Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Interkommunalt Arkiv i Vest - Agder
|
|
- Monica Carlsson
- 1 år siden
- Visninger:
Transkript
1 Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
2 Program: lunsj Arbeidsform: innledning om viktige emner - spørsmål og diskusjon i plenum oppgaveløsning i grupper
3 Formålet med dette kurset Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokument behandlingen i din kommune/virksomhet skal bli best mulig.
4 IKAVAs oppgaver Arkivdanning Arkivfaglig opplæring Rådgivning i arkivdanningen Bistand med utarbeidelse av lokalt regelverk Bistand med arkivplan Arkivrom vurdering Drift av arkivdepot papir og elektronisk Mottak og bevaring av eldre og avslutta arkiver Mottak, betjening av innsyn i klientmapper Ordning av eldre arkiver Formidling
5
6
7 Hva er arkiv? 3 betydninger: Bygning eller rom hvor arkivmateriale blir oppbevart Institusjon som oppbevarer arkivmateriale Samling informasjon lagret på ulike medier
8 Hva er arkiv? Dokument som blir til som del av virksomhet (Arkivlovens 2 b) Eller: En samling informasjon lagret på ulike media
9 Hvorfor arkiv? Effektivitet i forvaltningen Juridisk dokumentasjon Kildemateriale for forskning
10 Det norske arkivlandskapet Riksarkivet Statsarkivene Interkommunale arkiver Byarkiver Fylkesarkiver Arkivorganisasjoner
11 Arkivlova Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida.
12 Lover og regler for arkiv i offentlige organer Arkivloven (m forskrifter) Personopplysningsloven (m. forskrifter) Offentleglova (m. forskrifter) Forvaltningsloven (m. forskrifter) Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven + forskrifter) Opplæringsloven (+ forskrifter) Plan- og bygningslov (+ eks kart og planforskriften) Riksarkivarens retningslinjer Flere?
13 Hva har disse felles? Døgnåpen forvaltning? Åpenhet i forvaltningen? Rettsikkerhet for innbyggere? Demokratisk medvirkning? Omdømmebygging? Effektiv forvaltning? En felles forutsetning for alt dette er et godt oppbygd og drevet arkiv der alle ser sitt ansvar og tar sine oppgaver
14 Hvorfor arkiv? Arkivets primærfunksjon (gi grunnlag for nødvendige vurderinger og vedtak, dokumentere saksbehandling, oppfølging, kontroll) Arkivets sekundærfunksjon (rettslig dokumentasjon. Kommunen skal gi tilbud som lovgivning fastsetter, dokumentasjonen som viser hvordan kommunen har oppfylt sine plikter) Historisk dokumentasjon
15 Arkivansvar Rådmannen - overordnet arkivansvar oppnevne og gi fullmakter til arkivansvarlig, nok ressurser til arkivet, lokaler og faglig kompetanse i arkivet Arkivleder daglig ansvar Hvert organ skal ha en egen arkivansvarlig som er faglig leder for arkivtjenesten (kommunen ett organ en leder) Arkivleder ansvarlig for alt arkiv (papir, elektronisk, fagsystemer, eldre og nyere arkiv osv)
16 Arkivleders ansvar kvalitetssikre arkivdanningen i henhold til de føringer som er gitt i arkivplanen kvalitetssikre offentlig journal holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, samt endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse tas med på råd når kommunen skal ansette medarbeidere i arkivtjenesten og gi nyansatte nødvendig opplæring rapportere til ledelsen i kommunen om virksomheten ved arkivtjenesten og foreslå tiltak som kan heve kvaliteten på arkivarbeidet føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret ta initiativ til oppdatering/endringer i arkivplanen være kontaktperson til IKAVA være høringsinstans når kommunen skal velge IKT-baserte sak/arkivsystemer, og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skriveredskap være høringsinstans vedrørende arkivmessige konsekvenser ved planlagte omorganiseringer i kommunen
17 Arkivtjenestens ansvar Kvalitetssikre kommunens dokumenthåndtering Sikrer at kommunen dokumenterer sakens opprinnelse og saksbehandlingsprosessen og resultat av behandlingen Arkivtjenesten sørger for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de fungerer som informasjonskilder og informasjonssystem for administrasjonen, for rettslig forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden
18 Arkivplan Arkivplan.no
19
20 Post/journalføringsrutiner Journalføringsplikt Hva skal registreres? Arkivforskriften ( 2-6) Saksdokument? Gjenstand for saksbehandling? Verdi som dokumentasjon?
21 Opplysninger i journalen Journalføringsdato Saks- og dokumentnr. Avsender og/eller mottaker Opplysninger om sak/innhold/emne Datering på dokument Arkivkode Ekspedisjons- eller avskrivingsdato Avskrivingsmåte Dokument som hører til samme sak skal knyttes sammen
22 Post/journalføringsrutiner Hvem registrerer inngående post? Sentralt postmottak Saksbehandler Hvem registrerer utgående post? Dokument produsert i og utenfor det elektroniske saksbehandlingssystem ephorte/p360/acos-post og annen post? Vedlegg? Instruks for bruk av e-post for kommunen? SMS-instruks?
23 Post/journalføringsrutiner Interne notat? Der organet finner det tjenelig Plikt til å journalføre noen interne notat Inneholder endelig avgjørelse Retningslinjer for saksbehandling Dokument til og fra kontrollutvalg/ klageorgan/revisjon Saksframlegg Sakslister til møter i offentlige utvalg
24 e-post og sms Hvordan håndteres dette? saksbehandling, vedtak, oppfølging, saksdokument underlagt saksbehandling og/eller har verdi som dokumentasjon? Kommunens eget reglement? Det finnes tjenester med automatisk sending av SMS parallelt til e-postkasse og mobil
25 Offentlig journal I offentlig journal skal en identifisere dokument så langt det er mulig uten å røpe opplysninger som underlagt taushetsplikt eller kan unntas i medhald av lov (arkivforskriften 2-7) Utelate opplysninger eller sladde opplysninger Produksjon av offentlig journal
26 Arkivbegrensning og kassasjon Arkivbegrensning holde utenfor arkivet HUSK: arkiveringsplikten går lenger enn journalføringsplikten eks interne dok. Kassasjon å fjerne arkivert materiale HUSK: krever hjemmel Nye bevarings og kassasjonsregler
27 Hva kan holdes utenfor arkivet? ARKIVUVERDIG Arkivforskriften 3-19 Rundskriv (fra andre) Møteutskrifter (fra andre) Reklame Trykksaker Fakturaer Julekort
28 Elektronisk sak/arkiv-system Arkiver skal sikres for samtid og ettertid (utfordringer med formater og kontekst og med informasjonsbærere som forsvinner) Noark 4 og Noark 5 Siden 1984 ephorte, P-360, Acos
29 Sak/arkivsystemer Kan brukes til Generell saksbehandling Personalsaker Elevmapper Fordel: NOARK-4 / NOARK-5 fullelektronisk
30 Elektroniske fagsystem Eksempelvis. Familia Bibliofil Skole-, barnehage- og musikkskolesystemer (SATS, WIS-skole, Oppad m.fl.) Natur 2000 Gemini (VA (vann og avløp), landmåling, målebrevreg., terreng, m.m.) Norkart kartsystem GISLINE PPT-Hk 4.0 Sysvak Winmed Gerica Pro IBM Bosttøte Socio ProfDoc BV-Pro
31 Elektroniske fagsystem Hva ligger her? Saksbehandling? Vedtak? Oppfølging? Elektroniske pasientopplysninger? Underlagt saksbehandling og/eller har verdi som dokumentasjon = saksdokument Saksbehandlerens ansvar Personlige notater? Arkiver skal sikres for samtid og ettertid (utfordringer med formater og kontekst og med informasjonsbærere som forsvinner)
32 Elektroniske fagsystem Arkiver skal sikres for samtid og ettertid (utfordringer med formater og kontekst og med informasjonsbærere som forsvinner) Jfr ansvar for hele kommunens arkiv: Arkivleder skal involveres når dere skal stoppe/avslutte/oppgradere/konvertere systemer som kan tenkes å inneholde saksdokumenter av et eller annet slag Arkivleder skal involveres når det skal kjøpes inn nye fagsystemer som kan tenkes å komme til å inneholde saksdokumenter eller bevaringsverdig dokumentasjon av et eller annet slag
33 Fullelektronisk fagsystem er det mulig? Integrasjonsløsninger Arkivverdige dokumenter eller opplysninger produsert i fagsystem bevares i sak/arkivsystemet ved hjelp av integrasjon NOARK 5 godkjent fagsystem Viktig: Kvalitetssikre hvilke dokumentasjon som bevares Involvere arkivleder
34 Papirbasert arkiv Jfr forrige punkt Noen flere?
35
36 Arkivserier/-deler Def.: - En samling med dokumenter som skiller seg ut fra andre fordi innholdet og/eller ordningsmåten er spesiell HUSK: Arkivseriene må alltid holdes atskilt.
37 Noen arkivserier/-deler Møtebøker (Bindes inn? Papir?) Kopibøker (Elektronisk?) Postjournaler (elektronisk?) Saksarkiv (Elektronisk?) Klientarkiv Planarkiv Gnr/Brnr Flere?
38 Ordningsprinsipper Fødselsnummer Fødselsdato Personnavn K-koder Gnr/Brnr Plannummer Flere?
39 Hva må du gjøre? Følge arkivbestemmelsene Ikke egne arkiver Sørge for at sakspost blir arkivert (inn og utgående) Ikke låne uten å spørre Følge regler for bevaring, kassasjon, arkivbegrensning
40 Det finnes regler for så mye. Kassasjon Periodisering Overføring Proveniensprinsippet
41 Arkivlokaler Fase 1: Dagligarkiv Fase 2: Bortsettingsarkiv Fase 3: Fjernarkiv
42
43
44 Arkivlokaler Def.: Rom der vi oppbevarer arkivmateriale over tid Skille mellom: Kontorlokale Spesialrom for arkiv => Ulike krav til sikkerhet
45 Arkivlokaler *Dagligarkiv => kan være kontorlokale *Bortsettingsarkiv => bør være spesialrom *Fjernarkiv => må være spesialrom
46 Arkivnøkkel K-koder K-koder hvilken k-kode skal brukes her? 064& = System og programvare &86 = Kommunalt Arkivloven med forskrift 063 &00 06 = informasjon, arkiv,bibliotek 063 = arkivtjeneste &00 = Lov, regelverk og forskrift
47 TRE BEGREPSGRUPPER o Fellesklasser o Fagklasser o Tilleggskoder
48 Eksempel: Anskaffelse av senger til sykehjem Fellesklassebegrep: 6 - Eiendom og materiell 62 - Inventar Senger Fagklassebegrep: H - Institusjonstjeneste H1 - Somatiske institusjoner H12 - Sykehjem Tilleggsbegrep: &50 - Ervervelse, anskaffelse Komplett kode: 623 H12 &50
49 Hvordan går man frem? Samarbeid Tydelige oppgaver Tydelig fordeling av oppgaver Klare og tydelige signaler fra ledelse Ansvarsbevisste medarbeidere Regelverket samles i den lovpålagte Arkivplan
50 ARKIVPLAN Til enhver tid oppdatert samleplan for hva arkivet består av, samt regler og rutiner Altså en total oversikt over ALLE typer dokumentasjon som er en del av arkivet og reglene/rutinene de er underlagt (eks. oversikt over dataprogrammer, ansvar for tilgangsstyring, krav til rapportering til Datatilsynet, rutiner for innsyn, regler for bruk av e-post, utbedringsplan for arkivlokaler, osv)
51 Oppsummering hva skal journalføres ARKIVVERDIG MATERIALE (saks-post) dokumenter som skal behandles (også telefaks, E-post, SMS) interne dokumenter av betydning for saksbehandlingen (også E-post) utgående skriv
52 Oppsummering hva behøver ikke journalføres ARKIVUVERDIG MATERIALE (info-post) rundskriv (fra andre) møteutskrifter (fra andre) reklame trykksaker (som ikke skal behandles) fakturaer julekort
53 Oppsummering Arkivplan Til enhver tid oppdatert samleplan for hva arkivet består av, samt regler og rutiner
Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Formål med grunnkurs i arkiv Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv,
Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Grunnkurs arkiv Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dagens meny 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokumentbehandlingen
IKAVAs seminar om dokumentasjon og arkivering i barnevernstjenesten
IKAVAs seminar om dokumentasjon og arkivering i barnevernstjenesten Rådgiver Turid Holen Program 10.00 11.30 Litt om godt arkiv og hvorfor, elektroniske fagsystemer, sms og sosiale media 11.30 Lunsj 12.00
Dokumentasjon- og arkivseminar
Dokumentasjon- og arkivseminar for ledere, saksbehandlere og merkantilt ansatte i NAV og for arkivlederne i kommunene Fra IKAVA Arkivsjef Kjetil Reithaug Rådgiver Turid Holen Program 10.00 11.30 Litt om
IKAVAs kurs/seminar for arkivpersonale
IKAVAs kurs/seminar for arkivpersonale Arkivsjef Kjetil Reithaug Rådgiver Bård Raustøl Rådgiver Turid Holen Program 09.00 11.30 Litt om godt arkiv og hvorfor, elektroniske fagsystemer, arkiv i skolen,
Elevarkiv - rutiner og bestemmelser
Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Turid Holen, arkivsjef IKAVA IKAVAs oppgaver Arkivdanning Arkivfaglig opplæring Rådgivning i arkivdanningen Bistand med utarbeidelse av lokalt regelverk Bistand med
qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui
qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer ARKIVPLAN FOR HATTFJELLDAL tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty KOMMUNE: uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui Retningslinjer for behandling
Elevarkiv - rutiner og bestemmelser
Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Rådgiver Turid Holen, IKAVA Dagens program 09.00 09.15 Velkommen 9.15 10.00 Arkiv i skolen? 10.15-11.00 Hva skal arkiveres? 11.15-12.00 Innhold elevmappe 12.00-13.00
Arkivforvaltningen i Målselv
Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder
Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet
Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring
Arkiv 2013 27. november 2013
Arkiv 2013 27. november 2013 Innledning... 2 Organisering... 2 Arkivansvar og fullmakter... 5 Regelverk... 6 Arkivordning... 6 Sikkerhet... 7 Deponering... 8 Tiltaksplan... 9 2 Innledning I henhold til
Tilsyn med arkivene i Mandal kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Mandal kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/2435 Dato for tilsyn: 08.06.2017 Rapportdato: 30.08.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen
Elevarkiv - rutiner og bestemmelser
Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Turid Holen, arkivsjef IKAVA Merethe M. Johansen, rådgiver IKAVAs oppgaver Arkivdanning Arkivfaglig opplæring Rådgivning i arkivdanningen Bistand med utarbeidelse av
Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim
Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:
Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen)
Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor, i dette tilfellet
Elevarkiv - rutiner og bestemmelser
Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Rådgiver Turid Holen, IKAVA Dagens program 9.00 09.45 Arkiv i skolen? 10.00-10.45 Hva skal arkiveres? 11.00-11.30 Innhold elevmappe 11.30-12.00 LUNSJ 12.00-12.45 Innhold
Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk
Intern sone Sikker sone Versjon 01.03.2013 Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Aktivt arkiv Arkiv Arkiv- og saksbehandlingssystem Arkivbegrensning Arkivdel Arkivkode Arkivmateriale Arkivnøkkel Arkivperiode
Tilsyn med arkivene i Iveland kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Iveland kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/263 Dato for tilsyn: 29.03.2017 Rapportdato: 05.04.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1. Innledning...3 1.1 Bakgrunnen
Elevarkiv - rutiner og bestemmelser
Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Arkivsjef Turid Holen, IKAVA Dagens program 9.00 09.45 Arkiv i skolen? 10.00-10.45 Hva skal arkiveres? 11.00-11.30 Innhold elevmappe 11.30-12.00 LUNSJ 12.00-12.45 Innhold
Arkivhistorie i Norge
Lovverket Arkivhistorie i Norge 1270-årene:Lagabøtes «Hirdskrå». Fra 1300-tallet:Akershus slott og Kanselliarkivet, Danmark. 1572: Arkivet ble stattholderembete. 1840: fast embetsverk for nasjonalt arkiv.
Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS
Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november 2010 Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Hjelpemidler Arkivhåndboken for offentlig forvaltning (Kap.
F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen.
Innledning Det ble utarbeidet nye regler for bevaring/kassasjon i kommunal sektor som trådde i kraft 1.februar 2014. Ansvaret ble da lagt til kommunene for utarbeiding av kassasjonsfrister for arkivmateriale
Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune
ARKIVVERKET - DOKUMENTASJONSFORVALTNING Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune Lillian Lunden Thomas Olsen [02.01.2017] Tilsynsrapport Sak: 2016/2642 Dato for tilsyn: 10.11.2016 Rapportdato: 02.01.2017
Siljan kommune. Arkiv. 29. november 2005
Siljan kommune Arkiv 2005 29. november 2005 Arkiv 2005 Innledning (2) Lovverk (3) Arkivansvar og arkivfullmakter (4) Arkivorganisering (7) Arkivordning (8) Post og arkivrutiner (11) Forbedring og utvikling
Arkivering av elevarkiv
Arkivering av elevarkiv Turid Holen Arkivsjef IKAVA Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Arkiver i skolen Skolens arkiver er kommunale arkiver, hva innebærer det? Arkivansvar Behandlingsansvar Arkivplan
Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet
Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet 1 Veiledningen Riksarkivarens Rapporter og retningslinjer nr. 23 Ligger tilgjengelig
Elevarkiv - rutiner og bestemmelser
Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Turid Holen, arkivsjef IKAVA Skolens arkiv Skolens arkiver er kommunale arkiver, hva innebærer det? Arkivansvar Behandlingsansvar personopplysninger Arkivplan arkivplan.no
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske
Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer. http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc
Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc Synnøve Østebø og Ine Fintland, 21.05.2015 Tilsyn hvilken rolle har Arkivverket? Arkivverket Består av
Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten
Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Kirsti O.Sletten Pasientbehandling eller saksbehandling Forholdet mellom lovbestemt taushetsplikt, helsepersonells dokumentasjonsplikt etter helselovgivningen
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Dokumentasjon i interkommunale løsninger Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen Hva er problemet/utfordringen? Retningslinjer, lover og regler Hva gjør
Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune
STATSARKIVET I TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune Sak: 2013/5603 Dato for tilsyn: 12.3.2013 Sted: Rådhuset Tilsynsrapport Kommunen ga tilbakemelding til foreløpig rapport: 27.8.2013 Rapportdato:
Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten
Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Forord Arbeidet med denne retningslinjen tok utgangspunkt i tanken om en felles retningslinje for brukermappene i pleie og omsorgstjenesten. Underveis
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske
Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand
Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivstatistikken for 2014 9 % av kommunene begynt planlegging av arkivhåndtering ved evt kommunesammenslåing
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen)
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets
Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Dokumentsenter og arkiv
Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester Dokumentsenter og arkiv Gruppeleder: Mette Holand 30.03.2017 Innhold Status på tjenesteområdet(ene) Dokument- og arkivtjenesten i dag... 2 Hvordan er
Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport
Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport Oppsummere Riksrevisjonens funn Fokusere på Statsarkivet i Trondheims inspeksjoner av kommuner og våre funn De samsvarer i stor grad med Riksrevisjonens
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune
Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune
Arkivforvaltningen i Balsfjord kommune 1 Rådmannen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten til enhetsleder for Interntjenesten, som igjen har delegert ansvar og myndighet til arkivleder.
Tenkte å si litt om...
Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner
Arkivloven og -forskriften
Arkivloven og -forskriften «Reusch-utvalget» Christian Reusch, leder, Oslo Espen Sjøvoll, Bærum Anne Mette Dørum, Oslo Hilde Elvine Bjørnå, Tromsø Håkon With Andersen, Trondheim Rune Kjørlaug, Leikanger
SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE.
KRØDSHERAD KOMMUNE SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. Målsetting for sentralisert postbehandling. o Innføring av godt fungerende og enkle standardiserte rutiner. o Rask og korrekt behandling fra posten
Grunnkurs i arkiv. Monika K. Håland og Snorre D. Øverbø. KUBEN, Arendal,
Grunnkurs i arkiv Monika K. Håland og Snorre D. Øverbø KUBEN, Arendal, 18.04.2017 Velkommen lover og regler for offentlige arkiv - Velkommen - Gjennomgang av dagens program - Litt om KUBEN og Arkivavdelingen
Postbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe
Postbehandling og dokumentflyt Beate Aasen Bøe Dokumentflyt Postsortering Journalføring Saksbehandling Arkivering Post- og ekspedisjonsrutiner Til/fra ekspedisjon Post inn Postmottak Til/fra saksbehandler
Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS
Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner
Periodisering, bortsetting og avlevering
Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning
Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune
STATSARKIVET I KRISTIANSAND Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune Lillian Lunden 24.06.2015 Tilsynsrapport Sak: 2015/5336 Dato for tilsyn: 16.04. og 20.04. 2015 Rapportdato: 24.06.2015 Utarbeidet
Bevaring av nettsider
Bevaring av nettsider Hans Knut Trælhaug Riksarkivet Norsk Arkivråd, 28. oktober 2010 1 Arkivloven formålet med arkivloven ( 1) er å sikre arkiv som o har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi
Arkivplan. Fylkesarkivet 27. november Fylkesarkivet i Oppland
Arkivplan Fylkesarkivet 27. november 2008 Arkivplan Hvorfor arkiv planlegging? Mengdeproblemet Årlig dok. tilvekst ca. ca. 9 cm cm pr. pr. innbygger Kassasjon og og arkivplanlegging kan redusere denne
Tilsyn med arkiv i kommunal sektor
Tilsyn med arkiv i kommunal sektor Synnøve Østebø og Ine Fintland, 27.05.2014 Tilsyn hvilken rolle har Arkivverket? Arkivverket Består av Riksarkivet, 8 statsarkiv; Tromsø, Trondheim, Hamar, Oslo, Kongsberg,
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune
Riksarkivarens årlige undersøkelse for
Page 1 of 9 _V ;.:* Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 Svarfristen er onsdaq 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets
Tilsyn med arkivene i Rennesøy kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Rennesøy kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/847 Dato for tilsyn: 19.04.2017 Rapportdato: 16.05.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen
Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå?
Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå? IKAVAs kontaktkonferanse 2015 Turid Holen Kommunereform Stortinget har gitt tilsutning om å gjennomføre en kommunereform. Målet er større, mer robuste
Høringssvar ny forskrift om arkiv
INTERKOMMUNALT ARKIV I ROGALAND IKS Kulturdepartementet Postboks 8030 Dep 0030 OSLO Vår ref. Deres ref. Dato: 16/400-9/C66&13/7 16/1984 13.01.2017 Høringssvar ny forskrift om arkiv Det vises til høringsbrev
FORVALTNINGSREVISJON AV KOMMUNENS ARKIV
FORVALTNINGSREVISJON AV KOMMUNENS ARKIV STRAND KOMMUNE DESEMBER 2016 Forsidefoto: Stock Exchng Rogaland Revisjon IKS INNHOLD Innhold... 3 Sammendrag... 4 Rådmannens kommentar... 8 Rapporten... 9 1 Innledning...
Arkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier
Arkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier Turid Holen, IKAVA Spesielle dokumenttyper: sms, mms, chat, facebook, twitter mv. I hvilken grad og på hvilken måte skal disse dokumenttypene
Arkiv i kommunereformen
Arkiv i kommunereformen 1 Arkiv i kommunereformen dagens tema Erfaringer fra tilsyn Gjennomgang av veileder om kommunereformen og arkiv Gruppearbeid 2 Tilsynsområder Arkivplan, rutiner og instrukser Arkivansvar
ARKIV. Kvæfjord kommune
ARKIV Kvæfjord kommune Kvæfjord kommune 3.100 innbyggere Stor kommunal virksomhet etter overtakelsen av ansvaret for tjenester til tidligere beboere ved Trastad gård. Kvæfjord kommune organisasjonskart
Fremadrettet bevarings- og kassasjonsplan - et eksempel fra virkeligheten
Fremadrettet bevarings- og kassasjonsplan - et eksempel fra virkeligheten Medlemsmøte norsk arkivråd region vest 5.Juni 2012 Trude Fjæran Tveit seniorrådgiver arkiv NIFES Nasjonalt institutt for ernærings-
Er kommunereformen en mulighet til å rydde i arkivet? Gjennomgang av bevarings og kassasjonsregler og litt om bevarings- og kassasjonsplan
Er kommunereformen en mulighet til å rydde i arkivet? Gjennomgang av bevarings og kassasjonsregler og litt om bevarings- og kassasjonsplan Hva har kommunerefomen å si for arkivene Arkivene i den «gamle»
kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie
kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie Hva er fagsystemer De eldste fagsystemene som vi kjenner er registrene for håndtering av ulike typer enkle data Det i dag kaller fagsystem favner over en rekke
Kontaktinfo Her legger du inn informasjon om den som fyller ut skjemaet.
2A5W HFSD T79I Side 1 av 9 R-76 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 MOT-TATT Svarfristen er onsdan 5.anril 2017. BJLIGN KOMMUNF. Du starter undersøkelsen ved å trykke
Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009
Historikk og organisatoriske endringer Perioden 1991 2009 Ås kommune tok i bruk K-koder 01.01.91 og innførte gradvis Unique Sak Arkiv. Tidligere arkivsystem ble avsluttet fra denne dato. Alt gammelt materiale
ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE
ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE 2005 1 INNHOLD 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn for arkivplanen side 1 1.2 Planens virkeområder og hensikt side 2 1.3 Rullering side 2 1.4 Godkjenning side 2 2. LOVER OG FORSKRIFTER
Overgang til elektronisk saksbehandling og arkivering - kortversjonen
Overgang til elektronisk saksbehandling og arkivering - kortversjonen Rune Lothe dagleg leiar Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS www.ikah.no post@ikah.no 1 IKA Hordaland IKS i eit nøtteskal: Interkommunalt
Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF
Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 OPPRETTING AV BARNEMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 3 INNHOLD I BARNEMAPPE... 3 JOURNALFØRING
Skytjenester - utfordringer for Arkivverket og for offentlige organ underlagt arkivlova. Arkivloven
Skytjenester - utfordringer for Arkivverket og for offentlige organ underlagt arkivlova Hilde Langaker, seniorrådgiver Tor Anton Gaarder, underdirektør 1 Arkivloven 1.Føremål Føremålet med denne lova er
Dokumenthåndtering Sarpsborg kommune
Dokumenthåndtering Sarpsborg kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 4. september 2012 østfold kommunerevisjon iks 1 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG... 3 2 INNLEDNING... 4 2.1 Bakgrunn... 4 2.2 Problemstilling
Revidering av lover med betydning for arkiv
Revidering av lover med betydning for arkiv v/sveinung Meyer Svendsen rådgiver Arkiv i Nordland 24. April 2014 Foto: Peter Hamlin Tre tema 1. Offentleglova skal evalueres (og trolig revideres). 2. Arkivlova
Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn
Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn 1 Kort om Arkivverket
Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv
Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv Praktisk gjennomgang av bortsettingsrutiner Definisjon bortsetting: Bortsetting/bortsettingsarkiv: arkivmateriale som etter
Kontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune
Kontor 2000 esak Grunnkurs Lunner kommune 1 Dokumentasjon i offentlig forvaltning Krav om skriftlighet Forutsigbarhet Likebehandling Dokumentasjon av handlinger Offentlige organer plikter å ha arkiv og
RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK,
RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, SORTERING OG REGISTRERING AV POST POSTMOTTAK TYDAL KOMMUNE... 2 POSTRUTINER FOR LEGEKONTORET... 2 MOTTAK AV E-POST... 3 MOTTAK AV ELEKTRONISKE-SKJEMA (E-SKJEMA)... 3 UTLEGGING
Saksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583
Saksframlegg Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Forslag til innstilling: 1. Bystyret vedtar at Trondheim kommune fremsetter søknad om medeierskap
Tilsyn med arkivforhold Tromsø kommune
Tilsyn med arkivforhold Tromsø kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2016/24934 Dato for tilsyn: 12.12.2016 Sted: Tromsø Rapportdato: 30.1.2017 Utarbeidet av: Svein-Olaf Nilssen Innhold 1 INNLEDNING...3 1.1
Tilsyn med arkivholdet i Oppdal kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Oppdal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/4153 Dato for tilsyn: 28.4.2017 Sted: Oppdal rådhus Rapportdato: 30.10.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold 1 Innledning...3
Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014
Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014 Om statistikken Riksarkivarens statistikk for kommunale arkivtjenester retter seg mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen startet opp i 2010, og er
Bevaring arkivbegrensning, kassasjon
Bevaring arkivbegrensning, kassasjon Thi der var Papirer overalt. Det væltede du av Hylderne langs Væggen, foran og ved Siden av hver Mand laa det i svære Dynger. Der var gaat Papir, gult Papir, Karduspapir,
Gjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale. Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007
Gjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007 Bortsetting av saksarkiv Bortsettingsarkivet skal så langt som mulig gjenspeile arkivet slik
Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet
Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet -Så hva har skjedd? Har dere funnet eposten med invitasjonen? - Ja, vi fant
Arkivplan. Vedtatt av rådmannen 2.2.2004 Sist revidert 9.5.2012. Harstad kommune
Arkivplan Vedtatt av rådmannen 2.2.2004 Sist revidert 9.5.2012 Harstad kommune INNHOLD 1 ARKIVPLANENS FORMÅL OG INNHOLD... 1 2 GJELDENDE LOVER OG FORSKRIFTER... 2 2.1 LOV OM ARKIV... 2 2.2 PERSONOPPLYSNINGSLOVEN...
Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer. Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi
Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi 1 Kort om Arkivverket Består av Riksarkivet + 8 regionale statsarkiv (Tromsø, Trondheim, Hamar,
Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth
Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016 Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Administrativt prosjekt - KS Prosjektgruppe
Arkivplan for Volda kommune
Arkivplan for Volda kommune Føremål for arkivplan i Volda kommune Denne arkivplanen skal til ei kvar tid vere retningsgjevande for korleis all dokumentasjon som kommunen treng i sine daglege gjeremål eller
Saksframlegg. Trondheim kommune
Saksframlegg FORVALTNINGSREVISJON TRONDHEIM BYARKIV. TILBAKEMELDING OM OPPFØLGING. Arkivsaksnr.: 10/20770 ::: Sett inn innstillingen under denne linja Forslag til vedtak: Formannskapet tar tilbakemelding
Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten
www.pwc.no Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Veileder KS FOU 144017 Mars 2015 Om veilederen Formålet med denne veilederen er å hjelpe og rettlede kommuner til å kunne
Tilsyn med arkivholdet i Nord-Odal kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Nord-Odal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/1092 Dato for tilsyn: 27.2.2017 Sted: Nord-Odal rådhus Rapportdato: 12.5.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold
Tilsyn med arkivholdet i Gjøvik kommune
STATSARKIVET I HAMAR Tilsyn med arkivholdet i Gjøvik kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2014/13242 Dato for tilsyn: 03.02.2015 Sted: Gjøvik rådhus Rapportdato: 26.02.2015 Utarbeidet av: Thomas Øverby Sigrid
ARKIVPLAN FOR LEKA KOMMUNE
ARKIVPLAN FOR LEKA KOMMUNE 1 INNHOLDSFORTEGNELSE DEL A: ORGANISERING OG ANSVAR 1. Politisk organisering 4 2. Administrativ organisering 4 3. Arkivorganisering 4 3.1. Organisering av arkivtjenesten 4 3.2.
Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?
Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og
Bevaring- og kassasjon; Nytt regelverk og veileder. Prinsen hotel 8. mars 2017 Jens Rønning IKA Trøndelag iks
Bevaring- og kassasjon; Nytt regelverk og veileder Prinsen hotel 8. mars 2017 Jens Rønning IKA Trøndelag iks Begrepsavklaring Bevaring: Ta vare på arkivmateriale for all ettertid Kassasjon: «arkivmateriale
Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe
Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra 01.01.2013 Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av
PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV
PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV Kontaktseminar 22. 23. mai 2007 Arkivsjef Hilde Elvine Bjørnå Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) Innhold Innledning Hva er periodisering? Hvorfor skal vi
Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet
Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer 18.02.2010 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Læringsplattformer Digitale støttesystemer for undervisningsformål Brukes særlig for å administrere brukere og innhold
Pasientjournaler i kommunehelsetjenesten unntatt fra alle regler? Rådgiver Janicken E. Olsen, IKA Troms. Kontaktseminar 2015 Tromsø 21.05.
Pasientjournaler i kommunehelsetjenesten unntatt fra alle regler? Rådgiver Janicken E. Olsen, IKA Troms Kontaktseminar 2015 Tromsø 21.05.15 Program Avgrensing og definisjon Pasientjournaler og lovverket
Dokumentfangst i praksis
Dokumentfangst i praksis Hvordan få kontroll på arkivverdig informasjon fra e-post, SMS, nettsider og sosiale medier? IKATs Kontaktseminar 22. 23. mai 2014 Noark 5 Første versjon ble publisert sommeren
Norsk Arkivråd Frokostmøte om e-postfangst kommentarer til rapport fra arbeidsgruppe i SAMDOK. 12. februar 2015 Jorunn Bødtker
Norsk Arkivråd Frokostmøte om e-postfangst kommentarer til rapport fra arbeidsgruppe i SAMDOK 12. februar 2015 Jorunn Bødtker Arbeidsgruppens mandat Foreslå konkrete tiltak innenfor områdene kultur, organisasjon,
Nye utfordringer for kommunale arkiv
Nye utfordringer for kommunale arkiv Marit Hosar Fylkesarkivar Daglig leder IKA Opplandene 10 år med Vedtatt opprettet i 2007 En realitet fra 01.01.2008 Et interkommunalt arkivsamarbeid etter 27 i kommuneloven,