KONTAKTKONFERANSEN KOMPETENT ÅPEN PÅLITELIG SAMFUNNSENGASJERT

Transkript

1 KONTAKTKONFERANSEN KOMPETENT ÅPEN PÅLITELIG SAMFUNNSENGASJERT

2 Nytt sak-arkivsystem og smart informasjonsforvaltning - nye moglegheiter (og utfordringar!)

3 Introduksjon: Kort om status Bk360 i dag Bergen byarkiv si rolle i SAS-prosjektet og forvaltninga Overlevering av system til forvaltning smertefritt? Smart informasjonsforvaltning kva er det? Kva rolle skal og kan Bk360 spele? o Program for digital fornyelse o Den digitale arbeidsflata o Digitalisering av prosessar - skjemaløysningar o Arbeid og erfaringar med integrasjonar

4 Status Bk360 i dag: I produksjon sidan våren 2017 Antall brukarar (aktive/logga): 5400 Antall brukarar fordelt på roller: ca 7500 Bergen kommune som eitt felles arkiv: 18 arkivdeler 23 sakstypar 6 dokumentarkiver 14 klassifikasjonssystem/register Sentralarkivet samt 10 andre arkivtenester betjener Bk sitt arkiv Antall integrasjonar: ca 20 (eksterne/interne) eksl. SOA-integrasjonar skjemaløysningar (fleire under planlegging)

5 Anskaffing, test, implementering og utrulling: Oppstart forprosjekt 2013 SAS-prosjektet etablert 2014 Bk360 anskaffa 2016 Det vart etablert 15 lokale mottaksprosjekter i organisasjonen 2016 Akseptansetest 2016 (og earkiv 2017/2018) kor fleire LM deltok Implementering 2017 (og earkiv 2018) Oppstart utrulling (fase 1) vår 2017 Ferdig vår 2018 samtidig som prosjektet vart fasa ut Oppstart utrulling (fase 2) hausten 2017 pågår

6 Prosjektorganisasjon

7 Kva rolle har Bergen byarkiv hatt: o Forprosjekt, prosjekt og mottaksprosjekter o Arbeidsgruppe arkiv: Utarbeiding av arkiv- og informasjonsstruktur o Akseptansetest (Bk360 og earkiv) o LMA: Overordna arkivrutiner, etablere tydelege ansvarsområder o Implementering og utrulling opplæring av arkivarer o Konvertering, uttrekk, HEA innsyn, avlevering Kva rolle har vi i dag: o Forvaltning o Endringsstyring o Digitalseringsprosjekter knytta til utrulling o Innovasjon og gevinst o Konvertering, uttrekk, HEA innsyn, avlevering

8 Linjeorganisasjon Prosjekt Systemansvar Mottak Arkiv SAS (hovedprosjekt) Teknisk Styringsgruppe Prosjekteier Prosjektleder Forvaltning Prosess Planlegging Analyse Design Risikostyring Gevinstplanlegging og - realisering Evaluering Administrasjon Sikkerhet Sentrale føringer Leverandør Forhandlinger Kontraktinngåelse Prosess Opplæring Administrasjon Arkiv- og informasjonsstruktur Prosess Arkiv Konvertering Integrasjoner Generell saksbehandling Gevinst Test Test Lokale mottaksprosjekt Bystyrets kontor. Byrådsavdelinger Etater, resultater og virksomheter Arkiv Bergen byarkiv, arkivtjeneste lokalt Administrasjon Planlegge og gjennomføre iht. plan Rapportere Prosess Maler Prosesser Opplæring Test Konvertering AIS Avlevering Papirarkiver Doculive, avlevering og HEA Innsyn Arkiv og informasjonsstruktur (AIS) Etablere AIS Klassifikasjon Prosess (Arkiv) Organisering / arkivansvar Tjenester, prosess og rutiner Risikostyring Rutiner HEA Innsyn Forvaltning Arkiv Gevinstrealisering Arkivplan Informasjon

9 Frå prosjekt til forvaltning smertefritt?

10 Etablering av forvaltning: Eitt kontaktpunkt uavhengig av type henvendelse Felles forvaltningsmodell standardiserte prosessar Samhandling mellom forvaltningsområda/fagmiljøa

11 Porteføljen skal realiserast og gevinstar haustast: Kanalstrategien o Sjølvbetening, digital kanal/nettbaserte tenester Program for digital fornyelse Samla fleire prosjekt under eit o Digitalisere arbeidsprosessar o Meir effektiv systemportefølje Den digitale arbeidsflata Integrasjonar...OG utrullinga fortsetjer!

12 Ein liten kikk i Bk sin prosjektportefølje: Nasjonale prosjekt: Smart informasjonsforvaltning Digital samhandling og kontorstøtte Prosjekt- og porteføljestyring Arbeidsplasskonsept bygg muligheter Digisos Digihelse Digibarnevern evik Program digitalt førstevalg Selvbetjening HR Helhetlig edialog (kanalstrategi) Brukerorientert forvaltning Tilgjengeliggjøring av data FIKS - Felles integrasjonsplattform kommunal sektor Smart Omsorg Smart oppvekst Digitalisering bymiljøetaten Digitalisering Plan og bygningsetaten Digitalisering kemneren Digitalisering Lønns- og regnskapssenteret

13 Smart informasjonsforvaltning kva er det? At vi sikrar oss kunnskap om kor og korleis Bergen kommune forvaltar informasjon At vi sikrar best mogleg kvalitet i informasjonen At vi sikrar best mogleg utnytting av informasjonen At vi ivaretek informasjonssikkerheit At informasjonen skal vere systematisk og henge saman med arbeidsprosessane At vi legg til rette for vidare digitalisering og innovasjon At data kan gjerast tilgjengeleg

14 Kva kan smart informasjonsforvaltning bidra til? Auka kvalitet i saksbehandling og arkivering i Bergen kommune Auka effektivitet i saksbehandling og arkivering Betre kontroll på informasjon i Bergen kommune Vidare digitalisering og innovasjon i kommunen

15 Den digitale arbeidsflata: Bk360 arkiv Samhandling i enhet/avdeling Deling av filer og mapper Felles startside Mulig å dele med eksterne BkSamhandling BkProsjekt Prosjektplanlegging Deling av filer og oppgaver i prosjektteam Porteføljestyring Mulig å dele med eksterne Alle referat, mandat, beslutninger og vedtak skal i Bk360 H: / S: mappestruktur Lagring lokalt på maskin/server Maks x GB plass Administreres av Helpdesk Slettes ikke automatisk H: / S: BkKvalitet Prosedyrer Prosesser Maler Alle avtaler, vedtak og beslutninger skal inn i Bk360 Fagsystemer Fagspesifikke systemer Alle avtaler, vedtak og beslutninger skal inn i Bk360 Fagsystemer Saksbehandling i Bk360 Saks- og arkivsystem Arkiv- og informasjonsforvaltning Saksarkivering Journalfunksjon Fagspesifikke spesialarkiver

16 Smart informasjonsforvaltning i Bk360: Nye muligheter: o Stor satsing på skjemaløysningar o Tenesteorientert (portalen/minside/allmenningen) o Arbeid med integrasjonar, inkl. sharepoint-connector o Kartlegging og behov, betre retningslinjer og rutiner Utfordringar: o Kva rolle skal Bk360 ha? o Redusere antal fagsystem o Teknisk o Funksjonalitet og oppsett i 360 o Fleire aktørar med ulike mål o Ressursar

17 Utfordringar: Vigilo Mercell Innovasjon Bk360

18 Erfaringar så langt Sørg for å bli kopla på prosjekta så tidleg som mogleg Ha ein aktiv dialog med teknisk på system og prosjektleiarar Still krav til kartlegging av behov, kva type informasjon som vert produsert og om kva som skal inn i sak-arkivsystem Sørg for at prosjekt, teknisk og arkiv er omforent om løysning iht. leverandør av system Inkluder arkivtenestene! Legg mest mogleg til rette for å unngå meirarbeid Dokumentere, informere!