Samdok samla samfunnsdokumentasjon

Transkript

1 Samdok samla samfunnsdokumentasjon DELPROSJEKT Kommunale arkiv Digitalt skapt materiale i kommunal sektor Kartlegging v/ Ingrid Nøstberg, Riksarkivet

2 Samdok- oppgave nr. 2 Samdok/KOMM ü I perioden fra tallet har arkivdanningen i kommunal sektor gåh fra å være papirbasert Jl elektronisk ü Mangler oversikt over digitalt skapt materiale i kommunal sektor fra perioden (anslag på bevaringsverdige uhrekk) ü Kun 802 uhrekk fra kommunale/fylkeskommunale arkivskapere er pr overført depot (iht. arkivstajsjkken) ü Bevaringsverdig arkivmateriale kan stå i fare for å gå tapt ü Behov for mer kunnskap for å kunne legge realisjske planer

3 Samdok/KOMM Målsetning og Jltak Mål: 1. EsJmat når det gjelder bevaringsverdige uhrekk fra kommunal sektor EsJmat for kostnad og andre ressursbehov for å løse oppgaven Tiltak: ü Etablere arbeidsgruppe med faglig kompetanse og erfaring ü Utvikle metodikk for utvalgskartlegging ü Gjennomføre kartlegging ü Rapport med kvanjfisering og ressursbehov (desember 2014)

4 Samdok/KOMM Målsetning og Jltak (forts.) ü «Rapporten skal først og fremst gje eit realisjsk bilete av oppgåva og synleggjera kva som kan vera i ferd med å skje. ü Rapporten skal og nyhast i arbeidet med å utvikla betre metodar, endringar i lovverk og meir fokus på betre løysingar for dokumenxangst og overføring Jl depot.»

5 Arbeidsgruppe Samdok/KOMM ü Tor Eivind Johansen, KDRS ü Børge Strand, IKA Øst ü Sigve Espeland, IKA Rogaland ü Pål Mjørlund, Fylkesarkivet i Oppland ü Geir Utmo, Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane ü Arne- KrisJan Groven, Riksarkivet ü Ingrid Nøstberg, Riksarkivet (leder) Lang erfaring og spisskompetanse på bevaring av elektronisk arkiv fra kommuner og fylkeskommuner.

6 Arkivdanningen i kommunal sektor noen særtrekk Samdok/KOMM ü Overgang fra papir Jl elektronisk arkivdanning, fra tallet Jl i dag ü Mye av saksbehandlingen har foregåh i fagsystemer (ikke regulert av Noark- standarden) ü Økt antall fagsystemer, migrering fra system Jl system ü Fagsystemene inneholder mye personrelatert informasjon, rebghetsdokumentasjon ü Dokumentasjonen i fagsystemene må bevares i elektronisk form ü En omfahende kommunereform er varslet

7 Samdok/KOMM Metodikk 1. Kartlegging: Samle alle eksisterende kartlegginger fra kommunearkivinsjtusjonene (KAI). 2. Kvalitetssikre data: ü Overføre kartleggingene Jl samme format (Excel) ü «Vasking» og kvalitetssikring av data ü Kategorisering eher saksområde 3. Analysere dataene: ü Vurdere kvalitet: varierende grad av komplehhet, kartleggingsnivå, Jdsaspektet ü Vurdere representajvitet: geografisk spredning, kommune/fylkeskommune, by/land, liten/stor, kyst/innland, næringsgrunnlag ü StaJsJsk behandling

8 Samdok/KOMM Metodikk (forts.) 4. Kvan=fiseringer: ü EsJmere mengde digitalt skapt materiale i perioden : Beregne «gjennomsnihskommunen» «Gange opp» med antall kommuner (428) og fylkeskommuner (19) ü EsJmere ressursbehov: Beregnes uxra dagens metodikk og teknologi Basert på erfaringer fra IT- arkivarer i kommunearkivinsjtusjonene mht. Jdsbruk og kostnader

9 Kartleggingene Samdok/KOMM 16 kartlegginger: 8 IKAer, 6 fylkesarkiv, 2 byarkiv Interkommunale arkiv: IKA Hordaland (1998) IKA Rogaland (2000) IKA Finmark (2004/2008) IKA Kongsberg ( ) IKA Troms (2006) IKA Vest- Agder (2007) IKA Møre og Romsdal ( ) IKA Øst (2013) Fylkesarkiv: VesXoldarkivet (2005) Arkiv i Nordland (2005) Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane ( ) Fylkesarkivet i Oppland AAKS (2010) Fylkesarkivet i Hordaland (2013) Byarkiv: Trondheim byarkiv (2009) Bergen byarkiv (2011) Kommuner uten KAI- Jlknytning er ikke kartlagt

10 Kartleggingene (forts.) Samdok/KOMM ü Kartlegginger fra 43 % av kommunene (183 av 428) og 32 % av fylkeskommunene (6 av 19) ü God representajvitet: geografi, by/land, næringsgrunnlag, ü Kartleggingene er av varierende kvalitet mht. grad av komplehhet ü Varierende kartleggingsnivå ü Tidsrom: Kartleggingene er foretah i perioden (dvs. 16 års periode) Kartleggingene spenner over systemer som har vært i bruk fra begynnelsen av tallet Jl 2014 hva har gåh tapt? KildekriJkk vikjg!

11 Samdok/KOMM Kartleggingene - konklusjon ü Kartleggingene gir, på tross av svakheter, et godt nok grunnlag Jl å bearbeide dataene videre stajsjsk ü Det vil være mulig å komme fram Jl et kvalifisert esjmat for mengde bevaringsverdig digitalt skapt materiale i kommunal sektor i perioden ü Det vil være mulig å gi et kvalifisert esjmat for ressursbehov for å kunne redde dehe materialet, basert på dagens metodikk og erfaring

12 Konklusjon? Samdok/KOMM Takk for oppmerksomheten!