Arkivbestandskartlegging

Transkript

1 Arkivbestandskartlegging Birte Young Fagleder arkiv Øygarden kommune, Prosjektleder for kartlegging, effektivisering og digitalisering av arkiv i Fjell, Sund og Øygarden kommune Styreleder for Interkommunalt arkiv i Hordaland

2 Øygarden kommune Opprettet i 1964 ved sammenslutning av tidligere Hjelme kommune og Herdla kommune. Kystkommune med ca innbyggere. Navnet Øygarden sikter til at flere øyer (jf. skjærgård) ligger som et gjerde (gard) mellom havet og landet innenfor. Sentralarkiv 3 tilsette. Post/arkiv ansvar for alle enheter utenom legekontor og helsestasjon (bare fjernarkiv/depot)

3 Kommunesammenslåing Fjell, Sund og Øygarden kommune har gjort vedtak om å slå seg sammen fra Opprettet prosjektgruppe arkivleder fra hver kommune. Mandat; «Prosjektgruppen sitt mandat er å styre, koordinere og ha ansvar for å effektivisere, digitalisere og avslutte eksisterende arkiv i Fjell, Sund og Øygarden kommune for slik å legge til rette for en effektiv arkivtjeneste i den nye kommunen».

4 Kartlegging Sikre historiske dokument og avslutte arkivene hva finnes det i kommunene? Må ha en fullstendig oversikt over arkivbestand. Utarbeidet et kartleggingsskjema i excel med ulike felt for hvilke data vi ønsket å kartlegge.

5 Kartleggingsskjema

6 Befaring av alle avdelinger i kommunene fra februar til juni 2017 Helsestasjon Brannvesen Frivillighetssentral Voksenopplæring Byggesak Oppmåling Barnevern PPT NAV Bibliotek Institusjoner/Pleie og omsorg 25 skoler 19 barnehager

7 Ut på «skattejakt» Kvalitet/tilstand på arkivene Plassmangel er det bare arkivmateriale som er oppbevart?

8 Ledere som har mistet «dokumentkontroll» og ikke har fått med seg den nye elektroniske verden!

9 «skattejakt» Ordning/oppstilling før kartlegging Turpenger i en barnehage! Seddel utgått i 2001!!

10 Sikre arkiv! Fra skattejakt til musejakt

11 Loft på en skole! Et rom med flere funksjoner.

12 Sammen med en arkivert Loft på nok en skole, med et gammel oppfinnsomt lærer! navn! Avslutta klassedagbøker i en krok.

13 Sykehjem - arkiv oppbevaring på ene siden av rommet og på andre siden.

14 Fjernarkiv i et klasserom

15 Lokasjon = fjernarkiv på et toalett Merknad fra rapport; «fjernarkiv er plassert på et toalett. Styrar finn ikkje nøkkel. Vaktmester må brekke opp skap»

16 Eldre arkivplaner, med gode budskap.

17 Mynt fra 1620

18 Kartlegging Ca hm med papirarkiv i ulik tilstand. En god del er allerede avlevert til depot hos Interkommunalt arkiv i Hordaland. Prosjektet har gitt særs god oversikt over hva som må utføres av ordningsarbeid i de 3 kommunene. Det er og et godt grunnlag for utarbeiding av arkivrutiner for nye Øygarden kommune og BK-plan for Fjell, Sund og Øygarden + nye Øygarden kommune. Vi ser hva vi har og hvordan vi ikke vil ha det!!

19 Kartlegging - dokumentasjon Prosjektleder opprettet egen arkivdel i sak og arkivsystem til Øygarden kommune. Utfordring! Kun prosjektleder har tilgang. OneDrive valgt for fildeling. Alle tilgang til samme versjon av kartleggingsskjema. Må ha nettilgang for oppdatering mister tilgang i f.eks. kjeller. Ikke alle bygg har trådløst nettverk som en kan koble seg på. Skjema må lastes ned til pc og arbeide offline. Skjema må lastes tilbake, men blir en ny versjon.

20 Krever en ledig hylle eller et lite trillebord!

21 Eller penn og papir!

22

23 Arbeid videre med resultat fra kartlegging Mer standardiserte tekster for Overføre alle data fra papir notater til kartleggingsskjema. lokasjon, Overføre informasjon arkivskaper, til arkivplan ny registreringsjobb. Ledere vil ha tall! ordningsprinsipp m.m. Hvor mange hyllemeter med papirarkiv har vi? Hvor mye er ordnet? Hvordan er kvaliteten på arkivene? måling. Hvor er lokasjon for de ulike arkivene? Vi har en særs god oversikt, men hva burde vi gjort annerledes? hva kan gjøre kartleggingsskjema enda bedre? Konsekvent brukt hm i mengde Da hadde vi ikke satt med kalkulator ved endelig opptelling!

24 Bevarings og kassasjonsplan

25 Snøklokkeprosjektet = Vår erfaring overføres til en «app» som kan gjøre arbeidsprosessen med kartlegging mer effektivt! Lansert 13. desember 2017