller har verdi som dokumentasjon = saksdokument Saksbehandlerens ansvar Personlige notater? Arkiver skal sikres for samtid og ettertid (utfordringer med formater og kontekst og med informasjonsbærere som forsvinner)
32 Elektroniske fagsystem Arkiver skal sikres for samtid og ettertid (utfordringer med formater og kontekst og med informasjonsbærere som forsvinner) Jfr ansvar for hele kommunens arkiv: Arkivleder skal involveres når dere skal stoppe/avslutte/oppgradere/konvertere systemer som kan tenkes å inneholde saksdokumenter av et eller annet slag Arkivleder skal involveres når det skal kjøpes inn nye fagsystemer som kan tenkes å komme til å inneholde saksdokumenter eller bevaringsverdig dokumentasjon av et eller annet slag
33 Fullelektronisk fagsystem er det mulig? Integrasjonsløsninger Arkivverdige dokumenter eller opplysninger produsert i fagsystem bevares i sak/arkivsystemet ved hjelp av integrasjon NOARK 5 godkjent fagsystem Viktig: Kvalitetssikre hvilke dokumentasjon som bevares Involvere arkivleder
34 Papirbasert arkiv Jfr forrige punkt Noen flere?
35
36 Arkivserier/-deler Def.: - En samling med dokumenter som skiller seg ut fra andre fordi innholdet og/eller ordningsmåten er spesiell HUSK: Arkivseriene må alltid holdes atskilt.
37 Noen arkivserier/-deler Møtebøker (Bindes inn? Papir?) Kopibøker (Elektronisk?) Postjournaler (elektronisk?) Saksarkiv (Elektronisk?) Klientarkiv Planarkiv Gnr/Brnr Flere?
38 Ordningsprinsipper Fødselsnummer Fødselsdato Personnavn K-koder Gnr/Brnr Plannummer Flere?
39 Hva må du gjøre? Følge arkivbestemmelsene Ikke egne arkiver Sørge for at sakspost blir arkivert (inn og utgående) Ikke låne uten å spørre Følge regler for bevaring, kassasjon, arkivbegrensning
40 Det finnes regler for så mye. Kassasjon Periodisering Overføring Proveniensprinsippet
41 Arkivlokaler Fase 1: Dagligarkiv Fase 2: Bortsettingsarkiv Fase 3: Fjernarkiv
42
43
44 Arkivlokaler Def.: Rom der vi oppbevarer arkivmateriale over tid Skille mellom: Kontorlokale Spesialrom for arkiv => Ulike krav til sikkerhet
45 Arkivlokaler *Dagligarkiv => kan være kontorlokale *Bortsettingsarkiv => bør være spesialrom *Fjernarkiv => må være spesialrom
46 Arkivnøkkel K-koder K-koder hvilken k-kode skal brukes her? 064& = System og programvare &86 = Kommunalt Arkivloven med forskrift 063 &00 06 = informasjon, arkiv,bibliotek 063 = arkivtjeneste &00 = Lov, regelverk og forskrift
47 TRE BEGREPSGRUPPER o Fellesklasser o Fagklasser o Tilleggskoder
48 Eksempel: Anskaffelse av senger til sykehjem Fellesklassebegrep: 6 - Eiendom og materiell 62 - Inventar Senger Fagklassebegrep: H - Institusjonstjeneste H1 - Somatiske institusjoner H12 - Sykehjem Tilleggsbegrep: &50 - Ervervelse, anskaffelse Komplett kode: 623 H12 &50
49 Hvordan går man frem? Samarbeid Tydelige oppgaver Tydelig fordeling av oppgaver Klare og tydelige signaler fra ledelse Ansvarsbevisste medarbeidere Regelverket samles i den lovpålagte Arkivplan
50 ARKIVPLAN Til enhver tid oppdatert samleplan for hva arkivet består av, samt regler og rutiner Altså en total oversikt over ALLE typer dokumentasjon som er en del av arkivet og reglene/rutinene de er underlagt (eks. oversikt over dataprogrammer, ansvar for tilgangsstyring, krav til rapportering til Datatilsynet, rutiner for innsyn, regler for bruk av e-post, utbedringsplan for arkivlokaler, osv)
51 Oppsummering hva skal journalføres ARKIVVERDIG MATERIALE (saks-post) dokumenter som skal behandles (også telefaks, E-post, SMS) interne dokumenter av betydning for saksbehandlingen (også E-post) utgående skriv
52 Oppsummering hva behøver ikke journalføres ARKIVUVERDIG MATERIALE (info-post) rundskriv (fra andre) møteutskrifter (fra andre) reklame trykksaker (som ikke skal behandles) fakturaer julekort
53 Oppsummering Arkivplan Til enhver tid oppdatert samleplan for hva arkivet består av, samt regler og rutiner
Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Formål med grunnkurs i arkiv Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv,
DetaljerGrunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Grunnkurs arkiv Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dagens meny 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokumentbehandlingen
DetaljerIKAVAs seminar om dokumentasjon og arkivering i barnevernstjenesten
IKAVAs seminar om dokumentasjon og arkivering i barnevernstjenesten Rådgiver Turid Holen Program 10.00 11.30 Litt om godt arkiv og hvorfor, elektroniske fagsystemer, sms og sosiale media 11.30 Lunsj 12.00
DetaljerDokumentasjon- og arkivseminar
Dokumentasjon- og arkivseminar for ledere, saksbehandlere og merkantilt ansatte i NAV og for arkivlederne i kommunene Fra IKAVA Arkivsjef Kjetil Reithaug Rådgiver Turid Holen Program 10.00 11.30 Litt om
DetaljerIKAVAs kurs/seminar for arkivpersonale
IKAVAs kurs/seminar for arkivpersonale Arkivsjef Kjetil Reithaug Rådgiver Bård Raustøl Rådgiver Turid Holen Program 09.00 11.30 Litt om godt arkiv og hvorfor, elektroniske fagsystemer, arkiv i skolen,
DetaljerElevarkiv - rutiner og bestemmelser
Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Turid Holen, arkivsjef IKAVA IKAVAs oppgaver Arkivdanning Arkivfaglig opplæring Rådgivning i arkivdanningen Bistand med utarbeidelse av lokalt regelverk Bistand med
Detaljerqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui
qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer ARKIVPLAN FOR HATTFJELLDAL tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty KOMMUNE: uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui Retningslinjer for behandling
DetaljerElevarkiv - rutiner og bestemmelser
Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Rådgiver Turid Holen, IKAVA Dagens program 09.00 09.15 Velkommen 9.15 10.00 Arkiv i skolen? 10.15-11.00 Hva skal arkiveres? 11.15-12.00 Innhold elevmappe 12.00-13.00
DetaljerArkivforvaltningen i Målselv
Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder
DetaljerJournalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet
Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring
DetaljerArkiv 2013 27. november 2013
Arkiv 2013 27. november 2013 Innledning... 2 Organisering... 2 Arkivansvar og fullmakter... 5 Regelverk... 6 Arkivordning... 6 Sikkerhet... 7 Deponering... 8 Tiltaksplan... 9 2 Innledning I henhold til
DetaljerTilsyn med arkivene i Mandal kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Mandal kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/2435 Dato for tilsyn: 08.06.2017 Rapportdato: 30.08.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen
DetaljerElevarkiv - rutiner og bestemmelser
Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Turid Holen, arkivsjef IKAVA Merethe M. Johansen, rådgiver IKAVAs oppgaver Arkivdanning Arkivfaglig opplæring Rådgivning i arkivdanningen Bistand med utarbeidelse av
DetaljerArkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim
Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:
DetaljerElevarkiv - rutiner og bestemmelser
Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Rådgiver Turid Holen, IKAVA Dagens program 9.00 09.45 Arkiv i skolen? 10.00-10.45 Hva skal arkiveres? 11.00-11.30 Innhold elevmappe 11.30-12.00 LUNSJ 12.00-12.45 Innhold
DetaljerElevarkiv - rutiner og bestemmelser
Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Rådgiver Turid Holen, IKAVA Dagens program 9.00 09.45 Arkiv i skolen? 10.00-10.45 Hva skal arkiveres? 11.00-11.30 Innhold elevmappe 11.30-12.00 LUNSJ 12.00-12.45 Innhold
DetaljerVelkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen)
Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor, i dette tilfellet
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden.
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets spørreskjema er noe
DetaljerOrdliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk
Intern sone Sikker sone Versjon 01.03.2013 Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Aktivt arkiv Arkiv Arkiv- og saksbehandlingssystem Arkivbegrensning Arkivdel Arkivkode Arkivmateriale Arkivnøkkel Arkivperiode
DetaljerTilsyn med arkivene i Iveland kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Iveland kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/263 Dato for tilsyn: 29.03.2017 Rapportdato: 05.04.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1. Innledning...3 1.1 Bakgrunnen
DetaljerRevisjon av arkivloven med forskrifter
Revisjon av arkivloven med forskrifter IKAs kontaktkonferanse 30. mai 2018 Lovverket Lov om arkiv Overordnede og grunnleggende bestemmelser om arkiv Gir kongen fullmakt til å gi utfyllende bestemmelser
DetaljerElevarkiv - rutiner og bestemmelser
Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Arkivsjef Turid Holen, IKAVA Dagens program 9.00 09.45 Arkiv i skolen? 10.00-10.45 Hva skal arkiveres? 11.00-11.30 Innhold elevmappe 11.30-12.00 LUNSJ 12.00-12.45 Innhold
DetaljerAvlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS
Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november 2010 Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Hjelpemidler Arkivhåndboken for offentlig forvaltning (Kap.
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Kristiansand kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Kristiansand kommune Postboks 417 Lund 4604 KRISTIANSAND Dato 31.05.2018 Din ref. 201802212-9 Vår ref. 2018/2553 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport
DetaljerOFFENTLIG ARKIVREGELVERKS OVERFØRINGSVERDI FOR PRIVATE VIRKSOMHETER? 7. desember 2017
OFFENTLIG ARKIVREGELVERKS OVERFØRINGSVERDI FOR PRIVATE VIRKSOMHETER? Spesialrådgiver Sigrun Rasmussen, Arkivverket Workshop SAMDOK privatarkiv 7. desember 2017 Forvaltning og kulturvern - samarbeid 2 Silicon
DetaljerArkivhistorie i Norge
Lovverket Arkivhistorie i Norge 1270-årene:Lagabøtes «Hirdskrå». Fra 1300-tallet:Akershus slott og Kanselliarkivet, Danmark. 1572: Arkivet ble stattholderembete. 1840: fast embetsverk for nasjonalt arkiv.
DetaljerArkivering av elevarkiv
Arkivering av elevarkiv Turid Holen Arkivsjef IKAVA Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Arkiver i skolen Skolens arkiver er kommunale arkiver, hva innebærer det? Arkivansvar Behandlingsansvar Arkivplan
DetaljerTilsyn med arkivene i Lyngdal kommune
ARKIVVERKET - DOKUMENTASJONSFORVALTNING Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune Lillian Lunden Thomas Olsen [02.01.2017] Tilsynsrapport Sak: 2016/2642 Dato for tilsyn: 10.11.2016 Rapportdato: 02.01.2017
DetaljerNye arkivforskifter. Monika Kurszus Håland Fagdag onsdag 30.mai 2018
Nye arkivforskifter Monika Kurszus Håland Fagdag onsdag 30.mai 2018 Forskrift om offentlege arkiv Ny arkivforskrift ble vedtatt av Kongen i statsråd 15. desember 2017 og forskriften har hjemmel i arkivloven
DetaljerTilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer. http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc
Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc Synnøve Østebø og Ine Fintland, 21.05.2015 Tilsyn hvilken rolle har Arkivverket? Arkivverket Består av
DetaljerSiljan kommune. Arkiv. 29. november 2005
Siljan kommune Arkiv 2005 29. november 2005 Arkiv 2005 Innledning (2) Lovverk (3) Arkivansvar og arkivfullmakter (4) Arkivorganisering (7) Arkivordning (8) Post og arkivrutiner (11) Forbedring og utvikling
DetaljerF2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen.
Innledning Det ble utarbeidet nye regler for bevaring/kassasjon i kommunal sektor som trådde i kraft 1.februar 2014. Ansvaret ble da lagt til kommunene for utarbeiding av kassasjonsfrister for arkivmateriale
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske
DetaljerElevarkiv - rutiner og bestemmelser
Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Turid Holen, arkivsjef IKAVA Skolens arkiv Skolens arkiver er kommunale arkiver, hva innebærer det? Arkivansvar Behandlingsansvar personopplysninger Arkivplan arkivplan.no
DetaljerProsedyre for kontroll med journalføring og arkivering i fullelektronisk arkiv og avsluttet manuelt arkiv
Side 1 av 5 Prosedyre for kontroll med journalføring og arkivering i fullelektronisk arkiv og avsluttet manuelt arkiv Formål Denne prosedyren skal sikre at arkivverdige dokumenter blir arkivert på en sikker
DetaljerRiksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet
Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet 1 Veiledningen Riksarkivarens Rapporter og retningslinjer nr. 23 Ligger tilgjengelig
DetaljerHåndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten
Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Kirsti O.Sletten Pasientbehandling eller saksbehandling Forholdet mellom lovbestemt taushetsplikt, helsepersonells dokumentasjonsplikt etter helselovgivningen
DetaljerEndelig tilsynsrapport og varsel om pålegg
Flesberg kommune Rådmann Jon Gjæver Pedersen 3623 LAMPELAND Din ref. Vår ref. Dato 2017/90 2017/889 LILLUN 19.02.2018 Endelig tilsynsrapport og varsel om pålegg Vi takker for godt samarbeid i forbindelse
DetaljerArkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand
Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivstatistikken for 2014 9 % av kommunene begynt planlegging av arkivhåndtering ved evt kommunesammenslåing
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Lindesnes kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO LINDESNES KOMMUNE Rådhusveien 9 4520 LINDESNES Dato 21.11.2018 Din ref. Vår ref. 2018/10045 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerInterkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Dokumentasjon i interkommunale løsninger Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen Hva er problemet/utfordringen? Retningslinjer, lover og regler Hva gjør
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske
DetaljerTilsyn med arkivene i Holtålen kommune
STATSARKIVET I TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune Sak: 2013/5603 Dato for tilsyn: 12.3.2013 Sted: Rådhuset Tilsynsrapport Kommunen ga tilbakemelding til foreløpig rapport: 27.8.2013 Rapportdato:
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen)
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets
DetaljerKartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Dokumentsenter og arkiv
Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester Dokumentsenter og arkiv Gruppeleder: Mette Holand 30.03.2017 Innhold Status på tjenesteområdet(ene) Dokument- og arkivtjenesten i dag... 2 Hvordan er
DetaljerArkivloven og -forskriften
Arkivloven og -forskriften «Reusch-utvalget» Christian Reusch, leder, Oslo Espen Sjøvoll, Bærum Anne Mette Dørum, Oslo Hilde Elvine Bjørnå, Tromsø Håkon With Andersen, Trondheim Rune Kjørlaug, Leikanger
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Ørland kommune
Returadresse Pb 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO ØRLAND KOMMUNE Rådmann Postboks 401 7129 BREKSTAD Dato 06.04.2018 Din ref 4347/2018/614/KIRAUN Vår ref. 2018/295 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport
DetaljerRetningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten
Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Forord Arbeidet med denne retningslinjen tok utgangspunkt i tanken om en felles retningslinje for brukermappene i pleie og omsorgstjenesten. Underveis
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune
DetaljerStatsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport
Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport Oppsummere Riksrevisjonens funn Fokusere på Statsarkivet i Trondheims inspeksjoner av kommuner og våre funn De samsvarer i stor grad med Riksrevisjonens
DetaljerGrunnkurs i arkiv. Monika K. Håland og Snorre D. Øverbø. KUBEN, Arendal,
Grunnkurs i arkiv Monika K. Håland og Snorre D. Øverbø KUBEN, Arendal, 18.04.2017 Velkommen lover og regler for offentlige arkiv - Velkommen - Gjennomgang av dagens program - Litt om KUBEN og Arkivavdelingen
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Vevelstad kommune Rådhuset 8976 VEVELSTAD Dato 13.08.2019 Din ref. Vår ref. 2019/3936 Saksbehandler LILLUN/DOFO Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Telemark fylkeskommune Postboks 2844 3702 SKIEN Dato 28.06.2018 Din ref. Vår ref. 2018/2514 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerBalsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune
Arkivforvaltningen i Balsfjord kommune 1 Rådmannen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten til enhetsleder for Interntjenesten, som igjen har delegert ansvar og myndighet til arkivleder.
DetaljerSENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE.
KRØDSHERAD KOMMUNE SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. Målsetting for sentralisert postbehandling. o Innføring av godt fungerende og enkle standardiserte rutiner. o Rask og korrekt behandling fra posten
DetaljerPostbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe
Postbehandling og dokumentflyt Beate Aasen Bøe Dokumentflyt Postsortering Journalføring Saksbehandling Arkivering Post- og ekspedisjonsrutiner Til/fra ekspedisjon Post inn Postmottak Til/fra saksbehandler
DetaljerNy veileder for arkiv i interkommunale samarbeid
Ny veileder for arkiv i interkommunale samarbeid Solfrid Kjærran, Arkiv i Nordland 24. Oktober 2018 1 Skulpturlandskap Nordland - Ballangen Foto: Vegar Moen Formål Gi en oversikt over hvilke krav arkivverket
DetaljerForslag til ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver Sett fra et kommunalt og regionalt perspektiv
Forslag til ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver Sett fra et kommunalt og regionalt perspektiv Turid Holen, Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Utkast til ny lov om samfunnsdokumentasjon
DetaljerTilsyn med arkiv i kommunal sektor
Tilsyn med arkiv i kommunal sektor Synnøve Østebø og Ine Fintland, 27.05.2014 Tilsyn hvilken rolle har Arkivverket? Arkivverket Består av Riksarkivet, 8 statsarkiv; Tromsø, Trondheim, Hamar, Oslo, Kongsberg,
DetaljerArkivplan - internkontroll
Arkivplan - internkontroll Pål Mjørlund Kommunearkivkonferansen 2018 Disposisjon Hvorfor har vi internkontroll? Kvalitet i arkiv Verktøy for å sikre internkontroll Hva er internkontroll? Rådmannens internkontroll
DetaljerPeriodisering, bortsetting og avlevering
Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning
DetaljerArkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier
Arkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier Turid Holen, IKAVA Spesielle dokumenttyper: sms, mms, chat, facebook, twitter mv. I hvilken grad og på hvilken måte skal disse dokumenttypene
DetaljerTenkte å si litt om...
Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner
DetaljerTilsyn med arkivene i Askim kommune
Tilsyn med arkivene i Askim kommune Endelig tilsynsrapport Tilsynsdato: 2.11.2017 Tilsynsgrunnlag: Arkivloven, arkivforskriften, Riksarkivarens forskrift, mottatt dokumentasjon fra kommunen, rapport fra
DetaljerArkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS
Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner
DetaljerBevaring av nettsider
Bevaring av nettsider Hans Knut Trælhaug Riksarkivet Norsk Arkivråd, 28. oktober 2010 1 Arkivloven formålet med arkivloven ( 1) er å sikre arkiv som o har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for
Page 1 of 9 _V ;.:* Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 Svarfristen er onsdaq 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Songdalen kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO SONGDALEN KOMMUNE Songdalsvegen 53 4645 NODELAND Dato 10.10.2018 Din ref. Vår ref. 2018/9429 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerTilsyn med arkivene i Rennesøy kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Rennesøy kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/847 Dato for tilsyn: 19.04.2017 Rapportdato: 16.05.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen
DetaljerTilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune
STATSARKIVET I KRISTIANSAND Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune Lillian Lunden 24.06.2015 Tilsynsrapport Sak: 2015/5336 Dato for tilsyn: 16.04. og 20.04. 2015 Rapportdato: 24.06.2015 Utarbeidet
DetaljerArkivplan. Fylkesarkivet 27. november Fylkesarkivet i Oppland
Arkivplan Fylkesarkivet 27. november 2008 Arkivplan Hvorfor arkiv planlegging? Mengdeproblemet Årlig dok. tilvekst ca. ca. 9 cm cm pr. pr. innbygger Kassasjon og og arkivplanlegging kan redusere denne
DetaljerKommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå?
Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå? IKAVAs kontaktkonferanse 2015 Turid Holen Kommunereform Stortinget har gitt tilsutning om å gjennomføre en kommunereform. Målet er større, mer robuste
DetaljerForslag til ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver
Forslag til ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver Turid Holen, IKAVA Utkast til lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver I. Innledende bestemmelser 1. Lovens formål (1) Formålet med denne loven er
DetaljerHøringssvar ny forskrift om arkiv
INTERKOMMUNALT ARKIV I ROGALAND IKS Kulturdepartementet Postboks 8030 Dep 0030 OSLO Vår ref. Deres ref. Dato: 16/400-9/C66&13/7 16/1984 13.01.2017 Høringssvar ny forskrift om arkiv Det vises til høringsbrev
DetaljerEr kommunereformen en mulighet til å rydde i arkivet? Gjennomgang av bevarings og kassasjonsregler og litt om bevarings- og kassasjonsplan
Er kommunereformen en mulighet til å rydde i arkivet? Gjennomgang av bevarings og kassasjonsregler og litt om bevarings- og kassasjonsplan Hva har kommunerefomen å si for arkivene Arkivene i den «gamle»
DetaljerArkiv i kommunereformen
Arkiv i kommunereformen 1 Arkiv i kommunereformen dagens tema Erfaringer fra tilsyn Gjennomgang av veileder om kommunereformen og arkiv Gruppearbeid 2 Tilsynsområder Arkivplan, rutiner og instrukser Arkivansvar
DetaljerFremadrettet bevarings- og kassasjonsplan - et eksempel fra virkeligheten
Fremadrettet bevarings- og kassasjonsplan - et eksempel fra virkeligheten Medlemsmøte norsk arkivråd region vest 5.Juni 2012 Trude Fjæran Tveit seniorrådgiver arkiv NIFES Nasjonalt institutt for ernærings-
DetaljerSkytjenester - utfordringer for Arkivverket og for offentlige organ underlagt arkivlova. Arkivloven
Skytjenester - utfordringer for Arkivverket og for offentlige organ underlagt arkivlova Hilde Langaker, seniorrådgiver Tor Anton Gaarder, underdirektør 1 Arkivloven 1.Føremål Føremålet med denne lova er
DetaljerARKIV. Kvæfjord kommune
ARKIV Kvæfjord kommune Kvæfjord kommune 3.100 innbyggere Stor kommunal virksomhet etter overtakelsen av ansvaret for tjenester til tidligere beboere ved Trastad gård. Kvæfjord kommune organisasjonskart
Detaljerkommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie
kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie Hva er fagsystemer De eldste fagsystemene som vi kjenner er registrene for håndtering av ulike typer enkle data Det i dag kaller fagsystem favner over en rekke
DetaljerOslo kommune Utdanningsetaten Arkivrutiner for skolene
Rutine skolene Side Inngående post 2 Journaler og restanselister 4 Sakarkiv 6 Elevmapper 7 Personalmapper 8 Utgående post, telefaks og e-post 9 Praktisering av offentlighetsloven 10 ering av dokumenter
DetaljerArkiv Kommunestyrets vedtak 19. juni 2018
Arkiv 2018 Kommunestyrets vedtak 19. juni 2018 Innledning... 2 Formål... 2 Organisering... 3 Arkivansvar og fullmakter... 9 Regelverk... 11 Sikkerhet... 12 2 Innledning I henhold til Forskrift om offentlig
DetaljerARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE
ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE 2005 1 INNHOLD 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn for arkivplanen side 1 1.2 Planens virkeområder og hensikt side 2 1.3 Rullering side 2 1.4 Godkjenning side 2 2. LOVER OG FORSKRIFTER
DetaljerPraktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv
Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv Praktisk gjennomgang av bortsettingsrutiner Definisjon bortsetting: Bortsetting/bortsettingsarkiv: arkivmateriale som etter
DetaljerFORVALTNINGSREVISJON AV KOMMUNENS ARKIV
FORVALTNINGSREVISJON AV KOMMUNENS ARKIV STRAND KOMMUNE DESEMBER 2016 Forsidefoto: Stock Exchng Rogaland Revisjon IKS INNHOLD Innhold... 3 Sammendrag... 4 Rådmannens kommentar... 8 Rapporten... 9 1 Innledning...
DetaljerHistorikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009
Historikk og organisatoriske endringer Perioden 1991 2009 Ås kommune tok i bruk K-koder 01.01.91 og innførte gradvis Unique Sak Arkiv. Tidligere arkivsystem ble avsluttet fra denne dato. Alt gammelt materiale
DetaljerKontaktinfo Her legger du inn informasjon om den som fyller ut skjemaet.
2A5W HFSD T79I Side 1 av 9 R-76 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 MOT-TATT Svarfristen er onsdan 5.anril 2017. BJLIGN KOMMUNF. Du starter undersøkelsen ved å trykke
DetaljerOvergang til elektronisk saksbehandling og arkivering - kortversjonen
Overgang til elektronisk saksbehandling og arkivering - kortversjonen Rune Lothe dagleg leiar Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS www.ikah.no post@ikah.no 1 IKA Hordaland IKS i eit nøtteskal: Interkommunalt
DetaljerRetningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF
Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 OPPRETTING AV BARNEMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 3 INNHOLD I BARNEMAPPE... 3 JOURNALFØRING
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Lenvik kommune
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Lenvik kommune v/ Hennie Eidissen Dato 22.03.2019 Din ref. Vår ref. 2018/10662 Saksbehandler PETKRI/DOFO Endelig tilsynsrapport og pålegg om
DetaljerInformasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune
Informasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune 20.02.2019 Kristin Nilsen, Dokumentasjonssenteret 26. april 2019 Ramberg i Flakstad kommune Foto: Erik Veigård Positive funn
DetaljerTilsyn med arkivforhold Tromsø kommune
Tilsyn med arkivforhold Tromsø kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2016/24934 Dato for tilsyn: 12.12.2016 Sted: Tromsø Rapportdato: 30.1.2017 Utarbeidet av: Svein-Olaf Nilssen Innhold 1 INNLEDNING...3 1.1
DetaljerRevidering av lover med betydning for arkiv
Revidering av lover med betydning for arkiv v/sveinung Meyer Svendsen rådgiver Arkiv i Nordland 24. April 2014 Foto: Peter Hamlin Tre tema 1. Offentleglova skal evalueres (og trolig revideres). 2. Arkivlova
DetaljerDokumenthåndtering Sarpsborg kommune
Dokumenthåndtering Sarpsborg kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 4. september 2012 østfold kommunerevisjon iks 1 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG... 3 2 INNLEDNING... 4 2.1 Bakgrunn... 4 2.2 Problemstilling
DetaljerReviderte forskrifter pr : Arkivforskriften Riksarkivarens forskrift
Reviderte forskrifter pr. 01.01.2018: Arkivforskriften Riksarkivarens forskrift Kommentar til prioritering av arbeid nå. Geir Magnus Walderhaug, Region øst Arkivforskriften - lite nytt Litt mindre detaljert
DetaljerGjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale. Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007
Gjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007 Bortsetting av saksarkiv Bortsettingsarkivet skal så langt som mulig gjenspeile arkivet slik
DetaljerKontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune
Kontor 2000 esak Grunnkurs Lunner kommune 1 Dokumentasjon i offentlig forvaltning Krav om skriftlighet Forutsigbarhet Likebehandling Dokumentasjon av handlinger Offentlige organer plikter å ha arkiv og
DetaljerOm tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn
Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn 1 Kort om Arkivverket
DetaljerTilsyn med arkivholdet i Rauma kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Rauma kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/4158 Dato for tilsyn: 13.6.2017 Sted: Rauma rådhus Rapportdato: 1.8.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold 1 Innledning...3
Detaljer