BOTT Programmet for Økonomi og HR

Transkript

1 BOTT Programmet for Økonomi og HR HR LØNN ØKONOMI Informasjon fra styringsgruppen for programmet og NTNUs prosjektdeltakere

2 Hva er BOTT Økonomi og HR? De fire universitetene Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø (BOTT) har etablert et samarbeid for anskaffe, etablere og forvalte felles systemer og teknologi som sikrer god støtte til primærvirksomheten i UH-sektoren Universitetenes kontrakter knyttet til økonomisystemene, lønns- og lønnsnære HR-systemer samt bestillings og fakturahåndteringssystemer må fornyes (utløper ca 2018) 2

3 Hvorfor BOTT-samarbeid? Ressurskurven vår knekker! Stordrift og læring på tvers mellom universitene I offentlig sektor er vekst avløst av utflating Resultatbaserte tildelinger Internationalt konkurransepress BOTT Forventninger til produksjon og kvalitet Effektiviseringsog innovasjonsbehov Ressurser Fase 1 Fase 2 Fase 3 Konsekvensene er stigende forventninger til produktivitet og kvalitet for de samme ressursene. Det medfører et sterkt behov for effektivisering og innovasjon 3

4 BOTT-samarbeidets felles føringer Få til effektive og helhetlige tjenester gjennom felles praksis og digitalisering slik at vi både støtter og frigjør ressurser til kjernevirksomheten Samarbeide om anskaffelse, utvikling og drift av systemer innenfor økonomi, HR og lønn I størst mulig grad benytte ledende standardløsninger på markedet for å sikre innovasjon og ledende teknologi til enhver tid Sørge for at potensialet i ny teknologi blir tatt ut i forbedrede løsninger og forenklede arbeidsprosesser gjennom å samarbeide om felles praksis i BOTT Etablere felles eierstyring, utvikling og drift for å få til en mest mulig effektiv, målrettet og kontinuerlig forbedring. Felles drift Felles forvaltning Felles løsninger Felles prosesser

5 Hva er konsekvensene for oss? Sikre at vi realiserer gevinster: Systemer som oppleves bedre og enklere for alle med enklere grensesnitt og raskere utførte tjenester / svar i selvbetjente løsninger Økt grad av spesialisering og enhetlig praksis: økt kvalitet på tjenester og samhandlingsgevinster innad og mellom universitetene Vi må ha særskilt fokus på: Utvikling av programmet fra «bytte systemer» til store organisasjonsendringer berørte medarbeidere over en lengre tidsperiode Digitalisering og automatisering har potensiale til å fjerne dagens andel av manuelle operasjoner og redusere tidsbruk på transaksjonelle oppgaver Muligheter for store endringer i kompetanseprofil i organisasjonen: mot strategisk rettet administrativ støtte (analyse, rådgivning, fagnær støtte) og direkte kjernevirksomhet Prosess Organisasjon: mennesker, kultur Teknologi 5

6 Status i programmet 1. Strategi for BOTT samarbeidet og felles beste praksis (standardisering) etablert 2. FD / KD krav om vurdering av DFØ som leverandør (alt: helt, delvis eller uaktuell) før eventuell ekstern konkurranse 3. Innstilling videre prosess DFØ skal foreligge til behandling i styringsgruppen 19. juni Utkast til konkurransegrunnlag for ekstern konkurranse under utarbeidelse (særskilt HRområdet) hvis og evt omfangt avhenger av pkt 4 5. Videre arbeid i programmet med tilnærming til standardiseringsprosess, gevinstrealisering og innføringstilnærming/endringsledelse 6. Plan for intern program / prosjektarbeid under utarbeidelse vedrørende kommunikasjon, medvirkning, medarbeiderutvikling og lederstøtte 6

7 Hva skal vi oppnå? Strategi BOTT skal forenkle, fornye og forbedre det administrative støtteapparatet. Med digitalisering som pådriver skal BOTT oppnå effektive tjenester og frigjøring av ressurser BOTT økonomi og HR Programmet skal arbeid for å oppnå: 1. Økt konkurransekraft gjennom samarbeid 2. Økt bruk av standardiserte løsninger 3. Felles praksis og forenklede arbeidsprosesser 4. Realiserte gevinster og økt omstillingsevne 7

8 Flere av våre administrative medarbeidere står overfor større endringer Berørte medarbeidere i arbeidsprosessene «spesialister»: Mer interessant arbeidshverdag (?) Standardiserte prosess- / arbeidsflyt digitalisert Kompetanseutvikling og økt kapasitet: Økt grad av rådgivning / problemløsning for håndtering av «avvik / spesialtilfeller» i fht standard prosessflyt i forkant Til og om forbedring / effektivisering Til og om analyse av relevante styringsdata / lederstøttebehov Til å jobbe mer tverrfaglig på tvers av de fagadministrative områder i henhold til prosessene Mulighet for etablering av felles kompetanseenheter (på riktig nivå) Ny-rekruttering og kompetanseutvikling må rettes mot disse endringene 8

9 Programmet ivaretar forventningene til sektoren Digitalisering og økt grad av selvbetjening (Noen eksempler på forventninger og krav til oss) Studentene: digital eksamen, digitale arbeids- og kommunikasjonsflater Ansattes: ulike transaksjonsflyter, styringsinformasjon, gjenbruk av data i ulike systemløsninger Samfunnet: tilgjengelig og døgnåpent Regjeringen: Digital Agenda for Norge og Digitaliseringsrundskrivet Departementet: Fellesføring tildelingsbrev 2017 fra KD Universitetene har mål om en heldigital, profesjonell og effektiv administrasjon.

10 Hva kreves det av oss? Gjennomtenkt, kompetent og helhetlig endringsstrategi! Organisasjon: mennesker, kultur Prosess Teknologi 10

11 BOTT Saksbehandling og arkiv (SA) Prosjektpresentasjon Prosjektleder Frode Stortiset

12 Kort historikk Forprosjekt Planlegging Gjennomføring Forprosjektrapport juni 2014 Forankring høsten 2014 Alle ønsket å gå videre basert på anbefalingene Start januar 2016 Grunnlag for oppstart besluttet i UDIR Mandat Styringsdokument Gevinstreal.plan Kostnadsmodell Prosjektstart

13 Styringsgruppens Mandat 1. Bruke Noark 5-standarden til å etablere en digitaliseringsplattform med et effektivt og hensiktsmessig grensesnitt mellom fagsystemer, generisk saksbehandlingssystem og arkivsystem. De fire universitetene har fagsystemer som understøtter saksbehandlingsprosesser innen ulike fagområder. Prosjektet skal legge til rette for at saksbehandlerne skal kunne benytte disse som sine primærsystemer. 2. Etablere et sterkere faglig samarbeid mellom de fire universitetene innenfor administrative prosesser. Samarbeidet skal omfatte både forvaltningen av løsningen og standardiseringsarbeidet som er nødvendig å gjennomføre for å oppnå automatiske løsninger. 13

14 BOTT-SA Overordnede mål Formål 1. Å effektivisere saksbehandlingen, dokumentfangsten, journalføringen og arkiveringen. 2. Å øke saksbehandlingskvaliteten og rettssikkerheten Resultatmål 1. Anskaffe et generisk saksbehandlingssystem og en Noark 5-arkivkjerne 2. Standardisere prosesser, utvikle fagsystemene og etablere automatiske løsninger for dokumentfangst, journalføring og arkivering for: Innpassing av utdanning* Innkjøp og konkurransegjennomføring. Andre studieadministrative prosesser* Rekruttering * Prosjektet har startet med «Innpassing av utdanning». Hvilke andre studieadministrative prosesser prosjektet skal jobbe med avgjøres i løpet av våren

15 Prosjektorganisasjon Prosjektorganisasjon Lokale Organisasjoner UDIR-BOTT Operativ styringsgruppe Prosjektledelse Prosjektgruppe Sekretariat UiO, UiB, NTNU, UiT Lokale aktiviteter: - Forankring av faggruppenes innspill Faggrupper prosjektgjennomføring Arkiv (9) Saksbehandling (8) Innkjøp IT Faggrupper saksbehandling i fagsystemer Studieadministrative prosesser Saksbehandlingsprosesser for konkurransegjennomføring Rekruttering - Mottaksprosjekt - Opplæring - Organisatorisk utvikling

16 BOTT Saksbehandling og arkiv Prosjektplan (under revisjon - ikke godkjent) Delprosjekt Arkiv og generell saksbehandling Behovsfase Konkurransegjennomføring Kontrakt Implementering og konvertering Drift Delprosjekt Innpassing av ekstern utdanning Behovsfase Implementering Tilpasning til ny arkivkjerne og off.j Delprosjekt Saksbehandlingsstøtte for konkurransegjennomføring Behovsfase Merkantile prosesser Tilpasning til ny arkivkjerne og off.j Innføring Mottak, opplæring og org.utvikling Planlegge Etablere lokale prosjekter Innføring Forvaltning Felles forvaltningsmodell Etabler felles forvaltning Forvaltning

17 Arkiv- og saksbehandlingsarkitektur Ekstern portal Total-søk Intranett Eksterne tjenester Fagsystem Fagsystem Jour -nal Arkiv Generisk saksbehandling Fagsystem Fagsystem Fjernarkiv (kun oppslag) KS SvarUT KS SvarINN esignering Feide Funksjoner som inngår i anskaffelsen Riksarkivet inspirert av Astrid Øksendal, ECOR