Arkiv og interkommunale samarbeidsordninger

Transkript

1 samarbeidsordninger Utfordringer for arkivtjenesten i kommunene samt erfaringer fra samarbeidsprosjekt i Buskerud, Vestfold og Telemark Arkiv i Nordland, arkivlederseminar Bodø Tom Oddby, tom.oddby@drmk.no /

2 Drammen byarkiv - Kommunearkiv Byarkiv opprettet Ca hm arkiver i depot - Er et totalarkiv for kommunen - Moderne arkiver (1) - Historiske arkiver og depot (1.5) - Dokumentsenter (6.8) - Grafisk senter (3) - Digitale arkiver (3.5) - Multikulturelle arkiver (1) - Ledelse og merkantil hjelp (1.7) - Administrativt underlagt en virksomhet for fellestjenester - Lesesal og depot to steder i Drammen sentrum

3 1. Litt forhistorie Arkiv og interkommunale 2. Om interkommunalt samarbeid 3. Om arbeidet med veilederen 4. Det viktigste i veilederen 5. Arkivledernes rolle ved etablering av interkommunalt samarbeid 6. Hva gjør vi med eksisterende 7. Kommunale aksjeselskap 8. Samarbeidsprosjekt i Buskerud 9. Eierskapsmeldinger

4 1. Litt forhistorie Arkiv og interkommunale - mange hadde tenkt, ingen hadde gjort noe - seminar høsten arbeidsgruppe oppnevnt november arbeidsgruppa ferdig oktober veilederen ferdig september 2009

5 2. Om interkommunalt samarbeid - sammenheng med Stortingets prinsipielle frivillighetslinje om kommunestruktur - god og effektiv måte å løse oppgaver på - eksisterer svært mange samarbeid - økning i antall samarbeid - samarbeid om et bredt spekter av tjenester - manglende politisk styring utløser diskusjon - hva med regionrådene?

6 2. Om interkommunalt samarbeid, forts. - arkiv ikke en viktig del av - arkivansvar ikke nedfelt i styringsdokumenter - vanskelig å få gjennomslag hos rådmannen - arkivlov og offentlighetslov følges ikke - offentlighetens kontrollfunksjon svekkes - tilgang til, og tolkning av arkiver, blir mindre - viktig samfunnsdokumentasjon kan gå tapt - rettighetsdokumentasjon særlig viktig

7 2. Om interkommunalt samarbeid, forts. Er en økning i interkommunale en demokratiutfordring i forhold til arkiv og tilgang til offentlige arkiv? (ja) Hvem har hovedansvaret for å løse eventuelle arkivutfordringer rundt interkommunale? (først og fremst rådmannen)

8 3. Om arbeidet med veilederen - Riksarkivaren oppnevnte arbeidsgruppa - det kommunale arkivmiljøet tok et hovedansvar - arbeidet ble dekket over deltakernes egne budsjetter - referansegruppe oppnevnt - studiebesøk til Buskerud og Telemark - planer om infobrosjyre - prosessen forsinket etter at gruppa var ferdig

9 3. Om arbeidet med veilederen, forts. Ble prosessen og veiledningen, slik arbeidsgruppa hadde tenkt? (tja) Var det nødvendig med to års venting? (nei) Er tilsynsmyndighetene for passive når det gjelder arkivspørsmål i kommunal sektor? (ja)

10 4. Hva er det viktigste i veilederen? - først og fremt kapittel 5 og 6 - kokebok for praktisk arbeid (forhåpentligvis) - begrepet rettssubjekt sentralt (betegnelse på personer eller sammenslutninger som ifølge rettsordenen kan ha rettigheter og plikter), rettssubjekter skal ha egen arkivtjeneste - vektlegger at det må gjøres en selvstendig vurdering av enhver interkommunal samarbeidsløsning - viktig med skriftlige avtaler, også på depot - gir råd om kommunale aksjeselskap

11 4. Hva er det viktigste i veilederen, forts? - samarbeidsformer: a) interkommunalt selskap b) samarbeid etter kommunelovens 27 c) samarbeid etter kommunelovens 28 (vertskommune) d) kommunalt aksjeselskap e) samvirkelag og stiftelser - forholdet til arkivloven og offentleglova: a) skal følge offentleglov og arkivlov b) skal følge offentleglov men ikke hele arkivloven c) skal ikke følge offentleglov eller arkivlov

12 4. Hva er det viktigste i veilederen, forts? - aktivt arkiv (dagligarkiv): a) sakene må avsluttes (periodiseres) samt påføres referanse b) utlånte saker og nye løpende saker skal ikke blandes c) ikke-aktive objektarkiver til depot d) journalføring kan skje i en av eierkommunens IT-systemer e) egen arkivbase, evt. egen arkivdel/journalførende enhet - avsluttet arkiv: a) saksarkiv går til bortsetting eller til depot (fire år) b) objektarkiv går til depot (ti år) c) uttrekk fra sak/arkiv og fagsystemer i hht. arkivforskriften

13 4. Hva er det viktigste i veilederen, forts? - personalarkiv: a) ikke gitt at ny arbeidsgiver har krav på alle opplysninger b) full overføring av opplysninger krever samtykke c) anbefales å kopiere nødvendig informasjon d) avsluttet personalarkiv går til bortsetting eller depot

14 5. Arkivledernes rolle ved etablering av interkommunalt samarbeid - er arkivleder er delegert myndighet etter arkivforskriftens 1-1 og 2-1? - hvordan følge med på mulige interkommunale i egen kommune? - har arkivlederne kompetanse på arkivspørsmål i interkommunale? - tør arkivlederne å ta en diskusjon med rådmannen om arkivspørsmål? - er det tid til å jobbe med disse spørsmålene, og blir spørsmålene en del av saksutredningen?

15 6. Hva gjør vi med eksisterende? - kartlegge omfanget i egen kommune, evt. med hjelp av AiN (mange kommuner har ikke oversikt selv!) - enklest å begynne med vertskommunesamarbeid? - finnes det egne (interkommunale) rettssubjekter som er en del av kommunens egen arkivtjeneste? - ta direkte kontakt med kommunens representant i samarbeidsløsningen - være klar på hvem som skal forestå opplæring, kursing etc i samarbeidsløsningen mht. arkiv (ressurser!)

16 6. Hva gjør vi med eksisterende? Interkommunale samarbeidsordninger der Drammen har eierposisjon: Buskerud Regionale Incestsenter (BRIS) Buskerud Kommunerevisjon IKS Drammensregionens brannvesen IKS Drammensregionens IKT ( 27) Glitrevannverket IKS Kommunenes Opplæringskontor i Buskerud IKS Legevakta i Drammensregionen IKS Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS Søndre Buskerud 110 sentral IKS Drammensregionens interkommunale havnevesen ( 27) Annet med viktig eierposisjon: Stiftelsen Drammen Teater og Kulturhus, Stiftelsen Drammen Museum, Drammen kommunale pensjonskasse

17 7. Kommunale aksjeselskaper - forarbeidene til arkivloven definerer disse som private arkivskapere - må følge journalføringsreglene hvis omfattet av offentleglova - selskapet kan selv velge å følge arkivloven - hva slags ansvar har arkivleder og daglig leder? - selskapet bør følge samme regler som for offentlig skapte arkiver - gjelder både arkivdanning og depot - personalarkiv anbefales å kopieres

18 7. Kommunale aksjeselskaper Hel eller deleide aksjeselskap, Drammen kommune AL Motorvegfinans (40%) Brageteatret AS (50%) Byen Vår Drammen AS (32,9%) DIAS AS (30,8%) Drammen Kino AS (33,3%) Drammensfotballen AS (67,7%) Energiselskapet Buskerud AS (50%) Grønvold Eiendomsselskap AS (100%) Lindum Ressurs og Gjenvinning AS (100%) Papirbredden Eiendom AS (40%) Papirbredden Innovasjon AS (11,9%)

19 8. Samarbeidsprosjekt Buskerud, Vestfold, Telemark - oppstart høsten 2011 på initativ av IKA Kongsberg - to arkivinstitusjoner, en fylkeskommune og tre kommuner deltar - hensikten å se nærmere på hvordan hjelpe kommunene - fase 1 generell kartlegging av 53 kommuner og 3 fylkeskommuner - fase 2 kartlegging av utvalgte samarbeidsordninger (11) - prosjektet skal resultere i a) en veldig forenklet veileder/folder b) opplæringstilbud (halv dag) i de største byene

20 8. Samarbeidsprosjekt kartlegging fase 1 Hovedproblemstillinger: - omfanget av interkommunalt samarbeid i regionen - hvordan samarbeidet er organisert og formalisert - hvilke fagområder det samarbeides innenfor - kartlegge kunnskapsnivået - få rede på behov og ønsker Svarene bekrefter inntrykket vi har om at arkiv- og dokumenthåndteringen i de interkommunale selskapene i for liten grad skjer i henhold til lov og forskrift. Svarene bekrefter også i stor grad vår antagelse om at dette i stor grad skyldes manglende kunnskaper om rutiner rundt arkiv i interkommunale samarbeidsordninger. Vi mener dessuten at vi har grunn til å tro at svarene vi har fått inn er representative også for de kommunene/fylkeskommunene som ikke har svart

21 8. Samarbeidsprosjekt kartlegging fase 2 Nettbasert undersøkelse

22 9. Eierskapsmeldinger - positiv utvikling mht fremlegging av eierskapsmeldinger - i 2009 hadde over 20 % av en eierskapsmelding - offentlige eiere et særlig samfunnsansvar - kommunalt eierskap = oppgaveløsning av stor samfunnsmessig betydning - kan være et viktig redskap for arkivtjenesten til å få inn krav til arkiv- og dokumenthåndtering i selskap og samarbeidsordninger der kommunen er eier - eksemplet Bergen kommune

23 Tilslutt: Arkiv og interkommunale Arkivlederne og de kommunale arkivinstitusjonene må spille rådmennene og politikerne gode på dette området, slik at arkivspørsmål i interkommunale kommer på dagsorden. Husk å dokumentere endringene i arkivplanen!