Referat fra møte i delprosjekt System, arkiv og digitalisering Tjeldsund Saksnr.17/824 Arkivkode 009 Dato:

Transkript

1 Referat fra møte i delprosjekt System, arkiv og digitalisering Tjeldsund 2020 Til: Prosjektrådmannen Kopi til: Hjemmeside Tjeldsund 2020, referansegruppe Fra: Arkiv Tjeldsund 2020 Saksnr.17/824 Arkivkode 009 Dato: Sted Tilstede Forfall Referent Evenskjer Mona Lill-Grethe Kristine Bente Mona Andre møtende Under sak Sak nr. Hva saken gjelder og konklusjon Agenda for møtet Status prosjektet Skånland og Tjeldsund, jfr. vedlagte oversikt. Hvor er vi og hva har vi gjort? Oppfølging Ansvar/frist Vi tok en gjennomgang av hele prosjektet og hva som må være fokusområder denne høsten. Tar utgangspunkt i «boksene» for prosjektet vårt. Delprosjekt 1 Anskaffelse nytt sak-arkivsystem. Prosess juni-desember Innkjøpskontoret AS forestår anskaffelsen. Faggruppe har jobbet med behovsbeskrivelse og forberedelser til forhandlinger Evalueringsmøte Kontrakt primo desember Delprosjekt 2 Organisering av dokumentforvaltningen i ny kommune Mona har fra og med juni 2018 utredet Organisering av ny arkiv- og dokumentforvaltning Tjeldsund Prosjektgruppa behandlet forslaget ferdig i dette møtet. Vi har lagt inn i Faggruppe Prosjektrådmann Mona har oversendt dokumentet til prosjektrådmann. Prosjektrådmann tar

2 dokumentet det som gjelder for Tjeldsund. Forslag: Sentralisert arkiv- og dokumentforvaltning med scanning til sak-/arkiv og fagsystemer i åpen og sikker sone. Navn: Dokumentsenter. Delprosjekt 3 Utarbeidelse ny arkivplan dette videre i organisasjonen. Etter kommunesammenslåing Delprosjekt 4 Uttrekk elektronisk sak-/arkivsystem. Hovedmål: Avslutning arkivskaper Skånland og Tjeldsund nåværende sak-/arkivsystem. Skånland: Startet arbeidet juni Uttrekk fullelektronisk arkiv ESA Skånland periode overlevert mai 2018 til testing Arkiv Troms. 09/18: Vi har igangsatt prosess for å ta uttrekk av Periodisert elektronisk arkiv og 18. Vi må sette av ressurser på kontoret til forberedelser uttrekk. Fortsette å arbeide med avslutning av saker periode Høst Mona, Bente, Skånland Lill-Grethe, Tjeldsund Arkiv Troms på møte i Skånland. Overleverte datadump fra historisk arkiv Jobber videre med denne. Status: Tjeldsund: Ephorte. Dette må prioriteres snarest. Må komme i gang med dette. Sette opp tidsplan. Først periodisering. Opprette nye arkivdeler. Avslutte hver arkivdel. Mål: Få et komplett sakarkiv for Tjeldsund kommune som skal legges ned som arkivskaper. Skånland har siden august 18 tilbudt hjelp med periodisering og generell hjelp til å komme i gang. Samarbeid med EVRY. Tjeldsund har startet jobben med opprydding i ephorte for å klargjøre for periodisering. Det har ikke vært periodisert etter Vi har hatt en gjennomgang med saksbehandlerne for å få avsluttet og ryddet i deres saker. Vi har også arkivansvaret for PLU Evenes. Samarbeidsavtalen mellom Evenes og Tjeldsund er sagt opp fra og med Avslutning av dette arkivet er påbegynt oktober 2018 i samarbeid med arkivansvarlig i Evenes.

3 Delprosjekt 5 Rydding og avslutning fagsystemer. Skarpt skille Databasedump. Ivaretakelse av virksomhetsspesifikke metadata. Avlevering til depot. Mona, Skånland Lill-Grethe, Tjeldsund Hovedmål: Dokumentfangst og avslutning Skånland og Tjeldsund som arkivskaper og fullstendige papirarkiv for alle fagsystemer (Ingen fagsystemer i noen av kommunene er fullelektronisk.) Dette gjelder hele organisasjonen i begge kommunene. Skånland: Status og vurderinger som er gjort: Informasjon til alle driftsenhetene på mail desember 17/januar 18. Det er behov for oppfølging. Gjennomfører derfor arkivfaglige møter/besøk på driftsenhetene september/oktober/november/desember Hva skal bevares? Regelverk: Riksarkivarens forskrift kap. IV og Veiledning til bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter Fagsystemer Visma Barnehage - er integrert med ESA. Trenger ikke gjøre noe utover det vi gjør med avslutning av saker og uttrekk i ESA. Visma Rekruttering - er integrert med ESA. Trenger ikke gjøre noe utover det vi gjør med avslutning av saker og uttrekk i ESA. Visma Profil. Sak-/arkivdelen. Fullstendig papirarkiv for sak-/arkivdelen. Søknad om helseog omsorgstjenester. Inngående dokument, saksfremlegg inntakskomiteen og vedtak. Her har jeg og Per Eivind den kartlagt at vi har disse dokumentene på papir på brukermappe og i sakspapirene til inntakskomiteen. Ikke behov for å kjøre mer ut fra selve saksarkivet. Vi skal kjøre ut postliste/journal fra Da oppfyller vi arkivregelverket Arkiv Troms på møte i Skånland. Startet en prosess med prøveuttrekk Visma Profil Skånland. Etablert kontakt mellom Arkiv Troms og FUNN, Narvik.

4 Visma Velferd. Møte med Reidar og NAV Stat har ikke vi ansvar for, men her er både rullearkivet fra NAV og den statlige delen av arkivet flyttet over til bortsettingsarkivet på rådhuset. Dette grunnet flytting til nytt NAVkontor. Skånland og Tjeldsund blir ett NAV-kontor fra slutten av året Den kommunale delen av Skånland sitt arkiv holdes separat fra Tjeldsund kommune sitt arkiv ut Er fortsatt to arkivskapere. Skarpt skille settes Visma Flyt Skole og Visma Flyt Sampro. Dokumentene i begge fagsystemene er arkivverdige; klasselister, vitnemålsprotokoller og individuelle opplæringsplaner må kjøres ut på papir og pakkes og merkes. Veiledning Hilde og Lisbeth Skånland skole og Veiledning Vanja Grov skole Visma Familia (ETS Barneverntjeneste). Møte med Ranja Her har vi kontroll. ETS Barnevern jobber med å pakke og merke avsluttede saker for barn i Skånland og Tjeldsund så det er klart til overflytting til Tjeldsund 2020 når ETS Barneverntjeneste legges ned. Aktive saker for barn i Skånland og Tjeldsund flyttes over til den nye kommunen og må registreres i Familia på ny arkivskaper Tjeldsund CGM Helsestasjon, CGM Jordmor, ProMed Møte med Oddveig og Britt Elin. Innkalle til nytt oppfølgingsmøte. CGM Legejournal. Møte med Barbro og Grethe Fastlegene har selv arkivansvar for sine pasientjournaler. Brev fra Arkivverket Kommunen har arkivansvar for den delen de er kommunal tilsynslege sykehjem og lege på helsestasjonen. Arkivmessig skjer det en sammenblanding her, derfor er det ikke enkelt å skille ut dokumentasjon som kommunen har arkivansvar for. Tjeldsund:

5 Lill-Grethe og Kristine deltok på ledermøtet og gikk gjennom konsekvensnotatet til prosjektplanen Avslutning av arkiv Tjeldsund 1852 for å orientere om prosessen videre. Visma Profil. Fullstendig papirarkiv. Vi har hatt en gjennomgang med alle avdelinger enkeltvis høsten 2017 med utgangpunkt i arkivplanen for å kartlegge hva som er på papir og hva som må skrives ut. Videre oppfølging og veiledning ved å bruke råd og materiell fra Arkiv Troms planlagt utført januar/februar Visma Velferd. Møte med NAV høsten 2017 for kartlegging av papirarkiv. Kommunal del av arkivet mottatt og satt på fjernarkivet på rådhuset november Statlig del mottatt og midlertidig satt på fjernarkiv på rådhuset november Helsestasjon. Møte med helsesøster høsten Mottatt eldre papirjournaler og oppbevares i låst skap på rådhuset. CGM Helsestasjon avklares nærmere januar/februar Barnehagene. Møte med styrer i Ramsund og i Kanutten barnehage høsten Papirarkiv ute i barnehagene. Søknader om barnehageplass registreres i ephorte. Planlagt oppfølging jan./feb Må også ta med Kongsvik barnehage. Visma Flyt skole. Møte med rektor Ramsund skole og Fjelldal skole høsten Gjennomgang for å kartlegge hva som finnes av papirarkiv. Vi har mottatt papirarkiv uordnet fra begge skolene i forbindelse med riving av Ramsund skole og nedlegging av Fjelldal skole. Dette er satt midlertidig på bortsettingsarkiv på rådhuset i påvente av at de selv skal ordne og klargjøre for avlevering til depot. Vi har også mottatt uordnet eldre papirarkiv fra Kongsvik skole. Dette må følges opp i løpet av første halvår Delprosjekt 6: Digitalisering Delprosjekt 7: Depotleverandør Delprosjekt 8: Arkivlokaler Delprosjekt 9: Avslutte eksisterende arkivrelaterte avtaler Delprosjekt 10: Opplæring Mona foreslår kompetanseheving blant de ansatte Skånland og Tjeldsund arkiv- og dokumenttjenesten første halvår Kan Arkiv Troms lage et opplegg og gjennomføre opplæringen? Henvendelse januar Mona

6