kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie

Transkript

1 kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie

2 Hva er fagsystemer De eldste fagsystemene som vi kjenner er registrene for håndtering av ulike typer enkle data Det i dag kaller fagsystem favner over en rekke systemer. Fra systemer som håndtere spesialiserte fagoppgaver til mer omfattende administrative systemer. Fagsystemene kan ses på som en samlebetegnelse på det som blir igjen når Noark-baserte systemer holdes utenfor.

3 Definisjon De som har ansvar for elektroniske arkiver må ha kjennskap til forskriften: FOR nr 1566: Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Denne er endret en rekke ganger og fått mange tilføyelser siden Den siste endringen var et nytt kapittel VIII som kom i april Her defineres fagsystemer som:..registre og databaser som brukes som grunnlags- eller støttesystemer i offentlig forvaltning. (pkt 3 5 avsnitt)

4 Inndeling av fagsystemer Systemer brukt i regnskap, økonomi, skatt, lønn, personal (ansettelser) Systemer brukt i forliksråd og overformynderi. Fsys, Ovrfsys Pleie og omsorg. Gerica, Profil, Unique Omsorg, Acos Cosdoc Sosial. Socio, Humanus, Unique Velferd, Unique Oskar, Startsys, MDFlyktning, Acos Sosial Barnever. Familia, Unique Marthe, BvPro, Acos Barnevern, Unique Oda Systemer brukt i teknisk virksomhet. Wespa Landbruk Skole- barnehage og PPT. PPI, Extens, Cetus, Unique Opptak Kultur, bibliotek, kino, reiseliv. Kriss Verktøy for håndtering av Digitale foto Systemer for fellesløsninger Systemer for Elektroniske kart og tegninger

5 Grunnleggende spørsmål Ut fra et arkivfaglig ståsted må fokus rettes mot: Hvilke opplysninger evt. Dokumenter finnes lagret? Hvilke regler gjelder for systemet? Hvordan skal reglene anvendes? Hvilke opplysninger skal bevares? Hvilke opplysninger kan kasseres? Hvordan skal bevaring finne sted?

6 Sortering av systemer Anne Mette Dørum i Riksarkivet har i en artikkel i Arkivråd 1: 2007 gjort en nyttig sortering av hvilke typer fagsystemer vi står overfor. 1. Registre. Eller hendelsesbaserte systemer uten dokumenter. 2. Registre med virtuelle dokumenter 3. Ikke korrespondanserelaterte systemer med dokumenter 4. Korrespondansebaserte systemer med dokumenter 5. Korrespondansebaserte systemer med arkivdokumenter og journal 6. Sammensatte løsninger der mange systemer er integrert gjerne i enn webportal

7 Lovverket Alle kommunale fagsystemer som lagrer data må vurderes i forhold til lovverket som virksomheten er underlagt, på linje med Noarkbaserte systemer. Det være seg: Offentlighetsloven Forvaltningsloven Personopplysningsloven Sikkerhetsloven Men her skal vi først og fremst se på forholdet til arkivloven med forskrifter

8 Arkivforskriften 2-4. I aktivt arkiv inngår møtebøker, fagsystem, databaser, og andre arkivserier og dokumenter Mao fagsystemer er arkiv. Det betyr at fagsystemer tatt i bruk etter 1999 må forholde seg til kraven i arkivforskriften. Det betyr at: 1. Opplysninger, dokumenter og registre som inngår i et fagsystem skal håndteres i tråd med arkiverings- og journalføringsplikten 2. Registrering av saksdokumenter skal normalt baseres på Noark systemer 3. Systemene må forholde seg til formater og lagringsmedier 4. Det skal være mulig å hente fram opplysninger etter at de er avlevert til depot 5. Punkt 4 forutsetter funksjoner for eksport av data 6. Fagsystemer skal beskrives og inngå i kommunens arkivplan 7. Det skal utarbeides bevarings og kassasjonsbestemmelser for systemene 8. Det skal foretas periodiske avleveringer til depot.

9 NORMALRETNINGSLINJER Riksarkivet vedtok i 2002 Normalretningslinjer som skal være et grunnlag for kommunene i arbeidet med å etablere egne instrukser der det skal framkomme hvilke krav som må stilles til materiale som skal avleveres til depot. Riksarkkivet har utarbeidet et kap IX til Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Dette kom i 2002 og gjelder følgelig for systemer utviklet etter denne datoen. Kapittelet omhandler bl.a. bestemmelser om journalføringsplikten og mulige unntak fra denne. Krav til datauttrekk Lagringsmedier Meldeplikt Godkjenning

10 FOR nr 1566: Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver Spesialiserte fagsystemer med journalfunksjoner For spesialiserte fagsystemer som har funksjoner for journalføring og arkivering av saksdokumenter, kan det gjøres unntak fra bestemmelsene i 2-1 dersom systemet er blitt utformet før disse bestemmelsene iverksettes, eller dersom det av andre grunner er urimelig å stille krav om at Noark-standarden skal følges fullt ut. Slike unntak må godkjennes av Riksarkivaren for det enkelte system, jf. meldeplikten i 4-1. Unntak fra Noark-standarden etter første ledd innebærer at det gis dispensasjon fra arkivforskriften 2-9 første punktum, jf. arkivforskriften 1-3. De øvrige bestemmelser om journalføring i arkivforskriften gjelder likevel uinnskrenket, jf. særlig 2-6, 2-7 og 2-10 i arkivforskriften. Dette innebærer bl.a. at alle obligatoriske journalopplysninger skal kunne registreres i systemet. Dokumenter som hører til én og samme sak, eller en annen type gruppering av dokumenter, skal kunne kobles sammen under et felles nummer. Ved eksport for avlevering eller deponering, jf. 2-4, skal systemet i alle tilfeller kunne produsere et datauttrekk som følger spesifikasjonene i rapporten Saks- og dokumentoversikt i gjeldende Noark-standard. I tillegg til denne rapporten kan Riksarkivaren i det enkelte tilfelle bestemme at det skal fremstilles et fullstendig avleveringsuttrekk slik dette er spesifisert i Noarkstandarden. Som ledd i vurderingen av et system kan Riksarkivaren kreve at det blir gjennomført test av prøve på datauttrekk i forhold til spesifikasjonene i Noark-standarden. I denne sammenheng kan organet pålegges å utføre test selv ved hjelp av verktøy som Riksarkivaren distribuerer for dette formålet. Riksarkivaren kan også autorisere andre instanser til å utføre eller administrere slik test

11 Hva med gamle fagsystemer Det er klart at kravene i arkivforskriften gjelder ikke for fagsystemer utviklet før Men: Systemene skal tilfredsstille parters krav til innsyn Offentlighetens rett til innsyn Tilfredstillende håndtering av rettighetsdokumentasjon Systemene skal være tilstrekkelig dokumentert Bevarings og kassasjonsbestemmelsene gjelder uavkortet For bevaringsverdige opplysninger som ikke kan tas ut på papir, skal det kunne tas uttrekk slik at opplysningene kan benyttes i ettertid

12 Ved avvikling av systemer Det skal vurderes om data skal bevares Dersom dette er tilfelle skal det tas uttrekk. Disse skal avleveres til depot Riksarkivaren skal kontaktes for å vurdere bevaringsverdien