Orientering fra BRUKERGRUPPEN

Transkript

1 Trondheim byarkiv Orientering fra BRUKERGRUPPEN Kontaktkonferansen og 22. mai 2014

2 Brukergruppen Rådgivende gruppe for daglig leder Vedtatt på styremøtet 27. februar 2013 Vedtatt på representantskapsmøtet 7. mai 2013 Nina Fossbakken(Stjørdal), Britt Brevik (Ørland), Solveig Bigset (NTFK), Stein T. Eriksen (STFK), Elin E. Harder (Trondheim), Steinar Lianes (Klæbu) Brukergruppen IKA Trøndelag Elin E. Harder 22. mai

3 Representantskap Styre IKA- Trøndelag IKS Adm./ ledelse IKA-Trøndelag IKS Organisasjon IKA- Trøndelag IKS Brukergruppe Velges på kontaktkonferansen - Valgkomité Brukergruppen IKA Trøndelag Elin E. Harder 22. mai

4 Brukergruppens mandat Brukergruppen skal være et rådgivende organ for adm./ledelse i IKA Trøndelag innenfor faglige og strategiske områder. Gruppen skal være en arena for videreutvikling og løsning av faglige og strategiske oppgaver ut fra eiernes behov. Gruppen skal være et faglig kreativt forum for videreutvikling av organisasjon og tjenester (for eksempel drift, virksomhetsplan, budsjett) Brukergruppen IKA Trøndelag Elin E. Harder 22. mai

5 Hvordan tok vi fatt på jobben? Arbeidsform og tid til møter (5 stk siste år) Roller og oppgaver, ansvar og myndighet hos IKA, jf. bl.a. brukerundersøkelse fra 2012 Selskapsavtalen Hva skal inngå i eierbidraget? Hvordan får vi mest igjen for pengene? Hva kan være betalbart? Brukergruppen IKA Trøndelag Elin E. Harder 22. mai

6 6

7 Selskapsavtalen Strategiplanen Virksomhetsplanen Brukergruppen IKA Trøndelag Elin E. Harder 22. mai

8 Vi ønsker oss IKA oppretter arbeidsgrupper / workshops med relevante utfordringer som alle står ovenfor. Eksempler: Digital deponering (jf. utsendte rutiner/forslag) Bevarings- og kassasjonsplan (oppdatert teknisk arkivforskrift 2014) SvarUt og eforvaltning (oppdatert eforvaltningsforskrift 2014) Brukergruppen IKA Trøndelag Elin E. Harder 22. mai

9 Flere workshops på Dora? Godt trådløst-nett er et must! Vi deler og jobber = Innovasjon Medarbeiderskap Lærende organisasjoner Brukergruppen IKA Trøndelag Elin E. Harder 22. mai

10 Prioritere etterslep Foreslåtte tiltak Bli á jour med avlevert materiale som ennå ikke er ordnet/registrert. Utgifter til dette må prioriteres av og i selskapet. Fremtidige avleveringer: Pris og tidsplan må avtales. Betalbart: Spesialkurs Konsulentbistand Kurs til selvkost? Blir rimelig når vi deler! Kan hente flinke instruktører til regionen. Brukergruppen IKA Trøndelag Elin E. Harder 22. mai

11 Foreslåtte tiltak Fortolkning av Selskapsavtalens 4 Selskapet skal kunne fungere som arkivdepot for eiernes papirbaserte og elektroniske arkiver og sørge for at materialet blir gjort tilgjengelig for offentlig bruk... Tolke inn tilgjengeliggjøring av deponerte digitale arkiv fra dag 1 ikke etter 25 år! Brukergruppen IKA Trøndelag Elin E. Harder 22. mai

12 Vi ønsker oss IKA bidrar til compliance (å være i tråd med lover/forskrifter og standarder) IKA følger med i hva som rører seg i bransjen IKA har oversikt over hvem av eierkommunene som har kompetanse / erfaring som andre kan dra nytte av (deling beste praksis), f.eks. Integrasjon med ulike fagsystemer Deponeringsarbeid Innsynsløsninger Brukergruppen IKA Trøndelag Elin E. Harder 22. mai

13 Foreslåtte tiltak IKA vet ikke alt, men kan vite hvem som vet! Samle beste-praksis kompetanse (frikjøpe kompetanse fra eierkommuner?) Bruke kompetansen fra kommunene når noen har tatt et skritt foran. Til sammen vet vi mye! Brukergruppen IKA Trøndelag Elin E. Harder 22. mai

14 Sikker bevaring! Riktig formidling! 14

15 Vi ønsker oss IKA Infobank! Bra nettsider kan bli enda bedre. Samling av beste praksis. Lenker til nyttig info. Lenker til kontaktpersoner i andre eierkommuner som har gått foran. Veiledere. Seminar er seminar (workshop er workshop) Fortsatt gode seminarer; faglig påfyll til flest mulig! Bredere høring og større deltakelse i f m strategi- og virksomhetsplan Brukergruppen IKA Trøndelag Elin E. Harder 22. mai

16 Oppsummert IKA prioriterer primæroppgaver først Depot og avleveringer Formidling Arkivfaglig veiledning Danning bevaring (depot) går hånd i hånd i elektroniske arkiv Brukergruppen IKA Trøndelag Elin E. Harder 22. mai

17 Oppsummert Vi har medlemsfordeler Selskapsavtalen Depot, papir og elektronisk. Formidling fra dette Generell arkivfaglig råd og veiledning Seminar og workshops Kurs (som er felles) Og vi kan velge å kjøpe noe ( konkurranseutsatt ) Brukergruppen IKA Trøndelag Elin E. Harder 22. mai

18 Dette skal vi jobbe med nå! Strategiplanen Virksomhetsplanen Ny form Presentasjon i årsrapporten, skille kjernevirksomheten fra betalbare oppdrag og prosjekter Rapporten Arkivsenteret Dora Mulighetenes arena Brukergruppen IKA Trøndelag Elin E. Harder 22. mai

19 Om valg av medlemmer Du kan være med og påvirke! Vi ble valgt på Kontaktkonferansen for to år, og hele gruppen minus Eriksen fortsetter ett år til. Varamedlem er fast innkalt. Hvordan ønsker Daglig leder at eierne skal holdes orientert om Brukergruppens arbeid? Brukergruppen IKA Trøndelag Elin E. Harder 22. mai