Strategiplan for IKA Øst

Transkript

1 Strategiplan for IKA Øst Dette er en revidert versjon av strategiplanen med opprinnelig planperiode Planen er revidert både for at den skal være synkronisert med økonomiplan for IKA Øst , men også fordi en del ytre rammebetingelser er i ferd med å endres ved inngangen til planperioden. IKA Øst (Interkommunal arkivordning Øst IKS) ble opprettet som et interkommunalt selskap. IKA Øst eies av Hedmark fylkeskommune og kommunene Stange, Ringsaker, Hamar og Løten. Selskapet har vært i løpende drift fra Daglig leder er eneste ansatte per I hht. selskapsavtalen 2, er formålet for IKA Øst å legge til rette for rasjonell, funksjonsdyktig og effektiv gjennomføring av arkivlovens intensjoner og bestemmelser i forhold til arkivdeponering. Selskapet skal i tillegg drive veiledning overfor kommunene og fylkeskommunen i henhold til Arkivlovens bestemmelser. Selskapsavtalen er grunnmuren for virksomheten. Arkivplanen er styringsdokument for egenforvaltningen, mens fireårig strategiplan og årlig virksomhetsplan fastsetter mål for den faglige virksomheten. Plan- og styringsdokumenter behandles og vedtas av styret. Budsjett og regnskap behandles av representantskapet. Virksomhetsidé IKA Øst ble i første omgang opprettet for å sikre medlemmenes bevaringsverdige, elektroniske arkivmateriale for ettertiden. I løpet av planperioden er det en målsetting at tjenestetilbudet utvides til å omfatte bevaring av medlemmenes eldre og avsluttede papirarkiver. I det store bildet gjelder dette bevaring av den kommunale kulturarven både den analoge og den digitale. Arkivene er kommunenes og innbyggernes hukommelse, både som rettighetsdokumentasjon og som kildemateriale for forskning på kommunenes historie i stort og smått. Det skapes bevaringsverdige arkiver på alle funksjonsområder i en kommune: Oppvekst, helsetjeneste, eldreomsorg, barnevern, kultur og idrett, teknisk etat, sosialhjelp, naturforvaltning, økonomi, lønn og personal og selvsagt i arkivtjenesten. Historiske arkiver med bevaringsverdig informasjon fra alle funksjonsområder skal deponeres og sikres i samsvar med lov og forskrift. 1

2 Delmål 1. Internfunksjoner og økonomi IKA Øst skal utøve sine internfunksjoner på en rasjonell og effektiv måte og i samsvar med gjeldende lovverk, regler og retningslinjer. Hedmark fylkeskommune v/serviceenhet Regnskap er regnskapsfører for IKA Øst. Som egen arkivskaper benytter IKA Øst egen arkivdel i Hedmark fylkeskommunes sak- /arkivsystem. IKA Øst kjøper også IKT-support fra Hedmark fylkeskommune. Alt dette er funksjoner som skal videreføres. Ved hvert årsskifte skal det utarbeides årsrapport og virksomhetsplan for kommende år som verktøy for styring, prioriteringer og evaluering av måloppnåelse. Det er et hovedmål i planperioden at IKA Øst skal etableres i hensiktsmessige og permanente lokaler. Dette vil ha store budsjettmessige konsekvenser som skal reflekteres i økonomiplanen for perioden og i årlige budsjetter. Delmål 1 henger nøye sammen med delmålene 2, 5 og 7. Delmål 2. Hensiktsmessige og permanente lokaler for IKA Øst IKA Øst har fra oppstarten vært samlokalisert med Statsarkivet i Hamar. I dagens lokaler kan ikke IKA Øst tilby magasinplass for medlemmenes papirarkiver. Depotfunksjonen for elektronisk arkivmateriale stiller derimot ingen spesielle krav til magasinplass. Samlokalisering med Statsarkivet i eventuelle nye, felles lokaler ikke er realistisk sett på bakgrunn av det som er kjent om Arkivverkets planer for sine egne lokaler ved utgangen av Strategien for IKA Øst må derfor være å skaffe egnede lokaler på egenhånd, ved å gå ut med en anbudskonkurranse så snart som mulig i planperioden. Styret og representantskapet forbereder denne prosessen slik at det videre arbeidet kan løftes inn i de respektive kommuners politiske behandling tidlig i planperioden, dvs. alle eierkommuner må gi grønt lys for at IKA Øst kan gå ut med en anbudskonkurranse. Nye lokaler må være tilpasset et tjenestetilbud både for elektroniske arkiver og for papirbaserte arkiver. Sammenhengen mellom tjenestetilbudet og antall medlemskommuner (jf. delmål 7) krever beslutninger om dimensjonering av magasinkapasiteten i nye lokaler. Det er et hovedmål at IKA Øst skal være på plass i nye lokaler innen utgangen av planperioden. Med innflytting i egne lokaler må staben utvides med nye medarbeidere for å motta, ordne, katalogisere og betjene papirarkiver. I styremøte for IKA Øst 10. november 2016 ble dette konkretisert til to nye medarbeidere, jf. sak 11/2016. Dette skal følges opp gjennom budsjettvedtak, og deretter en rekrutteringsprosess. 2

3 Delmål 3. Oppfølging av regionreformen For IKA Øst sine primærkommuner er det per oktober 2017 ikke vedtatt noen sammenslåing, men Hedmark og Oppland vil bli slått sammen til ett fylke. Dagens situasjon er at de to fylkene er tilsluttet hver sine arkivdepoter: Hedmark fylkeskommune er medlem hos IKA Øst, mens Oppland fylkeskommune har sitt eget fylkesarkiv samlokalisert med IKA Opplandene. Hva slags tilhørighet det nye fylket vil ha til de nåværende arkivdepotene, må avklares så raskt som mulig i planperioden. Når kommuner eller fylker skal slås sammen, får det store konsekvenser for arkivene. Arkiv fra nåværende kommuner skal avsluttes og innleveres til depot, og arkiv og arkivfunksjon skal etableres i ny kommune, jf. Riksarkivarens veileder for kommunereformen. Kravet om å avslutte arkivene er teoretisk forankret i proveniensprinsippet, dvs. at arkivenes opprinnelige orden og struktur skal beholdes, ikke blandes sammen og ikke vokse videre inn i en ny organisasjon. For begge fylkene er det avgjørende at alle arkiver blir riktig avsluttet før reformen trer i kraft, og at de respektive fylkeskommuner forholder seg til sitt eget IKA/fylkesarkiv i denne prosessen. Arkivdepotene vil i lang tid spille en viktig rolle med å hente fram informasjon fra deponerte arkiver til den nye organisasjonen. Arkivlederne og IKA Øst har en felles møteplattform med to faste møter i året. Dette er et viktig bindeledd mellom depot og arkivskapere, men også for arkivskaperne seg imellom. Dette samarbeidet skal videreføres i planperioden. Samspillet mellom arkivleder i fylkeskommunen og IKA Øst vil være avgjørende for et godt resultat i forbindelse med regionreformen. Riksarkivarens veileder anbefaler som et første skritt at arkivleder skaffer seg oversikt over arkivbestanden både papir og digitale arkiver. En oversikt over Hedmark fylkeskommunes digitale arkiver finnes allerede, jf. Forvaltningssystem for IKA Øst nedenfor. Delmål 4. Opprettholde et høyt beredskapsnivå for digitale arkiver For IKA Øst er beredskapen for å sikre digitale arkiver ved inngangen til 2018 på det nivået den skal være: Det finnes ikke lenger noe etterslep 1 av digitale arkiver, og IKA Øst har kapasitet til å ta inn arkivuttrekk etter hvert som digitale arkiver blir avsluttet. Dette beredskapsnivået skal opprettholdes i planperioden for alle medlemskommunene, men ikke minst på grunn av det trykket som kommer med avslutningen av den gamle fylkeskommunens digitale arkiver. Det viktigste enkeltverktøyet for å opprettholde denne beredskapen er Forvaltningssystem for IKA Øst. Dette er et fagsystem utviklet av IKA Øst for å holde løpende oversikt over den digitale arkivbestanden, hva som er bevaringsverdig, hva som kan kasseres, hva som er innlevert til digitalt depot til enhver tid og for prioritering av fremtidige innleveringer. Systemet skal videreutvikles og ajourholdes av IKA Øst og distribueres til alle medlemskommunene. 1 Etterslep = antall systemforekomster med bevaringsverdig informasjon som er avsluttet, men ikke innlevert til arkivdepot 3

4 Delmål 5. Tjenestetilbud IKA Øst har i løpet av sin eksistens utviklet et velfungerende, digitalt depot. Depotfunksjonen for digitalt skapte arkiver i medlemskommunene vil fortsatt være en kjernevirksomhet for IKA Øst i planperioden. Elektronisk arkivmateriale skal lagres autentisk og integritetssikret. IKA Øst skal fortsatt bygge på felles nasjonale regler, standarder og metoder for lagringsformat og dokumentasjon for å oppnå dette målet. IKA Øst har levert brukertjenester og besvart forespørsler basert på innlevert materiale, og denne tjenesten skal videreføres og utvikles. Elektronisk arkivmateriale som er deponert hos IKA Øst, skal gjøres tilgjengelige for bruk innenfor rammene av gjeldende lover og regler. I planperioden skal tjenestetilbudet utvides til å omfatte depot og depot-tjenester for eiernes eldre og avsluttede papirarkiver. Dette må sees i sammenheng med delmål 2. Det skal konkretiseres hva tjenestetilbudet for papirarkiver skal omfatte, og de styrende organer må beslutte hvordan dette tjenestetilbudet skal budsjetteres. Det finnes historiske og avsluttede papirarkiver som oppbevares under til dels kummerlige og risikable forhold i kommunene. Fra tidligere runder med kommunesammenslåinger finnes det også arkiver fra de historiske kommunene som ikke er ordnet og katalogisert. Dette er et arbeid som må gis høy prioritet når IKA Øst har kommet på plass i nye lokaler og oppbemanningen er fullført. Ordning innebærer at arkivsakene renses, at kassasjon gjennomføres etter lov- og regelverk, at arkivene katalogiseres, emballeres, etiketteres og gjøres tilgjengelige for bruk. I dag må all katalogisering foregå digitalt fortrinnsvis i katalogverktøyet Asta 2. Utgifter til Asta-lisenser må innarbeides i budsjettet når papirdepotet etableres. Asta kataloger skal publiseres på Arkivportalen etterhvert som de foreligger. Alle eierkommunene vil ha behov for denne tjenesten. Dette vil være en omfattende og tidkrevende jobb. Kassasjon vil bety at volumet i arkivdepot i forhold til uordnet materiale vil være vesentlig lavere etter ordning. I utgangspunktet skal arkivskaperne levere ordnet materiale til arkivdepotet, men ordning krever kompetanse og ressurser som de færreste kommuner har. Den mest rasjonelle løsningen er at kommunene overlater denne jobben til sitt IKA. Det er en målsetting at IKA Øst fortsatt skal delta i, og bidra til, å styrke fagmiljøer innenfor fagområdet elektronisk arkiv både innenfor rammen av medlemskommunene og sammen med øvrige fagmiljøer lokalt, regionalt og nasjonalt så langt kapasiteten rekker. IKA Øst har gjennomført kurs i bevarings- og kassasjonsvurdering av elektronisk arkivmateriale og i langtidslagring i bevaring av digitalt arkivmateriale for arkivmedarbeidere i HFK. Kurstilbudet skal være åpent for de andre eierkommunene i planperioden. Veiledningsvirksomheten har ellers først og fremst utviklet seg i retning av foredrag, forelesninger og undervisning i ulike møtefora for eierkommunene og for andre deltakere på konferanser og seminarer. Eierkommunene må prioriteres, men dersom kapasiteten tillater, kan IKA Øst fortsatt delta med foredrag på eksterne konferanser o.l. 2 ArkivSystem Til Alle 4

5 Delmål 6. Oppfølging når lover og regler revideres Krav til kommunenes arkivdanning og arkivbevaring er nedfelt i Arkivloven, Arkivforskriften, Riksarkivarens forskrift, Riksarkivarens normalinstruks for kommunal sektor mm. I tillegg finnes krav om arkivbevaring i en rekke særlover. Flere av disse bestemmelsene er under revisjon ved inngangen til planperioden og endringer vil tre i kraft i løpet av perioden. Nær 100 prosent av fagsystemene er personregistre. Datatilsynet har varslet at det vil komme en ny personvernlov med en betydelig innskjerping av personvernet 3. Fra 1. mai 2018 vil et nytt, felles dataregelverk i EU General Data Protection Regulation erstatte den nåværende Personopplysningsloven. Et vesentlig krav i den nye loven vil være at kommunene har oversikt over hvilke personopplysninger de behandler til enhver tid. Forvaltningssystem for IKA Øst inneholder allerede denne oversikten. Konsekvensene av reviderte lover og regler både for arkivskapere og arkivdepot må følges opp i planperioden og praktiske konsekvenser må innarbeides i de årlige virksomhetsplanene. Delmål 7. Rammer for ekspansjon og utvikling av tjenestetilbudet Situasjonen for arbeidet med nye lokaler vil sette rammene for hvor raskt og hvor omfattende IKA Øst kan ekspandere. Innenfor de rammene som settes av strategiske beslutninger, økonomi, fysiske fasiliteter og kapasitet, skal IKA Øst arbeide for å utvikle tjenestetilbudet. Det er en langsiktig målsetting å øke antall medlemskommuner, men det kan ikke settes noen tidsfrist for dette. I januar 2016 var det et møte mellom IKA Øst og en gruppe kommuner på Øvre Romerike: Eidsvoll, Nes, Nannestad, Hurdal, Gjerdrum og Ullensaker. Etter dette møtet har IKA Øst beregnet kostnadene ved et medlemskap for disse kommunene basert på samme beregningsgrunnlag som for dagens eiere. Eidsvoll og Ullensaker har i ettertid vist interesse for å leie magasinplass hos IKA Øst - i første omgang uten å være medlemmer. Våren 2017 har også Arbeiderbevegelsen arkiv i Hedmark vist interesse for et samarbeid med IKA Øst og bla. leie depotplass for sine arkiver (ca. 400 hyllemeter). I planperioden vil det være særlig viktig å holde denne saken varm, og følge opp både Akershuskommunene og Arbeiderbevegelsens arkiv. 3 Jf. Kommunal rapport