ARKIV I KOMMUNEREFORMEN UTFORDRINGER OG MULIGHETER

Transkript

1 ARKIV I KOMMUNEREFORMEN UTFORDRINGER OG MULIGHETER Anna Malmø-Lund 16. september 2015

2 Utfordringene noen dystre tall KS: systemer i en gjennomsnittelig kommune SAMDOK-rapport 2014: min bevaringsaktuelle fagsystemer

3 Utfordringene noen dystre tall Arkivstatistikken 2015: Bevart 722 uttrekk 76 % av kommunene har ikke foretatt noen uttrekk fra fagsystemer for langtidsbevaring 28 % vet ikke hvordan utfasede og avsluttede systemer håndteres

4 hyllemeter papirarkiver Under 1/3 del er ordnet og listeført

5 Utfordringene. Vi må slutte å snakke om utfordringer og begynne å snakke om problemer! Kjetil Reithaug, Statsarkivar i Kristiansand

6 Mulighetene Informasjonsforvaltning en sentral del av prosessen: Virksomhetskritisk dokumentasjon må være tilgjengelig under prosessen og i den nye kommunestrukturen Arkiv tett forbundet med oppgaveløsningen bedre arkiver i nye kommuner?

7 Mulighetene Arkiv er mer enn papir og sak/arkivsystemer! Fagsystemer inneholder viktig rettighetsdokumentasjon og dokumentasjon av stor historisk verdi Reformen er en gylden anledning til å sette fokus på arkivenes betydning den må vi bruke!

8 Forberedt på reformen? Planleggingen i kommunene har ikke startet opp! Kun 9% har begynt å planlegge mht arkiv Kun 15% oppgir at arkivpersonalet er med i planleggingsprosessene

9 Mens vi venter. Hva kan kommunen gjøre med arkivene i påvente av endringsvedtak? Mye! Vi har laget en liste på våre nettsider med rådene vi gir til kommuner og fylkeskommuner: IKA Rogaland:

10 Få oversikt Hva har kommunen av fagsystemer, sakarkivsystemer, papirarkiv? Hvilke interkommunale ordninger er kommunen med i? Er det inngått avtaler som regulerer arkiv/dokumentasjon? Hvilke oppgaver har kommunen tjenesteutsatt? Hva sier avtalene om arkiv? Oppdater eller lag arkivplan! Viktig verktøy: arkivplan.no Eksempel Rauma kommune:

11 Bruk tiden på å rydde og planlegge. Vurdere hvilke kommunale arkiv som skal tas vare på og fastsette kassasjonsfrister Nye bk-bestemmelser og veiledning BK-planer eks. Rogaland og Trondheim Rydding og ordning av papirarkivene i samsvar med arkivforskriften. Planlegge periodisering av alle arkivene. Planlegge og gjennomføre uttrekk fra bevaringsverdige fagsystemer som ikke lenger er i bruk Avklare intern kapasitet og behov for ekstern bistand Dette krever penger og tid!

12 Penger og tid Arkivoppgavene må finansieres! Forutsetter prioritering, planlegging og synlighet i sentrale prosesser Forståelse av ressursbehov og faglige utfordringer i administrasjon og politisk ledelse i kommunen Pågående og dyktige arkivledere Arkivledere - de største utfordringene er å få avsatt tilstrekkelige ressurser og starte planleggingen i god tid! Kjempeutfordring for AV og KAI hvordan kan vi hjelpe? AV jobber mot sentrale myndigheter og via KS mot rådmenn m.m. KAI har en viktig rolle mht bevisstgjøring av egne eierkommuner og som faglig støttespiller for arkivlederne

13 Samarbeid i SAMDOK SAMDOK har arkiv i kommunereformen som en av hovedsatsingsområdene i 2015! SAMDOK = Samlet samfunnsdokumentasjon. Samarbeid mellom AV, KAI, KS, LLP, NA m.f. opprettet i 2013 Består av tre delprosjekter privat arkiv, e-forvaltning og kommunale arkiv

14 Hva gjør SAMDOK? Vi lager en veiledning: Forberedt på kommunereformen? Veiledning i dokumentasjonsforvaltning og arkiv Vi lager strategiske dokumenter for å synliggjøre for ansvarlige myndigheter hvilke utfordringer reformen medfører Vi skal lage et kursopplegg (samarbeid statsarkiv/ika)

15 Hva gjør Arkivverket? : Få med på kartet de stedene hvor SA, Samisk arkiv og helsearkiv er Samisk arkiv Vi veileder kommuner og fylkeskommuner. Norsk helsearkiv Vi vedlikeholder og tolker arkivregelverket Vi fører tilsyn Vi bidrar via SAMDOK Vi får arkiv i kommunereformen på dagsordenen!

16 Arkiv på dagsordenen! Kronikker, avisartikler og andre nyhetsoppslag Samarbeid med KS felles budskap/bruke hverandres kanaler Bruker våre statlige kanaler (samarbeidspartnere) Ønske om samarbeid med KAI også utenfor SAMDOK

17 Målet. Arkiv omtalt i sentrale dokumenter Informasjon på kommunereform.no og andre sentrale nettsteder Felles løft i sektoren Arkiv på dagsordenen når reformen planlegges lokalt og sentralt..

18 Og hvis vi lykkes Gode arkiver etablert i ny kommunestruktur! Minimale arkivtap! Takk for meg.