Rapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Rapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune"

Transkript

1 ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 13/ Kommunestyret Arkivref: 2012/ Saksbeh.: Arnhild Smeland, Arkiv- og systemansvarleg Avdeling: Administrasjonsavdelinga Dir.tlf.: E-post: Saksordførar: Tobias Wessel-Hansen Tangen Rapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Rapport fra Statsarkivet i Kristiansand sitt tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune tas til etterretning. Påleggene etter tilsynet imøtekommes med følgende tiltak: Arkivplan ferdigstilles innen Mangler ved lokale for bortsettingsarkiv utbedres. Dette er utført pr I tillegg må det utarbeides en risikoanalyse for serverrommet i rådhuset. Denne må oversendes Statsarkivet for godkjenning. Saksframlegg: Rapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune Side 1 av 5

2 SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: 1 Endeleg tilsynsrapport og pålegg om utbedringer 2 Endeleg tilsynsrapport SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: Plan for utbedring av bortsettingsarkiv, fra Teknisk avdeling Spørsmål frå arkivleder og svar frå Statsarkivet på spørsmål om sprinkleranlegg i serverrom KORT OM SAKA: 28. november 2012 var Statsarkivet i Kristiansand på besøk i Åmli for å ha tilsyn med arkivforholdene i kommunen. Arkivleder deltok hele tiden, rådmann, IKT-rådgiver og arkivmedarbeider deltok delvis. Hensikten med tilsynet var å kontrollere om arkivforholdene i Åmli kommune er i tråd med arkivloven og lovens forskrifter. Tilsynet ble foretatt med utgangspunkt i vår gamle arkivplan fra Statsarkivet påpeker at de i rapporten bevisst har valgt å ha fokus på avvik og punkter til forbedring, noe som gjør at positive funn ikke kommer like tydelig frem i rapporten. Vi fikk følgende to pålegg etter tilsynet: 1. Åmli kommune må ferdigstille og ajourføre sin arkivplan. Statsarkivet i Kristiansand mottar innan ei stadfesting av at planen er ferdigstillt. 2. Åmli kommune må rette dei manglane ved bortsetjingsarkivlokalet som er nemnde i tilsynsrapporten. Statsarkivet i Kristiansand mottar innan ein plan for korleis Åmli kommune tenker dette gjort. MERKNADER/VURDERING: Statsarkivet påpeker at ressursene satt av til arkiv i kommunen nok er tilstrekkelig til å klare den daglige driften av arkivtjenesten, men at kommunen må sette av en del ekstra ressurser til arkivarbeid i en periode for å komme a jour med de tiltakene som blir beskrevet i rapporten. I rapporten blir det særlig satt fokus på følgende (tiltak planlagt/gjennomført av kommunen i kursiv og utheva): Samarbeidsordninger kommunen er en del av Arkivplanen skal inneholde en oppdatert oversikt over hvilke utskilte virksomheter Åmli kommune deltar i, hva slags virksomhet det er snakk om og hvordan arkivet ordnes i det aktuelle samarbeidet. Det skal også gå fram hva som skal skje med arkivet dersom selskapet/samarbeidet avslutter sin virksomhet, eller om kommunen melder seg ut av selskapet. Hva som skal gjøres ift arkiv bør gå fram av samarbeidsavtalen kommunen inngår i hvert tilfelle. Arkivansvar Rådmannen har det øverste ansvar for arkivarbeidet i kommunen. Arkivleder har det daglige ansvaret. Det er viktig at arkivleder er klar over at dette gjelder både sentralarkivet og arkivtjenestene i ytre enheter. Arkivet i de ytre enhetene angår innbyggerne og deres liv direkte, og det er veldig viktig at denne dokumentasjonen blir ivaretatt. Tilsynet viste at ikke arkivleder har full oversikt over arkivdanningen i ytre enheter. Det er viktig at arkivleder gjør seg synlig og tilgjengelig, og ser til at rutiner blir fulgt. Samt hjelper til med å lage gode rutiner. Saksframlegg: Rapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune Side 2 av 5

3 Arkivplan Åmli kommune må lage en oppdatert arkivplan som skal holdes a jour jf. Arkivforskriften 2-2. Det er nødvendig med en stor innsats for å samle oppdatert versjon av alle rutiner, instrukser, regler m.m. i arkivplanen. Elektroniske arkiv- og fagsystem må dokumenteres i arkivplanen i hht skjema delt ut under tilsynet. Dette er en omfattende jobb som også må involvere IKT-rådgiver. Oversikten skal også gjelde avsluttede systemer. Statsarkivet setter frist til 1. juli 2013 med å ha oppdatert arkivplan ferdig. Arkivplanen må så holdes løpende oppdatert med alle endringer som måtte komme. Dette innebærer at arkivleder må ha fokus på oppgaven i tiden fremover, og la enkelte andre oppgaver ligge. For å imøtekomme kravet om godkjent arkivplan har arkivleder meldt kommunen inn i arkivplan.no der en er i gang med å lage arkivplan som vil bli tilgjengelig for alle. Det samarbeides med de andre kommunene i østregionen. Intensjonen er at arkivplanen skal være ferdig innen fristen, Journalføringsrutiner Kommunen er stort sett a jour med journalføring, men det kan i perioder være et lite etterslep. Kommunen bør tilstrebe å til enhver tid være a jour på dette. Åmli kommune har offentlig postjournal på nett. Dette omfatter likevel ikke hele arkivdanningen til Åmli kommune, og det bør av nettsiden gå fram hvilke arkivdeler som fins i postlista, og hvilke arkivdeler som er utelatt. En liten utbedring her er gjort. Alle rutiner som har med arkivtjenestens arbeid å gjøre må dokumenteres i arkivplanen. Elektroniske arkiv Åmli kommune bruker ephorte som sak-/arkivsystem. Alle kommunens avdelinger bruker dette systemet til ren saksbehandling. Barnehagebarnmapper, elevmapper og personalarkiv er i ephorte. Andre klient-/pasientsaker ligger i fagsystemer. Arkivleder er systemansvarlig for ephorte, og systemet driftes av IKT i Vegårshei kommune. Server er lokalisert i Tvedestrand. Det er planlagt snarlig backup til en server i Vegårshei. Kommunen har flere fagsystem som blir brukt i de ytre enhetene. Driften av disse skjer foreløpig i Åmli, men skal flyttes til Tvedestrand. Det er sentralt for kommunen å huske på at for all arkivdanning som skjer utenfor ephorte er det papir som er gjeldende lagringsmedium. Det er arkivleders ansvar å se til at dette skjer på riktig måte også i de ytre enhetene. Også her vil det være nødvendig å gi arkivleder ekstra ressurser for å få oversikt over dette. Under tilsynet kom det fram at hun ikke har kapasitet til dette slik det er nå. Under tilsynet ble det diskutert hvordan det er mulig å få godkjent fagsystem for elektronisk langtidslagring av arkivmateriale. Det er bare NOARK-godkjente system som automatisk er godkjent for dette. Men det er også mulig å få godkjenning av andre system, men da må hvert system bli rendyrket for f.eks. pasientopplysninger, og at all saksbehandling skjer i ephorte. Papirarkiv Kommunen har p.t. ingen avdelinger med ren arkivdanning på papir. En del av avdelingene tar utskrifter fra fagsystemene og arkiverer på papir. Arkivlokale Åmli kommune har et lokale for bortsettingsarkiv, i tillegg et serverrom i rådhuset. Under tilsynet ble det avdekket følgende problem med serverrommet: o Det var sprinklaranlegg i taket. Det kan skada servar om brannalarm går. o Døra var ikkje låst. Rommet må alltid være låst og det må være avgrensingar for kven som har tilgang til rommet. Døra til serverrommet er nå låst, og det er kun IKT og teknisk avdeling som har nøkkel til rommet. Når det gjelder sprinkleranlegg i serverrommet har arkivleder tidlig i prosessen med bygging av nytt rådhus (i notat av ) gjort prosjektleder oppmerksom på kravene til arkivlokaler, og serverrom ved nybygg. Likevel er serverrommet bygget med fullsprinkling. Saksframlegg: Rapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune Side 3 av 5

4 Arkivleder har tatt kontakt med Statsarkivet i Kristiansand i forhold til hva vi kan gjøre med dette, og fått følgende svar: Arkivforskriften skiller ikke mellom hva slags materiale som lagres i lokalet, så i utgangspunktet er det ikke tillatt med sprinkleranlegg i serverrom som benyttes til arkivlokale. Det mest korrekte for et slik lokale vil i så måte være et automatisk brannvarslingsanlegg som ikke er koblet til automatisk sprinkleranlegg. Det finnes også slukkemetoder for slike rom som ikke fordrer bruk av vann. Vi går ut fra at kommunen har vurdert slike systemer. Likevel er det et moment at vann fra sprinkleranlegg ikke med sikkerhet vil ødelegge informasjonen på harddisker etc, selv om maskinvaren for øvrig vil kunne skades ved utløsning av anlegget. Kommunen må foreta en dokumentert risikoanalyse for serverrommet og for bruken av sprinkleranlegg i lokalet, med fokus på sikkerheten for opplysningene som er lagret på maskinene i lokalet. Vi ber om å få tilsendt denne analysen før vi tar endelig stilling til om lokalet er tilfredsstillende i forhold til en rimelig tolkning av kravene i Arkivlovforskriften. Konklusjonen blir derfor at vi må foreta en risikoanalyse for serverrommet, som må oversendes Statsarkivet til godkjenning. Også får vi håpe dette er tilstrekkelig til at serverrommet blir ansett som tilfredsstillende til tross for sprinkleranlegget. Når det gjelder lokale for bortsettingsarkiv ble det i brev fra Statsarkivet i Kristiansand gitt en frist til for å rette mangler ved dette rommet. Ved tilsynet ble det likevel funnet flere feil og mangler og mulige utfordringer som må undersøkes nærmere. Følgende må undersøkes nærmere (med plan for utbedring fra Teknisk avdeling i kursiv): 1. Er karma til døra inn til rommet slik at døra har tilstrekkelig brannmotstandsevne? Viss ikkje må dette utbetrast. - Karmen skal festes bedre innen Er kott som går inn i rommet (men har eigen inngang) ein del av same branncelle? I så fall må det undersøkjast om dette rommet tilfredsstiller krava til arkivlokale i arkivforskrifta. - Kottet er et sikringskap og det er sannsynligvis ikke brannvegg i mellom kott og arkivrom. Det vil bli satt opp 2 lag med gipsplater for å tilfredsstille kravene. Samtidig legges lyset over til 1 bryter. Utbedres innen Er det installert stengjeventil (brannspjell) i ventilasjonsanlegget inn til rommet (2 ulike stader)? - Nei det er det ikke. Det ene avtrekket er veldig vanskelig å komme til, dermed vil det stenges og lukkes. I det andre avtrekket vil det bli installert en stengeventil. Utbedres innen Dør mangler sjølvlukkande mekanisme. - Det vil bli installert innen Rommet manglar brannsløkkingsapparat. - Det vil bli kjøpt inn innen Rommet manglar termometer og hydrometer som gjer det mogleg å holde kontroll på klimaet. - Dette er nå på plass. 7. Rommet manglar brann- og innbrotsalarm. - Dette er nå på plass. 8. Hol i tak må tettast slik at dei ikkje svekkjar rommets brannmotstandsevne. - Hullet vil bli tettet igjen innen Kum/sluk i golv må ikkje kunne utgjere fare for arkivmaterialet ved at det kan komme vann/kloakk opp i rommet. - Sluket vil bli tettet igjen innen Alle disse utbedringene er ifølge teknisk avdeling utført pr Saksframlegg: Rapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune Side 4 av 5

5 Oppsummering Tilsynet var en positiv opplevelse for arkivleder. Vi fikk bekreftet at veldig mye av det vi gjør er veldig bra! Samtidig som vi fikk bekreftet det vi allerede visste, at mange av de viktige oppgavene i forbindelse med arkiv blir nedprioritert til fordel for andre oppgaver. Det er viktig å ha tid til å utvikle og oppdatere arkivtjenesten, arkivsystemet og arkivleder. I hverdagen blir ikke dette prioritert fordi vi har mer enn nok med å holde unna de løpende oppgavene. Arkivleder ønsker seg mer tid til å kunne utvikle sak-/arkivsystemet og rutinene i forbindelse med arkivarbeidet. Her er mye potensiale som ikke blir brukt fordi vi ikke har tid til å arbeide med det. Utvikling av systemet vil komme både saksbehandlere og ledere til gode. I tillegg vil det kunne komme politikere og publikum til gode i form av bedre tjenester på nettsida og i innsynsmodulen mot sak-/arkivsystemet. I tillegg trengs faglig påfyll for å holde tritt ift lover og regler, og stadig nye problemstillinger. Saksframlegg: Rapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune Side 5 av 5

Tilsyn med arkivtilhøva i Åmli kommune

Tilsyn med arkivtilhøva i Åmli kommune Tilsyn med arkivtilhøva i Åmli kommune Førebels tilsynsrapport Sak 2012/16684 Dato for tilsyn: 28.11.2012 Stad: Åmli Rapportdato: 3.1.201311.12.2012 Utarbeida av: Lars Aase Kjetil Reithaug Kjell J. Bråstad

Detaljer

ÅMLI KOMMUNE. Møteinnkalling. Utval: FORMANNSKAPET Møtestad: Rådhuset Dato: Tidspunkt: 12:30

ÅMLI KOMMUNE. Møteinnkalling. Utval: FORMANNSKAPET Møtestad: Rådhuset Dato: Tidspunkt: 12:30 ÅMLI KOMMUNE Møteinnkalling Utval: FORMANNSKAPET Møtestad: Rådhuset Dato: 14.03.2016 Tidspunkt: 12:30 Forfall for politisk valte medlemmar vert å melde via webskjema på kommunen si nettside. Forfall for

Detaljer

ÅMLI KOMMUNE. Møteinnkalling FORMANNSKAPET EKSTRAORDINÆRT MØTE. Utval: Dato: Tidspunkt: 11:00

ÅMLI KOMMUNE. Møteinnkalling FORMANNSKAPET EKSTRAORDINÆRT MØTE. Utval: Dato: Tidspunkt: 11:00 ÅMLI KOMMUNE Møteinnkalling Utval: Møtestad: FORMANNSKAPET EKSTRAORDINÆRT MØTE Rådhuset Dato: 08.10.2015 Tidspunkt: 11:00 Forfall for politisk valte medlemmar vert å melde til Åmli kommune sitt informasjonssenter

Detaljer

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:

Detaljer

Arkivforvaltningen i Målselv

Arkivforvaltningen i Målselv Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder

Detaljer

Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal

Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal Om tilsyn og rammene for disse Fokusområder i tilsynsarbeidet Hovedutfordringen! Hvordan unngå å få avvik praktiske tips Kontaktkonferanse IKA Møre og Romsdal,

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune STATSARKIVET I KRISTIANSAND Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune Lillian Lunden 24.06.2015 Tilsynsrapport Sak: 2015/5336 Dato for tilsyn: 16.04. og 20.04. 2015 Rapportdato: 24.06.2015 Utarbeidet

Detaljer

DØNNA KOMMUNE SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 12/999

DØNNA KOMMUNE SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 12/999 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 12/999 KOMMUNEHUSET - FERDIGSTILLELSE AV ARKIVROM. INVESTERINGSSAK 2013. Rådmannens innstilling: Kommunestyret godkjenner at arkivlokalene

Detaljer

Forsøk med snøscooterløyper - kommunedelplan. Godkjenning av planprogram.

Forsøk med snøscooterløyper - kommunedelplan. Godkjenning av planprogram. ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 14/25 10.06.2014 Planutvalet 14/90 19.06.2014 Kommunestyret Arkivref: 2014/235-32 Saksbeh.: Lars Gangsei, Avdelingsingeniør Avdeling: Plan- og næringsavdelinga

Detaljer

Gode arkivlokaler- viktig og relevant. http://www.hblad.no/bildeserier/article441722.ec e

Gode arkivlokaler- viktig og relevant. http://www.hblad.no/bildeserier/article441722.ec e Gode arkivlokaler- viktig og relevant http://www.hblad.no/bildeserier/article441722.ec e 1 Strakstiltak Enkeltark kan tørkes Protokoller bør frysetørres. Legges straks i fryser. Dette bare aktuelt om materialet

Detaljer

Erfaringer med tilsyn

Erfaringer med tilsyn Erfaringer med tilsyn Foto: Per Kvalvik Marianne Rotvær Arkivleder Kristiansund kommune 21. Oktober 2015 Kristiansund kommune Møre og Romsdal 24 500 innbyggere ( 2014) 1800 faste ansatte (2014) Enhet IKT-

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune

Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune STATSARKIVET I TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune Sak: 2013/5603 Dato for tilsyn: 12.3.2013 Sted: Rådhuset Tilsynsrapport Kommunen ga tilbakemelding til foreløpig rapport: 27.8.2013 Rapportdato:

Detaljer

Er det fare for slik skade? 4.1

Er det fare for slik skade? 4.1 SJEKKLISTE VED UTARBEIDELSE AV BYGNINGSFAGLIG RAPPORT Arkivforskriftens 4-3 Plassering av arkivlokale 4-3 Arkivlokala skal plasserast slik i bygningen at arkivmaterialet er godt verna. Ein skal særleg

Detaljer

Erfaringer med tilsyn

Erfaringer med tilsyn Erfaringer med tilsyn Foto: Per Kvalvik Marianne Rotvær Arkivleder Kristiansund kommune 27. Mai 2015 Kristiansund kommune Møre og Romsdal 24 500 innbyggere ( 2014) 1800 faste ansatte (2014) Enhet IKT-

Detaljer

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune Arkivforvaltningen i Balsfjord kommune 1 Rådmannen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten til enhetsleder for Interntjenesten, som igjen har delegert ansvar og myndighet til arkivleder.

Detaljer

Forvaltningsrevisjon gjennomført 2012/13: Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning

Forvaltningsrevisjon gjennomført 2012/13: Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning Forvaltningsrevisjon gjennomført 2012/13: Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning Statusrapport 2014 sikrer at Sentralarkivets virkeområde utvides til å

Detaljer

Evaluering av prøveordningen med arbeidsledere på Teknisk avdeling.

Evaluering av prøveordningen med arbeidsledere på Teknisk avdeling. ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 15/18 20.04.2015 Administrasjonsutvalet 15/44 30.04.2015 Kommunestyret Arkivref: 2013/1103-14 Saksbeh.: Jan Terje Jansen, Teknisk leiar Avdeling:

Detaljer

ÅMLI KOMMUNE. Møteinnkalling FORMANNSKAPET. Utval: Dato: Tidspunkt: 13:00

ÅMLI KOMMUNE. Møteinnkalling FORMANNSKAPET. Utval: Dato: Tidspunkt: 13:00 ÅMLI KOMMUNE Møteinnkalling Utval: Møtestad: FORMANNSKAPET Rådhuset Dato: 07.12.2015 Tidspunkt: 13:00 Forfall for politisk valte medlemmar vert å melde via webskjema på kommunen si nettside. Forfall for

Detaljer

Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport

Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport Oppsummere Riksrevisjonens funn Fokusere på Statsarkivet i Trondheims inspeksjoner av kommuner og våre funn De samsvarer i stor grad med Riksrevisjonens

Detaljer

Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift

Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010 pr. 1.2.2010 - JPe Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift 1 Arkivplan for HiT Arkivplan for HiT utarbeides i ephorte (2009/3-10) Tidligere arkivplan omfattet

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Formål med grunnkurs i arkiv Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv,

Detaljer

ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING. Røykfri kommune RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: BEHANDLING I UNGDOMSRÅDET DEN TILRÅDING I UNGDOMSRÅDET DEN

ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING. Røykfri kommune RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: BEHANDLING I UNGDOMSRÅDET DEN TILRÅDING I UNGDOMSRÅDET DEN ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 15/2 12.02.2015 Ungdomsrådet 15/2 16.02.2015 Arbeidsmiljøutvalet 15/6 16.02.2015 Administrasjonsutvalet 15/9 16.02.2015 Formannskapet 15/2 16.02.2015

Detaljer

Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER

Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER Kjetil Reithaug Statsarkivar Statsarkivet i Kristiansand NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER

Detaljer

ÅMLI KOMMUNE. Møteinnkalling VALSTYRET. Utval: Dato: Tidspunkt: 13:00

ÅMLI KOMMUNE. Møteinnkalling VALSTYRET. Utval: Dato: Tidspunkt: 13:00 ÅMLI KOMMUNE Møteinnkalling Utval: Møtestad: VALSTYRET Rådhuset Dato: 16.02.2015 Tidspunkt: 13:00 Forfall for politisk valte medlemmar vert å melde til Åmli kommune sitt informasjonssenter på telefon 37

Detaljer

Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015

Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015 Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015 Erfaringer fra tilsynsbesøk Arkivsjef Grete Gavelstad Tilsynsbesøk fra Datatilsynet 24. januar 2014 kl 0900-1200 Internkontroll og informasjonssikkerhet Formål

Detaljer

ÅMLI KOMMUNE. Møteinnkalling ARBEIDSMILJØUTVALET. Utval: Dato: 18.08.2014 Tidspunkt: 08:30

ÅMLI KOMMUNE. Møteinnkalling ARBEIDSMILJØUTVALET. Utval: Dato: 18.08.2014 Tidspunkt: 08:30 ÅMLI KOMMUNE Møteinnkalling Utval: Møtestad: ARBEIDSMILJØUTVALET Rådhuset Dato: 18.08.2014 Tidspunkt: 08:30 Forfall for politisk valte medlemmar vert å melde til Åmli kommune sitt informasjonssenter på

Detaljer

ÅMLI KOMMUNE. Møteinnkalling UNGDOMSRÅDET. Utval: Dato: Tidspunkt: 11:00

ÅMLI KOMMUNE. Møteinnkalling UNGDOMSRÅDET. Utval: Dato: Tidspunkt: 11:00 ÅMLI KOMMUNE Møteinnkalling Utval: Møtestad: UNGDOMSRÅDET Åmlihallen, Oasen Dato: 21.10.2013 Tidspunkt: 11:00 Forfall vert å melde til ungdomsarbeidar Jetmund Berntsen på tlf. 91551997. Varafolk møter

Detaljer

ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING. Lønnspolitiske retningslinjer RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG:

ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING. Lønnspolitiske retningslinjer RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 16/29 12.09.2016 Administrasjonsutvalet Arkivref: 2016/718-6 Saksbeh.: Terje Beruldsen, Leiar Eining: Rådmannens stab Dir.tlf.: 37 18 52 02 E-post:

Detaljer

ÅMLI KOMMUNE. Møteinnkalling. Utval: ADMINISTRASJONSUTVALET Møtestad: Rådhuset (Ekstraordinært møte) Dato: Tidspunkt: 15:00

ÅMLI KOMMUNE. Møteinnkalling. Utval: ADMINISTRASJONSUTVALET Møtestad: Rådhuset (Ekstraordinært møte) Dato: Tidspunkt: 15:00 ÅMLI KOMMUNE Møteinnkalling Utval: ADMINISTRASJONSUTVALET Møtestad: Rådhuset (Ekstraordinært møte) Dato: 02.11.2016 Tidspunkt: 15:00 Forfall for politisk valte medlemmar vert å melde via webskjema på kommunen

Detaljer

R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R

R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R 2 0 1 6 O M U N D E R S Ø K E L S E N Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester (også

Detaljer

Ei g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer

Ei g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer H ARKIVVERKET STATSARKIVET I TROMSØ Ei g Gamvik kommune Postboks 174 9770 MEHAMN Deres ref Vår ref. Dato 2015/24156 SVNI 08.12.2015 Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer Statsarkivet i Tromsø

Detaljer

Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg - Brev fra Riksarkivet Pålegg om utbedringer etter dokumentbasert tilsyn

Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg - Brev fra Riksarkivet Pålegg om utbedringer etter dokumentbasert tilsyn US-SAK NR: 20/2011 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØREN 1302 1901 SAKSANSVARLIG: GEIR TUTTUREN SAKSBEHANDLER(E): LAILA EBBESEN SMED ARKIVSAK NR:2010/579 Lukking av pålegg fra

Detaljer

Arkiv 2013 27. november 2013

Arkiv 2013 27. november 2013 Arkiv 2013 27. november 2013 Innledning... 2 Organisering... 2 Arkivansvar og fullmakter... 5 Regelverk... 6 Arkivordning... 6 Sikkerhet... 7 Deponering... 8 Tiltaksplan... 9 2 Innledning I henhold til

Detaljer

Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer. Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi

Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer. Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi 1 Kort om Arkivverket Består av Riksarkivet + 8 regionale statsarkiv (Tromsø, Trondheim, Hamar,

Detaljer

^ 3 iuly 2010 MOTTATT. Rapport etter utført tilsyn ved UNN 9038 TROMSØ. Gjennomføring. Dokurrentsenteret UNN HF. Universitetssykehuset Nord-Norge

^ 3 iuly 2010 MOTTATT. Rapport etter utført tilsyn ved UNN 9038 TROMSØ. Gjennomføring. Dokurrentsenteret UNN HF. Universitetssykehuset Nord-Norge A R K I V V E R K E T STATSARKIVET I TROMSØ MOTTATT ^ 3 iuly 2010 Dokurrentsenteret UNN HF Universitetssykehuset Nord-Norge 9038 TROMSØ Deres ref. Vår ref. Dato 2010/2740 HILA 01.06.2010 Rapport etter

Detaljer

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring

Detaljer

ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING. Regional barneverntjeneste Øst i Agder RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG:

ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING. Regional barneverntjeneste Øst i Agder RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 14/13 13.03.2014 Ungdomsrådet 14/20 17.03.2014 Arbeidsmiljøutvalet 14/20 17.03.2014 Administrasjonsutvalet 14/18 17.03.2014 Formannskapet Kommunestyret

Detaljer

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer ARKIVPLAN FOR HATTFJELLDAL tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty KOMMUNE: uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui Retningslinjer for behandling

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Interkommunalt Arkiv i Vest - Agder

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Interkommunalt Arkiv i Vest - Agder Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program: 0900-1130 1130 lunsj 1215 1500 Arbeidsform: innledning om viktige emner - spørsmål og diskusjon i plenum oppgaveløsning

Detaljer

Hva har du gjort de siste 12 årene?

Hva har du gjort de siste 12 årene? Fjorden Baby! Foto: promo http://www.nrk.no/lydverket/medvidapne-oyne/ Hva har du gjort de siste 12 årene? Norsk Arkivråd Region Øst Frokostmøte 9. mars 2011 Anne Mette Dørum, Riksarkivet 1 Har du sjekka

Detaljer

Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune

Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 15/8762 Dato for tilsyn: 6.5.2015 Sted: Kommunehuset i Drangedal, Gudbrandsvei 7 Rapportdato:

Detaljer

Dokumentasjon- og arkivseminar

Dokumentasjon- og arkivseminar Dokumentasjon- og arkivseminar for ledere, saksbehandlere og merkantilt ansatte i NAV og for arkivlederne i kommunene Fra IKAVA Arkivsjef Kjetil Reithaug Rådgiver Turid Holen Program 10.00 11.30 Litt om

Detaljer

Periodisering, bortsetting og avlevering

Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning

Detaljer

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009 Historikk og organisatoriske endringer Perioden 1991 2009 Ås kommune tok i bruk K-koder 01.01.91 og innførte gradvis Unique Sak Arkiv. Tidligere arkivsystem ble avsluttet fra denne dato. Alt gammelt materiale

Detaljer

Erfaringer med tilsyn fra Riksarkivet

Erfaringer med tilsyn fra Riksarkivet Klima- og miljødepartementet Erfaringer med tilsyn fra Riksarkivet Siw May Bohlin Oslo 21. oktober 2015 Norsk Arkivråds seminar Arkivtjenesten i KLD - organisering Vi er totalt 8 ansatte med arkivleder

Detaljer

Svar på behandling av søknad om fradeling av landbruksareal gnr.7 bnr.1

Svar på behandling av søknad om fradeling av landbruksareal gnr.7 bnr.1 Adresse: Gata 5, 4865 Åmli Telefon: 37 18 52 00 E-post: post@amli.kommune.no Org.nr.: 864 965 962 Bank: 2821.07.04800 Avdeling: Plan- og næringsavdelinga Tom Arild Austenå Saksbeh.: Ida Karlstrøm Direkte

Detaljer

Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå?

Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå? Kommunereform Hva med arkivene? Hvordan kan IKAVA bistå? IKAVAs kontaktkonferanse 2015 Turid Holen Kommunereform Stortinget har gitt tilsutning om å gjennomføre en kommunereform. Målet er større, mer robuste

Detaljer

Arkivplan som dokumentasjon og nyttig verktøy i organisasjonen v/sveinung Meyer Svendsen rådgiver, Arkiv i Nordland

Arkivplan som dokumentasjon og nyttig verktøy i organisasjonen v/sveinung Meyer Svendsen rådgiver, Arkiv i Nordland Arkivplan som dokumentasjon og nyttig verktøy i organisasjonen v/sveinung Meyer Svendsen rådgiver, Arkiv i Nordland 28.11.2012 Foto: Bjørn Erik Olsen Arkivplan er lovpålagt Arkivforskriften 2-2 setter

Detaljer

SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Morten Eken Arkiv: C67 Arkivsaksnr.: 16/719 BEHOV FOR EKSTERNE ARKIVTJENESTER FOR MODUM KOMMUNE

SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Morten Eken Arkiv: C67 Arkivsaksnr.: 16/719 BEHOV FOR EKSTERNE ARKIVTJENESTER FOR MODUM KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Morten Eken Arkiv: C67 Arkivsaksnr.: 16/719 BEHOV FOR EKSTERNE ARKIVTJENESTER FOR MODUM KOMMUNE Rådmannens innstilling: Modum kommune søker medlemskap i IKA Kongsberg Kostnadene

Detaljer

Vet en del... Har erfart en del... Hvordan fortelle det? Tror jeg bare forteller...

Vet en del... Har erfart en del... Hvordan fortelle det? Tror jeg bare forteller... «Bevaringsvurdering og dispensasjonssøknad vedr. helelektronisk uttrekk av fagsystem». Vet en del... Har erfart en del... Hvordan fortelle det? Tror jeg bare forteller... Sigve Espeland Interkommunalt

Detaljer

Kommunereform, arkiv og IKA. IKAs kontaktkonferanse 2015

Kommunereform, arkiv og IKA. IKAs kontaktkonferanse 2015 Kommunereform, arkiv og IKA IKAs kontaktkonferanse 2015 Kommunereform «Stortinget har gitt tilslutning til å gjennomføre en kommunereform. Målet er større, mer robuste kommuner med økt makt og myndighet.

Detaljer

ARKIVFAGLIG FAGDAG. Hotell Scandic Kristiansand Bystranda 9. september 2016

ARKIVFAGLIG FAGDAG. Hotell Scandic Kristiansand Bystranda 9. september 2016 ARKIVFAGLIG FAGDAG Hotell Scandic Kristiansand Bystranda 9. september 2016 Program for dagen 10.00 Registrering, kaffe og frukt 10.15 11.00 - Velkommen og generell informasjon v. Monika og Gaute - Kommunereform

Detaljer

Elevarkiv - rutiner og bestemmelser

Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Turid Holen, arkivsjef IKAVA Skolens arkiv Skolens arkiver er kommunale arkiver, hva innebærer det? Arkivansvar Behandlingsansvar personopplysninger Arkivplan arkivplan.no

Detaljer

IKAVAs seminar om dokumentasjon og arkivering i barnevernstjenesten

IKAVAs seminar om dokumentasjon og arkivering i barnevernstjenesten IKAVAs seminar om dokumentasjon og arkivering i barnevernstjenesten Rådgiver Turid Holen Program 10.00 11.30 Litt om godt arkiv og hvorfor, elektroniske fagsystemer, sms og sosiale media 11.30 Lunsj 12.00

Detaljer

JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST

JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST NORD-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE N R. 1700-2 /2007 FORVALTNINGSREVISJON Behandlet i kontrollutvalget i sak 33/07 INNHOLDSREGISTER 1. INNLEDNING... 4 1.1 Bakgrunnen for

Detaljer

Tilbakemelding 2014 på Forvaltningsrevisjonsrapport Prosedyrer og rutiner for Journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning.

Tilbakemelding 2014 på Forvaltningsrevisjonsrapport Prosedyrer og rutiner for Journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning. Byrådssak 257/14 Tilbakemelding 2014 på Forvaltningsrevisjonsrapport Prosedyrer og rutiner for Journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning. BOBS ESARK-1266-201220264-10 Hva saken gjelder:

Detaljer

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn 1 Kort om Arkivverket

Detaljer

Finansiering av gjennomføring av kommunal planstrategi for 2013.

Finansiering av gjennomføring av kommunal planstrategi for 2013. ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 13/28 10.06.2013 Formannskapet 13/82 20.06.2013 Kommunestyret Arkivref: 2012/205-51 Saksbeh.: Tor Hallvard Taxerås, Prosjektleiar plan Avdeling:

Detaljer

Saksframlegg. Trondheim kommune

Saksframlegg. Trondheim kommune Saksframlegg FORVALTNINGSREVISJON TRONDHEIM BYARKIV. TILBAKEMELDING OM OPPFØLGING. Arkivsaksnr.: 10/20770 ::: Sett inn innstillingen under denne linja Forslag til vedtak: Formannskapet tar tilbakemelding

Detaljer

Målekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd

Målekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd Målekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd 7. februar 2014 Arbeidsgruppe i NA Trine Nesland, Anne-Lise Kirkerud, Anja Vestvold, Vilde Ronge og Jorunn Bødtker NAs handlingsplan

Detaljer

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer. http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer. http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc Synnøve Østebø og Ine Fintland, 21.05.2015 Tilsyn hvilken rolle har Arkivverket? Arkivverket Består av

Detaljer

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet 1 Veiledningen Riksarkivarens Rapporter og retningslinjer nr. 23 Ligger tilgjengelig

Detaljer

Rapport Verran Kommune

Rapport Verran Kommune Dora 1 Maskinistgata 1 7042 Trondheim postmottak@ika-trondelag.no Tlf: 73 88 45 00 Org.nr: 971 375 965 Bank: 4435 06 06898 www.ika-trondelag.no Deres ref/dato: Vår ref: 14/270 Dato: 22.04.2014 Rapport

Detaljer

Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger. oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 2010

Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger. oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 2010 Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 1 Svarprosent og svartidspunkt Kommuner (KOM) Svarprosent KOM: 89 % Svarprosent IKA: 68 % Svarprosent

Detaljer

Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014

Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014 Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014 Om statistikken Riksarkivarens statistikk for kommunale arkivtjenester retter seg mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen startet opp i 2010, og er

Detaljer

Tenkte å si litt om...

Tenkte å si litt om... Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE.

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. KRØDSHERAD KOMMUNE SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. Målsetting for sentralisert postbehandling. o Innføring av godt fungerende og enkle standardiserte rutiner. o Rask og korrekt behandling fra posten

Detaljer

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Samdok-konferansen, Gardermoen 11.11.2015 Jon Atle Haugen Riksarkivet 1 Saksbehandling Verdi som

Detaljer

QuestBack kvittering - > lig rapportering om arkivmessige forhold

QuestBack kvittering - > lig rapportering om arkivmessige forhold QuestBack kvittering - > lig rapportering om arkivmessige forhold - 211 Side 1 av 5 Dette er en automatisk generert kvittering fra QuestBack. Nedenfor finner du en kopi av svar p lig rapportering om arkivmessige

Detaljer

Arkiv i kommunereformen

Arkiv i kommunereformen Arkiv i kommunereformen 1 Arkiv i kommunereformen dagens tema Erfaringer fra tilsyn Gjennomgang av veileder om kommunereformen og arkiv Gruppearbeid 2 Tilsynsområder Arkivplan, rutiner og instrukser Arkivansvar

Detaljer

Grunnkurs i arkiv. Monika K. Håland og Snorre D. Øverbø. KUBEN, Arendal,

Grunnkurs i arkiv. Monika K. Håland og Snorre D. Øverbø. KUBEN, Arendal, Grunnkurs i arkiv Monika K. Håland og Snorre D. Øverbø KUBEN, Arendal, 18.04.2017 Velkommen lover og regler for offentlige arkiv - Velkommen - Gjennomgang av dagens program - Litt om KUBEN og Arkivavdelingen

Detaljer

Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen

Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innføring i Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innhold : Noark- 4... 3 Sak (saksmapper/mapper)... 3 Journalpost...

Detaljer

Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn

Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd Jubileumsseminar 26. oktober 2011 1 Hvem er jeg? Bibliotekar med påbygning fra Høgskolen i Oslo

Detaljer

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Debatt? Debattinnlegg Rådmennenes skjulte milliongjeld Debattinnlegg? Nei, konstatering av fakta Vesentlige utfordringer

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Søndre Land kommune

Tilsyn med arkivholdet i Søndre Land kommune STATSARKIVET I HAMAR Tilsyn med arkivholdet i Søndre Land kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2015/31109 Dato for tilsyn: 04.02.2016 Sted: Søndre Land rådhus Rapportdato: 07.03.2016 Utarbeidet av: Thomas

Detaljer

FOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ. Noark 5 i praksis. Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no

FOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ. Noark 5 i praksis. Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no Noark 5 i praksis Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no Oversikt Innledning om arkivprosjektet Hva er forskjellen mellom sak/arkivsystemer og arkiv i fagsystem? Erfaringer med Noark 5 Hvordan Noark 5-standarden

Detaljer

Rutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere

Rutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere ARKIV - Dokumenthåndtering Versjon: 1.0 ID: 2548 Gyldig fra: 05.09.2012 Forfatter: Hilde Simonsen Kvisle (Fagleder arkiv) Revisjonsfrist: 05.09.2013 Godkjent av: Knut Erik Lippert (Informasjonssjef) Rutiner

Detaljer

Forslag til ny forskrift om offentlige arkiv. 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet

Forslag til ny forskrift om offentlige arkiv. 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet om offentlige arkiv 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet 1. Arkivloven med forskrifter (arkivregelverket) 2. Mindre detaljregulering overordnede og funksjonelle krav 3. Tilpasning til digital

Detaljer

Arbeidsgruppe Arkiv kartlegginger SAS Rapport status kartlegging

Arbeidsgruppe Arkiv kartlegginger SAS Rapport status kartlegging Arbeidsgruppe Arkiv kartlegginger SAS Rapport status kartlegging Innhold 1. Innledning... 2 2. Mål for den nye kommunen... 2 3. Mandat... 2 4. Forholdet til lov og forskrift... 3 5. Kartlegginger dagens

Detaljer

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen.

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen. Innledning Det ble utarbeidet nye regler for bevaring/kassasjon i kommunal sektor som trådde i kraft 1.februar 2014. Ansvaret ble da lagt til kommunene for utarbeiding av kassasjonsfrister for arkivmateriale

Detaljer

Instruks. Informasjon- og datasikkerhet Instruks for faggruppe ikt. Gjelder for: Alle ansatte. Vedtatt av: Rådmannen

Instruks. Informasjon- og datasikkerhet Instruks for faggruppe ikt. Gjelder for: Alle ansatte. Vedtatt av: Rådmannen Instruks Informasjon- og datasikkerhet Instruks for faggruppe ikt Gjelder for: Alle ansatte Vedtatt av: Rådmannen Dato: 22.09.2014 Vedtaksnr. 14/23964 JpID: 14/25494 Dokumentansvarlig (Enhet): Interne

Detaljer

Saksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583

Saksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Saksframlegg Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Forslag til innstilling: 1. Bystyret vedtar at Trondheim kommune fremsetter søknad om medeierskap

Detaljer

Tilsyn med arkivholdet i Gjøvik kommune

Tilsyn med arkivholdet i Gjøvik kommune STATSARKIVET I HAMAR Tilsyn med arkivholdet i Gjøvik kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2014/13242 Dato for tilsyn: 03.02.2015 Sted: Gjøvik rådhus Rapportdato: 26.02.2015 Utarbeidet av: Thomas Øverby Sigrid

Detaljer

Siljan kommune. Arkiv. 29. november 2005

Siljan kommune. Arkiv. 29. november 2005 Siljan kommune Arkiv 2005 29. november 2005 Arkiv 2005 Innledning (2) Lovverk (3) Arkivansvar og arkivfullmakter (4) Arkivorganisering (7) Arkivordning (8) Post og arkivrutiner (11) Forbedring og utvikling

Detaljer

ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING. Vurdering av kommunen sitt interkommunale samarbeid. RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG:

ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING. Vurdering av kommunen sitt interkommunale samarbeid. RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 14/17 17.02.2014 Arbeidsmiljøutvalet 14/14 17.02.2014 Administrasjonsutvalet 14/36 27.02.2014 Kommunestyret Arkivref: 2014/54-1 Saksbeh.: Bjarte

Detaljer

Arkiv, lagring og gjenfinning. Kari Myhre, Trondheim kommune

Arkiv, lagring og gjenfinning. Kari Myhre, Trondheim kommune Arkiv, lagring og gjenfinning Kari Myhre, Trondheim kommune 1 Litt om meg Gift og har 2 barn og 3 stebarn Trondheim byarkiv, fagleder for System og Utvikling Systemansvar for sak-/arkivløsning, prosjekt,

Detaljer

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Powerpointbilde nummer en Tips: Begynn med en vits Debatt? Debattinnlegg Rådmennenes skjulte milliongjeld Debattinnlegg?

Detaljer

Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager

Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager Innledning Arkiv er en viktig del av kommunal forvaltning. Arkivene skal dokumentere kommunens saksbehandling, og således være etterprøvbare

Detaljer

Sikker, digital arkivering av personsensitiv informasjon

Sikker, digital arkivering av personsensitiv informasjon Visma FLYT Arkiv Sikker, digital arkivering av personsensitiv informasjon Sikring av papirbasert og elektronisk arkivmateriale VISMA FLYT ARKIV DE GODE GRUNNENE: Sikker lagring av sensitiv data Forbedret

Detaljer

Åpenhet i Bærum kommune

Åpenhet i Bærum kommune Åpenhet i Bærum kommune Innlegg på Norsk Arkivråds kommunekonferanse 14.02.2012 v/gunn Sværen, rådgiver, Bærum Kommune Agenda Kort om Bærum kommune Åpenhetsindeksen - resultat for Bærum kommune Hva gjør

Detaljer

Arkivering av elevarkiv

Arkivering av elevarkiv Arkivering av elevarkiv Turid Holen Arkivsjef IKAVA Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Arkiver i skolen Skolens arkiver er kommunale arkiver, hva innebærer det? Arkivansvar Behandlingsansvar Arkivplan

Detaljer

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Fagsystemer Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Funn sikring av elektronisk arkivmateriale Kommunene og fylkeskommunene mangler tilstrekkelig kompetanse, rutiner og systemer

Detaljer

ÅMLI KOMMUNE. Møteinnkalling RÅDET FOR ELDRE OG MENNESKE MED NEDSETT FUNKSJONSEVNE. Utval: Åmli pleie- og omsorgssenter

ÅMLI KOMMUNE. Møteinnkalling RÅDET FOR ELDRE OG MENNESKE MED NEDSETT FUNKSJONSEVNE. Utval: Åmli pleie- og omsorgssenter ÅMLI KOMMUNE Møteinnkalling Utval: Møtestad: Dato: 21.10.2013 Tidspunkt: 18:00 RÅDET FOR ELDRE OG MENNESKE MED NEDSETT FUNKSJONSEVNE Åmli pleie- og omsorgssenter Forfall for politisk valte medlemmar vert

Detaljer

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010)

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010) Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3:13 (2009 2010) Presentasjon for Norsk Arkivråd Region Øst, 4. november 2010 Bakgrunn ABM-meldingen

Detaljer

RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON

RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON www.vefik.no RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON 2017 Dokumenthåndtering, journalføring og Offentlighet PORSANGER KOMMUNE INNHOLDSFORTEGNELSE 0. SAMMENDRAG... 1 0.1 FORMÅLET MED PROSJEKTET... 1 0.2 REVISORS

Detaljer

Selskapskontroll Hordaland fylkeskommune Arkiv- og journalføringsplikt i selskap. Prosjektplan/engasjementsbrev

Selskapskontroll Hordaland fylkeskommune Arkiv- og journalføringsplikt i selskap. Prosjektplan/engasjementsbrev Selskapskontroll Hordaland fylkeskommune Arkiv- og journalføringsplikt i selskap Prosjektplan/engasjementsbrev September 2015 Innhald 1. Føremål og problemstillingar... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Føremål

Detaljer

Vi viser til Kulturdepartementets brev av 17. oktober 2016 om forslag til ny forskrift om offentlege arkiv (arkivforskriften).

Vi viser til Kulturdepartementets brev av 17. oktober 2016 om forslag til ny forskrift om offentlege arkiv (arkivforskriften). Kulturdepartementet Postboks 8030 Dep 0030 OSLO Deres ref Vår ref Dato 16/1984 16/4133-5 16.01.2017 Høringssvar - ny forskrift om offentlege arkiv Vi viser til Kulturdepartementets brev av 17. oktober

Detaljer

I paragrafenes tegn. Arkivloven med et «kommunalt/fylkeskommunalt» perspektiv Norsk Arkivråd, seminar mars 2014

I paragrafenes tegn. Arkivloven med et «kommunalt/fylkeskommunalt» perspektiv Norsk Arkivråd, seminar mars 2014 I paragrafenes tegn Arkivloven med et «kommunalt/fylkeskommunalt» perspektiv Norsk Arkivråd, seminar 18. 19 mars 2014 Kort om meg Elisabeth Gade Arkivleder i landets 14. største kommune Skedsmo kommune

Detaljer

Innføring av WebSak i videregående skoler, Nordland fylkeskommune. Foto: Bjørn Erik Olsen

Innføring av WebSak i videregående skoler, Nordland fylkeskommune. Foto: Bjørn Erik Olsen Innføring av WebSak i videregående skoler, Nordland fylkeskommune Foto: Bjørn Erik Olsen «Arkivene er kommunen, alt annet kan byttes ut, men uten arkivene hersker kaos og tilfeldighet.» Agenda Mandat og

Detaljer