Periodisering ESA og ephorte

Transkript

1 Periodisering ESA og ephorte

2 Workshop Vi gir deg en full oversikt over hva som må gjøres i forbindelse med periodisering Frank Strøm (seniorkonsulent, EVRY) Nina Farahi (seniorkonsulent, EVRY) Kristian Strømme (konsulent, EVRY)

3 Periodisering: o Sette et kontrollert tidsskille i arkivet med jevne mellomrom. Dette innebærer at alle saker med dokumenter som har vært registrert innenfor et fast tidsrom (en arkivperiode) settes bort samtidig, og utgjør en egen enhet i bortsettingsarkivet. (Noark 5, Kapittel 15 Ordforklaringer)

4 Hvorfor periodisere? Informasjonseffektivitet (oversikt, rask gjenfinning etc.) Spesielle situasjoner der det anbefales med periodisering: o Ny arkivnøkkel o Større omorganisering / nedlegging av enheter i organisasjonen Periodisering skal foregå cirka hvert 4 5 år (anbefaling)

5 Proveniensprinsippet o Ytre proveniens - arkiver skapt av en arkivskaper skal holdes for seg og ikke blandes med andre arkiver. o Indre proveniens i hvert arkiv skal en i størst mulig grad bevare den opprinnelige ordningen, altså at dokumenter oppbevares i den orden de fikk ved arkivering.

6 Lover og forskrifter Lover og forskrifter med relevans for periodiseringsarbeidet: o Lov om arkiv (arkivlova): o Forskrift om offentlege arkiv: o Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver:

7 To typer periodisering o Skarpt skille - Hovedregelen ved skarpt skille er at ingen saker flyttes med til ny periode. Saker som var under behandling må opprettes «på nytt» i den aktive perioden og det anbefales med henvisning på tvers av periodene. Alle saker avsluttes og alle restanser skal avskrives. o Overlappingsperiode - I overlappingsperioden må man avklare hvilke saker som er aktive og skal gå videre i ny arkivperiode og hvilke saker som er avsluttet og derfor skal tilhøre den avsluttede perioden. En overlappingsperiode kan vare mellom 1-2 år. Det er mulig å periodisere en eller flere arkivdeler. En arkivdel kan være emneordnet eller objektordnet (personalarkiv, elevarkiv etc.).

8 Periodisering stegvis Forberedelse / planlegging av periodisering o Opprette dialog med leverandør, intern IT avdeling og arkivdepot o Sette seg inn i regelverk og annet relevant informasjon o Skarpt skille / overlappingsperiode en eller flere arkivdeler? o Gode rutiner for kvalitetssikring o Intern informasjon i organisasjonen

9 Periodisering stegvis Ryddejobb (oversikt, mangler, dokumentversjoner, avslutting, journalføring etc.)

10 Periodisering stegvis Opprette arvtakere (nye arkivdeler)

11 Periodisering stegvis Oppdatere arkivplan

12 Periodisering stegvis En elektronisk kopi av basen for en avsluttet periode skal klargjøres for deponering i arkivdepot.

13 Uttrekk Uttrekksjobben utføres for Noark5-system ved hjelp av verktøyet ephorte5submission (ephorte) eller K2avlever (ESA). Testing av uttrekk utføres normalt av depotorgan. Godkjenning eller tilbakemelding fra depot med spørsmål vedrørende eventuelle avvik.

14 Deponering eller avlevering En base skal deponeres når det er tatt uttrekk. Så lenge uttrekket er deponert, er det arkivskaper som har råderetten og forvaltningsansvaret for materialet. Deponerte uttrekk vil normalt skifte status til avlevert etter 25 år, eller tid spesifisert i avtale mellom arkivskaper og depot. Ansvar går da over til depotinstitusjonen.

15

16 ECM brukerstøtte Hvordan komme i kontakt med brukerstøtte? Vi har dyktige konsulenter som står klar for å hjelpe dere. Kontakt oss gjennom kundeportalen dersom dere har spørsmål eller ønsker å bestille oppdrag. For å kunne registrere en sak i Service Manager, må du logge på kundeportalen med personlig brukernavn og passord. Brukernavnet skal være lik e-postadresse. Pålogging: E-guide som veileder deg i bruk av systemet:

17 ECM brukerstøtte Sekundært meldes brukerstøttesaker til telefon , innvalg 5 eller e-post: EEkundestotte@evry.com Henvendelser som angår pålogging og bruk av vårt supportsystem HP Service Manager, samt kundeportal applikasjoner sendes til e-post: Servicedesk.stavanger@evry.com Dersom du trenger hjelp til innlogging, for eksempel ved glemt passord, kan du ringe telefonnummer Nyttig ESA informasjon: Nyttig ephorte informasjon:

18