Fagsystemer. Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Transkript

1 Fagsystemer Bevaringsutfordring digitalt skapte arkiver

2 Sak- og arkivsystem - Alle systemer som er godkjent etter Norsk Arkivstandard (Noark) Ca 10% av alle systemet i kommunene er Noark-systemer Fagsystemer - Alle systemer som ikke er Noark-godkjente, men som inneholder arkivverdig dokumentasjon

3 Hvordan bevare data fra et fagsystem - Veivalg for arkiveier - Papirbevaring printe ut og sette på hylle - Arkivere i sak- og arkivsystemet (Noark-system) - Noark-integrasjon Integrere mot godkjent Noark-system - Tabelluttrekk Trekke ut og bevare relevante tabeller - Databasebevaring Konvertere hele basen for bevaring - Forvaltning av informasjonen nå og i fremtiden

4 Hvordan dannes arkivene? Presentasjonslag Logisk lag Database - Tabeller med informasjon Arkiver dannes i systemer som er bygget over en database Databasen er forvaltningens dagligarkiv. Databasetabeller Hente ut data - Uttrekk

5 Papirbevaring - Printe ut og sette på hylle - Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut alle brev og vedtak, organisere i mapper og bokser, og sette på hylle. - Trygg bevaring tradisjonell og kjent - Lite effektivt, vanskelig dokumentfangst og arbeidskrevende - Ingen garanti for at man får med all relevant data arkivering basert på saksbehandlers valg og vurdering - Hvordan skal man skrive ut dokumentasjon som ikke passer inn i en A4-ramme? Prosesser, hakevalg eller nedtrekksmenyer

6 Arkivere i kommunens Sak- og arkivløsning Manuell registrering og arkivering - Sikrer informasjonen som blir arkivert - Opp til hver saksbehandler hva som blir arkivert - Dobbelt saksgang og opp til hver enkelt hva og hvordan saker blir arkivert. - Stor likhet med papirarkivering - Ingen garanti for at man får med all relevant data arkivering basert på saksbehandlers valg og vurdering - Hvordan skal man skrive ut dokumentasjon som ikke passer inn i en A4-ramme? Prosesser, hakevalg eller nedtrekksmenyer

7 Noark-uttrekk Integrere med godkjent Noark 5 løsning - Mulig å ta uttrekk rett fra «kjernen» - Standarden skal garantere for autentisitet og integritet - MEN: N5 er journalføringsstandard og krever store tilpasninger for å sikre informasjon som ikke er standard journalføringsdata:

8 Noark-uttrekk Integrere med godkjent Noark 5 løsning Noark 5 standarden v.4.0 side 60

9 Noark-tabeller

10 Hele fagsystemet Noark-tabeller

11 Noark-uttrekk Integrere med godkjent Noark 5 løsning - Fordrer store tilpasninger i systemet kommunens ansvar å spesifisere - Dyre og kompliserte integrasjoner vanskelig å sikre datakvalitet - Oppgraderinger - Utskifting av en eller flere programmer - Endring i rutiner - Noark-godkjennig er ingen garanti for gode arkiver

12 Tabelluttrekk trekke ut og bevare relevante tabeller - Hente ut og konvertere bevaringsvurderte tabeller fra databasen - Krever stor kunnskap om systemet for å sikre at all relevant data blir trukket ut ingen kvalitetssikring! - Utilsiktet kassasjon hva blir utelatt? - Stor jobb for å beskrive uttrekket sikre brukbarhet for ettertiden. - Vanskelig tilgjengelig for gjenbruk og innsyn

13 Databasebevaring - Konvertere hele databasen for bevaring - Hente ut og konvertere hele databasen - Ingen kassasjon alltid mulig å gjenopprette feil - Ingen utvalg eller omskriving av data - Stor jobb for å beskrive uttrekket sikre brukbarhet for ettertiden. - Vanskelig tilgjengelig for gjenbruk og innsyn

14 Hva må kommunen passe på? - Kommunen som informasjonseier - Er arkivet komplett? Hvilken informasjon blir fanget og kan bevares fra systemet? - Er arkivet tuklet med? Er det autentisk? - Hva har driftsmodellen å si? Hva skjer eksempelvis med data i skylagringsløsninger? - Hvordan blir informasjonen til kommunen behandlet og lagret hos en leverandør? Hva skjer ved systembytte og konvertering? - Hva skjer om systemleverandøren skal skiftes ut eller går konkurs? - Har kommunen reelt eierskap til sine data?

15 Aktiv forvaltning og bevaring - Bevaring av fagsystemer - Viktig at kommunen har kontroll på arkivene: - Hvilke systemer danner hvilken informasjon, og hvordan blir den behandlet og sikret? - Kommunen bør har en oppdatert arkivplan der alle systemer er bevaringsvurdert

16 Aktiv forvaltning og bevaring - Bevaring av fagsystemer - KDRS produksjonslinjeprosjektet - Generell metode for bevaring av digitale fagsystemer fra den Norske forvaltningen - Praktisk tilnærming til bevaring av fagsystemer - Konkretisere verktøy for uttrekk, behandling og bevaring av digital skapt material uavhengig av system - På sikt: ønske om standardisert innsynsmulighet i deponert materiale

17 Elektronisk arkivbehandling Mottak Ordning Betjening Depot DB SIP Behandling - Manglet verktøy for effektiv behandling i depot - Beskrive - B/K-vurdere - Lage innsynspakke - DBPT-Siard Arkade 5 SIP og AIP pakke AIP DIP Innsyn DSM - EssArch depotstyring (KDRS) - Piql innsynsmodul

18 KDRS Produksjonslinje Mottak - Ordning - Betjening Depot DB DBPT SIP Arkade 5 Behandling Decom Decom digitalt ordningsbord - Sikre standardisert behandling av databaseinformasjon - Utvikle enkle verktøy for mer effektiv behandling - Senke brukerterskel for behandling av digitalt skapt arkiv AIP Arkade 5 DIP Decom Innsyn Piql N5 Innsyn DSM EssArch

19 Spørsmål?

20 Takk for oppmerksomheten! Petter B. Høiaas