Hva har NOARK5 å bety for arkivet? Tormod Engebu, IKT-Rådgiver IKAVA

Transkript

1 Hva har NOARK5 å bety for arkivet? Tormod Engebu, IKT-Rådgiver IKAVA

2 NOARK-5

3 Litt historikk Fra og med 1. oktober 2002 er det bestemt gjennom Riksarkivarens forskrift, kapittel IX Elektronisk arkivering av saksdokumenter : Journalføring av elektroniske saksdokumenter som hovedregel skal skje i et system som følger kravene i Noark-standarden og er godkjent av Riksarkivaren.

4 Litt historikk 1984 NOARK NOARK NOARK KOARK 1999 NOARK NOARK-5 Hvor er vi i dag? 15 mars NOARK-5 versjon 3.1

5 Litt historikk Noark 5 stiller krav til arkivstruktur, metadata og funksjonalitet, men ikke krav til hvordan dette faktisk skal løses i systemutviklingen. Noark 5 definerer derfor ikke et system, men legger til rette for ulike løsninger.

6 Hva er NOARK-5? Noark 5 er en standard for arkivdanning som stiller krav til arkivstruktur, metadata og funksjonalitet. Noark5 skal kunne brukes for alle typer arkivdanning, uavhengig av teknologisk løsning og type organ. Alle former for aktiviteter som skaper dokumenter som det er viktig å sørge for at oppbevares og gjenfinnes i autentisk form, skal i prinsippet inngå i en løsning for arkivdanning. Dette er helt uavhengig av offentlig eller privat sektor, om dokumentene inngår i tradisjonell saksbehandling, hvor mange år de skal oppbevares eller om de skal avleveres til depotarkiv.

7 Hva er NOARK-5? Det er ikke krav om periodisering ved skifte av Noarkversjon eller leverandør, men det anbefales allikevel at denne typen større endringer foretas i forbindelse med et periodeskille. Før anskaffelse av et Noark5-system må det lages en kravspesifikasjon. Siden Noark5 ikke spesifiserer et fullstendig system gir det ingen mening å be om at alle obligatoriske krav oppfylles. Det stilles dermed større krav til den som skal bestille et system, men samtidig gis det større frihet enn ved Noark-4.

8 Hva er NOARK-5?

9 Indre kjerne Noark 5 kjernen inneholder grunnleggende funksjonalitet for journalføring og arkivering. Hovedfunksjonene ligger innen - Arkivstruktur - Metadata - Regelverk for arkiv I tillegg ligger det krav til de moduler som må inngå i kjernen. - Datafangst - Søking / fremhenting / vising - Administrasjon av kjernen - Bevaring og kassasjon - Avlevering

10 Ytre kjerne For at kjernen skal fungere i et helhetlig arkivsystem miljø, må kjernen stille noen krav til de aktuelle «valgfrie» systemer som benyttes i miljøet. Mellom Noark 5 kjerne og aktuelle fag- og forvaltningssystemer ligger det en «gråsone» I denne «gråsonen» ligger Noark 5 sine krav til eksterne moduler / systemer.

11 Komplett NOARK5-løsning Innen enkelte områder er det behov for å spesifisere krav og anbefalinger til de valgfrie fag- og administrasjonssystemer som inngår i en komplett Noark 5 løsning. Dette er spesifikasjoner som da berører gitte fagsystem som inngår som del av en komplett Noark 5 løsning. Dette utgjør det ytterste laget av funksjonalitet i Noark.

12 Komplett NOARK5-løsning MEN : Kravene til de ytre fagsystemene er ikke en del av Noark 5 kjernekrav, og som oftest ikke obligatoriske BRUKS- FUNKSJONAL- ITET

13 Forskjellige NOARK 5-løsninger Dette betyr igjen at det finnes mange måter å sette opp en NOARK 5-løsning på : Generell saksbehandling Kjerne Spesialisert saksbehandling Kjerne Sak/arkiv Kjerne Fagsystem Fagsystem

14 Noark-5 kjerne Åpenheten rundt standarden betyr at kunden i praksis skal kunne kjøre for eksempel ephorte mot Tieto sin NOARK5-kjerne, eller ACOS Websak mot Evrys ephorte-kjerne, eller for den saks skyld, alle disse mot en gratis kjerne basert på åpen kildekode.

15 Noark-5 kjerne Viktig å huske på når man snakker om Noark-5 kjerner En Noark-5 kjerne kan ikke fungere alene. Den har ingen brukergrensesnitt. Den MÅ integreres mot andre komponenter for å fungere som et helhetlig system.

16 Men hvor langt er vi kommet i utviklingen, og hvilke konsekvenser har Noark-5 for leverandørene?

17 Hvor langt De aller fleste store aktører i markedet leverer i dag sak/arkiv-systemer som følger NOARK5- standarden. Det vil med andre ord si at uansett hvilket system kunden velger, er det relativt enkelt (i teorien ) å bytte til annen leverandør, uten å bytte «arkivmotor».

18 Leverandører Endelig godkjenning p.d.d.: Visma samhandling arkiv Midlertidig godkjenning : Tieto Noark 5 for Documentum Steria Noark 5 kjerne ErgoGroup EDB sak og arkiv Dansk Skannings Weblager Evry ephorte Noark 5 Acos Websak Public 360 v4 SP

19 Godkjenning Hva betyr det at et system er godkjent i henhold til Noark 5 standarden? Egenerklæringen Produsere dokumenter, konvertere dokumenter til godkjent arkivformat, produsere uttrekk fra databasen alt i en demonstrasjon hos/for Riksarkivet Test av produsert uttrekk, utført av Riksarkivet Midlertidig godkjenning (Resultatet av 1 3) Endelig godkjenning (Test av uttrekk fra produksjonsbase + gjennomført prosess for midlertidig godkjenning)

20 Konsekvenser for leverandørene Noark 4-systemer skal kunne oppgraderes til Noark-5 Vil ha større frihet til å utvikle sine egne løsninger Mer konkurranse, flere systemer på markedet Større forskjell mellom ulike løsninger enn i dag Må lytte mer til brukernes behov Skal ikke kunne bruke Noark-standarden som en unnskyldning for ikke å lage gode løsninger Leverandørene av fagsystemer (med saksdokumenter) må være klar over at Noark kjerne må kunne bygges inn eller integreres i løsningen Funksjonalitet for avlevering må vektlegges sterkere

21 Konsekvenser for brukerne Det vil fremdeles finnes systemer på markedet med funksjonalitet som i dagens Noark 4 Noark 5 er bakoverkompatibel med Noark 4 Data skal kunne konverteres til ny løsning Ved nyanskaffelse må det stilles relevante krav, og ikke si Dere må oppfylle alle krav i Noark-5 Selv vurdere hva som vil være den mest effektive løsningen Noark-standarden skal ikke være en tvangstrøye Kunne kreve at fagsystemer har en arkivkomponent som tilfredsstiller Noark-5 for å sikre langtidslagring av data. Avleveringer/uttrekk til depot skal bli enklere å håndtere

22 Konsekvenser for arkivet Sak/arkiv og fagsystemer skal kunne benytte seg av samme kjerne, selv om dette foreløpig blir høyst teoretisk. Dvs. at det blir ETT uttrekkspunkt for alle NOARK 5-systemer. NOARK 5-systemer SKAL ha uttrekksfunksjon som IKKE skal behøve innblanding av leverandør. Dette er et av hovedkravene til kjernefunksjonaliteten. Feilkilder i tidligere NOARK-standarder er minimert. Bedre datakvalitet, og mindre fare for tap av data. Men reelt??

23 Takk for meg

24 Pause