Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Interkommunalt Arkiv i Vest - Agder

Transkript

1 Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

2 Program: lunsj Arbeidsform: innledning om viktige emner - spørsmål og diskusjon i plenum oppgaveløsning i grupper

3 Formålet med dette kurset Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokument behandlingen i din kommune/virksomhet skal bli best mulig.

4 IKAVAs oppgaver Arkivdanning Arkivfaglig opplæring Rådgivning i arkivdanningen Bistand med utarbeidelse av lokalt regelverk Bistand med arkivplan Arkivrom vurdering Drift av arkivdepot papir og elektronisk Mottak og bevaring av eldre og avslutta arkiver Mottak, betjening av innsyn i klientmapper Ordning av eldre arkiver Formidling

5

6

7 Hva er arkiv? 3 betydninger: Bygning eller rom hvor arkivmateriale blir oppbevart Institusjon som oppbevarer arkivmateriale Samling informasjon lagret på ulike medier

8 Hva er arkiv? Dokument som blir til som del av virksomhet (Arkivlovens 2 b) Eller: En samling informasjon lagret på ulike media

9 Hvorfor arkiv? Effektivitet i forvaltningen Juridisk dokumentasjon Kildemateriale for forskning

10 Det norske arkivlandskapet Riksarkivet Statsarkivene Interkommunale arkiver Byarkiver Fylkesarkiver Arkivorganisasjoner

11 Arkivlova Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida.

12 Lover og regler for arkiv i offentlige organer Arkivloven (m forskrifter) Personopplysningsloven (m. forskrifter) Offentleglova (m. forskrifter) Forvaltningsloven (m. forskrifter) Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven + forskrifter) Opplæringsloven (+ forskrifter) Plan- og bygningslov (+ eks kart og planforskriften) Riksarkivarens retningslinjer Flere?

13 Hva har disse felles? Døgnåpen forvaltning? Åpenhet i forvaltningen? Rettsikkerhet for innbyggere? Demokratisk medvirkning? Omdømmebygging? Effektiv forvaltning? En felles forutsetning for alt dette er et godt oppbygd og drevet arkiv der alle ser sitt ansvar og tar sine oppgaver

14 Hvorfor arkiv? Arkivets primærfunksjon (gi grunnlag for nødvendige vurderinger og vedtak, dokumentere saksbehandling, oppfølging, kontroll) Arkivets sekundærfunksjon (rettslig dokumentasjon. Kommunen skal gi tilbud som lovgivning fastsetter, dokumentasjonen som viser hvordan kommunen har oppfylt sine plikter) Historisk dokumentasjon

15 Arkivansvar Rådmannen - overordnet arkivansvar oppnevne og gi fullmakter til arkivansvarlig, nok ressurser til arkivet, lokaler og faglig kompetanse i arkivet Arkivleder daglig ansvar Hvert organ skal ha en egen arkivansvarlig som er faglig leder for arkivtjenesten (kommunen ett organ en leder) Arkivleder ansvarlig for alt arkiv (papir, elektronisk, fagsystemer, eldre og nyere arkiv osv)

16 Arkivleders ansvar kvalitetssikre arkivdanningen i henhold til de føringer som er gitt i arkivplanen kvalitetssikre offentlig journal holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, samt endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse tas med på råd når kommunen skal ansette medarbeidere i arkivtjenesten og gi nyansatte nødvendig opplæring rapportere til ledelsen i kommunen om virksomheten ved arkivtjenesten og foreslå tiltak som kan heve kvaliteten på arkivarbeidet føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret ta initiativ til oppdatering/endringer i arkivplanen være kontaktperson til IKAVA være høringsinstans når kommunen skal velge IKT-baserte sak/arkivsystemer, og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skriveredskap være høringsinstans vedrørende arkivmessige konsekvenser ved planlagte omorganiseringer i kommunen

17 Arkivtjenestens ansvar Kvalitetssikre kommunens dokumenthåndtering Sikrer at kommunen dokumenterer sakens opprinnelse og saksbehandlingsprosessen og resultat av behandlingen Arkivtjenesten sørger for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de fungerer som informasjonskilder og informasjonssystem for administrasjonen, for rettslig forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden

18 Arkivplan Arkivplan.no

19

20 Post/journalføringsrutiner Journalføringsplikt Hva skal registreres? Arkivforskriften ( 2-6) Saksdokument? Gjenstand for saksbehandling? Verdi som dokumentasjon?

21 Opplysninger i journalen Journalføringsdato Saks- og dokumentnr. Avsender og/eller mottaker Opplysninger om sak/innhold/emne Datering på dokument Arkivkode Ekspedisjons- eller avskrivingsdato Avskrivingsmåte Dokument som hører til samme sak skal knyttes sammen

22 Post/journalføringsrutiner Hvem registrerer inngående post? Sentralt postmottak Saksbehandler Hvem registrerer utgående post? Dokument produsert i og utenfor det elektroniske saksbehandlingssystem ephorte/p360/acos-post og annen post? Vedlegg? Instruks for bruk av e-post for kommunen? SMS-instruks?

23 Post/journalføringsrutiner Interne notat? Der organet finner det tjenelig Plikt til å journalføre noen interne notat Inneholder endelig avgjørelse Retningslinjer for saksbehandling Dokument til og fra kontrollutvalg/ klageorgan/revisjon Saksframlegg Sakslister til møter i offentlige utvalg

24 e-post og sms Hvordan håndteres dette? saksbehandling, vedtak, oppfølging, saksdokument underlagt saksbehandling og/eller har verdi som dokumentasjon? Kommunens eget reglement? Det finnes tjenester med automatisk sending av SMS parallelt til e-postkasse og mobil

25 Offentlig journal I offentlig journal skal en identifisere dokument så langt det er mulig uten å røpe opplysninger som underlagt taushetsplikt eller kan unntas i medhald av lov (arkivforskriften 2-7) Utelate opplysninger eller sladde opplysninger Produksjon av offentlig journal

26 Arkivbegrensning og kassasjon Arkivbegrensning holde utenfor arkivet HUSK: arkiveringsplikten går lenger enn journalføringsplikten eks interne dok. Kassasjon å fjerne arkivert materiale HUSK: krever hjemmel Nye bevarings og kassasjonsregler

27 Hva kan holdes utenfor arkivet? ARKIVUVERDIG Arkivforskriften 3-19 Rundskriv (fra andre) Møteutskrifter (fra andre) Reklame Trykksaker Fakturaer Julekort

28 Elektronisk sak/arkiv-system Arkiver skal sikres for samtid og ettertid (utfordringer med formater og kontekst og med informasjonsbærere som forsvinner) Noark 4 og Noark 5 Siden 1984 ephorte, P-360, Acos

29 Sak/arkivsystemer Kan brukes til Generell saksbehandling Personalsaker Elevmapper Fordel: NOARK-4 / NOARK-5 fullelektronisk

30 Elektroniske fagsystem Eksempelvis. Familia Bibliofil Skole-, barnehage- og musikkskolesystemer (SATS, WIS-skole, Oppad m.fl.) Natur 2000 Gemini (VA (vann og avløp), landmåling, målebrevreg., terreng, m.m.) Norkart kartsystem GISLINE PPT-Hk 4.0 Sysvak Winmed Gerica Pro IBM Bosttøte Socio ProfDoc BV-Pro

31 Elektroniske fagsystem Hva ligger her? Saksbehandling? Vedtak? Oppfølging? Elektroniske pasientopplysninger? Underlagt saksbehandling og/eller har verdi som dokumentasjon = saksdokument Saksbehandlerens ansvar Personlige notater? Arkiver skal sikres for samtid og ettertid (utfordringer med formater og kontekst og med informasjonsbærere som forsvinner)

32 Elektroniske fagsystem Arkiver skal sikres for samtid og ettertid (utfordringer med formater og kontekst og med informasjonsbærere som forsvinner) Jfr ansvar for hele kommunens arkiv: Arkivleder skal involveres når dere skal stoppe/avslutte/oppgradere/konvertere systemer som kan tenkes å inneholde saksdokumenter av et eller annet slag Arkivleder skal involveres når det skal kjøpes inn nye fagsystemer som kan tenkes å komme til å inneholde saksdokumenter eller bevaringsverdig dokumentasjon av et eller annet slag

33 Fullelektronisk fagsystem er det mulig? Integrasjonsløsninger Arkivverdige dokumenter eller opplysninger produsert i fagsystem bevares i sak/arkivsystemet ved hjelp av integrasjon NOARK 5 godkjent fagsystem Viktig: Kvalitetssikre hvilke dokumentasjon som bevares Involvere arkivleder

34 Papirbasert arkiv Jfr forrige punkt Noen flere?

35

36 Arkivserier/-deler Def.: - En samling med dokumenter som skiller seg ut fra andre fordi innholdet og/eller ordningsmåten er spesiell HUSK: Arkivseriene må alltid holdes atskilt.

37 Noen arkivserier/-deler Møtebøker (Bindes inn? Papir?) Kopibøker (Elektronisk?) Postjournaler (elektronisk?) Saksarkiv (Elektronisk?) Klientarkiv Planarkiv Gnr/Brnr Flere?

38 Ordningsprinsipper Fødselsnummer Fødselsdato Personnavn K-koder Gnr/Brnr Plannummer Flere?

39 Hva må du gjøre? Følge arkivbestemmelsene Ikke egne arkiver Sørge for at sakspost blir arkivert (inn og utgående) Ikke låne uten å spørre Følge regler for bevaring, kassasjon, arkivbegrensning

40 Det finnes regler for så mye. Kassasjon Periodisering Overføring Proveniensprinsippet

41 Arkivlokaler Fase 1: Dagligarkiv Fase 2: Bortsettingsarkiv Fase 3: Fjernarkiv

42

43

44 Arkivlokaler Def.: Rom der vi oppbevarer arkivmateriale over tid Skille mellom: Kontorlokale Spesialrom for arkiv => Ulike krav til sikkerhet

45 Arkivlokaler *Dagligarkiv => kan være kontorlokale *Bortsettingsarkiv => bør være spesialrom *Fjernarkiv => må være spesialrom

46 Arkivnøkkel K-koder K-koder hvilken k-kode skal brukes her? 064& = System og programvare &86 = Kommunalt Arkivloven med forskrift 063 &00 06 = informasjon, arkiv,bibliotek 063 = arkivtjeneste &00 = Lov, regelverk og forskrift

47 TRE BEGREPSGRUPPER o Fellesklasser o Fagklasser o Tilleggskoder

48 Eksempel: Anskaffelse av senger til sykehjem Fellesklassebegrep: 6 - Eiendom og materiell 62 - Inventar Senger Fagklassebegrep: H - Institusjonstjeneste H1 - Somatiske institusjoner H12 - Sykehjem Tilleggsbegrep: &50 - Ervervelse, anskaffelse Komplett kode: 623 H12 &50

49 Hvordan går man frem? Samarbeid Tydelige oppgaver Tydelig fordeling av oppgaver Klare og tydelige signaler fra ledelse Ansvarsbevisste medarbeidere Regelverket samles i den lovpålagte Arkivplan

50 ARKIVPLAN Til enhver tid oppdatert samleplan for hva arkivet består av, samt regler og rutiner Altså en total oversikt over ALLE typer dokumentasjon som er en del av arkivet og reglene/rutinene de er underlagt (eks. oversikt over dataprogrammer, ansvar for tilgangsstyring, krav til rapportering til Datatilsynet, rutiner for innsyn, regler for bruk av e-post, utbedringsplan for arkivlokaler, osv)

51 Oppsummering hva skal journalføres ARKIVVERDIG MATERIALE (saks-post) dokumenter som skal behandles (også telefaks, E-post, SMS) interne dokumenter av betydning for saksbehandlingen (også E-post) utgående skriv

52 Oppsummering hva behøver ikke journalføres ARKIVUVERDIG MATERIALE (info-post) rundskriv (fra andre) møteutskrifter (fra andre) reklame trykksaker (som ikke skal behandles) fakturaer julekort

53 Oppsummering Arkivplan Til enhver tid oppdatert samleplan for hva arkivet består av, samt regler og rutiner