Handlingsplan for Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN)

Transkript

1 Handlingsplan for Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) Målsettinger og tiltak for arbeidet fremover: Handlingsplanen skisserer hovedoppgavene for IKAN i tråd med vedtektene og de føringer IKANs organ legger for virksomheten. En ny viktig premissleverandør er Plan for arkivfeltet, og de føringer denne gir. Disse er tatt inn der det naturlig hører inn i handlingsplanen. Arkivlandskapet endrer seg over tid. Prioritering av oppgavene på arkivsektoren i kommunene likeså. Arkivet er blitt et sentralt instrument i arbeidet med å utvikle rasjonelle administrasjonsrutiner, å gi de politiske organene rask og relevant informasjon, og gjøre kommunene gode i strevet med å overholde informasjonsplikten overfor publikum. Det er viktig at alle fasene i arkivarbeidet, fra arkivdanning til avlevering til depot og formidling av historiske arkiv blir sett i sammenheng og integrert i en helhet. IKAN skal hjelpe kommunene i dette arbeidet, først og fremst ved å utvikle kompetansen lokalt i den enkelte kommune, men også ved å overta oppgaver som kommunene bedre kan løse i fellesskap, for eksempel å være depotinstitusjon. For å utnytte ressursene best mulig er det viktig at innsatsen kan nå alle kommunene på en rasjonell måte, for eksempel ved at IKANs tiltak rettes kollektivt mot medlemmene i stedet for mot medlemmene enkelvis. Spesielle satsingsområder for perioden 2006/2007 er arkivplan på nett, innsamling av manuelle personregister, tilby depot, og økt fokus på formidling. 1. Arkivfaglig kompetansesenter Målsetting: Plan for Arkivfeltet stiller krav til Arkiv i Nordland om å være en kompetanseinstitusjon i Nordland. Innenfor Arkiv i Nordland er IKAN medlemskommunene sitt arkivfaglig kompetansesenter. Vi skal aktivt markedsføre våre tjenester overfor medlemmene: Vi skal gi konsulentbistand i arkivfaglige spørsmål med kort saksbehandlingstid. Vi skal avholde kurs eller seminar hvert halvår, med aktuelle tema. Vi skal bistå kommunene med å utarbeide arkivplan. Vi skal utarbeide ulike arkivveiledninger i samarbeid med andre IKA. IKAN må kontinuerlig videreutvikle veiledningstjenestene overfor medlemskommunene. Utfordringer som depot for elektronisk arkivmateriale vil stille store krav til investering i utstyr og programvare. Slike investeringer vil være store for en institusjon som AiN, vi må inngå samarbeidsordninger med andre kommunearkivinstitusjoner.

2 2006: Kontaktseminar: Vi skal arrangere et kontaktseminar over to dager XX i Bodø. Tema: Dag en: Omorganisering/strukturendring og arkivhåndtering Dag to: Veien til fullelektronisk arkiv 2006: Kurs: Vi skal avholde kurs tre steder i fylket i september. Tema: Dagskurs Grunnleggende personregister-arkiv kurs, fra vugge til grav Dagskurs : Periodisering? 2006: Kurs i ordning av eldre arkiv i februar/mars. Meløy kommune er vertskommune. Kursets innhold vil bli sett i sammenheng med avlevering av arkiv til depot. 2006: arrangere Arkivlederseminar i løpet av oktober. Tema: Bøllekurs for arkivarer. Bevisstgjøring av egen rolle, og arkivets rolle i organisasjonen. Organisasjonslæring. 2006/2007: Konsulenttjenester: Bistå kommunene med rask saksbehandling på små og store spørsmål de har i den daglige arkivdanningen, ved omorganiseringer, eldre og avsluttet arkiv, depot med mer. 2006: Utvikle og utnytte spisskompetansen på Elektronisk arkivplan: Effektivisere arkivplanarbeidet og følge opp kommunene regionvis. Halvparten av medlemskommunene skal være i gang med utarbeiding av arkivplan i løpet av Intern kompetanseheving Målsetting: Arkiv i Nordlands arkivarer skal hele tiden være oppdatert på alle felter innenfor arkivforvaltning. Intern kompetansebygging er en kontinuerlig prosess i institusjonen samt bygging og vedlikehold av faglige nettverk med andre institusjoner. 2006/2007: Utvikle spisskompetanse på elektroniske arkiv/ bevaring av elektronisk informasjon og elektroniske system. 2006: Etablere samarbeidsordninger med andre kommunearkivinstitusjoner om bevaringsstrategier for elektronisk arkiv. 2006/2007: Videreutvikle nettverket med andre arkivinstitusjoner Gjennomføre internseminarer på aktuelle arkivfaglige tema 3. Mottak og forvaltning av manuelle personregistre Målsetting: Plan for Arkivfeltet slår fast at Arkiv i Nordland gjennom IKAN skal påta sed å samle inn, registre og sikre trygge bevaringsforhold for sensitivt personregistermateriale. Vi tar imot følgende personregister: - Klientarkiv (klientmapper) etter lov om sosiale tjenester - Barnevernsarkiv (barnevernsmapper) etter lov om barneverntjenester - Pleie og omsorgsarkiv (brukermappe) etter lov om sosiale tjenester - Elevarkiv (elevmapper) i grunnskolen/videregående - Arkiv vedrørende barn i barnehage (barnemappe) - Klientarkiv (klientmapper) innen PPT - Klientarkiv (klientmapper) fra flyktningkontor - Pasientjournaler og helsekort fra kommunehelsetjenesten

3 Etter personopplysningsloven har nå kommunene anledning til selv å oppbevare dette materialet dersom de har godkjente depotforhold, men slikt materiale krever spesielt trygge oppbevaringsforhold og stabile, sikre rutiner for forvaltningen av dem. Kommunene i Nordland oppfyller ikke arkivlovens krav til depot og IKAN vil prioritere å hente inn flere arkiv av denne typen for at materialet skal få best mulig oppbevaring, som trygghet for kommunene og den enkelte registrerte. Det siste året har vi merket økt pågang på denne tjenesten, noe vi anser som et tegn på at medlemmene våre er blitt mer klar over eget ansvar for disse spesielle arkivene. 14 kommuner undertegnet en avtale med AiN om deponering av manuelle personregister. 2006: Aktivt oppfordre kommunene til avlevering. 2006/2007: Fortsette innsamling, registrering, oppbevaring og forvaltning av personregistermateriale. 4. Øke antallet medlemskommuner Målsetting: I hht Plan for Arkivfeltet er rekruttering av alle kommuner i Nordland som medlemmer i IKAN en av tre spesielt prioriterte oppgaver for Arkiv i Nordland. Med dette oppnår vi å øke kvaliteten i arkivdanningen, få bedre samsvar i arkivdanningen i kommunene, ordne og tilgjengeliggjøre eldre arkiver for forskning og sikre innbyggernes demokratiske rettigheter. Det er grunn til å tro at vi i tiden fremover får se ulike samarbeids og effektiviseringsformer som vil ha store strukturmessige konsekvenser og som vil ha innflytelse på arkivarbeidet rundt om i kommunene. Flere medlemskommuner vil styrke IKANs finansielle grunnlag for faglig utviklingsarbeid. På kort sikt: Rekruttere minst to nye medlemskommuner årlig. 2006/2007: Aktivt følge opp potensielle nye medlemskommuner med informasjon om våre tilbud. 2006/2007: Invitere ikke-medlemskommuner som deltagere på våre kurs og arrangementer. 5. Depottjenester Målsetting: Plan for Arkivfeltet slår fast at IKAN gjennom AiN skal bidra til sikker bevaring av eldre og avsluttet kommunalt arkivmateriale i tråd med arkivlovens bestemmelser om arkivdepot. Styret i IKAN har i 2005 vedtatt at IKAN skal tilby depottjeneste til sine medlemmer. Vi skal også bistå kommuner som ønsker å etablere eget depot med arkivfaglig kompetanse. 2006/2007: Tilby kommunene kjøp av depottjenester hos IKAN (medlemmer og ikkemedlemmer) 2006/2007: Bistå kommuner som ønsker å etablere eget depot (alene eller sammen med andre) med vår kompetanse på området. 2006/2007: Kartlegge behov for investeringer og andre behov i forbindelse med depot for elektroniske arkiv.

4 6. Formidling Målsetting: Informere om større og mindre nyheter og aktiviteter som gjelder arkiv på lokalt, regionalt og nasjonalt nivå. Arkheion er et arkivfaglig magasin som kommer ut to ganger årlig. Dette er et faglig samarbeid mellom kommunearkivinstitusjonene, hvor alle bidrar med stoff. Arkheion har en fast redaktør som er knyttet til IKA Kongsberg. Magasinet blir sendt til alle medlemskommuner. 2006/2007: Aktivt gå ut og tilby tjenesten Arkiv i skolen i samarbeid med privatarkivsiden i AiN. Vi tar sikte på å kunne tilby denne tjenesten som en del av Den kulturelle skolesekken i løpet av /2007: Utvikle og oppdatere den nye hjemmesiden vår. Hjemmesiden skal i langt større grad bli et verktøy til kontakt og formidling, også til våre medlemskommuner. 2006/2007: Utgi 4 nummer årlig av Nytt fra AiN 2006/2007. Delta aktivt i Arkheion-samarbeidet. 2006/2007: Markere Arkivenes dag hvert år med et arrangement 7. Ordning og katalogisering av eldre arkiv fra kommunene Målsetting: IKAN har siden etableringen arbeidet med ordning og katalogisering av eldre kommunalt arkivmateriale, i første omgang frem til Arkivene ordnes fortløpende og etter rullering, ved å hente inn en arkivskaper av gangen. De fleste medlemskommunene har fått ordnet formannskap og skolestyre, en del har fått ordnet arkivene til helseråd og fattigstyre. Materialet etter disse arkivskaperne varierer sterkt både i størrelse og tilstand i den enkelte kommune. Nye medlemskommuner blir prioritert i ordningsarbeidet og de får ordnet materiale etter rekkefølge med formannskapet først. Vi vil i tillegg ordne og katalogisere noe eldre materiale (før 1837) og en del mindre arkivskapere som er kommet inn sammen med annet materiale, og som har blitt liggende igjen etter ordning. 2006: Samle inn og ordne etter egen plan. Se vedlegg : Komme à jour med ordning av eldre og mindre arkivskapere som allerede er hentet inn. 2006/2007: a

5 Kommuner Arkiv Tilstand Hvor i magasin Merknad Alstahaug Beiarn Ballangen Bodø Brønnøy Evenes Fauske Formannskap, rest Likningsråd Rest komm.kasse Rest fomannskap Diverse rester Diverse rester Legegruppen Overformynderi Formannskap Rester Kommunekasse, sammen med forliksråd (eget prosjekt) Her, Uordnet Her, Uordnet Her, Uordnet inn etter egen liste 5A fag 2 hylle 6 12B fag 5 hylle 1 12B fag 5 hylle 4 4B fag 3 hylle3,4,5,6 og fag 3 hylle 6 12B fag 5 hylle 6 4B fag 4,5,6 5A fag 3, hylle 3,4,5,6 5A fag 4,5 13A fag 4,5,6 13A fag 3 hylle 6 12B fag 5 hylle 5 7A fag 6 vannskadet Bodø kommune påbegynt ordning av sine arkiver i løpet av året jfr. prosjektet Bodø bys historie Sjekk med Finneidarkivet Gildeskål Grane Hamarøy Liknigsnemnd Div.rester Kommunekasse Formannskap 7A fag 2 hylle 5,6 9A fag 1 og fag 2 hylle 6 12B fag 6 hylle 5 9B fag 2 hylle 6 + fag 3 hylle 3 11A fag 2 hylle 4 + fag 3 Lurøy 5B fag 6 hylle 4,5 5B fag 5 hylle 5,6 6A fag 5 Lødingen Formannskap? 7A

6 Meløy Noe må hentes Nesna a Røst Hvor?? Saltdal Steigen Formannskap, rest? Formannskap Hos oss?? 8A fag 3,4 8A fag 2 hylle 5,6 Sørfold Kommunekasse? 8B fag 4 hylle 4 +fag 5 hylle 1,2,3 + fag 6 Tjeldsund Træna 12A fag 3 hylle 2,3 Tysfjord Her Værøy 4A fag 1 hylle 1,2,3 + 3B fag 5 hylle 2,3,4 4 A fag 2 hylle 1,2 Vega Her uordnet Noe ordnet Tre ulike kommuner Kan være samme sak?