SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Morten Eken Arkiv: C67 Arkivsaksnr.: 16/719 BEHOV FOR EKSTERNE ARKIVTJENESTER FOR MODUM KOMMUNE

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Morten Eken Arkiv: C67 Arkivsaksnr.: 16/719 BEHOV FOR EKSTERNE ARKIVTJENESTER FOR MODUM KOMMUNE Rådmannens innstilling: Modum kommune søker medlemskap i IKA Kongsberg Kostnadene til eksterne arkivtjenester fra 2017 og framover innarbeides i økonomiplan. Vedlegg: 1. Sammenligning av tjenestetilbud IKA/Forvaltningssenteret AS 2. Tilbud fra IKA Kongsberg Saksopplysninger: Bakgrunn: Statsarkivet i Kongsberg gjennomførte stedlig tilsyn hos Modum kommune Tilsynet hadde fokus på kommunens ordninger for å sikre og tilgjengeliggjøre eldre og avslutta arkiv og bortsettingsarkiv, samt oppfølging av bygningsfaglig rapport. Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer ble mottatt 3. februar Som ledd i oppfølgingen av avvikene ble Forvaltningsenteret AS (FS) ble innleid for å skaffe oversikt over eldre og avslutta arkiv. Følgende avvik er lukket og godkjent av Statsarkivet Kongsberg: Kommunens arkivbestand er kartlagt for eldre/avslutta arkiv og bortsettingsarkiv. Arkivlokaler og oppfølging av bygningsfaglig rapport. Arkivplan er utarbeidet (må ikke godkjennes av Statsarkivet). Følgende avvik gjenstår: Kommunen har ikke en depotordning for eldre og avslutta arkiv, jfr. arkivforskriften 5-1. Frist var Ordning og katalogisering av eldre og avslutta arkiv og bortsettingsarkiv. Jfr. arkivforskriften 5-4. Her skal det også kartlegges om bevaringsverdig materiale

2 har gått tapt. Materiell skal gjøres tilgjengelig for publikum. Avviket skal lukkes innen Kommunen utarbeidet et anbudsgrunnlag i desember 2015, der kommune etterspør tilbud på eksterne arkivtjenester for å lukke avvikene. Denne anbudsprosessen ble imidlertid stanset etter vedtak i kommunestyret som sier: «Modum kommune søker medlemskap i IKA Kongsberg. Eierskapet vil sikre kommunens arkivbehov og lukke dagens avvik. Man forventer en innsparing med denne løsningen i forhold til rådmannens forslag». Aktuelle tilbydere: Før innmelding i IKA ønsker rådmannen å synliggjøre forskjeller i tjenester og kostnader ved å gå inn i IKA kontra å velge en annen tilbyder vi har i dette tilfellet valgt å sammenligne opp mot Forvaltningssenteret AS, som vi brukte som rådgiver i forbindelse med første del av avvikshåndteringen. IKA Kongsberg er et interkommunalt selskap, dvs. heleid av kommuner og utelukkende underlagt offentlig styring gjennom representantskap/styre og selskapsavtale. IKA har 42 tilsluttede kommuner i Buskerud, Vestfold og Telemark og 2 fylkeskommuner (Buskerud og Telemark). IKA er Lokalisert på Kongsberg i eget bygg, men samlokalisert med-, og har noen fellestjenester med statsarkivet. Det har vært ut/innmeldinger i IKA. I 2013 gikk kommunene Sigdal, Øvre Eiker, Nedre Eiker, Lier og Hurum ut av IKA og valgte Forvaltningsenteret AS som arkivdepot. Hovedbegrunnelsen for at de gikk ut var økte kostnader som følge av at IKA vedtok å bygge eget bygg, Archon i Kongsberg. Fra har fem Grenlandskommuner meldt seg inn i IKA. Forvaltningssenteres AS (FS) er et privat aksjeselskap med fire aksjonærer, hvorav daglig leder har 55,13% av aksjene. FS har mange private og noen offentlige kunder, herav 6 kommuner (Notodden, Øvre Eiker, Nedre Eiker, Lier, Hurum og Sigdal). FS er lokalisert i Hydroparken i Notodden. Tjenester som tilbys: Tjenestene fra de to tilbyderne er ikke sammenlignbare. IKA er både arkivdepot og kompetansesenter, og kan som heleid offentlig foretak utøve kommunens

3 forvaltningsansvar etter lov og forskrift. FS er i hovedsak et arkivdepot, og kan som privat aktør ikke i samme grad overlates kommunens forvaltningsansvar. Forskjellene i tjenestene som tilbys er oppsummert i tabellen i vedlegg 1. Her skilles det mellom tjenester som tilbys gjennom medlemskap/årsavgift og tjenester som kan leveres mot et tillegg (MT). Kommunens behov Kommunens umiddelbare behov er å lukke av alle nevnte avvik gitt av Statsarkivet. Arkivloven/forskrift stiller krav som krever kompetanse. Utover å lukke de konkrete avvikene må vi finne en løsning som vi er sikre på at oppfyller de lovbestemte kravene for våre arkiver i nåtid og for framtida. Kommunen skal forvalte både papirbaserte og digitale arkiv i uoverskuelig framtid. Kommunal saksbehandling blir i økende grad digitalisert, og IKT har endret seg å være en støttefunksjon til å bli en integrert del av saksbehandlingen. Det samme gjelder for arkiv. Alle aktiviteter som etterlater seg dokumentasjon i en kommune skaper arkivmateriale. Det vil si at kommunale arkiver kan være alt fra tradisjonelle papirarkiver til innholdet i databaser, nettsider, sosiale medier, filområder, epostregistre, SMS og nettskyer. Arkivdanning, sikker deponering og forvaltning av arkiver på så mange former krever kompetanse som kommunen pr. i dag ikke innehar. For å kunne håndtere dette må vi enten bygge opp egen kompetanse på området eller kjøpe disse tjenestene. Kostnader For å sammenligne kostnadene på kort og lang sikt har vi lagt til grunn de tilbudene vi har fått, og videre brukt kommuneplanens prognose for innbyggertall. IKA IKA har kommet med et tilbud (vedlegg 2) der kommunen tas opp som medlem fra Kostnaden ved tiltredelse er bestemt til 50% av eiertilkuddet. I tillegg vil vi betale eiertilskudd for 2. halvår Eiertilskuddet framkommer som et fast gebyr, pt. Kr ,- pluss et årlig gebyr på kr. 27,- pr. innbygger. I sum er dette beregnet til kr ,- for Pga. godt resultat i 2015 er det bestemt at det ikke foretas prisjustering for medlemskommunene for 2017 og Det er imidlertid signalisert at opptak av flere medlemskommuner vil medføre behov for plassutvidelse som utløser et byggetrinn 2 som planlegges ferdig i Buskerud Fylkeskommune har vinteren 2016 tatt et initiativ overfor de øvrige eierkommunene for å drøfte det reelle behovet for plassutvidelse og tjenesteutvikling for IKA i forkant av vårens representantskapsmøte. Hensikten med dette er å forhindre en kostnadsutvikling som gjør at IKA blir et så dyrt alternativ at det medfører en risiko for utmeldinger. Dette

4 vil i så fall medføre økte kostnader for de gjenværende eierkommunene. Styring av utbygging, tjenestetilbud og kostnadsutvikling er underlagt styring fra IKAs representantskap og styre, der vi som medlemskommune vil ha medinnflytelse. FS Fra FS har kommunen fått et tilbud som går ut på et fast beløp (kr ,-) for ordning av gamle arkiver. Dette beløpet har vi for enkelthets skyld fordelt likt over de to første årene. Ellers prises FSs tjenester ut ifra et estimert hyllemeterbehov på 4,5 cm pr. innbygger og en hyllemeterpris på kr. 34,- pr. mnd. Vi har lagt til grunn kostnader for 2. halvår 2016 og full årsvirkning videre. Siden FS er et privat aksjeselskap har kommunen ikke noen direkte påvirkning på utvikling av tjenester eller kostnader. Prisregulering: IKA legger kommunal deflator til grunn for årlig prisregulering, men det er vedtatt at det ikke foretas prisregulering for 2017 og FS bruker SSB prisindeks som grunnlag. Siden det ikke er nevneverdig forskjell på disse indeksene har vi for enkelhets skyld lagt til grunn en prisvekst på 3% årlig for begge alternativer. Begge tilbydere har ellers et prisledd basert på antall innbyggere ved inngangen til året. Kostnader på kort og lang sikt er framstilt grafisk i de følgende figurene. Sammenligning av kostnader IKA/FS over 10 år.

5 Akkumulerte kostnader ved tilslutning til IKA/FS over 10 år. Budsjettmessige behov Det er for 2016 budsjettert med kr ,- til eksterne arkivtjenester. Dette dekker kostnadene som vil påløpe i Det videre budsjettbehovet framkommer av tabellen under: Kostnad pr. år IKA FS

6 Vurdering: Rådmannen forholder seg til kommunestyrets vedtak i sak 95/15, men presiserer at tilknytning til IKA er en dyrere løsning enn FS på sikt når vi kun ser på kjøp av tjenester for å lukke resterende avvik. Medlemskap i IKA gir oss imidlertid flere tjenester, som vi må betale ekstra for i FS. Dette gjelder på områder som: Depotordning for elektronisk arkiv, forvaltning av deponerte arkiver og kompetanseutvikling i form av rådgiving, foredrag, kurs- og seminartilbud. Se sammenligning av tjenester i vedlegg 1. Offentlig forvaltning blir i økende grad fullelektronisk og dokumentasjon vil fra et gitt tidspunkt utelukkende eksistere i elektronisk form. Bevaring av elektroniske arkivsystemer innebærer at det må tas uttrekk, som betyr at alle bevaringsverdige data og/eller elektroniske dokumenter må hentes ut i et format og med en struktur som er egnet for langtidsbevaring (depot). Denne arkivfaglige spisskompetanse besitter IKA. FS vil måtte søke ekstern hjelp mot betaling og det er vanskelig å estimere omfanget av dette. Kommunen har fagsystemer hvor uttrekk blir både kostbart og krevende, fordi flere fagsystem ikke er i henhold til norsk arkivstandard (NOARK). Merkostnaden ved medlemskap i IKA kan begrunnes med: Den digitale arkivutfordringen og bevaringen av elektroniske arkiv krever arkivfaglig spisskompetanse som kommunen ikke selv innehar. IKA vil kunne synkronisere uttrekk fra elektroniske arkiv løpende. De kommunale arkivene, spesielt fagsystemer, inneholder mye rettighetsdokumentasjon og personsensitive opplysninger. Gode kommunale arkiver er en forutsetning for at den enkelte innbygger skal få dokumentert sine rettigheter og at kommunen utfører sine lovpålagte oppgaver. IKA har kompetanse og kan forvalte kommunens arkivansvar innenfor dette feltet. Kommunen vil trolig kunne redusere behov for kompetanse- og bemanning til dokumenthåndtering ved å utnytte tjenester innenfor det som omfattes av eiertilskuddet i IKA. IKA er 100% eid av medlemskommunene og fullt og helt underlagt offentlig styring. Dette sikrer tilpasning av tjenester iht. lovmessige krav og eierkommunenes behov, samt en forutsigbar økonomi.