Har vi kontroll på arkivene?

Transkript

1 Har vi kontroll på arkivene? Utfordringer rundt arkiv og interkommunale samarbeidsordninger Arkiv i Nordland, fagdag Bodø Tom Oddby, tom.oddby@drmk.no

2 Drammen byarkiv - Kommunearkiv Byarkiv fra Ca hm arkiver i depot - Er et totalarkiv for kommunen - Systemutvikling (2+1 på hospitering) - Historiske arkiver (4) - Dagligarkiv (7+1 på hospitering) - Formidling (1) - Digitalisering (1+2 på hospitering) - Prosjekter for andre kommuner (2) - Ledelse (1) - Administrativt underlagt en virksomhet for fellestjenester - Lesesal og depot tre steder i Drammen sentrum

3 1. Om interkommunalt samarbeid 2. Riksarkivets veileder 3. Arkivledernes rolle ved etablering av interkommunalt samarbeid 4. Hva gjør vi med eksisterende 5. Kommunale AS og IKS'er 6. Erfaringer fra kartleggingsprosjekt i Buskerud 7. Eierskapsmeldinger 8. Kommunereformen 9. Kommunale foretak 10. Revisjon av arkivforskriften

4 1. Om interkommunalt samarbeid - sammenheng med Stortingets prinsipielle frivillighetslinje om kommunestruktur - god og effektiv måte å løse oppgaver på - eksisterer svært mange samarbeid - økning i antall samarbeid - samarbeid om et bredt spekter av tjenester - manglende politisk styring utløser diskusjon - hva med regionrådene? - samhandlingsreformen

5 Om interkommunalt samarbeid, forts. - KS har ikke vært flink nok til å ha fokus på arkiv - arkiv ikke en viktig del av - arkivansvar ikke nedfelt i styringsdokumenter - vanskelig å få gjennomslag hos rådmannen - arkivlov og offentlighetslov følges ikke - offentlighetens kontrollfunksjon svekkes - tilgang til, og tolkning av arkiver, blir mindre - viktig samfunnsdokumentasjon kan gå tapt - rettighetsdokumentasjon særlig viktig

6 Om interkommunalt samarbeid, forts. Er en økning i interkommunale en demokratiutfordring i forhold til arkiv og tilgang til offentlige arkiv? (ja) Hvem har hovedansvaret for å løse eventuelle arkivutfordringer rundt interkommunale? (først og fremst rådmannen)

7 2. Riksarkivets veileder - Riksarkivaren oppnevnte arbeidsgruppa (2007) - det kommunale arkivmiljøet tok et hovedansvar - arbeidet ble dekket over deltakernes egne budsjetter - studiebesøk til Buskerud og Telemark - prosessen forsinket etter at gruppa var ferdig

8 Riksarkivets veileder, forts. Ble prosessen og veiledningen, slik arbeidsgruppa hadde tenkt? (tja) Var det nødvendig med to års venting? (nei) Er tilsynsmyndighetene for passive når det gjelder arkivspørsmål i kommunal sektor? (ja men AV 2020 er på rett spor!)

9 Riksarkivets veileder, forts. - kapittel 5 og 6 viktigst - kokebok for praktisk arbeid (forhåpentligvis) - begrepet rettssubjekt sentralt (betegnelse på personer eller sammenslutninger som ifølge rettsordenen kan ha rettigheter og plikter), rettssubjekter skal ha egen arkivtjeneste - vektlegger at det må gjøres en selvstendig vurdering av enhver interkommunal samarbeidsløsning - viktig med skriftlige avtaler, også på depot - gir råd om kommunale aksjeselskap

10 Riksarkivets veileder, forts - samarbeidsformer: a) interkommunalt selskap, IKS b) samarbeid etter kommunelovens 27 c) samarbeid etter kommunelovens 28 (vertskommune) d) kommunalt aksjeselskap e) samvirkelag og stiftelser - forholdet til arkivloven og offentleglova: a) skal følge offentleglov og arkivlov b) skal følge offentleglov men ikke hele arkivloven c) skal ikke følge offentleglov eller arkivlov

11 Samarbeidsordning Arkivlov Off.lov Journalføringsplikt Eget rettssubjekt Egen arkivtjeneste Sentralt styringsdokument Interkommunalt selskap nei vurderes vurderes ja vurderes selskapsavtale Kommunelovens 27 ja ja ja vurderes vurderes vedtekter Kommunelovens 28 ja ja ja nei nei samarbeidsavtale Kommunalt aksjeselskap nei vurderes vurderes ja vurderes stiftelsesavtale Stiftelser vurderes vurderes vurderes ja vurderes vedtekter

12 Riksarkivets veileder, forts. - aktivt arkiv (dagligarkiv): a) sakene må avsluttes (periodiseres) samt påføres referanse b) utlånte saker og nye løpende saker skal ikke blandes c) ikke-aktive objektarkiver til depot d) journalføring kan skje i en av eierkommunens IT-systemer e) egen arkivbase, evt. egen arkivdel/journalførende enhet - avsluttet arkiv: a) saksarkiv går til bortsetting eller til depot (fire år eller eldre) b) objektarkiv går til depot (senest ti år etter siste innføring) c) uttrekk fra sak/arkiv og fagsystemer i hht. arkivforskriften

13 Riksarkivets veileder, forts. - personalarkiv: a) ikke gitt at ny arbeidsgiver har krav på alle opplysninger b) full overføring av opplysninger krever samtykke c) anbefales å kopiere nødvendig informasjon (vurdere kostnader) d) avsluttet personalarkiv går til bortsetting eller depot

14 3. Arkivledernes rolle ved etablering av interkommunalt samarbeid - er arkivleder delegert myndighet etter arkivforskriftens 1-1 og 2-1? - hvordan følge med på mulige interkommunale i egen kommune? - har arkivlederne kompetanse på arkivspørsmål i interkommunale? - tør arkivlederne å ta en diskusjon med rådmannen om arkivspørsmål? - er det tid til å jobbe med disse spørsmålene, og blir spørsmålene en del av saksutredningen?

15 4. Hva gjør vi med eksisterende - kartlegge omfanget i egen kommune, evt. med hjelp av AiN (mange kommuner har ikke oversikt selv!) - enklest å begynne med vertskommunesamarbeid? - finnes det egne (interkommunale) rettssubjekter som er en del av kommunens egen arkivtjeneste? - ta (direkte) kontakt med kommunens representant i samarbeidsløsningen - være klar på hvem som skal forestå opplæring, kursing etc i samarbeidsløsningen mht. arkiv (ressurser!)

16 Interkommunale samarbeidsordninger der Drammen har eierposisjon: Buskerud Regionale Incestsenter (BRIS) Betzy Krisesenter ( 27) Buskerud Kommunerevisjon IKS Drammensregionens brannvesen IKS Drammensregionens IKT ( 27) Glitrevannverket IKS Kommunenes Opplæringskontor i Buskerud IKS Legevakta i Drammensregionen IKS Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS Søndre Buskerud 110 sentral IKS Drammensregionens interkommunale havnevesen ( 27) Annet med viktig eierposisjon: Stiftelsen Drammen Teater og Kulturhus, Stiftelsen Drammen Museum, Drammen kommunale pensjonskasse

17 5. Kommunale aksjeselskap og IKS'er «Omorganisering til nye selskapsstrukturer, for eksempel til interkommunale selskaper (IKS), aksjeselskaper (AS) og kommunale foretak (KF) har ført til tap av materiale. Her er det særlig relevant å trekke fram de kommunale kraftverkene. Da kraftverkene ble omformet til aksjeselskaper, og aksjeselskapet kjøpte opp andre kommunale kraftverk, førte det til at mye arkivmateriale fra kommunale kraftverk gikk tapt. Aksjeselskapet hentet ut de dokumentene de hadde bruk for i sin virksomhet, innlemmet disse i sitt eget arkiv og kasserte resten.»

18 5. Kommunale aksjeselskap og IKS'er - antall kommunale AS og IKS er fordoblet fra 2000 til definert som private arkivskapere - må følge journalføringsreglene i arkivloven hvis omfattet av offentleglova - kan selv velge å følge (resten av) arkivloven - ikke lov å overføre offentlig arkiver til privat uten samtykke - hva slags ansvar har arkivleder og daglig leder? - selskapet bør følge samme regler som for offentlig skapte arkiver - gjelder både arkivdanning og depot - personalarkiv anbefales å kopieres

19 Hel eller deleide aksjeselskap, Drammen kommune AL Motorvegfinans (40%) Brageteatret AS (50%) Byen Vår Drammen AS (32,9%) DIAS AS (30,8%) Drammen Kino AS (33,3%) Drammensfotballen AS (67,7%) Energiselskapet Buskerud AS (50%) Grønvold Eiendomsselskap AS (100%) Lindum Ressurs og Gjenvinning AS (100%) Papirbredden Eiendom AS (40%) Papirbredden Innovasjon AS (11,9%)

20 6. Samarbeidsprosjekt Buskerud, Vestfold, Telemark - oppstart høsten 2011 på initativ av IKA Kongsberg - to arkivinstitusjoner, en fylkeskommune og tre kommuner deltok - hensikten var å hjelpe kommunene - fase 1 generell kartlegging av 53 kommuner og 3 fylkeskommuner - fase 2 kartlegging av utvalgte samarbeidsordninger (11) - prosjektet resulterte i et kurstilbud til kommunene: Har du kontroll på arkivene våre?

21 Samarbeidsprosjekt, forts kartlegging fase 1 Hovedproblemstillinger: - omfanget av interkommunalt samarbeid i regionen - hvordan samarbeidet er organisert og formalisert - hvilke fagområder det samarbeides innenfor - kartlegge kunnskapsnivået - få rede på behov og ønsker Svarene bekrefter inntrykket vi har om at arkiv- og dokumenthåndteringen i de interkommunale selskapene i for liten grad skjer i henhold til lov og forskrift. Svarene bekrefter også i stor grad vår antagelse om at dette i stor grad skyldes manglende kunnskaper om rutiner rundt arkiv i interkommunale samarbeidsordninger. Vi mener dessuten at vi har grunn til å tro at svarene vi har fått inn er representative også for de kommunene/fylkeskommunene som ikke har svart

22 7. Eierskapsmeldinger - positiv utvikling mht fremlegging av eierskapsmeldinger - i 2009 hadde over 20 % av kommunen en eierskapsmelding - i 2015 har rundt 65 % av kommunene en eierskapsmelding - offentlige eiere et særlig samfunnsansvar - kommunalt eierskap = oppgaveløsning av stor samfunnsmessig betydning - kan være et viktig redskap for arkivtjenesten til å få inn krav til arkiv- og dokumenthåndtering i selskap og samarbeidsordninger der kommunen er eier - eksemplet Bergen kommune (pkt. 16)

23 8. Kommunereform Arkiv og interkommunale - reformen blir ikke så omfattende som regjeringen håper - åpner for en (sterk) økning i interkommunale samarbeid - arkivutfordringene er de samme som nå, men det kan bli langt flere av dem - kommunene, arkivlederne og de kommunale arkivinstitusjonene må være på - den nye veilederen for arkiv og kommunereform tar ikke opp spm om interkommunale - prioritert oppgave i SAMDOK i 2017 å revidere Riksarkivets veileder fra eget notat laget i 2016

24 9. Revisjon av arkivforskriften - prosess startet i mai våren 2016 fikk Arkivverket oppdrag å levere innspill før LLP har spilt inn interkommunale samarbeidsordninger som et problemområde (ref. Arkheion nr ) - status pr oktober 2016 er uavklart (men det går tregt!) - revisjonsarbeidet er nevnt i statsbudsjettet - men: det er arkivloven som trenger å revideres

25 10. Kommunale foretak - reguleres av kap. 11 i kommuneloven - daglig leder rapporterer til styret, som igjen rapporterer til kommunestyret - daglig leder skal sørge for at foretaket drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser [ ] - rådmannen har ingen instruksjonsmyndighet overfor daglig leder eller styret - Drammen kommune har vedtatt retningslinjer for samhandling mellom foretak og basisorganisasjon

26 10. Kommunale foretak Kommunale foretak i Drammen kommune er underlagt arkivlovens bestemmelser om offentlige arkiv, og rådmannen har etter forskriften til arkivloven et overordnet ansvar for arkivarbeidet i Drammen kommune. Kommunale foretak skal følge de veiledninger og bestemmelser som også gjelder for kommunens virksomheter når det gjelder arkiv- og dokumentbehandling, samt posthåndtering. De kommunale foretakene skal også benytte seg av kommunens felles sak- og arkivsystem til ordinær postregistrering og saksbehandling. Kommunens sak- og arkivsystem er godkjent av Riksarkivaren etter Noark-standarden ihht bestemmelsene i arkivforskriften. Foretakene registreres med egne postadresser og besøksadresser. Foretakene må selv sørge for posthåndtering og arkivering. Post til foretakene som blir sendt til kommunen sentralt skal uten opphold sendes videre til aktuelt foretak for åpning og arkivering.

27 10. Kommunale foretak Drammensbadet KF Drammen Drift KF Drammen Eiendom KF Drammen Kjøkken KF Drammen Parkering KF

28 Relevante eksempler og erfaringsdeling Det skal etableres en ny interkommunal samarbeidsordning innenfor vann- og avløpssektoren i Drammensområdet, og som skal organiseres som et kommunalt AS. Hvordan skal den arkivmessige overgangen og overføringen av saker og dokumenter håndteres fra eierkommunene til den nye samarbeidsordningen? - sakarkiv - objektarkiv - registre - personalarkiv

29 Relevante eksempler og erfaringsdeling En interkommunal samarbeidsordning etter 27 har kontorlokaler i rådhuset til en av eierkommunene, og har etablert egen arkivtjeneste og arkiv. Kan samarbeidsordningen bruke eierkommunens sak- og arkivbase til journalføring og arkivering?

30 Relevante eksempler og erfaringsdeling Det er opprettet en interkommunal samarbeidsordning etter kommunenlovens 28 innenfor barnevernsområdet. Daglig leder lurer på om samarbeidsordningen må ha egen arkivtjeneste.

31 Relevante eksempler og erfaringsdeling Drammensregionens interkommunale havnevesen har vært en interkommunalt samarbeidsordning i over 20 år, og var før dette en del av Drammen kommune. Havnevesenet ønsker å avlevere sitt historiske arkiv til depot, både det som er skapt som en del av Drammen kommune, og det som er skapt som en del av samarbeidsordningen. Blant kommunene i samarbeidsordningen er det to depotinstitusjoner, ett byarkiv og et interkommunalt arkiv. Hvordan går vi frem for å håndtere avleveringen?

32 Relevante eksempler og erfaringsdeling Kemneren i Drammensregionen er et 27- samarbeid, og ønsker å formalisere sitt arkivansvar ifht depot. Eierkommunene forholder seg både til IKA Kongsberg og Drammen byarkiv som depotinstitusjoner. Hvordan bør Kemneren gå frem?

33 Relevante eksempler og erfaringsdeling Kommunestyret i Rana kommune har for mange år siden opprettet en boligstiftelse (ikke næringsstiftelse) et selvstendig rettssubjekt. Stiftelsen skal følge offentleglova. Driften av boligstiftelsen og stiftelsens arkiv er lagt til kommunens boligavdeling, som også har eget arkiv for resten av boligavdelingen. Arkivene er ikke adskilt. Boligstiftelsens arkiv er ikke en del av Rana kommunes sentralarkiv. Arkivleder i kommunen har stilt spørsmål ved lovligheten av at boligstiftelsen har eget arkiv og ikke er en del av kommunens sentralarkiv. Hvordan håndtere dette?

34 Relevante eksempler og erfaringsdeling Drammensregionens brannvesen er et IKS, og journalfører sine dokumenter i Drammen kommunes sak- og arkivbase. Hvordan skal vi vurdere dette arkivfaglig?

35 Tilslutt: 1) Arkivlederne og de kommunale arkivinstitusjonene må spille rådmennene og politikerne gode på dette området, slik at arkivspørsmål i interkommunale kommer på dagsorden. 2) Daglig ledere i interkommunale samarbeidsordninger bør etterleve arkivloven selv om dette ikke er pålagt. 3) Husk å dokumentere endringene i arkivplanen!