Nytt om elektronisk arkiv og deponering. v/tormod Engebu, IKAVA

Transkript

1 Nytt om elektronisk arkiv og deponering v/tormod Engebu, IKAVA

2 Status IKAVAs depot

3 Status IKAVAs depot Totalt 83 systemer mottatt hvorav 20 innkommende til nå i år! God blanding av fag og sak/arkiv-systemer Store datamengder gjør godkjenningsprosessen tidkrevende Deltar i prosjekter i KAI-miljøet for å standardisere måten man godkjenner fagsystemer på. Opererer i dag med mange forskjellige måter og standarder, og vi ønsker at dette skal være likt i hele miljøet.

4 Status IKAVAs depot Største utfordringen per i dag er at vi ikke har et eksternt sikringsdepot oppe å går. (dvs. KDRS SikringsDepot) Inntil dette er på plass har vi ikke mulighet til å endelig godkjenne avleveringer, så alle innkommende systemer er kun midlertidig deponert med krav (meget sterk anbefaling!) om at arkivskaper har en lokal versjon tilgjengelig i egne lokaler/servere. Ikke krav om at denne versjonen skal være «live», men skal være forskriftsmessig sikret med backup/lagring.

5 Status IKAVAs depot Først når vi har eksternt sikringsdepot på plass kan vi endelig godkjenne avleveringer, og arkivskaper kan slette/fjerne systemer fra sine servere/lokaler. Dette er forsøkt formidlet til IT-avdelingene rundt om i kommunene, men usikker på om det er forståelse for at situasjonen er slik. Vi har i dag to versjoner hos IKAVA, dvs. en original og en arbeidskopi, så backup skal være ivaretatt, men kravet om lagring på separat lokasjon er ikke på plass.

6 Status NOARK5

7 Noark 5 - status Endelig godkjente løsninger: ACOS Websak braarkiv (oktober 2015) Documaster DOTS ephorte Public 360 Socio (juli 2015) Visma samhandling arkiv

8 Noark 5 - status Mangler gode valideringsverktøy for NOARK5. (og for den saks skyld noark 4 og 3..) Nytt verktøy for validering av NOARK-uttrekk på gang. Dette vil gi et betydelig løft for digitalt depot i IKAene. Lagt ut på Doffin før jul, og oppstart medio Ekstern aktør, og ikke Riksarkivet eller andre «interne».

9 earkiv

10 Hva er earkiv? Riksarkivets film om earkiv presentert på SAMDOK 2015:

11 Hva er earkiv? earkiv er altså en ny måte å tenke deponering/avlevering på. Ved eventuell innføring av earkiv vil saksbehandling i kommunen resultere i automatisk oversending av den avsluttede saken til depot via direkte kommunikasjon med enten kommunens, depotets eller riksarkivets earkiv-installasjon.

12 Hva er earkiv? Sentralt i løsningen står et digitalt mellomarkiv (earkiv) som en felles, obligatorisk offentlig tjeneste. Tjenesten åpner for automatisert overføring av arkivmateriale fra dagligarkiv hos arkiveier til en arkivkjerne, earkiv, basert på Noarkstandarden. I en slik løsning vil man løpende kunne sikre kvalitet, bevaring og deling av arkiv materialet, frem til endelig avlevering og langtidslagring.

13 Hva er earkiv? Innføring av earkiv åpner for store innsparinger i forhold til dagens metoder gjennom betydelig effektivisering og automatisering. I tillegg vil man kunne dele informasjon mer effektivt, samt tilby publikum bedre digitale tjenester. En ny arkitektur basert på earkiv vil på flere områder kunne samkjøres med utvikling av ny versjon av OEP.

14 Hva er earkiv? En kartlegging av digitalt skapt materiale i kommuner og fylkeskommuner, gjennomført av SAMDOK-prosjektet i 2014, viser at det i perioden trolig er skapt arkivverdig dokumentasjon i rundt sak-arkivsystemer og fagsystemer i landets 428 kommuner og 19 fylkeskommuner. Under av disse er sikret i depot. Basert på estimater fra kommunale arkivinstitusjoner vil trolig kostnaden i kommunal sektor, med dagens metodikk, ligge opp mot 2 milliarder. Dette er også minimumstall.

15 Hva er earkiv? earkiv vil i mindre grad løse problemer og kostnader med materialet som alt er skapt. Dette må som hovedregel løses med andre metoder og finansieres av den enkelte kommune, fylkeskommune og statlige etat. earkiv vil likevel kunne benyttes som avleveringsstruktur for en del av dette materialet, noe som trolig vil kunne gi betydelige besparelser. Riksarkivet gjør tester på dette, og resultatene er så langt lovende.

16 earkiv veien videre I Sverige er det vedtatt å innføre earkiv i flere store etater fra og med Erfaringene fra Sverige er nyttige, og Riksarkivet følger dette arbeidet nøye. Innføring av earkiv kan skje stegvis fra og med 2016 dersom det blir satt av midler til å starte utviklingen. I 2016 vil det bli kjørt pilot mot flere store aktører i Norge som leverer direkte til Riksarkivet. På sikt vil det også trolig bli aktuelt å sette dette opp i de forskjellige IKA ene i landet for kontinuerlig avlevering av NOARK5-data til depot.

17 Eksempel fra RAs pilot for Riksantikvar en

18 Tenkt oppsett i KDRSregi

19 Spørsmål?